Regulamin

Załącznik nr 1 do uchwały nr 6/2016
Zarząd Spółki KPK Sp. z o.o. w Żarnowcu
z dnia 01.03.2016r.
Regulamin udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 30 000 euro
Przepisy ogólne
§1
1. Krokowskie Przedsiębiorstwo Komunalne Sp. z o.o. w Żarnowcu dla zamówień dotyczących usług,
dostaw i robót budowlanych stosuje obowiązujące przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo
zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164).
2. Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień przez Krokowskie Przedsiębiorstwo Komunalne
Spółka z o.o. w Żarnowcu, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty
30 000 euro.
Przepisy niniejszego Regulaminu stosuje się dla zamówień udzielanych w celu zapewnienia
Zamawiającemu dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty.
Definicje
§2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) cenie – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o
informowaniu o cenach i usług (Dz. U. poz. 915):
2) dostawach - należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności
na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu;
3) Kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć osobę lub organ, który – zgodnie
z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową – jest uprawniony do zarządzania zamawiającym,
z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez zamawiającego;
4) najkorzystniejszej ofercie - należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans
ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, albo ofertę
z najniższą ceną, a w przypadku zamówień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej,
których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący – ofertę, która
przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu
zamówienia publicznego;
5) robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót
budowlanych kreślonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2c lub obiektu budowlanego, a
także realizację obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami
określonymi przez zamawiającego;
6) usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty
budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 2a lub
art. 2b;
7) Wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną
nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła
ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
8) Zamawiającym - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną
nieposiadającą osobowości prawnej obowiązaną do stosowania ustawy;
9) zamówieniach publicznych - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między
Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane;
10) Ofercie częściowej – należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z treścią specyfikacji
istotnych warunków zamówienia, wykonanie części zamówienia publicznego;
11) Ofercie wariantowej – należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z warunkami określonymi
w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, odmienny niż określony przez zamawiającego sposób
wykonania zamówienia publicznego;
12) postępowaniu o udzielenie zamówienia – należy przez to rozumieć postępowanie wszczynane w drodze
publicznego ogłoszenia o zamówieniu lub przesłania zaproszenia do składania ofert albo przesłania
zaproszenia do negocjacji w celu dokonania wyboru oferty wykonawcy, z którym zostanie zawarta
umowa w sprawie zamówienia publicznego, lub – w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki –
wynegocjowania postanowień takiej umowy;
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Zasady udzielania zamówień
§3
Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób
zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie Wykonawców.
Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia
wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne.
Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.
Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada Kierownik
Zamawiającego.
Kierownik Zamawiającego może pisemnie powierzyć wykonanie zastrzeżonych dla niego czynności
pracownikom Zamawiającego.
Kierownik Zamawiającego może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania
o udzielenie zamówienia, w drodze pełnomocnictwa własnej jednostce organizacyjnej lub osobie
trzeciej.
Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają pracownicy
Zamawiającego w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności
związane z przygotowaniem postępowania.
Zamówienia udziela Kierownik Zamawiającego.
Zamknięcie postępowania
§4
1. Kierownik Zamawiającego zastrzega sobie prawo zamknięcia postępowania o udzielenie zamówienia
bez dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, jeśli:
a) nie złożono żadnej oferty lub złożone oferty nie są zgodne z treścią zapytania ofertowego,
b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na
realizację przedmiotu zamówienia,
2. Wykonawca nie może wnosić w stosunku do Zamawiającego żadnych roszczeń związanych z
zamknięciem postępowania.
1.
2.
3.
4.
Ustalenie wartości zamówienia
§5
Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez
podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.
Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części
lub zaniżać jego wartości.
Jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1
pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3 i 4, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość
zamówień uzupełniających.
Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia
w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest
łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie:
1) kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na
podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym,
jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca
1994 r. – Prawo budowlane;
2) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych
w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie
robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane;
3) przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw
związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez zamawiającego do dyspozycji
wykonawcy;
4) Minister właściwy do spraw budownictwa, lokalnego planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz
mieszkalnictwa określi, w drodze rozporządzenia:
1) metody i podstawy sporządzania kosztorysu inwestorskiego,
2) metody i podstawy obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów
robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym – uwzględniając dane
techniczne, technologiczne i organizacyjne, mające wpływ na wartość zamówienia.
5) Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna
wartość zamówień tego samego rodzaju:
1) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym,
z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na
dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo, których
zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub
dostawie.
2) Wybór podstawy ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo
nie może być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy.
6)
7)
Jeżeli zamówienia udziela się na czas:
1) nieoznaczony, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy
wykonywania zamówienia;
2) oznaczony:
a) nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu
wykonywania zamówienia,
b) dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu
wykonywania zamówienia, a w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy nabywane
na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu z uwzględnieniem również wartości końcowej
przedmiotu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia
postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz
nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli
przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.
Prezes Rady Ministrów co najmniej raz na dwa lata określi, w drodze rozporządzenia, średni kurs
złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień, z
uwzględnieniem ogłoszonych przez Komisję Europejską w Dzienniku Urzędowym Unii
Europejskiej równowartości progów stosowania procedur udzielania zamówień
Progi udzielania zamówienia
§6
Procedury udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 30 000 euro, regulowane są w układzie:
1. Przy wartości nieprzekraczającej kwoty 2000 euro (słownie: dwa tysiące euro) netto niniejszego
regulaminu nie stosuje się.
2. Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty 2000 euro (słownie: dwa tysiące euro) netto,
a nieprzekraczającej kwoty 14 000 euro (słownie: czternaście tysięcy euro) netto, dla których prowadzi
się rozeznanie cenowe.
3. Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty 14 000 euro (słownie: czternaście tysięcy
euro) netto, a nieprzekraczającej kwoty 30 000 euro (słownie: trzydzieści tysięcy euro) netto, dla
których prowadzi się - zapytanie ofertowe.
4. Ponadto wprowadza się „Rejestr zamówień o wartości od 2000 euro netto do 30 000 euro netto”,
którego wzór przedstawia załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
§7
Procedurę udzielania zamówienia o wartości powyżej 2000 euro netto i nieprzekraczającej 30 000 euro
netto rozpoczyna akceptacja wniosku (załącznik nr 3) przez Kierownika Zamawiającego.
Rozeznanie cenowe
§8
Zamawiający musi przeprowadzić rozeznanie cenowe w formie: wydruki ze stron internetowych, pisma,
listy elektroniczne, informacje handlowe, oferty lub informacje przesłane przez Wykonawców z własnej
inicjatywy.
Dokumenty dotyczące rozeznania cenowego powinny zawierać:
a) datę sporządzenia lub wydruku;
b) informacje od co najmniej 2 wykonawców, w przypadku odpowiedzi na zamieszczone ogłoszenie
na ogólnodostępnej stronie internetowej wystarczy jedna ważna oferta;
c) Zamawiający wybiera ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans cen;
d) z czynności rozeznania cenowego sporządza się notatkę (załącznik nr 4);
e) decyzję w sprawie wyboru wykonawcy podejmuje Kierownik Zamawiającego akceptując notatkę
służbową pracownika odpowiedzialnego za realizację zamówienia.
Zapytanie ofertowe
§9
1. Zapytania ofertowe, o których mowa w § 6, ust. 3 – Zamawiający kieruje na piśmie drogą pocztową lub
elektroniczną lub faxu lub w drodze bezpośredniego doręczenia do co najmniej 3 Wykonawców, chyba
że na rynku istnieje mniej Wykonawców oferujących przedmiot zamówienia
2. Przeprowadzenie postępowania dla zapytania ofertowego powinno spełniać warunki:
a) zapytanie ofertowe musi zawierać: nazwę Zamawiającego, przedmiot zamówienia, oczekiwany
termin realizacji, miejsce i termin złożenia oferty;
b) należy zebrać co najmniej 2 ważne oferty od Wykonawców;
c) termin składania ofert nie powinien być krótszy niż 7 dni;
d) oferty powinny być złożone w formie pisemnej, w języku polskim, w terminie i miejscu
określonym przez Zamawiającego – osobiście w siedzibie Spółki bądź przesyłką pocztową lub za
pomocą poczty elektronicznej;
e) Zamawiający wyznacza osobę lub powołuje Komisję, której zadaniem jest właściwe
przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie zapytania ofertowego;
f) Zamawiający może unieważnić oferty, które wpłynęły po określonym terminie;
g) Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru oferty, która przedstawia najkorzystniejszy bilans
ceny i pozostałych, określonych w zapytaniu ofertowym warunków, stanowiących przedmiot
zamówienia;
h) Zamawiający sporządza protokół (załącznik nr 6) z przeprowadzonego zapytania ofertowego;
i) w przypadku gdy najkorzystniejsza oferta przedstawia cenę wyższą, niż kwota jaką Zamawiający
zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, procedura wyboru Wykonawcy może zostać
unieważniona;
j) decyzję w sprawie wyboru wykonawcy podejmuje Kierownik Zamawiającego akceptując
dokumentację z przeprowadzonego postępowania.
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5.
§ 10
W przypadku gdy przeprowadzenie rozeznania cenowego lub zapytania ofertowego nie jest możliwe,
Zamawiający powinien uzasadnić okoliczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania
cenowego lub zapytania ofertowego w protokole.
Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne i na wniosek Wykonawcy dokumenty dotyczące
postępowania mogą być udostępnione.
Zamawiający jest zobowiązany poinformować mailowo lub pisemnie wszystkich Wykonawców
biorących udział w postępowaniu o wyborze najkorzystniejszej oferty.
Całą dokumentację o udzielenie zamówienia należy przechowywać w siedzibie Spółki, w sposób
gwarantujący jego nienaruszalność przez okres 4 lat.
Dla zamówień o wartości powyżej 2000 euro netto, a nie przekraczających 30 000 euro netto udziela się
zamówienia przez pisemną umowę określającą warunki realizacji przedmiotu zamówienia.
Komisja
§ 11
Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia
o wartości powyżej 2000 euro netto i nieprzekraczającej 30 000 euro netto wykonuje osoba
wyznaczona lub Komisja, która jest powołana przez Kierownika Zamawiającego na podstawie
zarządzenia wewnętrznego.
Do Komisji są powoływani członkowie tj. Przewodniczący Komisji oraz dwóch członków Komisji.
Odwołania członków Komisji dokonuje Kierownik Zamawiającego, w drodze zarządzenia
wewnętrznego.
Członek Komisji zobowiązany jest rzetelnie, obiektywnie i bezstronnie wykonywać powierzone mu
czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.
Komisja jest zobowiązana sporządzić protokół z postępowania, który powinien co najmniej zawierać:
- opis przedmiotu zamówienia,
- informacje o trybie udzielania zamówienia,
- wyznaczony termin i miejsce składania ofert,
- kwotę brutto przeznaczoną na realizację zamówienia,
- informacje o Wykonawcach biorących udział w postępowaniu,
- cenę i inne istotne elementy oferty (m. in. termin realizacji, warunki płatności, warunki gwarancji
jeżeli jest wymagana),
- informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty, odrzucenie bądź unieważnienie
postępowania o udzielenie zamówienia.
Wykonawcy
§ 12
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące:
1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa
nakładają obowiązek ich posiadania;
2) posiadania wiedzy i doświadczenia;
3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia;
4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Umowy
§ 13
Do umów w sprawach zamówień stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego, jeżeli przepisy Regulaminu
nie stanowią inaczej.
Zamówienie o wartości nie przekraczającej 2000 euro netto zostanie udzielone na podstawie zlecenia.
Zakres świadczenia Wykonawcy, wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w
ofercie.
Umowę zawiera się na czas określony.
Udzielenie zamówienia na roboty budowlane zawsze wymaga zawarcia pisemnej umowy niezależnie od
wartości zamówienia.
Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której
dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika
z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są
korzystne dla Zamawiającego.
Postanowienia końcowe
§ 14
1. Za prawidłowość przeprowadzonych procedur w oparciu o niniejszy Regulamin odpowiada osoba lub
Komisja, której powierzono przeprowadzenie danego zamówienia.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania uchwały nr 6/2016 z dnia 01.03.2016r przez
Kierownika Zamawiającego.
Żarnowiec, dnia 01.03.2016
Załączniki:
1. Wzór – Rejestr zamówień o wartości od 2000 euro netto do 30 000 euro netto
2. Wzór – Szacunek wartości zamówienia
3. Wzór – Wniosek o udzielenie zamówienia
4. Wzór – Notatka z rozeznania cenowego
5. Wzór – Zapytania ofertowego
6. Wzór – Protokół z przeprowadzonego postępowania
7. Oświadczenie o przejrzystości osoby prowadzącej postępowanie