Protokół z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Wojewódzkim

Protokół
z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i
Nasiennictwa w Koszalinie ul. Partyzantów 7/9 w dniach od 19 - 20 maja 2008 r.
Kontrolę przeprowadzono na podstawie art. 15 pkt 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o
administracji rządowej w województwie (Dz.U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 ze zm.)
Kontrolę przeprowadzili:
Elżbieta Roessler - Kierownik Oddziału Kadr i Służby Cywilnej i Jolanta Piechocka starszy
inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacyjno-Administracyjnym Zachodniopomorskiego
Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, na podstawie upoważnienia Wojewody
Zachodniopomorskiego Nr 1/08 z dnia 16.05.2008 r. Kontrola została odnotowana w
"Książce kontroli" znajdującej się w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i
Nasiennictwa w Koszalinie w dniach 19-20.05.2008 r.
Zagadnienia objęte przedmiotem kontroli w okresie od 1.01.2003 r.
1.
2.
3.
Nawiązanie stosunku pracy, w tym: procedura naboru na wolne stanowiska, umowa o
pracę, służba przygotowawcza.
Zmiana i ustanie stosunku pracy, w tym: awanse i przeszeregowania pracowników,
przeniesienia na inne stanowiska, realizacja uprawnień pracowniczych, rozwiązanie
stosunku pracy.
Technika prowadzenia akt osobowych - zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.. w sprawie zakresu prowadzenia
przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników.
Kierownik jednostki kontrolowanej: Anna Kraska - Zachodniopomorski Wojewódzki
Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa - powołana na stanowisko z dniem 4.05.2007 r.
Eugeniusz Sendlewski - p.o. Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony
Roślin i Nasiennictwa od 2.10.2006 r. do 3.05.2007 r.
Eugeniusz Sendlewski - Zastępca Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora
Ochrony Roślin i Nasiennictwa - powołany na stanowisko z dniem 1.11.2007 r.
Sprawy kadrowe w Inspekcji prowadzi Pani Danuta Proborszcz - referent ds. kadr zatrudniona
od 1.11.2002 r.
Na dzień kontroli tj. 19.05.2008 r. stan zatrudnienia w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony
Roślin i Nasiennictwa w Koszalinie wynosił 121 osób, w tym na stanowiskach poza
korpusem służby cywilnej - 20. W okresie od 1.01.2008 r. do dnia kontroli zatrudnionych
zostało 9 osób, natomiast z 8 osobami rozwiązany został stosunek pracy. W 2007 r.
rozwiązany został stosunek pracy z 17 osobami, natomiast nawiązany z 14 osobami.
Skontrolowano 20 teczek akt osobowych niżej wymienionych pracowników:
1 – 20 XXXXXXXXXXXXX
Nawiązanie stosunku pracy:
W toku kontroli stwierdzono, że:
1/ Pani XXXXXXXX została zatrudniona na stanowisku sekretarki na okres próbny od
1.06.2003 r. do 31.08.2003 r. Kolejna umowa o pracę z dnia 26.08.2003 r. na czas określony
od 1.09.2003 r. do 28.02.2004 r., również na stanowisko sekretarki, zawiera informację o
możliwości rozwiązania stosunku pracy za dwutygodniowym wypowiedzeniem. Wskazany w
umowie o pracę z dnia 26.08.2003 r. okres wypowiedzenia jest niezgodny z obowiązującymi
przepisami, bowiem art. 33 Kodeksu pracy stanowi, że przy zawieraniu umowy o pracę na
czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy, strony mogą przewidzieć dopuszczalność
wcześniejszego rozwiązania tej umowy za dwutygodniowym wypowiedzeniem.
Druga umowa o pracę z dnia 27.02.2004 r. na czas określony od 29.02.2004 r. do 31.05.2004
r. - sekretarka.
Pani XXXXXXXXX przystąpiła do konkursu na stanowisko referenta w dziale
administracyjnym. Z przeprowadzonego naboru na wolne stanowisko w dniu 1.06.2006 r.
został sporządzony protokół, w którym zawarto informację, że członkowie komisji wskazali
p. XXXXXXXX jako kandydatkę do zatrudnienia.
Z tym samym dniem tj. 1.06.2004 r. z p. ,została zawarta umowa o pracę na stanowisko
referenta, na czas określony od 1.06.2004 r. do 31.12.2004 r. W aktach osobowych znajduje
się pismo z dnia 20.10.2004 r. przyznające Pani XXXXXXX z dniem 1.10.2004 r.
wynagrodzenie brutto, na które składa się płaca zasadnicza wg mnożnika 0,8382 w wysokości
1.439,80 zł. Pismem z dnia 20.10.2004 r. z dniem 1 października 2004 r. przyznane zostało
Pani XXXXXXX wynagrodzenie brutto - wynagrodzenie zasadnicze wg mnożnika 0,8382 podczas gdy zgodnie z przepisami obowiązującego wówczas rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 29 października 1999 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych,
wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej,
mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania
innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U Nr 89, poz. 996
ze zm.) - załącznikiem nr 2 zawierającym mnożniki kwoty bazowej, służące do ustalenia
wysokości wynagrodzenia zasadniczego członków korpusu służby cywilnej ustalonych dla
poszczególnych grup stanowisk urzędniczych w grupie stanowisk wspomagających
obowiązywały mnożniki od 0,480 do 2,713. W związku z powyższym mnożnik służący do
ustalenia wynagrodzenia zasadniczego powinien zostać określony z dokładnością do trzech, a
nie czterech miejsc po przecinku. W aktach osobowych znajduje się dokument
potwierdzający odbycie służby przygotowawczej w okresie od 18.02.2005 r. do 28.04.2006 r.
- załącznik nr 1. Z uwagi na fakt, że zgodnie z art. 25 ust. 4 obowiązującej wówczas ustawy z
dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz.U. Nr 49, poz. 483 ze zm.) służba
przygotowawcza kończy się nie później niż po upływie 18 miesięcy od podjęcia przez
pracownika pracy w danym urzędzie, termin zakończenia służby przygotowawczej został
przekroczony o 4 miesiące i 28 dni.
Pani XXXXXXX zatrudniona na czas określony od 2.05.2008 r. do 30.04.2009 r. na
stanowisku inspektora. Liczba dni urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi
została ustalona w wysokości 18 dni, z pominięciem wykorzystania u poprzedniego
pracodawcy w bieżącym roku - 9 dni. Zgodnie z art. 1553 § 2 Kodeksu pracy wymiar urlopu
należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru
wynikającego z przepisu art.154.
W aktach osobowych p. XXXXXXX, zatrudnionego na stanowisku konserwatora znajduje
się niepodpisany przez pracownika zakres czynności.
Zmiana i ustanie stosunku pracy
Pan XXXXXX otrzymał nagrodę jubileuszową przysługującą po 20 latach pracy zawodowej
w dniu 21.12.2003 r. W aktach osobowych brak dokumentu potwierdzającego korzystanie z
urlopu bezpłatnego w okresie od 5.08.1992 r. do 25.09.1992 r., natomiast wypłata nastąpiła z
uwzględnieniem ww. przerwy w zatrudnieniu. Na podstawie dokumentów potwierdzających
okres zatrudnienia p. XXXXXXX , p. XXXXXXXXX i p. XXXXXXXXX kontrolujący
pozytywnie oceniają prawidłowość naliczania uprawnień do dodatku za wysługę lat.
Pan XXXXXX z dniem 29 września 2006 r. - na podstawie art. 88 ust. 1 ustawy z dnia 18
grudnia 2003r. o ochronie roślin (Dz.U. z 2004r. Nr 11, poz. 94 z późno zm) został odwołany
ze stanowiska Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Państwowej Inspekcji
Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Koszalinie i z tym dniem odebrał pismo o odwołaniu. Pan
XXXXXX przedłożył zwolnienie lekarskie od dnia 29.09.2006r., na którym przebywał
nieprzerwanie do dnia 20.01.2007r. Pismem z dnia 29.09.2006 r. poinformował Wojewodę
Zachodniopomorskiego, iż cofa zamiar przejścia na emeryturę. Kserokopia tego pisma
opatrzona jest datą wpływu - 15.11.2006 r. W świadectwie pracy z dnia 30 kwietnia 2007r.
wpisano, iż zatrudnienie Pana XXXXXXX ustało w wyniku rozwiązania umowy na mocy
porozumienia stron, w związku z przejściem na emeryturę. Świadectwo podpisała Pani
XXXXXXXXXX- referent ds. kadr. - załącznik nr 2. W związku z powyższym wskazana w
świadectwie pracy forma rozwiązania stosunku pracy jest niezgodna ze stanem faktycznym,
bowiem brak jest dokumentu potwierdzającego, że doszło do rozwiązania stosunku pracy w
tej formie. Pani D.Proborszcz wyjaśniła, że świadectwo przygotowała stażystka, a ona ten
dokument podpisała.
W związku z określoną w świadectwie pracy formą rozwiązania stosunku pracy
(porozumienie stron) Panu XXXXX na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 16
września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych została przyznana jednorazowa
odprawa w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia.
Sprawdzono uprawnienia do dodatkowego wynagrodzenia rocznego przysługującego
pracownikom na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu
rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. (Dz. U Nr 160, poz. 1080 ze zm.) Na
podstawie akt osobowych oraz załączonych dokumentów stwierdzono, że p. XXXXXXXX
wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2007 r. proporcjonalnie do okresu
zatrudnienia - pismo z dnia 18.02.2008 r. do którego załączono wykaz osób nowo
zatrudnionych lub z którymi rozwiązano umowę o pracę uprawnionych do dodatkowego
wynagrodzenia rocznego za 2007 r. - załącznik nr 3. Osoby te nie spełniały przesłanek do
nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia określonych w ww. ustawie. Na prośbę
kontrolujących przedstawiono również pisma dotyczące wypłaty dodatkowego
wynagrodzenia ww. pracownikom, w tym: opinię radcy prawnego - pismo z dnia 16.04.2008
r. - załącznik nr 4 oraz pismo p. Izabeli Rutkowskiej-Soroka p.o. Głównego Księgowego z
dnia 26.03.2008 r. wraz z załączonym wykazem kadry kierowniczej Wojewódzkiego
Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa zawierającym informację dot. uprawnień do
dodatkowego wynagrodzenia rocznego -załącznik nr 5. Pisma dotyczące wypłaty
dodatkowego wynagrodzenia rocznego - z dnia 16.04.2008 r. - załącznik nr 6, pismo z dnia
22.04.2008 r. - załączniki nr 7, pismo z dnia 8.05.2008 r. - załącznik nr 8.
Wystawione p. XXXXXXX i
p.XXXXXX świadectwa pracy nie zawierają daty
potwierdzającej ich odbiór. Obowiązek ten wynika z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i
Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy
oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, który mówi, iż pracodawca wydaje
świadectwo pracy pracownikowi - w dniu, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy.
Ponadto w świadectwie pracy wystawionym P.XXXXXXX nie wskazano miejsca urodzenia.
W świadectwie tym wpisano również urlop zaległy podczas gdy należało wpisać tylko liczbę
dni urlopu przysługującego pracownikowi w roku, w którym ustaje stosunek pracy.
W aktach osobowych stwierdzono brak dokumentów dotyczących podwyżki wynagrodzeń
przysługujących pracownikom, w związku z wejściem w życie ustawy budżetowej na rok
2008 z dnia 23 stycznia 2008 r. - na podstawie której od dnia l stycznia 2008 r. powinien
nastąpić wzrost wynagrodzeń z uwagi na zmianę kwoty bazowej.
Technika prowadzenia akt osobowych:
W aktach osobowych stwierdzono niepoświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie
dokumentów m.in. o wykształceniu oraz dowodów osobistych Pań: XXXXXXXXXX.
Akta osobowe należy prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i
Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt
osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) z podziałem na 3 części. W części A gromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B dokumenty
dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, natomiast w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wśród objętych kontrolą teczek akt osobowych
zdarzają się dokumenty wpięte niezgodnie z przepisami ww. rozporządzenia. Np. dokumenty
związane z przeniesieniem p. zostały włączone do części A akt osobowych, a powinny
znajdować się w części B, wstępne badania lekarskie p. XXXXXXXX znajdują się w części
B, powinny być w części A, zakres czynności p. XXXXXXXXXz dnia 2.02.2001 r. znajduje
się w części A, powinien być w części B. W części A akt osobowych p. XXXXXXXXX
przechowywane są oryginały świadectw pracy. Stosownie do § l ust. 3 cytowanego
rozporządzenia pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie
składanych dokumentów. Tylko akta osobowe p. XXXXXXXXXX zatrudnionego od
7.01.2008 r. nie zawierają podziału na części A,B,C.
Uchybienia tego typu dotyczą większości skontrolowanych akt osobowych i mogą zostać
niezwłocznie usunięte. W trakcie kontroli Kierownik jednostki przedstawił szereg projektów
pism przygotowanych przez p. D.Proborszcz - referenta ds. kadr z prośbą o ich dołączenie do
protokołu. Kontrolujący, po zapoznaniu się z ich treścią stwierdzili, że z uwagi na ich
charakter (projekty pism w sprawach kadrowych) nie zostaną uwzględnione w niniejszym
protokole. Ponadto w trakcie kontroli Kierownik jednostki zgłosił niżej wymienione sprawy z
zakresu prawa pracy, które powinny zostać sprawdzone:
1. Ewidencja czasu pracy
- nie jest prowadzona na bieżąco (w systemie miesięcznego rozliczenia),
- urlopy, zwolnienia lekarskie - nie wpinane i nie nanoszone do kart ewidencji czasu
pracy,
2. Akta osobowe pracowników
- w niektórych aktach bałagan,
- akta jednej osoby dopięte do akt osobowych drugiej osoby
3. System naliczania uprawnień pracowniczych a w szczególności:
- od kiedy należy się stażowe dla danej osoby. Jakie okresy zaliczane są)
- od kiedy nagrody jubileuszowe i inne .
4. Zasady udzielania urlopów dla niepełnoetatowców - plany urlopów.
5. Terminowość nadawania biegu sprawom dotyczącym wynagradzania:
- umowy o pracę,
- zakresy czynności,
- angaże .
Kontrolujący uwzględnili m.m. prośbę Kierownika jednostki dotyczącą sprawdzenia
prawidłowości ustalenia prawa do dodatku za wysługę lat Kierownika oraz p. XXXXXXXX.
Ewidencja czasu pracy, terminowości nadawania biegu sprawom dotyczącym wynagradzania
- pkt 5 zgłoszenia, nie były objęte przedmiotem kontroli we wskazanym przez Kierownika
zakresie. Zgłaszane problemy mieszczą się w sferze organizacji i zarządzania kadrami,
dlatego też nie są ujęte w protokole.
Po przeprowadzeniu kontroli, przed podpisaniem protokołu, w dniu 20.05.2008 r.
odbyło się spotkanie kontrolujących z Wojewódzkim Inspektorem Ochrony Roślin
Nasiennictwa Panią Anną Kraską w obecności Pani Danuty Proborszcz - referenta ds. Kadr w
celu omówienia wyników kontroli.
Kierownikowi kontrolowanej jednostki po zapoznaniu się z treścią protokołu przysługują
następujące uprawnienia:
1. Przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń, co do jego treści, w
terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli do podpisu.
2. Prawo odmowy podpisania protokołu, które powinno być poprzedzone złożeniem
pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi
przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden
pozostawiono w jednostce kontrolowanej.
Kierownik jednostki kontrolowanej
Kontrolujący
Koszalin, dnia 9.07.2008 r.
Szczecin, 25.06.2008 r.