cw 7

PROGRAM ĆWICZEŃ
Część II - PRAKTYKA
5. Przygotowanie projektu
•
przygotowanie strategii monitoringu w projekcie
•
przygotowanie strategii rekrutacji/promocji/upowszechniania
Czas trwania projektu: 24 miesiące
Budżet: ok. 600 000 tysięcy
Partner Ponadnarodowy: Firma XYZ, Niemcy- firma doradcza, produkt:
innowacyjne e-kursy dla osób młodych pozostających bez pracy + program
praktyk
Partner II: Fundacja ‘Młodzi’, cel: wsparcie młodzieży na rynku pracy,
doradztwo
POMYSŁ:
Wprowadzenie na rynek polski innowacyjnego modelu wsparcia dla osób młodych
pozostających bez pracy, na który skłądać się będą e-szkolenia oraz program praktyk
Temat: Zwiększenie możliwości zatrudnienia osób młodych bez pracy, w tym w
szczególności osób, które nie uczestniczą w kształceniu i szkoleniu (tzw. młodzież
NEET).
Oczekiwane rozwiązania: wypracowanie i wdrożenie kompleksowych rozwiązań
mających na celu aktywizację edukacyjno-zawodową osób młodych w wieku 15–29 lat,
które spełniają łącznie trzy warunki, tj.: nie pracują (tj. są bezrobotne lub bierne
zawodowo), nie kształcą się (tj. nie uczestniczą w kształceniu formalnym w trybie
stacjonarnym) ani nie szkolą się (tj. nie uczestniczą w pozaszkolnych zajęciach
mających na celu uzyskanie, uzupełnienie lub doskonalenie umiejętności i kwalifikacji
zawodowych lub ogólnych, potrzebnych do wykonywania pracy)
Rodzaje działań w projekcie:
•
transfer nowych rozwiązań i ich zaadoptowanie i wdrożenie
•
wymiana doświadczeń i informacji
MONITORING-EWALUACJA
CZYM JEST?
MONITORING
EWALUACJA
- proces zbierania informacji;
- systematyczne badanie- czy
projekt przebiega zgodnie z
planem, czy udaje się osiągać
zamierzone produkty i rezultaty?
- wykonywany jest w trakcie
realizacji projektu,
- bada trzy elementy
projektu: harmonogram działań,
budżet oraz zaplanowane
rezultaty;
- osoby odpowiedzialne za
monitoring to osoby zarządzające
projektem
- proces ciągły, systematyczne
badanie wybranych elementów
projektu;
- odpowiada na pytanie: czy i jak
udało nam się osiągnąć
zamierzone cele oraz w jaki
sposób udało nam się je osiągnąć?
- ewaluacja wykonywana jest po
wybranym elemencie projektu lub
po całościowej realizacji projektu;
- osoby odpowiedzialne za
ewaluację to osoby zarządzające
projektem (ewaluacja wewnętrzna)
albo wynajęta instytucja/osoba
(ewaluacja zewnętrzną).
MONITORING-EWALUACJA
CZEMU SŁUŻY?
MONITORING
EWALUACJA
- ocena postępów z prowadzonych
działań, zweryfikować tempo i
kierunek, w którym zmierza
projekt;
-bieżąca modyfikacja działań,
harmonogramu, budżetu
- dane pochodzące z monitoringu
są podstawą do wykorzystania w
ewaluacji
- pomoc w planowaniu kolejnych
działań;
-dostarcza konkretnej oceny
projektu
- dostarcza informacji niezbędnych
do podjęcia decyzji
- ocena , czy i jak udało się osiągnąć
zakładany cel;
- dane pochodzące z ewaluacji
pomagają w planowaniu kolejnych
projektów, a nie stanowią
krytycznej oceny naszej pracy.
MONITORING-EWALUACJA
MONITORING
JAKIE WYKORZYSTUJE
NARZĘDZIA?
- cząstkowe sprawozdania z
realizacji projektu ustne lub
pisemne;
- karta pracy;
- lista obecności na zajęciach;
- zestawy wydawanych
certyfikatów;
- dyplomy;
- ankiety;
- testy;
- raporty finansowe określające
stopień wykorzystania budżetu
EWALUACJA
- ankiety uczestników po
poszczególnych szkoleniach;
- wywiady z uczestnikami;
- wywiady z trenerami;
- raporty trenerów
MONITORING
Monitoring:
• rzeczowy- bieżącej weryfikacji realizacji prac projektowych
• finansowy- weryfikowanie czy środki w projekcie wydawane są zgodnie z
ich przeznaczeniem
MONITORING
Na etapie planowania projektu:
1. DLACZEGO MONITORUJEMY? – CEL MONITORINGU
- Jakie są najistotniejsze cele prowadzenia monitoringu, jego funkcje i kontekst w
odniesieniu do poszczególnych etapów cyklu projektu?
2. KTO MONITORUJE? - ZESPÓŁ MONITORINGU
- Kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie monitoringu?
- Jak duży powinien być Zespół ds. monitorowania i jak będą podzielone role
pomiędzy kluczową kadrę zarządzającą?
MONITORING
Na etapie planowania projektu:
3. JAK MONITORUJEMY? – METODY MONITORINGU
- Jakie metody i narzędzia należy zaprojektować i jakie procedury należy
uwzględniać przy gromadzeniu danych ilościowych i jakościowych?
- Jak będzie wyglądał proces zbierania danych i ich wykorzystania?
4. CO MONITORUJEMY? – PRZEDMIOT MONITORINGU
- Co ma być przedmiotem monitorowania i podlegać obserwacji?
- Jaki powinien być zakres monitoringu nakładów, procesów i efektów?
- Jakie obiekty będą podlegać monitoringowi rzeczowemu i finansowemu ?
MONITORING
We wniosku o dofinansowanie:
• Jakie parametry będą zbierane?
• W jaki sposób będą zbierane?
• Przez kogo?
• Jak często?
• Gdzie i w jaki sposób będą zapisywane?
• Do kogo mają być przekazywane?
• Jak mają być ostatecznie przechowywane?
MONITORING
PRZEDMIOT MONITORINGU
MONITORING REALIZACJI
śledzenie postępów prac
MONITORING FINANSOWY
śledzenie kosztów
GROMADZENIE OBIEKTYWNYCH DOKUMENTÓW
Zadania projektowe
Przepływy gotówkowe, transze dotacji
Harmonogram realizacji
Kwalifikowalność kosztów
Wskaźniki rezultatów twardych
(produkty)
Salda kosztów w kategoriach
budżetowych
Wskaźniki rezultatów miękkich
Źródła finansowania
Ewidentcja uczestników
Wzajemne rozliczenia
MONITORING- NARZĘDZIA
Dokumentacja projektowa, która zbiera istotne, zaplanowane parametry projektu
wynikające z zapisów we wniosku, będące bazą wyjściową dla monitoringu:
• Struktura organizacyjna projektu,
• Struktura personalna projektu,
• Struktura zadaniowa projektu,
• Harmonogram – wykres Gantt’a,
• Tabele wskaźników rezultatów twardych (produktów) i rezultatów miękkich,
• Matryca logiczna,
• Bazy danych - Tabele danych o beneficjentach,
• Szczegółowy plan budżetu.
MONITORING- NARZĘDZIA
Kwestionariusze - najczęściej opracowane przez realizatorów zestandaryzowane
formularze, odpowiednio oznakowane, zwłaszcza:
• Karty rekrutacyjne,
• Karty pracy,
• Karty doradcze,
• Listy obecności,
• Dzienniki szkoleń,
• Zestawienia/ rejestry np. wydanych zaświadczeń/dyplomów, wypłaconych
świadczeń,
• Ankiety ewaluacyjne,
• Testy.
MONITORING- NARZĘDZIA
Arkusze kalkulacyjne - robocze formularze opracowane przez realizatorów, które
umożliwiają na bieżąco śledzić i analizować przebieg finansowy projektu:
• Arkusze kalkulacyjne ze szczegółowym budżetem planowanym,
• Arkusze kalkulacyjne (miesięczne i zbiorcze) z budżetem wykonywanym,
• Arkusze kalkulacyjne z saldami kategorii wydatków (miesięczne, zbiorcze),
• Arkusze miesięcznych przepływów gotówkowych,
• Tabele planu płatności – transze dotacji – wnioski o płatność.
3. Schematy obiegu dokumentów: • Wzory sprawozdań wewnętrznych, • Schemat
przepływu sprawozdań wewnętrznych, • Terminarz sprawozdań wewnętrznych. 4.
Wzory i formularze raportowania wynikające z wytycznych, procedur i podpisanej
umowy.
MONITORING- NARZĘDZIA
Schematy obiegu dokumentów:
• Wzory sprawozdań wewnętrznych,
• Schemat przepływu sprawozdań wewnętrznych,
• Terminarz sprawozdań wewnętrznych.
Wzory i formularze raportowania wynikające z wytycznych, procedur i podpisanej
umowy.
MONITORING- NARZĘDZIA
Schematy obiegu dokumentów:
• Wzory sprawozdań wewnętrznych,
• Schemat przepływu sprawozdań wewnętrznych,
• Terminarz sprawozdań wewnętrznych.
Wzory i formularze raportowania wynikające z wytycznych, procedur i podpisanej
umowy.
PROMOCJA
Działania promocyjne w projekcie:
• należy uwzględnić je w harmonogramie prac oraz w budżecie projektu
• ich zakres należy przedstawić we wniosku o dofinansowanie
Na etapie planowania projektu- konieczne opracowanie strategii działań promocyjnoinformacyjnych :
• określenie grupy docelowej
• wybór narzędzii i kanałyów, które będą w danym przypadku najbardziej skuteczne
• rodzaj i koszty działań promocyjnych muszą być adekwatne do wartości
przyznanego dofinansowania, jego zasięgu i charakteru.
PROMOCJA
STRATEGIA PROMOCJI:
1.
2.
3.
4.
Cele (co chcemy osiagnąć?):
Grupy docelowe (do kogo skierujemy nasze działania?):
Narzędzia (jak to zrobimy, jakie narzędzia wykorzystamy?):
Zasoby (jakie zasoby- personalne, materialne itd- będą nam potrzebne, jakie
posiadamy?)
5. Koszty (jakie wydatki musimy ponieść?)
PROMOCJA
Obowiązkowe oznaczenia
•
•
•
działania informacyjne i promocyjne,
dokumenty związane z projektem podawane do wiadomości publicznej i
przeznaczone dla uczestników projektów,
miejsca realizacji współfinansowanego przedsięwzięcia.
PERSONEL PROJEKTOWY
PERSONEL „MERYTORYCZNY”:
• Koordynator merytoryczny
• Trenerzy
• Eksperci
• Biegli
PERSONEL „ZARZĄDZAJĄCY”:
• Koordynator projektu
• Specjalista ds. monitoringu
• Specjalista ds. finansowych
• Specjalista ds. promocji
• Specjalista ds. organizacyjnych/ szkoleń/ rekrutacji