Instrukcja wypełniania formularza Delegacja zagraniczna

Instrukcja wypełniania formularza Delegacja zagraniczna
I.
W formularzu wypełnia się pola oznaczone kolorem aaaaa
II. W pierwszej kolejności wypełniane jest Menu Delegacji, gdzie należy wpisać kilka istotnych
informacji:
W części „kraj” należy wpisywać dane zgodnie z Instrukcją wypełniania formularza
Delegacja Krajowa.
W części „zagranica” należy wpisać następujące informacje:
1) Dieta lub całodzienne wyżywienie
a) w przypadku gdy pracodawca zapewnił pracownikowi całodzienne wyżywienie dieta
nie przysługuje (zaznaczamy TAK)
b) w przypadku gdy pracodawca nie zapewnił całodziennego wyżywienia, pracownikowi
przysługuje dieta uzależniona od długości trwania delegacji (zaznaczamy NIE):
- za niepełną dobę:
+ poniżej 8 h – 1/3 diety
+ 8 -12 h – ½ diety
+ powyżej 12 h – cała dieta
- w przypadku gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę przysługuje pełna
dieta, za kolejną niepełną dobę:
+ powyżej 12 h przysługuje pełna dieta,
+ 8 – 12 h przysługuje ½ diety,
+ poniżej 8 h przysługuje 1/3 diety.
2) Dieta a częściowe wyżywienie
W przypadku gdy pracodawca zapewnił częściowe wyżywienie dieta ulega zmniejszeniu
odpowiednio o:
a) 15% diety – śniadanie (zaznaczamy TAK w polu „śniadanie”)
b) 30% diety – obiad (zaznaczamy TAK w polu „obiad”)
c) 30% diety – kolacja (zaznaczamy TAK w polu „kolacja”)
3) Ryczałt za dojazdy środkami komunikacji miejscowej
a) Pracownikowi przysługuje ryczałt za dojazdy lokalne w miejscu odbywania delegacji ,
w sytuacji gdy nie porusza się on własnym lub służbowym (zaznaczamy: PRACOWNIK
w polu „stanowisko służb.). Ryczałt za dojazdy wynosi 10% diety za każdą rozpoczętą
dobę podróży służbowej.
b) Jeżeli pracownik w podróży służbowej korzysta z samochodu własnego lub
służbowego lub strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy, ryczałt na dojazdy
nie przysługuje. (zaznaczamy: NIE). Właścicielowi firmy ryczałt ten nie przysługuje
(zaznaczamy: WŁAŚCICIEL w polu „stanowisko służb.”).
4) Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca (kolejowego, lotniczego
itp.)
a) Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca
w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej
miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegów (wpisujemy liczbę ryczałtów
wyliczoną wg powyższych zasad)
b) Jeżeli pracownik w podróży służbowej korzysta z samochodu własnego lub
służbowego ryczałt na dojazdy lub strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,
ryczałt na dojazdy nie przysługuje. Właścicielowi firmy ryczałt ten nie przysługuje.
5) Nocleg w delegacji
Pracownik powinien mieć zapewniony nocleg w czasie podróży służbowej. W takim
przypadku rozliczane są koszty rzeczywiście poniesione na podstawie faktury np. z hotelu
gdzie spał pracownik (zaznaczamy: TAK). Właściciel te koszty może również rozliczyć w
delegacji.
W przypadku gdy pracodawca nie zapewnił noclegu, pracownikowi przysługuje ryczałt za
każdy nocleg zagranicą w wysokości określonej w załączniku do rozporządzenia.
Wysokość ryczałtu jest uzależniona od kraju w którym znajduje się miejscowość
docelowa zagranicą. (zaznaczamy: NIE). Właścicielowi firmy nie przysługuje ryczałt za
noclegi.
6) Liczba noclegów
Liczbę noclegów należy obliczyć samodzielnie uwzględniając w/w zasady i wpisać w polu
„Liczba noclegów”.
7) środek transportu
W zależności od rodzaju środka transportu należy wpisać do tabeli odpowiednie dane.
Będą one następnie widoczne jako okno wyboru w polu „Środki lokomocji”. Tabela z
danymi o środkach lokomocji nie jest widoczna przy wydruku delegacji, więc w obrębie
jednej firmy można jednorazowo wpisać wszystkie dostępne środki komunikacji.
a) Samochód
Należy wpisać model i markę, numer rejestracyjny oraz wybrać z okna wyboru pojemność
silnika.
b) Pociąg, samolot itp.
Należy wpisać jedynie rodzaj środka transportu.
c) Pojemność silnika
Należy wypełnić gdy środkiem transportu jest samochód
d) Rodzaj samochodu
Należy wybrać „służbowy” gdy zapewnia go pracodawca lub „prywatny” gdy jest to
samochód pracownika.
III. Druk delegacji
1) Blok danych formalnych należy wypełnić samodzielnie z wyjątkiem pola „Środki
lokomocji” gdzie wybieramy dany pojazd z okna wyboru. Daty powinny mieć format:
RRRR-MM-DD. W polu „Stanowisko” należy z okna wyboru wybrać: właściciel lub
pracownik.
2) Blok danych dotyczących czasu trwania delegacji i naliczenia kwot za przejazdy
wypełniamy samodzielnie w polach aaaa. Data wyjazdu i przyjazdu powinna mieć format:
RRRR-MM-DD GG.MM.SS. W praktyce wystarczy wpisać datę i pełną godzinę i nacisnąć
klawisz enter, aby uzyskać pożądany efekt (RRRR-MM-DD GG:). W przypadku gdy w
delegacji jest rozliczany samochód należy wpisać ilość kilometrów. Na tej podstawie
program dokona wyliczeń kwoty przejazdu.
W wersach gdzie wpisana została trasa przejazdu odbywana poza granicą Polski należy w
kolumnie Zagranica, wybrać z okna wyboru słowo „ZAGRANICA”.
3) Blok danych zawierający obliczenie kwot diet, ryczałtów i innych należności wylicza
większość tych kwot automatycznie.
4) Pole Razem przejazdy” jest równe „0 zł”, tylko jeżeli podróż odbywana jest innym
pojazdem niż samochód lub jeżeli podróż odbywa właściciel firmy.
5) Pole „Ryczałt za dojazdy”, „Ryczałt za dojazd z dworca jest równe „0 zł” tylko jeżeli
podróż odbywana jest samochodem, jeżeli podróż odbywa właściciel firmy lub osoba
wypełniająca w polu „Czy przysługuje ryczałt za dojazdy" odpowie "NIE".
6) Pole „Diety” jest równe „0 zł” jeżeli osoba wypełniająca w polu "Czy zapewniono
całodzienne wyżywienie" odpowie "TAK" lub delegacja była zbyt krótka.
7) Pole „Noclegi wg rachunków” służy do wpisania kwoty rachunków za nocleg.
8) Pole „Noclegi – ryczałt” jest równe „0 zł” tylko, jeżeli w delegacji przebywał właściciel
firmy lub gdy na pytanie "Czy są rachunki za nocleg" osoba wypełniająca odpowiedziała
"TAK". Wartość pola obliczana jest automatycznie, ale można je edytować, ponieważ
może zdarzyć się sytuacja, że udokumentowane są nie wszystkie noclegi.
9) POLE „Inne wydatki wg załącznika” służy do wpisania kwot innych wydatków związanych
z delegacją (dotyczy również kosztów przejazdów innymi środkami lokomocji niż
samochód, np. bilety za pociąg, samolot itp.).
10) Aplikacja samodzielnie dokona przewalutowania delegacji wg średniego kursu NBP z dnia
poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, zgodnie z datą umieszczoną w polu
„Niniejszy rachunek przedkładam”
11) W przypadku gdy część wydatków z delegacji księgowana jest odrębnie do ewidencji VAT
w powiazaniu z zapisem w koszty w podatku dochodowym, należy dodatkowo wyliczyć
wartość pozostałych kosztów delegacji i wpisać tą informację w pole: Kwota netto do
księgowania.
IV. Krótka specyfikacja komunikatów o występowaniu błędów:
1)
Błąd w datach wyjazdu - komunikat pojawia się w sytuacji gdy ostatnia wpisana data
wyjazdu nie jest najstarsza
2) Błąd w datach przyjazdu - komunikat pojawia się w sytuacji, gdy ostatnia wpisana data
przyjazdu nie jest najstarsza
3) Data powrotu jest równa lub nie wcześniejsza niż data wyjazdu.