prezentacja

Zestaw narzędzi do budowania
relacji partnerskich w organizacji
Urząd Miasta w Dzierżoniowie
Warszawa, 25.06.2013
Opis rozwiązania
W Urzędzie Miasta w Dzierżoniowie obrano za cel podejmowanie działań
przyczyniających się do integrowania zespołu, motywowania do wspólnej
pracy, budowania kultury organizacyjnej opartej na relacjach partnerskich,
ponieważ zmotywowani i zintegrowani pracownicy są najważniejszym
czynnikiem sukcesu organizacji i podstawą do doskonalenia.
Relacje partnerskie budowane są wielopłaszczyznowo – zarówno w
stosunkach między pracownikami jak i na linii pracownik-kierownictwo.
W 2009 r. Urząd określił kluczowe czynniki sukcesu, w których główną rolę
odgrywa obszar pracowników. Wdrażając model EFQM Zespół pracowników
(TGV) opierał się głównie na jednej z fundamentalnych zasad modelu
„Odnoszenie sukcesów dzięki pracownikom”.
W 2010 roku opracowano i wdrożono Zasady Zarządzania Zasobami
Ludzkimi, których podstawowymi elementami są kluczowe wartości
zarządzania zasobami ludzkimi określonymi jako - Zasady 4P.
Kluczowe wartości w zarządzaniu zasobami
ludzkimi 4xP:
P jak Profesjonalizm
 P jak Praca zespołowa
 P jak Partycypacja
 P jak Partnerstwo

Opis rozwiązania
W celu realizacji zasad 4P Urząd stosuje zestaw sprawdzonych 6 narzędzi,
mających na celu dialog z pracownikami, zwiększenie ich zaangażowania i
budowanie relacji partnerskich, są to:
Narzędzie Nr 1: Organizacja imprez imieninowych, integracyjnych i
wyjazdowych wycieczek.
Narzędzie Nr 2: Realizacja pełnego procesu badań satysfakcji pracowników.
Narzędzie Nr 3: Redagowanie i wydawanie przez Zespół pracowników urzędowej
gazetki, pn. „Urzędowa Lokomotywa” oraz organizowanie Plebiscytu na
najsympatyczniejszą koleżankę/kolegę.
Narzędzie Nr 4: Wzmacnianie i doskonalenie kultury pracy zespołowej.
Narzędzie Nr 5: Włączanie pracowników w proces zarządzania poprzez
autorskie opracowywanie instrukcji , regulaminów z obszaru zarządzania
pracownikami.
Narzędzie Nr 6: Angażowanie pracowników w działania na rzecz społeczeństwa
poprzez uczestnictwo w różnych akcjach społecznych , np. udział pracowników
w akcji WOŚP, zbiórka pieniędzy dla chorych dzieci, przekazywanie świątecznych
paczek dla potrzebujących, oddawanie krwi, udział w akcji „Mogiłę Pradziada
ocal od zapomnienia”, 1 % od podatku.
Adekwatność zgłaszanego rozwiązania
Stwierdzonymi problemami w organizacji było:
• „załamanie” wyników badań satysfakcji pracowników,
• zbyt
małe
zaangażowanie
pracowników
w
realizację
wspólnych projektów czy zadań,
•obniżanie poczucia jedności zespołu pracowników,
•bardzo duża ilość nowych, trudnych do realizacji zadań,
Skuteczność zgłaszanego rozwiązania
Potwierdzeniem na skuteczność wdrożonych podejść są:
•wyniki satysfakcji pracowników, które uzyskały ponownie wysoki poziom,
• mała absencja pracowników, niska rotacja,
•podwyższa się profesjonalizm pracowników,
•corocznie zwiększa się zaangażowanie w pracę zespołową, jednym z
kluczowych zespołów jest powołany w 2009r zespół TGV, który doprowadził
organizację do uzyskania Europejskiej Nagrody Doskonałości EFQM w
2012r., a którego praca stanowiła dobrą praktykę w fundacji EFQM.
•Zdecydowana większość pracowników uczestniczy w imprezach
integracyjnych i imieninowych, chętnie angażując się w przygotowywanie
programów artystycznych.
•Wielu pracowników włącza się w różne akcje społeczne.
W wyniku podjętych działań organizacja odnotowuje wysoki poziom
satysfakcji z pracy w urzędzie
Sukcesywnie wzrasta ilość powoływanych zespołów,
a także zaangażowanie pracowników w pracę zespołową
Profesjonalizm
Liczba uczestników szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych
450
400
406
390
389
355
337
350
293
300
250
281
246
209
210
206
200
176
170
131
150
100
50
0
2006
2007
2008
zewnętrzne
2009
2010
2011
2012
wewnętrzne
Rezerwowane corocznie w budżecie środki finansowe na
szkolenia oraz tworzone roczne plany szkoleń umożliwiają
pracownikom udział w coraz większej liczbie szkoleń, a tym
samym rozwijają kompetencje pracowników.
Profesjonalizm
Poziom wykształcenia pracowników
100%
90%
80%
70%
60%
60%
61%
63%
2002
2003
2004
67%
71%
72%
75%
78%
2006
2007
2008
2009
82%
83%
84%
2010
2011
2012
50%
40%
30%
20%
10%
0%
2005
Dzięki wsparciu finansowemu jakie oferuje UMD pracownicy
systematycznie uzupełniają swoje wykształcenie.
Przejrzystość procesu wdrożenia rozwiązania
W 2010 opracowano i wdrożono jednolite i przejrzyste zasady
powoływania i funkcjonowania zespołów pracowniczych. Dzięki
opracowanym dokumentom zwiększyła się przejrzystość doboru
pracowników do zespołu przy zachowaniu zasady jawności.
Projekt ankiety w badaniach satysfakcji pracowników jest konsultowany z
pracownikami przed rozpoczęciem badania, informowani są oni także o
celu i wynikach badania. Corocznie po badaniu satysfakcji wdrażane są
działania doskonalące uwzględniające potrzeby pracowników.
Wszyscy pracownicy mogą uczestniczyć w procesie przygotowywania
nowych regulaminów i instrukcji dotyczących spraw wewnątrz organizacji:
W 2008r. pracownicy wspólnie opracowali Kodeks Etyki.
W 2009r. wdrożono wspólnie Standardy Obsługi Klienta.
W 2010r. opracowano projekt Regulaminu Wynagradzania.
Trwałość zgłaszanego rozwiązania
Opisane podejście stanowi szereg działań, które maja wieloletnią praktykę
a wszystkie działania mają kontynuację i są doskonalone.
- Imprezy imieninowe organizowane są od 2000 roku.
- Urząd prowadzi badania satysfakcji pracowników od 2004r.
- Od 2009r. wydawana jest kwartalnie „Lokomotywa Urzędowa”
-Od 2010r organizowany jest Plebiscyt na najsympatyczniejszą/ego
koleżankę/kolegę
- Cyklicznie organizowane są akcje społeczne.
Możliwość zastosowania
w innych jednostkach samorządowych
Wdrożone rozwiązania są zalecane do implementacji w organizacjach,
które odnotowują niski poziom zaangażowania i motywacji pracowników.
Działania te nie wymagają zaangażowania nadmiernych nakładów
finansowych czy rzeczowych.
Opisane podejście stanowi szereg działań, które były wdrażane
sukcesywnie od kilku lat.
Nie zaleca się wdrażania wszystkich działań jednocześnie.
Bardzo ważna jest faza konsultacji z pracownikami i informowanie ich na
każdym etapie podejmowanych działań.
Dziękuję za uwagę
Wanda Ostrowska – Zastępca Burmistrza,
Urząd Miasta w Dzierżoniowie
[email protected],
www.dzierzoniow.pl