Zasady sporządzania wniosków o płatność

Zasady sporządzania wniosku
Beneficjenta o płatność
Podstawa prawna
„Zasady finansowania Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki” – obowiązująca wersja z dnia 25
marca 2009 r.:
 Załącznik nr 5 – „Wzór wniosku o płatność”;
 Załącznik nr 6 – „ Instrukcja wypełniania wniosku o
płatność”.
„Zasady dotyczące sporządzania wniosków o płatność
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”
Cechy dobrego wniosku
o płatność:
 Sporządzony w Generatorze Wniosków Płatniczych
w obowiązującej wersji
 Złożony terminowo w wersji papierowej oraz z wersji elektronicznej,
 Podpisany przez osobę do tego upoważnioną;
 Sporządzony zgodnie z obowiązującą „Instrukcją…”;
 Zawierający wszystkie wymagane załączniki poprawnie sporządzone.
Zasady sporządzania wniosku beneficjenta
o płatność płatność:

Postęp rzeczowy = postęp finansowy;

Beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie
rozliczeniowym z otrzymanych środków dotacji rozwojowej oraz
w ramach wkładu własnego.

Rozliczając wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty
wydatków kwalifikowalnych wynikających z zatwierdzonego wniosku o
dofinansowanie projektu;

Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do
każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu;
Zasady sporządzania wniosku beneficjenta
o płatność:
 Poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem
projektu;
 Co do zasady beneficjent nie musi dołączać kserokopii dokumentów,
potwierdzających poniesione wydatki do wniosku
o płatność; powinny być archiwizowane w siedzibie beneficjenta
i udostępniane w trakcie kontroli,
 Wszystkie dokumenty księgowe (oryginały) muszą być prawidłowo
opisane, tak aby widoczny był związek z projektem
WYJĄTEK – Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem
Częstotliwość składania




Określona w umowie;
Nie rzadziej niż raz na 3 miesiące;
Składany do 8 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego,
Wniosek końcowy do 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu
realizacji projektu.
 Wyjątek: w szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek
beneficjenta IP2 może zwolnić beneficjenta z obowiązku składania
wniosku o płatność w terminie. Przypadek np.: nieponiesienie przez
beneficjenta wydatków w okresie, którego wniosek o płatność dotyczy.
Kontrola składania wniosków
Gdy Beneficjent nie złożył wniosku o płatność w
terminie:
Pismo z przypomnieniem
gdy nie poskutkuje
Wniosek o kontrolę doraźną
Wnioski cząstkowe
• możliwe jest składanie tzw. wniosków
cząstkowych, rozliczających mniej niż 70%
przekazanych transzy,
• w tym przypadku nie jest przekazywana
kolejna transza płatności,
Opis dokumentów
finansowych
w ramach PO KL
Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały)
muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z
projektem.
Wyjątek stanowią koszty pośrednie rozliczane ryczałtem.
W okresie programowania 2007 – 2013 beneficjent nie ma
obowiązku załączania kserokopii dokumentów potwierdzających
poniesienie wydatków.
Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie beneficjenta i
udostępniane w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez
Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Wdrażającą (Instytucją
Pośredniczącą II stopnia)
Minimalny zakres opisu dokumentów księgowych:
 numer umowy o dofinansowanie projektu,
 zapis, że projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu
Społecznego,
 nazwa zadania, w ramach, którego wydatek jest ponoszony,
 kwota kwalifikowalna lub w przypadku, gdy dokument dotyczy kilku zadań
– kilka kwot w odniesieniu do każdego z nich,
 informacja o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej
dokumentu,
 odniesienie do ustawy z 29.01.2004 Prawo zamówień publicznych lub
informacja o zastosowaniu zasady konkurencyjności– jeśli jest to
konieczne
OPIS DOKUMENTÓW FINANSOWYCH
Wzór opisu dokumentu księgowego
Dokument ………(nazwa i numer)………… z dnia ……………….. na kwotę …………………...PLN dotyczy w kwocie …………………...PLN Umowy o dofinansowanie
projektu nr ……………………………………. z dnia ……………….w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym:
1. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie
z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu,
w tym: w ramach cross-financingu………..……….PLN, w ramach kosztów personelu………………….PLN
2. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie
z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu,
w tym: w ramach cross-financingu………..……….PLN, w ramach kosztów personelu………………….PLN
3. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie faktycznie
poniesionych wydatków zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu,
(w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań oraz kosztów pośrednich, należy wykazać wszystkie kwoty kwalifikowane w rozbiciu na poszczególne
zadania oraz koszty pośrednie według powyższego wzoru)
Zakupu dokonano zgodnie z art……….……… Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) lub z zastosowaniem
zasady konkurencyjności.
Sprawdzono pod względem merytorycznym
……………………………………………………………….
(data i podpis osoby upoważnionej)
Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym
…………………………………………………….
(data i podpis osoby upoważnionej)
Przy założeniu, że projekt jest realizowany w
Harmonogram płatności[1])
okresie 01.01.2008-30.09.2008
WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ
1_WNIOSEK ZA OKRES: od 01.01.2008 do 31.03.2008
2_PROJEKT
(1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki
(2) Priorytet: .................................................................................................
(3) Działanie: ............................................................................................
(4) Poddziałanie: ……………………………………………………………………………………
(5) Nazwa projektu: .......................................................................................
(6) Nr umowy/decyzji: ...............................................
(7) Okres realizacji projektu od ................. do ..........................................
(8) Płatność: ……………………………………………………………………………
(9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): 70
000…………………………………..
(10) Wnioskowana kwota (PLN): 150 000…………………………………………
10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE
Nr
transzy
Transza
1
Transza
2
Transza
3
Transza
4
Data
przekazania
płatności
Kwota
transzy
dotacji
rozwojowej
100 000
150 000
125 000
0
Okres za
jaki
składany
będzie
wniosek o
płatność
(od … do
…)
Kwota
planowanych
wydatków do
rozliczenia
70 000
01.0131.03.2008
140 000
01.0430.06.2008
165 000
01.0730.09.2008
Okres rozliczeniowy
Planowane wydatki
(PLN)
Planowana kwota
wnioskowana (PLN)
01.04-30.06.2008
140 000
150 000 (zgodnie z pkt
od … do ...
od … do ...
od … do ...
2_(10)
Załącznik 1
do wniosku o płatność
Zestawienie dokumentów potwierdzających
poniesione wydatki objęte wnioskiem
(po ich faktycznej refundacji ze środków dotacji rozwojowej)
2
3
4
5
Zadanie 1: Zarządzanie projektem
1
Wynagrodzenia brutto za kwiecień 2009
(umowy o pracę):
Jan Kowalski (kierownik projektu) – 3300
zł
Janina Nowak (specjalista ds. rekrutacji) –
2800 zł
Zbigniew Kwiatkowski (specjalista ds.
rozliczeń) – 2950 zł
2
Składki pracodawcy od wynagrodzeń za
kwiecień 2008
6
7
8
9
źródło finansowania
w tym VAT
kwota wydatków
kwalifikowalnych
kwota dokumentu netto
kwota dokumentu brutto
cross-financing (T/N)
nazwa towaru lub usługi
data zapłaty
data wystawienia
dokumentu
numer księgowy lub
ewidencyjny
nr dokumentu
Lp.
1
10
11
ZAŁĄCZNIK 1 DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ
Rodzaje wydatków:
1.Zakup towaru/usługi
Dokumentacja
2.Wynagrodzenie personelu
3.Inne
Ewidencja
Załącznik 2
do wniosku o płatność
Szczegółowa charakterystyka
udzielonego wsparcia
ZAŁĄCZNIK 2 DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ
1.Zgodność danych w odniesieniu do
•Definicji
•Deklaracji BO
•Sprawozdania PEFS
•Zapisów we wniosku o płatność (5_) Postęp
rzeczowy
OBOWIĄZKI BENEFICJENTA
EWIDENCJONOWANIE CZASU PRACY W PROJEKTACH
• Zasady ewidencjonowania czasu pracy w
projektach znajdują się do pobrania na stronie
www.pokl.wup-krakow.pl, w zakładce
Dokumenty do pobrania/Finanse projektu
GENERATOR
WNIOSKÓW
PŁATNICZYCH
Obecnie obowiązująca wersja 2.1.6
do pobrania na stronach
www.efs.gov.pl www.pokl.wup-krakow.pl
Instrukcja: „Zasady finansowania PO KL” - zał.6
Weryfikacja i zatwierdzanie
• Okres weryfikacji – 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia (okres dla
każdej wersji);
• W przypadku , gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola
i złożony został końcowy wniosek o płatność lub jest dokonywana kontrola
doraźna – wstrzymanie terminu do dnia przekazania inf.
o wykonaniu zaleceń pokontrolnych;
• Weryfikacja udokumentowana w formie listy kontrolnej;
• W przypadku stwierdzenia błędów/braków – prośba o poprawę wniosku z
wyznaczeniem terminu;
• Prawo żądania przesłania kserokopii dokumentów księgowych;
Weryfikacja i zatwierdzanie
• Możliwość poprawy lub uzupełnienia wniosku przez IP2 (np. poprzez
przekreślenie i dokonanie korekty na dokumencie wraz z jej
parafowaniem...”
• IP2 nie może poprawiać ani uzupełniać:
 zestawienia dokumentów– chyba, że dotyczy to oczywistych omyłek
pisarskich i rachunkowych (np. NIP);
 załączonych kserokopii dokumentów – chyba, ze dotyczy to oczywistych
omyłek w opisie dokumentów;
 Zatwierdzenie = przygotowanie i przekazanie Beneficjentowi „Informacji o
wynikach weryfikacji wniosku o płatność”
Rozliczenie końcowe projektu
• Beneficjent zobowiązany jest do złożenia końcowego wniosku o płatność i
dokonania zwrotu niewykorzystanych środków ;
• Końcowy wniosek opłatność składany jest w terminie 30 dni
kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu.
• IP2 po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność dokonuje rozliczenia
końcowego
projektu,
w
którym
zawarte
są
dane
z podziałem na źródła finansowania dotyczące:
 środków rozliczonych przez beneficjenta w ramach wszystkich zatwierdzonych
wniosków o płatność.
• Jeśli będzie wynikać wyższa kwota do zwrotu niż ta zwrócona
–istnieje obowiązek zwrotu środków dotacji wraz z odsetkami
w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.
Zasady dotyczące sporządzania wniosków o płatność w
ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Dostępne na stronie
www.pokl.wup-krakow.pl
O czym należy pamiętać :
Wypełnianie wniosku w Generatorze Wniosków Płatniczych
rozpoczynamy od załącznika nr 1
Jeden dokument należy w załączniku nr 1 wykazywać w
jednym zadaniu tylko jeden raz
( w jednym wierszu )
- Wyjątek wydatki związane z cross – financingiem
O czym należy pamiętać:
• W kolumnie 7 kwota dokumentu brutto należy
wskazywać pełną kwotę dokumentu
• W kolumnie 4 należy podawać wszystkie daty zapłaty za
dokument ( na pełną kwotę dokumentu nie jedynie na
kwotę kwalifikowaną )
• W przypadku wynagrodzeń w kolumnie 4 powinny się
znaleźć daty zapłaty wszystkich części składowych kwoty
brutto ( jeżeli daty są różne )
• Towary w kolumnie 5 grupujemy wg stawek VAT
W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie 5
•
•
•
•
Wpisujemy następujące dane :
Imię i nazwisko
Funkcja/stanowisko w projekcie
Informacja o rozliczeniu kwoty netto bądź brutto
wynagrodzenia
• Kwota kwalifikowana
• Okres za jaki wypłacane jest wynagrodzenie
W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie 5 należy
podać:
Dokumenty te należy umieścić w dwóch
wierszach tabeli załącznika nr 1 wniosku o
płatność
• Dokumentami potwierdzającymi poniesienie
wydatków związanych z wynagrodzeniem jest:
• lista płac/rachunki (na kwotę brutto
wynagrodzenia)
• ZUS DRA
O czym należy pamiętać:
• Na załączonych do wniosku o płatność
wyciągach bankowych przy każdej rozliczanej
w danym wniosku o płatność kwocie należy
ręcznie dopisać pozycję Załącznik nr 1
Dziękuję za uwagę
ZESPÓŁ PROGRAMÓW RYNKU PRACY
TEL. 012 428-78-34
Małgorzata Miklasińska
[email protected]