Program ZZL AP Olsztyn 2016
advertisement
Zał. do zarządzenia nr 5/2016 Dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 2.12.2016 r. Archiwum Państwowe w Olsztynie Program zarządzania zasobami ludzkimi na lata 2016-2018 Olsztyn 2016 Program zarządzania zasobami ludzkimi w AP Olsztyn na lata 2016-2018 Spis treści 1. Wizja i misja służby cywilnej ................................................................................................ 3 2. Diagnoza zarządzania zasobami ludzkimi w archiwum ....................................................... 3 2.1. Dane o organizacji i zatrudnieniu........................................................................................ 4 2.2. Funkcjonujące w archiwum przepisy .................................................................................. 4 2.3. Rozpoznane problemy ........................................................................................................ 5 3. Cele oraz działania naprawcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w Archiwum w latach 2016-2018 ............................................................... 8 4. Harmonogram działań naprawczych .................................................................................... 10 5. Monitoring i ewaluacja ZZL ................................................................................................ 11 2 Program zarządzania zasobami ludzkimi w AP Olsztyn na lata 2016-2018 1. Wizja, misja i wartości służby cywilnej Misja oraz wizja służby cywilnej stanowią wzór dla wszystkich pracowników Archiwum Państwowego w Olsztynie, który motywuje i mobilizuje do nieustannego rozwoju. Misja Archiwum Państwowego w Olsztynie Naszą misją jest trwałe zachowanie świadectw przeszłości i zapewnienie do nich powszechnego dostępu w celu wspierania rozwoju państwa i społeczeństwa obywatelskiego. Nie ulega wątpliwości, że misja ta odnosi się również do zasobów ludzkich. Kompetentni pracownicy archiwum, wykonując efektywnie i rzetelnie zadania nałożone w drodze przepisów prawa na archiwa państwowe, przyczyniają się do pogłębienia zaufania obywateli do organów państwa. Dzięki prawidłowemu zarządzaniu zasobami ludzkimi (ZZL) możliwa jest zatem realizacja założenia służebnej roli administracji publicznej w stosunku do obywateli. Wizja Archiwum Państwowego w Olsztynie Ciesząca się zaufaniem społecznym, nowocześnie zarządzana instytucja publiczna gwarantuje efektywne realizowanie kluczowych działań dla funkcjonowania państwa. Wizja Archiwum Państwowego w Olsztynie: 1. Sprawnie zarządzana instytucja publiczna dążąca do realizowania działań w sposób praworządny, przejrzysty i umożliwiający pogłębienie zaufania obywateli; 2. Zapewnienie każdemu obywatelowi przyjaznego, ciągłego i bezpiecznego dostępu, w dowolnym miejscu i czasie, do zgromadzonych w archiwach zasobów informacji; 3. Inspirowanie i wspieranie sektora publicznego w dziedzinie zarządzania dokumentacją utrwaloną w każdej postaci, w celu zabezpieczenia źródeł pamięci historycznej, a także interesów państwa i obywateli; 4. Kreowanie i wspieranie przedsięwzięć oraz inicjatyw edukacyjnych i naukowych służących poznaniu i zrozumieniu przeszłości narodu, państwa, społeczności lokalnych i poszczególnych obywateli, a także wzmacnianie potrzeby uczestnictwa w kształtowaniu dziedzictwa narodowego; 5. Uświadomienie obywatelom znaczenia zasobu archiwalnego oraz możliwości wszechstronnego jego wykorzystania; 6. Stałe dostosowywanie archiwów do nieustannie zmieniającego się otoczenia i jego potrzeb. 2. Diagnoza Program ZZL został opracowany w celu właściwej organizacji procesu ZZL w Archiwum Państwowym w Olsztynie oraz zidentyfikowania wszystkich obszarów, na których obecnie jest on realizowany, co w założeniu umożliwi efektywne wypełnianie misji i celów 3 Archiwum. Opracowanie programu ma przyczynić się do podwyższenia poziomu satysfakcji pracowników Archiwum oraz zwiększenia skuteczności zarządzania kadrami w oparciu o zasady służby cywilnej i zasady etyki korpusu służby cywilnej. Diagnoza stanowi załącznik nr 1 do Programu ZZL, w którym zawarto również priorytety, cele i zakres konkretnych działań możliwych do realizacji w Archiwum w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w okresie nie krótszym niż 3 lata. Diagnoza objęła 5 obszarów zarządzania zasobami ludzkimi w Archiwum: a) b) c) d) e) organizację zarządzania zasobami ludzkimi; nabór i wprowadzenie do pracy; motywowanie; rozwój i szkolenia; rozwiązanie stosunku pracy. 2.1. Dane o organizacji i zatrudnieniu W Archiwum Państwowym w Olsztynie według stanu na dzień 2 grudnia 2016 r. funkcjonuje 9 komórek organizacyjnych: a) b) c) d) e) f) g) h) Oddział I – Nadzoru Archiwalnego Oddział II – Opracowania Zasobu Oddział III – Ewidencji, Informacji i Udostępniania Oddział IV – Przechowalnictwa i Zabezpieczania Zasobu Oddział V – Konserwacji Archiwaliów Oddział VI – Informatyzacji i Digitalizacji Dział Księgowości Dział Administracyjno-Gospodarczy Zatrudnienie w Archiwum Państwowym w Olsztynie na koniec roku wynosić będzie 37,5 etatu. Stanowisk pełniących funkcje kierownicze jest 10. 2.2. Przepisy funkcjonujące w Archiwum Państwowym w Olsztynie W Archiwum Państwowym w Olsztynie płaszczyzny zarządzania zasobami ludzkimi regulowane są obecnie przez następujące dokumenty: Zarządzenie nr 6/2007 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z 20.11.2007 r. w sprawie powołania zespołu wartościującego stanowiska pracy w Archiwum Państwowym w Olsztynie; Okólnik nr 4/2007 z dnia 2.07.2007 r. w sprawie Zarządzenie w sprawie powołania Rzecznika Dyscyplinarnego Archiwum Państwowego w Olsztynie; Program zarządzania zasobami ludzkimi w AP Olsztyn na lata 2016-2018 Zarządzenie nr 13/2010 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 23.06.2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu przyznawania nagród pieniężnych pracownikom Archiwum Państwowego w Olsztynie; Zarządzenie nr 10/2012 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 16.10.2012 r. w sprawie wprowadzenia standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej w Archiwum Państwowym w Olsztynie; Zarządzenie nr 17/2013 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 12.09.2013 r. w sprawie zasad szkolenie pracowników Archiwum Państwowego w Olsztynie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; Zarządzenie nr 11/2014 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 15.12.2014 r. w sprawie trybu ustalania indywidualnego programu rozwoju zawodowego w Archiwum Państwowym w Olsztynie; Zarządzenie nr 12/2014 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 16.12.2014 r. w sprawie ustalenia Regulaminu służby przygotowawczej w Archiwum Państwowym w Olsztynie; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23.07.2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej; Zarządzenie nr 3/2015 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 3.07.2015 r. w sprawie wewnętrznej polityki antymobbingowej; Zarządzenie nr 5/2015 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 16.10.2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny oraz oceny okresowej w służbie cywilnej w Archiwum Państwowym w Olsztynie; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4.04.2016 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej; Zarządzenie nr 2/2016 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 27.04.2016 r. w sprawie wprowadzenia w życie Regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Archiwum Państwowym w Olsztynie; Regulamin Komisji Socjalnej – zał. nr 1 do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Archiwum Państwowym wprowadzonego zarządzeniem nr 2/16 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 27.04.2016 r.; Nabór i wprowadzenie do pracy – zał. nr 1; Motywowanie – zał. nr 2; Rozwój i szkolenie – zał. nr 3. 2.3. Rozpoznane problemy W ramach przeprowadzonej w Archiwum diagnozy poszczególnych obszarów zarządzania zasobami uwzględniono: a) wnioski wypracowane podczas narad kierownictwa Archiwum; 5 Program zarządzania zasobami ludzkimi w AP Olsztyn na lata 2016-2018 b) wnioski pochodzące z wywiadów przeprowadzonych z wybranymi pracownikami; c) wnioski płynące z analiz i samoocen dokonywanych w ramach kontroli zarządczej; d) wnioski dostarczone przez zewnętrzne podmioty, z którymi współpracuje Archiwum. I. Organizacja ZZL w Archiwum W Archiwum funkcjonuje system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). EZD umożliwia bieżący monitoring, zwiększając tym samym klarowność działania i realizacji aktualnych zadań. Archiwum Państwowe w Olsztynie przywiązuje również uwagę do szkoleń wewnętrznych. W związku z tym niezwykle cenne okazuje się wykorzystywanie wiedzy i doświadczeń pracowników, którzy mogą aktywnie uczestniczyć w różnego rodzaju formach aktywności szkoleniowej. Działania zmierzające do stworzenia satysfakcjonujących warunków pracy opierają się na zasadzie równego traktowania pracowników oraz zapewnienia swobodnego dostępu do kursów, szkoleń, które mają służyć podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Obszar organizacji ZZL wymaga udoskonalenia w zakresie: a) pozyskiwania opinii pracowników związanych z ZZL; b) poprawy terminowości i samodzielnego przestrzegania obowiązujących terminów realizacji procedur; c) wspierania pracowników w realizacji procesów kadrowych; d) zapewnienia dostępu do aktualnej wiedzy dotyczącej przepisów regulujących stosunek pracy pracowników. II. Nabór i wprowadzenie do pracy Nabór i wprowadzenie do pracy nowych pracowników to niezwykle istotny obszar ZZL. Przestrzeganie standardów pozwala na zachowanie konkurencyjności oraz otwartości w trakcie procesu naboru nowego członka kadry. Odpowiednia realizacja tego obszaru strategicznego umożliwia wypełnianie zadań Archiwum. Niezwykle ważne jest uwzględnianie specyfiki wymagań i kwalifikacji związanych ze stanowiskiem pracy w poszczególnych komórkach organizacyjnych. W procesie naboru Archiwum przestrzega procedur dotyczących zasad i organizacji naboru do korpusu służby cywilnej, które określają i regulują zasady postępowania zawiązane z obsadzaniem wolnego stanowiska, tryb składania wniosku o wszczęcie procedury oraz przebieg etapów naboru. Obszar naboru wymaga udoskonalenia w zakresie: a) wprowadzenia procedur określających przebieg procesu adaptacji nowo zatrudnionego pracownika Archiwum. 6 Program zarządzania zasobami ludzkimi w AP Olsztyn na lata 2016-2018 III. Motywowanie Przyjazna atmosfera, odpowiednie warunki wykonywania pracy oraz możliwości rozwoju umiejętności i podnoszenia kwalifikacji stanowią podstawowe narzędzia motywujące kadrę Archiwum Państwowego w Olsztynie. Nie mniej istotną rolę odgrywa włączanie pracowników w proces decyzyjny. Określone warunki finansowe, w jakich funkcjonuje Archiwum wysuwają na pierwszy plan aktywność w zakresie rozwijania wśród kadry motywacji o charakterze pozapłacowym. Obszar motywowania wymaga udoskonalenia w zakresie: a) podejmowania działań ukierunkowanych na rozwój motywacji pozapłacowej, w tym możliwości rozwijania umiejętności; b) nagradzania za szczególne zaangażowanie i osiągnięcia pracownika. Wynagrodzenie Decyzje związane z podwyżkami, wypłacaniem nagród uznaniowych uzależnione są od możliwości finansowych Archiwum. W przypadku członków korpusu służby cywilnej kryteria w zakresie wynagrodzenia obejmują: charakter pełnionego stanowiska, poziom kwalifikacji, doświadczenia zawodowego, kompetencji oraz oceny realizacji zadań. IV. Ocena Oceny pracowników przeprowadza się w sposób rzetelny i zgodny z kryteriami. Zarówno kryteria, jak i wyniki oceny są znane ocenianym oraz oceniającym. W przypadku członka korpusu służby cywilnej ocena stanowi podstawę umożliwiającą ustalenie planu szkoleń, a także Indywidualnego Programu Rozwoju Zawodowego. Obszar oceny wymaga udoskonalenia w zakresie: a) dopracowania przepływu informacji zwrotnej do pracownika, związanej bezpośrednio z jego pracą i osiąganą efektywnością w realizacji zadań. V. Rozwój i szkolenia Polityka szkoleniowa w Archiwum Państwowym w Olsztynie jest związana z Indywidualnym Programem Rozwoju Zawodowego członka korpusu służby cywilnej. Corocznie w Archiwum opracowywane są plany szkoleń, związane bezpośrednio ze zgłaszanymi przez pracowników potrzebami szkoleniowymi. Istotną rolę odgrywają szkolenia wewnętrzne. Pracowników Archiwum zachęca się do podnoszenia kwalifikacji i rozwijania nowych umiejętności poprzez udział w konferencjach naukowych, kursach, studia podyplomowe. 7 Program zarządzania zasobami ludzkimi w AP Olsztyn na lata 2016-2018 Obszar rozwoju i szkolenia wymaga udoskonalenia w zakresie: a) rozbudowy procedur związanych z rozwojem zawodowym kadry; b) wypełnienia luki w ofercie szkoleń, kursów i warsztatów skierowanych odpowiadających potrzebom pracowników przy jednoczesnym uwzględnieniu ograniczeń finansowych Archiwum, które w znacznym stopniu decydują o aktywności kadry na omawianym obszarze. VI. Rozwiązanie stosunku pracy Standardy wyznaczone w tym obszarze mają umożliwić zapewnienie ciągłości i utrzymania efektywności pracy w Archiwum. Działania związane z rozwiązaniem stosunku pracy muszą uwzględniać przestrzeganie praw pracowniczych. Na wniosek pracownika rozwiązującego umowę o pracę bezpośredni zwierzchnik może wydać opinię związaną z jego dotychczasową pracą. Obszar rozwiązania stosunku pracy wymaga udoskonalenia w zakresie: a) przeprowadzania wywiadów wyjściowych i rozmów. 3. Cele oraz działania naprawcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w Archiwum w latach 2016-2018 Na podstawie zdiagnozowanych problemów Archiwum Państwowe w Olsztynie wyznaczyło następujące cele i działania naprawcze, które mają umożliwić ich realizację: Ad. I. Organizacja ZZL w Archiwum Cel: Dopracowanie organizacji w zakresie ZZL; dalsza praca nad podniesieniem kompetencji w obszarze zarządzania ZZL, w tym upowszechnianie aktualnych informacji dotyczących przepisów regulujących stosunek pracy pracowników; bardziej efektywne pozyskiwanie opinii pracowników związanej z ZZL; usprawnienie procedur związanych z terminową realizacją poszczególnych zadań. Działania naprawcze: Kontynuowanie działań zmierzających do uproszczenia i nadania większej przejrzystości dokumentom i instrukcjom; podejmowanie nowych inicjatyw związanych z przeszkoleniem kadry kierowniczej z zakresu ZZL; wspieranie kadry kierowniczej w realizacji procesów kadrowych; monitorowanie procesu upowszechniania dostępu do informacji o zmianach przepisów prawnych dotyczących stosunku pracy pracowników Archiwum. 8 Program zarządzania zasobami ludzkimi w AP Olsztyn na lata 2016-2018 Ad. II. Nabór i wprowadzenie do pracy Cel: Kontynuowanie i doskonalenie działań zmierzających do efektywnej realizacji potrzeb kadrowych oraz sprawnego wprowadzania nowo zatrudnionych pracowników w zakres obowiązków. Działania naprawcze: Wprowadzenie procedur określających przebieg procesu adaptacji nowo zatrudnionego pracownika Archiwum. Ad. III. Motywowanie Cel: Dopracowanie warunków awansowania pracowników; wprowadzenie katalogu środków motywowania pozafinansowego. Działania naprawcze: Kontynuowanie inicjatyw związanych z przeszkoleniem przełożonych w zakresie wykorzystania narzędzi motywacyjnych o charakterze pozafinansowym, m.in. za pomocą stwarzania warunków samorealizacji i możliwości godzenia obowiązków zawodowych z życiem prywatnym; stworzenie wraz z kadrą kierowniczą wewnętrznego katalogu środków motywowania pozafinansowego. Ad. IV. Ocena Cel: Dbanie o trwałe utrzymanie przejrzystego i obiektywnego systemu ocen; dopracowanie procedury przekazywania pracownikom informacji związanej z ich pracą i jej efektami. Działania naprawcze: Zwiększenie efektywności narad i spotkań organizowanych w każdej komórce organizacyjnej. Ad. V. Rozwój i szkolenia Cel: Kontynuacja działań zmierzających do podniesienia i rozwijania kompetencji oraz umiejętności pracowników Archiwum; rozwijanie oferty szkoleń wewnętrznych; zachęcanie pracowników do uczestnictwa w szkoleniach, kursach, warsztatach i stażach. Działania naprawcze: Kontynuacja corocznych przeglądów IPRZ; zwiększenie roli szkoleń o wewnętrznych. Ad. VI. Rozwiązanie stosunku pracy Cel: Udoskonalenie narzędzi służących do ustalenia przyczyn rezygnacji z pracy. Działanie naprawcze: Wdrożenie procedury wywiadu wyjściowego. 9 Program zarządzania zasobami ludzkimi w AP Olsztyn na lata 2016-2018 4. Harmonogram działań na lata 2016-2018 Działanie nr Forma wdrożenia Termin realizacji Osób odpowiedzialna Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi w Archiwum Szkolenie kadry kierowniczej w zakresie ZZL Szkolenie kadry kierowniczej Szkolenie kadry kierowniczej w zakresie ZZL I półrocze 2016 r. Dyrektor Archiwum I półrocze 2017 r. Dyrektor Archiwum I półrocze 2018 r. Dyrektor Archiwum 1.4. Monitoring, udzielanie pomocy Na bieżąco Dyrektor Archiwum 1.5. Udostępnianie informacji Udostępnianie wzorów dokumentów w formie elektronicznej Przegląd dokumentów Na bieżąco Specjalista ds. kadr Na bieżąco Administrator sieci I półrocze 2017 r. Komisja doraźna 1.1. 1.2. 1.3. 1.6. 1.7. Nabór i wprowadzenie do pracy 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. Analiza i korekta opisów stanowisk Opracowanie procedur określających przebieg procesu adaptacji nowo zatrudnionego pracownika Opracowanie procedur określających przebieg procesu adaptacji nowo zatrudnionego pracownika Szkolenie kadry kierowniczej Instruktaż, samokształcenie Instruktaż, samokształcenie I półrocze 2017 r. I kwartał 2016 r. Zespół Wartościujący w Archiwum Kolegium przy Dyrektorze I kwartał 2017 r. Kolegium przy Dyrektorze I kwartał 2017 r. 2016 r. Zastępca dyrektora Archiwum Komisja ds. naboru 2017 r. Komisja ds. naboru Motywowanie 3.1. 3.2. Zapoznanie się z dokumentami Analiza i nowelizacja przepisów III kwartał 2016 r. III kwartał 2016 r. Dyrektor Archiwum, Główna Księgowa Dyrektor Archiwum 10 Program zarządzania zasobami ludzkimi w AP Olsztyn na lata 2016-2018 3.3. 3.4. 3.5. wewnętrznych Szkolenie kadry kierowniczej Szkolenie kadry kierowniczej Szkolenie kadry kierowniczej I półrocze 2016 r. I półrocze 2017 r. I półrocze 2018 r. Zastępca dyrektora Archiwum Zastępca Dyrektora Archiwum Zastępca Dyrektora Archiwum Ocena pracowników 4.1. 4.2. 4.3. Narady wewnętrzne w komórkach organizacyjnych Spotkanie informacyjne Aktualizacja wartościowania stanowisk pracy w następstwie zmiany opisów Raz na pół roku Kierownicy komórek organizacyjnych Raz na pół roku Dyrektor Archiwum, Specjalista ds. kadr Zespół Wartościujący w Archiwum I półrocze 2016 r. Rozwój i szkolenia 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. Spotkanie informacyjne Realizacja IPRZ II półrocze 2016 r. Przegląd kompetencji pracowników Szkolenie kadry kierowniczej Szkolenie kadry kierowniczej IV kwartał każdego roku II kwartał 2016 r. II półrocze 2016 r. II kwartał 2017 r. Dyrektor Archiwum, Specjalista ds. kadr Kierownicy komórek organizacyjnych Kolegium przy Dyrektorze Archiwum Zastępca Dyrektora Archiwum Zastępca Dyrektora Archiwum Rozwiązanie stosunku pracy 6.1. Wdrożenie procedury wywiadu wyjściowego II kwartał 2017 r. Dyrektor Archiwum, Specjalista ds. kadr 5. Monitoring i ewaluacja ZZL Program zarządzania zasobami ludzkimi w Archiwum Państwowym w Olsztynie będzie podlegał monitorowaniu, które umożliwi analizę uzyskanych efektów związanych z jego wdrożeniem. Monitoring pozwoli ponadto na uwzględnienie zmian legislacyjnych czy możliwości budżetowych Archiwum, które zostaną wprowadzone w formie aktualizacji wybranych elementów Programu. Efekty realizacji Programu Zarządzania Zasobami Ludzkimi będą co roku kontrolowane i przedkładane Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Olsztynie. 11
