1. Umowa agencyjna – charakterystyka. Umowa agencyjna to typowa umowa zawierana w obrocie gospodarczym. Stronami tej umowy powinni być przedsiębiorcy. Przez umowę agencyjną podmiot przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu. Cechy istotne umowy agencyjnej to: 1. zobowiązanie agenta do: - pośredniczenia przy zawieraniu umów z klientami na rzecz dającego zlecenie (pośrednictwo) albo - zawierania z imieniu dającego umów z klientami (przedstawicielstwo) 2. stały stosunek łączący strony (umowa nie dotyczy jednorazowych transakcji lecz długotrwałej współpracy) 3. wynagrodzenie agenta 4. agent podejmuje czynności w ramach działalności swojego przedsiębiorstwa 5. dający zlecenie jest przedsiębiorcą. Umowy zawierane z klientami mogą być dowolnego rodzaju np. umowy sprzedaży, umowy ubezpieczeniowe, umowy najmu, umowy o świadczenie usług. Na etapie zawierania umowy ważne jest ustalenie, czy agent ma być pośrednikiem czy przedstawicielem. Od tego będą zależały obowiązki i uprawnienia agenta. Agent pośrednik dokonuje tylko czynności faktycznych np. wyszukuje klientów, doprowadza do spotkania dającego zlecenie z klientem, uczestniczy w rozmowach, prowadzi negocjacje. Umowę z klientem podpisuje w takim przypadku dający zlecenie. Natomiast agent przedstawiciel sam zawiera umowy z klientami w imieniu dającego zlecenie, czyli jest upoważniony do składania i odbierania oświadczeń woli w imieniu dającego zlecenie. Umowa zawarta przez agenta przedstawiciela w ramach udzielonego mu upoważnienia będzie wiązała dającego zlecenie. Możliwe jest też zawarcie umowy agencyjnej łączącej cechy pośrednictwa i przedstawicielstwa (wzór umowy agencyjnej mieszanej). Agent jest w zasadzie samodzielny w zakresie wykonywania obowiązków określonych umową. Umowa może pewne ograniczenia tej samodzielności wprowadzać, agent jest też zobowiązany do stosowania się do uzasadnionych wskazówek dającego zlecenie. Ograniczenia te i wskazówki nie mogą jednak być nadmierne – należy pamiętać, że agent to przedsiębiorca działający samodzielnie. Forma umowy – umowa agencyjna nie wymaga żadnej szczególnej formy. W interesie stron jest jednak, aby umowa taka została sporządzona w formie pisemnej – ułatwi to rozstrzyganie ewentualnych sporów w przyszłości. Istnieją też specyficzne postanowienia umowy agencyjnej które będą wymagały formy 1 pisemnej. Ponadto każda ze stron może żądać od drugiej pisemnego potwierdzenie treści umowy (nie można zrzec się tego uprawnienia). Charakter umowy – umowa agencyjna jest umową wzajemną (zobowiązującą obie strony), odpłatną, opartą na zaufaniu i lojalności obu stron. Przedawnienie – ustawa nie wprowadza szczególnych terminów przedawnienia dla umowy agencyjnej. Należy stosować tu przepisy ogólne kodeksu cywilnego. W związku z tym, że po obu stronach umowy występują przedsiębiorcy, ich roszczenia będą przedawniały się z upływem 3 lat od daty wymagalności (czyli od daty, kiedy dany obowiązek miał być wykonany). 2. Czym różni się agent pośrednik od agenta przedstawiciela? Agent pośrednik może wykonywać różnego rodzaju czynności faktyczne, które mają doprowadzić do zawarcia umowy przez dającego zlecenie. Umowa może zawierać katalog takich czynności. Jeżeli katalog ten nie zostanie określony, należy przyjąć, że agent samodzielnie decyduje, jakie czynności podejmować w celu doprowadzenia do zawarcia umowy przez dającego zlecenie. Agent przedstawiciel sam zawiera umowy z klientami w imieniu dającego zlecenie, czyli jest upoważniony do składania i odbierania oświadczeń woli w imieniu dającego zlecenie. W umowie agencyjnej można łączyć oba rodzaje agencji. 3. Postanowienia umowy agencyjnej wymagające zachowania formy pisemnej. Umowa agencyjna nie wymaga co do zasady żadnej szczególnej formy. W interesie stron jest jednak, aby umowa taka została sporządzona w formie pisemnej – ułatwi to rozstrzyganie ewentualnych sporów w przyszłości. Istnieją jednak przypadki, gdy forma pisemna będzie niezbędna. Tak jest na przykład w sytuacji, gdy dający zlecenie chce, aby agent przyjął na siebie odpowiedzialność za wykonanie zobowiązania przez klienta. Umowa, w której ma znaleźć się takie zastrzeżenie, powinna być zawarta w formie pisemnej. Jeżeli umowa nie zostanie zawarta w formie pisemnej, uznaje się, że umowa agencyjna została zawarta bez zastrzeżenia o przyjęciu dodatkowej odpowiedzialności przez agenta. Formy pisemnej pod rygorem nieważności wymaga też klauzula o ograniczeniu działalności agenta mającej charakter konkurencyjny na okres po rozwiązaniu umowy. 2 Ponadto każda ze stron może żądać od drugiej pisemnego potwierdzenie treści umowy (nie można zrzec się tego uprawnienia). 4. Obowiązki agenta wynikające z bezwzględnie obowiązujących przepisów kodeksu cywilnego. Do szczególnych obowiązków agenta należą, zgodnie z art. 760 1 kodeksu cywilnego: a) obowiązek przekazywania informacji mających znaczenie dla dającego zlecenie; b) obowiązek przestrzegania wskazówek dającego zlecenie uzasadnionych w danych okolicznościach; c) obowiązek podejmowania w zakresie prowadzonych spraw czynności potrzebnych do ochrony praw dającego zlecenie. 5. Wynagrodzenie agenta ustalane na podstawie kodeksu cywilnego. Wynagrodzenie agenta stanowi element przedmiotowo istotny umowy agencyjnej – jest podstawowym obowiązkiem dającego zlecenie. Zgodnie z art. 758 1 kodeksu cywilnego, jeżeli strony nie ustaliły w umowie sposobu zapłaty wynagrodzenia, agentowi przysługuje prowizja. Prowizja to wynagrodzenie, którego wysokość zależy od liczby lub wartości zawartych umów. Strony w umowie powinny precyzyjnie określić zasady wypłaty wynagrodzenia agenta. W interesie dającego zlecenie jest takie ukształtowanie zasad wypłaty, aby agent był jak najbardziej efektywny (w zależności od celu, jaki chce osiągnąć dający zlecenie np. wynagrodzenie od ilości zawartych umów może być odpowiednie w przypadku umów o jednakowej lub podobnej wartości; jeżeli zaś dającemu zlecenie będzie zależało na wartości tych umów jak przy umowie sprzedaży wyrobów przez producenta, to lepsza może być prowizja od wartości umów). Strony mogą też ustalić, że wynagrodzenie będzie miało inną postać np. ryczałtu (niezależnie od ilości zawartych umów) czy mieszaną (np. stałe wynagrodzenie miesięczne + prowizja). Można też łączyć prowizję od ilości zawartych umów z prowizją od wartości, jeżeli odpowiada to celom stawianym przez dającego zlecenie. Jeżeli wysokość prowizji nie zostanie określona w umowie, to zgodnie z kodeksem cywilnym należy się prowizja w wysokości zwyczajowo przyjętej w stosunkach danego rodzaju, w miejscu działalności prowadzonej przez agenta. W razie gdy nie można ustalić prowizji w ten sposób, agentowi należy się prowizja w odpowiedniej wysokości, uwzględniającej wszystkie okoliczności bezpośrednio związane z wykonaniem zleconych mu czynności. Regulacje kodeksowe nie dają 3 precyzyjnych wytycznych i ustalenie wysokości prowizji na podstawie przepisów nie będzie w praktyce łatwe. Dlatego też zaleca się, w interesie obu stron, uregulowanie tej kwestii w umowie, aby w przyszłości uniknąć czasochłonnych i kosztownych procesów mających na celu ustalenie wysokości należnego agentowi wynagrodzenia. 6. Wynagrodzenie agenta wyłącznego. Agent wyłączny to taki agent, któremu w umowie przyznano na wyłączność określony obszar działania lub określoną grupę klientów. Wynagrodzenie takiego agenta będzie stanowiła prowizja od wszystkich umów zawartych z wszystkimi klientami z przyznanej mu grupy lub obszaru geograficznego. Inaczej zatem niż w przypadku agenta bez prawa wyłączności, który może żądać prowizji tylko od umów zawartych w wyniku jego działalności lub z klientami pozyskanymi przez niego poprzednio dla umów tego samego rodzaju. Agent wyłączny ma prawo do prowizji również od umów zawartych bez jego udziału, jeżeli umowa z klientem została zawarta w czasie trwania umowy agencyjnej, a klient należy do objętej wyłącznością grupy lub obszaru geograficznego. 7. Wynagrodzenie agenta niezależne od udziału w zawarciu umowy z klientem oraz od umów zawartych po rozwiązaniu umowy agencyjnej. Przepisy kodeksu cywilnego zawierają szereg regulacji dotyczących prawa do wynagrodzenia agenta. Wśród tych przepisów należy zwrócić uwagę na prawo do wynagrodzenia agenta wyłącznego oraz prawo do wynagrodzenia po rozwiązaniu umowy. Agent wyłączny to taki agent, któremu w umowie przyznano na wyłączność określony obszar działania lub określoną grupę klientów. Wynagrodzenie takiego agenta będzie stanowiła prowizja od wszystkich umów zawartych z wszystkimi klientami z przyznanej mu grupy lub obszaru geograficznego. Inaczej zatem niż w przypadku agenta bez prawa wyłączności, który może żądać prowizji tylko od umów zawartych w wyniku jego działalności lub z klientami pozyskanymi przez niego poprzednio dla umów tego samego rodzaju. Agent wyłączny ma prawo do prowizji również od umów zawartych bez jego udziału, jeżeli umowa z klientem została zawarta w czasie trwania umowy agencyjnej, a klient należy do objętej wyłącznością grupy lub obszaru geograficznego. Agent ma także w pewnych przypadkach do prowizji od umów zawartych po rozwiązaniu umowy agencyjnej. Prowizja będzie przysługiwała agentowi, jeżeli dający zlecenie lub agent otrzymał od klienta propozycję zawarcia umowy jeszcze przed rozwiązaniem umowy agencyjnej. Prowizja będzie przysługiwała także w przypadku, gdy do zawarcia umowy z klientem doszło w przeważającej mierze w wyniku działalności agenta i umowa z klientem została zawarta w rozsądnym czasie od jej rozwiązania (niezależnie od tego, kiedy agent i dający zlecenie otrzymali propozycję zawarcia umowy). Pojęcie „rozsądnego czasu” jest pojęciem 4 nieostrym i zapewne będzie podlegało interpretacji uzależnionej od konkretnego stanu faktycznego. 8. Regulacje dotyczące momentu nabycia prawa wymagalności roszczenia o zapłatę prowizji. do prowizji oraz Zgodnie z art. 7613 kodeksu cywilnego strony mogą określić w umowie, kiedy agent nabywa prawo do prowizji. Moment nabycia prawa do prowizji to jeszcze nie termin wymagalności czyli zapłaty wynagrodzenia (np. agent pośredniczący w zawieraniu umów sprzedaży maszyn może nabyć prawo do prowizji z chwilą zawarcia umowy sprzedaży z klientem, ale termin płatności tej prowizji będzie następował po tej dacie np. w ciągu 14 dni od daty nabycia prawa do prowizji). Tak więc nabycie prawa do prowizji oznacza, że spełnione zostały warunki do tego, aby można było uznać, że prowizja jest należna. Możliwość ustalenia przez strony momentu, w którym agent nabywa prawo do prowizji, jest jednak ograniczona przez przepisy kodeksu cywilnego. Strony nie mogą się umówić, że agent nabywa prawo do prowizji później niż w chwili spełnienia świadczenia przez klienta albo w chwili, w której klient powinien spełnić świadczenie, gdyby dający zlecenie spełnił swoje. Wracając do przykładu sprzedaży maszyny, agent powinien nabyć prawo do prowizji najpóźniej w chwili dokonania zapłaty przez kupującego albo w chwili, w której upływałby termin do zapłaty, gdyby dający zlecenie (w umowie z klientem jako sprzedawca) wywiązał się ze swoich obowiązków. Jeżeli więc dający zlecenie np. nie dostarczył maszyny w ustalonym terminie, a termin zapłaty był ustalony umownie na 30 dni od daty dostawy, to należy przyjąć, że agent nabędzie prawo do prowizji w terminie 30 dni od daty wyznaczonej jako termin dostawy maszyny. W przypadku, gdy strony nie określą w umowie momentu nabycia prawa do prowizji, agent nabywa prawo do prowizji z chwilą, w której dający zlecenie powinien był spełnić swoje świadczenie wobec klienta albo faktycznie je spełnił, albo też kiedy swoje świadczenie spełnił klient. Jeżeli umowa z klientem ma być wykonywana częściami (np. sprzedaż ratalna), agent nabywa prawo do prowizji w miarę wykonywania umowy (np. w miarę wpłat rat przez klienta). Wymagalność roszczenia o zapłatę prowizji to termin zapłaty wynagrodzenia agentowi. Najwcześniej ten termin może przypadać na dzień zawarcia umowy z klientem (czyli dający zlecenie nie uzależnia zapłaty wynagrodzenia od faktycznego wykonania umowy z klientem, w szczególności od spełnienia świadczenia np. zapłaty ceny przez klienta). Takie rozwiązanie będzie korzystne dla agenta, nie będzie natomiast dobre dla dającego zlecenie. Maksymalny termin wymagalności nie może być późniejszy niż wynika to z przepisów kodeksu cywilnego. Zgodnie z niemi roszczenie agenta o zapłatę prowizji staje się wymagalne z upływem ostatniego dnia miesiąca następującego po kwartale, w 5 którym agent nabył prawo do prowizji. Postanowienia umowy mniej korzystne dla agenta są nieważne. Przykład: w umowie ustalono, że agent nabywa prawo do prowizji z chwilą dokonania zapłaty przez klienta. Klient zapłacił 15 lutego 2013r. Roszczenie agenta o zapłatę prowizji stanie się wymagalne z upływem dnia 30 kwietnia 2013r. Strony mogą oczywiście ustalić termin bardziej korzystny dla agenta. Istotne dla obu stron jest też to, że zgodnie z art. 761 4 kodeksu cywilnego agent nie może żądać prowizji w przypadku, gdy jest oczywiste, że umowa z klientem nie zostanie wykonana na skutek okoliczności, za które dający zlecenie nie ponosi odpowiedzialności. Jeżeli agent prowizję już otrzymał, to podlega ona zwrotowi. Postanowienia umowy mniej korzystne dla agenta są nieważne. 9. Obowiązek udzielania agentowi informacji pozwalających na ustalenie wysokości i prawidłowości wypłaty wynagrodzenia. Przepisy kodeksu cywilnego dają agentowi narzędzia pozwalające na ustalanie wysokości i wymagalności prowizji należnej za dany okres oraz kontrolowanie prawidłowości działań dającego zlecenie w zakresie wypłacania wynagrodzenia. Zgodnie z art. 7615 kodeksu cywilnego dający zlecenie ma obowiązek składania agentowi oświadczeń o należnej prowizji. Oświadczenia takie powinny być składane najpóźniej w ostatnim dniu miesiąca następującego po kwartale, w którym agent nabył prawo do prowizji. Oświadczenie powinno wskazywać wszystkie dane stanowiące podstawę do obliczenia wysokości należnej prowizji (np. wartość umów, ilość umów zawartych w danym okresie). Umowa agencyjna nie może ograniczać tych praw agenta – w przypadku wprowadzenia do umowy warunków mniej korzystnych, są one nieważne. Dodatkowo agent ma prawo żądać od dającego zlecenie dostępu do informacji potrzebnych do ustalenia, czy wysokość prowizji została prawidłowo obliczona. Może w szczególności domagać się wyciągów z ksiąg handlowych dającego zlecenie, albo żądać, aby wgląd i wyciąg z tych ksiąg został zapewniony biegłemu rewidentowi wybranemu przez strony. Postanowienia umowy mniej korzystne dla agenta są nieważne. Jeżeli dający zlecenie nie udostępni tych informacji, agent może wystąpić z odpowiednim roszczeniem do sądu (powództwo musi być wytoczone w ciągu sześciu miesięcy od dnia zgłoszenia żądania dającemu zlecenie). 10. Zastrzeżenie o odpowiedzialności agenta za wykonanie zobowiązań przez klienta. W umowie agencyjne można zastrzec, że agent będzie w uzgodnionym zakresie odpowiadał za wykonanie zobowiązania przez klienta i z tego tytułu otrzyma dodatkowe wynagrodzenie (prowizja del credere). Zastrzeżenie takie może 6 znaleźć się tylko w umowie zawartej w formie pisemnej. Jeżeli umowa agencyjna nie zostanie zawarta w formie pisemnej, uważa się, że została zawarta bez tego zastrzeżenia. Art. 7617 kodeksu cywilnego przewiduje, że zastrzeżenie takie może dotyczyć tylko oznaczonej umowy lub umów z oznaczonym klientem, przy których zawarciu agent pośredniczył albo które zawarł w imieniu dającego zlecenie. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, agent odpowiada za to, że klient spełni świadczenie. 11. Rozwiązanie umowy agencyjnej. Przepisy kodeksu cywilnego przewidują możliwość rozwiązania umowy agencyjnej zawartej na czas nieoznaczony w drodze wypowiedzenia. Okresy wypowiedzenia są następujące: - jeden miesiąc naprzód – w pierwszym roku trwania umowy, - dwa miesiące naprzód – w drugim roku trwania umowy, - trzy miesiące naprzód – w trzecim roku trwania umowy i w następnych latach. Termin wypowiedzenia umowy upływa z końcem miesiąca kalendarzowego (strony mogą jednak w tym zakresie postanowić inaczej). Ustawowe terminy wypowiedzenia nie mogą być skracane, mogą być natomiast wydłużone. W razie wydłużania terminów wypowiedzenia należy mieć na uwadze, że termin wypowiedzenia ustalony dla agenta nie może być od terminu ustalonego dla dającego zlecenie. W przypadku przedłużenia terminu dla agenta następuje takie samo przedłużenie terminu dla dającego zlecenie. Kodeks cywilny nie przewiduje możliwości rozwiązania przez wypowiedzenie z zachowaniem określonego okresu wypowiedzenia umowy zawartej na czas oznaczony. Możliwe jest natomiast rozwiązanie zarówno umowy zawartej na czas nieoznaczony jak i na czas oznaczony bez zachowania okresów wypowiedzenia. Prawo takie będzie przysługiwało każdej ze stron w przypadku, gdy druga strona nie wykonuje obowiązków w całości lub w znacznej części. 12. Świadczenie wyrównawcze. Przepisy kodeksu cywilnego przyznają agentom szczególne prawo chroniące ich interesy po rozwiązaniu mowy agencyjnej. Zgodnie z art. 764 3 kodeksu cywilnego agent może żądać po rozwiązaniu umowy agencyjnej świadczenia wyrównawczego, jeżeli spełnione zostały następujące przesłanki: - w czasie trwania umowy agent pozyskał nowych klientów lub 7 - w czasie trwania umowy agent doprowadził do istotnego wzrostu obrotów z dotychczasowymi klientami, a dający zlecenie nadal czerpie znaczne korzyści z umów z tymi klientami i biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności, a zwłaszcza utratę przez agenta prowizji od umów zawartych przez dającego zlecenie z tymi klientami, przemawiają za tym względy słuszności. Świadczenie wyrównawcze nie może przekroczyć wysokości wynagrodzenia agenta za jeden rok. Ustala się je w oparciu o średnie roczne wynagrodzenie uzyskane przez agenta w ciągu ostatnich 5 lat. Jeżeli umowa trwała krócej niż 5 lat, wynagrodzenie oblicza się z uwzględnieniem średniej z całego okresu jej trwania. Agent może, niezależnie od świadczenia wyrównawczego, dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. Świadczenie wyrównawcze nie przysługuje agentowi, jeżeli: a) dający zlecenie wypowiedział umowę na skutek okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi agent, jeżeli okoliczności te usprawiedliwiałyby wypowiedzenie umowy bez zachowania terminów wypowiedzenia, b) umowę wypowiedział agent, chyba że było to uzasadnione okolicznościami, za które odpowiada dający zlecenie albo jest to usprawiedliwione wiekiem, ułomnością lub chorobą agenta, a względy słuszności nie pozwalają domagać się od niego dalszego wykonywania czynności agenta, c) agent przeniósł swoje prawa i obowiązki wynikające z umowy na inną osobę, za zgodą dającego zlecenia. Strony mogą ukształtować treść prawa do świadczenia wyrównawczego w sposób odmienny niż wynika to z kodeksu cywilnego, w tym ustalić, że świadczenie takie nie przysługuje, ale dokonanie takiego ustalenia przez strony będzie możliwe dopiero po rozwiązaniu umowy agencyjnej. 13. Ograniczenie działalności konkurencyjnej. W czasie trwania umowy agencyjnej zakaz prowadzenia przez agenta działalności konkurencyjnej czy też działalności na rzecz podmiotów konkurencyjnych wobec dającego zlecenie można wyprowadzić z obowiązku zachowania lojalności wobec drugiej strony. Po rozwiązaniu umowy agencyjnej ograniczenie takie możliwe jest tylko w przypadku, gdy stron tak w umowie postanowią. Ograniczenie to musi być dokonane w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Ograniczenie jest ważne tylko wtedy, jeżeli dotyczy grupy klientów lub obszaru geograficznego objętych 8 działalnością agenta oraz rodzaju towarów lub usług stanowiących przedmiot umowy. Ograniczenie działalności o charakterze konkurencyjnym nie może być zawarte na okres dłuższy niż 2 lata licząc od daty rozwiązania umowy. Za ograniczenie działalności konkurencyjnej agentowi należy się rekompensata pieniężna, choć strony mogą w umowie postanowić inaczej (czyli, że ograniczenie następuje nieodpłatnie). Rekompensata nie będzie się też należała, jeżeli umowa agencyjna zostanie rozwiązana na skutek okoliczności, za które agent ponosi odpowiedzialność (np. z powodu wykonywania działalności konkurencyjnej w czasie trwania umowy). W interesie stron jest określenie w umowie, jaka suma należy się agentowi z tytułu ograniczenia działalności konkurencyjnej i jak będzie ona wypłacana (np. miesięcznie, jednorazowo z góry). Jeżeli warunki umowy nie określają, jaka suma pieniężna będzie należała się agentowi, to zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego suma ta będzie ustalana w oparciu o korzyści osiągnięte przez dającego zlecenie na skutek ograniczenia działalności konkurencyjnej oraz utraconych z tego powodu możliwości zarobkowych agenta. W praktyce ustalenie odpowiedniej sumy nie będzie na pewno proste, dlatego najlepiej uregulować tą kwestię w umowie. Dający zlecenie może przez jednostronne oświadczenie odwołać ograniczenie działalności konkurencyjnej agenta. Aby takie odwołanie było skuteczne, musi nastąpić do dnia rozwiązania umowy agencyjnej. Odwołanie ograniczenia skutkuje tym, że po upływie 6 miesięcy od daty złożenia agentowi oświadczenia, dający zlecenie nie będzie zobowiązany do wypłacania ustalonej z tytułu ograniczenia sumy pieniężnej. Agent może zwolnić się z obowiązku przestrzegania ograniczenia, jeżeli wypowiedział umowę na skutek okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi dający zlecenie (np. z powodu niewypłacania prowizji). Zwolnienie następuje przez oświadczenie złożone na piśmie przed upływem miesiąca od dnia wypowiedzenia. 9