Obsługa uchwał i zarządzeń oraz sprawozdawczości budżetowej i

Komunikat KR RIO w sprawie nowego systemu sprawozdawczości elektronicznej BeSTi@
Szanowni Państwo,
Na przełomie 2005/2006 planowane jest nieodpłatne udostępnienie jednostkom samorządu
terytorialnego nowego systemu informatycznego BeSTi@, który ma zastąpić BudzetST II. Jednostki samorządu
terytorialnego otrzymają to oprogramowanie z MF za pośrednictwem regionalnych izb obrachunkowych.
System informatyczny Be-STi@ powstaje w ramach projektu Phare PL2002/IB/FI/03. W porównaniu do
BudzetST II znajduje się w nim wiele nowych funkcjonalności, które uwzględniają potrzeby jednostek
samorządu terytorialnego.
Mnogość funkcji, w które wyposażono nowy system sprawia, że ma on szansę stać się skutecznym
narzędziem do zarządzania finansami publicznymi w sektorze samorządowym dla JST, RIO oraz MF.
Co szczególnie ważne - nowy system udostępni również możliwość wykorzystania podpisu elektronicznego.
Funkcjonalność ta jest szczególnie przydatna w sprawozdawczości budżetowej, gdyż pozwoli na
wyeliminowanie uciążliwości wynikających z odręcznego podpisywania dokumentów papierowych. Mechanizm
zaimplementowany w systemie Be-STi@ pozwoli na podpisanie nie tylko pojedynczego sprawozdania ale
również całego zestawu sprawozdań. Ponadto w przypadku zastosowania podpisu kwalifikowanego wyeliminuje
konieczność składania dokumentów w wersji papierowej.
System będzie umożliwiał komunikację z systemami zewnętrznymi dzięki wbudowanym mechanizmom
importu i eksportu danych. BeSTi@ będzie obsługiwała wczytywanie danych z plików XML w formacie, który
zostanie opisany w publicznie dostępnej dokumentacji technicznej systemu. To oznacza m.in., że będzie
możliwe wczytanie do nowego systemu danych sprawozdawczych z tych systemów FK, których twórcy
udostępnią możliwość generowania danych zgodnie z tą dokumentacją.
Bardzo istotną cechą nowego systemu jest to, że dane udostępnione w każdym raporcie systemu można
będzie zapisywać do pliku, w kilkunastu najpopularniejszych formatach. Ten fakt oraz różnorodność
wbudowanych raportów, które w razie potrzeby będzie można modyfikować a także możliwość dołączania
nowych własnych raportów oznacza, że system będzie można wykorzystywać nie tylko do obsługi
sprawozdawczości czy planowania budżetów, ale również i do innych celów, na przykład przygotowania
publikacji dokumentów na stronach własnego Biuletynu Informacji Publicznej, przygotowania elektronicznych
wersji aktów prawa miejscowego do publikacji w dzienniku urzędowym województwa, itd.
Nowy system dla jednostek samorządu terytorialnego będzie podzielony na następujące moduły:
- uchwały
- sprawozdania
- raporty
- administracja
oraz „komunikacja” - moduł dedykowany wyłącznie do wymiany informacji.
Moduł „Sprawozdania”
Z merytorycznego punktu widzenia jest to najistotniejszy moduł systemu, który ma realizować główny cel
projektu Phare. Moduł ten będzie zapewniał wszystkie możliwości oferowane dotychczas przez system
BudzetST II tak w zakresie importu jak ręcznego wprowadzenia sprawozdań zbiorczych w okresach
kwartalnych. Dodatkowo zostaną udostępnione następujące możliwości:

wprowadzanie sprawozdań jednostek organizacyjnych poprzez:
o
import utworzonego przez system finansowo-księgowy pliku o ustalonym formacie zgodnym z
dokumentacją techniczną systemu BeSTi@ (w celu umożliwienia firmom komercyjnym
dostosowania swoich produktów do wymagań systemu BeSTi@ format wymiany danych będzie
powszechnie dostępny)
o
ręcznie na formatce ekranowej,

automatyczną agregację sprawozdań jednostkowych do sprawozdań zbiorczych,

wprowadzanie lub importowanie z innych systemów sprawozdań miesięcznych, pozostających
wyłącznie w dyspozycji jednostki samorządowej,

sporządzania bilansów jednostkowych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw
pomocniczych oraz bilansów łącznych jednostek organizacyjnych w podziale na formy prawne
prowadzonej działalności,

sporządzania bilansu z wykonania budżetu oraz bilansu skonsolidowanego.
Jednocześnie należy zaznaczyć, iż ani sprawozdania jednostkowe ani sprawozdania miesięczne nie będą
przesyłane z JST do RIO lub MF. Pozostaną one do wyłącznego wykorzystania w jednostce samorządu
terytorialnego.
Ważną zmianą będzie również wprowadzenie zasady sporządzania wszystkich sprawozdań z dokładnością
prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli w złotych i groszach niezależnie od tego czy będzie to sprawozdanie
jednostkowe, zbiorcze czy łączne)
Jednostki samorządowe, które zdecydują się na prowadzenie ewidencji danych z uchwał budżetowych,
zmieniających oraz zarządzeń w nowym systemie Be-STi@ uzyskają możliwość automatycznego wypełnienia
kolumn sprawozdawczości zawierających „Plan”. W połączeniu z możliwością importu informacji o wykonaniu
z systemów finansowo-księgowych powinno to w bardzo znaczący sposób skrócić czas niezbędny do
sporządzenia kompletu sprawozdań za dany okres sprawozdawczy.
Wszelkie informacje wprowadzone do tego modułu (miesięczne i kwartalne sprawozdania jednostkowe,
miesięczne i kwartalne sprawozdania zbiorcze) będą dostępne dla dalszych analiz w dowolnie wybranych przez
użytkownika przekrojach.
Moduł „Uchwały”
Moduł ten będzie dedykowany przede wszystkim jednostkom samorządu terytorialnego. Intencją
jego dołączenia było wspieranie zadań z zakresu planowania budżetowego, począwszy od etapu
przygotowania projektu budżetu. Możliwe, acz nieobowiązkowe, będzie również przesyłanie
przez jednostki samorządu terytorialnego do regionalnych izb obrachunkowych danych zawartych
w załącznikach do uchwał oraz zarządzeń w sprawach budżetu i jego zmian.
Generalnie dane przekazane do RIO za pośrednictwem tego modułu nie będą
przekazywane do Ministerstwa Finansów. Jedynym wyjątkiem będą dane zawarte w projektach
budżetu jednostek samorządowych. Wynika to z konieczności wypełnienia pewnych luk
informacyjnych w danych niezbędnych Ministerstwu Finansów do spełnienia wymogów
EUROSTATu. Dokument ten (projekt budżetu lub budżet) będzie musiał zostać wprowadzony do
systemu obligatoryjnie.
Główne cechy tego modułu to:
1) bardzo duża elastyczność umożliwiająca praktycznie dowolne, ale zgodne z prawem
ukształtowanie postaci i zawartości załączników do projektu budżetu, uchwały budżetowej
oraz uchwał/zarządzeń wprowadzających zmiany do budżetu, planów finansowych i układów
wykonawczych,
2) wprowadzenie udogodnień przyspieszających pracę, w szczególności:
a) gotowych do użycia „od ręki” wzorów/szablonów załączników planistycznych takich jak
np. prognoza długu,
b) mechanizmów przyspieszających opracowanie załączników do projektu budżetu na rok
przyszły (takich jak plan dochodów, plan wydatków, itp.) na podstawie budżetu roku
bieżącego,
3) możliwość konstruowania projektu budżetu „od ogółu do szczegółu”- lub odwrotnie - w
zależności od praktyki stosowanej w danej jednostce samorządu terytorialnego.
Ponadto w systemie zostaną zaimplementowane słowniki grup paragrafów w układzie niezbędnym
do spełnienia wymogów określonych w art. 124 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o finansach publicznych.
Jednak każda jednostka samorządu terytorialnego będzie mogła w ramach tak zdefiniowanych
grup, dowolnie zwiększyć szczegółowość uchwalanego budżetu.
Wszelkie informacje planistyczne wprowadzone na formularzach będzie można wykorzystać we
wszystkich analizach, co w połączeniu z możliwością zestawienia danych sprawozdawczych
jednostek organizacyjnych, powinno „zbudować” bardzo silne narzędzie do zarządzania finansami
publicznymi na poziomie każdej jst.
Dodatkowym elementem, który wzbogaca nowy system jest możliwość przechowywania w
systemie nie tylko wybranych planistycznych danych finansowych, ale również wszelkich innych
- załączników oraz treści samej uchwały - co pozwoli na stworzenie bezpiecznego elektronicznego
archiwum podjętych przez każdą jednostkę samorządu terytorialnego uchwał i zarządzeń w
sprawie budżetu i jego zmian.
Podstawowe informacji techniczne
Dla poprawnego uruchomienia systemu BeSTi@ niezbędne będą:
- komputer na serwer bazy danych (który może pełnić jednocześnie funkcję stacji roboczej)
- łącze internetowe o przepustowości conajmniej 128 kbits (lub większej)
System ma możliwość pracy wielostanowiskowej z wykorzystaniem sieci LAN i protokołu
TCP/IP. Nie będzie ograniczeń licencyjnych na ilość stacji roboczych. Do serwera bazy danych
systemu BeSTi@ będzie również można podłączyć stacje robocze znajdujące się poza siedzibą
urzędu (np. w szkołach, przedszkolach itd.) o ile stałe łącze do Internetu będzie spełniało
dodatkowe wymagania co do przepustowości i stabilności.
Serwer bazy danych / stacja robocza
System operacyjny z rodziny MS Windows:
- Windows XP (zalecana)
- Windows 98 SE PL
- Windows 2000 server
- Windows 2000 pro
- Windows 2003 server
- Windows NT (SP 6)
Serwer bazy danych:
- MSDE 2000 lub wyższy (zostanie udostępniony na nośniku CD z wersją instalacyjną systemu BeSTi@)
- MS SQL Server 2000 lub wyższy
Wymagania sprzętowe:
Procesor
RAM
HDD
Karta grafiki
Minimalne
Intel Pentium 400MHz lub szybszy
128 MB
150 MB wolnej przestrzeni na dysku
twardym,
min rozdzielczość 800x600 w 256
kolorach
Zalecane
Intel Pentium 1GHz lub szybszy
256 MB
min rozdzielczość 1024x768
(kolor 16 bit)
Uwaga:
Analogicznie jak w przypadku systemu BudzetST II komputer, na którym zostanie zainstalowany serwer bazy
danych będzie można używać jako stacji roboczej.
Wówczas konieczne będzie zapewnienie dodatkowych 200 MB wolnej przestrzeni na dysku twardym.
Ważne terminy
Grudzień 2005/Styczeń 2006r.
Styczeń/Luty 2006 r.
Kwiecień 2006 r.
udostępnienie wersji instalacyjnej nowego systemu BeSTi@
przekazanie danych z projektów budżetów/uchwał budżetowych z JST ->
RIO -> MF
PIERWSZE przekazanie danych sprawozdawczych za I kw 2006 r.
Uwaga:
Sprawozdania za IV kw 2005 r. będą sporządzane w programie BudzetST II !!