PROGRAM ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W POMORSKIM

advertisement
Załącznik do zarządzenia Nr 24/2014
Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku
z dnia 24.10. 2014 r.
PROGRAM ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI
W POMORSKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W GDAŃSKU
1. SŁOWNIK POJĘĆ:
Użyte w Programie zarządzania zasobami ludzkimi Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku określenia oznaczają:
1) PZZL – Program zarządzania zasobami ludzkimi w Pomorskim Urzędzie
Wojewódzkim w Gdańsku na lata 2014-2016;
2) Urzędzie – Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku;
3) Dyrektorze
Generalnym
–Dyrektora
Generalnego
Pomorskiego
Urzędu
Wojewódzkiego w Gdańsku;
4) zzl - zarządzanie zasobami ludzkimi;
5) IPRZ –Indywidualny program rozwoju zawodowego pracownika,
6) Standardy – standardy zarządzania zasobami ludzkimi określone
w zarządzeniu
nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania
zasobami ludzkimi w służbie cywilnej;
7) Zarządzenie SSC – zarządzenie nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r.
w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej.
2.
WSTĘP
Zarządzanie zasobami ludzkimi jest strategiczną, jednorodną i spójną metodą
kierowania najcenniejszym z kapitałów każdej organizacji – ludźmi. Składają się na nią
decyzje ukierunkowane na osiąganie celów organizacji i zaspokojenie potrzeb rozwojowych
pracowników. Zarządzanie personelem zatem odbywa się w ścisłym powiązaniu
ze strategią organizacji oraz z jej specyfiką. Podstawą dobrze zaprojektowanej polityki
personalnej jest kompleksowa analiza systemu zarządzania personelem w organizacji,
jak również przegląd potencjału ludzkiego, zaś jej istotą
jest
dopasowanie PZZL
1
do specyfiki konkretnej organizacji, ponieważ unikalni są zarówno pracownicy,
jak
i panująca kultura organizacyjna.
W Urzędzie
pierwszy PZZL został opracowany w 2011 r., wchodząc
w życie
w dniu 30 grudnia 2011 r. Zarządzeniem Nr 36/11 Dyrektora Generalnego Urzędu w sprawie
wprowadzenia Programu zarządzania zasobami ludzkimi PUW, czyli przed opublikowaniem
w dniu 30 maja 2012r. Zarządzenia SSC. Ówczesny PZZL stanowił obszerny dokument,
ponieważ uwzględniał generalne wytyczne wypracowane przez powołany przez Szefa Służby
Cywilnej Zespół ds. opracowania propozycji projektu zarządzenia Szefa Służby Cywilnej
w sprawie standardów zzl w służbie cywilnej, jak również wpisywał się w szerszy dokument
– projekt Strategii zzl w służbie cywilnej na lata 2011-2020. PZZL stanowił podstawy
do zapewnienia spójności podejmowanych działań wśród pracowników Urzędu oraz określał
priorytetowe cele i zadania do wykonania w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi
w Urzędzie
Niniejszy PZZL został opracowany w oparciu o Zarządzenie SSC, odnosząc się
do organizacji procesu zzl określenia priorytetów i generalnego kierunku rozwoju rozwiązań
w zakresie zzl w Urzędzie oraz realizacji jego misji i celów.
Misją Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku jest budowanie wizerunku
nowoczesnej administracji publicznej w zakresie kompleksowej i profesjonalnej obsługi
Klienta.
3. DIAGNOZA
Pierwsza diagnoza zzl została przeprowadzona w 2012 r., zgodnie z ówczesnym
Programem zzl. W tym celu, Zarządzeniem nr 31 /2011 Dyrektora Generalnego Urzędu,
powołano w dniu 10 listopada 2011 r. Zespół ds. Strategii Zarządzania Zasobami Ludzkimi,
składający się z 13 pracowników Urzędu (reprezentantów komórek organizacyjnych
współuczestniczących w zzl), w tym koordynatora Zespołu - psychologa w Biurze Kadr
i Organizacji.
Prace Zespołu polegały na przeanalizowaniu dotychczas stosowanych rozwiązań
w poszczególnych obszarach zzl, wraz z regulującymi je przepisami wewnętrznymi, oraz
zidentyfikowaniu problemów i zaplanowaniu działań, zmierzających do ich rozwiązania. Efekt
końcowy prac Zespołu polegał na opracowaniu przez psychologa, na podstawie dokumentów
2
opracowanych przez członków Zespołu, raportu z monitoringu i ewaluacji zarządzania
zasobami ludzkimi w Urzędzie za rok 2012, będący pogłębioną diagnozą zzl, zawierającą
następujące rekomendacje w tym zakresie:
1. Opracowanie nowych arkuszy IPRZ, najlepiej z możliwością wypełniania bezpośrednio
przez przełożonego on-line, a także uzupełnianie w systemie SENTE realizowanych
szkoleń przez poszczególnych pracowników.
2. Ustalenie zasad dzielenia się wiedzą w Urzędzie, w szczególności po zrealizowanym
szkoleniu i wprowadzenie warunków do bardziej usystematyzowanych form dzielenia
się wiedzą (takich jak mini szkolenia, warsztaty czy wykłady prowadzone dla większej
ilości pracowników w Urzędzie), jak również identyfikację zasobów wiedzy w
poszczególnych Wydziałach.
3. Opracowanie zasad adaptacji pracowników.
4. Upowszechnienie wiedzy wśród pracowników o możliwościach rozwoju zawodowego
w Urzędzie.
5. Rozważenie potrzeby zastosowania na szerszą skalę praktykowanych w Urzędzie
rozwiązań w zakresie działalności zespołów interdyscyplinarnych, realizacji szkoleń
kaskadowych, włączania doświadczonej kadry w proces adaptacji nowych
pracowników.
W 2013 roku, w oparciu o posiadane zasoby, przeanalizowano powyższe rekomendacje
i wprowadzono następujące usprawnienia:
1. Wprowadzono zasady ustalania Indywidualnego Programu Rozwoju Zawodowego
członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych Urzędzie. Wprowadzenie możliwości
wypełniania arkusza on – line, uzależnione jest od modyfikacji systemu kadrowo –
płacowego SENTE.
2. Ustalono zasady dzielenia się wiedzą w procesie szkoleniowym Urzędzie. Aktualnie
trwają prace nad opracowaniem „Kompendium zarządzania wiedzą w Urzędzie”.
3. Przeprowadzono cykl szkoleń wewnętrznych nt. sposobu wnioskowania oraz organizowania
szkoleń, jak również utworzono na stronie intranetowej „Aktualności” dodatkową zakładkę pn.
„Szkolenia”, zawierającą informacje o aktualnie przeprowadzanych szkoleniach oraz tzw. ”bazę
wiedzy”, w której zamieszcza się materiały szkoleniowe lub krótkie konspekty, opracowywane
przez uczestników szkoleń.
4. Ustalono praktykę powoływania zespołów interdyscyplinarnych w ramach bieżących
potrzeb.
3
Ponadto, w 2013 roku opracowano kolejny raport zzl, zawierający rekomendacje, które
będą przedmiotem analizy ujętej w kolejnym raporcie zzl.
Aktualnie funkcjonują w Urzędzie następujące akty wewnętrzne z zakresu zzl dotyczące:
1. Adaptacji pracownika - Zarządzenie Nr 17/2014 DG Urzędu z dnia 29 sierpnia 2014
r. w sprawie zasad procesu adaptacji nowo zatrudnionych pracowników.
2. Organizowania praktyk oraz staży dla bezrobotnych - Zarządzenie Nr 10/2014 DG
Urzędu z dnia 28 maja 2014 r. w sprawie zasad organizacji praktyk studenckich,
praktyk zawodowych oraz staży dla bezrobotnych, zmienione Zarządzeniem
Nr 15/2014.
3. Służby przygotowawczej - Zarządzenie Nr 7/2014 DG Urzędu z dnia 30 kwietnia 2014
r. w sprawie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania
egzaminu kończącego tę służbę.
4. Godzin nadliczbowych, wyjść służbowych oraz prywatnych - Zarządzenie
Nr 28/2013 DG Urzędu z dnia 13 grudnia 2013 r. w sprawie ustanowienia procedury
zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych, korzystania z wyjść służbowych oraz
korzystania z wyjść prywatnych i ich odpracowywania.
5. Sporządzania i aktualizacji opisów stanowisk pracy - Zarządzenie Nr 26/2013 DG
Urzędu w Gdańsku z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie sporządzania, aktualizacji
oraz wartościowania opisu stanowiska pracy członka korpusu służby cywilnej.
6. Dzielenia się wiedzą - Zarządzenie Nr 19/2013 DG Urzędu z dnia 25 września 2013r.
w sprawie dzielenia się wiedzą w procesie szkoleniowym.
7. Organizowania szkoleń - Zarządzenie nr 14/2013 DG Urzędu z dnia 22 lipca 2013 r.
w sprawie organizowania i prowadzenia szkoleń i innych form rozwoju zawodowego.
8. Powołania Rzecznika dyscyplinarnego i jego zastępcy - Zarządzenie Nr 9/13 DG
Urzędu z dnia 13 czerwca 2013 r. w sprawie powołania Rzecznika Dyscyplinarnego
i Zastępcy Rzecznika Dyscyplinarnego.
9. Powołania Wspólnej Komisji Dyscyplinarnej - Zarządzenie Nr 8/13 DG Urzędu
z dnia 5 czerwca 2013 r. w sprawie powołania Wspólnej Komisji Dyscyplinarnej dla
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, Komendy Wojewódzkiej
Państwowej Straży Pożarnej w Gdańsku, komend powiatowych i miejskich Państwowej
Straży Pożarnej województwa pomorskiego, Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru
Budowlanego w Gdańsku, Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów
4
Rolno – Spożywczych w Gdańsku, Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego,
Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska w Gdańsku, Wojewódzkiego
Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Gdańsku oraz Kuratorium Oświaty w
Gdańsku, zmienione Zarządzeniem Nr 11/2014.
10. Ustalania IPRZ - Zarządzenie Nr 5/13 DG Urzędu
z dnia 20 marca 2013 r.
w sprawie wprowadzenia zasad ustalania Indywidualnego Programu Rozwoju
Zawodowego członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych.
11. Powołania Zespołu Wewnętrznego - Zarządzenie Nr 31/12 DG Urzędu
z dnia
27 grudnia 2012 r. w sprawie powołania zespołu wewnętrznego do przeprowadzania
wartościowania stanowisk pracy członków korpusu służby cywilnej.
12. Regulaminu naboru zewnętrznego i wewnętrznego - Zarządzenie Nr 27/12 DG
Urzędu z dnia 19 października 2012 r. w sprawie ustanowienia regulaminu naboru
kandydatów do korpusu służby cywilnej oraz naboru wewnętrznego w ramach korpusu
służby cywilnej.
13. Naboru na wyższe stanowiska w służbie cywilnej - Zarządzenie Nr 23/2014 DG
Urzędu z dnia 24 października 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu naboru
zewnętrznego na stanowisko będące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej.
14. Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym - Zarządzenie 14/12 DG
Urzędu z dnia 20 kwietnia 2012 roku w sprawie wdrożenia Systemu Przeciwdziałania
Zagrożeniom Korupcyjnym, zmienione Zarządzeniem Nr 7/2013.
15. Powołania Doradcy etycznego - Zarządzenie Nr 32/11 DG Urzędu z dnia
24 listopada 2011 r. w sprawie powołania Doradcy etycznego oraz Zespołu doradczego
ds. wdrożenia Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym, zmienione
zarządzeniem Nr 9/2012
16. Naboru na stanowisko operatora urządzeń przygotowania danych - Zarządzenie
Nr 17/2011 DG Urzędu
z dnia 16 maja 2011 r. w sprawie organizacji
i przeprowadzenia naboru na stanowisko operatora urządzeń przygotowania danych
w Centrum Powiadamiania Ratunkowego, zmienione Zarządzeniem Nr 13/12
oraz Nr 15/2013.
17. Regulaminu pracy - Zarządzenie Nr 1/11 DG Urzędu z dnia 3 stycznia 2011 r.
w sprawie ustalenia w Urzędzie
regulaminu pracy, zmienione Zarządzeniem Nr
23/2011 oraz Nr 4/2014.
18. Awansów wewnętrznych na wyższe stanowiska w s.c. - Zarządzenie Nr 26/10 DG
Urzędu z dnia 16 września 2010 r. w sprawie określenia zasad obsadzania wyższych
5
stanowisk w służbie cywilnej w wyniku przeniesienia członka korpusu służby cywilnej
(tzw. awansów wewnętrznych).
19. Polityki antymobbingowej - Zarządzenie Nr 12/10 DG Urzędu z dnia
19 marca 2010 r. w sprawie wewnętrznej polityki antymobbingowej.
20. Zasad awansowania - Zarządzenie Nr 9/10 DG Urzędu z dnia 11 marca 2010 r.
w sprawie ustalenia zasad awansowania pracowników – członków korpusu służby
cywilnej.
21. Regulaminu przyznawania nagród - Zarządzenie Nr 23/09 DG Urzędu
z dnia 20 sierpnia 2009 r. w sprawie ustalenia regulaminu przyznawania nagród
pracownikom.
22. Premiowania pracowników na stanowiskach pomocniczych, robotniczych
i obsługi - Zarządzenie Nr 1/2009 DG Urzędu z dnia 29 stycznia 2009 r. w sprawie
regulaminu premiowania pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych,
robotniczych i obsługi, zmienione Zarządzeniem Nr 31/10 oraz 26/12.
Ponadto, procedury ISO regulują realizację poniższych procesów:
1. P-SZJ/1.1.1 Nabór pracowników
2. P-SZJ/1.1.2 Dokształcanie i Rozwój Zawodowy
3. P-SZJ/1.1.3 Sporządzenie, aktualizacja oraz wartościowanie opisu stanowiska pracy.
4. CEL GŁÓWNY ZZL
Głównym celem planowania i wdrażania rozwiązań z zakresu zzl w Urzędzie jest
zwiększenie skuteczności i efektywności realizowanych w nim zadań oraz umacnianie
wizerunku Urzędu, jako instytucji administracji rządowej szanującej prawo, życzliwej
i otwartej na potrzeby obywateli.
Osiągnięcie celu głównego będzie możliwe poprzez wykorzystanie potencjału
kadrowego, szerokie stosowanie nowoczesnych technologii informacyjno-komunikacyjnych
(zarówno w relacjach między komórkami organizacyjnymi Urzędu, między urzędami oraz
między urzędem a obywatelem) oraz korzystanie z dobrych praktyk innych urzędów.
5. OBSZARY ZARZADZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI
W Urzędzie PZZL obejmuje 5, następujących obszarów:
6
1. Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi.
2. Nabór i wprowadzenie do pracy.
3. Motywowanie.
4. Rozwój i szkolenia.
5. Rozwiązanie stosunku pracy.
5.1. Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi
Mocną stroną Urzędu jest zapewnienie pracownikom godnych warunków pracy,
w szczególności w zakresie równego traktowania, upowszechniania oczekiwanych zachowań
i postaw etycznych oraz możliwości rozwoju zawodowego pracowników.
Zarządzeniem Dyrektora Generalnego wprowadzona została w Urzędzie wewnętrzna
polityka antymobbingowa1. Ponadto, w 2013 r. przeprowadzono szkolenia z zakresu
przeciwdziałania mobbingowi dla kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz
kierowników oddziałów, a w 2014 r. szkoleniami objęto pozostałych pracowników.
W celu zapobiegania występowania wszelkich przejawów korupcji oraz przypadków
nieetycznego zachowania wśród pracowników Urzędu, Zarządzeniem2 Dyrektora Generalnego
wdrożono System przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym. Efektem jego wdrożenia jest
poprawa wizerunku, zarówno urzędników, jak i samego Urzędu oraz zwiększenie zaufania
w zakresie rzetelności i bezstronności podejmowanych decyzji. Jednocześnie zobowiązano
wszystkich pracowników do uczestnictwa w szkoleniach dotyczących zagadnień etycznych, nie
rzadziej niż raz na 2 lata. W 2014 r. zrealizowano drugi etap zapoczątkowanych w 2013 r.
warsztatów szkoleniowych z Doradcą Etycznym z zakresu przeciwdziałania korupcji.
5.2 Nabór i wprowadzenie do pracy
Proces naboru zewnętrznego i wewnętrznego do korpusu służby cywilnej w Urzędzie
uregulowano procedurą ISO3 oraz zarządzeniem4 Dyrektora Generalnego. Ponadto,
uregulowano zasady postępowania obowiązujące przy organizacji i przeprowadzaniu naboru
1
Zarządzenie Nr 12/10 Dyrektora Generalnego z dnia 19 marca 2010 r. w sprawie wewnętrznej polityki
antymobbingowej w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku.
2
Zarządzenie Nr 14/2012 Dyrektora Generalnego z dnia 20 kwietnia 2012 r. w sprawie wdrożenia Systemu
Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku.
3
P-SZJ/1.1.1 Nabór pracowników
4
Zarządzenie Nr 27/12 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia
19 października 2012 r. w sprawie ustanowienia regulaminu naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej
oraz naboru wewnętrznego w ramach korpusu służby cywilnej w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku.
7
zewnętrznego kandydatów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej5 oraz zasady
przeprowadzenia naboru na stanowisko operatora urządzeń przygotowania danych w Centrum
Powiadamiania Ratunkowego6. Regulacje określają zasady obowiązujące przy obsadzaniu
wolnych stanowisk pracy, tryb składania wniosku o wszczęcie procedury naboru oraz
przebieg poszczególnych etapów naboru.
Obowiązujące akty wewnętrzne zapewniają otwartość i konkurencyjność naborów oraz
zatrudnienie osób posiadających kwalifikacje umożliwiające najlepszą realizację powierzonych
zadań.
Aktualnie trwają prace nad aktualizacją regulaminu naboru, w celu dalszego
udoskonalania narządzi umożliwiających profesjonalną ocenę spełnienia poszczególnych
umiejętności oraz kompetencji kandydatów.
Wdrożono także zasady adaptacji pracowników, ostatniego elementu procesu selekcji,
umożliwiające szybkie i skuteczne dostosowanie się pracownika do kultury organizacyjnej
jednostki oraz jej struktury organizacyjnej oraz przekazanie wzorców zachowań i postaw
przyjętych w Urzędzie. Istotnym elementem adaptacji pracownika jest także służba
przygotowawcza,
realizowana
zgodnie
z
zarządzeniem7
Dyrektora
Generalnego
za pośrednictwem platformy e-learningowej Moodle. Mocną stroną służby przygotowawczej
jest zaangażowanie grupy ekspertów, będących pracownikami Urzędu, przygotowujących
poszczególne bloki tematyczne służby. Działania rozwojowe w tym obszarze polegają
w ostatnich latach na rozszerzaniu Ramowego programu służby przygotowawczej o nowe bloki
tematyczne m.in. związane z systemem EZD, wizerunkiem medialnym służby cywilnej,
problematyką dot. równego traktowania.
Ponadto, angażowanie praktykantów i stażystów w realizację zadań Urzędu pozwala
młodym ludziom na zdobycie praktycznej wiedzy i umiejętności z zakresu funkcjonowania
administracji rządowej, które mogą w przyszłości ułatwić startowanie w naborach do
administracji publicznej lub podjęcie pracy w Urzędzie. Dla zapewnienia sprawnej organizacji
praktyk studenckich, praktyk zawodowych oraz staży dla bezrobotnych, wprowadzono
5
Zarządzenie Nr 16/12 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia
30 kwietnia 2012 r. w sprawie organizacji i przeprowadzenia naboru zewnętrznego kandydatów na wyższe
stanowiska w służbie cywilnej w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku.
6
Zarządzenie Nr 17/2011 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia
16 maja 2011 r. w sprawie organizacji i przeprowadzenia naboru na stanowisko operatora urządzeń
przygotowania danych w Centrum Powiadamiania Ratunkowego w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w
Gdańsku zmienione zarządzeniem Nr 13/12 oraz Nr 15/2013.
7
Zarządzenie Nr 21/2010 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia
24 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu
kończącego tę służbę zmienione zarządzeniem Nr 12/2011, Nr 15/2012 oraz 23/2013
8
zarządzeniem8 Dyrektora Generalnego regulaminy organizacji praktyk studenckich,
zawodowych oraz staży. Regulaminy oraz wzory umów i niezbędnych dokumentów
są zamieszczone na stronie internetowej Urzędu.
5.3. Motywowanie
Wynagrodzenie zasadnicze członków korpusu służby cywilnej ustalane jest na
podstawie wartościowania stanowisk pracy oraz uwarunkowań rynku pracy. Proces tworzenia
opisu
stanowiska
pracy,
bądź
jego
aktualizacji,
opisuje
procedura
ISO9,
a wartościowanie stanowisk przeprowadza Zespół Wewnętrzny10, powołany Zarządzeniem
Dyrektora Generalnego.
Ponadto, uregulowane zostały zasady awansowania11 oraz nagradzania12pracowników,
które wpływają na budowanie zaangażowania pracowników w pracę na rzecz Urzędu oraz
zwiększenie ich satysfakcji z wykonywanej pracy. W związku ze zidentyfikowaną potrzebą
poznania zadowolenia pracowników z funkcjonującego systemu nagradzania, trwają prace nad
przeprowadzeniem w tym zakresie badania, we współpracy z Wyższą Szkolą Psychologii
w Sopocie.
Priorytetowe, planowane działania w obszarze motywacji, skupiają się na rozwoju
motywacji pozapłacowej, poprzez zapewnianie przyjaznej atmosfery w pracy, wyróżnienia
i odznaczenia pracowników
wręczane podczas uroczystych spotkań z Wojewodą
i Dyrektorem Generalnym, kierowanie na szkolenia, czy
uczestnictwo w zespołach
zadaniowych.
8
Zarządzenie Nr 10/2014 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia
28 maja 2014 r. w sprawie zasad organizacji praktyk studenckich, praktyk zawodowych oraz staży dla
bezrobotnych w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku, zmienione zarządzeniem Nr 15/2014.
9
P-SZJ/1.1.3 Sporządzenie, aktualizacja oraz wartościowanie opisu stanowiska pracy
10
Zarządzenie Nr 31/12 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia
27 grudnia 2012 r. w sprawie powołania zespołu wewnętrznego do przeprowadzania wartościowania
stanowisk pracy członków korpusu służby cywilnej w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku
11
Zarządzenie Nr 9/10 Dyrektora Generalnego z dnia 11 marca 2010 r. w sprawie ustalenia zasad awansowania
pracowników – członków korpusu służby cywilnej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Gdańsku oraz Zarządzenie Nr 26/10 Dyrektora Generalnego z dnia 16 września 2010 r. w sprawie określenia
zasad obsadzania wyższych stanowisk w służbie cywilnej w wyniku przeniesienia członka korpusu służby
cywilnej (tzw. awansów wewnętrznych).
12
Zarządzenie Nr 23/09 Dyrektora Generalnego z dnia 20 sierpnia 2009 r. w sprawie ustalenia regulaminu
przyznawania nagród pracownikom Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku oraz Zarządzenie
Nr 1/2009 Dyrektora Generalnego z dnia 29 stycznia 2009 r. w sprawie regulaminu premiowania pracowników
zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych, robotniczych i obsługi w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim
w Gdańsku, zmienione Zarządzeniem Nr 31/10 oraz 26/12.
9
5.4 Rozwój i szkolenia
Rozwój zawodowy pracowników odbywa się w oparciu o politykę szkoleniową Urzędu.
Polityka szkoleniowa jest jednym z narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie
i składają się na nią przede wszystkim procedura ISO13 oraz zarządzenie Dyrektora
Generalnego14. Dokumenty te określają warunki i zasady organizowania i prowadzenia szkoleń
oraz tryb postępowania, zadania i narzędzia objęte procesem szkoleniowym.
Rozwój zawodowy pracowników Urzędu realizowany jest w procesie ciągłym,
w cyklach rocznych, poprzez prowadzenie działań w ramach czterech podprocesów,
tj.: identyfikacji potrzeb szkoleniowych, planowania szkoleń, realizacji szkoleń oraz oceny
szkoleń. Narzędziem operacyjnym polityki szkoleniowej jest roczny plan szkoleń.
Polityka szkoleniowa jest ściśle powiązana z IPRZ członka korpusu służby cywilnej
i odnosi się do systemu zarządzania wiedzą, który stanowi ważny element rozwoju kompetencji
pracowników. Zarządzanie wiedzą ma na celu efektywne wykorzystanie potencjału oraz
wiedzy pracowników Urzędu, większy dostęp do szkoleń oraz rozwój komunikacji między
pracownikami. Założenia te realizowane są poprzez stworzenie systemu szkoleń kaskadowych,
realizowanych przez trenerów wewnętrznych oraz w ramach dzielenia się wiedzą po szkoleniu.
Zasady dzielenia się wiedzą w procesie szkoleniowym uregulowane zostały zarządzeniem 15
Dyrektora Generalnego.
Celem głównym w tym obszarze jest efektywne wykorzystanie potencjału trenerów
wewnętrznych oraz dalsza inwestycja w ich umiejętności trenerskie, poprzez cykliczne
spotkania i szkolenia z psychologiem Urzędu, koordynatorem grupy trenerów wewnętrznych.
Ponadto planowany jest ciągły rozwój zakładki „Szkolenia”
na stronie intranetowej
„Aktualności” oraz stworzenie nowej zakładki „Zarządzanie zasobami ludzkimi”.
5.5 Rozwiązanie stosunku pracy – fluktuacja
Wywiad wyjściowy (exit interview) stosowany jest w Urzędzie w formie anonimowej,
dobrowolnej ankiety fluktuacyjnej, przekazywanej byłym pracownikom Urzędu przez
pracowników Biura Kadr i Organizacji. Wyniki ankiet umożliwiają pracodawcy uzyskanie
13
P-SZJ/1.1.2 Dokształcanie i Rozwój Zawodowy
Zarządzenie nr 14/2013 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia
22 lipca 2013 r. w sprawie organizowania i prowadzenia szkoleń i innych form rozwoju zawodowego
w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku.
15
Zarządzenie nr 19/2013 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia
25 września 2013 r. w sprawie dzielenia się wiedzą w procesie szkoleniowym w Pomorskim Urzędzie
Wojewódzkim w Gdańsku
14
10
informacji nt.
satysfakcji z pracy oraz powodów
decyzji o odejściu, która umożliwia
zidentyfikowanie i poznanie obszarów wymagających zmian.
6. CELE ROCZNE I HARMONOGRAM WDROŻENIA
Organizacja zzl
Lp.
1
Cel szczegółowy
Zmiana PZZL
Działania

Aktualizacja celów szczegółowych na lata
2014-2016.
Rok
2014
2015
2016
x
x
x
x
x
x
x
Przeszkolenie pracowników
2
Urzędu z zakresu etyki oraz

Realizacja szkoleń

Dalsze prace nad rozwojem systemów,
x
mobbingu.
Rozwój systemów
3
informatycznych tj. EZD i
wprowadzanie nowych funkcjonalności oraz
SENTE
tworzenie nowych usług programów.
Wspieranie rozwoju
4
kompetencji kierowniczych
osób kierujących

5
wdrożeniowego osób

6
pracowników na temat zzl w
Zwiększenie liczby tzw. szkoleń „miękkich”
dla dyrektorów wydziałów i kierowników
oddziałów.

Stworzenie pakietu szkoleń tzw. „miękkich”
dla początkujących kierowników
kierujących pracownikami
Pozyskanie opinii
x
learningowej Moodle
pracownikami
Opracowanie programu
Stworzenie „Księgi szefa” na platformie e-
x

Przeprowadzenie ankiety wśród
pracowników Urzędu
Urzędzie
x
x
Nabór i wprowadzenie do pracy
Lp.
Cel szczegółowy
Wprowadzenie
Działania

pracownika do pracy
2014
2015
2016
Opracowanie regulacji wewnętrznych
dotyczących procesu adaptacji pracowników
nowozatrudnionego
1
Rok

Opracowanie i wdrożenie za pośrednictwem
x
platformy e-learningowej Moodle szkolenia
w zakresie ochrony danych osobowych oraz
informacji niejawnych.
11

Zmiana zarządzenia o szkoleniach
stanowiskowych w ramach szkolenia
wstępnego w dziedzinie BHP
Doskonalenie procesu

naboru zewnętrznego
Zmiana regulaminu naboru zewnętrznego i
wewnętrznego pod kątem udoskonalenia
narządzi umożliwiających ocenę spełnienia
poszczególnych umiejętności/ kompetencji
kandydatów, wynikających z treści
x
ogłoszenia.

2
Przeprowadzenie szkolenia wewnętrznego
dla kadry kierowniczej z zakresu
„Rekrutacja i selekcja pracowników”

Zmiana procedury ISO P-SZJ/1.1.1 Nabór
pracowników

Zmiana zarządzania w sprawie naboru na
x
stanowiska wyższe
Organizacja staży i praktyk

w Urzędzie
Urzędzie

3
Opracowanie regulaminu praktyk i staży w
Umieszczenie regulaminu na stronie
internetowej Urzędu w celu
x
upowszechnienia trybu wnioskowania o staż
lub praktyki w tut. Urzędzie
Rozszerzenie Ramowego
4

Rozszerzenie programu o nowe bloki
programu służby
tematyczne m.in. związane z systemem
przygotowawczej
EZD, wizerunkiem medialnym służby
x
cywilnej, problematyką dot. równego
traktowania.
Motywowanie
Lp.
Cel szczegółowy
Zbadanie skuteczności
1
Działania

Rok
2014
2015
2016
Przeprowadzenie badania we współpracy z
systemu nagradzania
Wyższą Szkołą Psychologii Społecznej
pracowników tut. Urzędu
wśród pracowników Urzędu.
x
jako narzędzia finansowego
motywowania pracowników
Aktualizacja opisów
2
stanowisk pracy pod kątem

Przeprowadzenie odpowiednich aktualizacji
opisów stanowisk pracy.
x
x
wymagań niezbędnych,
12
szczególnie w zakresie
kompetencji oraz
doświadczenia zawodowego
Rozwój motywacji

pozapłacowej pracowników
Dalsze budowanie poczucia przynależności
do Urzędu poprzez zapewnianie przyjaznej
atmosfery w pracy, wyróżnienia i
3
x
x
odznaczenia, kierowanie na szkolenia,
organizacja konkursów, uczestnictwo w
zespołach zadaniowych.
Rozwój i szkolenia
Lp.
1
2
3
Cel szczegółowy
Działania
Rozwój systemu zarządzania 
Opracowanie „Kompendium zarządzania
wiedzą w Urzędzie
wiedzą w Urzędzie”
Podnoszenie kompetencji

Monitorowanie procesu
tworzenia IPRZ
2014
2015
2016
x
x
x
Organizacja spotkań wewnętrznych z
trenerami i szkolenia podnoszące ich
„trenerów wewnętrznych”
Rok
x
kompetencje trenerskie.

Badanie efektywności powstałego w 2013 r.
arkusza IPRZ (rozważenie aktualizacji/
x
udoskonalenia procedury)
7. MONITORING I EWALUACJA
Monitoring realizacji założonych w PZZL celów szczegółowych będzie corocznie
dokonywany przez Oddział Kadr i Rozwoju Zawodowego Biura Kadr i Organizacji. w formie
raportu. Ponadto, raz na 5 lat raport, oprócz corocznego monitoringu założonych na dany rok
celów szczegółowych, zawierać będzie obszerną ewaluacją całego procesu zzl w Urzędzie,
porównywalną do Raportu przeprowadzonego za rok 2012 oraz 2013.
PZZL, nie rzadziej niż raz na 3 lata, będzie aktualizowany w oparciu o analizę
skuteczności stosowanych rozwiązań w zakresie zzl oraz ich zgodności z obowiązującymi
procedurami i przepisami prawa.
13
Download
Random flashcards
Create flashcards