25_Zasady_pracy_zesp..
advertisement
Materiały pochodzą z Platformy Edukacyjnej Portalu www.szkolnictwo.pl Wszelkie treści i zasoby edukacyjne publikowane na łamach Portalu www.szkolnictwo.pl mogą być wykorzystywane przez jego Użytkowników wyłącznie w zakresie własnego użytku osobistego oraz do użytku w szkołach podczas zajęć dydaktycznych. Kopiowanie, wprowadzanie zmian, przesyłanie, publiczne odtwarzanie i wszelkie wykorzystywanie tych treści do celów komercyjnych jest niedozwolone. Plik można dowolnie modernizować na potrzeby własne oraz do wykorzystania w szkołach podczas zajęć dydaktycznych. Podstawy przedsiębiorczości Temat: Zasady pracy zespołowej Zasady pracy zespołowej Definiując formalnie, zespół to mała grupa ludzi o umiejętnościach wzajemnie się uzupełniających, działających razem w celu osiągnięcia wspólnych celów, w poczuciu wzajemnej odpowiedzialności. Członkowie grupy pracy natomiast, w odróżnieniu od członków zespołu, współpracują ze sobą głównie w celu dzielenia się informacjami. Praca zespołowa ( A. Sejhiewicz) - jest to podstawowa forma organizacji pracy przez którą rozumiemy określony stopień organizacyjnego zespolenia wykonawców w procesie pracy dla wykonania określonych zadań. Praca zespołowa (B. House ) - to taki rodzaj działań zbiorowych gdzie wykonanie pewnych uporządkowanych zbiorów czynności i operacji powierza się określonej grupie osób lub gdy pewna grupa osób wykonuje zespołowo zadania zlecone indywidualnie na każdego z nich. Zasady pracy zespołowej Cechy pracy zespołowej : 1) współdziałanie czyli zorganizowane działanie zmierzające do realizacji wspólnego celu, 2) współpraca, 3) partnerstwo, 4) możliwość i chęć udzielenia sobie pomocy, 5) możliwość łączenia zawodów i specjalności, 6) możliwość pełnienia funkcji w zależności od kwalifikacji , umiejętności , zdolności, aktualnych możliwości (chęci), 7) zbiorowa odpowiedzialność za rezultaty pracy. Zasady pracy zespołowej Trzy grupy problemów zachodzących w zespole : Grupa I - czynności mające na celu określenie zadań, czynności motywujące, mobilizujące do działania. 1) czynności mające na celu określenie zadań: • podejmowanie inicjatyw, • poszukiwanie informacji, • pozyskiwanie informacji, • gromadzenie i przetwarzanie informacji, • diagnozowanie i analizowanie sytuacji, • diagnozowanie środków, sposobów i metod działania, • wyrażanie opinii o wszystkim, • ocena wszystkich i wszystkiego, • podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów. Zasady pracy zespołowej 2) motywowanie i mobilizowanie: • poszukiwanie kompromisu, • utrzymanie ładu w zespole, • wypracowanie norm, wzorców, standardów, • integrowanie członków zespołu. Grupa II - wypracowanie ideologii i spójności grupy: • wpływanie na zachowanie, • kształtowanie zachowania, • wpływa na pracę zespołu, • wpływ na stopień odczuwanego przez członków zespołu zadowolenia, satysfakcji. Grupa III - identyfikacja z grupą - akceptacja współpracowników zespołu, lidera zespołu, przyjęcie celów i zadań postawionych przed zespołem, warunki pracy, metody pracy. Zasady pracy zespołowej Praca jest jednym z głównych czynników decydujących o zaspokajaniu potrzeb człowieka, zarówno materialnych jak i psychicznych. Chcąc zaspokoić swoje dążenia ludzie muszą funkcjonować w różnych zbiorowościach i grupach społecznych. Duże znaczenie pełni forma pracy zwana pracą zespołową. W procesie kształtowania i rozwoju organizacji zawsze najważniejszym ogniwem był i do tej pory jest człowiek. Do niedawna pracowników postrzegano tylko jako jednostki. Obecnie bardzo ważna staje się umiejętność tworzenia zespołu i kierowania nim. Odgrywa ona ważną rolę w samorealizacji, kształtowaniu osobowości oraz stosunków między ludźmi, przyczyniając się do zróżnicowania pozycji pomiędzy poszczególnymi osobami w grupie. Formy zespołowego działania Wyróżnia się dwie formy zespołowego działania: Zespoły o specjalizacji jednorodnej – powstają w wyniku łączenia osób dotychczas indywidualnie wykonujących równoległe czynności czy zadania, obejmują więc te zespoły pracowników o jednakowych specjalnościach ( np. tokarzy, ślusarzy, itp.). W ramach zespołów o specjalizacji jednorodnej wyróżniamy zespoły pracownicze w układzie macierzowym (dualizm - podwójna podległość, każdy pracownik ma dwóch szefów. Powstają tu doraźne, płynne zespoły pracownicze, które funkcjonują na czas pewnego zadania, po zrealizowaniu zadania członkowie powracają z powrotem do swoich zespołów, wysoki efekt działania zespołowego. Formy zespołowego działania Zespoły o specjalizacji różnorodnej - obejmują wykonawców o różnych zawodach i różnych specjalnościach, członkowie tych zespołów realizują kolejne czynności składające się na większe zadanie czy nawet na pełny proces produkcyjny, praca jest tu wzajemnie uzależniona. W ramach zespołów o specjalizacji różnorodnej wyróżniamy zespoły pracownicze w układzie poziomym (grupują pracowników realizujących nie tylko działalność podstawową ale także działalność pomocniczą lub o charakterze obsługi - np. monterów, ślusarzy) i zespoły pracownicze w układzie pionowym (grupują pracowników realizujących oprócz funkcji wykonywanych różnego rodzaju proste funkcje kierownicze - planowanie czynności realizowanych przez ten zespół, organizowanie przebiegu tych działań, motywowanie ustalanie zasad wynagradzania i premiowania, kontrolowanie działań poszczególnych członków zespołu). Tworzenie i organizacja zespołu Etapy tworzenia zespołu: Etap formowania – dominuje niepokój, zależność od przywódcy zespołu, testowanie zadania. Etap ścierania się – dominuje atmosfera konfliktu, rodzi się emocjonalny opór wobec lidera, wobec stawianych zadań, metod, konflikt wobec wszystkiego. Etap normowania się – daje możliwość kształtowania, spójności grupy, norm i zasad współżycia, współdziałania, choć ciągle jeszcze na tym etapie występuje otwarta i dynamiczna wymiana poglądów, wyodrębnia się tożsamość grupy. Tworzenie i organizacja zespołu Kierownik powinien mieć na uwadze podstawowe zasady: Zasada optymalnej liczby członków zespołu – im większy zespół pracowniczy tym więcej problemów pod względem przekonań, postaw (społecznych, politycznych, moralnych) tym wolniej będą przebiegać procesy współżycia, współdziałania. Duży zespół to problem dla kierownika – występuje stosunkowo mała liczba kontaktów z podwładnymi, ograniczony przepływ informacji, trudności w egzekwowaniu realizowanych zadań przez członków zespołu, trudności w odpowiednim motywowaniu podwładnych. Mały liczebnie zespół – to silniejsza motywacja, to więzi personalne, integracja zespołu, częstszy kontakt z podwładnymi, szybszy przepływ informacji. Optymalny zespół jest uzależniony od kilku czynników i rodzajów pracy, od charakteru wykonywanych działań, od przestrzeni na której ten zespół ma działać, od stosowanych środków łączności, od poziomu kwalifikacji pracowników, od cech i osobowości kierownika. Tworzenie i organizacja zespołu Zasada rezerwy kwalifikacyjnej • Kp < Wp – kwalifikacje mniejsze od stawianych wymagań, • Kp = Wp – kwalifikacje są takie, jakie są stawiane wymagania (sytuacja idealna), • Kp > Wp – kwalifikacje przewyższają stawiane wymagania (w dłuższym przedziale czasu nie jest to dobre rozwiązanie). Zasada perspektywy działania – potrzeba, konieczność poinformowania kandydata na członka zespołu o misji zespołu, celach stawianych przed zespołem, o warunkach działania – funkcjonowania zespołu po to żeby kandydat mógł na wejściu wyzwolić emocje dodatnie lub ujemne. Zasada dostępnej bazy technicznej – baza techniczna to wszystkiego rodzaju maszyny, urządzenia, środki transportu, wszystko to co ma do dyspozycji zespół dla realizacji celów i zadań zespołu – musi ułatwiać i umożliwiać pracę. Zasady pracy zespołowej Praca w zespole pozwala na efektywne wykonywanie zadań dzięki ich odpowiedniemu podziałowi. Jednostka odgrywa role tym lepiej i skuteczniej, im bardziej utożsamia się z grupą, tzn. akceptuje i uznaje za swoje wartości wszystkich członków. Tylko w takim układzie pracownicy mogą odczuwać wewnętrzną satysfakcję z przynależności do niej i osiągać zamierzone cele. Zespoły tworzone są na podstawie grup, które z kolei składają się z indywidualnych osób. Różnica między grupą a zespołem polega na tym, ze zespół jest zbiorem ludzi połączonych wspólnym celem. Narodziny zespołu Jeśli postanowimy wprowadzić pracę zespołową należy zrobić to w oparciu o szczegółowy plan. Budowa zespołu Budowę zespołu można przedstawić w siedmiu podstawowych krokach: KROK 1. Określ cele Podstawą jest ustalenie tego, co firma pragnie uzyskać tworząc zespoły, jakie są konkretne oczekiwania, jakie priorytety. Należy jasno sformułować i zapisać cele, jakie ma za zadanie osiągnąć zespół. Pomocna w definiowaniu celów jest formuła "SMART", mówiąca, że każdy cel powinien spełniać poniższe kryteria. Każdy cel powinien być: S - Specyfic (specyficzny, konkretny), M - Measurable (mierzalny, możliwy do określenia przy pomocy liczb, jednostek, itp), A - Acceptable (akceptowany przez wszystkich, którzy będą dążyć do jego realizacji), R - Reliable (realny, możliwy do osiągnięcia), T - Time banded (określony w czasie). Budowa zespołu KROK 2. Określ zasoby Należy zastanowić się czy dysponuje się ludźmi, kapitałem, infrastrukturą, czasem i informacjami na koniecznym poziomie. Jeśli trzeba należy opracować sposoby pozyskania brakujących zasobów. KROK 3. Określ sposób pracy zespołu Najłatwiej dokona się tego odpowiadając na zestaw poniższych pytań. Oczywiście zależnie od specyfiki zadania mogą pojawić się dodatkowe pytania: -Czy działalność zespołu ma być ciągła czy czasowa? - Czy praca w zespole będzie jedynym zajęciem dla osób stanowiących zespół czy dodatkowym? - Jakie zadania stoją przed grupą i od czego powinna zacząć? - Jak dalece zespół może ingerować w funkcjonowanie firmy? Budowa zespołu KROK 4. Określ sposoby motywowania Należy opracować system nagród przewidzianych dla pracowników za określone wyniki pracy zespołu - pamiętając, że należy nagradzać wszystkich członków oraz że uczestnictwo w zespole nigdy nie może być traktowane jako kara, nie może wiązać się np. z przymusowym pozostawianiem w pracy poza normatywnym czasem pracy, obarczeniem dodatkowymi obowiązkami, itp. KROK 5. Określ sposoby oceny pracy Przede wszystkim należy opracować system ewaluacji i poinformować o obowiązujących kryteriach przed rozpoczęciem prac zespołu. Ocena efektów działań grupy i wkładu pracy poszczególnych osób jest niezwykle trudnym zadaniem, dlatego musi być bardzo szczegółowo przygotowana i przetestowana przed wprowadzeniem. Nie powinno się stosować odpowiedzialności zbiorowej - to cecha grup, nie zespołów. W zespole oceniana jest zarówno indywidualna praca członków jak i cały zespół. Budowa zespołu KROK 6. Określ skład zespołu Skład zespołu nie może być przypadkowy, wymuszony ani narzucony przez dotychczasową strukturę zatrudnienia. Kryteria doboru członków powinny wynikać z zadań stawianych przed zespołem oraz osobistych predyspozycji i posiadanych kompetencji. KROK 7. Wybierz lidera (liderów) Skuteczne działanie wymaga przywódcy, który będzie koordynował pracę, delegował zadania, rozładowywał konflikty, dostarczał informacji. Rola lidera, tak jak każda rola w zespole, powinna przypaść odpowiedniej osobie - posiadającej cechy, które przyczynią się do szybkiej integracji grupy. Po tym etapie dochodzi do pierwszych spotkań składu zespołu. Podczas nich członkowie zespołu poznają się, dokonują podziału ról i obowiązków, wypracowują metody działania. Typy zachowań w zespole Zachowania zadaniowe – pomagają one zespołowi na ustalenie i realizację wspólnych celów (np. poszukiwanie informacji, zachęcanie do podejmowania decyzji, wzorów). Zachowania zespołowe – wzmacniają , budują harmonię i spójność zespołu (np. motywowanie, nagradzanie członków zespołu, poszukiwanie kompromisu dla dobra zespołu , podtrzymywanie komunikacji wewnętrznej). Zachowania indywidualne – niepożądane działania powstające w wyniku nie zaspokojenia potrzeb indywidualnych pracownika i przeszkadzające zespołowi w osiągnięciu celu (np. dominacja, dążenie do zdobycia dominacji nad grupą, agresja, atakowanie pozytywnych pomysłów, dążenie do zdobycia uznania, itp.). Skuteczność pracy zespołu jest największa gdy między zachowaniami zadaniowymi i zespołowymi zachodzi czy istnieje właściwa proporcja a zachowania indywidualne są ograniczone do minimum. Praca zespołowa wspomagana przez komputer Rozwój informatyki uświadomił możliwość pracy zespołowej za pomocą infrastruktury sieci informatycznej (praca zespołowa wspomagana komputerem). Pojęcie "groupware" na ogól oznacza wyspecjalizowane pomoce informatyczne, takie jak np. programy komputerowe, wykorzystywane przez grupy pracujące na zasadzie zespołowej. W koncepcji pracy zespołowej wspomaganej komputerem decydującą rolę odgrywa telekomunikacja. Telekomunikacja staje się punktem centralnym. Każda sieć składa się z dwóch podstawowych elementów: węzłów i połączeń. "Węzeł" jako element sieci ma bardzo różne znaczenie. Mogą nim być osoby, stanowiska pracy, urządzenia, nośniki informacji itp. Węzłami są więc wszelkie podmioty pozostające w relacji z innymi podmiotami. Jako połączenia mogą być traktowane wszelkie sensowne związki pomiędzy węzłami. Praca zespołowa wspomagana przez komputer Węzłami są jednostki wirtualne lub osoby uczestniczące w sieci z pewnym zaangażowaniem jako archiwiści, menedżerowie lub wykonawcy. Połączenia w sieci współdziałającej są relacjami, które mogą mieć charakter synchronizacji lub udziału. Synchronizacja może dotyczyć działania, czasu czy przestrzeni, a udział odnosi się np. do informacji czy wiedzy. Oprócz węzłów i relacji w sieci współdziałającej wyróżnia się jako składniki podstawowe: • zaangażowanie i artykulację. Zaangażowanie charakteryzowane jest jakimś zadaniem, zbiorem zadań wzajemnie powiązanych, procesem prowadzącym do rezultatu końcowego, produktu sieci współdziałającej. Praca zespołowa wspomagana przez komputer W literaturze przedmiotu wyróżnia się najczęściej trzy rodzaje współdziałania, a mianowicie: • koordynację, • współpracę, • współdecydowanie. Odpowiednio mamy do czynienia z sieciami współdziałania koordynacyjnymi, współpracującymi, współdecydującymi. Określenie rodzajów działalności w sieciach współdziałających – można przyjąć, że w sieciach współdziałających wspomaganych informatycznie występują trzy zasadnicze rodzaje działalności, a mianowicie: organizowanie, wykonawstwo i administrowanie. Wady i zalety pracy zespołowej W kontaktach członków grupy mogą wystąpić bariery komunikacyjne, powodowane przez hałas, stany emocjonalne, niezgodność gestów i słów. Objawiają się one niezrozumieniem treści przekazywanego komunikatu lub tym, że wspólna łączność pomiędzy nadawcą a odbiorcą nie zostaje nawiązana. Do kategorii negatywnych zachowań należy krytyka, np. przez przełożonych, innych członków zespołu. Powinna być ona stosowana z zachowaniem określonych zasad, przede wszystkim należy ją kierować do konkretnej osoby i tylko w cztery oczy. Konflikty to sytuacje, w których zaistniała sprzeczność interesów, a jej uczestnicy próbują narzucić swoją wolę sobie nawzajem. Takie zdarzenia należy jak najszybciej rozwiązać, aby nie dopuścić do ich rozwoju. Dobrymi metodami są tu negocjacje i kompromis. Bardzo ważne jest to, żeby zapewnić każdemu możliwość wypowiedzenia własnej opinii, zdania. Wady i zalety pracy zespołowej Zalety pracy zespołowej: • działanie, praca zespołowa pozwala uzyskiwać lepsze rezultaty niż praca jednostek (synergiczny efekt działania zespołowego), • podniesienie wydajności pracy, • stworzenie warunków do wykorzystania indywidualnych umiejętności w interesie zespołu, • wzmacniają się więzy pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu (integracja), grupa staje się całością, • prowadzi do osłabienia fluktuacji a przez to obniża się koszty z tym związane, • odciąża aparat kierowniczy od wykonywania zadań w miarę prostych, rutynowych, o niskim stopniu odpowiedzialności, Wady i zalety pracy zespołowej • umożliwia dokonanie korzystnego podziału pracy i daje możliwość wzajemnej pomocy, grupowego rozwiązywania problemów, ułatwia przepływ informacji i proces komunikowania się, wymianę doświadczeń, ułatwia pokonywanie różnic wynikających z indywidualnych postaw, umożliwia wspólne tempo pracy, uaktywnia proces wzajemnej kontroli i samokontroli. Potencjalne wady pracy zespołowej: • może prowadzić do konformizmu, • może pojawić się w zespole lider – samozwaniec wymuszający na członkach grupy przyjęcie postaw negatywnych, • zmusza do częściowej rezygnacji z własnych ambicji na rzecz norm i wartości funkcjonujących w zespole, • zespół potrzebuje więcej czasu na podjecie decyzji lub rozwiązanie danego problemu niż indywidualny pracownik, Wady i zalety pracy zespołowej Zaletą pracy zespołowej jest nie tylko ułatwienie realizacji zadań poprzez ich podział i odciążenie jednostki, lecz także zwiększenie wydajności, wynikające z tego, że zintegrowana grupa jest bardziej efektywna w działaniu niż poszczególne osoby wchodzące w jej skład. Powołując się na Hofstattera (1957), można stwierdzić, iż: Zespół wie więcej. Wiedza poszczególnych członków zespołu sumuje się, szczególnie, jeśli chodzi o konkretne zdolności, umiejętności lub praktyczne doświadczenia. Dzięki temu grupa zdolna jest wypełnić luki, które uszły uwadze jednostki – nawet przy najbardziej sumiennej, subiektywnej refleksji. Wady i zalety pracy zespołowej Zespół mobilizuje. Oddziaływanie dyskusji zespołowej wykracza poza pojedyncze opinie, albowiem wypowiedziane zdania układają się w ciągi myślowe, które stanowią nowe impulsy. Jednakże nie tylko w sferze myślenia grupa oddziałuje pobudzająco na swoich członków i otoczenie. Zespół łagodzi napięcia emocjonalne. Różnic poglądów nie da się praktycznie uniknąć w dyskusjach oddziałujących na sferę emocjonalną. Grupa łagodzi to napięcie poprzez potwierdzenie bądź sprzeciw. Tam, gdzie niemożliwa jest jednoznaczna ocena "słuszneniesłuszne" albo "trafne – nietrafne", zespół musi się kierować zasadą kompromisu. Literatura 1. Biernacka M., Korba J., Smutek Z.: Podstawy przedsiębiorczości. Podręcznik do liceum ogólnokształcącego, liceum profilowanego i technikum. Wyd. II. Operon, Gdynia 2009, 2. http://pl.wikipedia.org 3. Gregorczyk S., Romanowska M., Sopińska A., Wachowiak P.: Przedsiębiorczość bez tajemnic. Podręcznik do nauczania podstaw przedsiębiorczości dla liceum i technikum. WSiP 2009, 4. Komosa A.: Szkolny słownik ekonomiczny. Ekonomik 2002.
