Organizacja spotkań i przyjmowanie delegacji

Organizacja spotkań i
przyjmowanie delegacji
Katarzyna Smykla
Katarzyna Rydel
Przyjmowanie delegacji i organizacja
spotkań stało się obecnie jednym z
podstawowych zadań życia gospodarczego.
Odwiedzające jednostkę organizacyjną
delegacje krajowe, a również - coraz częściej –
zagraniczne, mają na celu m.in. prowadzenie
negocjacji, zawarcie porozumień, zorientowanie
się w możliwościach nawiązanych stosunków
handlowych, kooperacyjnych itp. W zależności
od celu, delegacje mogą mieć różny skład
osobowy, a jej skład nadaje delegacji
odpowiednią rangę.
Przyjmowanie delegacji wymaga od gospodarzy
odpowiedniej oprawy, czyli:
Przygotowania programu pobytu,
Przygotowania i rozesłania zaproszeń lub zawiadomień,
Przygotowania sali obrad,
Rezerwacja miejsc w hotelu,
Uzgodnienia terminów i miejsc wizyt,
Przygotowania niezbędnych informacji,
Przygotowania materiałów pomocniczych,
Przygotowania projektu umowy lub porozumienia,
Organizacja czasu wolnego
Podstawą rozpoczęcia prac nad organizacją przyjęcia
gości jest w pierwszej kolejności opracowanie programu
pobytu delegacji. Opracowując program bierzemy pod
uwagę to, aby jak najwięcej czasu zarezerwować na
merytoryczne załatwienie spraw wizyty. Również
powinniśmy zapewnić czas na poznanie np.. Życia
gospodarczego, kulturalnego i społecznego naszego
regionu czy krajów w przypadku delegacji
zagranicznych. Program wizyty opracowujemy w ujęciu
ramowym i szczegółowym.
Program ramowy
Program ramowy pobytu
delegacji powinien zawierać;
Czas pobytu delegacji,
Skład delegacji i miejsce
zakwaterowania,
Przebieg spotkania,
Czas przeznaczony na
realizacje poszczególnych
punktów przebiegu spotkania.
Program ten jest przeznaczony
zarówno dla gości jak i
gospodarzy. Przykład takiego
programu przedstawia rysunek
obok.
Program szczegółowy
Program szczegółowy pobytu
delegacji jest poszerzony o
informacje dla gospodarzy, tj.
osoby odpowiedzialne za
realizację odpowiednich
punktów przebiegu spotkania.
Powinien zawierać również
działania podejmowane po
zakończeniu wizyty przykład
takiego programu przedstawia
rysunek obok
Gości na organizowane uroczyste spotkanie zapraszamy poprzez
na około jeden, dwa tygodnie przed planowanym spotkaniem
zaproszeń lub zawiadomień. Zaproszenie sporządzamy na papierze
(kartonie) formatu A6, w formie złożonej pocztówki.
Treść zaproszenia powinna zawierać
Tytuł,
Informację, kto zaprasza,
Imię i nazwisko oraz tytuł naukowy lub honorowy, zajmowane
stanowisko osoby zapraszanej,
Informacje o celu i rodzaju imprezy, na którą zapraszamy,
Ewentualnie nazwiska i telefony osób, z którymi można się
kontaktować w razie pytań czy wątpliwości,
Miejsce (adres) oraz godzinę rozpoczęcia imprezy,
Informacje dodatkowe, np. plan dojazdu, prośbę o potwierdzenie
przybycia, rodzaj obowiązującego stroju.
Przykład zaproszenia
Zawiadomienie
Zawiadomienie w
odróżnieniu od
zaproszenia piszemy na
papierze maszynowym
formatu A4, w którym
podajemy te same
informacje co w
zaproszeniu oraz
umieszczamy datę i
podpis osoby
zapraszającej. Przykład
takiego zawiadomienia
jest przedstawiony obok.
Istotnym elementem podjęcia gości jest odpowiednie ich
rozsadzenie przy stole obrad. Powinny to być miejsca
zaszczytne, w praktyce są to miejsca naprzeciw okien
lub naprzeciw głównych drzwi, jeśli są one częścią
centralną Sali. Kolejność zajmowania miejsc przy stole
zależy od hierarchii służbowej członków delegacji.
Miejsca środkowe zajmują przewodniczący delegacji, po
ich prawej stronie siadają zastępcy a po lewej
członkowie delegacji zajmujący drugie miejsce w
hierarchii.
W przerwie obrad podawany jest poczęstunek, powinien być
przygotowany przy innym stole, a najlepiej w innym pomieszczeniu.
Na zakończenie, pomyślnie przeprowadzonych obrad i podpisaniu
wiążących umów wznosi się toast. Toast wznosimy szampanem.
Osoba wznosząca wygłasza go na stojąco, dopiero pod koniec
toastu ujmuje kieliszek z szampanem w dłoni.
Przyjętym zwyczajem stało się już obdarowanie gości drobnym
upominkiem.
Wybierając upominek musimy pamiętać o tym, że:
Powinien być orginalny,
Nie powinien się powtarzać,
Wybieramy go z myślą o obdarowywanym,
Nie powinien pociągać za sobą żadnych zobowiązań.