Protokół kontroli - Urząd Miasta Legnica

Legnica, dnia 20 grudnia 2007 r.
OK.I.0914/104/2007
Pan
Jacek Głomb
Dyrektor Naczelny i Artystyczny
Teatru im. H. Modrzejewskiej
w Legnicy
Informuję, że w dniach 10-13.12.2007 r. w Teatrze im. Heleny Modrzejewskiej
w Legnicy została przeprowadzona kontrola prawidłowości sporządzenia sprawozdania Rb-Z
o stanie zobowiązań wg stanu na koniec III kwartału 2007 r., prawidłowości wykazania
zobowiązań wymagalnych w zestawieniu sporządzonym na dzień 20 listopada 2007 r. oraz
w zakresie regulowania wierzytelności Skarbu Państwa.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, której wyniki przedstawione zostały
w protokole kontroli podpisanym w dniu 18 grudnia 2007 r. przekazuję Panu niniejsze
wystąpienie pokontrolne.
Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że W sprawozdaniu Rb-Z o stanie
zobowiązań wg stanu na koniec III kwartału 2007 r., wykazano zobowiązania wymagalne
w wysokości ogółem 514.018 zł. Na podstawie porównania dowodów źródłowych
stwierdzono, że wartość tę zawyżono o 6.311,75 zł. Powodem zawyżenia zobowiązań
wymagalnych na dzień 30.09.07 r. były błędy pracownika przy przenoszeniu danych
z ewidencji księgowej do pomocniczego zestawienia, stanowiącego załącznik do
sprawozdania pn. Rejestr zobowiązań wymagalnych na dzień 30.09.2007 r. W czasie kontroli
błędy zostały skorygowane.
W porównaniu do zobowiązań ogółem, wykazanych w ewidencji księgowej w wysokości
610.327,64 zł zobowiązania wymagalne
w wysokości 514.017,54 zł (po korekcie
507.705,79 zł) stanowiły 84%.
Zgodnie natomiast z treścią art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach
publicznych (Dz. U. 249, poz.1204, ze zm.) wydatki publiczne powinny być dokonywane
w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Z wyjaśnień Dyrektora Teatru wynika, że zobowiązania regulowane są po wymagalnym
terminie płatności z powodu niskiej dotacji Organizatora w stosunku do kosztów działalności
instytucji.
W wyniku porównania danych ujętych w sporządzonym przez Teatr Zestawieniu
zobowiązań wymagalnych z tytułu dostaw i usług wg stanu na dzień 20 listopada 2007 r.
z dowodami źródłowymi i wykazem zadłużenia na dzień 28.09.07 r. (zawierającym terminy
zapłaty faktur, ujętych w sporządzonym zestawieniu) stwierdzono, że:
1) Zobowiązania wykazane ogółem
219.768,79 zł
2) Zobowiązanie zapłacone gotówką w dniu 20.10.07 r.
2.415,60 zł
217.353,19 zł
3) Zobowiązania wymagalne wg stanu na dzień 20.11.2007 r.
w tym:
a. ujęte w zestawieniu
190.630,96 zł
b. nie ujęte w zestawieniu
9.640,49 zł
-
4) Zobowiązania wymagalne w dniach 21.11; 22.11; 23.11 i 25.11
5) Zobowiązania zapłacone po 20.11.07 r.
-
200.271,45 zł
26.722,23 zł
226.993,68 zł
18.832,69 zł
208.160,99 zł
W toku kontroli ustalono, że zobowiązania wynikające z nabycia na raty własności
nieruchomości Skarbu Państwa w 1993 r. nie zostały wykazane w objętym kontrolą
sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji
wg stanu na koniec III kwartału 2007 r. Na podstawie przedłożonego wydruku z ewidencji
księgowej zobowiązań pn. „Okresowe zestawienie stanów i obrotów kont za okres od 200709-01 …2007-09-30” stwierdzono, że zobowiązania wobec Skarbu Państwa w ewidencji
księgowej nie występują. Z tytułu nabycia własności budynków przy Rynku 23 i 39
zobowiązanie wymagalne wobec Skarbu Państwa wynosi aktualnie 101.500 zł, w tym:
należność główna 70.000 zł, oprocentowanie 31.500 zł. Z tytułu nabycia własności
nieruchomości przy ul. Nowy Świat 19 pozostała do zapłaty kwota w wysokości 2.828,61 zł
z tytułu oprocentowania, stanowiąca zobowiązanie wymagalne. Z tytułu nabycia własności
nieruchomości przy ul. Hutników 21 pozostała do zapłaty kwota w wysokości 1.069,64 zł
z tytułu oprocentowania, stanowiąca zobowiązanie wymagalne.
Nie występuje zobowiązanie z tytułu nabycia nieruchomości przy ul. Księżycowej 1-3,
ponieważ zostało uregulowane w dniu 17.12.2002 r.
Ogółem zobowiązanie wymagalne Teatru z tytułu nabycia własności nieruchomości Skarbu
Państwa wynosi 105.398,.25 zł. W kwocie tej nie uwzględniono odsetek ustawowych
należnych od dnia wymaganej zapłaty.
Z wyjaśnień uzyskanych w czasie kontroli wynika, że zobowiązania wobec Skarbu Państwa
nie figurują w rejestrach i nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-Z, a wartość
nieruchomości ujęto na zwiększenie funduszu instytucji, uzasadniając dokonane zapisy tym,
że zawarto umowy sprzedaży z jednoczesnym zapewnieniem przekazania dotacji przez
ówczesnego organizatora na spłatę zobowiązań z tego tytułu.
W ocenie kontroli zwiększenie funduszu instytucji mogło nastąpić w kwocie 2.498.000.000 zł
(po denominacji 249.800 zł), stanowiącej zapłacone przed podpisaniem umów pierwsze raty.
Pozostałą należność, rozłożoną na dziewięć rat, należało wykazać na koncie zobowiązań. Nie
wykazanie w ewidencji księgowej zobowiązań wymagalnych wobec Skarbu Państwa, które
na dzień kontroli wynoszą 105.398,25 zł ma istotny wpływ na przedstawianą sytuację
finansową instytucji.
Odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów
publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej
kierownik (Dyrektor), stosownie do przepisów art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).
Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych w ustawie z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.),
a w przypadku kontrolowanej jednostki także w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu
działalności kulturalnej, należy do głównego księgowego jednostki sektora finansów
publicznych.
Mając powyższe na uwadze zobowiązuję Pana do realizacji następujących zaleceń:
2
1. Zwiększyć kontrolę w zakresie prawidłowości sporządzania sprawozdań Rb-Z
oraz informacji o stanie zobowiązań wymagalnych.
2. Rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową w księgach
rachunkowych, stosownie do przepisu określonego w art. 4 ust. 1 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121 poz. 591 ze zm).
3. Ujawnić w księgach rachunkowych zobowiązania z tytułu nabycia własności
nieruchomości Skarbu Państwa.
4. Płatności regulować w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych
zobowiązań zgodnie z treścią art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca
2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. 249, poz.1204, ze zm.).
W terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, przysługuje Panu prawo
zgłoszenia na piśmie do Prezydenta Miasta Legnicy umotywowanych zastrzeżeń w sprawie
ocen, uwag i zaleceń zawartych w tym wystąpieniu.
Pisemną informację o sposobie realizacji zaleceń, bądź o działaniach podjętych w celu ich
realizacji lub o przyczynach nie podjęcia takich działań należy przedłożyć Prezydentowi
Miasta Legnicy w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego zawiadomienia.
Prezydent Miasta
Tadeusz Krzakowski
Do wiadomości :
1. Wydział KN
2. a/a
3