1 INSTRUKCJA WPROWADZANIA ZMIAN W PROJEKTACH

INSTRUKCJA WPROWADZANIA ZMIAN
W PROJEKTACH ZAKWALIFIKOWANYCH DO FINANSOWANIA
w konkursach OPUS 1, PRELUDIUM 1, SONATA 1, HARAMONIA 1 , MAESTRO1
Kierownik projektu jest zobowiązany realizować projekt zgodnie z zapisami umowy,
harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, z kosztorysem stanowiącym
załącznik nr 2 do umowy, oraz zgodnie z opisami projektu zawartymi we wniosku o jego
finansowanie.
Kierownik projektu mając na uwadze przyjęty cel i założenia badawcze może dokonywać
zmian warunków realizacji projektu w następującej formie:
1.
ANEKS DO UMOWY:
1.1 Zmiana kierownika projektu
Wniosek o dokonanie zmiany kierownika projektu wraz ze szczegółowym
uzasadnieniem składany jest przez kierownika projektu oraz kierownika jednostki.
Do wniosku należy dołączyć:

propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej
NCN)

ankietę dorobku naukowego kandydata na kierownika projektu
sporządzoną według schematu wskazanego we wzorze wniosku
o finansowanie projektu badawczego.

podpisaną zgodę na przetwarzanie danych osobowych kandydata na
kierownika projektu (wzór zgody dostępny w sekcji „Informacje dla
realizujących projekty” na stronie internetowej: www.ncn.gov.pl, oraz
jako Załącznik B do niniejszej instrukcji)
W przypadku konkursu MAESTRO1 zmiana kierownika może nastąpić wyłącznie
w szczególnie uzasadnionych przypadkach, niemożliwych do przewidzenia na
etapie zawierania umowy (par. 4 pkt. 3 umowy).
1.2 Zmiana jednostki realizującej
Wniosek o dokonanie zmiany miejsca realizacji projektu wraz ze szczegółowym
uzasadnieniem składa kierownik projektu. Do wniosku należy dołączyć:

pozytywną opinię kierownika jednostki realizującej

pozytywną opinię kierownika jednostki przejmującej realizację projektu

propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej
NCN) zawierającego informacje o:

wysokości środków finansowych dotychczas otrzymanych przez
jednostkę realizującą,

wysokości środków niewykorzystanych przez jednostkę realizującą,
do przekazania jednostce przejmującej realizację projektu,

sposobie zagospodarowania aparatury (ze wskazaniem jednostki na
stan, której przechodzi),

zestawienie poniesionych kosztów (wzór dostępny w sekcji
„Informacje dla realizujących projekty”) opatrzone podpisem
głównego księgowego jednostki realizującej.
1
Opinie kierowników jednostek (realizującej i przejmującej realizacje projektu)
mogą być wyrażone bezpośrednio na wniosku w formie adnotacji wyrażającej
pozytywną ocenę wprowadzanej zmiany, lub mogą zostać dołączone oddzielnie.
1.3 Zmiana terminu zakończenia realizacji projektu;
Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem,
zatwierdzony przez kierownika jednostki, a w przypadku projektów
PRELUDIUM 1 także opiekuna, składa kierownik projektu. Do wniosku należy
dołączyć:

propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej
NCN)

nowy harmonogram realizacji projektu, jeśli czas realizacji
poszczególnych zadań badawczych ulega zmianie.
Wnioski o możliwość przedłużenia czasu realizacji projektu należy nadsyłać
najpóźniej miesiąc przed zakończeniem pierwotnie planowanego okresu
realizacji, o ile nie są one spowodowane nadzwyczajnymi okolicznościami, które
wystąpiły po upływie tego terminu.
Szczegółowe zasady dotyczące możliwości zmiany terminów realizacji
projektów wskazano w Załączniku A.
1.4 Zmiana kosztorysu projektu – zwiększenie środków finansowych o więcej
niż 15 %
Zmiana warunków umowy wywołująca skutki finansowe w danym roku
budżetowym może być dokonana nie później niż do dnia 15 listopada roku,
którego zmiana dotyczy.
Dla zwiększenia środków finansowych w poszczególnych pozycjach
kosztorysu (wynagrodzenia, inne koszty bezpośrednie) lub harmonogramie
(koszty poszczególnych zadań) o nie więcej niż 15% kosztów wskazanych w
pozycji, do której następuje przesuniecie środków, wystarczająca jest zgoda
kierownika jednostki, jeżeli zmianie nie ulega wysokość środków finansowych
przyznanych na cały okres oraz kolejne lata realizacji projektu.
Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem,
zatwierdzony przez kierownika jednostki, składa do NCN kierownik projektu.
Do wniosku należy dołączyć:

propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej
NCN) wraz z nowym kosztorysem

nowy harmonogram - w sytuacji, gdy zmiana kosztorysu wiąże się ze
zmianą kosztów poszczególnych zadań badawczych.
UWAGA:
Wysokość kosztów pośrednich nie może ulec zwiększeniu w trakcie realizacji
projektu.
2
1.5 Zmiana harmonogramu projektu, polegająca na modyfikacji nazw zadań
badawczych (wnikających ze zmian o charakterze merytorycznym)
Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem,
zatwierdzony przez kierownika jednostki, składa do NCN kierownik projektu. Do
wniosku należy dołączyć:

propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej
NCN) wraz z nowym harmonogramem

nowy kosztorys - w sytuacji, gdy zmiana zadań badawczych i/lub czasu
ich realizacji wpływa na wzrost poszczególnych kategorii kosztów
o więcej niż 15%, bądź na wysokość wydatkowanych środków
w kolejnych latach realizacji projektu.
2.
PISEMNA ZGODA CENTRUM:
2.1 Zmiana dotycząca planowanej do zakupienia aparatury wskazanej w pkt. 2
kalkulacji kosztów zawartej we wniosku
Każda zmiana w zakresie kupowanej/wytwarzanej aparatury musi ściśle wiązać
się z zakresem zadań badawczych zaplanowanych w projekcie.
Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem,
zatwierdzony przez kierownika jednostki, składa do NCN kierownik projektu.
Uzasadnienie powinno m.in. zawierać informacje dotyczące tego, czy aparaturę,
·z której się rezygnuje planuje się zastąpić innym aparatem, / dlaczego
proponowana aparatura nie była planowana w pierwotnym wniosku.
Wyłączenia:
Zgody Centrum nie wymagają (uznaje się za wystarczającą zgodę kierownika
jednostki) zmiany w zakresie kupowanej / wytwarzanej aparatury, o ile nie
prowadzą one do zwiększenia lub zmniejszenia środków finansowych
w poszczególnych pozycjach kosztorysu lub harmonogramu o więcej niż 15 %
kosztów wskazanych w pozycji, do której następuje przesunięcie środków
i zmianie nie ulega wysokość środków finansowych przyznanych na cały okres
realizacji projektu oraz w kolejnych latach jego realizacji.
Dla projektów wyłonionych w konkursach OPUS 1, PRELUDIUM 1, SONATA 1,
HARMONIA 1 w sytuacjach, gdy:


kupowana aparatura jest tożsama z zaplanowaną w projekcie, a różnica
w jej cenie wynika z przyczyn niezależnych od jednostki oraz nie
powoduje wzrostu łącznych kosztów aparatury w projekcie o więcej niż
15%.
w przypadku zakupu dodatkowej, nieplanowanej pierwotnie we wniosku
aparatury / kupowaniu aparatury o lepszych parametrach niż pierwotnie
3


planowano: łączna wartość kupowanego a nieplanowanego pierwotnie
sprzętu nie przekracza 15% pierwotnie planowanych łącznych kosztów
aparatury.
w przypadku rezygnacji z zakupu aparatury: łączna wartość sprzętu
z zakupu, którego jednostka rezygnuje nie przekracza 15% pierwotnie
planowanych łącznych kosztów aparatury.
w przypadku, zastąpienia jedną aparaturę inną aparaturą zamiana
traktowana jest, jako rezygnacja z zakupu aparatury planowanej
pierwotnie oraz zakup aparatury dodatkowej.
Dla projektów wyłonionych w konkursach MAESTRO1 uznaje się za wystarczającą
zgodę kierownika jednostki na dokonanie zmian w zakresie kupowanej/wytwarzanej
aparatury w sytuacjach, gdy:

nowa aparatura ma porównywalne parametry techniczne i tę samą
funkcję w projekcie lub zmiana nie prowadzi do zwiększenia lub
zmniejszenia wydatków na aparaturę o więcej niż 10000 PLN w danym
roku kalendarzowym.
Zwiększenie wydatków na aparaturę nie może prowadzić do zmniejszenia zakresu
merytorycznego zadań zaplanowanych do realizacji w projekcie; obowiązkiem jednostki
jest zapewnić wykonanie projektu zgodne z umową oraz opisami projektu załączonymi
do wniosku o jego finansowanie.
Zasadność zakupu konkretnych urządzeń zostanie zweryfikowana na etapie oceny
raportów rocznych i końcowych. W przypadku stwierdzenia, że ze środków projektu
dokonano zakupów nieuzasadnionych, jednostka zostanie wezwana do zwrotu
wydatkowanych w ten sposób kwot.
2.2 Zmiana warunków realizacji projektu, określonych w opisach projektu
(skróconym i pełnym) dołączonych do wniosku, która

wpływa na zakres merytoryczny zadań badawczych, i/lub na przyjęte
założenia metodologiczne dotyczące sposobu ich realizacji (§ 3 ust.1
umowy), oraz

nie wpływa na zapisy harmonogramu.
3.
ZGODA KIEROWNIKA JEDNOSTKI:
Każdorazowo w przypadku dokonywania poniższych zmian, zgodnie z zapisami umowy
kierownik projektu i kierownik jednostki są zobowiązani do poinformowania Centrum
o ich zaistnieniu przez zawarcie stosownych informacji w najbliższym raporcie rocznym
oraz raporcie końcowym; Centrum zachęca też do przekazywania informacji
o dokonywanych zmianach poprzez przesłanie drogą e-mail informacji do opiekuna
projektu.
3.1 Zmiana warunków realizacji projektu, określonych w opisach projektu (skróconym
i pełnym) dołączonych do wniosku, która

nie wpływa na zakres merytoryczny zadań badawczych, ani na przyjęte
założenia metodologiczne dotyczące sposobu ich realizacji

nie wpływa na zapisy harmonogramu.
4
3.2 Zmiany dotyczące wykonawców, jeśli ich nazwiska zostały ujęte we wniosku
o finansowanie projektu.
W przypadku zmiany wykonawców do pisma kierownika projektu informującego
Centrum o dokonanej zmianie, należy dołączyć podpisaną przez
nowego/dodatkowego wykonawcę zgodę na przetwarzanie danych osobowych
(wzór zgody dostępny w sekcji „Informacje dla realizujących projekty”) na stronie
internetowej: www.ncn.gov.pl, oraz jako Załącznik B do niniejszej instrukcji)
3.3 Niektóre zmiany dotyczące planowanej do zakupienia aparatury naukowobadawczej, wskazane w pkt. 2.1. - Wyłączenia
3.4 Zwiększenie środków finansowych w poszczególnych pozycjach kosztorysu
(wynagrodzenia, inne koszty bezpośrednie) lub harmonogramie (koszty
poszczególnych zadań) o nie więcej niż 15% kosztów wskazanych w pozycji, do
której następuje przesuniecie środków, jeżeli zmianie nie ulega wysokość środków
finansowych przyznanych na cały okres oraz kolejne lata realizacji projektu.
3.5 Zmiany wydatków wskazanych we wniosku w punkcie kalkulacja poszczególnych
pozycji kosztorysu, innych niż zakupy aparatury badawczej (z wyjątkiem
sytuacji, w których zmiany te wpływają na zwiększenie środków finansowych
w poszczególnych pozycjach kosztorysu większe niż określone w punkcie 3.4
powyżej).
4.
INNE ZMIANY
4.1 Zmiana numeru rachunku bankowego jednostki realizującej
W przypadku zmiany numeru rachunku bankowego jednostki, na który
przekazywane są środki finansowe w ramach projektu, należy przesłać pisemną
informację o tym zdarzeniu z podpisem kierownika jednostki.
4.2 Zmiana zagranicznej instytucji partnerskiej (konkurs HARMONIA 1)
Nie będzie akceptowana przez Centrum zmiana instytucji partnerskiej
w projektach w ramach konkursu HARMONIA.
UWAGI KOŃCOWE:
 Wnioski o akceptację zmian merytorycznych (harmonogram, lub zmiany
zadań/metod ujętych w opisach projektu), kierownika, jednostki, finansowych
(kosztorys), aparaturowych, wymagające zgody Centrum, należy przesyłać
najpóźniej 3 miesiące przed zakończeniem realizacji projektu (za wyjątkiem
wypadków losowych) oraz w terminie 14 dni od dnia zaistnienia przyczyn
powodujących potrzebę zmian.
 Odstępstwo od tej zasady wymaga dodatkowych wyjaśnień wskazujących
uzasadnione i niezależne od jednostki przyczyny, dla których dochowanie
terminu nie było możliwe.
 Wnioski o możliwość przedłużenia czasu realizacji projektu można nadsyłać
najpóźniej miesiąc przed zakończeniem pierwotnie planowanego okresu
5

realizacji, o ile nie są one spowodowane nadzwyczajnymi okolicznościami, które
wystąpiły po upływie tego terminu.
Propozycje wzorów aneksów zmieniających zapisy umowy w konkretnym
obszarze, umieszczone zostały na stronach internetowych NCN w sekcji
„Informacje dla realizujących projekty”. W przypadku, gdy wnioskowane zmiany
dotyczą więcej niż jednej kwestii, grantobiorca, w oparciu o zamieszczone
wzory, powinien opracować treść aneksu odzwierciedlającą wszystkie
planowane modyfikacje.
6
Załącznik A – Szczegółowe zasady dotyczące możliwości zmiany terminów
zakończenia projektów finansowanych w konkursach NCN
A
B
C
czas
trwania
wg.
warunkó
w
konkursu
urlop
macierzyński,
dodatkowy
urlop
macierzyński,
urlop na
warunkach
urlopu
macierzyńskie
go, dodatkowy
urlop na
warunkach
urlopu
macierzyńskie
go, urlop
ojcowski, urlop
wychowawczy.
niezdolność do
pracy
spowodowana
chorobą
1) trwająca w
sposób
nieprzerwany
przez okres
dłuższy niż 3
miesiące (w
tym zwolnienia
lekarskie w
trakcie ciąży
oraz
zwolnienia
lekarskie z
tytułu choroby
dziecka) LUB
2) trwająca
łącznie dłużej
niż 6 miesięcy
w danym roku
realizacji
projektu
(liczonym od
momentu
rozpoczęcia
projektu)
niezdolność do
pracy
potwierdzona
zwolnieniem
lekarskim (np.
z tytułu
choroby, ciąży,
opieki nad
chorym
dzieckiem).
wystąpienie
uzasadnionego przypadku
spowodowanego
wystąpieniem
okoliczności
niemożliwych do
przewidzenia na etapie
zawierania umowy,
innych niż wskazane w
punktach A i B (w tym
wypadki losowe - np.
poważne usterki
aparatury; długotrwałe
procedury przetargowe;
opóźnienia ze strony
podwykonawców,
kontrahentów i partnerów;
przypadki siły wyższej warunki pogodowe,
atmosferyczne; klęski
żywiołowe itp. oraz
znaczące zmiany
merytoryczne wynikające
z odkrycia nowych ścieżek
badawczych w toku
realizacji projektu)
Maksymalny
czas
przedłużenia w
przypadku
kombinacji
czynników A+B,
B+C, A+C, lub
A+B+C
OPUS 1
nie
więcej
niż 36
miesięcy
HARMONIA 1
nie
więcej
niż 36
miesięcy
uprawnia do
przedłużenia
projektu o
okres nie
dłuższy niż 12
miesięcy. We
wniosku o
zmiany należy
podać
uprawnia do
przedłużenia
projektu o
okres równy
okresowi
niezdolności
do pracy i nie
dłuższy niż 12
miesięcy;
uprawnia do przedłużenia
projektu o okres nie
dłuższy niż 12 miesięcy,
po przedstawieniu
uzasadnienia
opatrzonego podpisem
kierownika projektu i
kierownika jednostki
Nie więcej niż
100 procent
pierwotnego
czasu realizacji
projektu i
zarazem nie
więcej niż 24
miesiące.
7
FUGA 1
(STAŻE 1)
12-36
miesięcy
PRELUDIUM 1
nie
więcej
niż 36
miesięcy
SONATA 1
36-60
miesięcy
SONATA BIS 1
MAESTRO 1
dokładne daty
przebywania
na urlopie.
wymagane
zaświadczenie
lekarskie
określające
okres
niezdolności
do pracy.
uprawnia do przedłużenia
projektu o okres nie
dłuższy niż 12 miesięcy,
po przedstawieniu
uzasadnienia
opatrzonego podpisem
opiekuna stażu,
kierownika projektu i
kierownika jednostki.
uprawnia do przedłużenia
projektu o okres nie
dłuższy niż 12 miesięcy,
po przedstawieniu
uzasadnienia opatrzonego
podpisem opiekuna
naukowego, kierownika
projektu i kierownika
jednostki.
uprawnia do przedłużenia
projektu o okres nie
dłuższy niż 12 miesięcy,
po przedstawieniu
uzasadnienia
opatrzonego podpisem
kierownika projektu i
kierownika jednostki
WAZNE! W
przypadku
wstrzymania
finansowania
projektu, okres,
na jaki realizacja
została
wstrzymana
wlicza się do
maksymalnego
czasu, o jaki
dopuszczalne jest
przedłużenie
projektu.
W przypadku
projektów
trwających 36-48
miesięcy - nie
więcej niż 24
miesiące.
W przypadku
projektów
trwających 48-60
miesięcy - nie
więcej niż 30
miesięcy.
WAZNE! W
przypadku
wstrzymania
finansowania
projektu, okres,
na jaki realizacja
została
wstrzymana
wlicza się do
maksymalnego
czasu, o jaki
dopuszczalne jest
przedłużenie
projektu
8
Załącznik B – Zgoda na przetwarzanie danych osobowych Kierownika/Wykonawcy
podejmującego współpracę w ramach projektu badawczego finansowanego w
konkursach NCN, będącego w trakcie realizacji
Oświadczenie kierownika projektu/wykonawcy1
Zapoznałam/-em się z wnioskiem o finansowanie oraz umową o realizację i finansowanie
projektu badawczego pt.: ………………………………………..
o nr rejestracyjnym ………………………………………….
Wyrażam zgodę na zamieszczenie moich danych osobowych, przekazanych Narodowemu
Centrum Nauki w związku z udziałem w realizacji w/w projektu, w zbiorze danych
Narodowego Centrum Nauki oraz na przetwarzanie tych danych zgodnie z przepisami
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101,
poz. 926, z późn. zm.2).
miejscowość i data
osoby, której dotyczy oświadczenie
1
podpis
Niewłaściwe skreślić
9