Zarządzanie projektem - RPK Poznań

ELEMENTY
DOBREGO WNIOSKU
Joanna Bosiacka-Kniat
Regionalny Punkt Kontaktowy PR UE
ul. Rubież 46, 61-612 Poznań
Tel. 8279745, Fax 8279741
e-mail: [email protected]
http://www.ppnt.poznan.pl/rpk
Najważniejsze hasła:
Project – projekt, zespół działań dla osiągnięcia
danego celu, z określonym czasem wykonania,
zasobami i trybem zarządzania.
Objective – ogólny cel projektu, (cel jest różny od
działań, celu nie można „zrobić”)
Goals – „podcele” szczegółowe (jeżeli cel jest odległy
określamy „punkty do osiągnięcia po drodze”)
Workplan - plan pracy w projekcie, składa się
zazwyczaj z kilku workpackages, które z kolei dzielą
się na tasks. Z planu pracy wynika, jakie działania
będą podjęte dla osiągnięcia wyników, kto i co kiedy
robi i z jakim rezultatem.
Deliverable - praktyczny (wymierny i namacalny)
rezultat danego workpackage (WP) potrzebny do
realizacji następnego etapu, np. raport, prototyp,
zastaw probek itd..
Milestones - „kamienie milowe”, decydujące o sukcesie
projektu, punkty wyznaczające postęp w realizacji
projektu (określone zarówno czasowo jak i
jakościowo), zupełnie różne od deliverables mają
wyznaczać po zakończeniu danej fazy projektu czy
warto kontynuować prace projektowe
Results – wyniki projektu (ostateczne lub pośrednie),
które można wykorzystać (exploit) lub
rozpowszechnić (disseminate)
Wykres Gantta – wykres zadań w czasie, można na
nim również oznaczyć „milestones” oraz zależności
przekazywania wyników.
Wykres PERT – diagram zależności logicznych
(przekazywania wyników, zależności w czasie)
działań projektu.
Zarządzanie projektem – system podziału ról,
organizacji pracy, podejmowania decyzji, monitoringu
projektu i sprawozdawczości w tym struktura
decyzyjna i organizacyjna.
Struktura wniosku
I część – administracyjna (A1, A2, A3)
II część – opisowa projektu (part B)
Na początek: tytuł i acronim
- Pełen tytuł wniosku (max. 200 znaków)
- Akronim projektu ( max. 20 znaków)
- Abstract – max 2000 znaków – zwięzły
opis projektu
B-part
I. Scientific and/or technological quality,relevant to the topics
addressed by the call
1.1 Concept and objectives
1.2 Progress beyond the state-of-the-art
1.3 S/T methodology/description project and associated
workplan
II. Implementation
2.1 Management structure and procedures
2.2 Individual participants
2.3 Consortium as a whole
2.4 Resources to be committed
III. Impact
3.1 Expected impacts listed in the work programme
3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and
mangement of intellectual property rights (IPR)
4. Ethical issues
I. Scientific and/or technological quality,relevant to the
topics addressed by the call
Cele projektu
Zgodne z założeniami i tematyką konkursu !!!
• Określamy cel główny projektu (main objective) osiągalny i mierzalny
• Cel główny rozbijamy na kilka celów pośrednich (specific
goals)
• Jeden lub kilka workpackages jest potrzebnych, żeby
osiągnąć cel pośredni
• Struktura opisu celów: cel, problem, wyzwanie, odpowiedź
projektu, cele pośrednie, oczekiwane rezultaty, poziom
ryzyka
Co może być ważne dla ewaluatorów?
• Czy cele naukowe i techniczne są
określone jasno, w weryfikowalny sposób
(skwantyfikowany o ile możliwe)
• Czy cele są realistyczne, czy autorzy
uwzględnili ryzyko ich nie osiągnięcia.
Innowacyjność
• Międzynarodowy stan wiedzy i ograniczenia techniczne
istniejących produktów, procesów, technologii, metodologii,
polityk, norm itd. mając na uwadze cele projektu
• Uzasadnić wybrane podejście naukowe, biorąc pod uwagę
inne konkurencyjne podejścia
• Opisać oryginalność zaproponowanej pracy i uzasadnić
główne innowacje
• Tu też można opisać poziom ryzyka (zamiast w celach)
Co może być ważne dla ewaluatorów?
Czy w projekcie wykazano dobrą
znajomość stanu badań/techniki?
Jaki jest stopień oryginalności i
postępu ponad poziom obecnego
stanu? Jaki jest poziom ryzyka i
sposobu radzenia sobie z ryzykiem?
Najważniejszy - plan pracy
• Podział projektu na logiczne fazy, prosta logiczna
konstrukcja
• Podział na „pakiety zadaniowe”
• Zaplanowanie w czasie, zaplanowanie zasobów
(Wykres Gantt’a)
• Wewnętrzna logika pakietu zadań
– cele - działania (tasks) - rezultaty i deliverables
(kwantyfikować gdzie tylko można)
• Na końcu dodajemy Pakiet Zarządzanie projektem
i Wykorzystanie wyników
Wykres Gantt’a
Diagram PERT
W ORK PACKAGE 0
External review
W ORK PACKAGE 1
Partner ONE
(co-ordinator)
Ojective A : design of
plant
External assessors
Partner ONE
(co-ordinator)
NO GO
DECISION
W ORK PACKAGE X :
site run-down
(contingency)
Partner ONE
(co-ordinator)
Partners THREE, FOUR,
FIVE, SIX, EIGHT, TEN
GO
Partners THREE,
FIVE, SIX, TEN
W ORK PACKAGE 2
W ORK PACKAGE 3
Ojective B : obtain HX
design data
Objective C :
resource and market
study
Partner ONE
(co-ordinator)
Partner TEN
Partner TW O , FIVE,
SIX
Partners ONE,
SEVEN, EIGHT
W ORK PACKAGE 4
Objective D :
proposal for plant
Partner ONE
(co-ordinator)
Partners THREE, FOUR,
FIVE, SIX, EIGHT, TEN
B-part
I. Scientific and/or technological quality,relevant to the topics
addressed by the call
1.1 Concept and objectives
1.2 Progress beyond the state-of-the-art
1.3 S/T methodology/description project and associated
workplan
II. Implementation
2.1 Management structure and procedures
2.2 Individual participants
2.3 Consortium as a whole
2.4 Resources to be committed
III. Impact
3.1 Expected impacts listed in the work programme
3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and
mangement of intellectual property rights (IPR)
4. Ethical issues
Zarządzanie (I)
•
Zarządzanie zasobami ludzkimi (tworzenie konsorcjum, komunikacja
między partnerami, podział ról - kto będzie koordynatorem, organizacja
spotkań, kontrola wykonania zadań, wybór osób do realizacji zadań w swojej
organizacji, podejmowanie decyzji, sposób rozwiązywania sporów i
konfliktów, itp.)
•
Zarządzanie zasobami materialnymi (wybór miejsca realizacji projektu,
sprzętu, planowanie zakupu wyposażenia, materiałów itp.niezbędnego do
realizacji projektu)
•
Zarządzanie finansami (ustalenie budżetu projektu, podział środków na
realizację poszczególnych zadań, planowanie wynagrodzeń, wydatki, wycena
wkładu własnego, czuwanie nad przepływem środków)
Zarządzanie (II)
• Zarządzanie zadaniami:
- koordynacja działań,
- ustalenie celów głównych i pośrednich projektu,
- rozbicie projektu na logiczne fazy,
- opisanie każdej fazy projektu (data rozpoczęcia, data zakończenia, opis,
partner odpowiedzialny za realizację projektu, opis fazy, spodziewane
efekty - mierzalne, fizyczne np. raport, prototyp)
- podział zadań miedzy partnerów,
- kamienie milowe,
- opisanie oczekiwanych rezultatów działań,
- raporty, kontrola wykonania zadań wewnątrz projektu, zapewnienie
jakości wykonania zadań.
Zarządzanie (III)
• Zarządzanie czasem (czas trwania projektu, podział zadań w czasie,
kiedy mają być osiągnięte poszczególne cele główne i pośrednie, kiedy
będą pisane raporty, kiedy planujemy spotkania partnerów, audyty z
Unii Europejskiej, kiedy wypłacane będą pieniądze przez
koordynatora)
Podział ról w konsorcjum
• Kto do czego jest potrzebny i dlaczego
• Rola, zadania i kompetencje koordynatora
Zadania Koordynatora
• Tworzenie połączenia pomiędzy służbami komisji, a
konsorcjum - negocjowanie kontraktu, raportowanie,
regularne kontakty
• Codzienna koordynacja i kontrola pracy zgodnie z
dodatkiem technicznym
• Przygotowywanie regularnych spotkań
• Dystrybucja płatności do partnerów
• Zapewnienie niezakłóconego przebiegu projektu
• Marketing projektu na każdym etapie realizacji i po
zakończeniu
Komunikacja
• Wewnątrz konsorcjum,
• Z Komisją Europejską
• Na zewnątrz
• Odpowiednie środki (listy e-mailowe, spotkania,
przepływ dokumentów, strony WWW, publikacje,
biuletyn projektu, konferencje, wystawy,
wykorzystanie ICTs)
• Kto, co, komu, kiedy?
Wewnętrzny monitoring
•
•
•
•
Spotkania
Raporty
Prezentacje
Odwiedziny koordynatora
Co może być ważne dla ewaluatorów?
• Czy plan pracy realistycznie prowadzi do
rezultatów?
• Czy odpowiednio dobrano podejście,
metody, partnerów dla realizacji celów?
• Czy dobrze zdefiniowano „milestony”?
• Czy określono kryteria oceny pracy
projektu?
B-part
I. Scientific and/or technological quality,relevant to the topics
addressed by the call
1.1 Concept and objectives
1.2 Progress beyond the state-of-the-art
1.3 S/T methodology/description project and associated
workplan
II. Implementation
2.1 Management structure and procedures
2.2 Individual participants
2.3 Consortium as a whole
2.4 Resources to be committed
III. Impact
3.1 Expected impacts listed in the work programme
3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and
mangement of intellectual property rights (IPR)
4. Ethical issues
Wspólnotowa wartość dodana
 europejski wymiar problemu (problem ważny dla
Europy, nie dla pojedynczego kraju czy regionu Europy) DLACZEGO EUROPA POTRZEBUJE NASZEGO
PROJEKTU?
 europejska wartość dodana konsorcjum - potrzeba
ustanowienia masy krytycznej, w finansowych i ludzkich
kategoriach oraz kombinacja komplementarnych zasobów i
doświadczenia osiągalnych w różnych organizacjach, na
europejskim poziomie - DLACZEGO NASZ PROJEKT
POTRZEBUJE EUROPY?
 wkład projektu w politykę unijną lub zajęcie się
problemami standaryzacji lub regulacji unijnych.
Perspektywy gospodarcze i
technologiczne
• Strategiczny wpływ na gospodarkę, technikę Europy
• Wykorzystanie wyników przez partnerów:
– wspólne plany (umowa konsorcjum)
– korzyści dla partnerów (motywacja)
– plany wykorzystania wyników
• Ochrona własności intelektualnej
(do kogo będą należeć ewentualne patenty, kto i w jakiej formie będzie mógł
rozpowszechniać wyniki badań, w którym momencie będzie musiała być
zachowana poufność, itd.)
• Rozpowszechnianie wyników:
– środki, czas
– target groups
Główne przyczyny odrzucenia projektów
• Projekt nie jest innowacyjny
• Niejasne cele
• Niejasno zdefiniowane role poszczególnych partnerów, ich
zakres zadań, doświadczenie w tej dziedzinie, zarządzanie
grupą
• Niejasne zaangażowanie czasowe partnerów
• Projekt zbyt ambitny
• Budżet projektu zbyt duży/mały, zła dystrybucja środków
pomiędzy partnerów
• Zbyt mała/duża liczba partnerów
• Niejasne zastosowanie wyników badań
Wnioski, które zostały przyjęte
• Są jasne i zwięzłe dla osoby, dla której językiem ojczystym
nie jest język angielski
• Są innowacyjne i doskonałe pod względem naukowym
• Mają grupę wspaniałych, uzupełniających się partnerów
• Rozmiar grupy gwarantuje sprawne zarządzanie
• Wykazują doświadczenie i sprawność w zarządzaniu
projektem
• Prezentują zastosowanie i rozpowszechnienie wyników
badawczych
• Mają realistyczny budżet
Poszukiwanie partnerów
Dla swojego pomysłu:
1. Baza projektów (CORDIS PROJECTS)
2. Znajomi i znajomi znajomych
3. KPK/RPK/PK
4. Baza CORDIS PARTNERS – project idea
2. Dołączenie się
1. Przeszukanie Expressions of Interest i CORDIS Partners
2. Zamieszczenie oferty „Expertise”
3. Znajomi znajomych?
http://fp6.cordis.lu/fp6/partners.cfm
3. Zostanie Ekspertem oceniającym wnioski !
1.
- https://cordis.europa.eu/emmfp7/index.cfm?fuseaction=wel.welcome
Niezbędne dokumenty:
• Work Programme !
• Guide for Applicants !
• FP7 factsheets
Strategiczne dokumenty:
•
•
•
•
Participation Documents
Legislative Documents
Other relevant Official & Policy Documents
LifeSciHealth Publications
Przydatne linki
• 7. Program Ramowy
http://cordis.europa.eu/fp7/home.html
• Priorytet 1. Health
http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=Us
erSite.CooperationCallsPage&id_activity=1
• Strategiczne dokumenty
http://cordis.europa.eu/lifescihealth/library.htm
• Strony w języku polskim:
-
http://www.6pr.pl
http://www.ppnt.poznan.pl/rpk
http://www.grantyeuropejskie.pl
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ
Joanna Bosiacka-Kniat
Poznański Park Naukowo-Technologiczny
Regionalny Punkt Kontaktowy Programów Ramowych UE
tel: +48 061 827 97 45
fax: +48 061 827 97 41
www.ppnt.poznan.pl/rpk