Warszawa, dnia 20

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Zapytanie ofertowe na świadczenie usług szkoleniowych w ramach projektu
pt. „Kompleksowy program rozwoju kompetencji pracowników ArchiDoc”
ArchiDoc S.A. otrzymał w 2009 roku dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Społecznego w
ramach poddziałania 2.1.1 POKL na realizację projektu szkoleniowego nr WND-POKL.02.01.01-00832/09.
1. INFORMACJE OGÓLNE
1.1.Opis przedmiotu zapytania
W związku z przygotowaniami ArchiDoc S.A. do realizacji projektu „Kompleksowy program
rozwoju kompetencji pracowników ArchiDoc” dofinansowanego z EFS w latach 2009-2011,
zapraszamy Państwa do udziału w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie dostawców
realizujących usługę szkoleniową w/w projektu.
Oferent proszony jest o składanie swych ofert na części lub całość niżej wymienionych
programów szkoleniowych. Prosimy o zaznaczenie w ofercie, na jakie programy szkoleniowe
Oferent składa swą ofertę (jeśli Oferent nie składa oferty całościowej).
Poniżej zapytania ofertowe dotyczy szkoleń dla grup do 30 osób z tematów:

Czas pracy zmiany na 2011 rok
Szkolenia kierowane będą do pracowników ArchiDoc S.A. Szkoleniami objęta będzie kadra
managerska, pracownicy działu sprzedaży i marketingu, działu personalnego, księgowego, prawnego,
informatycznego, biura zarządu i pracownicy działów operacyjnych.
Po otrzymaniu ofert, ArchiDoc S.A. dokona wyboru dostawców/dostawcy, którzy/ry realizować
będą/będzie usługę szkoleniową w latach 2009-2011 na podstawie umowy ramowej. Wyłoniony
Oferent/Oferenci zobowiązany/ni będzie/dą do dostarczenia stosownych dokumentów tj. KRS- nie
starszy niż 6 miesięcy lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP. Brak wyżej
wymienionej dokumentacji uniemożliwi podpisanie umowy z dostawcą.
ArchiDoc S.A. zakłada, iż w skład kosztów usługi szkoleniowej (czyli w koszt jednego dnia
szkoleniowego) wchodzić będzie (prosimy o branie pod uwagę tych składowych przy wycenie kosztu
usługi realizacji jednego dnia szkoleniowego):
-wynagrodzenie trenera
-wyżywienie całodzienne, nocleg i dojazd trenera
-przygotowanie zawartości merytorycznej szkolenia dla potrzeb ArchiDoc
1
-przygotowanie ćwiczeń i testów wykorzystywanych podczas szkoleń
-przygotowanie prezentacji trenerskiej, agendy szkolenia, przygotowanie tzw. case study
(przykładowych studiów przypadku –realnie występujących w ArchiDoc , sytuacji problemowych,
które stanowią narzędzie ćwiczeniowe)
-przygotowanie zawartości merytorycznej i opracowanie (napisanie) skryptów dla uczestników
szkolenia (materiały szkoleniowe dla uczestników szkolenia zawierające logo Projekt EFS)
-opracowanie merytoryczne pre i post testów (pre i post testy są narzędziem ewaluacyjnym
monitorującym przyrost wiedzy uczestników szkoleń)
-opracowanie merytoryczne ankiet ewaluacyjnych wyrażających opinie uczestników szkolenia o
odbytym szkoleniu wraz z raportem zbiorczym
-wydruk materiałów szkoleniowych
Decydującym przy wyborze dostawców/cy szkolenia będzie:
a) Cena za usługę szkoleniową- 40%
b) Minimum 5-letnie doświadczenie trenerów w realizacji szkoleń z danej tematyki (ponadto
trenerzy muszą być praktykami, a nie tylko teoretykami przekazywanej wiedzy – czyli
wykazać się muszą doświadczeniem w pracy poza trenerskiej), w której trener się
specjalizuje – 25%
c) Możliwość dostosowania programów szkoleniowych do specyfiki Archidoc i potrzeb
szkolonych pracowników określonych w trakcie badania potrzeb szkoleniowych- 25%
d) Doświadczenie firmy szkoleniowej w realizacji szkoleń z określonej tematyki potwierdzone
listami referencyjnymi, które do tej pory korzystały z usług firm szkoleniowych- 10%
W przypadku niemożliwości wyłonienia dostawców/cy spełniającego powyższe kryteria na
podstawie porównania ofert, komisja zapraszać będzie Oferentów na negocjacje.
Oferta powinna zawierać:
a) Programy/tezy szkoleniowe (istnieje odpowiedź tylko na wybrane zakresy tematyczne,
wówczas w tych zakresach tematycznych Oferent będzie brany pod uwagę jako ewentualny
wykonawca).
b) Dossier trenerów z zaznaczeniem, które tematy będą realizowane, przez którego trenera
wraz z wykazem firm, dla których trener realizował szkolenia, do których jest dedykowany.
c) Listę referencyjną wraz z podaniem kontaktu osobowego do firm, które w ostatnich 12
miesiącach realizowały z oferentem szkolenia z przedstawionych w ofercie tematów.
d) Opis metodologii dostosowania programów szkoleniowych do specyfiki ArchiDoc i potrzeb
szkoleniowych pracowników.
e) Cenę za realizację jednego dnia szkoleniowego (uwzględniające wszystkie składowe opisane
powyżej).
2
1.2.Osoba kontaktowa ze strony ArchiDoc S.A.
1.2.1. W przypadku dodatkowych pytań związanych z procesem ofertowym prosimy o
kontakt z Panią:
Karoliną Kowalczyk
e-mail: [email protected]
Pytania prosimy kierować wyłącznie droga mailową lub telefoniczną. W celu
usprawnienia przebiegu procesu przetargowego prosimy o wyznaczenie osoby
kontaktowej odpowiedzialnej za jego koordynację z ramienia Państwa firmy.
1.3.Wymagany sposób, zawartość oferty
1.3.1 Oferent przedłoży ofertę w wersji elektronicznej przesłanej drogą mailową na adres:
[email protected] lub pocztą na adres: Karolina Kowalczyk ArchiDoc S.A.
02-238 Warszawa, ul. Modularna 3A.
1.4.Procedura udzielania odpowiedzi na zapytania Oferentów:
W czasie przygotowywania oferty Oferent ma prawo zadawać pytania wyjaśniające do
zapytania ofertowego, które muszą być skierowane do odpowiedniej osoby opisanej w
punkcie 1.2.1.
1.5.Termin składania ofert:
Oferta powinna zostać dostarczona w formie opisanej powyżej do osoby podanej w punkcie
1.2.1 nie później niż do dnia 24.01.2011 roku. Pragniemy podkreślić, iż powyższy termin jest
ostateczny.
Oferty zostaną ocenione nie później niż do dnia 24.01.2011 roku.
Szkolenia realizowane wcześniej (i odpowiednio wcześniej złożone) zostaną ocenione do 7
dni przed rozpoczęciem szkolenia.
1.6.Ważność i forma składania oferty:
Przedłożona oferta powinna być ważna przez okres co najmniej 180 dni od daty złożenia
oferty. Po wygaśnięciu oferty, ArchiDoc S.A. może zwrócić się do Oferenta o przedłużenie
ważności o kolejny okres.
Oferta powinna być przesłana mailowo bądź drogą pocztową w formie papierowej. W
przypadku papierowej wersji powinna być podpisana przez upoważnioną osobę.
1.7.Zastrzeżenia:
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje ArchiDoc S.A. do żadnego określonego
działania.
3
Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje ArchiDoc S.A. do akceptacji
oferty, w całości lub jego części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje
ArchiDoc S.A. do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.
ArchiDoc S.A. nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy
wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
ArchiDoc S.A. zastrzega sobie prawo do odwoływania zaproszenia i/lub odstąpienia od
ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia
wobec zapraszającego.
1.8.Poufność:
Niniejsze zapytanie ofertowe jest poufne i jest własnością ArchiDoc S.A. Spółka zastrzega
sobie prawo do zmian całości lub części zapytania ofertowego.
Informacje zawarte w zapytaniu ofertowym są własnością ArchiDoc S.A. i powinny być
traktowane jako poufne. Oferenci mogą wykorzystywać zawarte w nim informacje wyłącznie
w celu przygotowania oferty. Informacje zawarte w zapytaniu ofertowym nie mogą być
wykorzystywane czy przekazywane osobom trzecim do innych celów bez pisemnej zgody
ArchiDoc S.A.
Żadne informacje zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym nie mogą być kopiowane,
dystrybuowane lub udostępniane w inny sposób osobom trzecim nie zaangażowanym w
proces przygotowania oferty. Wyjątek od tego zalecenia stanowią informacje publicznie
dostępne i nie objęte tajemnicą handlową.
Oferent może udostępnić niniejszy dokument wyłącznie pracownikom, którzy wezmą udział
w przygotowaniu oferty. Wszystkie oferty cenowe przedstawione przez Oferentów będą
traktowane jako poufne. Jakiekolwiek inne materiały dostarczone przez Oferentów, które
należy traktować jako poufne, powinny być oznaczone terminem „poufne” przed
dostarczeniem do ArchiDoc S.A. Brak umieszczenia takiej klauzuli w ofercie lub jej części
zwalnia z poufności ArchiDoc S.A.
ArchiDoc S.A. zastrzega sobie prawo do skopiowania ofert Oferentów w celu ich dystrybucji
do swoich pracowników, zaangażowanych w proces konkursowy (szczególnie uczestników
komisji konkursowej). ArchiDoc S.A. zachowa jedną kopię przedłożonych ofert po
zakończeniu procesu konkursowego.
2. WYMAGANIA KOMERCYJNE
2.1. Warunki płatności
ArchiDoc S.A. akceptuje jedynie następujące standardowe formy płatności:
-Faktura płatna w ciągu 14 dni od daty otrzymania oryginału faktury
2.2.Podwykonawcy
Oferent może korzystać z usług podwykonawców. W przypadku korzystania z podwykonawców ich
udział powinien zostać ściśle określony w ofercie. Za działania i zaniechania podwykonawców Oferent
odpowiada jak za własne działania i zaniechania.
4