Szanowni Państwo

Kwalifikowalność wydatków projektu – treść wystąpienia eksperta finansowego
Przygotowaliśmy dla Państwa opracowanie, zawierające zasady kwalifokowalności
wydatków i rozliczania dotacji dla szkół na projekty rozwojowe otrzymanej w ramach
projektu „To lubię”.
W ramach realizowanego projektu warunkiem uzyskania przez szkołę środków na
dofinansowanie rozwoju szkoły jest opracowanie programu rozwoju szkoły, który uwzględni
zapewnienie uczniom możliwości wyrównywania szans edukacyjnych ( zmniejszenie
dysproporcji pomiędzy wsią a miastem), zdobywania dodatkowej wiedzy i umiejętności
ułatwiających dalszą edukację i wybór ścieżki zawodowej, oraz zapewni współpracę szkoły z
organizacjami i społecznością lokalną na rzecz rozwoju edukacji i aktywności obywatelskiej.
Okresem, na który należy zaplanować swoje działania jest 01 luty 2007 do 31 marzec
2008.W tym okresie poniesione wydatki będą kwalifikowane jeżeli będą spełniać cechy
merytoryczne założeń, będą ujęte do budżetów finansowych.
Budżet wydatków powinien zawierać finansowe odzwierciedlenie działań. Powinien zawierać
okresy w podziale na kwartały. Ze względu na wymogi sprawozdawczości pierwszym
okresem przyjętym w planie będzie I kwartał 2007 roku, który obejmie 2 miesiące, następnie
II kwartał, który obejmie 3 miesiące i kolejne pełne kwartały. Szkoła, która nie rozliczy się w
wyznaczonym terminie nie otrzyma środków na realizację wydatków na kolejny okres.
Terminy składania sprawozdań z realizacji projektu przyjęte zostaną po konsultacjach i
ogłoszone do zastosowania.
Wydatki uznane za kwalifikowalne w ramach projektu, to wydatki, które:
1. są niezbędne do osiągnięcia rezultatu projektu ( konieczne jest zachowanie spójności
części opisowej tzw. merytorycznej z częścią dotyczącą budżetu), zostaną poniesione
pomiędzy 01 lutym 2007 roku a 31 marcem 2008 roku
2. zostaną uwzględnione w budżecie projektu oraz w planie finansowym zatwierdzonym
przez organ prowadzący szkołę
3. spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, w szczególności osiągania
wysokiej jakości za daną cenę
4. spełniają kryteria kwalifokowalności wydatków w ramach SPO RZL
5. zostały zaplanowane w okresie realizacji projektu, muszą być weryfikalne tzn.
możliwe do sprawdzenia
6. zostaną faktycznie poniesione, wykazane w dokumentacji finansowej i będą poparte
stosownymi dokumentami. Wydatek oraz sposób jego poniesienia muszą być zgodne z
przepisami prawa np. przepisami dotyczącymi podatku dochodowego, przepisami
dotyczącymi zamówień publicznych itp.
7. są poparte dokumentami potwierdzającymi wydatkowanie środków finansowych,
muszą być szczegółowo opisane, zaakceptowane i zatwierdzone,
8. warunkiem uznania określonego wydatku przez szkołę będzie przekazanie w
wyznaczonym terminie kopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku.
Kopie obu stron dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku i dokonanie
płatności muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę do tego
upoważnioną
9. szkoły ponadto muszą przechowywać wszystkie dokumenty związane z projektem co
najmniej do 31.12.2013r. oraz umożliwić wgląd do nich wszystkim instytucjom
uprawnionym do kontroli,
10. termin poniesienia wydatku musi być zgodny z harmonogramem wydatkowania
środków w ramach projektu „To lubię”, określonym przez szkołę. Założenia projektu
wskazują 80% dotacji powinno być wydatkowane w 2007 roku a 20% dotacji w 2008
roku.
11. szkoła i jej organ prowadzący zobowiązane są stosować się do wytycznych
otrzymanych od zespołu merytorycznego określonego jako menedżerowie projektu.
12. szkoły korzystają ze zwolnienia podmiotowego VAT , tak więc podatek VAT jest
uznany jako wydatek kwalifikowany, jednak żeby skutecznie go rozliczyć każda ze
szkół powinna złożyć oświadczenie, że jest podatnikiem VAT jednocześnie że nie jest
jego płatnikiem. W oświadczeniu należy podać numer NIP.
13. bardzo ważnym elementem do skutecznego rozliczenia projektu będzie nadanie na
dokumentach logo dotyczącego projektu. Dokumenty źródłowe nie muszą być nim
oznaczone ale wszelka dokumentacja tworzona przez szkoły musi tali element
zawierać.
Za kwalifikowalne uznane są ponadto wydatki administracyjne takie jak:
1. wydatki na uczestników realizujących projekt
2. wydatki związane z prowadzeniem dokumentacji projektu
3. wydatki związane z oceną i oddziaływaniem projektu oraz jego monitorowaniem
W budżecie projektu należy uwzględnić trzy grupy wydatków:
1. wydatki związane z personelem,
- wynagrodzenia osób zaangażowanych w realizację projektu wraz z obowiązującymi
składkami na ubezpieczenia społeczne, należy wykazać szczegółową kalkulację, oraz
powiązanie poszczególnych osób z działaniami w ramach realizacji projektu ( ilość osób,
formę zatrudnienia, wymiar czasu umowy)
- delegacje pracowników związane z realizacją projektu ( należy wykazać
szczegółową kalkulację – ilość osób, liczba dni, ilość kilometrów, cel delegacji)
2. wydatki dotyczące realizacji działań merytoryczne i techniczne
- wydatek na realizację zaplanowanej wycieczki
- materiały do założonych działań
- pomoce naukowe
- zakup programów i licencji do realizacji zadań
4. inne wydatki
- zakup drobnego sprzętu komputerowego i przedmiotów do kwoty 3.500,00 PLN
brutto
- koszt najmu pomieszczeń
- zakup papieru i innych materiałów biurowych
- koszty promocji
- opłaty bankowe dotyczące rachunku założonego do rozliczenia dotacji „To lubię”.
Niedopuszczalne jest prowadzenie jednego rachunku do różnych rozliczeń.
Dokumentacja dotycząca rozliczeń, wzory dokumentów oraz inne cenne uwagi
dotyczące projektu będą dostępne na stronie internetowej www.tolubie.edu.pl do
pobierania i zastosowywania w swoich rozliczeniach.