ZARZĄDZANIE i KONTROLA FUNDUSZU SPÓJNOŚCI OGÓLNY
advertisement
Zarządzanie i Kontrola Funduszu Spójności OGÓLNY PODRĘCZNIK Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej Warszawa, czerwiec 2003 Spis treści 1 Wprowadzenie ............................................................................................................................ 4 2 Terminologia............................................................................................................................... 6 2.1 2.2 3 Struktury Organizacyjne ...................................................................................................... 6 Dokumenty i Akty Prawne ................................................................................................... 7 System zarządzania i kontroli ................................................................................................. 10 3.1 Instytucje w systemie zarządzania i kontroli i ich zadania ................................................ 10 3.1.1 Instytucja Zarządzająca .............................................................................................. 12 3.1.2 Instytucja Płatnicza .................................................................................................... 13 3.1.3 Instytucje pośredniczące, instytucje wdrażające, końcowi odbiorcy ......................... 14 3.1.3.1 Sektor Środowiska ............................................................................................. 14 3.1.3.2 Sektor Transportu ............................................................................................... 15 3.2 Audyt wewnętrzny i kontrola wewnętrzna ........................................................................ 16 3.2.1 Zakres audytu wewnętrznego..................................................................................... 16 3.2.1.1 Definicja i cele audytu wewnętrznego ............................................................... 16 3.2.1.2 Plan audytu ......................................................................................................... 16 3.2.1.3 Standardy audytu wewnętrznego i podręczniki procedur .................................. 16 3.2.1.4 Egzaminy dla audytorów wewnętrznych .......................................................... 17 3.2.1.5 Główny inspektor audytu wewnętrznego ........................................................... 17 3.2.2 System wewnętrznej kontroli finansowej .................................................................. 17 3.2.2.1 Przepisy ogólne .................................................................................................. 17 3.2.2.2 Wykonywanie wewnętrznej kontroli finansowej ............................................... 17 3.2.3 Audyt wewnętrzny i kontrola wewnętrzna w jednostkach nienależących do sektora finansów publicznych ................................................................................................................ 18 3.3 Kontrola skarbowa środków Funduszu Spójności ............................................................. 18 3.3.1 Biuro ds. Poświadczeń Środków Pochodzących z UE .............................................. 18 3.3.2 Kontrola skarbowa ..................................................................................................... 18 3.4 Kontrola zewnętrzna .......................................................................................................... 18 4 Programowanie Funduszu Spójności ................................................................................... 19 4.1 Podstawowe zasady............................................................................................................ 19 4.1.1 Strategiczne podejście ................................................................................................ 19 4.1.2 Wielkość projektów ................................................................................................... 20 4.1.3 Przygotowanie projektów .......................................................................................... 20 4.1.4 Udział Funduszu Spójności ........................................................................................ 20 4.1.5 Wybór projektów ....................................................................................................... 20 4.2 Proces programowania ....................................................................................................... 20 4.2.1 Koordynacja programowania ..................................................................................... 20 4.2.1.1 Sektor środowiska .............................................................................................. 21 4.2.1.1.1 Wybór projektów ............................................................................................. 21 4.2.1.2 Sektor transportu ................................................................................................ 26 4.2.1.2.1 Wybór projektów ............................................................................................. 27 4.2.1.2.2 Przygotowanie przedsięwzięcia ....................................................................... 28 4.2.2 Ocena projektów ........................................................................................................ 29 5 Mechanizmy wdrażania poszczególnych projektów ............................................................. 29 5.1 Aspekty ogólne .................................................................................................................. 29 5.2 Wydanie decyzji przez Komisję Europejską oraz tryb wnioskowania o zmianę decyzji .. 30 5.3 Realizacja projektu ............................................................................................................. 30 5.4 Przetargi i zawieranie kontraktów z wykonawcami .......................................................... 31 5.4.1 Ogólne zasady ............................................................................................................ 31 2 5.4.2 Ogólne zasady kontroli zamówień publicznych ........................................................ 31 5.4.3 Sankcje za naruszenie procedur ................................................................................. 32 5.4.4 Szczegółowe zasady kontroli ex ante zamówień publicznych................................... 33 5.4.4.1 System kontroli ex ante w sektorze środowiska ................................................ 33 5.4.4.2 System kontroli ex ante w sektorze transportu. ................................................. 33 5.5 Kwalifikowalność .............................................................................................................. 35 6 Zasady finansowania................................................................................................................ 36 6.1 System naliczania rocznych zobowiązań ........................................................................... 36 6.2 Zasady i procedury dotyczące zarządzania finansowego .................................................. 37 6.2.1 Harmonogramy płatności ........................................................................................... 37 6.2.2 Współfinansowanie .................................................................................................... 37 6.2.3 Ustalenie kursu przeliczeniowego ............................................................................. 37 6.2.4 Koszty bankowe ......................................................................................................... 37 6.2.5 Odsetki ....................................................................................................................... 38 6.2.6 Windykacje nienależnych płatności ........................................................................... 38 6.2.6.1 Windykacja płatności dokonanych na skutek nieprawidłowości ....................... 38 6.2.6.2 Windykacja płatności niezrealizowanych .......................................................... 38 6.3 Przepływy finansowe ......................................................................................................... 39 6.4 Struktura rachunków .......................................................................................................... 40 6.5 Opis transferów z UE ......................................................................................................... 42 6.5.1 Przekazywanie środków z Komisji Europejskiej ....................................................... 42 6.5.2 Wnioskowanie o płatność do Komisji Europejskiej - tzw. duża refundacja .............. 42 6.5.2.1 Płatność zaliczkowa ........................................................................................... 42 6.5.2.2 Płatność pośrednia.............................................................................................. 42 6.5.2.3 Płatność końcowa ............................................................................................... 43 6.5.3 Wnioskowanie o płatność do Instytucji Płatniczej - tzw. mała refundacja ................ 44 7 System SIMIK .......................................................................................................................... 45 8 Monitorowanie ......................................................................................................................... 45 8.1 Ogólne zasady monitorowania ........................................................................................... 45 8.2 Komitet monitorujący funduszu spójności ........................................................................ 45 8.3 Sprawozdawczość .............................................................................................................. 46 8.3.1 Sprawozdania dotyczące nieprawidłowości ............................................................... 46 8.3.2 Sprawozdania ad hoc ................................................................................................. 46 8.3.3 Raport końcowy ......................................................................................................... 46 8.4 Monitoring w miejscu realizacji przedsięwzięcia .............................................................. 47 9 Ocena ex post realizacji projektów ......................................................................................... 47 10 Archiwizacja ......................................................................................................................... 47 11 Informowanie i promocja .................................................................................................... 47 3 Niniejszy podręcznik jest przeznaczony przede wszystkim dla instytucji odpowiedzialnych za zarządzanie, wdrażanie i kontrolę Funduszu Spójności w Polsce. Celem niniejszego podręcznika jest przedstawienie: regulacji prawnych stanowiących podstawę zarządzania i kontroli Funduszu Spójności instytucjonalnego systemu zarządzania i kontroli Funduszu Spójności podstawowych zadań poszczególnych instytucji, jak i obowiązujących zasad związanych z wdrażaniem projektów z Funduszy Spójności. Stanowi on punkt wyjścia do przygotowania szczegółowych podręczników procedur wewnętrznych poszczególnych instytucji określonych w tym podręczniku. Podręcznik ten jest także polecany potencjalnym beneficjentom końcowym Funduszu Spójności. 1 Wprowadzenie Jednym z głównych celów Unii Europejskiej jest zmniejszenie dysproporcji w poziomach rozwoju różnych regionów oraz opóźnienia regionów najmniej uprzywilejowanych. W związku z powyższym, państwa członkowskie zobowiązane są do solidarnego postępowania w ramach prowadzonych polityk tak, aby urzeczywistniać postawione sobie założenia. Fundusz Spójności jako instrument polityki spójności gospodarczej i społecznej, realizuje te założenia, wnosząc wkład finansowy do projektów w dziedzinie środowiska naturalnego oraz sieci transeuropejskich w zakresie infrastruktury transportu. Przyczynia on się także do zapewnienia równowagi gospodarczej i społecznej krajów członkowskich, między innymi w celu spełnienia kryteriów konwergencji określonych w art. 104 Traktatu o ustanowieniu Wspólnoty Europejskiej. Fundusz Spójności został utworzony na mocy postanowień art. 161 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską. Rada Unii Europejskiej powołała do życia ten instrument finansowy, Rozporządzeniem Rady nr 1164/94/WE z dnia 16 maja 1994 r., którego przepisy weszły w życie w dniu 26 maja 1994 r. Zastąpiły one postanowienia Rozporządzenia Rady nr 792/93/EWG z dnia 30 marca 1993 r. odnoszące się do finansowego instrumentu spójności, którego obowiązywanie zostało ograniczone do czasu wejścia w życie właściwego rozporządzenia powołującego Fundusz Spójności. Rozporządzenie Rady nr 1164/94/WE zostało zmienione 21 czerwca 1999 r. dwoma Rozporządzeniami Rady nr 1264/99/WE i 1265/99/WE. Zakres działania Funduszu Spójności obejmuje pomoc o zasięgu krajowym, a nie regionalnym jak to ma miejsce w przypadku funduszy strukturalnych. Instrument ten nie należy do funduszy strukturalnych. Początkowo wsparcie dla wybranych członków UE zaplanowano na lata 1993 – 99, jednak na szczycie Unii Europejskiej w Berlinie postanowiono przedłużyć jego funkcjonowanie do 2006 r. 4 Środki finansowe Funduszu Spójności są kierowane do państw członkowskich, w których produkt narodowy brutto (PNB) per capita na jednego mieszkańca jest niższy niż 90% przeciętnej w państwach Unii Europejskiej, oraz w których opracowany został program zmierzający do spełnienia kryteriów konwergencji ustalonych w art. 104 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską. Projekty finansowane z Funduszu Spójności powinny być zgodne z postanowieniami Traktatów, przyjętymi zgodnie z nimi instrumentami oraz politykami wspólnotowymi łącznie z polityką ochrony środowiska, transportową, w dziedzinie sieci transeuropejskich, polityką konkurencji oraz polityką zamówień publicznych. Przedsięwzięcia finansowane z Funduszu Spójności nie mogą być równocześnie finansowane z funduszy strukturalnych. Od 2000 r. Polska korzysta z Przedakcesyjnego Instrumentu Polityki Strukturalnej (ISPA), który został utworzony na mocy Rozporządzenia Rady nr 1267/99 z 21 czerwca 1999 r. Z chwilą przystąpienia do Unii Europejskiej Polska przestanie być beneficjentem tego instrumentu. Wszystkie projekty zatwierdzone do finansowania w ramach ISPA dla których Komisja Europejska podpisze Memoranda Finansowe będą kontynuowane w następnych latach, jako projekty Funduszu Spójności. Oznacza to, iż zobowiązania (commitments) Unii Europejskiej zagwarantowane na kontynuację projektów ISPA w latach 2004 – 2006 będą pochodziły z Funduszu Spójności. Uregulowania dotyczące włączenia Polski do korzystania z Funduszu Spójności zostały zawarte w zapisach Traktatu o Przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej, w części dotyczącej proponowanych zmian Rozporządzenia Rady nr 1164/94. 5 2 Terminologia 2.1 Struktury Organizacyjne Instytucja Zarządzająca IZ (Managing Authority) Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej Instytucja odpowiedzialna za ogólne zarządzanie i koordynację Funduszu Spójności. Sprawuje nadzór na całością systemu zarządzania i kontroli Funduszu Spójności. Główny partner Komisji Europejskiej odnośnie interwencji Funduszu Spójności. Nadzoruje Instytucję Zarządzającą. Pełni funkcję Przewodniczącego Komitetu Monitorującego. PS w MGPiPS Instytucja Płatnicza IP (Paying Authority) Szef Instytucji Płatniczej SIP Instytucja Pośrednicząca (Intermediate Body) Sektorowa Instytucja Zarządzająca SIZ Instytucja odpowiedzialna za certyfikację wydatków wobec Komisji Europejskiej. IP koordynuje prace nad przygotowaniem przez Sektorowe Instytucje Zarządzające wytycznych dotyczących zarządzania finansowego, kontroli i procedur wewnętrznych przepływów finansowych oraz nadzoruje i kontroluje ich realizację w Instytucjach Zarządzających i Instytucjach Wdrażających. Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów, nadzoruje prace IP. SIP sprawuje nadzór nad wykonywaniem przez Sektorowe Instytucje Zarządzające zadań w zakresie zarządzania finansowego. SIP jest odpowiedzialny za obsługę przepływów finansowych oraz zarządzanie finansowe środkami Unii Europejskiej (UE) i środkami budżetowymi przeznaczonymi na współfinansowanie. Podmiot, któremu Instytucja Zarządzająca lub/i Instytucja Płatnicza delegowała część swoich zadań. W przypadku Funduszu Spójności Instytucjami Pośredniczącymi są Sektorowe Instytucje Zarządzające: Ministerstwo Infrastruktury oraz Ministerstwo Środowiska, w sektorze środowiska są to również: Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Wojewódzkie Fundusze Ochrony Środowiska. Ministerstwo Środowiska oraz odpowiedzialne za zarządzanie poszczególnych sektorach. Ministerstwo Infrastruktury projektami/priorytetami w (Sectoral Managing Authority) Sektorowy Urzędnik Zatwierdzający SUZ (Sectoral Autorising Officer) Zastępca Sektorowego Urzędnika Zatwierdzający SUB –SUZ Powoływany przez PS MGPiPS na wniosek ministra właściwego ds. środowiska bądź transportu, po uzgodnieniu z SIP. Odpowiedzialny za realizację zadań Sektorowej Instytucji Zarządzającej w danym sektorze oraz za nadzór prac Instytucji Pośredniczących lub Instytucji Wdrażających. Szczegółowy zakres obowiązków SUZ jest określony w umowach z IP oraz IZ. SUZ powierza część swoich funkcji Zastępcy Sektorowego Urzędnika w porozumieniu z PS w MGPiPS oraz SIP. W przypadku środowiska planowane jest powołanie SUB – SUZ w NFOŚiGW. (Sub - Sectoral Autorising Officer) Instytucja Wdrażająca IW (Implementing Body) Podmiot odpowiedzialny za przeprowadzenie przetargów i podpisywanie kontraktów oraz ich realizację. Z zasady jest on jednocześnie Końcowym Odbiorcą. Podmiot ten powinien być wskazany we wniosku o dofinansowanie w ramach Funduszu Spójności. Jeżeli nie wskazano inaczej tylko ten podmiot ponosi wydatki kwalifikowane. W sektorze 6 transportu Instytucjami Wdrażającymi są PKP PLK S.A. oraz GDDKiA, natomiast w sektorze środowiska będą to jednostki samorządu terytorialnego, związki jednostek samorządu terytorialnego, spółki komunalne oraz inne podmioty publiczne. Za instytucję wdrażającą należy rozumieć również podmiot nie będący końcowym odbiorcą odpowiedzialny za realizację przedsięwzięcia – przykładowo będzie to koncesjonariusz. Każda zmiana instytucji wdrażającej musi być zatwierdzona przez Komisję Europejską. Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu MAO Nominowany przez Końcowego Odbiorcę, w sektorze środowiska, zatwierdzany przez SUZ; odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu. (Measure Authorising Officer) Komitet Integracji Europejskiej KIE Końcowy Odbiorca (Final Recipient) Komitet Sterujący dla Funduszu Spójności w Sektorze Środowiska KIE jest naczelnym organem administracji rządowej, odpowiedzialnym za planowanie i koordynację działań integracyjnych z Unią Europejską. W skład Komitetu wchodzą: Przewodniczący, Sekretarz oraz członkowie ministrowie właściwi do spraw: finansów publicznych, gospodarki, pracy, rolnictwa, Skarbu Państwa, środowiska, transportu, wewnętrznych, zagranicznych oraz zdrowia, a także Minister Sprawiedliwości. Obecnie funkcję Przewodniczącego Komitetu pełni Prezes Rady Ministrów RP. Niezależnie od sektora wszystkie projekty są przedstawiane Komitetowi Integracji Europejskiej. Jednostka samorządu terytorialnego, związek jednostek samorządu terytorialnego, spółka komunalna, inny podmiot publiczny. Komitet Sterujący jest organem pomocniczym Ministra Środowiska przy wyborze projektów do współfinansowania z Funduszu Spójności w sektorze środowiska. (Cohesion Fund Steering Committee for Environment Sector) Komitet Monitorujący Funduszu Spójności KM FS (Cohesion Fund Monitoring Committee) Międzynarodowe Instytucje Finansowe Komitet jest głównym ciałem monitorującym wdrażanie Funduszu Spójności. W jego skład wchodzą przedstawiciele: Komisji Europejskiej oraz strony polskiej: Podsekretarz Stanu nadzorujący Instytucję Zarządzającą (Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej), Szef Instytucji Płatniczej (Ministerstwo Finansów), SUZ (Ministerstwo Infrastruktury, Ministerstwo Środowiska), instytucje pośredniczące, instytucje wdrażające, odpowiedni Końcowi Odbiorcy, jak również Międzynarodowe Instytucje Finansowe, w przypadku gdy są zaangażowane w finansowanie danego projektu. Instytucje zaangażowane w finansowanie projektów Funduszu Spójności, takie jak: EBI czy EBOiR. MIF (International Financial Institutions) 2.2 Dokumenty i Akty Prawne Council Regulation (EC) No Rozporządzenie Rady nr 1164/94/WE z dnia 16 maja 1996 r. 1164/94 of 16 May 1996 establish- ustanawiające Fundusz Spójności – określa ogólne ramy prawne funkcjonowania Funduszu Spójności. ing a Cohesion Fund 7 Council Regulation (EC) No 1264/99 of 21 June 1999 amending Regulation (EC) No 1164/94 establishing a Cohesion Fund Rozporządzenie Rady nr 1264/99/WE z dnia 21 czerwca 1999 r. zmieniające Rozporządzenie nr 1164/94/WE ustanawiające Fundusz Spójności – zmienia rozporządzenie będące podstawą działania Funduszu Spójności, między innymi przedłużając okres obowiązywania interwencji tego instrumentu do roku 2006 oraz wprowadzając szereg nowych uregulowań: zanieczyszczający płaci, wdrożenie programu dotyczącego kryteriów konwergencji, nowe postanowienia dotyczące zarządzania i kontroli. Council Regulation (EC) No of 21 Rozporządzenie Rady nr 1265/99/WE z dnia 21 czerwca 1999 r. June 1999 amending Annex II zmieniające załącznik II do Rozporządzenia nr 1164/94/WE ustanawiającego Fundusz Spójności. Uaktualniony załącznik Regulation (EC) No 1164/94 zawiera nowe postanowienia: dotyczące definicji, projektu, grupy projektu, czy etapów projektu oraz mające na celu uproszczenie systemu zarządzania finansowego. Rozporządzeniem zmienia się również postanowienia art. G w zakresie kontroli ponoszonych wydatków. Treaty of Accession of the Czech Republic, Estonia, Cyprus, Latvia, Lithuania, Hungary, Malta, Poland, Slovenia and Slovakia to the European Union of 16 April 2003 Traktat o Przystąpieniu Republiki Czeskiej, Estonii, Cypru, Łotwy, Litwy, Węgier, Malty, Polski, Słowenii i Słowacji do Unii Europejskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. W traktacie oraz w Załączniku II Polityka Regionalna oraz Koordynacja Instrumentów Strukturalnych, zostały zawarte postanowienia dotyczące włączenia Polski do korzystania z Funduszu Spójności. Traktat zmienia Rozporządzenie Rady nr 1164/94/EWG dodając art. 16 a), w którym uregulowano zagadnienia przejściowe pomiędzy ISPA oraz FS. Regulation 1386/2002 of the Commission laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1164/94 as regards the management and control systems for assistance granted from the Cohesion Fund and the for making financial corrections Rozporządzenie Komisji nr 1386/2002/WE z dnia 29 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad wdrażania Rozporządzenia Rady nr 1164/94/WE w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli pomocy przyznawanej z Funduszu Spójności i procedury stosowania korekt finansowych. Rozporządzenie szczegółowo określa obowiązki państw członkowskich wypełniane w celu zapewnienia właściwie funkcjonującego systemu zarządzania i kontroli Funduszu Spójności. Commission Regulation (EC) No 16/2003 of 6 January 2003 laying down special detailed rules for implementing Council Regulation (EC) No 1164/94 as regards eligibility expenditures in the context of measures part-financed by the Cohesion Fund Rozporządzenie Komisji nr 16/2003/WE z dnia 6 stycznia 2003 r. określające szczegółowe zasady wdrażania Rozporządzenia Rady nr 1164/94/WE w odniesieniu do wydatków kwalifikowanych w kontekście przedsięwzięć współfinansowanych z Funduszu Spójności. Rozporządzenie szczegółowo określa zasady na podstawie których wydatki ponoszone w ramach Funduszu Spójności będą zatwierdzane jako kwalifikujące się do refundacji. Commission Regulation (EC) 1831/94 of 26 July 1994 concerning irregularities and the recovery of sums wrongly paid in connection with the financing of the Cohesion Fund and the organisation of an information system in this field. Rozporządzenie Komisji nr 1831/94/WE w sprawie nieprawidłowości i odzyskiwania kwot niesłusznie wypłaconych w związku z finansowaniem z Funduszu Spójności oraz organizacji systemu informacji w tym zakresie z dnia 26 lipca 1994 r. Rozporządzenie określa obowiązki państw beneficjentów w stosunku do Komisji Europejskiej, w zakresie przekazywania informacji o nieprawidłowościach powstałych przy wdrażaniu projektów finansowanych w ramach Funduszu Spójności. 8 Commission Decision 445/96/EC of information and publicity 25 June 1996 concerning measures to be carried out by the Member States and the Commission concerning the activities of the Cohesion Fund under Council Regulation (EC) No 1164/94 Decyzja Komisji nr 96/455/WE z dnia 25 czerwca 1996 r. w sprawie prowadzenia przez państwa członkowskie i Komisję działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących przedsięwzięć Funduszu Spójności na mocy rozporządzenia Rady nr 1164/94 – decyzja zawiera szczegółowo opisane obowiązki państwa członkowskiego odnośnie działań informacyjnych oraz promocyjnych o projektach finansowanych w ramach Funduszu Spójności. Council Regulation (EC) 2185/96 of 11 November 1996 concerning on-the-spot checks and inspections carried out by the Commission in order to protect the European Communities' 1996 financial interests against fraud. and other irregularities Rozporządzenie Rady nr 2186/96/WE z dnia 11 października 1996 r. dotyczące kontroli w miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu zabezpieczenia interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed oszustwami i innymi nieprawidłowościami – Rozporządzenie określające zakres uprawnień Komisji Europejskiej w stosunku do państwa członkowskiego odnośnie kontroli w miejscu. Decyzja Decyzja podejmowana przez Komisję Europejską określająca wielkość przekazywanych funduszy oraz wysokość zobowiązania KE w pierwszym roku projektu. Opis przedsięwzięcia będącego przedmiotem dofinansowania oraz proponowany plan zobowiązań finansowych zawarte są w Aneksach. (Granting Decision) Memorandum Finansowe MF Memorandum Finansowe jest umową pomiędzy Komisją Europejską oraz Rządem Polskim, na podstawie której zostały zatwierdzone do finansowania projekty ISPA. (Financing Memorandum) 9 3 System zarządzania i kontroli Zgodnie z Rozporządzeniem Rady 1164/94/WE z dnia 16 maja 1994 r. ustanawiającym Fundusz Spójności, każde państwo członkowskie jest zobowiązane do ustanowienia sprawnie funkcjonującego i efektywnego systemu zarządzania i kontroli środków Funduszu Spójności. Zarządzanie finansowe i kontrola wewnętrzna we wszystkich jednostkach zaangażowanych w zarządzanie, kontrolę i wdrażanie projektów Funduszu Spójności jest realizowana zgodnie z procedurami określonymi w podręcznikach procedur wewnętrznych dla Funduszu Spójności obowiązujących w poszczególnych instytucjach. Przygotowane podręczniki obejmują m.in. opis struktury organizacyjnej i podział odpowiedzialności pomiędzy poszczególne komórki; procedury postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości; listy sprawdzające dotyczące poszczególnych etapów przygotowania i realizacji projektów Funduszu Spójności. Przedmiotowe podręczniki zatwierdzone przez instytucje nadzorujące pracę tych jednostek są dostępne we wszystkich jednostkach. W ustawie o finansach publicznych określono ogólne zasady gospodarowania i wydatkowania środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności Unii Europejskiej. Przy wydatkowaniu środków pochodzących z Funduszu Spójności, a także środków przeznaczonych na współfinansowanie, stosuje się odpowiednio zasady rozliczania określone dla dotacji z budżetu państwa. Szczegółowe warunki wykorzystania i rozliczania przyznanych środków pochodzących z Funduszu Spójności mogą być określone w umowie zawartej z instytucją wdrażającą projekt finansowany z tych środków. Nadzór finansowy w zakresie środków pochodzących z Funduszu Spójności, w szczególności nad podmiotami nadzorującymi projekty realizowane z tych środków oraz dysponującymi tymi środkami sprawuje Minister Finansów, przy czym sposób zarządzania finansowego tymi środkami mogą określać porozumienia między Ministrem Finansów a tymi podmiotami. Z kolei instytucje wdrażające projekty finansowane ze środków pochodzących z Funduszu Spójności są obowiązane do szczegółowego rozliczenia tych środków. Nadzorujący projekty realizowane ze środków pochodzących z Funduszu Spójności sprawują kontrolę nad wykorzystaniem tych środków i dokonują oceny ich wykorzystania. Przedmiotem oceny jest w szczególności: zgodność wydatków z planowanym przeznaczeniem; prawidłowość wykorzystania środków, w tym zakres zrealizowanych zadań; prawidłowość wykorzystania środków pod względem zgodności z planowanym przeznaczeniem oraz procedurami. W przypadku wykorzystania środków pochodzących z Funduszu Spójności niezgodnie z przeznaczeniem lub bez zachowania procedur lub pobrania ich w sposób nienależny albo w nadmiernej wysokości, podlegają one zwrotowi przez instytucję wdrażającą pomoc udzieloną z tych środków wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. Wykorzystanie środków w powyższy sposób wyklucza prawo do ubiegania się o przyznanie tych środków przez kolejne 3 lata. 3.1 Instytucje w systemie zarządzania i kontroli i ich zadania Schemat na rys. 1 prezentuje system wdrażania i kontroli projektów Funduszu Spójności w Polsce. W oparciu o przepisy Rozporządzenia Komisji z dnia 29 lipca 2002 r. (1386/2002/WE), które doprecyzowuje wymagania stawiane systemowi zarządzania i kontroli, jak również biorąc pod uwagę rozwiązania stosowane we wdrażaniu funduszu ISPA, poszczególnym jednostkom przyporządkowano funkcje wskazane na schemacie. 10 Rys .1 Schemat przedstawiający system zarządzania i kontroli Definicje zgodne z Rozporządzeniem 1386/2002WE Komisja Europejska Biuro ds. Certyfikacji i Poświadczeń Środków Pochodzących z UE w MF przygotowanie poświadczenia dołączanego do wniosku o dokonanie końcowej płatności Ministerstwo Finansów Instytucja Płatnicza Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej Departament Obsługi Funduszy Pomocowych Departament Koordynacji Funduszu Spójności Instytucja Zarządzająca Ministerstwo Środowiska Sektorowa Instytucja Zarządzająca Ministerstwo Infrastruktury Sektorowa Instytucja Zarządzająca Kontrola skarbowa koordynacja przez Biuro Międzynarodowych Relacji Skarbowych w Ministerstwie Finansów Instytucje Płatnicza i Instytucja Zarządzająca Instytucje Pośredniczące Departament Integracji Europejskiej Departament Finansowania Infrastruktury Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Instytucja pośrednicząca I szczebla Kontrola prawidłowości systemu i wydatków Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad (GDDKiA) PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. (PKP PLK SA) Instytucja Wdrażająca (Końcowy Odbiorca) Instytucja Wdrażająca (Końcowy Odbiorca) 1.1.1.2 Instytucja pośrednicząca I stopnia Wojewódzkie Fundusze Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Instytucja pośrednicząca II szczebla Instytucja Wdrażająca (KońcowyOodbiorca) np. Jednostka samorządu terytorialnego Umowy pomiędzy instytucjami Przepływ informacji 11 Instytucje odpowiedzialne za realizację Końcowi Odbiorcy 3.1.1 Instytucja Zarządzająca Funkcję Instytucji Zarządzającej odpowiedzialnej za ogólną koordynację oraz zarządzanie Funduszu Spójności pełni Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej. W ramach ministerstwa zadania Instytucji Zarządzającej zapewnia Departament Koordynacji Funduszu Spójności. Nadzór nad Instytucją Zarządzającą pełni Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej. Zadania Instytucji Zarządzającej można podzielić na zadania związane z nadzorem systemu oraz pozostałe zadania. Uprawnienia nadzorcze w zakresie prawidłowego systemu zarządzania i kontroli Funduszu Spójności spoczywają na Departamencie Koordynacji Funduszu Spójności pełniącym funkcję Instytucji Zarządzającej i wynikają z następujących źródeł: art. 34 ust. l ustawy o Radzie Ministrów, zgodnie z którym ministrowie kontrolują działalność podporządkowanych organów, urzędów i jednostek, w tym organizują kontrolę sprawności działania, efektywności gospodarowania oraz przestrzegania prawa przez jednostki organizacyjne, art. 23 a) pkt. 7 ustawy o działach administracji rządowej, zgodnie z którym minister właściwy ds. rozwoju regionalnego jest odpowiedzialny w zakresie koordynowania programowania oraz wykorzystania Funduszu Spójności, umowy zawarte przez Instytucję Zarządzającą z Sektorowymi Instytucjami Zarządzającymi, umowy i porozumienia zawarte przez Sektorowe Instytucje Zarządzające z Instytucjami Wdrażającymi lub z Instytucjami Pośredniczącymi, które są zatwierdzane przez Instytucję Zarządzającą. Zgodnie z Rozporządzeniem 1386/2002/WE MGPiPS jako Instytucja Zarządzająca przekazuje część swoich uprawnień w zakresie zarządzania Funduszu Spójności Sektorowym Instytucjom Zarządzającym. Zakres uprawnień zostanie określony w ww. umowach. Sprawując nadzór nad całością systemu zarządzania i kontroli Funduszu Spójności, Instytucja Zarządzająca: wprowadzi obowiązek konsultowania podręczników zarządzania i kontroli Sektorowych Instytucji Zarządzających, może wprowadzić również obowiązek uprzedniego zatwierdzenia przez siebie tych podręczników, będzie dokonywać oceny prawidłowości stosowanych procedur przez jednostki podległe jej w systemie zarządzania, będzie w sposób ciągły przeprowadzać analizę prawidłowości procedur stosowanych przez instytucje pośredniczące, jak również ich skuteczności i zgodności z wymogami prawa wspólnotowego, będzie podejmować działania nadzorcze w celu zapewnienia skutecznego systemu kontroli, w szczególności poprzez wskazanie sposobu usunięcia nieprawidłowości oraz wprowadzenia usprawnień. Ponadto w celu zapewnienia skutecznego i spójnego systemu kontroli finansowej Instytucja Zarządzająca może w stosunku do wszystkich lub do niektórych instytucji zaangażowanych w zarządzanie oraz wdrażanie wydać wytyczne dotyczące procedur zarządzania i kontroli finansowej np. w formie minimalnych wymogów. 12 Instytucja Zarządzająca jest również odpowiedzialna za: formalne kontakty z Komisją Europejską oraz współpracę z Instytucją Płatniczą oraz z pozostałymi instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Funduszu Spójności – wszelkie pisma kierowane do Komisji Europejskiej powinny być przesyłane przez Instytucję Zarządzającą, chyba, że niniejszy dokument wskazuje inaczej, przekazywanie Strategii Wykorzystania Funduszu Spójności oraz wniosków o dofinansowanie do Komisji Europejskiej, monitorowanie przedsięwzięć wspófinansowanych w ramach Funduszu Spójności oraz organizację i przewodniczenie Komitetowi Monitorującemu Funduszu Spójności, zapewnienie równowagi wsparcia Funduszu Spójności pomiędzy sektorem środowiska i transportu, koordynację i udział w przygotowaniu wytycznych dotyczących Funduszu Spójności, koordynację przygotowania procedur wdrażania Funduszu Spójności, koordynację przygotowania i wdrożenia działań w zakresie informacji i promocji Funduszu Spójności, we współpracy z instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Funduszu Spójności zapewnienie upowszechniania informacji związanej z każdym projektem współfinansowanym w ramach Funduszu Spójności, 3.1.2 Instytucja Płatnicza Funkcję Instytucji Płatniczej dla Funduszu Spójności pełni Ministerstwo Finansów, które jest jedyną Instytucją Płatniczą dla przedsięwzięć współfinansowanych z Funduszu Spójności. Do zadań Instytucji Płatniczej należy koordynowanie prac nad przygotowaniem przez sektorowe instytucje zarządzające wytycznych dotyczących zarządzania finansowego, kontroli i procedur wewnętrznych przepływów finansowych oraz nadzorowanie i kontrolowanie ich realizacji w Instytucjach Zarządzających i Instytucjach Wdrażających. Nadzór nad Instytucją Płatniczą pełnił będzie Podsekretarz Stanu – Szef Instytucji Płatniczej (SIP) w Ministerstwie Finansów, który będzie odpowiedzialny za: zarządzanie przepływami finansowymi: z Komisji Europejskiej na Rachunek w Instytucji Płatniczej dla Funduszu Spójności (EUR), z Rachunku w Instytucji Płatniczej dla Funduszu Spójności na Rachunek Bieżący dla Funduszu Spójności (EUR), na właściwe subkonto projektu, do którego umocowany jest Sektorowy Urzędnik Zarządzający w Sektorowej Instytucji Zarządzającej oraz osoby przez niego wyznaczone, a zaakceptowane przez Kierownika Instytucji Płatniczej. zapewnienie płynności i właściwego przepływu środków finansowych do Końcowego Odbiorcy, monitorowanie finansowych aspektów procesu realizacji projektu, prowadzenie księgowości na podstawie dowodów księgowych dla subkonta Rachunku w Instytucji Płatniczej dla Funduszu Spójności (EUR), współpracę z Instytucją Zarządzającą oraz Sektorowymi Instytucjami Zarządzającymi przy 13 tworzeniu systemu zarządzania i kontroli finansowej środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej i środków budżetowych przeznaczonych na współfinansowanie, zatwierdzenie procedur wewnętrznych zarządzania i kontroli finansowej dla IP w zakresie zarządzania Funduszem Spójności, kontakty z Komisją Europejską i Trybunałem Obrachunkowym w zakresie kontroli wykonywanej w IP, wypełnianie innych obowiązków nałożonych na SIZ. Departament Obsługi Funduszy Pomocowych Obsługę SIZ zapewnia Departament Obsługi Funduszy Pomocowych (OF) Ministerstwa Finansów, pełniący jednocześnie rolę Instytucji Płatniczej. Departament OF realizując swoje zadania współpracuje z odpowiednimi Departamentami Ministerstwa Finansów oraz IŻ i SIZ. 3.1.3 Instytucje pośredniczące, instytucje wdrażające, końcowi odbiorcy Struktura tego poziomu zarządzania Funduszem Spójności jest odmienna w obu sektorach. W sektorze środowiska oprócz Sektorowej Instytucji Zarządzającej występują także instytucje pośredniczące dwóch szczebli, tj. Narodowy i Wojewódzkie Fundusze Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. W sektorze transportu oprócz Sektorowej Instytucji Zarządzającej występują tylko dwie instytucje wdrażające. Wysocy rangą urzędnicy z Ministerstwa Środowiska oraz z Ministerstwa Infrastruktury zostają powołani jako Sektorowi Urzędnicy Zatwierdzający odpowiednio dla sektora środowiska i transportu. SUZ powoływany jest przez Podsekretarza Stanu w MGPiPS odpowiedzialnego za Fundusz Spójności na wniosek właściwego ministra po uzgodnieniu z Szefem Instytucji Płatniczej. Szczegółowa procedura powoływania SUZ i jego Zastępców zostanie określona przez MGPiPS po uzgodnieniu z Ministerstwem Finansów. Zakres obowiązków i uprawnień SUZ jest szczegółowo określony w umowach pomiędzy SIP i SIZ (umowa finansowania) oraz pomiędzy IZ i SIZ jest on również określony w podręcznikach procedur dla poszczególnych ministerstw. SUZ może powierzyć część swoich funkcji Zastępcy Sektorowego Urzędnika Zatwierdzającego w porozumieniu z IZ oraz SIP. W przypadku, gdy SUZ deleguje funkcje zarządzania do podległych instytucji, instytucje te odpowiadają za wdrożenie projektów, co nie zwalnia SUZ od pełnej odpowiedzialności za skuteczność i prawidłowość zarządzania i wdrażania Funduszu Spójności. 3.1.3.1 Sektor Środowiska Sektorowa Instytucja Pośrednicząca Sektorową Instytucją Zarządzającą jest Ministerstwo Środowiska odpowiedzialne za: nadzorowanie struktur podległych, weryfikację systemu i procedur stosowanych przez te instytucje przy wdrażaniu Funduszu Spójności, nadzór nad przetargami na nabywanie usług, towarów i roboty współfinansowanych z Funduszu Spójności, pełnienie funkcji podmiotu zatwierdzającego dokumenty przetargowe oraz kontrakty, monitorowanie w oparciu o raporty i wizyty sprawdzające na miejscu realizacji projektu, prowadzenie polityki informacyjnej w sprawie Funduszu Spójności we współpracy z Ministerstwem Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej. SIZ zatwierdza podręcznik instytucji pośredniczącej I szczebla, który musi pozostawać w zgodności z procedurami przyjętymi dla Ministerstwa Środowiska. Szczegółowe relacje pomiędzy Ministerstwem Środowiska (SUZ) oraz NFOŚIGW na etapie przygotowania przedsięwzięć są określone w „Porozumieniu w sprawie przygotowania przedsięwzięć ochrony środowiska przeznaczonych do dofinansowania ze środków Funduszu Spójności” zawartego pomiędzy Ministrem Środowiska a NFOŚiGW w dniu 30 grudnia 2002 r. 14 Podział obowiązków w zakresie realizacji przedsięwzięć współfinansowanych z Funduszu Spójności zostanie uregulowany w „Porozumieniu w sprawie wdrażania Funduszu Spójności”, które zostanie zawarte pomiędzy Ministrem Środowiska a NFOŚiGW w 2003 r. Instytucja Pośrednicząca I szczebla Instytucją pośredniczącą I szczebla jest NFOŚiGW, który odpowiada w zakresie przewidzianym ww. Porozumieniem za zapewnienie prawidłowej realizacji projektów oraz przeprowadzanie przetargów, a także przekazywanie wspólnie z SUZ, środków Funduszu Spójności na rachunek bankowy projektu, sprawozdawczość i kontrolę ponoszonych wydatków. W związku z delegowaniem części zadań NFOŚiGW do WFOŚiGW, NFOŚiGW zatwierdza podręczniki procedur dla poszczególnych WFOŚiGW. Instytucja Pośrednicząca II szczebla Na podstawie art. 15 „Porozumienia w sprawie przygotowania przedsięwzięć ochrony środowiska przeznaczonych do dofinansowania ze środków Funduszu Spójności” NFOŚiGW przekazał część zadań związanych z przygotowaniem przedsięwzięć do wojewódzkich funduszy (instytucji pośredniczących II szczebla) w drodze odrębnych porozumień. Zakres obowiązków przekazany przez NFOŚiGW do WFOŚiGW został zaakceptowany przez Ministra Środowiska. Instytucje Wdrażające W sektorze środowiska Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST), są jednocześnie Instytucjami Wdrażającymi oraz Końcowymi Odbiorcami interwencji Funduszu Spójności. Jeżeli projekt dotyczy więcej niż jednej JST mogą to być związki, np. związki gmin. W poszczególnych przypadkach, jeżeli określa to Decyzja, instytucją wdrażającą lub końcowym odbiorcą może być inny podmiot niż jednostka samorządu terytorialnego, np. spółka komunalna. Podstawowymi zadaniami Instytucji Wdrażających w sektorze środowiska jest: przeprowadzanie przetargów, realizacja inwestycji oraz dokonywanie płatności na rzecz wykonawców, zgodnie z zasadami i warunkami określonymi w Rozporządzeniach oraz Decyzji. 3.1.3.2 Sektor Transportu Sektorowa Instytucja Pośrednicząca Ministerstwa Infrastruktury pełniącego funkcję Sektorowej Instytucji Zarządzającej są podobne jak w sektorze środowiska. SIZ zatwierdza podręczniki procedur instytucji wdrażających, którymi są GDDKiA i PKP PLK S.A.. Szczegółowe relacje pomiędzy Ministerstwem Infrastruktury (SUZ) oraz GDDKiA i PKP PLK S.A. (SUB – SUZ) w zakresie zarządzania i wdrażania Funduszu Spójności będą określone w ogólnych porozumieniach ramowych zlecających realizację projektów współfinansowanych w ramach Funduszu Spójności. Analogicznie do systemu funkcjonującego w ramach ISPA będą również zawierane szczegółowe porozumienia wykonawcze dla każdego projektu. Instytucje Wdrażające W sektorze transportu jednostkami wdrażającymi są Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad (GDDKiA) i PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. (PKP PLK S.A.). Instytucje te są również odbiorcami wsparcia dla wszystkich projektów. Jednostki te będą odpowiedzialne za przygotowanie projektów, przeprowadzanie przetargów, podpisywanie kontraktów z wykonawcami, będą również odpowiedzialne za stały nadzór inwestorski. Podstawowymi zadaniami GDDKiA oraz PKP PLK S.A. jest także dokonywanie płatności na rzecz wykonawców, prowadzenie księgowości projektu, przedkładanie wniosków o refundację (payment claims) do sektorowej instytucji zarządzającej, odzyskiwanie dokonanych nienależnych płatności od wykonawcy. 15 3.2 Audyt wewnętrzny i kontrola wewnętrzna 3.2.1 Zakres audytu wewnętrznego Zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych, od l stycznia 2002 r. większość jednostek administracji rządowej, inne jednostki administracji państwowej niezależne od rządu, jednostki wymiaru sprawiedliwości, fundusze celowe, państwowe szkoły wyższe mają obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego. Obowiązek taki mają również pozostałe jednostki gromadzące lub wydatkujące znaczne środki publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego, na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie określenia kwoty przychodów oraz wydatków środków publicznych, dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 234, poz. 1970). Jednostki należące do sektora finansów publicznych, których wydatki lub przychody środków publicznych przekroczą w danym roku kwotę 35 000 tys. zł, są zobowiązane do rozpoczęcia audytu wewnętrznego przed upływem pierwszego kwartału roku następującego po roku, w którym nastąpiło przekroczenie tej kwoty. Rozporządzenie weszło w życie 12 stycznia 2003 r. i jego konsekwencją będzie objęcie od l kwietnia 2004 r. obowiązkiem prowadzenia audytu wewnętrznego ok. 440 jednostek samorządu terytorialnego, w tym wszystkich województw samorządowych. 3.2.1.1 Definicja i cele audytu wewnętrznego Celem audytu wewnętrznego, czyli prowadzonego przez audytora wewnętrznego zatrudnionego w danej jednostce sektora finansów publicznych, jest dostarczenie kierownikowi tej jednostki obiektywnej i niezależnej oceny funkcjonowania gospodarki finansowej w jednostce. Aby osiągnąć ten cel audytor wewnętrzny może wykorzystywać różne rodzaje audytu, w tym audyt systemu, działalności (value for money) oraz finansowy. Audytor wewnętrzny, w celu zapewnienia jego niezależności, jest podporządkowany bezpośrednio kierownikowi jednostki. Audytor wewnętrzny nie jest zaangażowany w żadną działalność operacyjną jednostki sektora finansów publicznych. Audytor nie powinien uczestniczyć w żadnym z procesów zarządzania, które ocenia, a zatem nie wolno mu przygotowywać i podejmować żadnych decyzji, w tym procedur i mechanizmów wewnętrznej kontroli finansowej, dotyczących pracy jednostki, w której jest zatrudniony. 3.2.1.2 Plan audytu Audytor wewnętrzny działa na podstawie rocznego planu audytu sporządzonego w porozumieniu z kierownikiem jednostki. Kluczową częścią tego planu jest identyfikacja i analiza obszarów ryzyka, czyli tych obszarów działalności danej jednostki, w których, w ocenie audytora wewnętrznego, istnieje prawdopodobieństwo popełnienia błędów czy nadużyć. W wyniku analizy ryzyka, audytor wewnętrzny ustala zadania audytowe do przeprowadzenia w danym roku, kierując się ogólną oceną ryzyka w poszczególnych obszarach. Ocena ryzyka uwzględnia wielkość strat, które jednostka może ponieść w danym obszarze oraz wielkość prawdopodobieństwa ich wystąpienia. W uzasadnionych przypadkach audytor może wykonywać także doraźne, nie ujęte w rocznym planie zadania audytowe. 3.2.1.3 Standardy audytu wewnętrznego i podręczniki procedur Ogólną procedurę wykonywania audytu wewnętrznego określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 111 poz. 973). 16 „Standardy audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" zostały określone przez Ministra Finansów w dniu 30 stycznia 2003 r. (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 3, poz. 14). Standardy audytu wewnętrznego stanowią zasady dobrej praktyki oraz zawierają wskazówki zarówno dla audytorów wewnętrznych jak i kierowników jednostek. Standardy te są zgodne z ogólnie przyjętymi międzynarodowymi standardami audytu wewnętrznego wydanymi przez międzynarodowe stowarzyszenie zawodowe audytorów wewnętrznych – Instytut Audytorów Wewnętrznych (The Institute of Internal Auditors). W Ministerstwie Finansów w 2002 r. przygotowano ramowy podręcznik audytu wewnętrznego, który w marcu 2003 r. został uzupełniony o przykładowe metody analizy ryzyka. Bardziej szczegółowe podręczniki/procedury, właściwe dla poszczególnych jednostek sektora finansów publicznych, winny być przygotowane przez audytorów wewnętrznych w tych jednostkach. 3.2.1.4 Egzaminy dla audytorów wewnętrznych Audytorem wewnętrznym w jednostce sektora finansów publicznych może zostać osoba, która oprócz innych wymagań stawianych przez ustawę, zdała egzamin przed komisją powołaną przez Ministra Finansów. Do l stycznia 2005 r. audytorzy wewnętrzni, którzy nie zdali egzaminu, muszą posiadać co najmniej roczne doświadczenie na stanowisku związanym z przeprowadzaniem kontroli lub audytu. Po tej dacie audytorem wewnętrznym będzie mogła być tylko taka osoba, która zdała egzamin. 3.2.1.5 Główny inspektor audytu wewnętrznego Minister Finansów jest organem właściwym w zakresie koordynacji kontroli finansowej i audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. Zadania w wyżej wymienionym zakresie wykonuje przy pomocy Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego oraz komórki organizacyjnej Ministerstwa Finansów – Departamentu Koordynacji Kontroli Finansowej i Audytu Wewnętrznego. Do Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego przesyłane są roczne plany audytu oraz sprawozdania z ich wykonania. Pracownicy Departamentu Koordynacji Kontroli Finansowej i Audytu Wewnętrznego dokonują oceny stosowania przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie kontroli finansowej i audytu wewnętrznego oraz funkcjonowania standardów kontroli finansowej i audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. 3.2.2 System wewnętrznej kontroli finansowej 3.2.2.1 Przepisy ogólne Podstawowe zasady kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych zostały określone w rozdziale 5 ustawy o finansach publicznych. Ponadto w dniu 30 stycznia 2003 r. Minister Finansów określił „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych" (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 3, poz. 13). Standardy zostały określone w zgodzie z powszechnie uznawanymi standardami, uwzględniając w szczególności model kontroli wewnętrznej COSO. Zasady określone w ustawie o finansach publicznych oraz w standardach dotyczą wszystkich jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z ustawą, kontrola finansowa dotyczy procesów zawiązanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Za całość gospodarki finansowej oraz kontrolę finansową w jednostce sektora finansów publicznych odpowiada kierownik jednostki. Kierownik jednostki powinien wprowadzić pisemne procedury kontroli finansowej, z uwzględnieniem standardów kontroli finansowej, oraz zapewnić ich przestrzeganie. 3.2.2.2 Wykonywanie wewnętrznej kontroli finansowej Zgodnie z funkcjonującym w Polsce zdecentralizowanym systemem zarządzania i odpowiedzialności za środki publiczne, konkretne instrukcje, procedury i mechanizmy kontroli finansowej musi określić kierownik danej jednostki. Wewnętrzna kontrola finansowa jest wykonywana zarówno na poziomie Końcowych Odbiorców oraz w Instytucjach Wdrażających, 17 Pośredniczących, Sektorowych Instytucjach Zarządzających, Instytucji Zarządzającej i w Instytucji Płatniczej. Procedury te nie mogą być przygotowywane przez komórki odpowiedzialne za przeprowadzanie audytu wewnętrznego, gdyż ich zadaniem jest sprawdzenie poprawności ich funkcjonowania. 3.2.3 Audyt wewnętrzny i kontrola wewnętrzna w jednostkach nienależących do sektora finansów publicznych Instytucje wdrażające nienależące do sektora finansów publicznych muszą wdrożyć system kontroli finansowej i stosować związane z tym odpowiednie procedury zgodne ze Standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych określonymi przez Ministra Finansów. W celu zagwarantowania odpowiedniego poziomu kontroli finansowej należy w umowach zawieranych z tymi jednostkami zastrzec, pod sankcją utraty środków pomocowych, zasadę przestrzegania wytycznych otrzymywanych od Instytucji Zarządzającej oraz obowiązek zatwierdzania procedur w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej przez instytucje wyższego szczebla. Jednostki te powinny zostać zobowiązane do prowadzenia audytu wewnętrznego w sposób zgodny ze Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych określonymi przez Ministra Finansów. Kontrola skarbowa środków Funduszu Spójności 3.3 3.3.1 Biuro ds. Poświadczeń Środków Pochodzących z UE Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej wykonuje zadanie poświadczania zamknięcia pomocy (declarations on winding-up of the assistance) za pomocą komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów – Biura ds. Poświadczeń Środków z UE. Biuro, oddzielone pod względem funkcjonalnym od pozostałych struktur kontroli, przygotowuje do podpisu Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej poświadczenie zamknięcia pomocy (declarations on winding-up of the assistance), na podstawie badania systemów zarządzania i kontroli, wyników sprawdzeń 15% wydatków kwalifikowanych, które to sprawdzenia zostały wcześniej przeprowadzone przez podległe Ministrowi Finansów służby kontrolne, oraz w koniecznych przypadkach dalszych próbnych sprawdzeń transakcji. 3.3.2 Kontrola skarbowa Kontrolę finansową w rozumieniu art. 9-12 Rozporządzenia Komisji z dnia 29 lipca 2002 r. Nr 1386/2002 przeprowadza kontrola skarbowa. Kontrola ta obejmuje: sprawdzanie skuteczności zastosowanych systemów zarządzania i kontroli, kontrolę 15% wydatków kwalifikowanych na poziomie instytucji różnych szczebli przepływu i zarządzania środkami. Kontrolę na miejscu wykonuje 16 urzędów kontroli skarbowej (UKS-y). Za jej koordynację, w tym wybór reprezentatywnej próby, jednolitą metodologię kontroli, systematyzowanie wyników i przekazywanie ich odpowiednim instytucjom krajowym oraz KE, odpowiedzialne jest Biuro Międzynarodowych Relacji Skarbowych (Biuro MS) w Ministerstwie Finansów. 3.4 Kontrola zewnętrzna Stosownie do zobowiązań Polski wynikających z prawa Wspólnoty odpowiednie kontrole zewnętrzne dotyczące środków z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności sprawować będą mogły również instytucje Wspólnoty. W szczególności są to Europejski Trybunał Obrachunkowy, powstały na mocy Traktatu Brukselskiego z 1975 r., do którego kompetencji należy m.in. 18 wykonywanie audytu systemu oraz audytu finansowego i który jest uprawniony do prowadzenia kontroli w państwach członkowskich, a także Komisja Europejska. Najwyższa Izba Kontroli (NIK) jest naczelnym organem kontroli państwowej. Podstawę prawną dla jej funkcjonowania stanowi Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. 78, póz. 483). Nadrzędność Konstytucji w stosunku do innych aktów prawnych gwarantuje Najwyższej Izbie Kontroli pełną niezależność. NIK podlega Sejmowi RP i działa na zasadach kolegialności. Zgodnie z Konstytucją NIK jest przede wszystkim odpowiedzialny za kontrolowanie Rządu i innych jednostek administracji rządowej oraz Narodowego Banku Polskiego, państwowych osób prawnych i innych państwowych jednostek organizacyjnych z punktu widzenia legalności, gospodarności, celowości i rzetelności. W oparciu o te kryteria NIK przygotowuje raporty i opinie dla Sejmu m.in. na temat wykonania budżetu państwa. Oprócz tego, NIK jest upoważniony do kontroli działalności organów samorządu terytorialnego, komunalnych osób prawnych i innych komunalnych jednostek organizacyjnych z punktu widzenia legalności, gospodarności i rzetelności; jak również działalności innych jednostek organizacyjnych1 i podmiotów gospodarczych w zakresie, w jakim wykorzystują one majątek lub środki państwowe lub komunalne oraz wywiązują się ze zobowiązań finansowych na rzecz państwa. 4 Programowanie Funduszu Spójności 4.1 Podstawowe zasady Ogólne informacje dotyczące Funduszu Spójności znajdują się w „Wytycznych dla Funduszu Spójności na lata 2000 – 2006", dokumencie opracowanym przez Komisję Europejską, Dyrekcję Generalną Polityka Regionalna w celu lepszego przygotowania nowych członków do korzystania z Funduszu Spójności. Wytyczne Komisji Europejskiej wskazują na stosowanie następujących zasad: 4.1.1 Strategiczne podejście Fundusz Spójności finansuje poszczególne przedsięwzięcia, jednakże efektywny sposób wykorzystania środków wymaga podejścia strategicznego, wskazującego na priorytety i identyfikację źródeł ich finansowania. Strategiczne kierunki alokacji publicznych zasobów finansowych w latach 2004 – 2006, w tym w szczególności transferów europejskich, wyznacza Narodowy Plan Rozwoju 2004 – 2006 (NPR) opracowany przez Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej, zatwierdzony przez Radę Ministrów w dniu 14 stycznia 2003 roku. Narodowy Plan Rozwoju jest strategicznym, średniookresowym dokumentem planistycznym, scalającym na poziomie krajowym horyzontalne, sektorowe i regionalne działania interwencyjne państwa. Dokumentem programowym stanowiącym ramy programowania Funduszu Spójności jest Strategia Wykorzystania Funduszu Spójności na lata 2004 – 2006 (The Reference Framework), dokument zatwierdzony przez Radę Ministrów w dniu 14 lutego 2003 r. Zostały w nim określone główne kierunki wykorzystania Funduszu Spójności w obecnym okresie programowania z podziałem na sektor transportu oraz sektor środowiska. Została także przedstawiona diagnoza aktualnego stanu polskiego transportu oraz diagnoza sytuacji w głównych obszarach interwencji w sektorze środowiska. Dokument określa kryteria wyboru projektów w obydwu sektorach oraz zawiera indykatywne listy projektów z podziałem na projekty priorytetowe oraz projekty rezerwowe. 1 Niezależnie od formy działalności jednostki. 19 Zgodnie z Rozporządzeniem nr 1164/94 przedsięwzięcia finansowane z Funduszu Spójności będą brały pod uwagę Zasadę Zanieczyszczający Płaci (Poluters Pay Principle). Komisja Europejska podkreśla wykorzystanie środków prywatnych w celu zwiększenia efektu dźwigni finansowej wsparcia wspólnotowego. 4.1.2 Wielkość projektów Fundusz Spójności finansuje poszczególne projekty mające znaczący wpływ. Z tego względu, przyjmuje się zasadę, iż minimalna wielkość projektu, który może uzyskać dofinansowanie z Funduszu Spójności wynosi 10 mln Euro. 4.1.3 Przygotowanie projektów Dla Funduszu Spójności został przygotowany formularz wniosku dla projektów inwestycyjnych dla sektora środowiska oraz sektora transportu. W procesie przygotowania projektów szczególną uwagę należy zwrócić na zasady kwalifikowalności środków oraz udzielanie zamówień publicznych, o czym mowa w dalszej części podręcznika. 4.1.4 Udział Funduszu Spójności Wskaźnik pomocy udzielonej przez Fundusz Spójności wynosi od 80% do 85% wydatków publicznych lub innych równoważnych wydatków, włączając w to wydatki jednostek, których działalność jest podjęta w ramach administracyjnych lub prawnych na mocy, których mogą być uważane za równoważne jednostkom publicznym2. Rzeczywisty wskaźnik pomocy jest ustalany w oparciu o zasadę zanieczyszczający płaci oraz przy uwzględnieniu generowanego przez projekt dochodu netto z pobieranych opłat za dostęp. Wysokość dofinansowania Funduszu Spójności może być również zmieniona jeśli w chwili przekazywania raportu końcowego planowane dochody projektu przekraczają o 10% zakładane w aplikacji, przychody netto. Łączna pomoc z Funduszu Spójności lub inna pomoc wspólnotowa dla projektów inwestycyjnych, nie powinna przekraczać 90% całości wydatków kwalifikowanych związanych z danym projektem. Fundusz Spójności dofinansowuje również projekty pomocy technicznej. W wyjątkowych sytuacjach projekty o tym charakterze mogą być finansowanie w 100%. 4.1.5 Wybór projektów Wybór projektów jest dokonywany przez Komisję Europejską w porozumieniu z państwem członkowskim korzystającym z pomocy w oparciu o dokumenty programowe jakimi dla Polski są Narodowy Plan Rozwoju 2004 – 2006 (NPR) oraz Strategia Wykorzystania Funduszu Spójności. Komisja może także zaproponować przedsięwzięcia dotyczące pomocy doradczej, które uzna za warte rozpatrzenia. Przy wyborze projektów powinna być zapewniona odpowiednia równowaga pomiędzy projektami z sektora transportu oraz sektora środowiska. 4.2 Proces programowania 4.2.1 Koordynacja programowania Za koordynację programowania odpowiada IZ (MGPiPS), która przygotowuje we współpracy z Ministerstwami: Infrastruktury i Środowiska, Strategię wykorzystania Funduszu Spójności oraz jest odpowiedzialna za koordynację wprowadzania do niej zmian. Strategia wykorzystania Funduszu Spójności została w dniu 14 lutego 2003 r. zatwierdzona przez Radę Ministrów oraz przekazana celem uzgodnienia do Komisji Europejskiej. 2 Tj. wydatków kwalifikowanych. 20 IZ przyczynia się także do zapewnienia równowagi podziału środków finansowych pomiędzy sektorem środowiska i transportu. Niezależnie od sektora, wszystkie przedsięwzięcia wyselekcjonowane jako potencjalne projekty Funduszu Spójności są przyjmowane przez Komitet Integracji Europejskiej, powołany na mocy Ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r., jako naczelny organ administracji rządowej odpowiedzialny za programowanie i koordynację polityki integracji Polski z Unią Europejską. IZ, po otrzymaniu wniosku aplikacyjnego wraz z pełną dokumentacją z Sektorowej Instytucji Zarządzającej, dokonuje jego weryfikacji i przekazuje wnioski do Komisji Europejskiej. IZ określa podstawowe wymogi dotyczące zasady przekazywania wniosków o współfinansowanie projektów z Funduszu Spójności w wytycznych dla SIZ. Ze względu na specyfikę obu sektorów proces przygotowania i wyboru projektu jest przedstawiony odrębnie. 4.2.1.1 Sektor środowiska Za proces programowania oraz przygotowania wniosków w sektorze środowiska odpowiada Ministerstwo Środowiska, jako Sektorowa Instytucja Zarządzająca priorytetami środowiskowymi. Zadania Ministerstwa Środowiska dotyczące przygotowania dokumentów programowych są realizowane przez Departament Integracji Europejskiej. W procesie merytorycznej oceny wniosków Departament Integracji Europejskiej współpracuje z Departamentem Zasobów Wodnych, Departamentem Instrumentów Ochrony Środowiska oraz Departamentem Polityki Ekologicznej. 4.2.1.1.1 WYBÓR PROJEKTÓW Propozycje projektów przygotowane w postaci tzw. wniosków wstępnych (kart potencjalnego przedsięwzięcia) do Funduszu Spójności należy składać do Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej lub do właściwego wojewódzkiego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej, który zapewnia podmiotom na obszarze województwa informacje dotyczące zasad działania Funduszu Spójności, w tym między innymi formularze dokumentów. Wojewódzkie fundusze ochrony środowiska i gospodarki wodnej dokonują oceny zebranych wniosków wstępnych pod względem formalnym. Wnioski nie spełniające formalnych wymogów są zwracane wnioskodawcom w celu dokonania stosownych poprawek. Wojewódzkie fundusze przygotowują wojewódzkie listy potencjalnych przedsięwzięć do dofinansowania z Funduszu Spójności, które następnie są przekazywane do NFOŚiGW. Zadania Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej obejmują przygotowanie dla Ministra Środowiska listy potencjalnych przedsięwzięć do dofinansowania ze środków Funduszu Spójności. W ramach ww. zakresu odpowiedzialności NFOŚiGW ocenia przedsięwzięcia pod względem ich planowanego efektu ekologicznego oraz wykonalności technicznej, ekonomicznej i finansowej na podstawie Strategii wykorzystania Funduszu Spójności oraz zaakceptowanych przez Ministra Środowiska kryteriów. Kryteria wyboru projektów obejmują: kryteria ogólne oraz kryteria szczegółowe. Kryteria ogólne (podstawowe) obejmują: zgodność z celami polityki ekologicznej UE, zgodność z zasadami polityki ekologicznej UE, przedsięwzięcia będące kontynuacją programu ISPA, odbiorcą wsparcia winien być w pierwszej kolejności samorząd terytorialny, związek gmin, przedsiębiorstwo komunalne lub inny podmiot publiczny, osiągnięcie przez przedsięwzięcie/grupę przedsięwzięć kosztorysowej wartości progowej 10 mln EUR, 21 przyczynienie się do redukcji zanieczyszczeń oddziałujących na znaczną liczbę ludzi przy najniższych kosztach tej redukcji (efektywność ekologiczna i ekonomiczna przedsięwzięć), przyczynianie się w największym stopniu do osiągania gospodarczej i społecznej spójności Polski z UE (projekty potencjalnie przynoszące najwyższe korzyści ekonomiczne i społeczne), oddziaływanie transgraniczne. Przedsięwzięcia, które spełniają kryteria podstawowe, są uporządkowane na podstawie kryteriów szczegółowych, czyli: kryteriów osiągnięcia standardów UE oraz kryteriów stanu przygotowania przedsięwzięcia. Kryteria osiągnięcia standardów UE w zakresie gospodarki wodno-ściekowej są następujące: I priorytet – zapewnienie sieci wodociągowej i/lub kanalizacji zbiorczej oraz odpowiedniego poziomu uzdatniania wody i/lub oczyszczania ścieków dla aglomeracji3 co najmniej 100 000 RLM (preferencje dla największych aglomeracji), II priorytet – zapewnienie sieci wodociągowej lub/i kanalizacji zbiorczej i odpowiedniego poziomu uzdatniania wody i/lub oczyszczania ścieków dla aglomeracji od 15 000 do 100 000 RLM, III priorytet – zapewnienie sieci wodociągowej lub/i kanalizacji zbiorczej i odpowiedniego poziomu uzdatniania wody i/lub oczyszczania ścieków dla aglomeracji od 2 000 do 15 000 RLM, W zakresie gospodarki odpadami środki z Funduszu Spójności będą głównie przeznaczane na: realizację inwestycji w największych aglomeracjach, zgodnie z istniejącymi w nich programami zagospodarowania odpadów. Programy w mniejszych miejscowościach będą wdrażane w miarę dostępności funduszy, inwestycje na terenach, gdzie istniejące składowiska odpadów stwarzają zagrożenia dla wód podziemnych, inwestycje na terenach, gdzie wyczerpuje się pojemność składowiska. Przy kwalifikowaniu przedsięwzięcia do Funduszu Spójności pod uwagę winna być również brana odległość projektowanego/modernizowanego składowiska od miasta, zgodnie z zasadą redukowania odległości niezbędnej dla transportowania odpadów. Ranking przedsięwzięć w tym obszarze uszeregowany będzie według następujących zasad: I priorytet – systemy gospodarki odpadami w aglomeracjach powyżej 200 000 mieszkańców lub w innych rejonach służące powyżej 200 000 grupie użytkowników. II priorytet – systemy gospodarki odpadami w aglomeracjach od 150 000 do 200 000 mieszkańców lub w innych rejonach służące od 150 000 do 200 000 grupie użytkowników. III priorytet – systemy gospodarki odpadami w aglomeracjach od 100 000 do 150 000 mieszkańców lub w innych rejonach służące od 100 000 do 150 000 grupie użytkowników. W zakresie ochrony powietrza przedsięwzięciami priorytetowymi winny być: 3 Przez aglomerację należy tu rozumieć teren, gdzie zaludnienie i/lub działalność gospodarcza są wystarczająco skoncentrowane, aby ścieki komunalne były zbierane i przekazywane do oczyszczalni ścieków komunalnych lub do końcowego punktu zrzutu (dyrektywa 91/271/EWG). 22 inwestycje ochronne w strefach, w których występują okresowe przekroczenia stężenia zanieczyszczeń (redukcja niskiej emisji), krajowe/regionalne sieci monitoringu elementów środowiska, przedsięwzięcia ochronne o charakterze ponadregionalnym, przedsięwzięcia związane z ochroną przed nadzwyczajnymi zagrożeniami środowiska. 4.2.1.1.1.1 Określenie stanu przygotowania przedsięwzięcia Dla wszystkich projektów: zakres przedsięwzięcia przewidziany do finansowania w ramach Funduszu Spójności jest w fazie przed przetargiem, istnieje wstępne studium wykonalności (typu pre-feasibility) lub jest przygotowywane. Ponadto, projekty z zakresu gospodarki wodno-ściekowej powinny spełniać następujące warunki (wg hierarchii priorytetów): uzyskane decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (warunki zabudowy i zagospodarowanie terenu) dla ponad 40% działań, uzyskane decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu dla mniej niż 40% działań. Projekty z zakresu gospodarki odpadami powinny posiadać (wg hierarchii priorytetów): decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz uregulowane prawo do terenu dla składowiska i/lub zakładu gospodarki odpadami, decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu dla składowiska i/lub zakładu gospodarki odpadami. Przygotowanie przedsięwzięć przez NFOŚIGW obejmuje również działania związane ze zleceniem wykonawcom zadań związanych z przygotowaniem przedsięwzięć, w szczególności ekspertyz, badań, opinii, analiz, dokumentacji przetargowej, itp., w przypadku gdy zadania te są finansowane z Funduszu Spójności. Działania te obejmują między innymi: prowadzenie postępowania przetargowego, przygotowanie zakresu zadań dla wykonawców, podpisywanie umów z wykonawcami oraz dokonywanie rozliczeń. NFOŚiGW na podstawie kryteriów szczegółowych sporządza listę najlepiej przygotowanych projektów, którą przedstawia następnie na Komitecie Sterującym. Minister Środowiska wspierany przez Komitet Sterujący podejmuje decyzję o kolejności przygotowania projektów. Komitet Sterujący powołany w Ministerstwie Środowiska opiniuje oraz doradza Ministrowi Środowiska w zakresie określania szczegółowych kryteriów wyboru projektów oraz wstępnej selekcji przygotowywanych przez potencjalnych odbiorców wsparcia projektów inwestycyjnych. Członkami Komitetu są przedstawiciele: Ministerstwa Środowiska, NFOŚiGW, instytucji finansowych, ogólnopolskich organizacji samorządowych oraz pozarządowych organizacji ekologicznych. Komitet Sterujący będzie czuwał nad terminowością i jakością działań NFOŚiGW oraz WFOŚiGW na etapie przygotowania projektów. 4.2.1.1.1.2 Przygotowanie wniosku Po decyzji Ministra Środowiska przygotowywany jest wniosek o dofinansowanie w ramach Funduszu Spójności. Aplikacje do Funduszu Spójności będą przygotowywane przez beneficjentów przy współpracy z WFOŚiGW, NFOŚiGW oraz Ministerstwem Środowiska. Gotowe aplikacje zawierające niezbędne dokumenty m.in. studia wykonalności, oceny oddziaływania inwestycji na 23 środowisko, analizy ekonomiczne i finansowe i inne zostaną wysłane do Komisji Europejskiej. Minister Środowiska, sprawując nadzór nad realizacją zadań NFOŚiGW oraz kontrolując wykonywanie zadań związanych z Funduszem Spójności współpracuje z NFOŚiGW, wojewódzkimi funduszami oraz końcowymi odbiorcami przy ocenie oraz weryfikacji wniosków. Minister planuje oraz realizuje politykę informacyjną w sprawie Funduszu Spójności oraz ocenia jej realizację współpracując w tym zakresie z Ministerstwem Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej. Proces programowania będzie opisany w szczegółowych procedurach wewnętrznych przygotowanych przez Ministerstwo Środowiska i NFOŚiGW oraz WFOŚiGW w zależności od wykonywanych przez nie zadań . RYS 2. SCHEMAT PRZYGOTOWANIA PROJEKTÓW Z FUNDUSZU SPÓJNOŚCI W SEKTORZE ŚRODOWISKA Końcowy odbiorca WOJEWÓDZKIE FUNDUSZE OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ opinia o wnioskach NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ KOMITET STERUJĄCY (ciało doradcze) opinia o wnioskach MINISTERSTWO ŚRODOWISKA Departament Integracji Europejskiej, Departament Zasobów Wodnych, Departament Instrumentów Ochrony Środowiska, Departament Polityki Ekologicznej opinia o wnioskach przygotowanie decyzji DECYZJA MINISTER ŚRODOWISKA Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej Departament Koordynacji Funduszu Spójności analiza oraz przekazanie aplikacji do KE KOMITET INTEGRACJI EUROPEJSKIEJ KOMISJA EUROPEJSKA ostateczna decyzja 24 przyjmowanie list projektów 25 4.2.1.2 Sektor Transportu Dobór projektów, które mogą być objęte dofinansowaniem z Funduszu Spójności jest podporządkowany jednemu kryterium ogólnemu i kilku kryteriom szczegółowym. Kryterium ogólnym jest założenie, że realizacja projektu przyczyni się w dużym stopniu do osiągnięcia jednego z wiodących celów (priorytetów) Narodowego Planu Rozwoju, jakim jest „tworzenie warunków do zwiększania poziomu inwestycji, promowanie zrównoważonego rozwoju i spójności przestrzennej". Kryterium to spełniają projekty usytuowane w ciągu głównych międzynarodowych korytarzy transportowych zdefiniowanych schematycznie na zmodyfikowanym układzie TINA (dodano ciągi wcześniej planowanych autostrad A-3 i A-8 i korytarz Morze Bałtyckie – Morze Czarne). Kryteria szczegółowe są niezbędne do zastosowania z uwagi na przyjęcie dwóch dziedzin interwencji FS w sektorze transportu: ● sieci autostrad i dróg ekspresowych; ● międzynarodowych połączeń kolejowych. W każdej z tych dziedzin oczekuje się osiągnięcia odmiennych efektów. W przypadku sieci autostrad i dróg ekspresowych najważniejszym oczekiwaniem i kryterium wyboru jest zwiększenie spójności sieci tych dróg, w ramach układu głównych międzynarodowych korytarzy transportowych przebiegających przez terytorium Polski (sieć TINA z uzupełnieniami). W przypadku międzynarodowych linii kolejowych najważniejszym kryterium szczegółowym jest zwiększenie prędkości kursowania pociągów intercity i ekspresowych, oraz dostosowanie linii do nowoczesnych systemów przewozów multimodalnych. Wybór projektów musi uwzględniać następujące ogólne uwarunkowania: założenie, że z FS w latach 2004 – 2006 będzie możliwe uzyskanie na transport łącznie kwoty około 1867 mln € (w cenach z 1999 r.), zobowiązania dotyczące realizowanych projektów ISPA na lata 2004 – 2006 będą kontynuowane z Funduszu Spójności, możliwość dofinansowania danego projektu tylko z jednego z funduszy Unii Europejskiej, konieczność dofinansowania projektów z krajowych źródeł budżetowych i innych źródeł, warunek, że projekty powinny być na tyle duże, aby ich realizacja mogła przynieść zauważalne efekty ekonomiczno-społeczne i ekologiczne. Przyjmuje się zgodnie z wymogami Unii Europejskiej, że minimalna wartość kosztorysowa projektu nie może być niższa niż 10 mln €, w projektach, które nie wytwarzają dochodu, wskaźnik pomocy z Funduszu może wynieść od 80% do 85% wydatków publicznych, w projektach, które generują dochód, wskaźnik pomocy z Funduszu jest niższy i ustalany indywidualnie dla każdego projektu przez Komisję Europejską, z uwzględnieniem dochodu netto, z pobieranych opłat za dostęp, każdy projekt powinien przynieść średnioterminowe korzyści gospodarcze i społeczne, proporcjonalne do zaangażowanych środków. Za proces programowania oraz przygotowania i oceny wniosków w sektorze transportu odpowiada Ministerstwo Infrastruktury – Sektorowa Instytucja Zarządzająca. Zadania Ministerstwa Infrastruktury dotyczące przygotowania dokumentów programowych są realizowane przez Departament Rozwoju Transportu. Za koordynację procesu przygotowania projektów sektora transportu oraz oceny wniosków odpowiada w Ministerstwie Infrastruktury Departament Finansowania Infrastruktury we współpracy z Departamentem Rozwoju Transportu oraz odpowiednio dla projektów kolejowych oraz projektów drogowych Departamentem Kolejnictwa i Departamentem Dróg Publicznych. 26 4.2.1.2.1 Wybór projektów W sektorze transportu proces programowania i wyboru projektów Funduszu Spójności jest scentralizowany. Indykatywna lista potencjalnych projektów, z podziałem na projekty priorytetowe oraz projekty rezerwowe, przewidzianych do współfinansowania w ramach Fundusz Spójności w latach 2004 – 2006 została zawarta w Strategii Wykorzystania Funduszu Spójności. Lista projektów została sporządzona przez Ministerstwo Infrastruktury na podstawie propozycji przedstawionych przez PKP Polskie Linie Kolejowe (PKP PLK S.A.) oraz Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad (GDDKiA) Ministerstwu Infrastruktury, które będą zarówno Instytucjami Wdrażającymi jak również Końcowymi Odbiorcami interwencji Funduszu Spójności. W sektorze dróg przy wyborze propozycji projektów priorytetowych brane są pod uwagę potrzeby infrastruktury drogowej, określane na podstawie wyników Generalnego Pomiaru Ruchu oraz danych o stanie nawierzchni dróg krajowych przygotowywanych w ramach Systemu Oceny Stanu Nawierzchni. Generalny Pomiar Ruchu jest przeprowadzany na sieci dróg krajowych co 5 lat i pozwala określić odcinki dróg o największym obciążeniu ruchu. System Oceny Stanu Nawierzchni określa natomiast odcinki dróg krajowych, na których stan nawierzchni najpilniej wymaga modernizacji oraz wzmocnienia. W szczególności, jeśli chodzi o budowę autostrad, projekty usytuowane będą na planowanych do budowy w pierwszej kolejności ciągach autostradowych: A1, A2 i A4, tworzących przyszłą sieć TEN i należących do sieci TINA. Kryteria wyboru konkretnych projektów są następujące: intensywność kongestii i uciążliwości ekologiczne rejestrowane w końcu lat 90 na danym odcinku sieci (im większa intensywność tym wyższy priorytet), projekty powinny być usytuowane w takich relacjach, gdzie występuje największe natężenie ruchu, a odcinki projektowanych autostrad spełniają kryterium opłacalności ekonomicznej, projekty mają zapewniać uzyskanie ciągłości przebiegu autostrady, projekty muszą spełniać warunki dopuszczalnej uciążliwości dla środowiska. W przypadku dróg ekspresowych szczegółowymi kryteriami wyboru projektów w zakresie odcinków dróg ekspresowych są: usytuowanie na istniejących odcinkach dróg krajowych, przewidywanych jako drogi ekspresowe, z wykorzystaniem, gdzie to jest możliwe, jednej jezdni istniejącej drogi, tworzących przyszłą sieć TEN, usytuowanie projektów na odcinkach o największym natężeniu ruchu (w relacji do planowanego układu dróg ekspresowych), spełnienie kryterium opłacalności ekonomicznej, z uwzględnieniem skrócenia czasu przejazdu i zmniejszenia wypadkowości, zapewnienie zwiększenia płynności i ciągłości ruchu w głównych relacjach (połączeniach) drogowych, zapewnienie warunku dopuszczalnej uciążliwości dla środowiska, w tym uciążliwości hałasowej dla otoczenia. Wybór projektów kolejowych oparty jest na rozpoznaniu istniejących utrudnień na liniach układu AGC i AGTC oraz lokalizacji projektowanych odcinków w układzie głównych międzynarodowych korytarzy kolejowych na terenie Polski. Projekty muszą mieć przygotowaną pełną dokumentację i zawierać wyniki badań przewidywanych efektów ekonomicznych, społecznych i ekologicznych. Przyjęto następujące wymogi selekcyjne wobec projektów inwestycji kolejowych: projekty powinny być usytuowane na sieci TINA, TEN i TERFN4 , projekty powinny zapewnić ciągłość w prowadzeniu ruchu kolejowego, 4 TERFN -Trans European Rail Freight-Network. 27 projekty powinny dotyczyć tych odcinków sieci kolejowej, na których występuje największe natężenie ruchu, projekty powinny spełniać wymogi efektywności ekonomicznej, uwzględniającej skrócenie czasu przejazdu oraz wzrost komfortu i bezpieczeństwa podróży, projekty powinny być przygotowane technicznie w sposób umożliwiający ich realizację, wszystkie projekty w zakresie z sektora kolejowego i poddane współfinansowaniu z Funduszu Spójności będą pochodziły z projektów pomocy technicznej realizowanych w ramach ISPA. O kolejności przygotowywania i składania projektów decyduje Minister Infrastruktury zasięgając opinii Komitetu Sterującego, w którego skład wchodzą osoby z kierownictwa. Na tym etapie wyboru projektów w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, bądź zastrzeżeń Komitet Sterujący może prosić Instytucje Wdrażające o wyjaśnienia, uzasadnienia lub opinie. 4.2.1.2.2 Przygotowanie przedsięwzięcia Po decyzji Ministra Infrastruktury w Instytucjach Wdrażających przygotowywany jest wniosek o dofinansowanie w ramach Funduszu Spójności. Weryfikowany on jest formalnie i merytorycznie w Ministerstwie Infrastruktury. Jest on sprawdzany pod kątem wymagań wynikających z zapisów obowiązujących umów i porozumień oraz przepisów Unii Europejskiej i prawa polskiego. Proces programowania będzie opisany w szczegółowych procedurach wewnętrznych Ministerstwa Infrastruktury oraz Instytucji Wdrażających. RYS 3. SCHEMAT RAMOWY PROCESU SPÓJNOŚCI W SEKTORZE TRANSPORTU Odbiorca Końcowy PKP PLK S.A. Decyzja przygotowanie wniosków dotyczących kolei PROGRAMOWANIA I OCENY WNIOSKÓW Odbiorca Końcowy GDDKiA przygotowanie wniosków dotyczących dróg i autostrad d e c MINISTERSTWO INFRASTRUKTURY y z Departament Finansowania Infrastruktury we współpracy j a z Departamentem Rozwoju Transportu KIEROWNICTWO RESORTU wsparcie przy podejmowaniu decyzji opinia o wnioskach Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej Departament Koordynacji Funduszu Spójności analiza oraz przekazanie wniosków do KE FUNDUSZU RESORTU KOMITET INTEGRACJI EUROPEJSKIEJ KOMISJA EUROPEJSKA ostateczna decyzja 28 przyjmowanie list projektów 4.2.2 Ocena projektów Po przekazaniu przez IZ wniosku aplikacyjnego do Komisji Europejskiej, następuje jego rejestracja. Komisja Europejska ocenia aplikację biorąc pod uwagę: średnioterminowe korzyści gospodarcze i społeczne tych projektów. Korzyści te powinny być proporcjonalne do zaangażowanych źródeł; ocena powinna być sporządzona w świetle analizy kosztów i korzyści, priorytety ustalone przez państwo członkowskie korzystające z pomocy, wkład jaki może przynieść projekt we wprowadzenie polityk wspólnotowych w zakresie – środowiska włączając w to zasadę zanieczyszczający płaci i sieci, zgodność projektów z politykami wspólnotowymi oraz ich zgodność z innymi strukturalnymi działaniami Wspólnoty, ustalenie odpowiedniej równowagi pomiędzy interwencjami Funduszu w ochronę środowiska oraz infrastrukturę transportu. Proces ten zasadniczo trwa 3 miesiące. Komisja Europejska przy ocenie projektu może zasięgnąć opinii Europejskiego Banku Inwestycyjnego. Po zakończeniu procedury oceny Komisja Europejska podejmuje oddzielną Decyzję (granting decision) dla każdego przedsięwzięcia współfinansowanego w ramach Funduszu Spójności. 5 Mechanizmy wdrażania poszczególnych projektów 5.1 Aspekty ogólne Zasady wdrażania projektów Funduszu Spójności winny uwzględniać podstawowe wymogi określone w Rozporządzeniu Rady nr 1164/1994 oraz wydanych na jego podstawie Rozporządzeń wykonawczych. Równocześnie w świetle postanowień Traktatu o Przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej, po dniu akcesji Polska przestanie być beneficjentem Przedakcesyjnego Instrumentu Polityki Strukturalnej (ISPA). Jednakże, po akcesji projekty ISPA będą nadal realizowane. Od l maja 2004 r. projekty zaakceptowane do finansowania w ramach ISPA i nie zakończone do dnia akcesji, będą kontynuowane jako projekty Funduszu Spójności. W odniesieniu do projektów ISPA, które będą realizowane po akcesji, ich zasady są określone w zawartych do dnia akcesji Memorandach Finansowych oraz kolejnych zmian do tych memorandów. Każde memorandum finansowe zawiera trzy załączniki, z czego: Załącznik I – stanowi opis danego przedsięwzięcia; Załącznika Ia – wstępny plan przetargów, Załącznik II – plan finansowy oraz Załącznik III – standardowy dla wszystkich memorandów zawiera m.in. następujące elementy: postanowienia dotyczące zarządzania finansowego, kwalifikowalności kosztów oraz zasad postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Zmianie ulegnie sposób przeprowadzania przetargów i zawierania kontraktów, bowiem zamawiających będą obowiązywały przepisy ustawy o zamówieniach publicznych. Podstawowe zasady obowiązujące w tym zakresie opisano w pkt. 5.4. Należy także podkreślić, iż nie ulęgną zamianie zasady kwalifikacji kosztów. 29 5.2 Wydanie decyzji przez Komisję Europejską oraz tryb wnioskowania o zmianę decyzji Komisja Europejska wydaje Decyzję oddzielnie dla każdego przedsięwzięcia. Kluczowe informacje zawarte w Decyzji Komisji dotyczące danego przedsięwzięcia są publikowane w Dzienniku Urzędowym WE. Zmiana decyzji jest dokonywana według następującej procedury: Poprawki powodujące zasadniczą zmianę celów, cech charakterystycznych projektu, zmieniające plan finansowy, powodujące zwiększenie, czy redukcję proporcjonalnego udziału środków Funduszu Spójności lub maksymalnej wysokości grantu Funduszu Spójności ustalonych w Decyzji Finansowej winny być wprowadzane poprzez zmianę Decyzji. Zmiana taka następuje na wniosek IZ po uwzględnieniu zaleceń (opinii) Komitetu Monitorującego. W przypadku innych poprawek, IZ przesyła Komisji projekt proponowanej poprawki. Komisja przekazuje swoją opinię lub zgodę w terminie dwudziestu dni roboczych od dnia otrzymania propozycji. Poprawki są przyjęte w momencie wyrażenia na nie zgody przez Komisję. 5.3 Realizacja projektu Za prawidłowe wdrażanie projektów w sektorze środowiska oraz transportu odpowiadają poszczególni SUZ umiejscowieni odpowiednio w Ministerstwie Środowiska oraz Ministerstwie Infrastruktury. Jednakże poszczególne projekty są realizowane przez Instytucje Wdrażające, wskazane każdorazowo we wniosku aplikacyjnym oraz Decyzji Komisji Europejskiej. Porozumienia pomiędzy MGPiPS oraz Sektorowymi Instytucjami Zarządzającymi Porozumienia zawarte przez MGPiPS odrębnie z Ministerstwem Infrastruktury i Ministerstwem Środowiska sformalizują ramy współpracy tych instytucji w zakresie zarządzania Funduszem Spójności w obydwu sektorach, co obejmie proces programowania oraz wdrażania poszczególnych projektów. Przedmiotowe umowy określą zakres zadań dotyczących zarządzania projektami, delegowanych przez MGPiPS do Sektorowych Instytucji Zarządzających, formułować będą również zapisy zapewniające MGPiPS wykonywanie systemowych uprawnień nadzorczych. Przewiduje się zawarcie takich umów jednorazowo. Umowa taka będzie warunkowała zawarcie dalszych umów pomiędzy Sektorowymi Instytucjami Zarządzającymi oraz odpowiednio w sektorze środowiska z NFOŚiGW i Instytucją Wdrażającą oraz w sektorze transportu z Instytucjami Wdrażającymi. Umowy Finansowania Szczegółowe warunki rozliczania i wykorzystania środków finansowych Funduszu Spójności będą określone w Umowach Finansowania zawieranych pomiędzy Instytucją Płatniczą oraz Sektorowymi Instytucjami Zarządzającymi. W umowach tych zostaną określone wymogi dotyczące m.in. przekazywania środków do dyspozycji Sektorowej Instytucji Zarządzającej, jak i sprawozdawczości finansowej. Instytucja Płatnicza, po otrzymaniu z Instytucji Zarządzającej kopii Decyzji KE podpisuje Umowę Finansowania z właściwą SIZ dla danego projektu. W sektorze transportu jest ona podstawą do zawarcia przez SIZ porozumienia wykonawczego z Instytucją Wdrażającą. Natomiast w sektorze środowiska stanowi podstawę do zawierania Porozumień o realizacji projektu między Instytucją Pośredniczącą i Instytucją Wdrażającą. Ramowe Porozumienia pomiędzy instytucjami nadzorowanymi Sektorowymi Instytucjami Zarządzającymi oraz Każda z Sektorowych Instytucji Zarządzających będzie zawierała umowy z instytucjami nadzorowanymi. W sektorze transportu Ministerstwo Infrastruktury podpisze oddzielne umowy z GDDKiA oraz PKP PLK S.A. – Instytucjami Wdrażającymi. W sektorze środowiska zawarte zostanie „Porozumienie w sprawie wdrażania Funduszu Spójności” pomiędzy Ministerstwem Środowiska oraz NFOŚiGW wypełniającym funkcję Instytucji Pośredniczącej 30 I stopnia. Zawarta będzie także umowa pomiędzy NFOŚiGW oraz WFOŚiGW, na podstawie której Instytucja Pośrednicząca I szczebla deleguje część swoich obowiązków związanych z obsługą wdrażania Funduszu Spójności do instytucji pośredniczących II szczebla. W umowach tych zostaną (szczegółowo w porozumieniach wykonawczych) określone relacje pomiędzy poszczególnymi instytucjami w zakresie zarządzania projektami finansowanymi w ramach Funduszu Spójności. W przypadku, kiedy instytucja zaangażowana we wdrażanie nie będzie zaliczana do jednostek sektora finansów publicznych umowy powinny zawierać określone przez jednostkę nadzorującą minimalne wymogi dotyczące prowadzenia kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego w tych podmiotach. Porozumienia wykonawcze Analogicznie jak do systemu funkcjonującego w ramach ISPA w obydwu sektorach będą zawierane szczegółowe porozumienia wykonawcze dla każdego projektu. W sektorze transportu, porozumienia takie będą podpisywane pomiędzy Sektorową Instytucją Zarządzają oraz Instytucjami Wdrażającymi. W sektorze środowiska, przedmiotowe porozumienia będzie podpisywał NFOŚiGW oraz MŚ z Instytucjami Wdrażającymi. Jeżeli Instytucja Wdrażająca nie będzie końcowym odbiorcą stroną umowy będzie końcowy odbiorca. 5.4 Przetargi i zawieranie kontraktów z wykonawcami 5.4.1 Ogólne zasady Wykorzystywanie środków z Funduszu Spójności winno być zgodne z politykami Wspólnotowymi, do których zalicza się udzielanie zamówień publicznych. Oznacza to, iż wszystkie środki przeznaczone na przedsięwzięcia współfinansowane z Funduszu Spójności będą realizowane zgodnie z krajowym prawem zamówień publicznych, zgodnym z unijnymi dyrektywami w tym zakresie. W uzupełnieniu do obowiązującego prawa, zamawiający będzie przestrzegał zasad określonych w Praktycznym przewodniku po procedurach zamówień publicznych wraz ze standardową dokumentacją przygotowaną przez Urząd Zamówień Publicznych. Ze względu na charakter Praktycznego przewodnika po procedurach zamówień publicznych, będzie on obowiązywał zamawiającego na podstawie porozumienia wykonawczego zawartego pomiędzy nim a jednostką nadzorującą zamawiającego. Zgodnie z Rozporządzeniem nr 1164/94/WE, krajowe procedury zamówień publicznych powinny być zgodne z następującymi dyrektywami: 92/50 dotycząca koordynacji procedur w zakresie udzielania zamówień publicznych na usługi, 93/36 dotycząca koordynacji procedur w zakresie udzielania zamówień publicznych na dostawy, 93/37 dotycząca koordynacji procedur w zakresie udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, 93/38 (zmieniona przez dyrektywę 98/4) dotycząca koordynacji procedur w zakresie udzielania zamówień publicznych przez podmioty działające w czterech sektorach: gospodarki wodnej, energetyki, transportu oraz telekomunikacji, 89/665 oraz 92/13 dotyczące środków odwoławczych. 5.4.2 Ogólne zasady kontroli zamówień publicznych Urząd Zamówień Publicznych decyzją ZP KIE z dnia 28 czerwca 2002 r. został wskazany jako centralna jednostka, która ma dokonywać kontroli ex ante procesów przetargowych w ramach Funduszu Spójności. Urząd Zamówień Publicznych zapewni realizację kontroli ex ante w formie kontroli Prezesa UZP wobec zamawiającego oraz kontroli wzajemnej (prawo oferenta do sprzeciwu wobec zachowania zamawiającego poprzez protest oraz odwołanie się do zespołu arbitrów). Ponadto system kontroli jest uzupełniony o ujednolicone czynności kontrolne: zamawiającego, 31 jednostki nadzorującej zamawiającego oraz UZP. Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej jako Instytucja Zarządzająca zapewnia stosowanie procedur zawierających efektywną kontrolę ex ante zamówień publicznych oraz posiadania przez właściwe instytucje wymagalnej dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi i ich kontrolą m.in. poprzez: zapewnienie w umowie pomiędzy IZ i SIZ obowiązków SIZ w zakresie kontroli ex ante procedur zamówień publicznych, przekazywanie przez SIZ do IZ podręczników procedur oraz zmian do tych podręczników SIZ dotyczące w/w zakresu i prawo zgłaszania uwagi co do treści podręczników, audyt systemowy SIZ pod kątem przestrzegania procedur zamówień publicznych, przekazywanie przez SIZ do IZ informacji o nieprawidłowościach występujących w procedurach przetargowych na podstawie informacji zebranych przez SIZ w oparciu o opinię pracowników uczestniczących w komisjach przetargowych oraz na podstawie wyników audytu, a także informacji od instytucji pośredniczących w sektorze środowiska. Jednostka nadzorująca zamawiającego: w przypadku Funduszu Spójności jest to Instytucja Pośrednicząca lub Sektorowa Instytucja Zarządzająca. W sektorze środowiska, obowiązki będą podzielone pomiędzy Ministerstwo Środowiska, NFOŚiGW, WFOŚiGW. W sektorze transportu będzie to Ministerstwo Infrastruktury. Zamawiający: w przypadku Funduszu Spójności jest to Instytucja Wdrażająca. W sektorze środowiska będą to gminy, spółki komunalne, w sektorze transportu GDDKiA, PKP PLK S. A. Do sprawnego funkcjonowania systemu konieczne jest istnienie szczegółowych wewnętrznych procedur, zarówno u zamawiających jak i instytucji wykonujących czynności kontrolne. Ministerstwo Finansów upowszechnia standardy wewnętrznej kontroli finansowej w jednostkach finansów publicznych. 5.4.3 Sankcje za naruszenie procedur Poniżej przedstawiono podstawowe sankcje za naruszenie procedur dotyczących zamówień publicznych, które mogą być stosowane przez poszczególne podmioty: Urząd Zamówień Publicznych Zawiadomienie przez Prezesa UZP Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych. Wniosek Prezesa UZP do sądu o stwierdzenie nieważności umowy jeżeli został zawarta z naruszeniem przepisów ustawy. Zawiadomienie prokuratora o podejrzeniu popełnienia przestępstwa (art. 304 kpk) i sankcja z art. 305 kk (do 3 lat pozbawienia wolności). Zakaz zawarcia umowy po wszczęciu postępowania kontrolnego (ex ante) przez Prezesa UZP, aż do czasu jego zakończenia ( proponowany czas trwania kontroli to 14 dni od otrzymania pełnej dokumentacji postępowania) oraz w przypadku negatywnego wyniku kontroli (zawieszenie terminów). Zasada ta wymaga zapisania w ustawie o zamówieniach publicznych, a do czasu jej nowelizacji, w umowie zawieranej pomiędzy jednostką nadzorującą zamawiającego i zamawiającym. Jednostka nadzorująca zamawiającego Prawo odstąpienia od porozumienia wykonawczego jeżeli zamawiający nie przestrzega procedur. Zamawiający Zamawiający będzie zobowiązany realizować sankcje (przewidziane w odpowiednich przepisach prawa) wobec nierzetelnych członków komisji przetargowej. 32 5.4.4 Szczegółowe zasady kontroli ex ante zamówień publicznych 5.4.4.1 System kontroli ex ante w sektorze środowiska SUZ, działając w imieniu Ministra Środowiska, i NFOŚiGW zawierają z IW umowę o przekazanie środków (porozumienie wykonawcze) (przedmiotowa umowa, której projekt ma zostać przygotowany przez Ministerstwo Finansów, powinna mieć charakter trójstronny, a tym samym musi uwzględniać prawa i obowiązki wszystkich ww. podmiotów; celem wykorzystania dotychczasowych doświadczeń w zakresie zawierania umów z IW, zarówno MŚ jak i NFOŚiGW opracują jednolity tekst umowy, który będzie przedkładany do podpisu IW; będzie on uwzględniał minimalne wymogi, do których opracowania zobowiązane jest Ministerstwo Finansów), NFOŚiGW w zakresie uzgodnionym z SUZ i Urzędem Zamówień Publicznych (UZP) przeprowadza kontrolę ustanowienia przez IW wymaganego, w odniesieniu do całości procesu przetargowego, systemu procedur; SUZ informowany jest przez NFOŚiGW każdorazowo o wynikach przedmiotowej kontroli; SUZ zastrzega sobie prawo udziału w ww. kontrolach. NFOŚiGW informuje SUZ o planach kontraktowania przedłożonych przez IW i zweryfikowanych przez NFOŚiGW, a dotyczących poszczególnych projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności. Przed opublikowaniem ogłoszenia o postępowaniu przetargowym, NFOŚiGW weryfikuje dokumentację przetargową (DP); NFOŚiGW przedkłada DP do SUZ wraz z rekomendacją odnośnie zgłoszenia sprzeciwu bądź też braku sprzeciwu (no objection) w stosunku do ww. dokumentów przetargowych; SUZ podejmuje decyzję o zgłoszeniu bądź też nie zgłoszeniu sprzeciwu (no objection). NFOŚiGW może uczestniczyć w charakterze obserwatora (lub członka komisji bez prawa głosu po zmianie ustawy o zamówieniach publicznych) w pracach komisji przetargowych; SUZ zastrzega sobie prawo udziału w ww. postępowaniach w charakterze obserwatora. NFOŚiGW weryfikuje projekt umowy pomiędzy IW a wykonawcą; NFOŚiGW przedkłada projekt umowy do SUZ wraz z rekomendacją odnośnie zgłoszenia sprzeciwu bądź też braku sprzeciwu (no objection); SUZ podejmuje decyzję o zgłoszeniu bądź też nie zgłoszeniu sprzeciwu (no objection) w stosunku do projektu umowy; SUZ zgłasza no objection po upływie okresu, który zastrzega sobie Urząd Zamówień Publicznych (UZP) do przeprowadzenia kontroli możliwości podpisania umowy; NFOŚiGW przekazuje do SUZ kopię podpisanej umowy (kwestią pozostającą do uzgodnienia jest czasokres, w którym UZP będzie mógł zdecydować o przeprowadzeniu ewentualnej kontroli; trzeba mieć bowiem na względzie maksymalny okres związania ofertą - obecnie jest to 45 dni oraz czas potrzebny SUZ na podjęcie decyzji w sprawie no objection). NFOŚiGW przekazuje do SUZ informacje o ewentualnych nieprawidłowościach w zakresie procesu kontraktowania; SUZ informuje UZP o zaistniałych nieprawidłowościach. NFOŚiGW przekazuje co kwartał do SUZ oraz UZP informacje o postępowaniach przetargowych wszczętych przez IW w ostatnim kwartale; NFOŚiGW zapewni zamieszczanie na swoich stronach internetowych w uzgodnieniu ze służbami SUZ, ogłoszeń o wszelkich postępowaniach realizowanych w odniesieniu do projektów finansowanych z Funduszu Spójności. NFOŚiGW zapewni zamieszczanie na swoich stronach internetowych ogłoszeń o wynikach wszelkich postępowań dotyczących zawarcia umowy z wykonawcą; NFOŚiGW przekazuje do SUZ i UZP informację o wyniku postępowania co najmniej na 7 dni przed jej zamieszczeniem na swoich stronach internetowych. SUZ zastrzega sobie prawo kontroli działań podejmowanych przez NFOŚiGW w ww. zakresie. 5.4.4.2 System kontroli ex ante w sektorze transportu W ramach SUZ zadania jednostki nadzorującej zamawiającego będzie pełnił Departament Finansowania Infrastruktury. Kontrolę ex ante zamówień publicznych w odniesieniu do procesów 33 przetargowych ISPA w ramach EDIS oraz następnie Funduszu Spójności będzie prowadzić, Wydział Oceny Projektów Funduszu Spójności. Struktura organizacyjna dla obydwu funduszy jest identyczna. Aktualnie GDDKiA, podobnie jak PKP PLK S.A. jako Jednostki Wdrażające projekty ISPA podlegają kontroli ex ante wykonywanej przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Warszawie. Struktura organizacyjna tych instytucji nie ulegnie zmianie w przypadku przejęcia funkcji kontrolnych przez polskie instytucje. Zadania związane z udzielaniem zamówień publicznych u zamawiających prowadzić będą: w GDDKiA – Biuro Projektów Unijnych, w PKP PLK S.A. – Jednostka Wdrażająca Kolejowe Przedsięwzięcia Współfinansowane z UE. Podstawowe zadania zamawiających obejmują: zapewnia działania kontroli wewnętrznej, przekazywania do MI: dokumentacji przetargowej, propozycji składu Komisji Przetargowej, raportu ewaluacyjnego, projektu kontraktu oraz po jego podpisaniu, kopii kontraktu, udostępniania niezwłocznie na żądanie MI oraz UZP wszelkich dokumentów i wyjaśnień dotyczących prowadzonych lub zakończonych postępowań przetargowych, niezwłocznie po zawarciu umowy z wykonawcą przesyłania do UZP informacji o wyniku postępowania, opracowania wewnętrznych, szczegółowych zasad postępowania w procesie udzielania zamówień na podstawie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, aktów wykonawczych oraz poradnika przygotowanego przez UZP, określenia, w uzgodnieniu z MI szczegółowych zasad postępowania członków komisji przetargowych i katalogu sankcji (przewidzianych w odpowiednich przepisach prawa) za ich naruszenie. Zgodnie z wymogami stosowanie kontroli wewnętrznej GDDKiA zamierza utworzyć komórkę ds. kontroli wewnętrznej, która między innymi sprawowałaby kontrolę nad przebiegiem procedury zamówień publicznych, PKP PLK S.A. uznało aktualnie posiadany system kontroli wewnętrznej za wystarczająco skuteczny. Zadania SUZ, jako jednostki nadzorującej zamawiającego obejmują : zatwierdzanie dokumentacji przetargowej, zobowiązanie zamawiającego do przekazywania informacji o wszystkich postępowaniach przetargowych realizowanych z udziałem środków UE, w celu umieszczania ich na stronie internetowej jednostki nadzorującej, zatwierdzanie składu Komisji Przetargowej, raportu z jej prac (wyników postępowania), delegowanie przedstawiciela Departamentu Finansowania Infrastruktury, w charakterze obserwatora prac Komisji Przetargowej (uznaniowo), przedstawiciele departamentów merytorycznych będą uczestniczyć w charakterze członków Komisji z prawem głosu, zatwierdzanie umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, informowanie UZP o nieprawidłowościach w zakresie procedury kontraktowania występujących w postępowaniach, w których uczestniczył przedstawiciel MI oraz w postępowaniach, o których informacje przekazał zamawiający, 34 przekazanie informacji do UZP w ramach systemu SIMIK o wszczętych przez zamawiającego postępowaniach oraz wynikach postępowania przed zawarciem umowy, 7 dni przed zamieszczeniem informacji o wynikach postępowania na stronie internetowej jednostki nadzorującej, do czasu powstania SIMIK, przekazywanie do UZP na koniec każdego kwartału informację o postępowaniach wszczętych przez zamawiających w minionym kwartale. 5.5 Kwalifikowalność Kwalifikowalność (uznawanie) wydatków jest uregulowana Rozporządzeniem Komisji nr 16/2003/WE w odniesieniu do wydatków kwalifikowanych w kontekście przedsięwzięć współfinansowanych z Funduszu Spójności z dnia 6 stycznia 2003 r. Wydatki kwalifikowane obejmują wydatki ze środków UE oraz środków stanowiących współfinansowanie krajowe, przewidziane w Decyzji KE. W odniesieniu do kwalifikowalności wydatków należy zwrócić uwagę na następujące kwestie: kwalifikowanymi są wydatki rzeczywiście poniesione, w oparciu o zawarte ważne umowy, udokumentowane otrzymanymi fakturami lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej, podmiotem uprawnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowanych jest Instytucja Wdrażająca, która jest wskazana we wniosku aplikacyjnym, a następnie Decyzji, wydatki kwalifikowane będą ponoszone w ściśle określonym okresie: od daty otrzymania przez Komisję Europejską kompletnego wniosku aplikacyjnego. Potwierdzenie tej daty będzie zapisane w Decyzji. Zgodnie z zapisami Traktatu o Przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej, Polska będzie mogą ponosić wydatki kwalifikowane już od l stycznia 2004 r. do daty końcowej określonej w Decyzji, Wydatki kwalifikowane muszą być bezpośrednio związane z przedsięwzięciem, Wydatki kwalifikowane będą mieściły się w określonych kategoriach. Rozporządzenie nr 16/2003 przewiduje następujące kategorie wydatków kwalifikowanych: - planowanie, - nabycie gruntów, - przygotowanie terenu, - budowa, - wyposażenie, - zarządzanie projektem, - przedsięwzięcia informacyjne i upowszechniające. Dodatkowo, pod określonymi warunkami wydatkiem kwalifikowanym może być VAT, jak i inne podatki i opłaty. Decyzja Komisji może wskazywać także na inne kategorie wydatków kwalifikowanych. Wydatki kwalifikowane muszą być poniesione zgodnie ze sposobem wynikającym z pozostałych warunków realizacji przedsięwzięć jak np. zamówienia publiczne. 35 6 Zasady finansowania 6.1 System naliczania rocznych zobowiązań Finansowanie przedsięwzięć z Funduszu Spójności opiera się na zasadzie współfinansowania. Projekty inwestycyjne ubiegające się o dofinansowanie mogą być wsparte w ramach Funduszu Spójności maksymalnie do wysokości 85% wydatków publicznych lub innych równoważnych wydatków, włączając w to wydatki jednostek, których działalność jest podjęta w ramach administracyjnych lub prawnych, na mocy których mogą być uważane za równoważne jednostkom publicznym. Strona polska musi zagwarantować środki na pozostałe finansowanie, z jednego lub kilku źródeł. Pomoc doradcza może być finansowana ze środków Funduszu Spójności w 100%. Zgodnie z postanowieniami Traktatu o Przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej na zobowiązania (commitments) podejmowane przez nowe państwa członkowskie w ramach interwencji Funduszu Spójności, Unia Europejska przeznaczyła na lata 2004 – 2006 środki finansowe w wysokości 7,5905 miliarda Euro według cen z 1999 r. Przedziały zobowiązań dla nowych Państw Członkowskich dla każdego roku w tym okresie powinny wynieść: w roku 2004: 2616,8 mln Euro, w roku 2005: 2151,7 mln Euro, w roku 2006: 2822 mln Euro. Zgodnie z Rozporządzeniem Rady nr 1164/94/WE przy wyznaczaniu indykatywnej alokacji dla danego kraju brana jest pod uwagę liczba ludności zamieszkała w danym państwie, PNB z uwzględnieniem poprawy krajowego dobrobytu osiągniętego w poprzednim okresie programowania, powierzchnia kraju oraz inne czynniki społeczno ekonomiczne np. deficyt w obszarze infrastruktury transportowej. Biorąc pod uwagę kryteria stosowane przy wyznaczaniu indykatywnej alokacji oraz wysokość środków finansowych przeznaczonych na zobowiązania w obecnym okresie programowania wstępna alokacja dla Polski waha się w przedziale od 45,65% do 52,72% całości środków przeznaczonych dla nowych państw członkowskich. Oznacza to, iż począwszy od 2004 r. roczne zobowiązania dla Polski będzie wahać się w następujących przedziałach: w 2004 r. – od 1194, 5 mln Euro do 1379,5 mln Euro, czyli średnio około 1280 mln Euro, w 2005 r. – od 982,2 mln Euro do 1134,9 mln Euro, czyli średnio około 1058,3 mln Euro, w 2006 r. – od 1288,2 mln Euro do 1487,8 mln Euro, czyli średnio około 1388 mln Euro. Rozporządzenie Rady Nr 1164/1994 rozróżnia dwa sposoby przyznawania zobowiązań: Zobowiązania Komisji w odniesieniu do projektów, których okres realizacji wynosi 2 lata lub więcej, będą przyznawane w rocznych zobowiązaniach. Pierwsze zobowiązanie roczne zostaje przyznane w momencie przyjęcia Decyzji przez Komisję Europejską i nie pokrywa całego udziału grantu Funduszu Spójności dla danego projektu. Kolejne roczne zobowiązania będą realizowane w oparciu o wstępny lub skorygowany plan finansowy zawarty w Decyzji. Zasadniczo zakłada się, iż Komisja przyznaje je do 30 kwietnia każdego roku, w oparciu o przewidywane wydatki w ramach danego projektu. Zobowiązania Komisji w odniesieniu do projektów, których okres realizacji wynosi do 2 lat lub do projektów których wartość wynosi mniej nić 50 min Euro, będą przyznawane w dwóch zobowiązaniach. Pierwsze zobowiązanie może wynieść do 80% wartości udziału Funduszu Spójności, w momencie przyjęcia Decyzji przez Komisję Europejską. Pozostała część będzie przyznana w zależności od postępów w projekcie. 36 6.2 Zasady i procedury dotyczące zarządzania finansowego 6.2.1 Harmonogramy płatności Wieloletnie harmonogramy płatności Po zawarciu Umowy Finansowania, dla każdego projektu wymagane jest przygotowywanie harmonogramów płatności i kontraktowania. Harmonogramy dla Funduszu Spójności będą wieloletnie i będą zawierać planowaną alokację środków z Funduszu, planowane limity na współfinansowanie, prognozę wydatków na cały przewidywany okres realizacji danego projektu w rozbiciu miesięcznym/kwartalnym oraz w rozbiciu na poszczególne źródła finansowania (środki UE i współfinansowanie). Harmonogramy powinny być aktualizowane na bieżąco w systemie SIMIK. Roczne harmonogramy płatności W „Sprawozdaniu z wdrażania projektu" załączanym do składanej co miesiąc przez SIZ do IP „Deklaracji poniesionych wydatków" przedstawiony będzie harmonogram planowanych wydatków na najbliższe 12 miesięcy. Harmonogramy powinny być aktualizowane na bieżąco w systemie SIMIK. 6.2.2 Współfinansowanie Wszystkie środki współfinansujące, zaliczone w Decyzji KE do kwalifikowanych, muszą być wydatkowane zgodnie z zasadami przewidzianymi dla środków Funduszu Spójności. Współfinansowanie można podzielić wg. źródeł pochodzenia na: środki publiczne, w tym: centralne, regionalne, lokalne, inne, środki prywatne, EBI, inne (np. EBOiR). Zakłada się, że rozpoczęcie inwestycji będzie finansowane z zaliczki wynikającej z Decyzji KE (20% grantu), natomiast dalszy postęp prac będzie finansowany równolegle ze środkami Funduszu Spójności oraz współfinansowania. 6.2.3 Ustalenie kursu przeliczeniowego Wydatki w raportach do KE winny być ujmowane w EUR. Kursem przeliczeniowym jest kurs wynikający z art. 2 ust. 2 Rozporządzenia nr 643/2000. Odbiorca końcowy ponosi ryzyko kursu wymiany. Może on zarządzać tym ryzykiem, podejmując decyzje o wymianie środków z EUR na PLN. 6.2.4 Koszty bankowe Wszelkie koszty bankowe związane z prowadzeniem i operacjami dokonywanymi na RIPFS oraz na RBFS są pokrywane przez posiadacza rachunku - Ministerstwo Finansów. W przypadku analogicznych kosztów powstałych na poziomie rachunków projektów koszty bankowe nie będą pokrywane przez Ministerstwo Finansów. W związku z powyższym, istnieje konieczność ustalenia przez SIZ w porozumieniu z Instytucjami Wdrażającymi podmiotu odpowiedzialnego za pokrywanie powyższych opłat. 37 6.2.5 Odsetki W odniesieniu do ISPA KE wyraziła zgodę na wykorzystanie przez Beneficjentów Końcowych ISPA narosłych odsetek i traktowanie ich jako współfmansowanie własne. Niemniej jednak, odsetki mogą być wykorzystane wyłącznie na koszty kwalifikowane danego projektu, określone w Memorandum Finansowym. Jakakolwiek zmiana przeznaczenia odsetek wymaga każdorazowej zgody Komisji Europejskiej, a w przypadku wykorzystania ich na działania rozszerzające zakres projektu odpowiedniej zmiany Memorandum Finansowego. W związku z powyższym można zakładać, iż w przypadku Funduszu Spójności, Komisja zastosuje podobne rozwiązanie. 6.2.6 Windykacje nienależnych płatności Pod pojęciem nienależnych płatności rozumie się: płatności powstałe na skutek „nieprawidłowości" w trakcie realizacji projektu, płatności „nadpłacone" przez KE (nie spożytkowane do daty zakończenia projektu – zgodnej z terminem zawartym w Decyzji). 6.2.6.1 Windykacja płatności dokonanych na skutek nieprawidłowości W rozumieniu postanowień umowy finansowania (UF) zawieranej dla każdego projektu pomiędzy IP i SIZ, „nieprawidłowością" może być każde rażące naruszenie postanowień UF. SIZ w comiesięcznych sprawozdaniach z wdrażania projektu ma obowiązek informować IP o występujących nieprawidłowościach i o działaniach podjętych dla ich usunięcia. Do sprawozdania, w którym nieprawidłowość została ujęta po raz pierwszy powinien być dołączany załącznik z informacją na temat wykrytej nieprawidłowości. Od momentu pierwszego zgłoszenia danej nieprawidłowości SIZ zobowiązana jest do aktualizowania w comiesięcznych sprawozdaniach finansowych informacji dotyczącej wykrytej nieprawidłowości. Tam, gdzie Komisja Europejska uzna, iż nieprawidłowość nie została skorygowana lub stwierdzi, iż całość lub część przedsięwzięcia nie uzasadnia – w części lub w całości – wysokości pomocy przyznanej na jej realizację, Komisja przeprowadzi odpowiednią analizę danego przypadku, zwracając się do kontroli skarbowej i do IP o dostarczenie w oznaczonym czasie stosownych uwag. Po dokonaniu takiej analizy, w przypadku jeśli nie podjęte zostaną odpowiednie środki zaradcze w przedmiotowej sprawie. Komisja biorąc pod uwagę rodzaj zaistniałej nieprawidłowości oraz zakres stwierdzonych zaniedbań w mechanizmie zarządzania i kontroli, może: obniżyć wysokość lub anulować jakiekolwiek płatności zaliczkowe; anulować całość lub część pomocy przyznanej na realizację danego przedsięwzięcia. Jeśli IP uzna, że wykryta nieprawidłowość jest rażącym naruszeniem postanowień UF może, przed podjęciem przez Komisję ostatecznej decyzji, dokonać zwrotu konkretnej kwoty na odpowiednie subkonto Rachunku w IP dla FS lub zablokować tymczasowo kartę wzorów podpisów właściwego subkonta RB dla FS, uniemożliwiając przekazywanie środków Funduszu Spójności na rachunek projektu. Nieprawidłowości wykryte w trakcie kontroli zgłaszane są również przez organy kontrolne. 6.2.6.2 Windykacja płatności niezrealizowanych Niezrealizowane kwoty wydatków środków bezzwrotnych wygasają z datą zakończenia danego projektu, określoną w Decyzji KE. Płatności nie zrealizowane w terminie zostają zwrócone przez SIZ na właściwe subkonto Rachunku w Instytucji Płatniczej dla Funduszu Spójności, z którego zostały uprzednio przekazane na subkonto danego projektu na Rachunku Bieżącym dla Funduszu Spójności. Z Rachunku w IP środki wraz z należnymi odsetkami przekazane zostają do Komisji Europejskiej. 38 6.3 Przepływy finansowe Przepływ środków odbywa się w następujący sposób: Środki z KE przekazywane są na Rachunek w Instytucji Płatniczej dla Funduszu Spójności, podzielony na subkonta sektorowe (ochrony środowiska, transportu, pomocy technicznej). W następnej kolejności Instytucja Płatnicza dokonuje transferu środków na odrębny rachunek Rachunek Bieżący dla Funduszu Spójności, który podzielony jest na subkonta odpowiadające określonym projektom. Następnie środki przekazywane są na rachunki środowiska, transportu, pomocy technicznej (posiada odrębny rachunek u IW). Instytucja Płatnicza jest odpowiedzialna za obsługę przepływów finansowych z KE na RIPFS i z RIPFS na RBFS. Instytucja Płatnicza będzie występować do KE o płatności w oparciu o deklaracje wydatków oraz ww. harmonogramy płatności przekazywane przez SIZ. Rys. 4 Schemat przedstawiający Przepływy Finansowe (UWZGLĘDNIAJĄCE WSPÓŁFINANSOWANIE) Komisja Europejska Zaliczka lub refundacja (1) Szef Instytucji Płatniczej + księgowy w Instytucji Płatniczej Rachunek w Instytucji Płatniczej dla Funduszu Spójności (EUR) Certyfika cja Transfer Sektorowy Urzędnik ds. Realizacji Projektów w Sektorowej Instytucji Zarządzającej + księgowy (1) Współfinanso wanie Rachunek Bieżący dla Funduszu Spójności (EUR) Zaliczka lub Weryfika cja refundacja Rachunek projektu (PLN , EUR) przedstawiciel instytucji wdrażającej + księgowy instytucji wdrażającej Płatność (1) Rachunek wykonawcy (PLN lub EUR) 39 Faktury dot. wydatków kwalifikowanych 6.4 Struktura rachunków Struktura Rachunku w Instytucji Płatniczej dla Funduszu Spójności – RIPFS Rachunek Instytucji Płatniczej dla Funduszu Spójności (RIPFS) zostanie otwarty na podstawie umowy zawartej pomiędzy Ministerstwem Finansów a Narodowym Bankiem Polskim. RIPFS będzie podzielony na następujące subkonta sektorowe: 1) subkonto ochrona środowiska, 2) subkonto transport, 3) subkonto pomocy technicznej oraz towarzyszące im subkonta odsetkowe. Rachunek będzie prowadzony w EUR. Będzie on oprocentowany, odsetki będą naliczane na koniec każdego kwartału i ewidencjonowane na odpowiednim subkoncie odsetkowym. Właścicielem RIPFS będzie Minister Finansów, a osobami upoważnionymi do dysponowania środkami znajdującymi się na powyższych subkontach będą SIZ oraz pracownicy IP (księgowy, upoważnieni pracownicy). Struktura Rachunku Bieżącego dla Funduszu Spójności – RBFS RBFS zostanie otwarty na podstawie umowy zawartej pomiędzy Ministerstwem Finansów a Narodowym Bankiem Polskim. RBFS będzie podzielony na subkonta odpowiadające określonym projektom. Rachunek będzie prowadzony w EUR. Będzie on oprocentowany, odsetki będą naliczane na koniec każdego kwartału i ewidencjonowane na subkoncie projektu. Właścicielem RBFS będzie Minister Finansów, a osobami upoważnionymi do dysponowania środkami znajdującymi się na powyższych subkontach będą Sektorowi Urzędnicy ds. Realizacji Projektów w SIZ oraz osoby przez nich wskazane (księgowy, upoważnieni pracownicy). Struktura rachunku odbiorcy końcowego Struktura rachunku odbiorcy końcowego musi umożliwiać weryfikację dokonanych wydatków kwalifikowanych, udziału środków Funduszu Spójności i środków na współfinansowanie zapewnianych przez stronę polską. Odbiorca końcowy powinien otworzyć odrębny rachunek dla danego projektu, składający się minimum z następujących trzech subkont: na środki Funduszu Spójności przekazywane na realizację projektu, na środki współfinansowania przekazywane przez stronę polską, na odsetki od środków Funduszu Spójności. Wszystkie wymienione powyżej rachunki służące obsłudze środków Funduszu Spójności, jak również rachunki odsetkowe od tych środków prowadzone są w EUR. Schematy rachunków przedstawia rys. 5. 40 Rys. 5 Schemat rachunków w Funduszu Spójności Komisja Europejska Zaliczka lub refundacja Rachunek Instytucji Płatniczej FS Środowisko (EUR) MF Tran sfer MF P r o j e k t MŚ MI O d s e t k i F S (E U R) Od set ki (E U R) Płat ność Tran sfer P r o j e k t O d s e t k i P r o j e k t Tran sfer Ws pół fina nso wa nie (PL N) F S (E U R) Płat ność Ws pół fina nso wa nie (PL N) F S (E U R) Od set ki (E U R) Płat ność Rachunek Instytucji Płatniczej FS Pomoc Techniczna (EUR) Odsetki Tran sfer O d s e t k i Tran sfer Od set ki (E U R) Zaliczka lub refundacja Rachunek Instytucji Płatniczej FS Transport (EUR) Odsetki Tran sfer Tran sfer IA Zaliczka lub refundacja Tran sfer O d s e t k i P r o j e k t P r o j e k t Tran sfer Ws pół fina nso wa nie (PL N) F S (E U R) 41 Tran sfer O d s e t k i Tran sfer Od set ki (E U R) Płat ność Ws pół fina nso wa nie (PL N) F S (E U R) Od set ki (E U R) Płat ność Odsetki O d s e t k i P r o j e k t Tran sfer Ws pół fina nso wa nie (PL N) F S (E U R) Od set ki (E U R) Płat ność Ws pół fina nso wa nie (PL N) 6.5 Opis transferów z UE 6.5.1 Przekazywanie środków z Komisji Europejskiej Komisja Europejska przekazuje środki na Rachunek w Instytucji Płatniczej dla Funduszu Spójności w trzech formach: zaliczki (20% udziału Wspólnoty) po akceptacji projektów przedstawionych przez stronę polską (przy warunku wymienionym w art. D Aneksu II do Rozporządzenia nr 1164/94, zmienionego Rozporządzeniem nr 1265/99, tzn. po podpisaniu przez odbiorcę końcowego kontraktu z wykonawcą), płatności pośrednich (nie później niż po 2 miesiącach od daty otrzymania akceptowalnego wniosku o płatność), płatności końcowej. Komisja Europejska może wymagać zwrotu zaliczki (w całości lub w części), gdy w ciągu 12 miesięcy od Decyzji o przyznaniu pomocy nie wpłynie do Komisji żaden wniosek o płatność. Zwrot zaliczki nie oznacza anulowania pomocy. Suma płatności zaliczkowej oraz płatności pośrednich nie może przekroczyć 80% (90% w szczególnych przypadkach) całości kwoty refundowanej dla danej pomocy. Pozostała część tej kwoty pokrywana jest refundacją w trybie płatności końcowej. Płatności pośrednie odbywają się na podstawie „Deklaracji poniesionych wydatków" poświadczonych przez Instytucję Płatniczą. W wyjątkowych przypadkach, na podstawie właściwie uzasadnionego wniosku, Komisja Europejska może przekazać płatność pośrednią przed zaliczkową. Dotyczy to wydatków nie związanych z kontraktem publicznym lub równorzędnym. Płatności salda końcowego odbywają się w następstwie: realizacji całego projektu, dokonania certyfikacji wszystkich wydatków kwalifikowanych przez IP, przyjęcia raportu końcowego przez Komisję Europejską. Pomoc przyznana na dane przedsięwzięcie może być anulowana, jeśli w ciągu dwóch lat od planowanej daty rozpoczęcia robót określonej w Decyzji lub daty przyjęcia Decyzji, jeżeli ta ostatnia jest późniejsza, nie rozpoczną się żadne prace. 6.5.2 Wnioskowanie o płatność do Komisji Europejskiej – tzw. duża refundacja 6.5.2.1 Płatność zaliczkowa Zgodnie z art. D Aneksu II do Rozporządzenia Rady nr 1164/94, zmienionego Rozporządzeniem nr 1265/99, płatność zaliczkowa, w formie jednorazowego przelewu 20% wartości pomocy Funduszu zostanie zrealizowana po przyjęciu Decyzji KE o przyznaniu pomocy oraz po podpisaniu kontraktów z wykonawcami w drodze zamówień publicznych (za wyjątkiem stosownie uzasadnionych przypadków). Wystąpienie do KE przez IP uzależnione jest od przekazania kopii ww. dokumentów przez SIZ. 6.5.2.2 Płatność pośrednia Wystąpienie o płatność pośrednią inicjowane jest przez Instytucję Płatniczą i przesyłane do Komisji Europejskiej w terminach zależnych od tempa wydatkowania środków wykazywanych w uaktualnianych harmonogramach wydatków. Płatność pośrednia refinansuje koszty kwalifikowane w rzeczywistości poniesione i właściwie potwierdzone. Zgodnie z zapisami art. D ust. 2 pkt. b) Aneksu II ww. Rozporządzenia płatność pośrednia 42 dokonywana jest pod warunkiem: przekazania przez IP wniosku opisującego postęp w realizacji projektu mierzony wskaźnikami fizycznymi i finansowymi, oraz jego zgodnością z decyzją o przyznaniu pomocy włącznie, w danym przypadku, z wszelkimi specjalnymi warunkami przypisanymi takiej pomocy. podjęcia działań w związku z obserwacjami i zaleceniami krajowych i/lub wspólnotowych jednostek kontrolnych, w szczególności w odniesieniu do korekty wszelkich zaobserwowanych lub domniemanych nieprawidłowości, wykazania głównych problemów natury technicznej, finansowej i prawnej oraz środków podjętych dla ich zaradzenia, przeprowadzenia analizy wszelkich odstępstw od pierwotnego planu finansowania, przedstawienia opisu działań informacyjnych na temat projektu. Wystąpienie do KE stanowią dwa podstawowe dokumenty: „Certificate and Statement of Expenditure and Application for Payment", składający się z: właściwego wniosku o płatność, certyfikatu poniesionych wydatków, zestawienia wydatków, zestawienia dot. kwot odzyskanych. Raport z postępów w realizacji projektu (ang Report on Progress of Project Implementation), przedstawiającego m.in. odstępstwa od pierwotnego planu finansowania, problemy natury technicznej, finansowej i prawnej, postęp w realizacji projektu mierzony wskaźnikami fizycznymi i finansowymi, obserwacje i zalecenia krajowych i/lub wspólnotowych jednostek kontrolnych. Instytucja Płatnicza przygotowuje wystąpienie o płatność pośrednią w oparciu o dane przedstawiane w składanych przez SIZ co miesiąc do IP „Deklaracjach poniesionych wydatków", do których załączane są „Sprawozdania z wdrażania projektu". IP może wnioskować do KE o refundację kosztów poniesionych na poszczególnych etapach całego projektu, w zależności od postępów realizacji danego projektu oraz przewidywanych harmonogramów płatności. Generalna zasada przewiduje, że wnioski o płatności będą składane do KE trzy razy do roku, najpóźniej do l marca, l lipca i l listopada. 6.5.2.3 Płatność końcowa Wystąpienie o płatność końcową dokonywane przez Instytucję Płatniczą musi być poprzedzone wnioskiem SIZ, potwierdzającym zakończenie projektu i osiągnięcie jego celów. Zgodnie z zapisami art. D ust. 2 pkt. d) Aneksu II ww. Rozporządzenia Instytucja Płatnicza występuje do KE o płatność końcową w postaci wniosku opisującego zakończenie realizacji projektu mierzonego wskaźnikami fizycznymi i finansowymi, oraz jego zgodnością z decyzją o przyznaniu pomocy. Instytucja Płatnicza oblicza końcowe saldo pomocy Wspólnoty (kwotę płatności końcowej) na podstawie zatwierdzonych i w rzeczywistości poniesionych wydatków. Komisja Europejska przekaże płatność końcową, jeśli: projekt, etap projektu lub grupa projektów zostanie zrealizowana zgodnie ze swoimi celami, wniosek o płatność zostanie złożony na ręce Komisji w przeciągu 6 miesięcy od ostatecznej daty zakończenia prac i wykonania płatności, określonej w decyzji o przyznaniu pomocy, do Komisji przekazany zostanie raport końcowy, 43 państwo członkowskie potwierdzi Komisji, że informacje zawarte we wniosku oraz w raporcie są poprawne, państwo członkowskie przekazało na ręce Komisji deklarację sporządzoną przez Biuro ds. Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE, wszelkie działania informacyjne oraz upowszechniające dane przedsięwzięcie określone przez Komisję zostały wprowadzone. Ponadto przekazanie płatności końcowej jest uzależnione od spełnienia warunków specjalnych wymienionych w Aneksie I do decyzji KE. Dodatkowo wymagane jest przekazanie przez państwo członkowskie informacji niezbędnych do dokonania oceny zgodności z zasadami Wspólnoty dotyczącymi zawierania kontraktów publicznych, zgodnie z art. 8 (1) Rozporządzenia nr 1164/94. Część pomocy odpowiadająca płatności końcowej zostanie anulowana, jeśli raport końcowy nie zostanie przekazany w ciągu 18 miesięcy od ostatecznej daty zakończenia prac i wykonania płatności, określonej w decyzji o przyznaniu pomocy. Rozporządzenie nr 1386/2002/WE z dnia 29 lipca 2002 r. ustanawiające szczegółowe zasady dla wdrożenia Rozporządzenia Rady nr 1164/94/WE określa systemy zarządzania i kontroli w zakresie pomocy udzielanej w ramach Funduszu Spójności oraz procedury dokonywania korekt finansowych. 6.5.3 Wnioskowanie o płatność do Instytucji Płatniczej – tzw. mała refundacja Po przyjęciu projektu do realizacji IP otwiera dla danego projektu subkonto na Rachunku Bieżącym dla Funduszu Spójności oraz podpisuje Umowę Finansowania z właściwą Sektorową Instytucją Zarządzającą dla danego projektu. Instytucja Płatnicza niezwłocznie po otrzymaniu środków informuje właściwą SIZ o nadejściu środków z KE. Płatność zaliczkowa przekazywana jest przez Instytucję Płatniczą na właściwe subkonto RBFS na wniosek SIZ. Dodatkowym warunkiem przekazania zaliczki jest podpisanie wszystkich umów i porozumień wymienionych w punkcie „Zasady realizacji" i zatwierdzenie struktury Rachunku Projektu Instytucji Wdrażającej. Płatności pośrednie i płatność końcowa przekazywane są przez Instytucję Płatniczą po otrzymaniu ich z KE. Rachunek Subkonto na Rachunku Członek kierownictwa MF w Instytucji Płatniczej nadzorujący IP dla Funduszu Spójności i/lub pełnomocnicy Środowisko: Członek kierownictwa MŚ nadzorujący SIZ lub zastępca Subkonto projektu na Rachunku Bieżącym dla Funduszu Spójności Transport: Członek kierownictwa MI nadzorujący SIZ lub zastępca Rachunek projektu /Transport/ Rachunek projektu /Środowisko/ Kontrasygnata księgowa Autoryzacja transferu - Środowisko: Główny Księgowy NFOŚiGW Transport: Główny Księgowy MI Pełnomocnik Instytucji Wdrażającej Główny Księgowy GDDKiA/PKP PLK S.A. Pełnomocnik Instytucji Wdrażającej Główny Księgowy (Skarbnik) Instytucji Wdrażającej 44 7 System SIMIK Jednym z podstawowych instrumentów monitoringu będzie System Informatyczny Monitoringu i Kontroli Finansowej Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce (SIMIK). Zapewnia on zarządzanie finansowe, monitorowanie, kontrolę i ewaluację (poprzez dostarczanie/generowanie informacji niezbędnych dla potrzeb oceny projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności. Do jego celów należą m.in.: zapewnienie właściwego, skutecznego i przejrzystego zarządzania środkami Funduszu Spójności, zapewnienie efektywnego i zgodnego z zalecanymi procedurami dostarczenia Komisji Europejskiej wymaganej sprawozdawczości i informacji o postępach i efektach wdrażania Funduszu Spójności w Polsce, monitorowanie i zarządzanie każdym projektem od początkowego złożenia wniosku, poprzez kolejne etapy administrowania projektem, do dokonania oceny i kontroli finansowej. Podstawy funkcjonowania systemu określone są przez: przepisy prawne Unii Europejskiej dotyczące wdrażania Funduszu Spójności zwłaszcza w zakresie elektronicznej transmisji danych do Komisji Europejskiej i elektronicznej archiwizacji danych dotyczących wspieranych projektów, przepisy prawa polskiego, które pośrednio lub bezpośrednio regulują funkcjonowanie poszczególnych elementów systemu polityki spójności w Polsce. System SIMIK będzie zbudowany w architekturze umożliwiającej wykorzystanie go w określonym zakresie funkcjonalnym w ramach całej formalnej oraz przestrzennej struktury wdrożeniowej Funduszu Spójności. 8 Monitorowanie 8.1 Ogólne zasady monitorowania Monitorowanie projektów z Funduszu Spójności odbywa się za poprzez sprawozdania, Komitety Monitorujące oraz inspekcje na miejscu realizacji przedsięwzięcia. Monitorowanie postępu realizacji projektów winno być przeprowadzane w oparciu o wskaźniki postępu rzeczowego oraz finansowego, które odpowiadają charakterowi projektu oraz jego celom. Wskaźniki powinny być przyjęte w taki sposób, aby na ich podstawie można było ustalić uzyskany postęp prac w stosunku do planowanego oraz celów początkowo zakładanych. W celu zapewnienia większej efektywności interwencji Funduszu Spójności szczególna uwaga jest zwracana na poprawność zarządzania. Z tego względu monitorowanie powinno również zapewnić możliwość ustalenia zmian w zarządzaniu projektami oraz problemów z tym związanych. 8.2 Komitet Monitorujący Funduszu Spójności Komitet Monitorujący Funduszu Spójności (KMFS) jest głównym ciałem monitorującym realizację poszczególnych projektów i decydującym o jego przebiegu. Regularne posiedzenia KM FS będą odbywać się co 6 miesięcy. Możliwe są także spotkania ad hoc, zwoływane przez Instytucję Zarządzającą lub Komisję Europejską. Szczegółowe zasady funkcjonowania Komitetu zostaną określone w „Regulaminie Komitetu Monitorującego Funduszu Spójności”, który zostanie umieszczony na stronie internetowej MGPiPS. W skład KM FS wchodzą przedstawiciele MGPiPS, Ministerstwa Finansów, Ministerstwa Infrastruktury, Ministerstwa Środowiska, Komisji Europejskiej Instytucji Pośredniczących, Instytucji Wdrażających oraz Końcowych Odbiorców, w przypadku, gdyby były to inne podmioty niż Instytucje Wdrażające, Międzynarodowych Instytucji Finansowych. Przewodniczącym KM ISPA jest Podsekretarz Stanu w MGPiPS. 45 Sekretariat Komitetu Monitorującego Funduszu Spójności będzie umiejscowiony w Instytucji Zarządzającej w MGPiPS. 8.3 Sprawozdawczość Przewidziane jest przekazywane następujących rodzajów raportów: Rodzaj raportu Miesięczne sprawozdanie finansowe dla IP Raport półroczny z realizacji projektu (na Komitet Monitorujący Funduszu Spójności) Raport roczny dla Komisji Europejskiej Termin Zgodnie z terminem określonym w Umowie Finansowania Zgodnie terminem ustalonym w regulaminie KM FS. W ciągu 3 m-cy od zakończenia roku realizacji projektu dla KE. Kto jest odpowiedzialny za przekazanie raportu SIZ do IP i IZ IW do SIZ (sektor środowiska via instytucje pośredniczące) do IZ, IP KM FS Jak wyżej Raport końcowy dla Komisji W przeciągu 6 m-cy od zakończenia IW do SIZ do IZ (IP) do KE Europejskiej projektu musi być przedstawiony KE. Raporty ad hoc Na żądanie Komisji Europejskiej, IZ, IP, SIZ wg potrzeb Po uruchomieniu systemu SIMIK przewiduje się również możliwość generowania sprawozdań. SIZ jest odpowiedzialna za stałe monitorowanie realizacji projektu, który dotyczy zarówno technicznych jak i finansowych aspektów wdrażania projektów, postępu realizacji projektów, z uwzględnieniem ich zgodności z krajowymi i unijnymi regulacjami. Na podstawie postanowień UF zawieranej dla każdego projektu, zgodnie z terminami tam określonymi, SIZ zobowiązana jest do comiesięcznego składania do IP i IZ, w formie pisemnej i elektronicznej, miesięcznego sprawozdania finansowego. Szczegółowy zakres raportów określą Umowy Finansowania. Dane zawarte w przedmiotowych raportach są dla IP podstawą do występowania o środki do KE. 8.3.1 Sprawozdania dotyczące nieprawidłowości SIZ zobowiązana jest każdorazowo informować IP o występujących nieprawidłowościach i o działaniach podjętych dla ich usunięcia. Informacja (sprawozdanie) taka powinna być dołączana do comiesięcznego sprawozdania z wdrażania danego projektu. Informacja tak kierowana jest również do IZ. Od momentu wykrycia nieprawidłowości do comiesięcznego sprawozdania z wdrażania danego projektu SIZ dołącza raporty opisane w punkcie Windykacja płatności dokonanych na skutek nieprawidłowości. 8.3.2 Sprawozdania ad hoc Komisja Europejska, Instytucja Zarządzająca, Instytucja Płatnicza wg potrzeb może wystąpić do SIZ o udzielenie wszelkich niezbędnych informacji, dotyczących procesu wdrażania projektu. Pozostałe instytucje zaangażowane w system zarządzania zapewniają prawo uzyskiwania niezbędnych informacji w stosunku do instytucji nadzorowanych. 8.3.3 Raport końcowy Raport końcowy składany jest do Komisji Europejskiej w terminie 6 miesięcy od daty zakończenia projektu. W przypadku nie złożenia raportu w terminie 18 miesięcy od daty zakończenia prac i wykonania płatności, określonej w decyzji o przyznaniu pomocy, część pomocy odpowiadająca 46 płatności końcowej zostanie anulowana. Raport końcowy w szczególności będzie zawierać: opis wykonanych prac, któremu towarzyszyć będą wskaźniki rzeczowe, wydatki według kategorii oraz działania podjęte na podstawie warunków specjalnych zawartych w Decyzji, informacja o przedsięwzięciach informacyjnych i promocyjnych, potwierdzenie, że wykonane prace są zgodne z Decyzją, wstępna ocena czy przewidywane rezultaty, które będą później podlegać ewaluacji zostaną osiągnięte. Ocena w szczególności będzie zawierać: rzeczywistą datę rozpoczęcia projektu, sposób zarządzania projektem po jego zakończeniu, potwierdzenie, jeżeli jest to właściwe, prognoz finansowych, zwłaszcza w zakresie kosztów operacyjnych i spodziewanych przychodów, potwierdzenie społeczno-ekonomicznych przewidywań, w szczególności spodziewanych kosztów i zysków, wskazanie zastosowanych środków ochrony środowiska oraz związanych z tym kosztów, w tym zgodność z zasadą „zanieczyszczający płaci". 8.4 Monitoring w miejscu realizacji przedsięwzięcia Jednym z instrumentów monitorowania są inspekcje na miejscu realizacji przedsięwzięcia, polegające na bezpośrednim obserwowaniu realizowanego przedsięwzięcia. Sektorowe Instytucje Zarządzające są odpowiedzialne za stały monitoring realizacji projektu, w tym do przeprowadzania inspekcji na miejscu. SIZ zapewnia prawo do wykonywania inspekcji w odpowiednich umowach z instytucjami nadzorowanymi. Procedury monitorowania na miejscu są określane w wewnętrznych podręcznikach procedur instytucji uprawnionych. 9 Ocena ex post realizacji projektów Ocena ex post (ewaluacja ex post) powinna obejmować wykorzystanie środków, efektywność i skuteczność pomocy oraz zakres jej oddziaływania. Powinna dotyczyć czynników, które wpłynęły na sukces lub fiasko realizacji przedsięwzięcia. Ocena obejmie również rzeczywisty wpływ realizacji tych przedsięwzięć w celu oszacowania stopnia realizacji pierwotnie zakładanych celów. Ocena ta odniesie się, między innymi, do wpływu ukończonych przedsięwzięć na realizację polityki wspólnotowej w dziedzinie ochrony środowiska, rozszerzenie transeuropejskiej sieci połączeń komunikacyjnych czy też wspólnotowej polityki transportowej. Obejmie ona także wpływ zrealizowanych przedsięwzięć na stan środowiska naturalnego. 10 Archiwizacja Wszelka dokumentacja związana z realizacją projektu, począwszy od procesu programowania winna być przechowywana w każdej instytucji przez co najmniej 3 lata od daty końcowej płatności przekazanej przez Komisję Europejską. 11 Informowanie i promocja Spójności zostały określone w art. 14 Rozporządzenia Rady nr 1164/94 ustanawiającego Fundusz Spójności oraz w Decyzji Komisji nr 96/445 w sprawie prowadzenia przez państwa członkowskie i Komisję działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących przedsięwzięć Funduszu Spójności na mocy rozporządzenia Rady nr 1164/94. Informacja i promocja dotyczy wszystkich projektów, które są współfinansowane z Funduszu Spójności. Odpowiedzialność za zapewnienie stosownych działań w zakresie informowania spoczywa na państwie członkowskim, które zapewnia odpowiednią reklamę dotyczącą projektów mając na względzie: 47 uświadomienie opinii publicznej o roli Wspólnoty w stosunku do poszczególnych projektów, uświadomienie potencjalnych odbiorców pomocy i inne zainteresowane strony o możliwościach jakie są oferowane w ramach przedsięwzięć. Działania informacyjne mogą być w szczególności prowadzone poprzez: a. lokalne, regionalne lub ogólnopolskie media (prasa, radio i telewizja), b. imprezy informacyjne (konferencje, seminaria, targi i wystawy) związane z realizacją projektów, c. materiały informacyjne (broszury, ulotki, prospekty i materiały audiowizualne) dotyczące projektów. W publikacjach dotyczących projektów należy na stronie tytułowej zamieszczać informacje wyraźnie potwierdzające udział Wspólnoty, a w miejscu gdzie widnieje godło kraju, regionu lub lokalne - godło europejskie. Instytucja Zarządzająca dba o spójną politykę w zakresie informacji i promocji współpracując z Sektorowymi Instytucjami Zaradzającymi. Komitet Monitorujący jest także odpowiedzialny za monitorowanie wykonywania działań z zakresu informowania i promocji, szczególnie w zakresie upowszechnionych materiałów informacyjnych. Bezpośrednio za kontakty z mediami odpowiada przewodniczący Komitetu, wspierany przez przedstawiciela Komisji Europejskiej. Kopie materiałów informacyjnych, zdjęć itp. przekazywane są za pośrednictwem IZ do Komisji Europejskiej. W trakcie realizacji projektów odpowiedzialne instytucje zobowiązane są do podjęcia następujących działań sygnalizujących udział Funduszu Spójności w danym projekcie: Projekty, których koszt nie przekracza 10 milionów Euro projekty, których koszt przekracza 10 milionów Euro projekty, których koszt przekracza 20 milionów Euro X X X IZ, SIZ X X X IW X X X IW tablice ogłoszeniowe w miejscu realizacji projektów (nie można ich usuwać przed upływem trzech lat od zakończenia prac) X X X IW stałe tablice pamiątkowe dostępnych dla ogółu X X X IW broszura informacyjna dla ogółu społeczeństwa profesjonalny materiał audiowizualny o projekcie - X X X X IZ/SIZ/IW SIZ/IW przekazanie broszury i materiału audiowizualnego krajowym i regionalnym mediom, Komisji Europejskiej oraz wszystkim zainteresowanym (wszystkie materiały informacyjne należy regularnie aktualizować) - X X IZ/SIZ/IW organizowane na szczeblu krajowym regularne konferencje informacyjne dotyczące projektów i ich realizacji - - X IZ, SIZ Rodzaj działania zapoznanie ogółu społeczeństwa (w tym szczególnie potencjalnych końcowych odbiorców ) z pomocą Wspólnoty świadczoną przez Fundusz Spójności udostępnienie informacji na temat projektów lokalnym i regionalnym mediom oraz wszystkim zainteresowanym organizacja konferencji na szczeblu lokalnym w miejscach 48 Instytucja odpowiedzialna
