Case Study Lasy Państwowe wdrażają System Informowania Kierownictwa Projekt Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe każdego miesiąca otrzymuje dane dotyczące gospodarki leśnej z ponad 400 nadleśnictw na terenie kraju. Ogromna ilość danych przetwarzanych w znacznym stopniu ręcznie powodowała poważne obciążenia osobowe, a jednocześnie była czasochłonna i nie pozbawiona błędów. Dane z nadleśnictw przesyłane do regionalnych dyrekcji, a dalej do dyrekcji generalnej były w toku procesu wielokrotnie przepisywane, co groziło powstawaniem zafałszowań. Dyrekcja Lasów Państwowych podjęła decyzję o wdrożeniu rozwiązania umożliwiającego prowadzenie spójnej sprawozdawczości, a jednocześnie dającego dostęp do analiz i raportów tworzonych w oparciu o zintegrowane dane z poszczególnych jednostek organizacyjnych. Zdecydowano się na wybór Systemu Informowania Kierownictwa Lasów Państwowych opracowanego przez Talex. Wdro¿enie Lasy Państwowe sprawują nadzór nad lasami będącymi własnością Skarbu Państwa realizując gospodarkę leśną oraz zarządzając gruntami i innymi nieruchomościami oraz ruchomościami związanymi z gospodarką leśną. Istniejące od 80 lat Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe ma za zadanie zachować istniejące zasoby leśne kraju w stanie umożliwiającym wypełnianie przez nie licznych funkcji ekologicznych, społecznych i gospodarczych. PGL LP zatrudnia ponad 26 tys. osób, a kolejnych kilkadziesiąt tysięcy pracuje w tzw. zakładach usług leśnych, wykonując prace hodowlane i pozyskując drewno. Zaproponowane przez Talex rozwiązanie zakładało stworzenie Centralnego Magazynu Danych, do którego miały trafiać dane z nadleśnictw. Dane te byłyby standaryzowane, czyszczone i agregowane, a następnie udostępniane użytkownikom w postaci raportów i analiz. Takie rozwiązanie stworzyłoby możliwość generowania sprawozdań automatycznie, na podstawie danych pochodzących z baz źródłowych z poszczególnych jednostek organizacyjnych. Prace wdrożeniowe podzielić można na 2 główne etapy. W pierwszym, Talex przystąpił do budowy Centralnego Magazynu Danych, do którego trafiały dane ze wszystkich nadleśnictw. Dane przesyłane przez nadleśnictwa podłączone do sieci WAN Lasów Państwowych, bądź wykorzystujące połączenia modemowe, pobierane były automatycznie poprzez oprogramowanie zainstalowane na komputerach lokalnych. Następnie, przy wykorzystaniu opracowanych mechanizmów czyszczenia i weryfikacji, dane poddawane były wstępnej analizie poprawności poszczególnych pół zasilanych wierszy. Przetworzone dane były agregowne i kierowane do bazy danych. Procesy zasilające odbywały się w zaplanowanych odstępach czasu w sposób całkowicie zautomatyzowany. Dane z Centralnego Magazynu poddawane były analizie przy wykorzystaniu środowiska Business Objects, które pozwala zamienić skomplikowaną strukturę bazy danych na czytelne i zrozumiałe dla analityków definicje (tzw. świat obiektów), np. „nazwa nadleśnictwa”, „budżet”, „wykonanie”. Używanie odpowiedniej kombinacji obiektów daje w efekcie dokument zawierający informacje odpowiadające zakresem wykorzystywanym pojęciom biznesowym. W efekcie, raporty tworzone są poprzez budowanie dokumentów z gotowych elementów – światów obiektów biznesowych, co można przyrównać do składania budowli z gotowych klocków. Na etapie wdrożenia środowiska przygotowano wzorce analiz i raportów. Dokumenty te udostępniono poszczególnym użytkownikom lub grupom. Środowisko umożliwia udostępnienie wybranych dokumentów w katalogu dokumentów wspólnych lub wysłanie ich bezpośrednio określonym użytkownikom i grupom użytkowników. Predefiniowany dokument w zakresie formy może być udostępniany użytkownikom z innym zakresem danych w zależności od zdefiniowanych uprawnień na zakres informacji (pojęć biznesowych światów obiektów np. udostępnienie wartości budżetów z ograniczeniem dostępu na zakres budżetów), zakres analizowanych danych (np. dla określonych nadleśnictw) oraz w zależności od innych uprawnień i ograniczeń, np. na czas odświeżania dokumentu (realizacji zapytania SQL) lub ilości pobieranych danych (ilości wierszy zapytania z bazy danych). Dystrybucja raportów odbywa się za pośrednictwem portalu informacyjnego InfoTal. Prawa dostępu do raportów mogą być definiowanie indywidualnie dla poszczególnych użytkowników, bądź dla określonych grup, np. regionalnych dyrekcji LP. InfoTal działa w oparciu o przeglądarkę internetową, dzięki czemu użytkownicy zainteresowani raportem nie potrzebują instalować dodatkowego oprogramowania klienckiego, by móc korzystać z Systemu Informowania Kierownictwa. Wraz z zakończeniem pierwszego etapu wdrożenia rozpoczęto proces szkoleń pracowników LP z zakresu wykorzystania Systemu Informowania Kierownictwa. Jednocześnie podjęto decyzję o rozpoczęciu drugiego etapu wiążącego się z dalszym zwiększeniem liczby użytkowników SIK LP. Grupę analityków dysponujących dostępem do narzędzi Business Objects pozwalających na definiowanie nowych raportów i analiz, zwiększono do 70 osób, a użytkowników końcowych systemu – do 2300 osób. Korzyœci Wdrożenie Systemu Informowania Kierownictwa Lasów Państwowych pozwoliło opracować korporacyjną platformę raportowania i analiz dla wszystkich jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych. System pozwolił na wprowadzenie standardów w zakresie raportowania, a dzięki wdrożonym mechanizmom automatycznego pobierania i czyszczenia danych, uzyskany obraz jest mniej podatny na błędy użytkowników. Uzyskano w ten sposób ujednolicony widok na raporty na wszystkich poziomach organizacyjnych. Istotną zaletą wdrożonego systemu jest ogromna oszczędność roboczogodzin przy tworzeniu raportów. Dzięki pełnemu zautomatyzowaniu procesu pobierania danych z systemów dziedzinowych, oraz procesu przetwarzania danych, a także zdefiniowanym wzorcom raportów, tworzenie zestawień na bieżące potrzeby odbywa się całkowicie automatycznie, bez konieczności angażowania kogokolwiek. Zamiast wielu godzin potrzebnych na ręczne przygotowanie zestawień na szczeblu nadleśnictw, a następnie przesłanie ich do regionalnych dyrekcji i dyrekcji generalnej, SIK pozwala na pozyskanie aktualnych danych na bieżąco. Dzięki temu możliwe było skrócenie czasu tworzenia sprawozdań z cyklu miesięcznego na tryb pro-forma, w którym raporty aktualizowane codziennie dostępne są jeszcze przed zakończeniem bieżącego miesiąca obrachunkowego. Dodatkowo, wykorzystanie środowiska świata obiektów Business Objects dało możliwość tworzenia dowolnych raportów ad hoc. Co ważne, tworzenie takich raportów nie wymaga angażowania osób z działów IT. System Informowania Kierownictwa dał jeszcze jedną, istotną korzyść – umożliwił wdrożenie nowej, bardziej szczegółowej formy sprawozdawczości wyłącznie na podstawie danych z systemów źródłowych. W planach na przyszłość wskazuje się na dalsze rozwijanie systemu SIK poprzez rozszerzenie liczby użytkowników zarówno na poziomie analityków, jak i odbiorców raportów w portalu InfoTal. Uruchomiony system pozwala na bieżącą analizę danych o działalności jednostek podrzędnych – nadleśnictw – w zakresie: sprawozdań finansowych, sprzedaży i pozyskiwania drewna, planów i kontroli ich bieżącego wykonania, należności, aktualnych stanów magazynowych, czy danych dotyczących infrastruktury. Centralny Magazyn Danych obejmuje łącznie ponad 1,5 TB danych, które przetwarzane są w trybie ciągłym i udostępniane użytkownikom za pośrednictwem portala InfoTal. Rozwiązanie funkcjonuje w modelu outsourcingu, gdzie centralne serwery i macierze znajdują się w data center Talex SA, a oprogramowanie wymagane przez system udostępniane jest w formule ASP. Talex SA ul. Karpia 27 d 61-619 Poznañ tel. (61) 827 55 00 fax (61) 827 55 99 dzia³ handlowy [email protected] www.talex.pl [email protected]