pobierz plik: odpowiedzi - przetarg usługa pocztowa
advertisement
Katowice, 11 marca 2016 r. BA.I.272.8.2016 WSZYSCY WYKONAWCY dot.: pytania do SIWZ w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach na okres od 01.04.2016 roku do 30.06.2016 r. W dniu 9 marca 2016 r. do Zamawiającego wpłynęły zapytania dotyczące zapisów specyfikacji istotnych warunków zamówienia w przedmiotowym postępowaniu. Zamawiający w trybie art. 38 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz.2164) udziela odpowiedzi na zadane pytania: 1. W rozdziale IV SIWZ Kryteria oceny ofert Zamawiający wymaga podania liczby osób zatrudnionych na umowę o pracę z ogólnej liczby osób, którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia w działalności operacyjnej, wg. stanu na dzień składania ofert w przeliczeniu na pełny etat. Przez działalność operacyjną Zamawiający rozumie działalność Wykonawcy związaną z bezpośrednim odbiorem i dostarczaniem przesyłek pocztowych. Pytanie: Czy Zamawiający może dookreślić czy należy rozumieć liczbę osób zatrudnionych na obszarze Polski na umowę o pracę w przeliczeniu na pełny etat, którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia? Odpowiedź: Zamawiający oczekuje podania liczby osób zatrudnionych na obszarze Polski na umowę o pracę w przeliczeniu na pełny etat, którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia. Wykonawca zgodnie z zapisem w formularzu ofertowym składa oświadczanie o liczbie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę według stanu na dzień składania ofert, pod groźbą odpowiedzialności karnej określonej w art. 297 § 1K.k. (Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny Dz. U. Nr 88 poz.553 ze zm.). 2. W Rozdziale V SIWZ ust. 6 oraz w Załączniku nr 4 do SIWZ Ogólne warunki umowy § 5 ust. 8 Zamawiający określa termin płatności faktury: „30 dni od daty wystawienia faktury, pod warunkiem że faktura zostanie doręczona w terminie 7 dni od daty zakończenia okresu rozliczeniowego….”. Pytanie: Biorąc pod uwagę dotychczasową współpracę, obowiązujące regulacje wewnętrzne u Wykonawcy oraz ze względu na fakt, iż poniższa propozycja zapewnia wystarczający czas na dokonanie płatności, Zamawiający dopuszcza zmianę terminu płatności za zrealizowane usługi pocztowe według proponowanego zapisu: „wynagrodzenie będzie uiszczane z dołu, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr………. w terminie 21 dni kalendarzowych, licząc od dnia wystawienia faktury VAT, pod warunkiem, że doręczenie przesyłki z fakturą do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 4 dni roboczych od dnia jej wystawienia. W przeciwnym wypadku termin płatności faktury VAT wynosi 14 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu przesyłki z fakturą”? Odpowiedź: Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ. 1 3. W załączniku nr 4 do SIWZ Ogólne warunki umowy § 5 ust. 12 Zamawiający określa, iż za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. Pragniemy zwrócić uwagę na fakt, że takie określenie momentu zapłaty nie pozwala Wykonawcy swobodnie dysponować środkami za wykonane usługi - co jest niezgodne z orzecznictwem sądów w tej sprawie oraz uniemożliwia Wykonawcy monitorowanie terminowości płatności za świadczone usługi oraz naliczanie ewentualnych odsetek za zwłokę. Termin zapłaty należności cywilnoprawnych reguluje art. 454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce wykonania zobowiązania traktuje także o chwili spełnienia świadczenia, co nie budzi wątpliwości chociażby ze względu na orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku zobowiązań cywilnoprawnych zasadą jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwilą uznania rachunku bankowego wierzyciela, co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczania stron. Pytanie: Czy ze względu na to, że faktyczną możliwością dysponowania środkami jest data ich wpływu na rachunek Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza zmianę określenia dnia zapłaty według powszechnie stosowanej formy w obrocie gospodarczym: „Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy”? Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę na zaproponowana zmianę, tym samym zapis § 4 ust 12 otrzymuje brzmienie: „Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy”. Ogólne warunki umowy stanowiące załącznik nr 4 – w załączeniu. 4. W załączniku nr 1 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia ust. 10 Zamawiający wymaga od Wykonawcy odbierania przesyłek przeznaczonych do nadania, jednocześnie nie umożliwiając wyceny usługi ich odbierania z lokalizacji Zamawiającego, z powodu nie umieszczenia przez Zamawiającego odpowiedniej pozycji w Załączniku nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia. Wykonawca pragnie wskazać, że zastosowane rozwiązanie jest sprzeczne z przedmiotem zamówienia ogłoszonego przez Zamawiającego: świadczenie usług pocztowych (…), w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania (…) oraz jest niezgodne z ustawą Prawo pocztowe, zgodnie z którą: „Usługę pocztową stanowi, wykonywane w obrocie krajowym lub zagranicznym, zarobkowe (…) realizowane łącznie lub rozdzielnie przyjmowanie, sortowanie, doręczanie przesyłek pocztowych (…)” (art. 2 ust. 1 pkt 1). Usługa odbioru korespondencji z siedziby Zamawiającego jest odpłatną usługą umowną świadczoną na odrębnych zasadach i jako taka nie mieści się w katalogu określonym jako świadczenie usług pocztowych. Dodatkowo odbiór przesyłek jest usługą transportową (a nie pocztową), opodatkowaną stawką podstawową, co w przypadku konieczności kalkulowania kosztów odbioru według udostępnionych przez Zamawiającego w Formularzu cenowym usługach, może narazić Wykonawcę na odpowiedzialność karnoskarbową (różne stawki podatku VAT). Pytanie: Czy Zamawiający dopuszcza odrębne oszacowanie kosztu odbierania przesyłek z siedziby Zamawiającego i rozszerzenie w Załączniku nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia o dodatkową pozycję: Odbiór przesyłek? W przypadku, braku akceptacji proponowanego rozwiązania, czy ze względu na sprzeczność opisaną powyżej, Zamawiający wyłączy odbiór przesyłek z zakresu przedmiotu postępowania? 2 Odpowiedź: Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ. Zgodnie z zapisami Rozdz. V pkt 3 SIWZ „Wykonawca zobowiązany jest skalkulować cenę oferty tak, aby obejmowała wszystkie koszty, jakie Wykonawca poniesie przy realizacji zamówienia”. 5. W Załączniku nr 1 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wymaga wyceny usługi potwierdzenie odbioru w obrocie krajowym dla wszystkich rodzajów usług, nie umożliwiając wyceny potwierdzenia odbioru w poszczególnych rodzajach usług, które w katalogu oferowanych usług przez Wykonawcę są rozdzielne odrębnie dla przesyłek listowych i paczkowych, gdzie przewiduje dla nich różną cenę dla usługi potwierdzenia odbioru. W związku z powyższym ujęcie w formularzu cenowym w jednym wierszu sumy wszystkich potwierdzeń odbioru uniemożliwia to Wykonawcy właściwej ceny dla poszczególnych rodzajów usług. Wykonawca będzie zmuszony do wskazania wyższej ceny w ofercie za usługę potwierdzenie odbioru. Wskazanie wyższych cen znacząco wpłynie na wartość oferty. Pytanie: Czy Zmawiający dokona zmiany powyższego zapisu i zgodnie z sugestią Wykonawcy osobno oszacuje ilość potwierdzeń odbioru dla usług listowych jak i potwierdzeń odbioru dla usług paczkowych. Odpowiedź: Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ. Zgodnie z zapisami Rozdz. V pkt 3 SIWZ „Wykonawca zobowiązany jest skalkulować cenę oferty tak, aby obejmowała wszystkie koszty, jakie Wykonawca poniesie przy realizacji zamówienia”. 6. W Załączniku nr 1 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia ust. 16 Zamawiający określił, że przyjęcie przesyłek przygotowanych do wysłania będzie każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego podczas odbioru tych przesyłek. Na dowód odbioru przesyłek od Zamawiającego, upoważniony pracownik Wykonawcy powinien pokwitować ich odbiór w momencie ich przekazania w siedzibie Zamawiającego. Jednak z uwagi na brak możliwości technicznych – osoba odbierająca nie dysponuje datownikiem ani pieczęcią, którymi mogłaby potwierdzić ich odbiór na zestawieniu ilościowym dla przesyłek nierejestrowanych. Pytanie: Czy zatem Zamawiający dopuszcza zmianę zapisu na zgodny z następującą treścią: „Upoważniony przedstawiciel wykonawcy odbierający przesyłki z miejsca wskazanego przez Zamawiającego, kwituje odbiór przekazanych do przewozu przesyłek w zestawieniu przygotowanym przez Zamawiającego podpisem i datą”? Odpowiedź: Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ. 7. W Załączniku nr 1 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia ust. 5 Zamawiający wymaga od Wykonawcy, że wskaże punkt nadawczy/punkty nadawcze w celu nadania dodatkowej korespondencji w godzinach 15.00-20.00, przy czym w takim przypadku przyjmuje się, iż przesyłka przekazana w tych godzinach została nadana w tym samym dniu. Zamawiający przewiduje, iż w godzinach 15.00-20.00 nadawane będą również przesyłki wymagające zastosowania przepisów, o których mowa w pkt.3. Punkty nadawcze stanowiące placówki Wykonawcy lub placówki, z którymi Wykonawca ma podpisaną umowę na świadczenie usług pocztowych muszą być zlokalizowane w odległości do 1,5 km od siedziby Zamawiającego. 3 Pytanie: Czy Zamawiający miał na uwadze wskazanie punktu nadawczego dla siedziby w Katowicach czy wymóg dotyczy również lokalizacji w Częstochowie i Bielsku-Białej? Odpowiedź: Zamawiający miał na uwadze wskazanie punktu nadawczego dla siedziby w Katowicach. Niemniej jednak, oprócz tego Wykonawca może wskazać punkt/punkty nadawcze w lokalizacji w Częstochowie oraz/lub w Bielsku-Białej. W związku z zapytaniem Zamawiający dokonał zmiany zapisu pkt. 3 Opisu Przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SIWZ. Opis przedmiotu zamówienia, po dokonaniu zmian – w załączeniu. 8. W załączniku nr 4 do SIWZ Ogólne warunki umowy § 9 ust. 1 kara umowna Zamawiający zastrzega, że płatność na podstawie wystawionej faktury może być pomniejszona o kwoty należnych Wykonawcy kar umownych określonych w §9 umowy oraz zwrotu należnych Zamawiającemu opłat. Wykonawca wskazuje, iż postanowienia wzoru umowy w tym zakresie, w szczególności wysokości kar umownych są sformułowane w sposób naruszający naczelne zasady zamówień publicznych co uniemożliwia de facto złożenie oferty przez Wykonawcę. W pierwszej kolejności wskazania wymaga, że budzącym wątpliwości stwierdzeniem jest fakt – wynikający z treści wzoru umowy, że to Zamawiający jednostronnie stwierdza, czy zaszły okoliczności mogące stanowić podstawę do nałożenia kar (brak w umowie opisanego procesu weryfikacji należytego wykonania umowy i sposobu wspólnej weryfikacji prawidłowości wykonania przedmiotu zamówienia), co świadczy o tym, że Zamawiający stawia się na pozycji uprzywilejowanej zakłócając jedną z naczelnych zasad prawa wynikających, zarówno z prawa zamówień publicznych (równości stron postępowania), jak i kodeksu cywilnego (równości stron stosunku cywilnoprawnego). Konieczność zapłaty kar w wysokości przewidzianej w w/w punkcie IPU jest rażąco wygórowana i wskazuje na oczywistą dysproporcję pomiędzy ciężarem naruszenia obowiązków przez Wykonawcę a rozmiarem sankcji wymierzanej z tego tytułu. Jak wskazuje bowiem orzecznictwo np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 kwietnia 2014 roku (Sygn. akt: IV CSK 416/13) "w przypadkach dużej dysproporcji między wysokością zastrzeżonej kary umownej a interesem wierzyciela chronionym za pomocą kary umownej dopuszczalne jest – na podstawie art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego – zmniejszenie kary umownej przez sąd, na żądanie dłużnika. Zmniejszenie zastrzeżonej kary umownej opierać się może na łącznym stosowaniu obu wskazanych w art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego podstaw miarkowania. Jest tak wtedy, gdy kara umowna po zmniejszeniu jej z powodu wykonania zobowiązania w znacznej części pozostaje nadal rażąco wygórowana". W takiej sytuacji dany wykonawca będzie korzystał z możliwości miarkowania kary wskazanej w art. 484 § 2 kodeksu cywilnego, zwłaszcza mając na uwadze, iż przy tak ogólnym i niedoprecyzowanym sposobie formułowania podstawy do skorzystania z kary umownej można przyjąć, iż Zamawiający będzie korzystał ze swojego uprawnienia w sytuacji zrealizowania przez wykonawcę znaczącej części przedmiotu zamówienia w danym okresie rozliczeniowym, czy wręcz w okresie trwania umowy. Zasadność takiego stanowiska znowu znajduje potwierdzenie w orzecznictwie. Zgodnie bowiem z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 26 lutego 2014 roku (Sygn. akt : I ACa 710/13) "możliwość miarkowania kary umownej ze względu na wykonanie zobowiązania w znacznej części powinna ograniczać się do przypadków, gdy kara umowna ustalona jest w stałej wysokości bez względu na zakres uchybień dłużnika; jeżeli zaś strony w umowie zróżnicowały karę umowną w zależności od stopnia niewykonania zobowiązania lub rodzaju i wagi konkretnego uchybienia, to dłużnik nie może powoływać się na wykonanie 4 zobowiązania w znacznej części jako na przesłankę miarkowania. Będzie tak wówczas gdy kara umowna ustalona jest w postaci stawki dziennej lub tygodniowej. Z kolei przy przesłance rażąco wygórowanej kary umownej należy się kierować stosunkiem tej kary do należnego uprawnionemu odszkodowania, które należałoby się mu na zasadach ogólnych - a nie relacją kary do świadczenia głównego, do interesu wierzyciela oraz do szkody". Zatem punktem wyjścia dla rozważań nad dopuszczalną wysokością kary umownej powinno być określenie funkcji, jaką ta instytucja ma pełnić w obrocie gospodarczym. Celem unormowania instytucji kar umownych było zapewnienie stronie pewności poprawnego wykonania zobowiązania wynikającego z umowy, a nie stworzenie jednemu z kontrahentów okazji do wzbogacenia się kosztem drugiej strony. Kara stanowi bowiem odszkodowanie umowne, odszkodowanie natomiast nie powinno przewyższać szkody ani stanowić źródła wzbogacenia się poszkodowanego. Relacja wysokości kwot, których zapłaty będzie mógł żądać Zamawiający, do rzeczywistej skali niewykonania lub nienależytego wykonania usługi wskazuje, że kara umowna w przedmiotowym zamówieniu nie spełnia funkcji kompensacyjnej (jako że znacznie przewyższa wysokość ewentualnej szkody poniesionej z tego tytułu przez Zamawiającego), lecz stanowi przyczynek do wzbogacenia się Zamawiającego. Co więcej, ustalanie wysokości kary umownej powyżej pułapu, którego wysokość byłaby uzasadniona wagą naruszenia obowiązków Wykonawcy jest bezprzedmiotowe, gdyż nie spowoduje już dodatkowej motywacji u Wykonawcy. Kwestię motywacji jako jednego z czynników branych pod uwagę przy dokonywaniu oceny, czy kara umowna ma wygórowaną wysokość, poruszyła także Krajowa Izba Odwoławcza: „o karze rażąco wygórowanej można mówić w sytuacji, gdy jej wysokość przekracza granice motywacji wykonawcy do realizacji zamówienia i stanowi przyczynek dla zamawiającego do wzbogacenia się” (orzeczenie KIO/UZP1839/09 z dnia 19 lutego 2012 r.). Kara umowna ustalona na zbyt wysokim poziomie przestaje spełniać funkcję stymulacyjną (motywującą dłużnika do prawidłowego wykonania zobowiązania), a staje się źródłem nadmiernej represji wobec Wykonawcy. Praktykę obciążania Wykonawcy karą w wysokości nieadekwatnej do stopnia niewywiązywania się z obowiązków umownych, przy jednoczesnym braku wyznaczenia odpowiedniego terminu na usunięcie naruszeń zakwestionowała KIO w wyroku z dnia 6 września 2011 r.; Sygn. akt KIO 1800/11 : „Zamawiający w ogóle nie uwzględnił możliwości niezwłocznego usunięcia ewentualnych usterek przez Wykonawcę. Fakt ten sugerowałby, iż celem Zamawiającego nie jest dążenie do należytego wykonania umowy, a samo karanie Wykonawcy nawet za drobne i możliwe niezwłocznie do usunięcia usterki, co narusza art. 5 kc, art. 3531 kc w zw. z art. 14 ustawy pzp.”. Zgodnie z cytowanym orzeczeniem, represyjny charakter kary umownej nie powinien dominować nad jej odszkodowawczą funkcją. Wskazać należy, że wyrażona w art. 3531 k.c. swoboda umów (z której Zamawiający mógłby wyciągać błędny wniosek, że wysokość kary umownej można ustalić w dowolnej wysokości), nie ma charakteru absolutnego i doznaje ograniczeń wynikających m.in. z właściwości stosunku prawnego czy zasad współżycia społecznego. Podkreślić należy, że nawet podpisanie umowy, w której zastrzeżono wygórowane kary umowne, nie wyłącza ochrony strony, która w wyniku nałożenia rażąco wysokich kar zostałaby pokrzywdzona. Dlatego nawet zaaprobowanie zapisów umowy w obecnym kształcie nie wyklucza możliwości miarkowania wysokości kary umownej przez sąd na podstawie art. 484 § 2, jeżeli tylko ma ona rażąco wygórowany charakter. Sama praktyka rynku pocztowego wypracowała ponadto powszechnie przyjęte i stosowane wysokości kar, które operator, nie chcąc stracić zaufania u obecnych oraz potencjalnych klientów, jest w stanie respektować. Są one niższe niż te zaproponowane przez Zamawiającego, można zatem stwierdzić, że w warunkach realizacji przedmiotowego zamówienia również byłyby wystarczające. 5 Przewidziane w §9 wzoru umowy kary umowne są zdecydowanie nieadekwatne w kontekście potrzeb i interesu Zamawiającego, charakteru świadczonych usług, a także ilości czynności wykonywanych przez Wykonawcę przy realizacji zamówienia. Przy tak znacznej ilości, nienależyte wykonanie jedynie kilku czynności (składowych danej usługi) pozbawiałoby Wykonawcę znacznej części należnego wynagrodzenia, co jest powodem, iż przedmiotowe zamówienie traci dla niego sens ekonomiczny i uniemożliwia mu złożenie oferty w przedmiotowym postępowaniu . Pytanie: Mając na uwadze powyższe, Wykonawca, w celu ustalenia równej pozycji stron, zwraca się o powtórną analizę przedstawionych powyżej kwestii i rewizję stanowiska Zamawiającego w zakresie kar umownych poprzez: - uwzględnienie we wzorze umowy postanowień dotyczących konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego (z udziałem Wykonawcy) przed nałożeniem kary umownej, - zmianę wysokości kary umownej §9 ust. 1 do 5% wynagrodzenia określonego w §4 ust. 1, co spowoduje zniesienie znamion kary wygórowanej, - zmianę poprzez odwołanie do zasad odpowiedzialności odszkodowawczej wynikających z przepisów ogólnych, bądź ograniczenie wysokości kar umownych co najmniej do poziomu wartości i kwot wskazanych w §9 wzoru umowy w odniesieniu do wartości danych usług (nie całości wynagrodzenia Wykonawcy), co pozwoli na pozbawienie ich charakteru rażąco wygórowanych, przy jednoczesnym zabezpieczeniu interesu Zamawiającego, - wykreślenie §9 ust. 5 pkt. d), e), g) jako przepisów umownych dających prawo zamawiającemu do nałożenia kar umownych w przypadkach nienależytego wykonania umowy, które są całkowicie niezależne od działania Wykonawcy co stanowi rażące naruszenie zasady konkurencyjności oraz równouprawnienia stron stosunku cywilnoprawnego.” Odpowiedź: Zamawiający informuje, że naliczanie i potrącanie kar z wynagrodzenia należnego Wykonawcy będzie miało miejsce w przypadku winy leżącej po stronie Wykonawcy, po uprzednim zapoznaniu się Zamawiającego z wyjaśnieniami Wykonawcy w przedmiocie naruszenia obowiązku należytego wykonania przedmiotu umowy. Instytucja potrącania kar z wynagrodzenia określona jest w Kodeksie cywilnym i jest stosowana w obrocie cywilnoprawnym. Zamawiający stosując zapisy dotyczące kar ma na celu zabezpieczenie ciągłości usługi pocztowej. Tym samym Zamawiający nie wraża zgody na usunięcie zapisów § 9 ust. 5 pkt e i g oraz nie wyraża zgody na zmniejszenie kary z 30% do 5%. Wykreśleniu ulega natomiast pkt d § 9 ust. 5. Ogólne warunki umowy po zmianie stanowiące załącznik nr 4 do SIWZ – w załączeniu. 9. W załączniku nr 4 do SIWZ Ogólne warunki umowy § 9 ust. 5 pkt. b) Zamawiający określa wysokość kar umownych na poziomie nieadekwatnym do przewinienia tym bardziej, że w sytuacji zgłoszenia się osoby nieupoważnionej nie dochodzi do braku realizacji usługi a jedynie do zastępczej realizacji usługi. Odpowiedzialny Wykonawca w celu realizacji usługi uruchamia plan awaryjny i z tego tytułu nie może na nim ciążyć obowiązek zapłacenia odszkodowania za niezrealizowaną usługę. Pytanie: Czy Zmawiający uwzględni sugestię Wykonawcy i wykreśli zapis w § 9 ust. 5 pkt. b) Załącznika nr 4 do SIWZ Ogólne warunki umowy? Odpowiedź: Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ. 6 10. W załączniku nr 4 do SIWZ Ogólne warunki umowy § 9 ust. 5 pkt. c) Zamawiający określa wysokość kar umownych na poziomie nieadekwatnym do przewinienia i nie uwzględniając konieczności np. aktualizacji oprogramowania i tym samym na ten czas braku dostępności, braku zasilania serwera spowodowaną awarią sieci. Pytanie: Czy Zmawiający uwzględni sugestię Wykonawcy i wykreśli zapis w § 9 ust. 5 pkt. c) Załącznika nr 4 do SIWZ Ogólne warunki umowy? Odpowiedź: Zamawiający uwzględniając sugestie Wykonawcy dokonał zmiany w zakresie pkt. c § 9 ust. 5, poprzez dodanie zapisu „W przypadku aktualizacji oprogramowania czy innych serwisowych prac Wykonawca ma obowiązek poinformowania Zamawiającego o tym fakcie przynajmniej na 1 dzień roboczy przez zaistnieniem takiej sytuacji i czasie trwania prac. W tym wypadku Zamawiający nie naliczy kar”. Ogólne warunki umowy po zmianie stanowiące załącznik nr 4 do SIWZ – w załączeniu. 11. W załączniku nr 4 do SIWZ Ogólne warunki umowy § 9 ust. 5 pkt. i) Zamawiający wskazuje, że w przypadku opóźnienia w przedłożeniu nowej polisy ubezpieczeniowej, o której mowa w § 13 ust. 2, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 200,00 zł za każdy dzień opóźnienia. Pytanie: Czy Zamawiający uwzględni sugestię Wykonawcy i dopuści np. 14 – dniowy termin na przedłożenie kopii nowej polisy ubezpieczeniowej zachowującej ciągłość ubezpieczenia? Odpowiedź: Zamawiający uwzględnił propozycję Wykonawcy, tym samym dokonał zamiany zapisu § 13 ust 2, który otrzymuje brzmienie: „Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia ciągłości ubezpieczenia w okresie trwania umowy. W przypadku zakończenia okresu obowiązywania polisy Wykonawca ma obowiązek przedstawić Zamawiającemu potwierdzoną za zgodność z oryginałem prolongatę ubezpieczenia, w terminie do 7 dni po zakończeniu okresu obowiązywania poprzedniej polisy. Kopia dokumentu ubezpieczenia stanowi załącznik do niniejszej umowy”. Ogólne warunki umowy po zmianie stanowiące załącznik nr 4 do SIWZ – w załączeniu. 12. W załączniku nr 4 do SIWZ Ogólne warunki umowy §7 Zmawiający określił zasady współpracy z Wykonawcą, który w ofercie wskazał udział podwykonawcy w wykonywaniu zamówienia. Pytanie a): Czy Zamawiający uzna za dopuszczalne nadawanie przesyłek Zamawiającego przez wyłonionego w przetargu Wykonawcę u innego operatora pocztowego bez zawarcia z nim stosownej umowy, o której mowa w art. 35 ust. 1 Prawa pocztowego? W ocenie składającego zapytanie dane dotyczące podmiotów korzystających z usług pocztowych oraz dane dotyczące faktu i okoliczności świadczenia usług pocztowych lub korzystania z tych usług objęte są tajemnicą pocztową zgodnie z art. 41 ust. 1 Prawa pocztowego. Nie mogą więc, poza przykładami wynikającymi z ustawy, być ujawniane przez operatora pocztowego podmiotom trzecim, w tym także innym operatorom. Czy w przypadku powierzenia przez jednego operatora pocztowego przesyłki pocztowej innemu operatorowi bez zawarcia stosownej umowy o współpracę Zamawiający uzna, że działanie to stanowi naruszenie tajemnicy pocztowej oraz przykład nienależytego wykonania umowy? Pytanie b): Czy Zamawiający dopuszcza umieszczanie na przesyłce listowej lub paczce pocztowej odmiennych elementów oznaczenia dla części przesyłek, tj. znaku opłaty 7 pocztowej i/lub nadruku/odcisku pieczęci? Do takiej sytuacji może dojść w przypadku nadania przez Wykonawcę przesyłki Zamawiającego u innego operatora pocztowego, w tym operatora wyznaczonego. Czy Zamawiający dopuszcza sytuację w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na kopercie będą znajdować się dane adresowe Zamawiającego, natomiast na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający? Pytanie c): Czy Zamawiający uwzględnił, iż ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz 1529, ze zm. dalej: „Prawo Pocztowe”) przewiduje odpowiedzialność operatora pocztowego za świadczoną przez niego usługę? W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający nie będzie mógł dochodzić odszkodowania od pośrednika ponieważ pośrednik nie będzie realizował dla niego usługi pocztowej. Zdaniem Zamawiającego nie zachodzi naruszenie tajemnicy pocztowej na podstawie art. 41 Prawa Pocztowego bo czy zawrą umowę czy nie operator jest zobowiązany do jej zachowania. Co do należytego wykonania umowy to jeśli Zamawiający będzie widniał na kopercie i potwierdzeniach nadaniach nie zachodzi żadne naruszenie (pkt. 22 załącznika nr 1 do SIWZ); Pytanie d): Czy Zamawiający uwzględnił, iż w przypadku świadczenia usług przez pośrednika na Zamawiającym będzie spoczywał obowiązek uiszczenia opłaty za zwrot przesyłki do nadawcy (po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia adresatowi)? To element występujący w przypadkach odmowy przyjęcia przesyłki przez adresata bądź nieodebrania przesyłki po awizacji w określonym przepisami czasie. Stawka opłaty za zwrot przesyłki rejestrowanej po wyczerpaniu możliwości doręczenia/wydania odbiorcy, której nadanie zostało opłacone znaczkiem pocztowym, pobierana byłaby na podstawie oraz zgodnie z cennikiem usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym od nadawcy tj. Zamawiającego. Opłata zostanie pobrana w formie gotówki, przed wydaniem przesyłki przez listonosza. Podstawę prawną do żądania zapłaty za zwrot przesyłek stanowi art. 32 Prawa Pocztowego, zgodnie z którym: przesyłkę pocztową, której nie można doręczyć adresatowi, operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, zwraca nadawcy. Za czynności związane ze zwrotem przesyłki operator ten może żądać uiszczenia opłaty w wysokości określonej w cenniku usług pocztowych albo w cenniku usług powszechnych albo w umowie. Pytanie e): Czy Zamawiający jest świadomy, iż będzie zobowiązany dołączać różne druki potwierdzenia odbioru do nadawanych przesyłek – jedne wymagane przez operatora wyznaczonego, zaś drugie wymagane przez innego operatora? Wykonawca nadmienia także, że w takiej sytuacji będzie następować inny sposób wykonania usługi – właściwy dla danego operatora pocztowego, przy czym na druku potwierdzenia odbioru będzie pojawiać się jako nadawca przesyłki nazwa operatora pocztowego, który w imieniu i na rzecz będzie nadawał przesyłki u operatora pocztowego. Powyższe budzi ryzyko, możliwości wykorzystania takiego potwierdzenia odbioru przesyłki w postępowaniach prowadzonych przez Zamawiającego, jako dowodu. Odpowiedź: Pytanie A) - Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ. Zamawiający oczekuje wskazania w formularzu ofertowym, czy Wykonawca wykona samodzielnie przedmiot zamówienia czy powierzy jego wykonanie podwykonawcom. W takim przypadku Wykonawca wskaże zakres przedmiotu zamówienia, jaki zostanie powierzony podwykonawcom. Zamawiający będzie żądał do wglądu umowy regulującej współpracę między Wykonawcą a Podwykonawcą. 8 Pytanie B) Zamawiający nie dopuszcza aby na dowodzie nadania figurował inny podmiot niż Zamawiający; Pytanie C) Zamawiający uwzględnił wskazane przepisy. Pytanie D) Zamawiający uwzględnił wskazany obowiązek. Pytanie E) Zamawiający jest świadomy wskazanego obowiązku. Jednocześnie dla ww. pytań Zamawiający podkreśla, iż zgodnie z zapisami pkt. 22 Załącznika nr 1 do SIWZ Zamawiający będzie wysyłać korespondencję tylko i wyłącznie we własnym imieniu. W każdej sytuacji Zamawiający będący nadawcą musi figurować jako Nadawca przesyłki (zarówno na kopercie jak i potwierdzeniu nadania). W załączeniu aktualne załączniki do SIWZ nr 1 oraz 4. Pozostałe zapisy SIWZ pozostają bez zmian. Tomasz Olbryś p.o. kierownika Oddziału ds. Zamówień Publicznych 9
