Temat: Organizacja Spotkań i Przyjmowanie Delegacji

Temat: Organizacja Spotkań i
Przyjmowanie Delegacji
Wyk. Anna Pensińska
Przyjmowanie delegacji i organizacja spotkań stało się
obecnie jednym z podstawowych zadań życia gosp.
Odwiedzanie jednostek org., delegacji krajowych oraz coraz
częściej zagranicznych ma na celu m.in.. :
prowadzenie negocjacji, zawarcie porozumień ,
zorientowanie się w możliwościach nawiązania stosunków
handlowych, kooperacyjnych itp..
Przyjmowanie delegacji wymaga od gosp. odpowiedniej
oprawy czyli m.in.:
* przygotowania programu pobytu,
*przygotowania i rozesłania zaproszeń lub zawiadomień
*przygotowania sali obrad,
*rezerwacja miejsc w hotelu
*uzgodnienia terminów i miejsc wizyt
*przygotowanie niezbędnych info.
*przygotowania materiałów pomocniczych
*przygotowania projektu umowy lub porozumienia
*organizacja spędzania czasu wolnego
Podstawą rozpoczęcia prac nad organizacją przyjęcia gości
jest w pierwszej kolejności opracowanie programu pobytu
delegacji.Opracowując program bierzemy pod uwagę to aby
jak najwięcej czasu zarezerwować na merytoryczne
załatwienie spraw wizyty.Również powinniśmy zapewnić
czas na poznanie np.. życia gosp., kulturalnego i społecznego
naszego regionu czy kraju .
PROGRAM ROZMOWY:
*czas pobytu delegacji
*skład delegacji i miejsce
zakwaterowania
*przebieg spotkania
*czas przeznaczony na
realizację poszczególnych
pkt. Przebiegu spotkania
Program szczegółowy pobytu delegacji jest poszerzony o
informacje dla gospodarzy tj. osoby odpowiedzialne za
realizacje odpowiednich punktów przebiegu spotkania.
powinien zawierać również działania podejmowane po
zakończeniu wizyty. gości na organizowane uroczyste
spotkanie zapraszamy poprzez wysłanie na około jeden, dwa
tygodnie przed planowanym spotkaniem zaproszeń lub
zawiadomień. Zaproszenie sporządzamy na papierze
(kartonie) formatu A6 w formie złożonej pocztówki.
Treść zaproszenia powinna zawierać:
 tytuł
 informację, kto zaprasza
 imię i nazwisko oraz tytuł naukowy lub
honorowy zajmowane stanowisko osoby zapraszanej
 informacje o celu i rodzaju imprezy na
którą zapraszamy
 ewentualnie nazwiska i telefony osób z
którymi można się kontaktować w razie pytań czy wątpliwości:
miejsce(adres) oraz godzinę rozpoczęcia
imprezy
ewentualnie porządek obrad -drukujemy
po lewej stronie zaproszenia.
Przykład
Programu
szczegółow
ego
Przykład
Zaproszenia