Organizacja i zarządzanie

1
Organizacja zarządzania i
zarządzanie kapitałem ludzkim
czyli współczesne zarządzanie
Jerzy A.Kisielnicki
2
Projekt :
„Odpowiedź na wyzwania gospodarki opartej na wiedzy: nowy
program nauczania na WSHiP”.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego.
3
Kontakt
Dyżury
Centrum Kształcenia Podyplomowego
Pokój 56
Tel. 509603572
Kontakt e- mailowy;
[email protected]
[email protected]
4
CEL i METODA
Poznanie nowych narzędzi dla skutecznego i
efektywnego zarządzania współczesną
organizacją
Umiejętność rozwiązania w grupie problemu
polegającego na zastosowanie teorii w
praktyce
Tyle wykładów co konieczne a jak najwięcej
pytań dyskusji, opracowań zespołowych i
prezentacji.
To są studia MBA
5
Wymagania
 Aktywność
 Kreatywność
 Opracowanie Casu i jego złożenie
 Prezentacja wybranych Casów
6
Program













Pojęcia –Dylematy
Praca grupowa
Analiza systemowa i jej implikacje
Procesy decyzyjne algorytmy i heurystyki
Zarządzanie przez cele i zadania
Organizowanie: struktury, konflikty, władza, projektowanie
struktur organizacyjnych
Zarządzanie kompetencjami i motywowanie
Zarządzanie przez kontrolę
Zarządzenie zmianami
Zarządzanie projektami
Zarządzanie jakością -TQM
Zarządzanie wiedzą
Doskonalenie systemu zarządzania – kaizen reenginering
7
Literatura rekomendowana - podstawowa
 J. Kisielnicki; Zarządzanie , PWE , Warszawa 2008
 J. A. Stoner, R. E. Freeman, D. Gilbert: Kierowanie,
PWE, Warszawa, 2004
 A. Koźmiński, W. Piotrowski, red.; Zarządzanie, PWN,
Warszawa, 2007
 H. Król, A. Ludwiczyński, (red), Zarządzanie zasobami
ludzkimi, PWN, Warszawa, 2008
8
Literatura dla ciekawskich uzupełniająca
Drucker P.F.; Skuteczne zarządzanie, PWN, Warszawa,
1999.
W.Grudzewski, I.Hejduk; Projektowanie systemów
zarządzania, Difin, Warszawa 2004
S. P. Robbins, D. DeCenzo: Podstawy zarządzania,
PWE, Warszawa, 2002
A.K. Koźmiński, W. Jachimowicz: Podstawy
zarządzania, Profesjonalne Wydawnictwo, Warszawa
2008,
J.Kisielnicki, MIS czyli systemy informacyjne
zarządzania, Placet Warszawa 2008
9
Podstawowe pojęcia - plan
 Zarządzanie
 Organizacja
 Kierownik
 Pracownik
 Dylematy zarządzania
 Modele
10
Zarządzanie jako nauka
Zarządzanie jest zestawem działań obejmujących
planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie,
przewodzenie, skierowanych na zasoby organizacji i
wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w
sposób sprawny i skuteczny.
„Zarządzanie dotyczy ludzi”
P. Drucker
Zarządzanie jako nauka powiązana jest: ekonomią z której się
wywodzi, matematyką i informatyką, naukami społecznymi
( filozofią, psychologią, socjologią), prawem.
11
Co było czyli historyczne przełomowe
przedsięwzięcia w zarządzaniu?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
5000 p.n.e. Sumerowie Użycie pisma dla zapisu reguł postępowania
dla handlu i rządu.
4000-2000 p.n.e. Egipcjanie Organizacja 100 000 ludzi konstrukcji
piramid.
2000-1700 p.n.e. Babilon Kodeks Hammurabiego, w którym
nastąpiła standaryzacja m. in. praw, kar i wag.
300 p.n.e. – 300 n.e. Rzymianie Użycie efektywnych metod
komunikacji i centralizacji zarządu.
1300 Wenecjanie Zasady prawne dla handlu.
1500 Machiaveli Przewodnik – zasady dla personal power.
1776 Adam Smith Organizacja wydziałów pracy, jako podstaw
organizacji kierowania.
12
Słowa kluczowe
 Organizacja
 Zarządzanie
 Kierownik
 Pracownik
 Infrastruktura zarządzania
 Metody i techniki zarządzania
 Szkoły zarządzania
13
Zarządzanie w ujęciu:
 Makro zarządzanie
 Mezo zarządzanie
 Mikro zarządzanie
14
Dylematy zarządzania
 Nauka czy sztuka?
 Miękkie czy twarde?
15
Model McKinseya
Wspólne
wartości
Strategia
Systemy
Struktur
a
Umiejętnośc
i
Style
zarządzania
Kadry
16
Elementy twardego i miękkiego zarządzania
Twarde zarządzania to trzy górne elementy modelu przedstawione na
rysunku a mianowicie:
 Strategie, które są najczęściej wspierane i budowane na podstawie
sformalizowanych metod.
 Struktury, którymi są formalne modele.
 Systemy, którymi są sformalizowane procedury postępowania.
Miękkie zarządzanie to:
 Umiejętności.
 Kadry.
 Style zarządzania.
Miękkie i twarde podejścia do zarządzania wpływają na wspólne
wartości, które możemy określić jako podejście mieszane
17
Podejście miękkie
Podstawa, każdego procesu zarządzania jest analiza
problemu, który mamy rozwiązać.
W podejściu miękkim, model ten też jest również „miękki’,
czyli jest to opis. Jest to model konceptualny albo
semantyczny. Również mówimy o podejściu, socjo psychologicznym lub o podejściu społecznym.
Analizę systemu zarządzania postrzega się jako
przedsięwzięcie społeczne. Na podstawie praktyki można
stwierdzić, że podejście twarde, obiektowe często jest
poprzedzone podejściem socjo – psychologicznym.
18
Elementy miękkiego zarządznia
 Etyka
 Kultura organizacji [artyfakty, wartości, normy, polityka
organizacji]
 Kultowość
19
Podejście twarde
W podejściu twardym, często nazywanym inżynieryjnym
model problemu jest precyzyjny i w miarę jednoznaczny.
Powstał on przy użyciu określonych technik
sformalizowanych i oprogramowania komputerowego.
Analiza problemu powinna być przedstawiona przy
pomocy określonego dokumentu.
Uwaga: Większe firmy tworzące oprogramowanie
wspomagające zarządzanie takie jak IBM, Oracle, SAP
mają również własną metodykę wg., których wypełnia się
obowiązujące w nich formularze.
20
Organizacja -pojęcie
ORGANIZACJĘ TWORZĄ LUDZIE , KTÓRZY
WSPÓŁPRACUJĄ PO TO ABY OSIĄGNĄĆ
OKTEŚLONE CELE
Pojęcie organizacji w ujęciu:
 Rzeczowym
 Atrybutowym
 Czynnościowym
21
Organizacja - hierarchia
22
Organizacja elastyczna
23
Organizacja symbole
24
Organizacja - informacje
25
Kokpit zarządzania ® (architektura)
Procesy wewnętrzne
produktywność
+ polepszenie jakości
Kluczowe wskaźniki finansowe
+ status i trendy krytycznych
czynników sukcesu
Rynek, klienci
+ konkurencja
Monitorowanie
strategicznych
projektów
26
Jak to wygląda, czyli raport „FLASH”…
Zielone tło
oznacza
wykonanie celu
Raporty
„Flash”
Czerwone tło oznacza
nie wykonanie celu
Predefiniowane
raporty (wskaźniki)
Wielowymiarowy model
danych (OLAP)
Dane źródłowe
Strzałka oznacza
kierunek trendu
Czerwone tło oznacza
nie wykonanie celu
Strzałka wskazuje
obecną wartość
wskaźnika
Zielone tło
oznacza
wykonanie celu
27
28
Organizacja - określenia
 Układ ludzi zebranych w celu osiągnięcia wspólnego
celu.
 Względnie wyodrębniona z otoczenia całość ludzkiego
działania mająca określoną strukturę i skierowaną na
osiągnięcie celu lub celów.
 Pewien szczególny rodzaj stosunku części do siebie i do
całości, stosunek ten polega na tym, że części współ
przyczyniają się do powodzenia całości (Kotarbiński)
29
Przedsiębiorstwo
Przedsiębiorstwo (firma) jest to względnie autonomiczna
organizacja, która dąży do osiągania korzyści
ekonomicznych.
Składa się z:
 z co najmniej jednej jednostki regulującej działalność
gospodarczą,
 z co najmniej jednej jednostki realizującej materialne
procesy gospodarcze.
30
Podstawowe rodzaje organizacji
 Jednostki wojskowe i wojskowo podobne (rozkazywanie)
 Urzędy państwowe, służba publiczna (administrowanie)
 Organizacje gospodarcze, przedsiębiorstwa
(zarządzanie)
 Organy władzy państwowej, partie polityczne (polityka)
31
Pytania




Czy administracja publiczna z punktu widzenia
zarządzania zasobami ludzkimi upodabnia się do
biznesu?
W jakim zakresie teoria konwergencji jest tu
zasadna?
Jakie jest Państwa doświadczenie?
Jakie są Państwa sugestie i prognozy?
32
Plan najbliższych działań



Materiały UE o jakości i przygotowanie dyskusji
panelowej [ w kwietniu]
Analiza przypadków czyli do odważnych świat
należy
Organizacja zespołów dla realizacji zadań
specjalnych
33
Organizacje administracji publicznej elementy




Cel lub Cele ( Zadania)
Struktura
Środki techniczne
Ludzie:
 Wykonawcy
 Kierownicy
34
MODEL ORGANIZACJI
 A
LUDZIE
NARZĘDZIA
CELE
35
36
Obszary analizy organizacji
MAKROOTOCZENIE
ekonomiczne
demograficzne
OTOCZENIE
KONKURENCYJNE
polityczne
społeczne
klienci
ORGANIZACJA
dostawcy
prawne
konkurenci istniejący
potencjalni
międzynarodowe
technologiczne
37
Organizowanie – pojęcie i zadania
Proces łączenia osobowych i rzeczowych
składników działania, jak również
zorganizowanych już działań (działanie
zorganizowane) w systemy bardziej
złożone, przystosowane do zaspokajania
określonych potrzeb, a w wielu
przypadkach do samo odtwarzania także
własnej struktury.
38
Organizowanie -Realizacja
Jest to proces który dokonuje się zazwyczaj w
trzech wzajemnie powiązanych strefach:
1. Poszukiwania i dobór ludzi i innych obiektów
2. Pozyskiwanie ich oraz kształtowanie się więzi,
między nimi dla realizacji wyznaczonych
działań
3. Zachowanie gotowości do realizacji procesu
mimo zmian niezależnych, czyli doprowadzenie
do układu stabilnego
39
Organizacja
Organizacja w ujęciu:
 rzeczowym
 czynnościowym
 atrybutowym (cechy organizacji)
40
Organizacja- Metafory
Organizacja jako mózg przetwarzający
informacje.
Organizacja jako maszyna.
Organizacja jako organizm.
Organizacja jako kultury.
Organizacja jako system polityczny.
Organizacja jako psychiczne więzienie.
Organizacja jako przepływ i transformacja.
Organizacja jako narzędzia dominacji.
(G. Morgan; Obrazy organizacji)
41
Cechy charakteryzujące zarządzania
wg P. F. Druckera.
 Zarządzanie dotyczy przede wszystkim ludzi.
 Zarządzanie jest głęboko osadzone w kulturze.
 Zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych wartości,
celów, działania i zadań.
 Zarządzanie powinno pozwolić na to, aby organizacja
była zdolna do uczenia się i do adaptacji.
 Zarządzanie wymaga komunikowania się.
 Zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu
wskaźników dla monitorowania organizacji.
 Zarządzanie musi być zorientowane na zadowolonego
klienta.
42
Zarządzanie - Cykl
 Planowanie
 Organizowanie
 Przewodzenie
 Kontrola
 Planowanie
 ……….
43
Administrowanie
Uproszczone zarządzanie oparte na
podległości wydawanych przez instytucję
zwierzchnią dyrektywach (poleceniach,
instrukcjach) z reguły rutynowych i
sformalizowanych które mają postać
regulaminów, zaleceń, rozporządzeń itp.
44
Proces administrowania - zadania
1. Planowanie i ich zakres:
Wyznaczenie celów organizacji i celów jednostkowych.
Określenie sposobów ich osiągnięcia.
2. Organizowanie.
Zaprojektowanie i wdrożenie organizacji, która
zapewni skuteczne wykonanie programów.
Dobór, rozmieszczenie i wyszkolenie pracowników.
3. Przewodzenie (kierowanie, motywowanie, inicjowanie)
jako praca bezpośrednia z ludźmi.
4. Kontrolowanie.
Określenie mierników efektywności i porównanie z
miernikami normatywnymi.
Korygowanie działań.
45
Biurokracja
Biurokracja – sprawowanie władzy przez
urzędników.
Biurokracja wg M. Webera jest:
 Sposobem sprawowania władzy w
organizacji.
 Typem porządku społecznego
nastawionego na bezosobowość,
efektywność, pewność działań.
46
Biurokratyzm
Biurokratyzm oznacza:
1. W sensie socjologicznym – warstwę społeczną
urzędników wykonujących odpłatnie funkcje
administracyjne.
2. W sensie organizacyjnym – system zarządzania oparty
na wykonywaniu funkcji administracyjnych przez
odpowiednio wyselekcjonowanych i wyszkolonych
ekspertów, działających na podstawie bezosobowych
przepisów, zgrupowanych w wyodrębnionych i
zhierarchizowanych biurach i otrzymujących regularne
pensje.
3. Patologiczne ograniczenie sprawności działania
instytucji w wysokim stopniu sformalizowanych.
47
Podstawowe założenia
idealnej biurokracji
1. Zachowanie uczestników w organizacji określone są
przez normy prawne, które tworzą system zasad
regulujących działania.
2. Struktura organizacyjna tworzona jest przez
bezosobowy, prawnie ustalony porządek nastawiony na
realizację celu.
3. Zakres posłuszeństwa określają przepisy prawne, które:

wykluczają dobrowolność i arbitralność decyzji,

wyznaczają strefę kompetencji jak też sankcje.
4. Organizację opiera się na zasadzie hierarchii.
48
Podstawowe założenia
idealnej biurokracji c.d.
5. Hierarchię organizacji stanowi układ szczebli kariery
otwarty przed każdym kto spełnia wymagania
formalne.
6. Komunikacja określona przez przepisy i opiera się na
dokumentach pisanych.
7. Duża rola jednoosobowego kierownictwa, które wypiera
ciała kolegialne.
8. Pracownicy są tylko najemnymi pracownikami, co
prowadzi do oddzielania sfery zawodowej od sfery życia
prywatnego.
49
Podstawowe założenia
idealnej biurokracji c.d.
9. Pracownicy podlegają władzy tylko w zakresie
akceptowanej dowolnej umowy o pracę i regulaminach
pracy.
10. Urzędnicy są mianowani a nie wybierani.
11. Wynagrodzenie za pracę otrzymuje się zależnie od
pozycji jaką zajmuje się w hierarchii.
12. Sprawowanie urzędu biurokratycznego jest jedynym
lub zasadniczym zajęciem zawodowym urzędnika.
50
M. Crozier „błędne koło biurokracji”
Złe wyniki i frustracje wywołane są przez:
 zakres bezosobowych przepisów,
 centralizacje decyzji,
 izolacje każdej warstwy lub grupy,
 rozwój równoległych stosunków władzy co
powoduje powstanie nowych nacisków,
które utrwalają klimat będący przyczyną
frustracji.
51
Kierowanie – Zarządzanie – Pojęcia
 Sztuka realizacji czegoś za pośrednictwem innych ludzi
(Follett)
 Oddziaływanie obiektu kierującego na obiekt kierowany
tak aby obiekt kierowany działał (funkcjonował) w
kierunku realizacji założonego celu
52
Zarządzanie - pojęcie
„Zarządzanie jest zestawem działań
skierowanych na zasoby organizacji
(ludzkie, finansowe, rzeczowe i
informacyjne) i wykonywanych z
zamiarem osiągnięcia celów organizacji w
sposób sprawny i skuteczny”
R.W. Griffin [2005 s. 98]
53
Zarządzanie – miary
Proces realizacji celów przez zespół ludzi w
sposób sprawny i skuteczny.
Skuteczność oznacza realizacje celu zgodnie z
określonymi założeniami.
Sprawność oznacza realizacje celu w sposób
poprawny i dotyczy analizy relacji między
nakładami a efektami.
54
T.J.Peters i R.H.Warterman
Zasady doskonałego zarządzania







Skłonność do działania: raczej zrobić coś - cokolwiek - niż poddać
zagadnienie kolejnym cyklom analiz i sprawozdań komitetów.
Trzymanie się blisko klienta, jego preferencji i zaspokojenie ich.
Autonomia i przedsiębiorczość; rozbicie koncernu na wiele małych
przedsiębiorstw oraz zachęcanie ich do samodzielności i
konkurencyjności.
Wydajność dzięki ludziom: wytworzenie u wszystkich
pracowników świadomości, że ich możliwie dobra praca ma
zasadnicze znaczenie i że będą mieli udział w korzyściach.
Bezpośredni kontakt, kierownicy powinni trzymać się blisko
podstawowej działalności firmy.
Specjalność: praca w dziedzinie, na której firma zna się najlepiej.
Prosta struktura, nieliczny sztab, niewiele szczebli zarządzania,
niewiele ludzi na wyższych stanowiskach.
55
Kierownicy i ich miejsce w organizacji
1. Kierownicy pracują z ludźmi i przez ludzi.
2. Kierownicy stanowią kanały komunikacji w organizacji
3. Kierownicy są odpowiedzialni i ponoszą
odpowiedzialność za własną pracę i za pracę innych
4. Kierownicy doprowadzają do równowagi między
konkurencyjnymi celami i ustalają priorytety.
5. Kierownicy muszą myśleć analitycznie i syntetycznie.
6. Kierownicy są rozjemcami.
7. Kierownicy są politykami.
8. Kierownicy są symbolami.
9. Kierownicy podejmują trudne decyzje.
56
Role kierownicze wg Mintzberga
tzw. zorganizowany zbiór zachowań
Formalny Autorytet
i Pozycja
Role międzyludzkie
Role informacyjne
Role decyzyjne
•Rola
reprezentacyjna
•Przywódca
•Łącznik.
•Monitor
•Upowszechniający
•Przedsiębiorca
57
Kierownicy i ich podstawowe grupy
1. Szczeble organizacji:

Najniższy szczebel – operacyjny

Średni szczebel – taktyczny

Najwyższy szczebel –
strategiczny
2. Zakres kierowanych działań:

Specjalistyczny, funkcjonalny

Ogólny
58
Umiejętności skutecznego kierownika
 Techniczne – korzystanie z istniejących procedur,
narzędzi i technik
 Interpersonalne – zdolności do współpracy z
innymi ludźmi i ich motywowania
 Koncepcyjne – koordynowania różnych zadań i
czynności – wizjonerstwo
 Polityczne – budowanie bazy władzy i nawiązanie
odpowiednich stosunków
59
Kierowanie teorii organizacji
{Henri Fayol}
Kierowanie nie jest tylko sprawą talentu, lecz
umiejętności.
Podział działalności kierowania na:
1. Znajomość przepisów.
2. Umiejętność kierowania zespołem.
3. Odporność na stresy.
4. Znajomość TI.
5. Dobre relacje z przełożonymi.
60
Umiejętności niezbędne
do skutecznego zarządzania
Kierownicy
pierwszego
poziomu
Kierownicy
średniego
poziomu
Twórcze 5%
Twórcze 10%
Współdziałanie
z ludźmi 25%
Kierownicy
naczelnego
poziomu
Twórcze 60%
Współdziałanie z
ludźmi 60%
Techniczne 70%
Techniczne 30%
Współdziałanie
z ludźmi 30%
Techniczne 10%
61
Pożądane cechy współczesnego kierownika




Umiejętność myślenia systemowego, które pozwala na rozumienie złożonego i
dynamicznego świata i szukania powiązań miedzy różnymi sferami życia a
organizacją, zdolność syntezy informacji.
Umiejętność działania w wielo-kulturowym otoczeniu niezbędnym do
zarządzania wielonarodową organizacją i umiejętność wprowadzania jej na
nowy rynek, – co oznacza konieczność znajomości języków, kultury i historii
innych krajów.
Gotowość do ustawicznej nauki, otwarte nastawienie do zmian i chęć
szybkiego przystosowania się do nich.
Pozytywne cechy osobowości i wysokie standardy zachowań, które pozwala
na profesjonalne i kulturowe kontakty z innymi ludźmi, szanowanie cudzych
poglądów i interesów, wrażliwość społeczna, umiejętność kierowania ludźmi
i rozwiązywania konfliktu.
62
Dylematy kierownika


Dylematy lojalności,
Dylematy etyczne.
 Lojalność jest postrzegana jako: posłuszeństwo, wysiłek,
wiarygodność i skuteczność działań, ochrona, uczciwość
 Etyka postrzegana jest przez pryzmat własnego interesu,
prawa, religii, zasad powszechnego postępowania
Problemem, to pogodzenie dylematów lojalności i
etycznych.
63
R.A. Webber kluczowe wymagania kierowników
do swoich podwładnych
1. Bądź mi posłuszny,
2. pracuj ciężko,
3. odnoś sukcesy bez względu na koszt,
4. ochraniaj mnie, nie daj mi źle wypaść,
5. mów mi prawdę.
64
Podsumowanie
Zarządzanie organizacja, aby spełniało założone cele
powinno być systemowe (całościowe), elastyczne a więc
otwarte na zmieniające się otoczenie. Organizacja musi
dostosować się do zmieniającego się świata, a tam gdzie
jest możliwe, je kształtować tak, aby zrealizować cele
organizacji.
 Dla organizacji najważniejsi są petenci - główny motor
jej funkcjonowania. Zarządzanie powinno być sprawne
i skuteczne to znaczy:
1. prowadzić do realizacji zamierzonego celu,
2. w określonym przedziale czasu, uzyskane efekty winny
być większe niż poniesione koszty.
65
Do pomyślenia i do dyskusji




Jakim chciałbyś być kierownikiem?
Jakiego kierownika chciałbyś mieć?
Jaki powinien być Twój podwładny?
Jakie powinny być relacje z Twoim szefem i
podwładnymi?
 Jakie kwalifikacje powinien mieć Twój szef a
jakie Ty?
66
Czy to wystarczy?
Praca w grupach:
Jakie powinny być cechy współczesnego kierownika w
urzędzie administracji rządowej a w jakie samorządowej
na szczeblu:
Strategicznym
Operacyjnym
Podziel te umiejętności w ujęciu formalnym i
nieformalnym
Uwaga: Pominięto szczebel taktyczny
67
I blok za nami dziękuje za współpracę
68