REGULAMIN ORGANIZACYJNY INSTYTUTU OCHRONY
advertisement
REGULAMIN ORGANIZACYJNY INSTYTUTU OCHRONY ŚRODOWISKA -PAŃSTWOWEGO INSTYTUTU BADAWCZEGO ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne §1 Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie, zwany dalej „Instytutem”, działa jako państwowa jednostka organizacyjna na podstawie: 1) Ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2010 r. Nr 96, poz. 618), 2) Statutu Instytutu zatwierdzonego przez Ministra Środowiska. §2 1. Regulamin niniejszy określa zasady organizacji Instytutu oraz ogólny zakres działalności jego jednostek i komórek organizacyjnych. 2. Zasady zatrudniania pracowników Instytutu, ich uprawnienia, obowiązki i kwalifikacje niezbędne do zajmowania poszczególnych stanowisk, określają: ustawa o instytutach badawczych, zakładowy układ zbiorowy pracy oraz regulamin pracy obowiązujące w Instytucie, a w innych sprawach nieuregulowanych wymienionymi przepisami – przepisy prawa pracy. 1 ROZDZIAŁ II Organizacja Instytutu §3 Instytut tworzą: Ośrodek Główny w Warszawie Oddział we Wrocławiu. §4 1. Oddział jest jednostką organizacyjną Instytutu, podporządkowaną Dyrektorowi, realizującą zadania w ramach ogólnego planu prac Instytutu. 2. Oddział działa wg zasad ograniczonego rozrachunku gospodarczego; dysponuje środkami finansowymi przeznaczonymi na realizację zadań oraz gospodaruje środkami rzeczowymi wydzielonymi z ogólnego majątku Instytutu. §5 1. Instytut realizuje swoje statutowe zadania badawcze i rozwojowe w zakładach skupionych w ośrodkach. 2. Ramowe zakresy zadań statutowych poszczególnych komórek określa Dyrektor Instytutu w drodze zarządzenia. 3. Podstawowymi komórkami organizacyjnymi w Instytucie są: ośrodek, zakład, laboratorium, zespół, stacja, samodzielna pracownia, dział, samodzielne stanowisko pracy i inne wyodrębnione w strukturze organizacyjnej. 4. W podstawowych komórkach organizacyjnych mogą działać wewnętrzne komórki organizacyjne jak: pracownia, laboratorium, zespół, sekcja, stacja badawcza, stanowisko pracy. 5. W Instytucie mogą działać, powoływane przez Dyrektora, w drodze zarządzenia, zakładowe i międzyzakładowe zespoły do realizacji określonych tematów badawczych lub zadań. 2 ROZDZIAŁ III Struktura organizacyjna §6 Schemat organizacyjny Instytutu, ustalający zależność służbową poszczególnych komórek organizacyjnych, podział funkcji członków dyrekcji w zakresie kierowania, nadzoru i koordynacji wewnętrznej oraz pola badawcze obrazuje Załącznik nr 1do niniejszego Regulaminu. §7 Struktura zależności służbowej w Ośrodku Głównym w Warszawie: D - Dyrektor OM – Ośrodek Monitoringu Środowiska BD - Zakład Monitoringu Zanieczyszczenia Powietrza BH – Zakład Akustyki Środowiska BJ – Zakład Metod Oceny i Monitoringu Wód BL – Laboratorium Monitoringu Środowiska BN – Stacja Kompleksowego Monitoringu Środowiska Puszcza Borecka OW – Ośrodek Ochrony Wód BS – Zakład Systemów Ochrony Wód BW – Zakład Technologii Ścieków i Biologii Sanitarnej ZN – Zespół ds. Normalizacji i Aprobat Technicznych OP – Ośrodek Ochrony Przyrody i Krajobrazu BO –Zakład Ochrony Przyrody i Krajobrazu OR – Ośrodek Zrównoważonego Rozwoju BC – Zakład Ochrony Klimatu BE – Zakład Polityki Ekologicznej OZ – Ośrodek Ochrony Ziemi i Gospodarki Odpadami BG – Zakład Gospodarki Odpadami BP – Zakład Oceny Ryzyka Środowiskowego BZ – Zakład Ochrony Ziemi BM – Zakład Ocen Środowiskowych DA – Audytor Wewnętrzny DO – Dział Organizacyjny DR – Radca Prawny DK – Zespół ds. Informatyki DT – Samodzielne stanowisko ds. obronnych DB – Samodzielne stanowisko ds. BHP 3 Z - Zastępca Dyrektora - Sekretarz Naukowy ZS – Sekretariat Naukowo – Techniczny ZI – Biblioteka Naukowa ZW – Dział Wydawnictw A - Zastępca Dyrektora ds. Zarządzania Emisjami OA – Ośrodek Bilansowania, Prognozowania i Zarządzania Emisjami KO – Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami KA – Krajowy Administrator Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji. P - Zastępca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych PE – Zespół ds. Ekonomicznych PT – Dział Techniczno-Administracyjny PO – Samodzielne stanowisko ds. promocji. E - Główny Księgowy EF – Dział Finansowo – Księgowy BB - Pełnomocnik Dyrektora ds. Systemu Zarządzania O – Pełnomocnik Dyrektora ds. Ochrony informacji niejawnych OO – Zespół ds. ochrony informacji niejawnych OK – Kancelaria tajna §8 Struktura zależności służbowej w Oddziale we Wrocławiu ZD - Zastępca Dyrektora Instytutu - Dyrektor Oddziału ZTŚOW - Zakład Technologii Ścieków i Ochrony Wód ZEPPP - Zakład Ekologicznych Podstaw Planowania Przestrzennego FO – Zastępca Głównego Księgowego Instytutu – Księgowy Oddziału 4 ROZDZIAŁ IV Organizacja zarządzania w Instytucie §9 1. Ogólny zakres działalności Dyrektora określają przepisy ustawy o instytutach badawczych oraz Statut Instytutu. 2. Organami Instytutu są: Dyrektor i Rada Naukowa. 1) Organem jednoosobowym Instytutu jest Dyrektor. 2) Dyrektor zarządza całokształtem działalności Instytutu i reprezentuje Instytut na zewnątrz. 3) Dyrektor powołuje i odwołuje swoich zastępców w trybie przewidzianym ustawą. 3. Dyrektor Instytutu (D) w szczególności: 1) podejmuje decyzje i ponosi odpowiedzialność we wszystkich sprawach dotyczących Instytutu, z wyjątkiem należących do kompetencji Rady Naukowej, Ministra ds. Środowiska i Ministra Skarbu, 2) ustala strukturę organizacyjną w Instytucie, 3) mianuje na stanowiska profesorów zwyczajnych i nadzwyczajnych, 4) powołuje i odwołuje zastępców dyrektora, Głównego Księgowego Instytutu i zastępców głównego księgowego, kierowników ośrodków oraz kierowników komórek organizacyjnych prowadzących badania naukowe i prace badawczo –rozwojowe, 5) kompetencje określone w ppkt. 2-4 wykonuje po zaopiniowaniu przez Radę Naukową, 6) zatrudnia kierowników komórek administracyjnych i samodzielnych pracowników administracyjnych w Ośrodku Głównym Instytutu , 7) zatrudnia na stanowiskach: profesora wizytującego, adiunkta, asystenta, pracownika badawczo – technicznego, po zaopiniowaniu kwalifikacji kandydata przez Radę Naukową, 8) powołuje zespoły międzyzakładowe do realizacji określonych zadań lub tematów badawczych oraz powołuje kierowników tych zespołów, 9) powołuje komisje stałe lub doraźne do wykonywania określonych zadań w Instytucie, 10) ustanawia pełnomocników do realizacji określonych zadań i ustala zakres i czas ich umocowania oraz ustanawia prokurę, 11) ustala plany działalności Instytutu, 12) ustala roczny plan prac naukowo-badawczych i plan finansowy Instytutu, po zasięgnięciu opinii Rady Naukowej oraz ustala inne plany związane z działalnością Instytutu, 13) przedkłada Radzie Naukowej do zaopiniowania roczne sprawozdanie z działalności Instytutu i do zatwierdzenia roczny bilans wraz z rachunkiem wyników finansowych, 14) sprawuje nadzór nad realizacją prac naukowo–badawczych i działalnością ogólnotechniczną, 5 15) inicjuje, realizuje i nadzoruje współpracę z zagranicą w przedmiocie działania Instytutu, 16) kieruje wykonywaniem zadań obronnych w Instytucie, 17) odpowiada za ochronę informacji niejawnych, które są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane w Instytucie, 18) sprawuje funkcję Administratora Danych Osobowych. 4. Dyrektor zarządza Instytutem przy pomocy Sekretarza Naukowego oraz Zastępców: ds. Zarządzania Emisjami, ds. Ekonomiczno-Administracyjnych, Głównego Księgowego oraz Dyrektora Oddziału - działających w powierzonych im zakresach obowiązków. 5. Dyrektor współdziała z Radą Naukową i organizacjami społecznymi działającymi na terenie Instytutu, zgodnie z zasadami uregulowanymi odrębnymi przepisami. 6. Dyrektor może powołać Kolegium Instytutu jako organ opiniodawczo - doradczy. Skład osobowy Kolegium ustala Dyrektor . § 10 Organem kolegialnym Instytutu jest Rada Naukowa. § 11 1. Rada Naukowa jest organem stanowiącym, inicjującym, opiniodawczym i doradczym Instytutu w zakresie działalności statutowej oraz w sprawach rozwoju kadry naukowej i badawczo-technicznej. 2. Zadania Rady Naukowej określa ustawa o instytutach badawczych oraz regulamin Rady. § 12 1. Do składania w imieniu Instytutu oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych wymagane jest współdziałanie dwóch upoważnionych osób. 2. Osobami upoważnionymi są: Dyrektor, ustanowieni prokurenci oraz Dyrektora IOŚ. pełnomocnicy 3. Pełnomocnicy działają w granicach swego pełnomocnictwa ustalonego na piśmie przez Dyrektora Instytutu. § 13 1. Zastępcy Dyrektora i Główny Księgowy współdziałają w kierowaniu Instytutem, w zakresie swych kompetencji merytorycznych i funkcyjnych, składają oświadczenia dotyczące praw i obowiązków majątkowych Instytutu w ramach udzielonych przez Dyrektora pełnomocnictw. 6 2. Zastępcy Dyrektora w zakresie ustalonych kompetencji określają, nadzorują i koordynują merytoryczną działalność Instytutu oraz kierują komórkami organizacyjnymi podległymi im bezpośrednio. 3. Zastępcy Dyrektora są odpowiedzialni, stosownie do powierzonych im zakresów działania, za działalność Instytutu, właściwą organizację pracy i właściwe wypełnianie zadań merytorycznych przez podległe komórki organizacyjne. 4. Główny księgowy odpowiada za prowadzonej zgodnie z przepisami. całokształt gospodarki finansowej Instytutu § 14 1. Dyrektor Oddziału kieruje całokształtem działalności Oddziału i jest odpowiedzialny przed Dyrektorem Instytutu. 2. Dyrektor Oddziału i Zastępca Głównego Księgowego Instytutu – Księgowy Oddziału działają w zakresie składania oświadczeń dotyczących praw i obowiązków majątkowych Oddziału na mocy pełnomocnictwa Dyrektora. 3. Szczegółowy zakres obowiązków i uprawnień Dyrektora Oddziału i Zastępcy Głównego Księgowego Instytutu – Księgowego Oddziału określa Dyrektor Instytutu. § 15 1. Na czele podstawowej komórki organizacyjnej stoi kierownik, który kieruje całokształtem prac komórki zgodnie z jej zakresem działania i jest odpowiedzialny przed Dyrektorem, jego Zastępcą lub Głównym Księgowym (w Oddziale przed Dyrektorem Oddziału) za realizację zadań komórki. 2. W podstawowych komórkach organizacyjnych o zróżnicowanym zakresie działania lub dużej liczbie komórek wewnętrznych - Dyrektor Instytutu /w Oddziale – Dyrektor Oddziału/ może utworzyć stanowiska zastępców kierownika, a w komórkach objętych systemem jakości, kierownicy tych komórek powołują kierownika ds. jakości i kierownika technicznego. 3. Na czele wewnętrznej komórki organizacyjnej stoi kierownik, który kieruje merytoryczną pracą komórki i jest za nią odpowiedzialny przed kierownikiem podstawowej komórki organizacyjnej. 4. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za merytoryczne, terminowe, zgodne z przepisami i interesem Instytutu załatwianie powierzonych spraw. 7 § 16 1. Indywidualne zakresy zadań ustalają: - Dyrektor oraz Dyrektor Oddziału dla kierowników bezpośrednio podległych im podstawowych komórek organizacyjnych, - Dyrektor dla kierowników zespołów międzyzakładowych, - kierownicy podstawowych komórek organizacyjnych dla podległych im pracowników, w tym również kierowników wewnętrznych komórek organizacyjnych. 2. Bezpośredni przełożony zaznajamia pracownika podejmującego pracę z zakresem jego obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku i podstawowymi uprawnieniami pracowniczymi. § 17 1. W razie nieobecności zastępują: - Dyrektora Instytutu – Prokurent lub wyznaczony przez Dyrektora jeden z jego Zastępców, - Zastępcę Dyrektora - wyznaczony przez Dyrektora inny zastępca lub kierownik podstawowej komórki organizacyjnej, - Dyrektora Oddziału - jego Zastępca lub wyznaczony w porozumieniu z Dyrektorem Instytutu kierownik podstawowej komórki organizacyjnej, - Kierownika Ośrodka - wyznaczony przez Kierownika Ośrodka kierownik komórki organizacyjnej, - Kierownika podstawowej komórki organizacyjnej - jego zastępca, a w razie braku stanowiska zastępcy, wyznaczony przez kierownika tej komórki pracownik. 2. Zastępujący, o których mowa w ust.1 działają w granicach określonych przez wyznaczającego zastępstwo. Sprawy wykluczone z zastępstwa powinny być sformułowane pisemnie przez wyznaczającego zastępstwo. 3. Sprawowanie zastępstwa nie uprawnia do podejmowania decyzji wymagających pełnomocnictwa. 4. Pracownicy Ośrodka Głównego nie mają prawa do wydawania poleceń pracownikom Oddziału Instytutu, mają natomiast prawo zwracać się do nich o materiały, dane i wyjaśnienia niezbędne do wykonywania zadań w granicach swego zakresu działania § 18 1. W Instytucie obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa, zgodnie z którą na czele komórki organizacyjnej stoi jeden kierownik, a każdy pracownik podlega tylko jednemu przełożonemu, wobec którego jest odpowiedzialny za wykonywanie swoich obowiązków i otrzymanych poleceń służbowych. 8 2. W przypadku czasowego delegowania pracownika do innej komórki organizacyjnej, pozostaje on w zależności służbowej, w zakresie pełnionych funkcji służbowych, od przełożonego tej komórki, do której został delegowany. § 19 1. W Instytucie obowiązuje zasada przestrzegania drogi służbowej, polegająca na zwracaniu się do przełożonych wyższego szczebla za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego oraz na wydawaniu poleceń pracownikom za pośrednictwem ich bezpośrednich przełożonych. 2. Przestrzeganie drogi służbowej nie obowiązuje : 1) w sprawach skarg i wniosków 2) w innych sprawach, które ze względu na konieczność pilnego i efektywnego działania wymagają natychmiastowego powiadomienia o sprawie przełożonego wyższego szczebla lub wydania polecenia pracownikom z pominięciem jego bezpośredniego przełożonego. W tym ostatnim przypadku zwierzchnik lub pracownik obowiązany jest powiadomić bezpośredniego przełożonego o poleceniach otrzymanych od przełożonego wyższego szczebla i o podjętych decyzjach. § 20 Jeżeli polecenie służbowe jest w przekonaniu pracownika skierowane przeciwko dobru publicznemu, lub też zawiera znamiona pomyłki, pracownik obowiązany jest zastrzeżenia swoje wyjawić przełożonemu. W razie nieuwzględnienia tych zastrzeżeń przez przełożonego, pracownik powinien pisemnie powiadomić o swoich wątpliwościach przełożonego wyższego szczebla. Jeżeli takie polecenie wydane było ustnie, pracownik może żądać potwierdzenia na piśmie. § 21 1. Uprawnionymi do podpisywania pism wysyłanych na zewnątrz Instytutu są: - Dyrektor Instytutu, - a w granicach ustalonych zakresem kompetencji : Prokurent, Zastępcy Dyrektora, Dyrektor Oddziału i wyznaczony jego zastępca, z uwzględnieniem postanowień ust. 2 i 3, kierownicy podstawowych komórek organizacyjnych w sprawach bieżących zadań merytorycznych - z wyjątkiem pism rodzących skutki finansowe. 2. Pisma kierowane do Ministra i Podsekretarzy Stanu w Ministerstwie Środowiska oraz do kierowników innych naczelnych organów administracji państwowej podpisuje Dyrektor Instytutu, a w razie jego nieobecności – Prokurent, Zastępcy, w zakresie swoich pełnomocnictw. Zasada ta nie dotyczy korespondencji Rady Naukowej, a także Pełnomocników Dyrektora powołanych do współpracy z organami administracji państwowej. Pisma kierowane za granicę, które rodzą skutki finansowe lub inne zobowiązania, podpisuje Dyrektor Instytutu. 9 3. Do wyłącznych uprawnień Dyrektora, a w razie jego nieobecności wyznaczonego zastępcy należy podpisywanie: - wszelkich aktów o charakterze normatywnym (zarządzenia, pisma okólne), - zarządzeń pokontrolnych, - decyzji wyznaczających lub zmieniających zadania planowe lub powołujących ciała kolegialne do wykonania określonych zadań. 4. Podpisywanie pism jest jednoosobowe, poza przypadkami określonymi w przepisach szczególnych ( np. zakresie praw i obowiązków majątkowych). 5. Pisma podpisywane przez Dyrektora, jego Zastępców lub Głównego Księgowego powinny być na kopii parafowane przez kierownika komórki organizacyjnej lub odpowiedzialnego pracownika, z którym treść była uzgadniana pod względem merytorycznym lub formalno - prawnym. 6. Zasady obiegu dokumentów, używania pieczęci oraz realizacji innych czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna oraz inne odrębne przepisy. § 22 1. Wszystkie zarządzenia mające charakter normatywny, odnoszące się do jednostek i komórek organizacyjnych, a wprowadzające przepisy, które określają obowiązki bądź uprawnienia poszczególnych służ lub pracowników, wprowadzają zmiany organizacyjne lub regulują sprawy o istotnym znaczeniu dla funkcjonowania Instytutu winny być wydawane w formie zarządzeń wewnętrznych. Zarządzenia podpisuje Dyrektor, a w przypadku jego nieobecności upoważniony Zastępca Dyrektora. 2. Pisma stanowiące wykładnię przepisów i zarządzeń wydanych przez Dyrektora, zawierające wytyczne w sprawie roboczego trybu załatwiania określonych prac winny posiadać formę pism okólnych. Prawo podpisywania pism okólnych przysługuje Dyrektorowi, a w przypadku jego nieobecności upoważnionemu Zastępcy Dyrektora. 3. Wszelkie inne wytyczne np. dotyczące obiegu dokumentacji, archiwizowania, wykonywania czynności kancelaryjnych itp. winny być wydawane w formie instrukcji. Instrukcje akceptuje Dyrektor, Zastępca Dyrektora bądź Główny Księgowy, każdy w zakresie swego działania. 4. Dokumenty, o których mowa w ust.1,2,3 są ewidencjonowane i przechowywane w Dziale Organizacyjnym w Ośrodku Głównym, a jeżeli dotyczą Oddziału - także w odpowiedniej komórce organizacyjnej w Oddziale. 10 § 23 1. Konferencje prasowe zwołuje Dyrektor Instytutu lub osoba przez niego upoważniona, a w Oddziale - Dyrektor Oddziału w zakresie objętym jego działalnością lub osoba przez niego upoważniona. 2. Wywiadów prasowych, radiowych i telewizyjnych w imieniu Instytutu udziela Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona, a w Oddziale - w imieniu Oddziału - Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona. Nie ogranicza to prawa pracowników do publicznych wypowiedzi w zakresie ich merytorycznej działalności. ROZDZIAŁ V Zakresy zadań Zastępców Dyrektora oraz Głównego Księgowego. § 24 Zadania Zastępcy Dyrektora – Sekretarza Naukowego (Z) 1. Współdziałanie z Dyrektorem Instytutu, jego pozostałymi Zastępcami w zakresie spraw związanych z planowaniem i realizacją badań naukowych. 2. Opracowywanie planów działalności naukowo-badawczej Instytutu. 3. Koordynacja i nadzór nad realizacją zatwierdzonych planów działalności naukowo – badawczej. 4. Podejmowanie działań zmierzających do pozyskania pozabudżetowych środków finansowych na działalność Instytutu. 5. Opiniowanie i zatwierdzanie wniosków o zewnętrzne dofinansowanie badań naukowych prowadzonych w Instytucie. 6. Koordynacja prac związanych z pozyskiwaniem i obsługą grantów krajowych i zagranicznych oraz nadzór nad wynikającą z nich sprawozdawczością – w nadzorowanym przez siebie zakresie. 7. Przygotowywanie porozumień i umów o współpracy naukowo – badawczej pomiędzy Instytutem i innymi ośrodkami naukowymi w kraju i za granicą. 8. Sprawowanie merytorycznej pieczy nad doktoratami i habilitacjami pracowników. 9. Inicjowanie okresowych ocen dorobku kadry naukowej i badawczo-technicznej. 10. Organizowanie seminariów naukowych w Instytucie. 11. Redakcja naukowa periodyku IOŚ „Ochrona środowiska i zasobów naturalnych”. 12. Współudział w dokonywaniu oceny prac naukowo-badawczych realizowanych w Instytucie. 13. Współudział w ocenie prac zgłoszonych do nagród naukowych. 11 § 25 1. Zastępca Dyrektora ds. Zarządzania Emisjami (A) podlega bezpośrednio Dyrektorowi Instytutu i sprawuje nadzór nad działalnością Ośrodka Bilansowania, Prognozowania i Zarządzania Emisjami i skupionych w nim komórek organizacyjnych. 2. Zastępca Dyrektora ds. Zarządzania Emisjami ponosi odpowiedzialność za koordynację działań związanych z Systemem zarządzania emisjami oraz odpowiada przed Dyrektorem Instytutu za: 1) przygotowanie Harmonogramów Rzeczowo-Finansowych (HRF) przewidzianych w Porozumieniu określającym zasady finansowania zadań KO i KA, 2) sterowanie kosztami wynikającymi z przyjętego HRF oraz stosowanie wewnętrznych procedur mających uregulowanie w zarządzeniach Dyrektora, 3) sprawowanie kontroli nad prowadzeniem dokumentacji w przedmiotowym zakresie działania, 4) merytoryczną działalność podporządkowanych sobie komórek organizacyjnych. 5) terminowe wykonywanie zadań KA i KO zgodnie z zapisami ustawowymi. 3. Uprawnienia Z-cy Dyrektora ds. Zarządzania Emisjami: 1) Reprezentowanie Instytutu w sprawach dotyczących opinii, na mocy udzielonych pełnomocnictw. 2) Podejmowanie decyzji dotyczących merytorycznych zagadnień związanych z funkcjonowaniem zakładów wchodzących w skład Ośrodka. 3) Merytoryczne opracowanie projektów wewnętrznych dokumentów i przepisów z zakresu zadań realizowanych i nadzorowanych. 4. Zakres obowiązków: 1) Kontrola wykonywania zadań podległych zakładów. 2) Koordynacja działań w Ośrodku w zakresie bilansowania, prognozowania i zarządzania emisjami. 3) Współpraca z ministrem ds. środowiska w zakresie planowania , prognozowania i zarządzania emisjami. 4) Monitorowanie zmian legislacyjnych, informowanie o nich Dyrektora oraz przygotowywanie z odpowiednim wyprzedzeniem skutków tych zmian dla Instytutu, jak również przygotowywanie propozycji rozwiązań w zakresie powierzonych zadań. 5) Nadzór nad realizacją kompleksowego programu informatyzacji Ośrodka. § 26 1. Zastępca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych (P) podlega bezpośrednio Dyrektorowi Instytutu i kieruje działalnością podporządkowanych mu komórek organizacyjnych oraz nadzoruje działalność w zakresie obsługi infrastruktury Instytutu oraz sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością następujących komórek organizacyjnych w Ośrodku Głównym: Zespołu ds. Ekonomicznych i Działu TechnicznoAdministracyjnego oraz Samodzielnego Stanowiska ds. Promocji. 12 2. Zadania Zastępcy Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych. 1) Współpraca z Dyrektorem Instytutu, pozostałymi zastępcami i Radą Naukową w kierowaniu Instytutem i realizowaniu jego zadań statutowych. 2) Prowadzenie i nadzór nad całością zakupów inwestycyjnych i wydatków na cele remontowe i budowlane zgodnie z wytycznymi Dyrektora Instytutu . 3) Koordynacja i nadzór nad działalnością ekonomiczną we wszystkich jednostkach organizacyjnych Instytutu, a w szczególności sterowanie kosztami związanymi z wykonywaniem zadań Instytutu. 4) Nadzorowanie realizacji procedur związanych z realizacją zamówień publicznych. 5) Analizowanie zadań inwestycyjnych z punktu widzenia środków i warunków niezbędnych do realizacji poszczególnych przedsięwzięć oraz opracowywanie wniosków do Dyrektora w tym zakresie. 6) Nadzór nad realizacją zadań wynikających z planów działalności w zakresie gospodarki eksploatacyjno – remontowej. 7) Sporządzanie, we współpracy z Głównym Księgowym i przedstawianie Dyrektorowi Instytutu planów finansowych Instytutu i opracowywanie okresowych analiz kosztów. 8) Nadzorowanie sprawozdawczości z realizacji powierzonych zadań. 9) Opracowanie strategii i sporządzenie we współpracy z kierownikami komórek organizacyjnych okresowych planów działalności promocyjnej Instytutu i nadzór nad ich realizacją. 10) Monitorowanie zmian legislacyjnych, informowanie o nich Dyrektora oraz przygotowywanie z odpowiednim wyprzedzeniem skutków tych zmian dla Instytutu, jak również przygotowywanie propozycji rozwiązań w zakresie powierzonych zadań. 3. Zastępca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych odpowiedzialny jest wobec Dyrektora Instytutu za: 1) sterowanie kosztami związanymi z wykonywaniem zadań Instytutu, 2) zabezpieczanie interesów ekonomicznych Instytutu, 3) sprawowanie kontroli nad prowadzeniem dokumentacji przetargowej, 4) strategię planów działalności promocyjnej, 5) działalność podporządkowanych sobie komórek organizacyjnych. § 27 1. Główny Księgowy (E) podlega bezpośrednio Dyrektorowi Instytutu i kieruje działalnością księgową Instytutu w zakresie określonym przepisami o rachunkowości i finansach publicznych. 2. Obowiązki Głównego Księgowego. 1) Reprezentowanie Instytutu w sprawach finansowych i innych w ramach udzielonych mu pełnomocnictw. 2) Prowadzenie rachunkowości Instytutu. 3) Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi. 13 4) Przygotowywanie informacji finansowych niezbędnych do planowania działalności i podejmowania prawidłowych decyzji gospodarczych, w tym przygotowywanie kalkulacji wynikowych, oraz zapewnienie prawidłowości i terminowości sporządzania sprawozdań liczbowych i finansowych Instytutu. 5) Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Instytutu. 6) Kontrola operacji gospodarczych i finansowych związanych z wydawaniem środków pieniężnych i obrotem pieniężnym na rachunkach bankowych, a także wystawianiem dokumentów dotyczących przyjmowania, zakupu lub wytwarzania środków trwałych oraz kontrola innych operacji powodujących skutki finansowe. 7) Opracowywanie zasad, według których mają być wykonywane przez inne służby prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz księgowań, kalkulacji wynikowej kosztów i sprawozdawczości finansowej. 8) Monitorowanie zmian legislacyjnych, informowanie o nich Dyrektora oraz przygotowywanie z odpowiednim wyprzedzeniem skutków tych zmian dla Instytutu, jak również przygotowywanie propozycji rozwiązań w zakresie powierzonych zadań. 3. Główny Księgowy uprawniony jest w szczególności do: 1) zwracania się do innych służb i komórek organizacyjnych z żądaniem przekazania ustnych lub pisemnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, 2) zwracania się do innych służb i komórek organizacyjnych z żądaniem usunięcia w wyznaczonym terminie stwierdzonych nieprawidłowości, 3) zgłaszania wniosków do Dyrektora Instytutu o zarządzenie kontroli dotyczących określonych zagadnień. 4. Główny Księgowy odpowiedzialny jest wobec Dyrektora Instytutu za zgodne z przepisami wykonywanie swoich obowiązków w zakresie rachunkowości Instytutu, a w szczególności: 1) terminowe i rzetelne przekazywanie informacji o finansowych wynikach działalności Instytutu uprawnionym organom i osobom, 2) skuteczną ochronę mienia Instytutu i terminowe rozliczanie osób odpowiedzialnych majątkowo za to mienie, 3) prawidłowe i terminowe przekazywanie materiałów i dokumentów celem dochodzenia roszczeń oraz terminowe ściąganie prawomocnie zasądzonych należności, 4) prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych, 5) należyte przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych, 6) działalność podporządkowanych sobie komórek organizacyjnych. § 28 1. Podstawowe zadania Dyrektora Oddziału (ZD) 1) Pozyskiwanie pozabudżetowych środków finansowych na działalność Oddziału. 2) Gospodarowanie środkami przydzielonymi do wykonywania zadań. 14 3) Wydawanie decyzji i podpisywanie dokumentów w sprawach wynikających z działalności Oddziału, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych Dyrektorowi Instytutu. 4) Sporządzanie i przedstawienie Dyrektorowi Instytutu planów działalności Oddziału oraz sprawozdań z realizacji zadań. 5) Opracowanie, w uzgodnieniu z członkami dyrekcji Instytutu, programu prac naukowobadawczych podejmowanych w Oddziale. 6) Gospodarowanie funduszami celowymi w Oddziale 7) Współpraca z instytucjami terenowymi w zakresie objętym działalnością Oddziału. 8) Pełnienie funkcji zatrudniającego w stosunku do pracowników Oddziału z wyjątkiem stanowisk i funkcji zastrzeżonych do kompetencji Dyrektora Instytutu. 9) Podejmowanie decyzji w sprawach osobowych w Oddziale, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych Dyrektorowi Instytutu. 10) Wnioskowanie do Dyrektora Instytutu o tworzenie i likwidację komórek organizacyjnych w Oddziale. 11) Nadzorowanie sprawozdawczości pod względem jej terminowości, prawidłowości sporządzania i zgodności z obowiązującymi przepisami. 12) Wykonywanie zadań obronnych w Oddziale. 13) W uzgodnieniu z kierownictwem Instytutu kształtowanie merytorycznej działalności Oddziału w oparciu o zapotrzebowanie na rozwiązywanie problemów związanych z regionem. 14) Współpraca z instytucjami krajowymi i zagranicznymi w zakresie objętym działalnością Oddziału. 15) Dbałość o prezentowanie i publikowanie dorobku naukowego Oddziału. 2. Dyrektor Oddziału odpowiedzialny jest wobec Dyrektora Instytutu za ochronę informacji niejawnych, które są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane w Instytucie. ROZDZIAŁ VI Zakresy działania Pełnomocników Dyrektora § 29 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania (BB) 1. Współpracuje z zakładami objętymi Systemem zarządzania.(S.Z) 2. Koordynuje działania związane z akredytacją zakładów objętych S.Z. 3. Zarządza opracowanymi harmonogramami audytów wewnętrznych, nadzoruje ich realizację, inicjuje szkolenie audytorów oraz uczestniczy w audytach wewnętrznych i zewnętrznych. 4. Opracowuje programy Przeglądów Systemu Zarządzania. 15 5. Opracowuje harmonogramy szkoleń zewnętrznych personelu zatrudnionego w zakładach objętych S.Z. 6. Nadzoruje opracowanie i ewidencjonowanie zmian w Procedurach Systemu Zarządzania 7. Nadzoruje i rozpowszechnia wg rozdzielnika Procedury Systemu Zarządzania i Normy Systemowych. 8. Archiwizuje i likwiduje Procedury Systemu Zarządzania. 9. Przedstawia Dyrektorowi Instytutu sprawozdania na temat przebiegu prac wdrożeniowych i sprawozdania z funkcjonowania Systemu Zarządzania. § 30 1. Pełnomocnik Dyrektora ds. Ochrony informacji niejawnych ( O) sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością: 1) Zespołu ds. ochrony informacji niejawnych, 2) Kancelarii Tajnej. 2. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych zwany dalej pełnomocnikiem ochrony odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych. 3. Pełnomocnik ochrony kieruje i koordynuje działalnością pionu ochrony w zakresie: 1) zapewnienia ochrony informacji niejawnych, w tym stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego, 2) zapewnienia ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne, 3) zarządzania ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowania ryzyka, 4) kontroli ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowej kontroli ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów, 5) opracowania i aktualizacji planów ochrony informacji niejawnych o klauzuli „poufne” oraz „zastrzeżone” w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego i nadzorowanie ich realizacji, 6) opracowania i aktualizacji dokumentacji określającej poziom zagrożeń związanych z nieuprawnionym dostępem do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” i wyższej lub ich utratą, 7) prowadzenia szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych. 4. Ponadto do zadań Pełnomocnika ds. ochrony należy: 1) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających, 2) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych w Instytucie albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto, 16 3) współpraca z odpowiednimi służbami i instytucjami w zakresie realizacji zadań , w szczególności dot. postępowań sprawdzających, 4) podejmowanie działań wyjaśniających okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych. ROZDZIAŁ VII Zakresy zadań kierowników komórek organizacyjnych § 31 Zadania Kierownika ośrodka naukowo-badawczego. 1. Inicjowanie , koordynowanie i nadzór nad pracami badawczo-rozwojowych oraz rynkowymi podejmowanymi przez Ośrodek. § 32 1. Do zakresu obowiązków Kierownika zakładu naukowo-badawczego należy: 1) kierowanie badaniami naukowymi i pracami rozwojowymi, osobiste prowadzenie badań zgodnie z planem oraz inicjowanie i organizowanie działalności kierowanego zakładu , 2) opracowywanie bieżących i perspektywicznych planów prac zakładu oraz nadzór nad opracowywaniem projektów badawczych, 3) pozyskiwanie pozabudżetowych środków finansowych na działalność zakładu, 4) inicjowanie działań, mających na celu poszerzenie ofert badawczych Instytutu zarówno w kraju, jak i za granicą, 5) przedkładanie do akceptacji dyrektora programów, metodyk, harmonogramów i kalkulacji finansowych badań, prowadzonych przez zakład , 6) dbanie o możliwie najwyższy poziom i terminowe wykonywanie prac, 7) składanie w ustalonych terminach, zgodnie z obowiązującymi wytycznymi, merytorycznych sprawozdań z działalności zakładu, 8) współpraca i utrzymywanie kontaktów merytorycznych z innymi zakładami naukowobadawczymi Instytutu, celem zapewnienia kompleksowości badań, 9) współpraca i utrzymywanie kontaktów merytorycznych z placówkami naukowymi w kraju i za granicą, 10) dbanie o prawidłowy rozwój naukowy i zawodowy pracowników zakładu, a zwłaszcza przez stymulowanie do zdobywania stopni naukowych i publikowania prac oraz organizowanie seminariów zakładowych, 17 11) sprawowanie kontroli wewnętrznej w zakładzie, zgodnie z obowiązującym zarządzeniem dyrektora Instytutu, jak również informowanie pracowników o innych zarządzeniach, a także ustaleniach z narad i spotkań dotyczących zakładu i Instytutu, 12) współudział w realizacji zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony RP, 13) wykonywanie innych zadań wynikających z merytorycznego zakresu działania zakładu, zlecanych przez dyrektora Instytutu lub jego zastępców, 14) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy oraz przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych przez podległych pracowników, 15) przestrzeganie regulaminu pracy, regulaminu organizacyjnego Instytutu, przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, bhp i ppoż. oraz zgodne z obowiązującymi przepisami załatwianie spraw wynikających z zakresu obowiązków, 2. Kierownik zakładu naukowo-badawczego jest upoważniony do: 1) wnioskowania w sprawach dotyczących: - zmian w wewnętrznej strukturze organizacyjnej, - przyjmowania i zwalniania pracowników, - awansowania pracowników, - kierowania pracowników na uzupełniające studia lub staże naukowe, - nagradzania i premiowania pracowników, - przyznawania dodatków wynikających z zakładowego układu zbiorowego pracy, - wyjazdów służbowych za granicę, - prac zleconych, - stosowania kar w stosunku do pracowników. 2) podziału zadań między wewnętrzne komórki organizacyjne i stanowiska pracy, 3) wyznaczania – za zgodą dyrektora – zastępcy, upoważnionego do występowania w imieniu kierownika w czasie jego nieobecności, 4) ustalania i dopilnowania realizacji urlopów wypoczynkowych podległych pracowników, 5) podpisywania korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej w zakresie kierowanego przez siebie zakładu, z wyjątkiem pism mogących prowadzić do zobowiązań cywilnomaterialnych Instytutu, z zastrzeżeniem przepisów zawartych w § 21; kopie pism w sprawach istotnych należy przekazywać do sekretariatu Instytutu. 3. Kierownik zakładu naukowo-badawczego odpowiada za: 1) całokształt działalności kierowanej komórki, 2) należyty poziom naukowy i terminowe prezentowanie sprawozdań z zakończonych prac do zatwierdzenia dyrektorowi Instytutu lub jego zastępcy, zgodnie z podziałem kompetencji, 3) prawidłowe użytkowanie i ochronę powierzonego majątku ruchomego i nieruchomego oraz gospodarowanie przyznanymi środkami finansowymi, 4) powierzone mienie – materialnie (w zakresie uregulowanym przez kodeks pracy), kierownik może powierzyć na piśmie odpowiedzialność za część sprzętu podległym pracownikom, z powiadomieniem głównego księgowego, 18 5) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, bhp i ppoż., zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zarządzeniami, 6) należytą i terminową realizację przez podległych pracowników przydzielonych zadań obronnych. § 33 1. Kierownicy komórek administracyjnych i obsługowych kierują całokształtem ich działalności i są za nie odpowiedzialni przed bezpośrednim przełożonym. 2. Do obowiązków kierowników komórek administracyjnych i obsługowych należy: 1) organizowanie prawidłowego i terminowego zabezpieczenia środków i materiałów niezbędnych do realizacji badań naukowych i prac rozwojowych, 2) należyty podział i organizowanie pracy w powierzonej komórce, 3) nadzór nad czynnościami wewnętrznych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy, 4) bieżące zaznajamianie pracowników komórki z nowymi przepisami dotyczącymi wykonywanych zadań, jak również dbanie o podnoszenie kwalifikacji własnych i podległych pracowników, 5) przegląd, przydział i dekretacja wpływających do komórki pism oraz udzielanie wskazówek co do sposobu ich załatwiania, 6) współudział w realizacji zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony RP, 7) wykonywanie innych zadań zlecanych przez bezpośrednich zwierzchników, 8) przestrzeganie regulaminu pracy, regulaminu organizacyjnego Instytutu, , przepisów dotyczących ochrony tajemnicy niejawnej, bhp i ppoż. oraz zgodne z obowiązującymi przepisami, 9) załatwianie spraw wynikających z zakresu obowiązków. 3. Do podstawowych uprawnień kierowników komórek administracyjnych i obsługowych należy: 1) przedstawianie bezpośredniemu przełożonemu wniosków w sprawach: - przyjmowania, zwalniania i awansowania pracowników, - przydzielania nagród i premii oraz udzielania kar, - ustalania i dopilnowania terminów realizacji urlopów wypoczynkowych pracowników komórki, 2) określanie, za zgodą bezpośredniego przełożonego, zakresu działania poszczególnych wewnętrznych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy, wnioskowanie w sprawach przydziału zadań obronnych podległym pracownikom. 4. Kierownicy komórek administracyjnych i obsługowych ponoszą odpowiedzialność za: 1) należytą i terminową realizację zadań powierzonych danej komórce, 2) należyte użytkowanie i ochronę przydzielonego mienia , 3) przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących zakresu działania danej komórki organizacyjnej, przepisów bhp i ppoż. 19 § 34 1. Kierownicy zakładów pełniących funkcję administracji publicznej kierują całokształtem ich działalności i są za nie odpowiedzialni przed bezpośrednim przełożonym. 2. Do obowiązków kierownika w/w zakładu należy: 1) koordynacja pracy zespołów skupionych w zakładzie, 2) sporządzanie we współpracy z Zastępcą Dyrektora ds. EkonomicznoAdministracyjnych i przedstawianie Dyrektorowi planów w zakresie działalności finansowej i opracowywanie określonych analiz kosztów, 3) opracowywanie sprawozdawczości z realizacji powierzonych zadań, 4) nadzór nad wdrożeniem i realizacją programu informatyzacji zakładu, 5) współpraca z instytucjami krajowymi i zagranicznymi w zakresie objętym działalnością, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych dla Dyrektora IOŚ, 6) współpraca z Pełnomocnikiem Dyrektora ds. Ochrony informacji niejawnych w zakresie zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, 7) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy oraz przepisów bhp i .poż., 8) nadzór nad należytym wykorzystaniem, przechowywaniem oraz zabezpieczeniem przed zniszczeniem lub uszkodzeniem przedmiotów i urządzeń znajdujących się w użytkowaniu zakładu. 3. Zakres kompetencji Kierownika zakładu pełniącego funkcję administracji publicznej. 1) Planowanie pracy, stałe usprawnianie sposobów jej wykonywania, ustalanie zadań dla podległych pracowników oraz nadzór nad ich prawidłowym wykonaniem. 2) Dbałość o podnoszenie kwalifikacji zawodowych podległych pracowników. 3) Wnioskowanie w sprawach osobowych ( zatrudniania i awansowania) podległych pracowników. 4) Merytoryczne przygotowanie wewnętrznych dokumentów i przepisów z zakresu zadań realizowanych przez zakład. 5) Wnioskowanie o utworzenie bądź likwidację wewnętrznych komórek zakładu. 6) Zarządzanie zakładem i podpisywanie dokumentów w sprawach wynikających z bieżącej działalności zakładu , z wyjątkiem spraw zastrzeżonych Dyrektorowi Instytutu. 4. Dla czynności przekraczających kompetencje kierownika zakładu -Dyrektor Instytutu udziela osobnego pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych, określając ich rodzaj. § 35 1. Kierownicy wszystkich podstawowych komórek organizacyjnych Instytutu odpowiadają przed Dyrektorem 1) za przygotowanie komórek do funkcjonowania w wyższych stanach gotowości obronnej państwa, 2) za realizację przydzielonych zadań komórek w stanach wyższej gotowości obronnej państwa. 20 ROZDZIAŁ VIII Zadania komórek organizacyjnych § 36 1. Komórki organizacyjne tworzy i likwiduje dyrektor po zasięgnięciu opinii Rady Naukowej. 2. Komórki organizacyjne wykonujące zadania i funkcje z zakresu administracji publicznej, tworzy i likwiduje Dyrektor ,zgodnie z zapisami ustawowymi lub aktów wykonawczych do ustaw, ustanawiającymi Instytut do pełnienia tych funkcji. 3. Dyrektor powołuje, bez zasięgania opinii Rady Naukowej, w celu realizacji określonych zadań, zespoły badawcze i ich kierowników oraz wyznacza im zakres obowiązków i czas funkcjonowania. § 37 1. Przy wykonywaniu zadań komórki organizacyjne zobowiązane są do ścisłego współdziałania, uzgodnień, konsultacji, udostępniania materiałów i danych niezbędnych do prowadzenia wspólnych prac nad podjętym zadaniem i stosowania wszystkich obowiązujących aktów prawnych. 2. Zadania szczegółowe komórek organizacyjnych oraz ich wewnętrzną strukturę organizacyjną określa Dyrektor Instytutu w drodze zarządzenia. § 38 Komórki organizacyjne wykonujące zadania i funkcje z zakresu administracji publicznej, realizują działalność wynikającą z zapisów ustawowych i przepisów wykonawczych. § 39 1. Do podstawowej działalności zakładu naukowo-badawczego w zakresie jego profilu tematycznego należy: 1) prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych, 2) przystosowywanie wyników prowadzonych badań i prac do potrzeb praktyki, 3) wdrażanie i upowszechnianie uzyskanych wyników,. 4) rozwój kadry naukowej oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników zakładu, 5) wykonywanie innych zadań związanych z zakresem działania Instytutu. 2. Do zadań zakładów naukowo-badawczych należy w szczególności: 1) inicjowanie i prowadzenie twórczej działalności badawczej polegającej na rozwiązywaniu problemów naukowych, 21 2) opracowywanie kierunków rozwoju zakładu i planów badań naukowych, prac rozwojowych, oraz działalności upowszechniającej i wdrażającej ich wyniki, 3) upowszechnianie wyników badań naukowych i prac rozwojowych przez publikacje i wydawnictwa o zasięgu międzynarodowym i krajowym, aktywny udział w konferencjach, seminariach, sympozjach, 4) przystosowywanie i wprowadzanie do praktyki wyników badań naukowych i prac rozwojowych, określanie sposobu i zakresu wdrażania tych wyników, przygotowywanie materiałów merytorycznych do zawarcia odpowiednich umów, 5) doskonalenie metod badań, 6) wdrażanie i utrzymywanie w laboratoriach systemów zapewnienia jakości w zakresie badań oraz ich dokumentowanie, zgodnie z ustalonymi procedurami, 7) wykonywanie analiz, badań laboratoryjnych, ocen, ekspertyz, konsultacji i innych usług dla zainteresowanych podmiotów, 8) prowadzenie działań mających na celu pozyskiwanie dodatkowych środków finansowych wspierających działalność Instytutu, 9) przygotowywanie i przekazywanie do Zespołu ds. Informatyki zaktualizowanych informacji dotyczących danego zakładu, m.in. informacji o ofercie wykorzystania wyników działalności, zamieszczanych na stronie internetowej Instytutu, a w szczególności w Biuletynie Informacji Publicznej. § 40 Komórki administracyjno-ekonomiczne wykonują prace techniczne, usługowe i inne niezbędne do prowadzenia przez Instytut badań naukowych i prac rozwojowych. 1. Przygotowują niezbędne środki techniczne do przeprowadzania doświadczeń i prób. 2. Świadczą usługi potrzebne do realizacji badań naukowych i prac rozwojowych. 3. Prowadzą i rozwiązują sprawy dotyczące zarządzania Instytutem. 4. Wykonują czynności obsługi administracyjno-gospodarczej. ROZDZIAŁ IX Zakresy zadań samodzielnych stanowisk § 41 1. Zadania Audytora Wewnętrznego (DA) obejmują ogół zadań związanych z oceną funkcjonowania Instytutu w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, a także przejrzystości i jawności, zgodności wewnętrznych procedur z obowiązującymi przepisami oraz bezpieczeństwa systemów informatycznych. 22 2. W szczególności zakres zadań Audytora Wewnętrznego obejmuje: 1) ustalanie stanu faktycznego w poszczególnych obszarach działalności Instytutu oraz analizę przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień, 2) przedstawianie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień oraz usprawnienia audytowanej działalności, 3) dokonywanie kompleksowej oceny zarządzania mieniem Instytutu, 4) przygotowanie i prowadzenie dokumentacji planistyczno-sprawozdawczej z przeprowadzonych zadań audytowych. § 42 1. Zadania Radcy Prawnego (DR) polegają na wykonywaniu, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o radcach prawnych, obsługi prawnej Instytutu. 2. W szczególności zakres zadań Radcy Prawnego obejmuje: 1) występowanie w charakterze pełnomocnika Instytutu w postępowaniu sądowym, arbitrażowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi, 2) opiniowanie pod względem prawnym projektów wewnętrznych aktów prawnych oraz projektów aktów prawnych wyższego rzędu wpływających do Instytutu, 3) udzielanie komórkom organizacyjnym opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie obowiązywania i stosowania przepisów prawa, 4) opiniowanie pod względem zgodności z przepisami umów zawieranych przez Instytut, 5) udzielanie informacji o przepisach prawnych organizacjom związkowym, społecznym i zawodowym działającym w Instytucie, na ich wniosek. § 43 Samodzielne stanowisko ds. BHP (DB) - pełni funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (Art. 237¹¹ Kodeksu pracy). Zakres działania Inspektora ds. BHP obejmuje Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy - § 2.1. (Dz.U. Nr 109/1997, poz. 704 z późniejszymi zmianami). § 44 Samodzielne stanowisko ds. obronnych (DT) podlega bezpośrednio Dyrektorowi, koordynuje wykonywanie zadań obronnych oraz odpowiada za przygotowanie planu operacyjnego funkcjonowania Instytutu w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny. § 45 Samodzielne stanowisko ds. promocji (PO) 1. Prowadzenie działalności reklamowej Instytutu. 2. Prowadzenie działalności promocyjnej Instytutu. 3. Prowadzenie działalności informacyjnej Instytutu. 23 ROZDZIAŁ X Zakresy działania pozostałych komórek administracyjno-ekonomicznych. § 46 Dział Organizacyjny (DO). 1. Przygotowywanie zestawień na potrzeby dyrekcji Instytutu; 2. Nadzorowanie dyscypliny pracy oraz kontroli jej przestrzegania; 3. Prowadzenie ewidencji i przechowywanie przepisów wewnętrznych Instytutu; 4. Prowadzenie spraw osobowych, wynikających z zatrudnienia w Instytucie; 5. Ewidencjonowanie i przechowywanie - zgodnie z przepisami - akt osobowych pracowników Instytutu; 6. Wykonywanie zadań organizacyjnych Instytutu zlecanych przez Dyrektora Instytutu. 7. Prowadzenie sekretariatu dyrekcji Instytutu; § 47 Zespół ds. Informatyki (DK) 1. Zarządzanie rozwojem infrastruktury informatycznej Instytutu; 2. Opiniowanie zasadności wyboru rozwiązań przy zakupach wyposażenia i oprogramowania będących pod nadzorem Zespołu; 3. Prowadzenie spraw wynikających z umów, odbiorów oraz rozliczeń robót dotyczących systemów informatycznych; 4. Realizacja polityki bezpieczeństwa dostępu do zasobów sieciowych Instytutu 5. Zarządzanie i weryfikacja w zakresie właściwego wykorzystania sprzętu komputerowego i oprogramowania Instytutu. 6. Nadzór nad funkcjonowaniem i konfiguracją wewnętrznej sieci komputerowej, bieżącą administracją oraz nadzór nad serwerami, stacjami roboczymi i innym sprzętem będącymi pod opieką Zespołu; 7. Bieżące wsparcie użytkowników w obsłudze sprzętu komputerowego; 8. Sprawowanie nadzoru nad systemem archiwizacji ważnych danych znajdujących się na serwerach; 9. Zarządzanie awariami powstałymi w środowisku informatycznym Instytutu; 10. Zarządzanie serwisem internetowym Instytutu. § 48 Dział Finansowo-Księgowy (EF) 1. Prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej, kalkulacji kosztów oraz sprawozdawczości finansowej; 2. Prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych i wyposażenia; 3. Przechowywanie i zabezpieczanie ksiąg rachunkowych, dokumentów inwentaryzacyjnych oraz sprawozdań finansowych; 4. Wystawianie faktur za wykonane prace naukowo-badawcze i usługowe; 5. Prowadzenie rachunków bankowych; 6. Wypłacanie uposażeń pracowniczych i wszelkich należności finansowych; 7. Opracowywanie oraz kontrola realizacji planu dochodów i wydatków Instytutu, a także finansowania inwestycji; 24 Prowadzenie kontroli wewnętrznej, polegającej na badaniu legalności, rzetelności i prawidłowości dokumentów obrotu środkami pieniężnymi i rzeczowymi składnikami majątkowymi; 9. Ewidencjonowanie kosztów i przychodów umożliwiające realną ocenę działalności gospodarczej Instytutu. § 49 Zespół ds. Ekonomicznych (PE) 1. Ewidencjonowanie zamówień (zleceń) na prace naukowo-badawcze i usługowe; 2. Prowadzenie ewidencji kosztów prac poszczególnych zakładów oraz opracowywanie zbiorczych finansowych rozliczeń prac Instytutu, 3. Kontrola finansowa prac realizowanych przez poszczególne zakłady, 4. Analiza ekonomiczna działalności Instytutu i przygotowywanie bieżących informacji do decyzji gospodarczych Dyrektora Instytutu, 5. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej procedur związanych z realizacją zamówień publicznych. 6. Funkcje komórki przygotowującej - w miarę potrzeb - informacje wspomagające podejmowanie decyzji gospodarczych przez Dyrektora Instytutu i kadrę kierowniczą Instytutu. 8. § 50 Dział - Administracyjno - Techniczny (PT) . 1. Utrzymanie w pełnej sprawności urządzeń technicznych niezbędnych do eksploatacji obiektów Instytutu. 2. Gospodarcze zaopatrzenie materiałowo-techniczne. 3. Zabezpieczenie i ochrona obiektów Instytutu. 4. Opracowywanie projektów rocznych planów utrzymania i remontu obiektów Instytutu oraz prowadzenie sprawozdawczości inwestycyjnej i remontowej. 5. Prowadzenie dokumentacji technicznej i prawnej dotyczącej inwestycji i remontów. 6. Przygotowywanie umów, odbiorów oraz rozliczanie robót inwestycyjnych i remontowych. 7. Opracowywanie rocznych i okresowych planów zakupów w skali Instytutu. 8. Realizacja zakupów aparatury naukowo-badawczej, sprzętu kontrolno-pomiarowego i pozostałych środków trwałych. 9. Obsługa odpraw celnych zakupów aparatury pochodzącej z importu i innych spraw związanych z urzędami celnymi. 10. Nadzór nad utrzymaniem właściwego stanu infrastruktury technicznej obiektów , podejmowanie czynności związanych z usuwaniem awarii. 11. Załatwianie spraw formalnych związanych z gospodarką środkami trwałymi . 12. Administrowanie obiektami Instytutu ( m.in. prowadzenie spraw dot. : ubezpieczenia budynków, spraw podatkowych od nieruchomości, nadzór nad realizacją umów dot. ochrony mienia, sprzątania itp...). 13. Prowadzenie kancelarii IOŚ. 14. Realizacja zaopatrzenia w materiały biurowe, odczynniki chemiczne, gazy techniczne, środki czystości itp.... 15. Obsługa spotkań, zebrań i konferencji. 16. Prowadzenie ZFŚS. 25 Prowadzenie Archiwum Zakładowego. Prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Komisji przetargowej, organizowanie przetargów. 19. Nadzór nad właściwą eksploatacją i konserwacją kserokopiarek, wykonywanie prac introligatorskich. 20. Rozliczanie miesięczne rozmów telefonicznych, odbitek ksero, rozliczeń z najemcami pomieszczeń IOŚ. § 51 Sekretariat Naukowo-Techniczny (ZS.) 1. Inicjowanie prac związanych z programowaniem zadań badawczych. 2. Przygotowywanie szczegółowych planów prac realizowanych w ramach działalności statutowej finansowanej z dotacji MNiSW oraz prac realizowanych na zlecenie jednostek resortowych, a także ze środków własnych Instytutu. 3. Nadzór formalny i koordynacja prac w ramach w/w. planów. 4. Organizowanie odbioru prac realizowanych w ramach działalności statutowej finansowanej z dotacji MNiSW i prac własnych Instytutu. 5. Przygotowywanie sprawozdawczości z realizacji prac objętych działalnością statutową z dotacji oraz wniosków o finansowanie tej działalności. 6. Współpraca z Działem Techniczno-Administracyjnym w zakresie planowania i realizacji zakupów aparatury i urządzeń nabywanych ze środków przewidzianych w zadaniach statutowych finansowanych z dotacji MNiSW. 7. Koordynacja akcji składania propozycji wspólnych projektów badawczych 8. Przygotowywanie we współpracy z zainteresowanymi zakładami wniosków do MNiSW o finansowanie utrzymania specjalnych urządzeń badawczych, specjalnych programów badawczych i sieci naukowych. 9. Realizacja wniosków na zagraniczne wyjazdy służbowe pracowników IOŚ. 10. Sporządzanie dla MŚ okresowych sprawozdań, informacji i analiz dotyczących delegacji zagranicznych pracowników IOŚ. Gromadzenie sprawozdań pracowników IOŚ z delegacji zagranicznych. § 52 Biblioteka Naukowa ( ZI) 1. Gromadzenie i uzupełnianie zbiorów zgodnie z ustalonym zakresem tematycznym. 2. Opracowywanie i przechowywanie zbiorów , w tym : 1) opracowywanie książek i prowadzenie bazy - katalogu komputerowego, 2) prowadzenie bazy - katalogu komputerowego o pracach naukowo-badawczych wykonywanych w IOŚ-PIB, 3) prowadzenie bazy - katalogu czasopism naukowych. 3. Udostępnianie zbiorów i udzielanie informacji o zbiorach. 4. Udostępnianie baz czasopism elektronicznych 5. Weryfikacja kart informacyjnych o pracach naukowo-badawczych i współpraca w tym zakresie z Ośrodkiem Przetwarzania Informacji (System SYNABA). 6. Współpraca z innymi bibliotekami. 17. 18. 26 § 53 Dział Wydawnictw (ZW) 1. Opracowywanie i wydawanie naukowych wydawnictw zwartych IOŚ-PIB i periodyków: Ochrona Środowiska i Zasobów Naturalnych, Zmiany klimatu: biuletyn informacyjny, w tym: 1) sporządzanie kalkulacji kosztów wydania książek. 2) opracowywanie edytorskie publikacji. 3) współpraca z firmami wykonującymi fotoskład. 4) współpraca z drukarniami. 2. Przygotowywanie i realizacja umów wydawniczych 3. Opracowanie, aktualizacja i eksploatacja bazy danych wydawanych publikacji. 4. Prowadzenie działalności związanej ze sprzedażą wydawnictw: indywidualną, w prenumeracie i komisową. 5. Realizacja zobowiązań Instytutu związanych z działalnością wydawniczą , w tym: dostarczanie egzemplarzy obowiązkowych do uprawnionych bibliotek, wysyłanie egzemplarzy autorskich. ROZDZIAŁ XI Pracownicy Instytutu § 54 1. Pracownikiem naukowym jest osoba zatrudniona na stanowisku: 1) profesora zwyczajnego, 2) profesora nadzwyczajnego, 3) profesora wizytującego, 4) adiunkta, 5) asystenta. 2. Do obowiązków pracownika naukowego należy realizacja zadań statutowych Instytutu, w szczególności: 1) twórcza działalność naukowa, 2) wprowadzanie do praktyki uzyskanych wyników badań naukowych, 3) podnoszenie swoich kwalifikacji, 4) upowszechnianie osiągnięć nauki, w tym poprzez publikacje oraz aktywny udział w życiu naukowym, 5) udział w pracach organizacyjnych Instytutu związanych z pracami naukowymi. § 55 1. Pracownikiem badawczo-technicznym jest osoba zatrudniona na stanowisku: 1) głównego specjalisty badawczo-technicznego, 2) starszego specjalisty badawczo-technicznego, 3) specjalisty badawczo-technicznego. 2. Do obowiązków pracownika badawczo-technicznego należy realizacja zadań statutowych Instytutu, w szczególności: 27 1) współuczestniczenie w rozwiązywaniu problemów naukowych realizowanych przez Instytut, 2) przystosowanie wyników badań do potrzeb praktyki, 3) prowadzenie prac w dziedzinie projektów, konstrukcji, technologii, organizacji i udział we wprowadzaniu ich do praktyki, 4) upowszechnianie osiągnięć nauki, w tym poprzez publikacje, 5) prowadzenie prac doświadczalnych, 6) prowadzenie prac związanych z ochroną własności przemysłowej, praw autorskich i wynalazczości. § 56 1. Pracownikiem inżynieryjno-technicznym jest osoba zatrudniona na stanowisku: 1) głównego specjalisty inżynieryjno-technicznego, 2) starszego specjalisty inżynieryjno-technicznego, 3) specjalisty inżynieryjno-technicznego. 4) młodszego specjalisty inżynieryjno-technicznego. 2. Do obowiązków pracowników inżynieryjno-technicznych należy w szczególności: 1) uczestniczenie w prowadzeniu badań naukowych i prac rozwojowych realizowanych przez Instytut, 2) upowszechnianie osiągnięć nauki, w tym poprzez publikacje, 3) wykonywanie zadań związanych z obsługą prac wynikających z działalności Instytutu. § 57 1. Pracownikami administracyjno-ekonomicznymi są osoby zatrudnione na stanowiskach: 1) głównych specjalistów ds., 2) starszych specjalistów ds., 3) specjalistów ds., 4) młodszych specjalistów ds. 2. Zadania w/w stanowisk określają indywidualne zakresy czynności. ROZDZIAŁ XII Postanowienia końcowe § 58 W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy o instytutach badawczych. § 59 Traci moc Regulamin Organizacyjny IOŚ z dnia 1 listopada 2009r. § 60 Regulamin Organizacyjny IOŚ-PIB wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2011r. 28 SPIS TREŚCI Rozdziały: I. Postanowienia ogólne II. Organizacja Instytutu III. Struktura organizacyjna IV. Organizacja zarządzania w Instytucie V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. Zakresy zadań Zastępców Dyrektora oraz Głównego Księgowego Zakresy działania Pełnomocników Dyrektora Zakresy zadań kierowników komórek organizacyjnych Zadania komórek organizacyjnych Zakresy zadań samodzielnych stanowisk Zakresy działania pozostałych komórek administracyjno-obsługowych Pracownicy Instytutu Postanowienia końcowe. Schemat organizacyjny IOŚ-PIB 29
