Zapytanie ofertowe na świadczenie usług

Warszawa, dnia 11.01.2017r.
Zapytanie ofertowe Nr 2/01/2017
na świadczenie usług cateringowych
Robert Bosch Sp. z o.o. ogłasza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia i zaprasza Oferentów do
składania ofert w postępowaniu w ramach Projektu pn. „Podniesienie kwalifikacji zawodowych uczniów i
nauczycieli w zakresie diagnozowania i naprawy pojazdów samochodowych w szkołach zawodowych obszaru
ZIT AJ” nr RPDS.10.04.03-02-0002/16, dofinansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu
Społecznego, X Osi priorytetowej Edukacja, Działanie: 10.4 Dostosowanie systemów kształcenia i szkolenia
zawodowego do potrzeb, Poddziałanie: 10.4.3 – Dostosowanie systemów kształcenia i Szkolenia zawodowego
do potrzeb rynku pracy – ZIT AJ, realizowanego zgodnie z umową o dofinansowanie nr: RPDS.10.04.03-020002/16-00 zawartą z Urzędem Marszałkowskim Województwa Dolnośląskiego (IZ RPDS) z dnia
05.12.2016r.
Wybór Wykonawcy będzie odbywał się zgodnie z procedurą rozeznania rynku
Zamawiający:
Robert Bosch Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie ul. Jutrzenki 105, 02-231
Warszawa,
NIP: 5261027992,
tel.: 227154001, fax: 227154599,
e-mail: [email protected]
Osoba do kontaktu: Magdalena Osiadacz, tel. 227154567, e-mail: [email protected]
Upublicznienie zapytania nastąpi poprzez jego umieszczenie w bazie konkurencyjności na stronie internetowej
firmy R. Bosch: www.szkoleniabosch.com.pl oraz wysłanie do 3 potencjalnych oferentów.
I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa przygotowania i dostarczenia posiłków (usługa cateringowa) dla
82 uczestników szkolenia i 7 opiekunów podczas szkoleń realizowanych według następującego
harmonogramu ustalonego przez Zamawiającego:
Planowany termin zjazdu Ilość Ilość Ilość
zajęć szkoleniowych
dni
osób posiłków
13-17.02.2017
5
12
60
20-24.02.2017
5
12
60
06-10.03.2017
5
22
110
13-17.03.2017
5
22
110
20-24.03.2017
5
22
110
08-12.05.2017
5
22
110
25-29.09.2017
5
11
55
16-20.10.2017
5
11
55
13-17.11.2017
5
22
110
20-24.11.2017
5
22
110
Razem
x
x
890
2. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania i dostarczenia
posiłku w formie obiadu dwudaniowego + przekąski w ilościach przedstawionych w pkt.1.
3. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ilości uczestników szkolenia korzystających
z posiłków na 2 (dwa) dni przed pierwszym dniem zjazdu; w tym celu Zamawiający prześle
Wykonawcy listę Uczestników szkolenia korzystających z posiłków oraz zapotrzebowanie na posiłki
specjalne.
4. Miejsce realizacji usługi cateringowej – Warszawa ul. Jutrzenki 105
Strona 1 z 6
5. Usługi cateringowe mają być świadczone pomiędzy lutym 2017r. a listopadem 2017r. w cyklach od
poniedziałku do piątku.
6. Dopuszcza się zmianę terminów wskazanych w ust. 1 po wcześniejszym uzgodnieniu w terminie 7 dni
od daty każdego zjazdu szkolenia.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięcia planowanego terminu realizacji zamówienia
maksymalnie o 60 dni dla każdego zjazdu. W przypadku zmiany planowanego terminu zamówienia,
Zamawiający ustali z Wykonawcą nowe terminy poszczególnych zjazdów.
a. Podane w pkt. 1 terminy zjazdów obejmują wszystkie dni szkoleniowe, które zawsze
odbywały się będą w cyklach od poniedziałku do piątku.
8. Uczestnikami Projektu (osoby korzystające z noclegów wraz ze śniadaniem) będzie:
a. 12 nauczycieli kształcenia zawodowego i instruktorzy praktycznej nauki zawodu (osoby
dorosłe),
b. 70 uczniów z Zespołu Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych im. Jana Pawła II w Gryfowie
Śląskim oraz Zespołu Szkół Technicznych "Mechanik" w Jeleniej Górze w wieku 16-19 lat
c. 7 opiekunów uczniów towarzyszących im podczas zajęć szkoleniowych (osoby dorosłe);
9. Warunki dla posiłku:
a. Obiad + przekąska:
 Przygotowanie i dostarczenie narzędzi i produktów niezbędnych do wydania obiadu
składającego się z: zupy + drugiego dania (do wyboru wegetariańskie lub mięsne),
surówki, napoju oraz przekąski składającej się z dwóch kanapek (2 kajzerki z
szynką/serem do wyboru, z sałatą i warzywami);
 Obiad serwowany będzie w kantynie firmy R. Bosch w Warszawie ul. Jutrzenki 105 w
godzinach 13.00-13.30;
 Przekąska serwowana będzie w Centrum Szkoleniowym Techniki Motoryzacji Bosch
firmy R. Bosch w Warszawie ul. Jutrzenki 105 w godzinach 9.00 – 11.00 i 15.00 –
17.00;
 Wykonawca zobowiązuje się przedstawić przed przygotowaniem posiłków,
Zamawiającemu co najmniej 3 propozycje menu (3 dania mięsne oraz 3 dania
wegetariańskie, 3 rodzaje przekąsek) do wyboru; Zamawiający na tej podstawie
dokona wyboru menu, które Wykonawca dostarczy na szkolenie;
 Wykonawca zobowiązuje się do uwzględniania w ramach menu posiłku specjalnego
np. bezglutenowego dla osób uczulonych na poszczególne produkty żywieniowe, w
sytuacji udziału w szkoleniach osób o szczególnych potrzebach; Zamawiający
poinformuje Wykonawcę o takiej sytuacji w terminie minimum 3 dni przed
planowanym terminem dostarczenia posiłku;
 Obiad powinien posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania;
 Wykonawca
zobowiązany
jest
do
zapewnienia
własnych
naczyń
(termosów/podgrzewaczy, filiżanek, spodeczków, szklanek, talerzy zgodnie z
wymaganiami menu lub termoizolacyjnych pojemników jednorazowych, w których
dostarczane będą posiłki wraz z odpowiednią ilością serwetek i jednorazowych
sztućców dla wszystkich uczestników szkoleń), a także zapewni odbiór zużytych
pojemników i innych odpadów po posiłku;
 Wykonawca zobowiązuje się przygotować posiłki z produktów zakupionych we
własnym zakresie wysokiej jakości bez dodatków preparatów zastępczych, preparatów
zwiększających objętość i innych wpływających na zmianę zapachu;
 Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi cateringowej z wykorzystaniem
świeżych produktów żywnościowych i przyrządzania posiłków w dniu ich
dostarczenia do miejsca serwowania posiłku;
 Wykonawca jest zobowiązany do: używania wyłącznie produktów spełniających
normy jakościowe produktów spożywczych, bezpiecznego przechowywania i
Strona 2 z 6
przygotowywania artykułów spożywczych zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r.
o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. 2010 nr 136 poz. 914 ze zm.), dbania o
to, by wszystkie posiłki były bezwzględnie świeże oraz charakteryzowały się wysoką
jakością w odniesieniu do użytych składników oraz do kontroli aktualnych badań
sanitarno-epidemiologicznych pracowników mających kontakt z przygotowaniem i
wydawaniem posiłków;
 Wykonawca ma obowiązek przestrzegania higieny przy sporządzaniu i dystrybucji
posiłków, utrzymywanie odpowiedniej temperatury posiłków oraz przewóz w
przystosowanych do tego celu termosach;
 Zamawiający zastrzega sobie w trakcie realizacji umowy prawo dostępu do wszystkich
atestów na surowce, urządzenia, sprzęt, naczynia, opakowania transportowe
wykorzystywane w procesie przygotowania posiłków, a także do wyrywkowej kontroli
gramatury potraw;
 Wykonawca zapewnieni transport cateringu oraz podanie go zgodnie z wymaganiami
sanitarnymi dotyczącymi żywności.
10. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
11. Wspólny Słownik Zamówień CPV: 55321000-6 Usługi przygotowania posiłków; 55520000-1 Usługi
dostarczania posiłków.
II.
Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny ich spełnienia
1. Do składania ofert zapraszamy wyłącznie wykonawców, którzy nie są powiązani z Zamawiającym
osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania
między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu
Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a wykonawcą, polegające w
szczególności na:
 uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
 posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
 pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
 pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej
lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Opis weryfikacji spełnienia warunku: oświadczenie Wykonawcy o braku ww. powiązań (Załącznik nr 2).
Wykonawcy pozostający w powiązaniu opisanym powyżej zostaną wykluczeni z postępowania.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a. prowadzą działalność gospodarczą w zakresie przedmiotu zamówienia; Weryfikacja warunku
nastąpi na podstawie dokumentów rejestrowych Wykonawcy złożonych jako załącznik do
oferty (KRS, CEIDG);
b. dysponują niezbędnym zapleczem technicznym i potencjałem osobowym gwarantującym
rzetelne wykonanie niniejszego zamówienia; Weryfikacja warunku nastąpi na podstawie
oświadczenia znajdującego się w Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 1);
c. posiadają polisę OC - ubezpieczenie na wypadek zatrucia zbiorowego, niewywiązania się z
umowy itd.); Weryfikacja warunku nastąpi na podstawie kopii polisy OC;
3. W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:
 Pozostaje z Zamawiającym w powiązaniu, o którym mowa w pkt. 1;
 Nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie przedmiotu zamówienia;
 Nie złoży kopii polisy OC, potwierdzającej ubezpieczenie na wypadek zatrucia
zbiorowego, niewywiązania się z umowy;
 Złoży ofertę niespełniającą kryteriów opisanych w części IV;
Strona 3 z 6


Przedstawi nieprawdziwe informacje;
Złoży ofertę po terminie;
4. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
5. Decyzja Zamawiającego o odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną.
III.
Opis warunków zawarcia umowy
1. Zamawiający informuje, a potencjalny Wykonawca składający ofertę akceptuje, że w umowie będą
znajdowały się m.in. następujące zapisy:
a. Przewidujące karę umowną w wysokości 100% wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy
– w przypadku niewykonania przez Wykonawcę zamówienia w sposób zgodny z
postanowieniami umowy lub bez zachowania należytej staranności;
b. Warunki płatności: po zakończeniu realizacji usługi dla danej grupy szkoleniowej w ramach
jednego zjazdu, na podstawie wystawionej faktury VAT w terminie 7 dni;
c. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany w
umowie w terminie 30 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury VAT;
d. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za faktyczną liczbę uczestników, w stosunku do których
zrealizowana została usługa;
e. Zamawiający ponosi koszty tylko za wykorzystane usługi cateringowe;
f. Zaproponowana w ofercie cena jednostkowa brutto obowiązywać będzie w całym okresie
trwania umowy;
g. Zamawiający zastrzega sobie prawo/możliwość zrealizowania usługi w ramach zamówienia
dla mniejszej ilości osób, co nie powoduje roszczeń Wykonawcy do wynagrodzenia;
h. Zamawiający zastrzega sobie dokonywanie zmian postanowień umowy w stosunku do treści
oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku gdy zmiana nie
prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki:
 konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający,
działający z należytą starannością, nie mógł przewidzieć,
 wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w
umowie.
2. Umowa zostanie podpisana na okres realizacji całego projektu od 01.02.2017r. do 30.09.2018r.
IV.
Sposób przygotowania oferty, miejsce i termin złożenia oferty:
1. Wymagania formalne:
a. Oferta musi być sporządzona na „Formularzu ofertowym”, zgodnym ze wzorem
stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
b. Oferta musi być wypełniona w sposób czytelny w języku polskim;
c. Oferta i wszystkie wymagane załączniki muszą być podpisane przez osoby uprawnione do
reprezentacji Wykonawcy;
d. Osoby upoważnione do podpisania oferty, muszą bezpośrednio wynikać z dokumentów
rejestrowych. Oznacza to, że jeżeli osoba podpisująca ofertę nie jest wskazana wprost w
powołanych dokumentach stwierdzających status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego
rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) to do oferty
należy dołączyć oryginał lub poświadczoną kopię stosownego pełnomocnictwa
wystawionego przez osoby do tego upoważnione.
2. Oferta musi zawierać pełną nazwę Wykonawcy, adres siedziby, dane kontaktowe (telefon, e-mail),
NIP.
3. Wykonawca jest zobowiązany do wypełnienia „Formularza ofertowego” i określenia w nim cen na
wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia. Ceny oferty muszą być przedstawione w
PLN jako ceny brutto (zawierać podatek VAT), zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
4. Wykonawca w „Formularzu ofertowym” powinien wskazać cenę za jeden posiłek (obiad + serwis
kawowy).
5. Podana cena musi obejmować wszystkie koszty związane z usługą z uwzględnieniem wszystkich
opłat i podatków.
6. Każdy z Wykonawców może złożyć jedną ofertę.
7. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty,
niezależnie od wyników postępowania.
Strona 4 z 6
8. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z
przygotowaniem i złożeniem oferty.
9. Wykonawca zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o braku powiązań, który stanowi
załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
10. Ofertę należy dostarczyć w terminie od 11.01.2017r. do dnia 19.01.2017r.
11. Miejsce i sposób złożenia oferty:
a. drogą elektroniczną (skan podpisanych dokumentów) na adres e-mail Zamawiającego:
[email protected] z tematem wiadomości: „Zapytanie ofertowe Nr 2/01/2017
na świadczenie usługi cateringowej”
b. osobiście w siedzibie Zamawiającego, w kopercie z dopiskiem „Zapytanie ofertowe Nr
2/01/2017 na świadczenie usługi cateringowej” dla p. Magdaleny Osiadacz
c. pocztą lub kurierem na adres Zamawiającego, z dopiskiem „Zapytanie ofertowe Nr 2/01/2017 na
świadczenie usługi cateringowej” dla p. Magdaleny Osiadacz
V.
Kryteria oceny ofert, informacja o wagach punktowych lub procentowych oraz opis sposobu
przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert
1. Przy wyborze i ocenianiu ofert uznanych za ważne, Zamawiający będzie się kierował następującymi
kryteriami:
a. cena ofertowa brutto (koszt obiadu z serwisem kawowym) – 60 punktów,
b. odległość od kuchni centralnej do miejsca wydania posiłku – 20 punktów,
c. certyfikat HACCAP dla Wykonawcy – 10 punktów,
d. doświadczenie w zakresie świadczenia usług cateringowych – 10 punktów,
e. zadeklarowanie stosowania klauzul społecznych – 10 punktów,
2. Ocena ofert w oparciu o powyższe kryteria dokonana zostanie, w oparciu o wzór:
a) punkty za kryterium „Cena ofertowa (koszt obiadu z serwisem kawowym) za usługę
cateringową” zostaną obliczone według wzoru:
Najniższa cena za usługę cateringową
----------------------------------------------------------------- x 60 = ilość punktów
Cena za usługę cateringową ocenianej oferty
b) punkty za kryterium „Odległość od kuchni centralnej do miejsca wydania posiłku” zostaną
obliczone według wzoru:
Najmniejsza odległość od kuchni centralnej do miejsca wydania posiłku w km
------------------------------------------------------------------------------------------------ x 20 = ilość punktów
Odległość od kuchni centralnej do miejsca wydania posiłku w km ocenianej oferty
Odległość w km należy podać na podstawie mapy Google.
c) punkty za kryterium „Posiadanie certyfikatu HACCAP dla Wykonawcy” zostaną przyznane
następująco:
 posiadanie certyfikatu HACCAP przez Wykonawcę – 10 punktów
 brak certyfikatu HACCAP przez Wykonawcę – 0 punktów
d) punkty za kryterium „Doświadczenie w zakresie świadczenia usług cateringowych” zostaną
obliczone według wzoru:
Najdłuższy staż w świadczeniu usług cateringowych w latach
-------------------------------------------------------------------------- x 10 = ilość punktów
Staż w świadczeniu usług cateringowych ocenianej oferty
e) punkty za kryterium „zadeklarowanie stosowania klauzul społecznych” zostaną przyznane
następująco:
 zadeklarowanie stosowania klauzul społecznych poprzez podpisanie zobowiązania
określonego w zał. Nr 3 do niniejszego zapytania – 10 punktów
Strona 5 z 6

brak deklaracji stosowania klauzul społecznych – brak podpisanego zobowiązania
określonego w zał. Nr 3 do niniejszego zapytania – 0 punktów
3. Liczby punktów otrzymane za poszczególne kryteria, po zsumowaniu stanowić będą końcową ocenę
oferty. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Maksymalna liczba
punktów 110.
4. W przypadku, gdy więcej niż jeden Wykonawca składający ofertę otrzyma taką samą najwyższą ilość
punktów zostaną oni wezwani przez Zamawiającego do złożenia oferty dodatkowej, co pozwoli na
zachowanie zasady równego traktowania Wykonawców i uczciwej konkurencji, a ponadto pozwoli
na racjonalne i oszczędne gospodarowanie środkami.
VI.
Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty
1. Informacja o wyniku postępowania zostanie umieszczona na stronie internetowej firmy R. Bosch
www.szkoleniabosch.pl oraz zostanie wysłana do drogą elektroniczną do wszystkich podmiotów, które
złożyły oferty w ustalonym terminie.
2. Informacja o wyniku postępowania będzie zawierała nazwę wybranego Wykonawcy.
3. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim
wymaganiom przedstawionym w Zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w
oparciu o podane kryteria wyboru, a jej cena nie będzie przekraczać kwoty jaką Zamawiający zamierza
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
4. Zamawiający powiadomi Wykonawcę, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą o miejscu i
terminie podpisania umowy, który planowany będzie nie wcześniej niż 7 dni po przekazaniu informacji
o wyborze oferty najkorzystniejszej.
5. W sytuacji kiedy Wykonawca, którego ofertę wybrano za najkorzystniejszą odstąpi od zawarcia
umowy, Zamawiający ma prawo podpisać umowę z Wykonawcą, którego oferta jest najkorzystniejsza
spośród pozostałych, poddanych ocenie ofert (uzyskała kolejną najwyższą liczbę punktów).
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania ceny z potencjalnym Wykonawcą, który złożył
najkorzystniejszą ofertę w stosunku do pozostałych ofert, w przypadku gdy wartość ofert przewyższa
kwotę środków przeznaczonych na zamówienie.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia Zapytania Ofertowego jeśli Cena
najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający
zakontraktował we wniosku o dofinansowanie, a negocjacje nie przyniosły obniżenia ceny.
VII.
Pozostałe informacje
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego, przed
upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści
Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom niezwłocznie w formie pisemnej (e-mail),
jak również zostanie zawieszona w bazie konkurencyjności. Jeżeli wprowadzone zmiany lub
uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży
termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie.
Załączniki do Zapytania Ofertowego:
1. Formularz Ofertowy
2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
3. Oświadczenie o stosowaniu klauzul społecznych
Kierownik Projektu
Magdalena Osiadacz
Strona 6 z 6