Instrukcja wypełniania raportu w części B

INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA RAPORTU KOŃCOWEGO W CZĘŚCI B
Lp.
1
Opis
DANE WYKONAWCY PROJEKTU
Wypełnić dane w odpowiednich rubrykach zgodnie z aktualnym dokumentem rejestrowym.
2
UWAGA: Należy pamiętać, iż w przypadku jakichkolwiek zmian w w/w dokumencie do Centrum
przesyłana jest odpowiednia informacja z załącznikami potwierdzającymi zaistniały stan, np. zmiana
członków zarządu, zmiana osoby do reprezentacji skutkują przedstawieniem w Centrum oryginału bądź
kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione odpisu KRS uwzględniającego
zaistniałą sytuację.
INFORMACJE O PROJEKCIE
Należy wypełnić odpowiednie rubryki zgodnie z umową i ewentualnymi jej późniejszymi zmianami.
Termin rozpoczęcia projektu wg wykonania oznacza termin rozpoczęcia pierwszych prac wynikający z
działań podejmowanych w ramach realizacji projektu (np. umów zawartych w ramach projektu).
3
PRZYKŁAD: w ramach projektu rozpoczynającego się planowo 01.09.2012 roku jako pierwszą czynność
zawarto umowę o pracę z kierownikiem projektu w dniu 02.09.2012 roku. Skutkuje to wpisaniem
rozpoczęcia realizacji projektu w dniu 02.09.2012 roku.
Termin zakończenia realizacji projektu oznacza datę wystawienia dokumentu, który został wystawiony
najpóźniej spośród wszystkich dokumentów przedstawionych w odpowiedniej kolumnie w specyfikacji
poniesionych kosztów.
KOSZTY PONIESIONE NA WYKONANIE PROJEKTU
KOSZTY OGÓŁEM oznaczają koszty zarówno kwalifikowane jak i niekwalifikowane.
 KOSZTY OGÓŁEM PONIESIONE NA REALIZACJĘ ZADAŃ BADAWCZYCH/FAZY BADAWCZEJ (A)
W RAMACH N/W GRUP powinny stanowić sumę kwot w poszczególnych grupach poniesione
przez wszystkich Wykonawców projektu zgodnie z załącznikiem nr 2 do raportu; pozycja
powinna być równa odpowiedniemu podsumowaniu kolumny 10 tabeli 6 dla zadań
badawczych/fazy A projektu
 KOSZTY PRAC PRZYGOTOWAŃ REZULTATÓW ZADAŃ BADAWCZYCH DO WDROŻENIA/FAZY
PRZYGOTOWAŃ DO WDROŻENIA (B) wypełniane analogicznie jak w w/w przypadku na
podstawie danych z załącznika nr 2 do raportu; pozycja powinna być równa odpowiedniemu
podsumowaniu kolumny 10 tabeli 6 dla prac przygotowań do wdrożenia/fazy B projektu
 DODATKOWE KOSZTY PONIESIONE ZE ŚRODKÓW WŁASNYCH (KOSZTY NIEKWALIFIKOWANE)
koszty poniesione dodatkowo przez wszystkich Wykonawców projektu wraz z kosztami
uznanymi za niekwalifikowane na etapie rozliczania projektu z powodu przekroczenia budżetu;
pozycja powinna być równa podsumowaniu kolumny 13 tabeli nr 6 raportu
UWAGA: należy pamiętać, że koszty te nie podlegają dofinansowaniu.
Strona 1 z 4
4
DOCHODY UZYSKANE W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU
5
Należy wskazać wysokość dochodów, jakie otrzymano w trakcie realizacji projektu, które zgodnie z
zapisami umowy podlegają zwrotowi na rachunek Centrum, w podziale na źródła a także ich
podsumowanie.
UWAGA: odpowiednio do zapisów w umowie należy zwrócić kwotę ogółem z niniejszego punktu w
określonym terminie bądź na wezwanie jednostki udzielającej dofinansowanie na podany rachunek
bankowy Centrum.
ZESTAWIENIE PONIESIONYCH KOSZTÓW KWALIFIKUJĄCYCH SIĘ DO DOFINANSOWANIA
W kolumnie nr 1 uzupełniane są nr zadań zgodnie z Harmonogramem wykonania projektu
W kolumnach nr 2-9 wpisywane są koszty kwalifikowane ogółem poniesione w ramach realizacji
projektu.
W kolumnie nr 10 wpisywane jest suma wartości z poszczególnych kolumn. Kwoty w tej kolumnie
powinny odpowiadać poszczególnym wartościom kolumny 10 tabeli nr 6 raportu.
W kolumnie nr 11 wpisywane jest dofinansowanie jakie może zostać udzielone zgodnie z poziomami
dofinansowania wskazanymi w Umowie
Kolumna 12 stanowi różnicę kolumny 10 i 11
6
UWAGA: Należy dostosować tabelę do ilości i rodzajów zadań projektu.
ROZLICZENIE WYKONANYCH ZADAŃ W RAMACH REALIZOWANEGO PROJEKTU
W kolumnie nr 1 wpisywane są numery zadań zgodnie z Harmonogramem wykonania projektu.
W kolumnie nr 2 uzupełniane są tytuły zadań zgodnie z Harmonogramem wykonania projektu.
W kolumnie nr 2 wpisywane są nazwy wykonawców.
W kolumnie nr 3 i 4 wpisywane są terminy realizacji zadań (data rozpoczęcia i data zakończenia); daty
powinny odzwierciedlać również wprowadzone zmiany na etapie realizacji projektu
W kolumnie nr 5 wpisywany jest procent dofinansowania, tj. procent wsparcia lub ewentualnie
intensywność pomocy publicznej, jeśli takowa obejmuje Wnioskodawcę. Musi on być równy
procentowi z Umowy bądź ostatniego aneksu dla odpowiednich zadań.
W kolumnach nr 6-8 wpisywane są wartości planowane kosztów kwalifikowanych zgodnie z Umową lub
ostatnim aneksem (bez wprowadzonych zmian nie wymagających aneksu zgodnie z §10 Umowy)
W kolumnach nr 9-11 wpisywane są wartości odpowiadające kolumnom 10-12 z tabeli nr 5 raportu.
W kolumnie nr 12 wpisywana jest kwota dodatkowego wkładu własnego (kosztów niekwalifikowanych)
które zostały poniesione przez Wykonawców w trakcie realizacji projektu w tym koszty uznane przez
Centrum na etapie rozliczania projektu za niekwalifikowane z powodu przekroczenia budżetu
7
UWAGA: Należy dostosować tabelę do ilości i rodzajów zadań projektu.
INTENSYWNOŚĆ POMOCY PUBLICZNEJ
8
Wypełniane ‘dotyczy’ lub ‘nie dotyczy’. W przypadku, gdy chociaż jeden z Wykonawców projektu objęty
jest pomocą publiczną należy przedstawić wypełniony załącznik nr 2 do raportu w kolejnych punktach
dla każdego podmiotu realizującego projekt (patrz część dotyczącą wypełniania załącznika nr 2).
SPRAWOZDANIE Z AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO
W przypadku, gdy projekt zgodnie z umową wymaga przeprowadzenia audytu zewnętrznego, należy
Strona 2 z 4
9
dołączyć do raportu końcowego oryginał sprawozdania z niego, będący jednocześnie załącznikiem nr 3
do raportu.
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY / LIDERA
10
Przy oświadczeniu o zgodności raportu z dokumentacją projektową w tym księgową należy wpisać dane
dotyczące osoby odpowiedzialnej za sporządzenie dokumentu. Pod danymi należy wpisać miejsce
przechowywania dokumentacji. Informacja ta jest niezbędna w celu ewentualnej kontroli na miejscu.
Poniżej uwzględniono miejsce na podpis osób upoważnionych, które odpowiadają za przedstawione
informacje w podpisywanym dokumencie.
POTWIERDZENIE ZŁOŻENIA RAPORTU
Załącznik
nr 1
Część niewypełniana przez sporządzającego. Pole to będzie uzupełnione przez pracownika Centrum.
W kolumnie nr 1 wpisywane są numery zadań zgodnie z Harmonogramem wykonania projektu.
W kolumnie nr 2 wpisywane są terminy realizacji zadania (rzeczywiste) w formacie podawany jako: rrrrmm-dd - rrrr-mm-dd
W kolumnie nr 3 wpisywany jest procent dofinansowania, tj. procent wsparcia lub ewentualnie
intensywność pomocy publicznej, jeśli takowa obejmuje Wnioskodawcę. Musi on być równy
procentowi z Umowy bądź ostatniego aneksu dla odpowiednich zadań.
W kolumnie nr 6 wpisywane są kwoty kosztów ogółem (kosztów kwalifikowanych jakie zostaną
wpisane w dalszych kolumnach oraz kosztów niekwalifikowanych poniesionych w związku z daną
pozycja).
W kolumnach nr 7 i 8 wpisywane są odpowiednio kwota kwalifikowana z dokumentu księgowego i
kwota VAT kwalifikowanego wliczona w kwotę kwalifikowaną ogółem.
UWAGA: w przypadku wynagrodzeń widniejących na listach płac, które dotyczą wszystkich
pracowników jednostki, należy wpisać kwoty ogółem wynikające z zatrudnienia tylko tego pracownika
bądź tych pracowników, które odnoszą się do projektu. Jeśli osoby zatrudnione są na część etatu należy
wpisać kwotę ogółem obliczaną proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w projekt. W przypadku
umów cywilno-prawnych, w których istnieje obowiązek odprowadzenia do ZUS kosztów pracodawcy, w
kolumnie tej należy wpisać całkowity koszt ponoszony przez pracodawcę a nie tylko koszt
wynagrodzenia brutto wynikający z rachunku.
W kolumnie nr 9 załącznik automatycznie wyliczy zgodnie z formułą [kolumna nr 8 = podsumowanie
kolumny nr 6 * kolumna nr 3 (% dofinansowania)] kwotę dofinansowania danego zadania
W kolumnie nr 10 wpisywany jest numer dokumentu źródłowego, np. Listy płac, rachunku do umowy
cywilno-prawnej, rachunku bądź faktura, inne równoważne.
UWAGA: w przypadku umów cywilno-prawnych dokumentem źródłowym jest rachunek a nie np. lista
płac z umów cywilno-prawnych.
W kolumnie nr 11 uzupełniana jest data wystawienia w/w dokumentu.
W kolumnie nr 12 przypisywany jest nr księgowy, pod jakim widnieje dokument źródłowy w ewidencji
jednostki.
UWAGA: Jednostka realizując projekt zobligowana jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji
księgowej zgodnie z zapisami umowy.
Strona 3 z 4
W kolumnie nr 12 wpisywana jest nazwa towaru/usługi bądź inny tytuł spójny z dokumentami
związanymi.
PRZYKŁAD: w przypadku wynagrodzeń należy wpisać miesiąc, za jaki wypłacono wynagrodzenie wraz ze
stanowiskiem bądź nazwiskiem osoby, której wynagrodzenie dotyczy.
W kolumnie nr 13 należy wpisać nazwę wystawcy dokumentu źródłowego.
UWAGA: w przypadku kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem należy wskazać samą kwotę
zaksięgowaną oraz nr dokumentu/księgowania pod którym ryczałt kosztów ogólnych został
zaksięgowany.
Poniżej podsumowania Specyfikacji widnieje oświadczenie o zgodności przedstawionych informacji ze
stanem faktycznym i o bezpośrednim związku poniesionych kosztów z projektem.
Załącznik
nr 2
Załącznik
nr 3
UWAGA: Wymagane jest podpisanie przez osoby upoważnione specyfikacji wraz z częścią dotyczącą
w/w oświadczenia pod rygorem nieważności.
W przypadku otrzymania pomocy publicznej każdy Wykonawca / Lider (w zależności, która jednostka
otrzymuje takową pomoc), dla każdej jednostki wypełniany jest punkt w niniejszym załączniku. Należy
wtedy uzupełnić dane statusowe jednostki, tj. czy jest to jednostka naukowa czy przedsiębiorstwo z
informacją o statusie małego, średniego bądź dużego przedsiębiorstwa.
Poniżej przedstawiane są kwoty poszczególnych kosztów planowanych i poniesionych w zależności od
grupy zadań wyznaczającej poziom intensywności pomocy publicznej.
Stosowny dokument stanowiący sprawozdanie z audytu dołączany jest do raportu (o ile nie został
złożony w Centrum wcześniej) – nie ma potrzeby wklejania treści dokumentu w raport
Strona 4 z 4