ZARZĄDZENIE NR 3/16 DYREKTORA GMINNEGO OŚRODKA

ZARZĄDZENIE NR 3/16
DYREKTORA GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W OLEŚNICY
z dnia 01 lutego 2016 r.
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy
Społecznej w Oleśnicy.
Na podstawie § 8 ust.1 Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Oleśnicy,
przyjętego uchwałą nr XXIII/156/12 Rady Gminy Oleśnica z dnia 14 września 2012r.
(Dz. Urz. z dnia 22 października 2012r., poz. 3549 ze zm.), zarządza się, co
następuje:
§ 1. Nadaje się Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Oleśnicy w brzmieniu:
ROZDZIAŁ I
Postanowienia Ogólne
§ 2. Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Oleśnicy,
zwany dalej Regulaminem, określa strukturę organizacyjną Ośrodka oraz zasady
jego funkcjonowania, zakres działania Dyrektora i pracowników w nim zatrudnionych.
§ 3. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Ośrodku – należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w
Oleśnicy,
2) Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Gminnego Ośrodka Pomocy
Społecznej w Oleśnicy,
3) Kierownika Działu – oznacza to Kierownika Działu Pomocy Społecznej i
Wspierania Rodziny,
4) Głównej Księgowej – oznacza to Główną Księgową Gminnego Ośrodka Pomocy
Społecznej w Oleśnicy,
5) Komórkach organizacyjnych – oznacza to wyodrębnione w strukturze Ośrodka:
działy, samodzielne stanowiska i inne komórki,
6) Pracownikach – należy przez to rozumieć pracowników zatrudnionych w Gminnym
Ośrodku Pomocy Społecznej w Oleśnicy,
7) Wójcie – należy rozumieć Wójta Gminy Oleśnica,
8) Radzie Gminy – oznacza to Radę Gminy Oleśnica.
§ 4. 1. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Oleśnicy, zwany dalej Ośrodkiem, jest
jednostką organizacyjną Gminy Oleśnica, powołaną do wykonywania:
1) zadań własnych,
2) zleconych przez organy administracji rządowej w zakresie ustalonym w ustawach,
3) innych wynikających z uchwał Rady Gminy i Zarządzeń Wójta,
3) Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Oleśnicy,
4) niniejszego Regulaminu.
2. Zadania określone w ust. 1 realizują Pracownicy w ramach przypisanych im
zakresów czynności.
1
3. Obszarem działania Ośrodka jest Gmina Oleśnica.
4. Siedziba Ośrodka znajduje się w Oleśnicy ul. Wojska Polskiego 78, 56-400
Oleśnica.
§ 5. 1. Ośrodek funkcjonuje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego
podporządkowania, podziału uprawnień i obowiązków oraz indywidualnej
odpowiedzialności związanej z wykonywaniem zadań.
2. Organizację pracy Ośrodka określa Regulamin Pracy, ustalony odrębnym
zarządzeniem Dyrektora, w porozumieniu z przedstawicielem załogi.
ROZDZIAŁ II
Struktura Organizacyjna Ośrodka
§ 6. 1. Dyrektor organizuje pracę Ośrodka w miarę występujących potrzeb tworząc
komórki organizacyjne w postaci działów realizujących określone zadania zlecone i
zadania własne gminy.
2. Strukturę organizacyjną Ośrodka tworzą: działy, samodzielne stanowiska pracy
oraz inne komórki organizacyjne.
W skład Ośrodka wchodzą następujące działy:
1) Dział Organizacyjno-Finansowy
- OF,
2) Dział Pracy Socjalnej i Wspierania Rodziny – PS i WR,
3) Dział Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego –ŚR i FA.
3. Strukturę organizacyjną Ośrodka oraz zasady podległości służbowej przedstawia
schemat organizacyjny Ośrodka, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego
Regulaminu.
4. Wykaz stanowisk pracy w Ośrodku stanowi załącznik nr 2 do niniejszego
Regulaminu.
ROZDZIAŁ III
Kierowanie Ośrodkiem
§ 7 1. Ośrodkiem kieruje i reprezentuje Ośrodek na zewnątrz Dyrektor, na podstawie
udzielonych przez Wójta pełnomocnictw i upoważnień.
2. Dyrektor jest zatrudniany przez Wójta, który jest jego bezpośrednim przełożonym.
3. Dyrektor składa Radzie Gminy coroczne sprawozdanie z działalności Ośrodka
oraz przedstawia potrzeby w zakresie pomocy społecznej Gminy.
4. Dyrektor dokonuje czynności prawnych i faktycznych związanych z
funkcjonowaniem Ośrodka w stosunku do organów, instytucji, osób fizycznych,
prawnych.
§ 8 1. Dyrektor wykonuje czynności pracodawcy w stosunku do osób zatrudnionych
2
w Ośrodku.
2. Dyrektor jest zwierzchnikiem służbowym pracowników Ośrodka.
§ 9 1. Dyrektor kieruje i realizuje zadania Ośrodka określone w statucie w oparciu
o obowiązujące przepisy.
2. Dyrektor, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Ośrodka,
wydaje zarządzenia, instrukcje, regulaminy i polecenia służbowe.
3. Dyrektor nadzoruje pracę komórek organizacyjnych i pracowników Ośrodka
kierując się kryterium legalności, celowości i gospodarności.
4. Dyrektor czuwa nad sprawnym funkcjonowaniem Ośrodka poprzez:
a) podpisywanie dokumentów i decyzji,
b) ustalanie szczegółowego zakresu obowiązków komórek organizacyjnych
i pracowników Ośrodka,
c) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym wykonaniem obowiązków
pracowniczych,
d) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem zapisów Statutu Ośrodka,
Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Pracy oraz innych aktów
obowiązujących w Ośrodku.
§ 10. Dyrektor współdziała z Wójtem i Radą Gminy w celu efektywnego wykonywania
określonych zadań, w szczególności:
1) przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy w zakresie dotyczącym
działalności i funkcjonowania Ośrodka,
2) rozpoznawanie i sporządzanie wykazu potrzeb mieszkańców Gminy w
zakresie pomocy społecznej,
3) rozpoznawanie zagrożeń społecznych występujących w Gminie,
4) opracowanie programów w zakresie rozwiązywania problemów społecznych
w Gminie,
5) opracowywanie rozwiązań zaspakajania potrzeb w zakresie pomocy
społecznej,
6) opiniowanie wniosków z zakresu pomocy społecznej zleconych przez
Wójta.
§ 11. Dyrektor czuwa nad prawidłowym i zgodnym z przeznaczeniem
wydatkowaniem środków przewidzianych w planie finansowym.
§ 12. Pod nieobecność Dyrektora nadzór nad pracą Ośrodka sprawują:
1) Główny Księgowy w części związanej z finansami Ośrodka,
2) Kierownik Działu w części związanej z merytoryczną stroną pracy
Ośrodka w zakresie posiadanych pełnomocnictw i upoważnień.
§ 13. Dyrektor jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 7 pkt 4
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2015 r.,
poz. 2153 ze zm.).
3
ROZDZIAŁ IV
Zadania i Kompetencje Działów
§ 14. Zadania dla poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy
określają szczegółowo zakresy czynności ujęte w charakterystyce działów.
§ 15. Do wspólnych zadań wszystkich działów należy:
1) właściwa realizacja zadań określonych Statutem, niniejszym Regulaminem
oraz innymi przepisami prawa i aktami wewnętrznymi,
2) należyte i terminowe załatwianie spraw klientów,
3) opracowywanie dokumentacji niezbędnej do prawidłowego wydawania pism i
decyzji,
4) prowadzenie postępowań,
5) usprawnianie organizacji, metod i form pracy,
6) ochrona informacji niejawnych i danych osobowych,
7) dysponowanie środkami finansowymi, zgodnie z planem finansowym Ośrodka,
8) rozpatrywanie skarg, analizowanie przyczyn ich powstania, podejmowanie
operatywnych działań zapewniających należyte i terminowe ich załatwianie,
9) przyjmowanie interesantów i udzielanie wyjaśnień,
10) współpraca i współdziałanie z innymi komórkami Ośrodka w celu realizacji zadań,
11) organizowanie przetargów w ramach ustawy prawo zamówień publicznych,
12) organizowanie zamówień publicznych poza ustawą pzp.
11) przygotowanie dokumentacji do archiwizacji.
DZIAŁ I
Dział Organizacyjno - Finansowy
§ 16. 1. Dział Organizacyjno-Finansowy zajmuje się pełną obsługą organizacyjną i
finansową Ośrodka.
2. Działem kieruje Dyrektor.
§ 17. 1. Dyrektor Ośrodka powierza Głównej Księgowej, zgodnie z ustawą o
finansach publicznych obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
1) prowadzenia rachunkowości Ośrodka,
2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych
z planem finansowym,
4) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów
dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
2. Do zadań Głównej Księgowej należy w szczególności:
1) koordynowanie działalności Działu Finansowo-Organizacyjnego w zakresie
całokształtu zadań związanych z obsługą finansowo-księgową Ośrodka,
2) opracowywanie i nadzór nad sporządzaniem rocznych planów finansowych,
3) nadzór nad bieżącą realizacją budżetu Ośrodka i przestrzeganiem dyscypliny
4
budżetowej,
4) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących polityki
rachunkowości,
5) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych – zarządzeń i decyzji
Dyrektora oraz instrukcji dotyczących działu,
6) sprawowanie nadzoru nad realizacją uchwał Rady Gminy, zarządzeń Wójta
oraz regulaminów i zarządzeń Dyrektora,
7) sporządzanie sprawozdań finansowych, analiz i bilansów,
8) udzielanie wsparcia merytorycznego oraz pomocy pracownikom komórki
organizacyjnej w realizacji zadań stałych,
9) wdrożenie nowych pracowników w realizowane przez komórkę organizacyjną
zadania,
10) zapewnienie sprawnego przepływu informacji wewnątrz komórki
organizacyjnej,
11) dokonywanie kontroli wewnętrznej,
12) wykonywanie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej powierzonych
przez Dyrektora jednostki, w szczególności w zakresie gromadzenia i
wydatkowania środków publicznych, zaciągania i realizacji zobowiązań,
13) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora.
§ 18. Do Działu Organizacyjno-Finansowego należy w szczególności:
1) prowadzenie bieżącej ewidencji finansowej wg zasad rachunkowości
(w sposób prawidłowy, zapewniając rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące
przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej Ośrodka w urządzeniach
księgowych: syntetycznych, analitycznych, na kontach przewidzianych
w Zakładowym Planie Kont),
2) kontrola prawidłowości sporządzania dokumentów księgowych pod względem
formalnym rachunkowym oraz obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
3) prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych w
używaniu oraz wartości niematerialnych i prawnych,
4) przeprowadzanie inwentaryzacji majątku Ośrodka oraz prowadzenie ksiąg
inwentarzowych,
5) rozliczenie inwentaryzacji majątku trwałego i wyposażenia,
6) prowadzenie likwidatury wg protokołów kasacji,
7) windykacja należności w drodze postępowania egzekucyjnego w administracji,
w tym:
a) przygotowywanie dokumentacji związanej z kierowaniem do egzekucji
administracyjnej tytułów wykonawczych, uzgodnienia stanu zadłużenia,
wysyłanie upomnień, kierowanie tytułów egzekucyjnych do egzekucji,
b) nadzór nad ściąganiem należności poprzez: uzgadnianie wpłat,
prowadzenie spraw związanych z wycofaniem, zwrotem tytułu
wykonawczego, zawieszeniem lub umorzeniem postępowania
egzekucyjnego,
c) współpraca z komórkami organizacyjnymi i instytucjami zewnętrznymi
w zakresie realizowanych egzekucji.
5
8) sporządzanie sprawozdań finansowych,
9) sporządzanie planów dochodów i wydatków Ośrodka,
10) nadzór i kontrola wykonania budżetu Ośrodka,
11) wnioskowanie w sprawach uzasadnionych zmian w budżecie Ośrodka,
12) dokonywanie przelewów z wszystkich rachunków bankowych Ośrodka na
podstawie dokumentów źródłowych,
13) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie opracowywania
informacji i analiz finansowych,
14) uzgadnianie z komórkami organizacyjnymi oraz zainteresowanymi
pracownikami wielkości posiadanych środków na wypłaty świadczeń,
15) bieżąca analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków
pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji Ośrodka,
16) dbałość o gospodarność i celowość wydatkowych środków budżetowych,
17) współpraca w zakresie spraw finansowych ze wszystkimi komórkami
organizacyjnymi Ośrodka,
18) rozliczenia z budżetami z tytułu podatków i składek ZUS,
19) prowadzenie spraw socjalnych pracowników, tj. opracowywanie planu,
przygotowywanie umów dotyczących udzielanych świadczeń oraz realizacja
wydatków ZFŚS zgodnie z przyjętym regulaminem i zarządzeniami Dyrektora,
20) pełna obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych, w tym prowadzenie ewidencji wniosków dotyczących świadczeń
udzielanych z ZFŚS,
21) prowadzenie gospodarki transportem Ośrodka, w tym spraw związanych
z wykorzystaniem i eksploatacją samochodów używanych do celów
służbowych,
22) współdziałanie z właściwym terenowo oddziałem ZUS i sporządzanie
wymaganych dokumentów ubezpieczeniowych,
23) naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne
dla osób kwalifikujących się do tej formy pomocy, zgłaszanie ich do
ubezpieczenia emerytalno – rentowego i zdrowotnego i wyrejestrowanie z tych
ubezpieczeń,
24) dokonywanie kontroli wewnętrznej,
25) wykonywanie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej powierzonych
przez Dyrektora jednostki, w szczególności w zakresie gromadzenia i
wydatkowania środków publicznych, zaciągania i realizacji zobowiązań,
26) prowadzenie sekretariatu Ośrodka oraz spraw związanych z zabezpieczeniem
techniczno – kancelaryjnym ogólnych zebrań pracowniczych,
27) obsługa kancelaryjna Ośrodka, w szczególności ewidencjonowanie
korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
28) ewidencja i przechowywanie wewnętrznych i zewnętrznych aktów
normatywnych,
29) załatwianie spraw związanych ze skargami, wnioskami, zażaleniami i
odwołaniami, wpływającymi do Ośrodka,
30) prowadzenie na bieżąco zaopatrzenia w materiały biurowe niezbędne do
funkcjonowania Ośrodka,
31) koordynowanie i dokonywanie zakupów materiałów, urządzeń i środków
utrzymania czystości zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi
ustaleniami,
32) prowadzenie spraw pieczęci, tablic urzędowych i informacyjnych Ośrodka,
33) prowadzenie składnicy akt,
6
34) prowadzenie spraw w zakresie usług telekomunikacyjnych, pocztowych,
świadczonych w ruchomej sieci publicznej.
35) przygotowywanie oraz ocena umów i porozumień dot. działalności Ośrodka,
36) realizacja polityki kadrowej,
37) naliczanie wynagrodzeń i prowadzenie ewidencji wynagrodzeń pracowników.
38) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym
pracowników Ośrodka,
39) realizowanie zadań w zakresie profilaktycznej ochrony zdrowia pracowników, w
tym przygotowywanie skierowań pracowników na odpowiednie badania
lekarskie,
40) informowanie pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z
wykonywaną pracą oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami,
41) prowadzenie całokształtu spraw dotyczących przygotowania zawodowego,
staży, organizowanych ze środków Funduszu Pracy,
42) inicjowanie i koordynowanie działań promujących i informacyjnych dotyczących
realizowanych zadań,
43) przygotowywanie materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonowania
Ośrodka i realizowanych zadań,
44) współpraca z mediami
45) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
46) przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji,
47) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka,
48) dbałość o zachowanie tajemnicy służbowej, ochrony danych osobowych i
informacji niejawnych,
49) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
DZIAŁ II
Dział Pracy Socjalnej i Wspierania Rodziny
§ 19. 1. Dział Pracy Socjalnej i Wspierania Rodziny realizuje zadania z zakresu
pomocy społecznej. Zajmuje się rozpoznawaniem potrzeb w zakresie pomocy
społecznej, prowadzeniem postępowań oraz wnioskowaniem w sprawach
o przyznawanie świadczeń, podejmowaniem interwencji w sytuacjach kryzysowych
oraz udzieleniem różnych form wsparcia i pomocy świadczeniobiorcom.
W ramach działu prowadzone są sprawy dotyczące wspierania rodziny i pieczy
zastępczej, Karty Dużej Rodziny, dodatku mieszkaniowego oraz zryczałtowanego
dodatku energetycznego.
2. W zakresie usług opiekuńczych dział zajmuje się zapewnieniem pomocy
środowiskowej w formie usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania,
specjalistycznych usług opiekuńczych dostosowanych do szczególnych
potrzeb oraz kierowaniem do domów pomocy społecznej.
§ 20. Do zadań Kierownika Działu należy w szczególności:
1) kierowanie podległymi pracownikami i organizowanie pracy,
2) planowanie pracy, przydzielanie zadań i stałe doskonalenie metod pracy,
3) udzielanie wsparcia merytorycznego oraz pomocy pracownikom podległej komórki
organizacyjnej w realizacji zadań stałych,
7
4) wdrożenie nowych pracowników w realizowane przez komórkę organizacyjną
zadania,
5) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych – zarządzeń i decyzji
Dyrektora oraz instrukcji dotyczących kierowanego działu, zgodnie z zakresem spraw
załatwianych przez kierowany dział,
6) opracowywanie projektów planów finansowych budżetu, analiz oraz okresowych
sprawozdań z działalności,
7) prawidłowe realizowanie planu budżetowego poprzez racjonalne gospodarowanie
przydzielonymi środkami finansowymi z uwzględnieniem celowości, oszczędności,
gospodarności i dyscypliny budżetowej,
8) terminowe, rzetelne i zgodne z prawem załatwianie spraw z zakresu zadań
realizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne,
9) zapewnienie sprawnego przepływu informacji wewnątrz kierowanej komórki oraz
pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi,
10) racjonalne i efektywne gospodarowanie przydzielonymi środkami finansowymi,
11) sprawowanie nadzoru nad realizacją uchwał Rady, zarządzeń Wójta oraz
regulaminów i zarządzeń Dyrektora,
12) przyjmowanie stron w sprawach interwencyjnych dotyczących danej komórki
organizacyjnej,
13) zapewnienie racjonalnego wykorzystania czasu pracy i przestrzegania dyscypliny
pracy przez podległych pracowników,
14) nadzoruje terminowe sporządzanie list wypłat w zakresie przyznanych
świadczeń,
15) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora.
§ 21. Do zadań Działu Pracy Socjalnej i Wspierania Rodziny należy w szczególności:
1) Postępowanie w sprawach indywidualnych:
a) rozpoznawanie potrzeb i organizowanie pomocy stosownie do indywidualnych
potrzeb oraz sytuacji osób i rodzin,
b) przyjmowanie wniosków o udzielanie świadczeń,
c) gromadzenie materiału dowodowego w toku prowadzonego postępowania
o przyznanie pomocy,
d) przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych oraz wywiadów
alimentacyjnych,
e) wprowadzanie danych do systemu i prowadzenie spraw do momentu
wydania decyzji,
f) prowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystania świadczeń
z pomocy społecznej.
2) Profilaktyka pracy socjalnej:
a) pobudzanie aktywności społecznej świadczeniobiorców Ośrodka oraz ich
rodzin, wspieranie dążeń do osiągnięcia samodzielności,
b) zapobieganie marginalizacji osób i grup a także przeciwdziałanie
negatywnym zjawiskom występującym w środowisku lokalnym,
c) przyjmowanie wszelkich interwencji i zgłoszeń dotyczących udzielania
pomocy,
d) prowadzenie działalności profilaktycznej mającej na celu zapobieganie
stanom powodującym konieczność korzystania z pomocy społecznej - praca
8
socjalna,
e) przygotowywanie materiałów służących opracowywaniu diagnoz,
programów i projektów w zakresie rozwiązywania problemów socjalnych,
f) opracowywanie projektów socjalnych,
g) opracowywanie kontraktów socjalnych.
3) organizacja usług opiekuńczych (w miejscu zamieszkania ) na rzecz osób
zależnych, które z powodu wieku, choroby lub innych przyczyn wymagają opieki,
4) świadczenie pomocy polegającej na zaspakajaniu codziennych potrzeb
życiowych, opieki higienicznej, zapewnianie kontaktów z otoczeniem,
5) organizacja usług opiekuńczych specjalistycznych dla osób z zaburzeniami
psychicznymi w miejscu zamieszkania bądź przebywania,
6) zapewnienie prawidłowego wykonywania usług zgodnie z potrzebami osób
objętych tą formą pomocy,
7) prowadzenie spraw związanych z Kartą Dużej Rodziny w szczególności:
a) przyjmowanie wniosków o wydanie Karty Dużej Rodziny,
b) analiza dokumentów wymaganych przy ubieganiu się o przyznanie Karty,
c) wprowadzanie danych członków rodziny do systemu,
d) udzielanie informacji na temat zasad przyznawania Karty – w momencie
wydania Karty pracownik będzie zobowiązany do wskazania strony
internetowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw
zabezpieczenia społecznego, na której zamieszczony zostanie wykaz
uprawnień przysługujących na podstawie programu,
e) ogłaszanie aktualnego wykazu uprawnień w drodze obwieszczenia lub w inny
zwyczajowo przyjęty w danej gminie sposób publicznego ogłaszania,
f) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w przypadku odmowy
wydania Karty,
g) wypełnianie obowiązków sprawozdawczych – sprawozdania z realizacji
programu zawierają informacje dotyczące (liczby wydanych Kart, liczby rodzin
wielodzietnych korzystających z programu, liczby dzieci wchodzących w skład
rodzin wielodzietnych korzystających z programu, wydatków poniesionych na
realizację programu).
8) zapewnienie pomocy i wsparcia w sytuacjach kryzysowych, interwencyjnych
oraz ratujących zdrowie i życie,
9) współpraca z rodziną i najbliższym środowiskiem w celu zapewnienia poprawy
ich funkcjonowania w miejscu zamieszkania,
10) współpraca z pracownikami socjalnymi, lekarzem rodzinnym, pielęgniarką
środowiskową oraz innymi instytucjami społecznymi,
11) Kierownik Działu i Asystent rodziny prowadzi pracę z rodziną w kryzysie oraz w
pieczy zastępczej, wzmacniając jej zasoby i potencjał, udziela wsparcia, uczy
rozwiązywać problemy,
9
12) Kierownik Działu sporządza analizy i opracowuje sprawozdania z działalności
działu oraz ustala zapotrzebowanie na środki finansowe w związku z realizacją
świadczeń,
13) podejmowanie działań interwencyjnych, prewencyjnych i zaradczych w
sytuacjach kryzysowych rodzin z terenu Gminy Oleśnica,
14) praca z rodziną przeżywającą trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo
- wychowawczych oraz organizowanie pieczy zastępczej,
15) opracowywanie i realizacja planu pracy z rodziną, we współpracy z członkami
rodziny, pracownikiem socjalnym lub/i asystentem rodziny, specjalistami,
16) opracowywanie, we współpracy z członami rodziny i Kierownikiem Działu planu
pracy z rodziną, której dziecko (dzieci) zostały umieszczone w pieczy zastępczej,
17) udzielanie pomocy i wsparcia rodzinom w rozwiązywaniu problemów
socjalnych, psychologicznych, zawodowych,
18) współpraca z instytucjami oraz organizacjami rozwiązującymi problemy rodzin
na terenie Gminy, powiatu i innymi których działanie skierowane jest na pomoc
rodzinie,
19) sporządzanie na wniosek innych instytucji i organów opinii o rodzinie i jej
członkach,
20) prowadzenie spraw związanych z współfinansowaniem pobytu dziecka w rodzinie
zastępczej, rodzinnym domu dziecka, placówce opiekuńczo-wychowawczej,
regionalnej placówce opiekuńczo-terapeutycznej lub interwencyjnym ośrodku
preadopcyjnym,
21) sporządzanie sprawozdań rzeczowo-finansowych z zakresu wspierania rodziny
oraz przekazywanie ich do wojewody w wersji informatycznej, z zastosowaniem
systemu teleinformatycznego,
22) udzielanie informacji o przysługujących uprawnieniach,
23) poradnictwo, pomoc w udostępnianiu informacji:
a) wydawanie opinii o sytuacji bytowej osób i rodzin na wniosek uprawnionych
organów,
b) udzielanie porad i informacji stronom w zakresie właściwości działu,
c) wydawanie zaświadczeń w zakresie świadczeń pomocy społecznej,
d) wprowadzenie korespondencji z instytucjami w sprawach o przyznanie
pomocy,
e) współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego, instytucjami rynku pracy,
zakładami opieki zdrowotnej, organizacjami pozarządowymi, policją, sądami,
f) kierowanie do placówek świadczących usługi specjalistyczne.
24) prowadzenie postępowań w sprawie przyznania dodatków mieszkaniowych
10
oraz zryczałtowanego dodatku energetycznego w tym:
a) przyjmowanie, kompletowanie i weryfikacja wniosków i dokumentów
składanych w sprawie przyznania dodatków mieszkaniowych oraz
zryczałtowanego dodatku energetycznego,
b) udzielanie informacji o przysługujących prawach do świadczeń,
c) wprowadzanie do programu wniosków w sprawach o przyznanie dodatków
mieszkaniowych oraz zryczałtowanego dodatku energetycznego,
d) prowadzenie postępowań w tym odwoławczych,
e) przygotowywanie decyzji w sprawie przyznania lub odmowy przyznania
świadczeń,
f) sporządzania sprawozdań i analiz oraz zapotrzebowań środków na dodatki
mieszkaniowe oraz zryczałtowany dodatek energetyczny,
g) współpraca z pozostałymi działami oraz instytucjami.
DZIAŁ III
Dział Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego
§ 22. 1. Dział Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego zajmuje się
realizowaniem zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz
ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów oraz innych aktów prawnych,
określonych przepisami prawa.
2. Do zadań w zakresie świadczeń rodzinnych należy prowadzenie postępowań
mających na celu przyznanie zasiłków rodzinnych oraz dodatków do zasiłków
rodzinnych, świadczeń opiekuńczych oraz jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia
dziecka.
3. Do zadań w zakresie funduszu alimentacyjnego należy zgodne z ustawą
prowadzenie postępowań i przyznawanie świadczeń dla osób uprawnionych do
alimentów.
4. Dział Świadczeń podlega bezpośrednio Dyrektorowi i wykonuje również inne
zadania zlecone przez Dyrektora.
§ 23. Do zadań w zakresie świadczeń rodzinnych należy:
1. realizacja ustawy o świadczeniach rodzinnych,
2. prowadzenie postępowania w sprawach o przyznanie świadczeń rodzinnych,
3. przyjmowanie, analiza wniosków o przyznanie świadczenia,
4. rozpatrywanie wniosków zgodnie z obowiązującym stanem prawnym,
5. przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawach świadczeń,
6. udzielanie informacji o uprawnieniach,
7. prowadzenie postępowań odwoławczych,
8. sporządzanie list wypłat,
9. prowadzenie dokumentacji realizowanych zadań,
10. opracowywanie analiz i sprawozdań w zakresie prowadzonych spraw,
11. planowanie potrzeb w zakresie świadczeń rodzinnych,
12. ustalenie zapotrzebowania na środki finansowe na realizację świadczeń,
13. prowadzenie bieżących spraw,
14. współpraca z innymi działami oraz instytucjami.
§ 24. Do zadań w zakresie funduszu alimentacyjnego należy:
11
1. realizacja zadań ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów,
2. prowadzenie postępowań w sprawie przyznania świadczeń,
3. prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych,
4. przyjmowanie wniosków przekazanych przez komornika i wierzycieli,
5. przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawach świadczeń,
6. udzielanie informacji o uprawnieniach,
7. weryfikacja otrzymanej dokumentacji, naliczanie funduszu alimentacyjnego
i przygotowanie decyzji,
8. prowadzenie dokumentacji realizowanych zadań,
9. współpraca z Działem Pracy Socjalnej i Wspierania Rodziny w zakresie
prowadzenia wywiadów u dłużników alimentacyjnych,
10. opracowywanie analiz i sprawozdań w zakresie prowadzonych spraw,
11. planowanie potrzeb w zakresie świadczeń z funduszu,
12. ustalenie zapotrzebowania na środki finansowe na realizację świadczeń,
13. prowadzenie bieżących spraw,
14. współpraca z innymi działami oraz instytucjami.
ROZDZIAŁ IV
Tryb wykonywania kontroli wewnętrznej i zewnętrznej
§ 25 1. System kontroli obejmuje kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną.
2. Kontrolę wewnętrzną sprawują:
1) Dyrektor Ośrodka,
2) Główny Księgowy,
3) Kierownik Działu,
4) Upoważniony pracownik.
3. Kontrolę zewnętrzną wykonują:
1) Wójt,
2) Inne instytucje upoważnione do przeprowadzania kontroli.
4. Kontrola ma na celu:
1) zapewnienie bieżącej i pełnej informacji służącej kierownikowi do doskonalenia
działania,
2) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami,
3) ocenę efektywności i sprawności działania stanowisk pracy Ośrodka,
4) badanie prawidłowości załatwiania skarg i wniosków obywateli,
5) badanie prawidłowości załatwiania skarg i obsługi interesantów (w tym
terminowości załatwiania spraw, prawidłowego stosowania przepisów),
6) badanie prawidłowości obiegu akt,
7) zapewnienie przestrzegania dyscypliny pracy pracowników,
8) ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości,
9) sprawdzenie wykonania wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku kontroli
własnej oraz organów kontroli zewnętrznej.
§ 26. 1. Przeprowadzoną kontrolę wewnętrzną odnotowuje się w „Zeszycie Kontroli”
określając:
1) datę przeprowadzonej kontroli,
12
2) stanowisko objęte kontrolą,
3) przedmiot kontroli,
4) wynik kontroli,
5) termin usunięcia nieprawidłowości,
6) potwierdzenie wykonania zaleceń.
2. Z przeprowadzonej kontroli wewnętrznej sporządza się protokół lub
sprawozdanie zawierające fakty stanowiące podstawę do oceny stanowiska pracy, a
w szczególności konkretne nieprawidłowości i uchybienia, ich przyczyny i skutki, jak
również osiągnięcia i przykłady warte upowszechnienia.
§ 27. Koordynatorem działalności kontrolnej jest Dyrektor Ośrodka lub upoważniony
przez niego pracownik.
ROZDZIAŁ V
Zasady podpisywania pism i decyzji
§ 28. 1. Dyrektor podpisuje osobiście zarządzenia, decyzje, umowy, porozumienia,
pisma, rozstrzygnięcia zastrzeżone do jego aprobaty w regulaminie, a w
szczególności:
1) zarządzenia, ogłoszenia, okólniki – wynikające z bieżącej działalności Ośrodka,
2) odpowiedzi na zalecenia pokontrolne,
3) materiały kierowane pod obrady Rady Gminy,
4) decyzje w sprawach kadrowych pracowników Ośrodka,
5) decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej - zgodnie
z upoważnieniami udzielonymi przez Wójta Gminy oraz Radę Gminy,
6) pisma zastrzeżone do podpisu Dyrektora odrębnymi przepisami lub mające ze
względu na swój charakter specjalne znaczenie.
2. Dyrektor może upoważnić swoich pracowników do podpisywania
korespondencji dotyczącej spraw pozostałych w zakresie działalności stanowisk
pracy z wyjątkiem spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji Dyrektora.
3. Dyrektor Ośrodka może wystąpić z wnioskiem do Wójta w sprawie
upoważnienia pracownika w szczególności do:
a) prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych w sprawach
pomocy społecznej,
b) prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych w sprawie
dodatków mieszkaniowych,
c) prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, a także do
wydawania w tych sprawach decyzji,
d) prowadzenia postępowania wobec dłużników alimentacyjnych oraz w sprawach
świadczeń z funduszu alimentacyjnego, a także do wydawania w tych sprawach
decyzji.
4. Czynności o charakterze przygotowawczym techniczno – kancelaryjnym i inne
dokumenty nie stanowiące rozstrzygnięcia sprawy podpisują pracownicy stosownie
do podziału czynności.
5. W razie nieobecności Dyrektora pisma podpisuje Kierownik Działu Pracy Socjalnej
i Wspierania Rodziny.
6. Szczególne upoważnienia do podpisywania pism i decyzji zawierają zakresy
czynności pracowników.
7. Dokumenty przedstawione do podpisu powinny zawierać imienną pieczątkę wraz
13
z podpisem pracownika, który sporządził dokument.
8. W Ośrodku obowiązuje instrukcja kancelaryjna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt
określony zarządzeniem Dyrektora.
ROZDZIAŁ VI
Załatwianie spraw w Ośrodku – organizacja przyjmowania rozpatrywania
i załatwiania indywidualnych spraw interesantów
§ 29. 1. Sprawy wniesione przez obywateli do Ośrodka są ewidencjonowane w
spisach i rejestrach spraw.
2. Pracownicy Ośrodka są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania
indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie spraw obywateli
ponoszą pracownicy, zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
4. Pracownicy załatwiający indywidualne sprawy obowiązani są do należytego
informowania o okolicznościach faktycznych i sprawach oraz czuwają nad tym, aby
strony i inne osoby nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa.
5. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwieniu danej sprawy i wyjaśniania
treści obowiązujących przepisów,
2) rozstrzygnięcia sprawy niezwłocznie, a w pozostałych przypadkach do określenia
terminu załatwienia,
3) informowania zainteresowanego o stanie załatwienia ich sprawy,
4) powiadomienia o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku
zaistnienia takiej konieczności podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin
załatwienia sprawy,
5) informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach
zaskarżenia od wydanych rozstrzygnięć,
6. Interesanci mają prawo uzyskać informacje w formie pisemnej, ustnej lub za
pomocą e PUAP.
7. Pracownik, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie
podlega odpowiedzialności określonej w art. 38 kpa.
ROZDZIAŁ VII
Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków
interesantów
§ 30. 1. Interesantów i w sprawach skarg i wniosków przyjmują:
1) Dyrektor w każdy poniedziałek od godz. 12 oo do godz. 15 oo .
2) Pracownicy Ośrodka we wszystkie dni robocze w godzinach pracy Ośrodka.
2. Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokoły.
3. Dyrektor prowadzi teczkę „Analiza i ocena skarg i wniosków”, w którym
rejestrowane są skargi i wnioski interesantów oraz odpowiedzi na nie.
ROZDZIAŁ IX
Przepisy końcowe
14
§ 31. 1. Pracownicy zobowiązani są do zapoznania się z treścią Regulaminu oraz
jego przestrzegania.
2. Zmiany Regulaminu mogą być dokonane w drodze zarządzenia Dyrektora.
3. Przepisy wewnętrzne wydane na podstawie poprzedniego Regulaminu
Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Oleśnicy zachowują moc
do momentu wydania nowych, jeżeli nie są sprzeczne z regulacjami zawartymi w
niniejszym Regulaminie.
§ 32. Traci moc Zarządzenie nr 18/12 Dyrektora Gminnego Ośrodka Pomocy
Społecznej w Oleśnicy z dnia 6 grudnia 2012r. w sprawie Regulaminu
Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Oleśnicy.
§ 33. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
DYREKTOR
/-/ Jarosław Telka
15