Zasady sporządzania dokumentów finansowych materiały dla

Zasady sporządzania dokumentów finansowych
materiały dla mokotowskich wspólnot mieszkaniowych
Sprawozdanie finansowe z działalności zarządu
Wyciąg z artykułu
„4. Niezmiernie istotną cechą sprawozdania rocznego jest to, że jest to sprawozdanie zarządu
wybranego w trybie art. 20 lub zarządcy ustanowionego w trybie art. 18 ust. 1 uwl. Jeżeli mamy do
czynienia z tym pierwszym przypadkiem, to tylko zarząd może złożyć sprawozdanie właścicielom
lokali i nie może scedować tego obowiązku na zarządcę wykonującego zadania zlecone przez zarząd.
Zarządca może być zobligowany do przygotowania sprawozdania, ale zarząd musi je podpisać i
przedłożyć właścicielom lokali (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 28 czerwca 1999
r., sygn. akt I ACa 282/99: Sprawozdanie finansowe zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest
dokumentem, który musi pochodzić od zarządu. Niepodpisanie tego sprawozdania oznacza, że jest to
jedynie projekt dokumentu, sprzeczny z wymogami art. 30 ustawy o własności lokali. Projekt
sprawozdania nie mógł być więc przedmiotem obrad, ani tym bardziej nie mógł stanowić podstawy
do udzielenia zarządowi absolutorium.)
W świetle wyroku pozornie drobne uchybienie – brak podpisu – może być poczytywane za przyczynę
nieprawidłowego zwołania zebrania.”
Michał Czapliński
Strona internetowa Urzędu Dzielnicy Warszawa Mokotów
dot. wspólnot mieszkaniowych
Redakcja Zarzadca.pl
Portal Informacyjny kierowany do zarządców i członków
wspólnot mieszkaniowych.
Braki formalne sprawozdania finansowego wspólnoty mieszkaniowej
Sprawozdanie finansowe winno być podpisane przez organ, od którego pochodzi a więc przez zarząd
(lub zarządcę, któremu powierzono zarząd nieruchomością w trybie art. 18 ustawy o własności
lokali). Nie jest zatem dopuszczalne, aby złożyła na nim podpis jedynie osoba odpowiedzialna za jego
sporządzenie - np. administrator obiektu. Bez znaczenia jest tutaj okoliczność, że wspólnota
mieszkaniowa zleciła administrowanie obiektem licencjonowanemu zarządcy nieruchomości
i w umowie zobowiązała go m.in. do sporządzania sprawozdań finansowych. Przecież obowiązek taki
dotyczy jedynie wykonania technicznych czynności związanych z rejestracją zdarzeń, operacji
finansowych poczynionych przez zarząd w danych roku obrachunkowym.
Prawidłowe zarządzanie nieruchomością wspólną polega między innymi na zgodnym
z obowiązującymi przepisami prawa prowadzeniu rachunkowości wspólnoty mieszkaniowej.
Obowiązek ten spoczywa na zarządzie wspólnoty ( lub zarządcy, któremu powierzono zarząd w
trybie art. 18 ustawy o własności lokali ) i formułuje go art. 20 ustawy o własności lokali
zobowiązując zarząd do prowadzenia pozaksięgowej ewidencji finansowej kosztów, zaliczek
uiszczanych przez właścicieli na ich pokrywanie oraz rozliczeń z innych tytułów na rzecz
nieruchomości wspólnej.
Działalność zarządu jest jawna, każdy z właścicieli lokalu posiada legitymację do przeprowadzania
kontroli tej działalności, art. 29 cyt. ustawy: „prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu
właścicielowi lokalu". Ponadto, co najmniej raz w roku, ale nie później niż w pierwszym kwartale zarząd obowiązany jest zwołać zebranie ogółu właścicieli lokali ( art. 30 ustawy ) i złożyć na nim
sprawozdanie ze swej działalności. Dopiero na tej podstawie właściciele lokali podejmują uchwałę w
przedmiocie udzielenia absolutorium, co poprzedzone jest oceną pracy zarządu.
Ustawodawca nadaje więc szczególną rangę kwestii sprawozdania zarządu, którego częścią składową
jest sprawozdanie finansowe; zarząd zobowiązany jest je złożyć na zebraniu, udzielić właścicielom
wyjaśnień dotyczących gospodarki finansowej. Oczywiście, jeżeli wówczas właściciele nie podejmą
uchwały w przedmiocie udzielenia absolutorium, np. z uwagi na brak wymaganej większości, można
kontynuować głosowanie w drodze indywidualnego zbierania głosów. Nie jest jednak możliwe
zastosowanie takiego trybu głosowania bez uprzedniego zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej
- zgodnie z wymogami art. 30 ustawy o własności lokali.
Sprawozdanie finansowe winno być podpisane przez organ, od którego pochodzi a więc przez zarząd
(lub zarządcę, któremu powierzono zarząd nieruchomością w trybie art. 18 ustawy o własności
lokali). Nie jest zatem dopuszczalne, aby złożyła na nim podpis jedynie osoba odpowiedzialna za jego
sporządzenie - np. administrator obiektu. Bez znaczenia jest tutaj okoliczność, że wspólnota
mieszkaniowa zleciła administrowanie obiektem licencjonowanemu zarządcy nieruchomości i w
umowie zobowiązała go m.in. do sporządzanie sprawozdań finansowych. Przecież obowiązek taki
dotyczy jedynie wykonania technicznych czynności związanych z rejestracją zdarzeń, operacji
finansowych poczynionych przez zarząd w danych roku obrachunkowym.
Przepis art. 52 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku stanowi, iż wszyscy
członkowie wieloosobowego organu winni podpisać sprawozdanie finansowe. Ponadto, zgodnie z
brzmieniem art. 30, ust. 2 ustawy o własności lokali przedmiotem zebrania ogółu właścicieli lokali
winno być m.in. sprawozdanie finansowe zarządu z jego działalności. Jeżeli zatem dokumentu tego
nie podpisał zarząd, to od zarządu on nie pochodzi i nie może być podstawą udzielenia absolutorium z
jego działalności (tak Sąd Apelacyjny w Warszawie, I Aca 282/99 - OSA 2001/1, poz. 7, str. 47).
Zatem nie podpisanie sprawozdania finansowego przez członków zarządu to uchybienie na tyle
istotne, że stanowi podstawę uchylenia uchwały o udzieleniu zarządowi absolutorium z jego
działalności.
Absolutorium dla zarządu
Zgodnie z przepisami przedstawione na zebraniu rocznym sprawozdanie finansowe ma podlegać
ocenie członków wspólnoty. Właściciele mają obowiązek głosować nad uchwałą o przyjęciu lub
odrzuceniu sprawozdania, a następnie - również obligatoryjnie - nad uchwałą o udzieleniu
zarządowi absolutorium. W ten sposób ustawodawca dał prawo właścicielom wyrażenia co roku
opinii na temat pracy zarządu. Niestety, przepisy nie precyzują, co się dzieje, jeśli zarząd nie
uzyska absolutorium. Można by się spodziewać, że przyzwoici ludzie, którzy zostaną krytycznie
ocenieni przez wspólnotę, w takiej sytuacji po prostu składają rezygnację. Ale bywa - i to wcale nie
rzadko - że zarząd raz zdobytej władzy nie chce oddać. Wtedy właściciele mogą jeszcze na tym
samym zebraniu zgłosić projekt uchwały o odwołaniu zarządu. Trzeba tylko pamiętać, że
należy mieć chętnych, którzy zgodzą się przejąć obowiązki po odwołanych.
Póki nowy zarząd nie zostanie wybrany, dotychczasowy musi pracować - nawet jeżeli została już
podjęta uchwała o jego odwołaniu. Nie można bowiem dopuścić do sytuacji, w której wspólnota nie
ma zarządu. Chociażby dlatego, że nadal przecież muszą być zatwierdzane przelewy zgodnie z
podjętymi wcześniej zobowiązaniami. Zmiana zarządu nie oznacza też natychmiastowej zmiany
zarządcy (administratora). Pracuje on na podstawie umowy ze wspólnotą i ewentualne jej
rozwiązanie musi nastąpić zgodnie z zawartymi w niej zapisami.
Członkostwo we wspólnocie mieszkaniowej przed ustanowieniem
odrębnej własności lokalu
Tekst pochodzi z numeru: 11 [111] listopad 2007
www.nieruchomosci.beck.pl
W dniu 2.10.2007 r. warszawski Sąd Apelacyjny wydał wyrok, który może mieć znaczący
wpływ na praktykę funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych. W sprawie prowadzonej pod
sygnaturą akt I ACa 756/07 Sąd Apelacyjny w Warszawie orzekł, że z uprawnień członka
wspólnoty mieszkaniowej można korzystać jeszcze przed wpisem do księgi wieczystej
prawa odrębnej własności lokalu.
Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o własności lokali umowa o ustanowieniu odrębnej własności
lokalu powinna mieć formę aktu notarialnego, a do powstania tej własności niezbędny jest
wpis do księgi wieczystej. Oznacza to, że w przypadku ustanowienia odrębnej własności
lokalu wpis do księgi wieczystej ma charakter konstytutywny, tj. nabywca lokalu formalnie
staje się jego właścicielem dopiero z chwilą wpisu do księgi wieczystej, a nie już w
momencie podpisania aktu notarialnego. Tymczasem do powstania wspólnoty mieszkaniowej
dochodzi wraz z wykupieniem pierwszego lokalu.
Omawiany wyrok zapadł w sprawie o uchylenie kilku uchwał wspólnoty kamienicy na
warszawskim Grochowie zaskarżonych przez firmę deweloperską. Jedna z uchwał
pozbawiała dewelopera zarządu we wspólnocie. Wspólnota podjęła zakwestionowaną
uchwałę w okresie, kiedy większości jej członków nie przysługiwało jeszcze prawo własności
lokalu, gdyż nie była jeszcze wpisana do księgi wieczystej.
Żądając uchylenia uchwały, deweloper wskazywał właśnie na tę okoliczność, że w dniu
zebrania członków wspólnoty większość z nich nie była właścicielami, a zatem nie wchodziła
do wspólnoty i nie miała prawa głosować.
W uzasadnieniu wyroku Sąd Apelacyjny potwierdził, że bez wpisu do księgi wieczystej
nabywca lokalu nie jest jeszcze właścicielem. Uznał jednak, że mimo wszystko może
korzystać z praw we wspólnocie mieszkaniowej. Okres od dnia zawarcia aktu notarialnego i
złożenia wniosku o wpis do księgi wieczystej do dnia dokonania takiego wpisu jest okresem
pewnego zawieszenia, w czasie którego nabywcy mogą korzystać z uprawnień członka
wspólnoty. Z tym że czynności takich członków (np. głosowanie przy podejmowaniu uchwał)
są traktowane jako ważne (od dnia ich podjęcia), pod warunkiem że nabywca zostanie
wpisany do księgi jako właściciel. Zatem nabywca, mimo że nie jest jeszcze właścicielem
mieszkania, może brać udział w obradach wspólnoty i głosować jak właściciel.
Rozstrzygnięcie to może dotyczyć wielu wspólnot mieszkaniowych. W dużych aglomeracjach
oczekiwanie na wpis do księgi wieczystej, a więc wspomniany powyżej okres zawieszenia,
może trwać nawet kilka miesięcy.
W omawianym wyroku wyjaśniona została także inna kontrowersyjna kwestia. Mianowicie
Sąd Apelacyjny uznał, że podczas zebrań wspólnot mieszkaniowych wystarczy mniej
formalne potwierdzenie tożsamości i uprawnień właścicieli biorących w nich udział. Dotyczy
to nie tylko uchwał wspólnoty podejmowanych w zwykłej formie pisemnej, ale także uchwał
protokołowanych przez notariusza. Jak już zostało wskazane powyżej jedna z zaskarżonych
przez dewelopera uchwał dotyczyła pozbawienia dewelopera zarządu we wspólnocie, który to
zarząd deweloper zapewnił sobie w umowach z nabywcami mieszkań. Zgodnie z art. 18 ust.
2a ustawy o własności lokali zmiana tak ustalonego zarządu może nastąpić na podstawie
uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Z kolei odnośnie uchwał
sporządzanych przez notariusza art. 104 Prawa o notariacie przewiduje, że protokoły spisuje
się w formie aktu notarialnego, a podpisują je przewodniczący zgromadzenia i notariusz.
Generalnie notariusz ma zatem obowiązek stwierdzić tożsamość osób biorących udział w
czynności. Powinno to nastąpić na podstawie przewidzianych przez prawo dokumentów (w
praktyce wystarczy okazanie dowodu osobistego lub paszportu). Z protokołu
dokumentującego powzięcie zakwestionowanej przez dewelopera uchwały wynika, że w
zebraniu uczestniczyło 35 nabywców lokali spośród 47 i za uchwałą głosowali jednomyślnie.
Kolejna uchwała, zgodnie z dyspozycją przywołanego powyżej art. 18 ust. 2a ustawy o
własności lokali, podejmowana była już z uczestnictwem notariusza. Sporządzając protokół
notariusz odniósł się do listy obecności podpisanej na samym początku zebrania i odnotował:
„poinformowano mnie, że zgodnie z listą obecności na drugiej części zebrania jest 35
członków”. Z treści protokołu wynika więc, że notariusz poprzestał na przyjęciu informacji o
liczbie uczestniczących w zebraniu bez szczegółowego sprawdzenia ich tożsamości. W ocenie
Sądu Apelacyjnego tak sporządzony protokół jest wystarczający dla ważności i skuteczności
uchwały. Wyrok jest prawomocny.