Kontrola Kompleksowa w Przedszkolu Miejskim Nr 31 w - e

Pani
Mirosława Leszczyńska
Dyrektor
Przedszkola Miejskiego Nr 31
W Olsztynie
Nasz znak:KE.0914-1-31/06
Data:……11.2006r.
Wystąpienie
po kontroli kompleksowej przeprowadzonej
w Przedszkolu Miejskim Nr 31 w Olsztynie
Kontrolę kompleksową planową w Przedszkolu Miejskim Nr 31 w Olsztynie, na
podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta znak: Or.I.0113-129/06 z dnia 3.10.2006 roku
przeprowadził pracownik Wydziału Kontroli i Egzekucji Urzędu Miasta Olsztyn w
zakresie określonym w art. 34a ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o
systemie oświaty, tj. prawidłowości dysponowania przyznanymi przedszkolu środkami
budżetowymi oraz pozyskiwanymi przez jednostkę środkami pochodzącymi z innych
źródeł, a także gospodarowania mieniem.
Kontrolę przeprowadzono w dniach od 3.10.2006r. – do 17.10.2006r. Kontrolą objęto
okres od 1.01.2006r. do 31.08.2006r.
Przedszkole Miejskie Nr 31 z siedzibą przy ul. Wańkowicza w Olsztynie zostało
utworzone jako jednostka budżetowa z dniem 1.01.2000r. na mocy Uchwały Nr
XXI/326/99 Rady Miejskiej w Olsztynie z dnia 28.12.1999r. Jednocześnie z dniem
31.12.1999 r. na mocy tej samej uchwały zlikwidowany został zakład budżetowy
Przedszkole Miejskie Nr 31. Mienie zlikwidowanego zakładu budżetowego stało się w
całości mieniem jednostki budżetowej.
Dyrektorem Przedszkola jest Pani Mirosława Leszczyńska, której Uchwałą Nr 287/180/02
Zarząd Miasta Olsztyn w dniu 19.08.2002r. powierzył stanowisko dyrektora Przedszkola
Miejskiego Nr 31 w Olsztynie od dnia 1 września 2002 roku do dnia 31 sierpnia 2007
roku.
Na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty
(Dz.U.Nr 256, poz. 2572 z 2004r., ze zm.), Dyrektor dysponuje środkami określonymi
w planie finansowym jednostki i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe
wykorzystanie.
Przedszkole Miejskie Nr 31 zajmuje lokal użytkowy w Olsztynie przy ul.Wańkowicza 4
na podstawie umowy najmu zawartej w dniu 31.01.1991r. ze Spółdzielnią Mieszkaniową
„Jaroty” w Olsztynie. W §1 w ust.2 i 3 umowy najemca został zobowiązany do
prowadzenia przedszkola w tym lokalu z zastrzeżeniem, że pomieszczenia będące
przedmiotem najmu nie mogą być wykorzystywane na inne cele niż określone w umowie.
Zgodnie z §2, umowa została zawarta na okres od 1.02.1991r. na czas nieograniczony.
W związku z zakończeniem kontroli kompleksowej, której ustalenia zostały zawarte w
protokole kontroli znak: KE.0914-1-31/06 podpisanym przez Panią i osobę kontrolującą
w dniu 18.10.2006r. przekazuję Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Ustalenia kontrolującego wykazały, że wypełniła Pani nałożony na nią, jako
kierownika jednostki, obowiązek wynikający z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994r. o
rachunkowości (Dz.U. Nr 76, poz. 694 z 2002r. ze zm.), tj. ustaliła Pani w formie
pisemnej dokumentację przyjętych przez Przedszkole zasad rachunkowości. Jednak po
szczegółowej analizie w toku kontroli dokumentów księgowych oraz ksiąg
rachunkowych, kontrolujący wniósł zastrzeżenia do treści przedmiotowej regulacji.
Prowadzone w jednostce księgi rachunkowe tj. ewidencja szczegółowa konta 130
prowadzona w postaci kart wydatków i sporządzanego do niej na koniec każdego
miesiąca „zestawienia obrotów księgi rachunkowej pomocniczej – kart wydatków”,
„zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej” oraz księgi pomocnicze prowadzone do
konta 201- rozrachunki z dostawcami nie zostały formalnie wprowadzone i zatwierdzone
przez Panią w wewnętrznych aktach prawnych jednostki.
Spełniła Pani również obowiązek ustalenia w formie pisemnej procedur kontroli
finansowej wynikających z art.47 ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach
publicznych (Dz.U. Nr 249 poz.2104, ze zm.). Jednak stwierdzono, że stosowany przez
Panią w jednostce, w sposób prawidłowy, tryb przeprowadzania wstępnej oceny
celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków nie został unormowany w
procedurze kontroli w sposób pisemny.
Ustalenia kontrolne wykazały również, że w okresie objętym kontrolą dokonywała
Pani wydatków budżetowych z zastosowaniem zasad gospodarki finansowej jednostek
sektora finansów publicznych określonych w art. 35 ust. 1, 2, 3 i 4 ustawy z dnia 30
czerwca 2005r. o finansach publicznych w związku z art. 138 i 189 ust. 1 ww. ustawy.
W tym zakresie ustalono, że plan finansowy Przedszkola na 2006r. sporządzony został
z uwzględnieniem kwot wydatków, określonych dla Przedszkola Miejskiego Nr 31
Zarządzeniem Nr 6 Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 10.01.2006r. w sprawie układu
wykonawczego budżetu Miasta Olsztyn na 2006r. Zgodnie z art.20 ust.4 ustawy o
finansach publicznych, podstawę gospodarki finansowej Przedszkola w okresie objętym
kontrolą kompleksową, stanowił legalny plan finansowy. Ponadto stosowała się Pani do
wytycznych Prezydenta Miasta Olsztyn zawartych w Zarządzeniu Nr 7 z dnia
10.01.2006r.w sprawie zasad wykonywania budżetu Miasta Olsztyn na 2006 roku, w
zakresie dokonywania zmian w planie finansowym Przedszkola. Na podstawie
sporządzanych przez Panią sprawozdań budżetowych Rb-28s oraz prowadzonych w
jednostce ksiąg rachunkowych stwierdzono, że dokonywane w jednostce wydatki
budżetowe, dokonywane były w granicach kwot określonych w planie finansowym oraz
wykazywane w sprawozdaniach w kwotach zgodnych z ewidencją księgową.
Stwierdzono w tym zakresie nieprawidłowość, dotyczącą zapisów księgowych w
ewidencji analitycznej konta 130 – karty wydatków. Zapisy księgowe nie spełniają
wymogu art. 23 ust.2 pkt 2 tj. nie zawierają określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego
dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.
Kontrola wykazała, że w sposób prawidłowy i zgodnie z przeznaczeniem wykorzystywała
Pani środki ujęte w planie finansowym. Stwierdzone uchybienie w tym zakresie dotyczy
2
błędnego klasyfikowania wydatków związanych z kosztami przesyłki. Jednak biorąc pod
uwagę jednostkowość uchybienia i udzielony instruktaż oraz wykazywaną staranność
przy klasyfikowaniu pozostałych wydatków, odstępuję od wydania zalecenia w tym
zakresie, gdyż uznałem, że instruktaż udzielony przez kontrolującego odniósł pożądany
skutek.
Ustalenia kontrolne wykazały również, że w okresie objętym kontrolą dokonywała Pani
wydatków w wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, poza
jednym przypadkiem, gdzie termin uregulowania zobowiązania został przekroczony o
dwa dni. Jednak przyjmując Pani wyjaśnienia, dotyczące przyczyn powstania tego
uchybienia oraz jego pojedynczy charakter, oraz nie naliczenie przez kontrahenta odsetek
za nieterminowość, odstąpię od wydania zalecenia w tym zakresie. Wyniki kontroli
wykazały, że przestrzega Pani limitów wydatków wynikających z harmonogramu,
stosując w tym zakresie zasady i szczegółowość wynikające z Zarządzenia Nr 40
Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 21 lutego 2006 roku w sprawie harmonogramu
realizacji budżetu Miasta Olsztyn na 2006r.
Ponadto, na podstawie przedłożonych do kontroli dowodów księgowych stanowiących
podstawę ujęcia operacji księgowych w księgach rachunkowych, kontrolujący stwierdził,
że w ich zbiorze znajdują się „dowody” nie spełniające wymogów art.21 ust.1 ustawy z
dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 76 poz.694 z 2002r. ze zm.).
Wyniki kontroli wykazały nieprawidłowości w zakresie odprowadzania do budżetu
Miasta zgromadzonych przez Przedszkole dochodów budżetowych. Zostałem
poinformowany o tym, że w jednostce nie jest przestrzegane Zarządzenie Nr 7
Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 10 stycznia 2006r. w sprawie zasad wykonywania
budżetu Miasta Olsztyn na 2006 rok, w zakresie dotyczącym terminowości
przekazywania dochodów budżetowych na rachunek bieżący organu. W związku z
powyższym naruszony został art. 138 pkt. 1 (w związku z art. 189) ustawy z dnia
30.06.2005r. o finansach publicznych, który stanowi cyt. ”W toku wykonywania budżetu
państwa obowiązują następujące zasady gospodarki finansowej: ustalanie, pobieranie i
odprowadzanie dochodów budżetu państwa następuje na zasadach i w terminach
wynikających z obowiązujących przepisów (…).”
Naruszenie ww. przepisu stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w świetle
art.6 ust.1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny
finansów publicznych (Dz.U. Nr 14 poz.114 z 2005r. ze zm), który stanowi, że cyt.
„Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest nie przekazanie do budżetu w
należnej wysokości pobranych dochodów należnych (…) jednostce samorządu
terytorialnego lub nieterminowe przekazanie tych dochodów”. Jednak w toku kontroli
ustalono, że w okresie objętym kontrolą, wszystkie pobrane dochody budżetowe zostały
przekazane do budżetu Miasta, w terminach na koniec każdego miesiąca, w którym
zostały pobrane. W związku z tym, uznałem za znikomy stopień szkodliwości tego czynu
dla finansów publicznych, który pozwala nie dochodzić odpowiedzialności za naruszenie
dyscypliny finansów publicznych zgodnie z art.28 ust.1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004r. o
odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Kontrolująca nie wniosła zastrzeżeń do sposobu gromadzenia oraz wydatkowania
dochodów własnych w okresie objętym kontrolą. Stwierdziła, że te procesy odbywały się
zgodnie z Uchwałą Nr XLII/541/05 Rady Miasta Olsztyn z dnia 30 marca 2005r.
w sprawie ustalenia źródła dochodów, które przedszkola mogą gromadzić na rachunku
3
dochodów własnych, ich przeznaczenia oraz w sprawie wskazania przedszkoli, które taki
rachunek utworzą.
Kontrola wykazała, że w zakresie pobierania odpłatności od rodziców za pobyt dziecka w
przedszkolu, występują uchybienia dotyczące sposobu dokumentowania oraz podstawy
ewidencjonowania w księgach rachunkowych pobranej gotówki. W związku z tym,
konieczne jest podjęcie przez Panią działań, mających na celu wprowadzenie
szczegółowych regulacji w wewnętrznych aktach prawnych, wydawanych przez Panią
jako kierownika jednostki.
Na podstawie wyników przeprowadzonej kontroli kompleksowej uznałem, że
dysponuje Pani przyznanymi Przedszkolu Miejskiemu Nr 31 w Olsztynie środkami
budżetowymi oraz pozyskiwanymi przez jednostkę środkami pochodzącymi z innych
źródeł oraz gospodaruje Pani mieniem jednostki na poziomie dobrym.
W związku ze stwierdzonymi w toku kontroli nieprawidłowościami zalecam:
1. Zgodnie z art.47 ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych
(Dz.U. Nr 249 poz.2104 z 2005r.) uzupełnić obowiązujące w jednostce procedury kontroli
finansowej, o zakres „przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań
finansowych i dokonywania wydatków”.
2. Zapisów księgowych w księgach rachunkowych dokonywać w sposób zapewniający
spełnienie wymogów art. 23 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o
rachunkowości (Dz.U. Nr 76 poz.694 z 2002r. ze zm.) tj. określać rodzaj i numer
identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.
3. Na podstawie art.10 ust.1 pkt3) lit.b) ustawy z dnia 29 września 1994r. o
rachunkowości, w dokumentacji opisującej przyjęte przez Przedszkole Miejskie Nr 31 w
Olsztynie zasady (politykę) rachunkowości, uzupełnić wykaz ksiąg rachunkowych o te
księgi, które funkcjonują w jednostce, a nie zostały formalnie wprowadzone przez
kierownika jednostki jako legalnie obowiązujące.
4. Dochody budżetowe gromadzone przez jednostkę odprowadzać zgodnie z zasadami
gospodarki finansowej wynikającymi z art. 138 pkt. 1 w związku z art. 189 ustawy z dnia
30.06.2005r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249 poz.2104 z 2005r.). tzn.
przekazywać dochody budżetowe na rachunek bieżący organu, zgodnie z wytycznymi
zawartymi w Zarządzeniu Nr 7 Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 10 stycznia 2006r. w
sprawie zasad wykonywania budżetu Miasta Olsztyn na 2006 rok.
5. Operacje księgowe ewidencjonować w księgach rachunkowych jednostki, na podstawie
dowodów księgowych spełniających wymogi art.21 ust.1 ustawy z dnia 29 września
1994r. o rachunkowości tj. zawierających między innymi:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
sporządzenia dowodu.
4
6. W wewnętrznych aktach prawnych jednostki, uregulować zasady pobierania opłat za
pobyt dziecka w przedszkolu, które w sposób jednoznaczny określą rodzaj dokumentów
księgowych stosowanych na poszczególnych etapach procesu pobierania gotówki, oraz
umożliwią sprawowanie kontroli w tym zakresie.
Informację, o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, proszę przedłożyć w formie
pisemnej Prezydentowi Miasta Olsztyn, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia.
5