Załącznik Nr 2 do Instrukcji obiegu dokumentów i kontroli

Załącznik nr 2
do Instrukcji obiegu dokumentów i
kontroli dokumentów księgowych
Szczegółowe zasady kontroli dokumentów księgowych pod względem
legalności, gospodarności i celowości
§1
Ilekroć w Instrukcji jest mowa o kontroli pod względem :
1. Legalności – należy przez to rozumieć kontrolę dokumentu obrazującego kontrolę operacji lub
działania gospodarczego pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz
instrukcjami wewnętrznymi.
2. Celowości – należy przez to zrozumieć kontrole dokumentu polegającą na badaniu
dokumentów pod względem zgodności z obowiązującym planem finansowym, uchwałą
budżetową i planami gospodarczymi.
3. Gospodarność – należy przez to rozumieć kontrole polegające na dokonywaniu analizy i
oceny wszelkich dostępnych dokumentów, z których mogą wypływać wnioski o zachowaniu
należytej staranności w zakresie wydatkowania środków w sposób oszczędnych i przy
wyborze najkorzystniejszej oferty.
4. Wewnętrzna kontrola administracyjna – należy przez to rozumieć ogół metod stosowanych w
sposób syntetyczny dla ochrony własności mienia gminnego, zwiększenia efektywności
działania i postępowania przez osoby odpowiedzialne za przestrzeganie ustalonych zasad
wykonywania powierzonych im czynności na odcinku działalności gospodarczo-finansowej.
§2
1. Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane prawidłowymi dowodami
źródłowymi źródłowymi w sposób kompletny, a pracownik koordynujący zadanie
zobowiązany jest do zamieszczenia na tych dowodach adnotacji:
„ Wydatek jest uzasadniony pod względem celowościowym, gospodarczym i legalnym”.
2. Czynność, o której mowa w ust. 1 dokonują wyznaczeni pracownicy do podpisywania
dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, zgodności z ustawą Prawo
zamówień publicznych i rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej
klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz zgodności z instrukcją obiegu i kontroli
dokumentów księgowych.
3. Kontrolę bieżąca wydatków dokonywanych ze środków publicznych pod względem
zgodności z planem ustala się poprzez zamieszczenie klauzuli na dowodzie księgowym
stanowiącym podstawę do dokonania wydatku przez pracowników upoważnionych w
instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, o których mowa w ust. 2 o
następującej treści :
„Wydatek podlega ujęcia w księgach rachunkowych i mieści się w planie finansowym
jednostki budżetowej Urzędu Miasta Lubań”
4. W przypadku ustalenia przez osobę upoważnioną do dokonania kontroli, o której mowa w
ust.3, że dany wydatek nie mieści się planie finansowym jednostki, pracownik ten powiadamia
Skarbnika , który na tę okoliczność spisuje notatkę służbową i jednocześnie o tym fakcie
powiadamia Burmistrza.
§3
1. Bieżąca kontrola oceny celowości wydatków sprawowana jest przez Naczelników
Wydziałów.
2. Dowodem dokonania kontroli celowości wydatków jest złożenie podpisu przez Skarbnika i
Burmistrza/ Zastępcy Burmistrza na dokumentach tych operacji ( finansowogospodarczych).
3. Złożenie podpisu przez Skarbnika na dokumencie oznacza, że :
1) Sprawdził, iż wydatek ( operacja finansowa) został uznany przez właściwych
merytorycznie pracowników za prawidłowy pod względem celowości , gospodarności i
legalności;
2) Sprawdził , iż umowy cywilno- prawne powodujące skutki finansowe są uprzednio
sprawdzone pod względem legalności przez radcę prawnego.
4. Złożenie podpisu przez Burmistrza na dokumencie oznacza, że nie zgłasza zastrzeżeń w
zakresie celowości , gospodarności i legalności do dokumentu, w którym dana operacja
finansowa ( wydatek) została ujęta.
5. Skarbnik przeprowadzając kontrolę bieżącą ma prawo żądać od innych Wydziałów Urzędu :
1) udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również
udostępnienia do wglądu dokumentów oraz wyliczeń uzasadniających wstępna ocenę
celowości i gospodarności wydatków;
2) usunięcie w wyznaczonym terminie stwierdzonych nieprawidłowości.
6. Wstępną ocenę celowości wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki w zakresie
wynagrodzeń dokonuje Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Prawnego , która polega na :
1) stwierdzeniu, że jednostka posiada aktualny regulamin organizacyjny z aktualną strukturę
organizacyjną ;
2) stwierdzeniu, że z pracownikami jednostki nie są zawarte umowy zlecenia lud umowy o
dzieło w zakresie obowiązków wynikających z umową o pracę;
3) stwierdzeniu, że wynagrodzenia ustalone dla pracowników są unormowane w granicach
obowiązujących przepisów prawa i regulaminu wynagradzania dla pracowników Urzędu
i są zgodne z planem finansowym.
4) dowodem sprawdzenia dokumentów związanych z kontrolą, o której mowa w ust. 6 jest
umieszczenie podpisu Naczelnika Wydziału Organizacyjno-Prawnego.
7. Wstępną ocenę celowości wydatków administracyjno-rzeczowych jednostki dokonuje
Naczelnik Wydziału Organizacyjno – Prawnego lub Naczelnik wydziału merytorycznie
odpowiedzialnego za daną dziedzinę stwierdzając, że :
1) wydatek jest zgodny z układem wykonawczym oraz uzasadniony i przydatny w
funkcjonowaniu jednostki;
2) dokonano analizy ( kalkulacji) kosztów i wyliczeń uzasadniających, że wydatek jest
niezbędny i ustalony w sposób oszczędny i gospodarny.
3) na dowód dokonania oceny, o której mowa w ust. 7 Naczelnik Wydziału OrganizacyjnoPrawnego lub Naczelnik wydziału merytorycznego zamieszcza swój podpis na dowodzie
stanowiącym podstawę dokonania wydatku.
8. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w ramach prowadzonej przez Skarbnika kontroli
wydatków, Skarbnik zobowiązany jest o tym fakcie zawiadomić Burmistrza w formie
pisemnej.
1) Informacja , której mowa w ust. 8 w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa ( istotnego
lub nieistotnego) podlega zaopiniowaniu przez radcę prawnego.
2) W przypadku stwierdzenia istotnego naruszenia prawa potwierdzonego w opinii pisemnej
przez radcę prawnego sprawa podlega przedłożenia Burmistrzowi w celu podjęcia decyzji.