Zarządzanie zmianą. Koncepcje Zarządzania – Ćwiczenia dr. Alekandra Zaleśna Monika Kopiec Karolina Bereda Leszek Sierpiński Prezentacja ta będzie zmianą i mamy nadzieję ze taką zostanie spostrzeżona . Będziemy starali się zmienić Państwa postrzeganie prezentacji akademickiej. Zarządzanie zmianą jest procesem. Nie przebiega według gotowych schematów i prowadzi do rezultatów, które nie są do końca określone, ponieważ zachodzą w zespole ludzkim, np. jednym z czynników zaburzającym przebieg procesu jest opór pracowników wobec zmiany. Podstawowym warunkiem zmiany jest dobra diagnoza. Procesami zarządzania zmianą będą: 1. Proces wykorzystywania strategii organizacji do utrzymania harmonii ze zmieniającym się otoczeniem rynkowym przy zapewnieniu, że zasoby firmy są bezpiecznie powiązane z produktami/usługami dostarczanymi klientom i realizacją celów organizacji. 2. Część procesu prowadzenia każdej działalności gospodarczej lub jako krok pomiędzy planowaniem strategicznym a wdrożeniem Pojęcie zmiany: Próba odnalezienia definicji zmiany - „ktoś, coś staje się inne niż dotychczas, zastąpienie, wymiana, zamiana, przyjęcie innej zasady postępowania” (Słownik j. polskiego) - Firma doradcza, coachingowa zajmująca się zmianą jako procesem. - Wprowadzenie czegoś nowego (ujęcie rzeczowe). - ???????????????????. Zmiana: – to każda istotna modyfikacja jakiejś części organizacji, – to przekształcenie każdego istniejącego układu wg ustalonych procedur, – to pojęcie efemeryczne, z natury rzeczy charakteryzuje się niepewnością nieprzewidywalnością, – to nieodłączne zjawisko towarzyszące człowiekowi i jego działalności. O zmianie mówił kiedyś: Heraklit z Efezu (ur. ok. 540 p.n.e., zm. ok. 480 p.n.e.) - Nic nie trwa, tylko zmiany”. Heraklit z Efezu poprzez swoją filozofię głosił, że ciągłe stawanie się i przemijanie jest najważniejszą cechą bytu, zaś stawanie się i przemijanie jest wynikiem nieprzerwanego ścierania się przeciwieństw. Najlepszym obrazem jego teorii jest rzeka – „wszystko płynie, nic nie stoi w miejscu”. Mówi obecnie Peter F. Drucker (ur. 19.11.1909r, zm. 11.11.2005r) - „Jedyną stałą rzeczą są zmiany.” Twórca zarządzania: Peter F. Drucker – ekspert ds. zarządzania, zajmował się badaniem procesów w zakresie organizacji i zarządzania. Nazywany był ojcem-założycielem zarządzania. Metody pobudzania motywacji opracowane przez Druckera stosowane były przez kierownictwo największych amerykańskich koncernów. Źródła zmian Fi r m a i e i d em m i oę gd rz ay fin ca zr no ed Firm a W ewn ętrzn e t e c h n o l o Z g m i i e a n y G l o Rb oa sl ni ąz ca ec j a w ujęcię źródeł zmian jako różnych czynników wpływających na firmę tR re eg nu dl ya c sj pe o łk er ca zj no ew Zew nętrzne N o w e P r a c o w n i c y N o w e R o s n ą c a i w s z e c h o b e c n a t r e n d ó w r y n k o w y c h y m a g a n i a a k c j o n a r i u s z y kategoryzacja źródeł zmian jako zewnętrzne i wewnętrzne o w e k o n k u r e n c j a ( n o w y k l i e n t ) definicja wewnętrznych + przykłady definicja zewnętrznych + przykłady Zarządzanie zmianą jest procesem. Nie przebiega według gotowych schematów i prowadzi do rezultatów, które nie są do końca określone, ponieważ zachodzą w zespole ludzkim. Podstawowym warunkiem zmiany jest dobra diagnoza. Etapy procesu zarządzania zmianą: - Ustalenie ogólnego celu organizacyjnego, Rozważanie ważności i wielkości zmiany, Zidentyfikowanie kultury organizacyjnej, Określenie ograniczeń krytycznych, Aktywne włączenie pracowników w proces zmian. Rodzaje zmian: Literatura definiuje również kategoryzację rodzaju zmian Rozróżniamy według kryterium podziału: - Sterowalność ( planowana i nie planowana), - Styl zmieniania (narzucona i dobrowolna), - Źródło zmian ( wewnętrzna i zewnętrzna), - Skuteczność zmian ( doskonaląca i zubożająca), - Czas zmian (krótka i długa), - Zakres zmian (drobna i duża), - Inwencja (kontynuowana i precedensowa). Okazje do przeprowadzania zmian by Peter Druckera: występujące wewnątrz organizacji, są to: o nieoczekiwane powodzenie, niepowodzenie, zdarzenie zewnętrzne o niezgodność między rzeczywistością a wyobrażeniami członków danej organizacji o innowacja wynikająca z potrzeb procesu o zmiany w strukturze przemysłu lub rynku, które wszystkich zaskakują występujące na zewnątrz organizacji, to: o zmiany demograficzne (zmiany w populacji) o zmiany w postrzeganiu np. mody o nowa wiedza Zarządzanie zmianą można podzielić na 1. Makrosystemowe systemowe strukturalne programowe 2. Mikrosystemowe innowacje modyfikacje usprawnienia Można dokonać także podziału na zmiany: wynikające z przyczyn wewnętrznych i zewnętrznych zmiany dostosowawcze (reaktywne) i wyprzedzające (planowane) radykalne i inkrementalne Podmiot zmian - człowiek Przykład 1. Definicja organizacji Definicja modelu zarządzania Definicja celu Definicja przyjętego sposobu realizacji Przebieg Analiza kosztów Ludzie stanowią kwintesencję organizacji. Jeśli chcemy umiejętnie zarządzać zmianą, musimy zrozumieć, jak pracownicy odbierają ją w sensie emocjonalnym i poznawczym. Jednostka w swym nastawieniu wobec zmiany przechodzi przez wiele faz, które przedstawiają się następująco: Moment wprowadzenia zmiany Negowa nie potrzeby zmiany Czynne przeciw stawianie sie Bierna akceptacja Uczenie się zmiany Reakcja ludzi na zmiany obejmuje fazy: - Szok – człowiek czuje się przytłoczony nową sytuacją lub zdarzeniem. Może to doprowadzić do odrzucenia procesu zmiany i stwierdzenia, że zmiana nie nastąpi; - Negacja – człowiek sztywno obstaje przy dotychczasowych sposobach działania. Na tym etapie opór jest najsilniejszy. Charakterystyczne dla tej postawy jest oświadczenie: „Nigdy na to nie pozwolę”; - Depresja – człowiek widzi, że nie ma żadnego wpływu na rozwój sytuacji, czego efektami są smutek, złość i wycofanie się z procesu zmiany; - Rezygnacja – człowiek godzi się ze zmianą, ale niekoniecznie ją aprobuje. Jest to punkt zwrotny w procesie zmiany; - Przymiarka – człowiek wypróbowuje nowe zachowania i metody pracy; - Konsolidacja – nowe doświadczenia i sposoby postępowania przekształcają się w nowe normy i rutynowe zachowania; - Przyswojenie – człowiek poprzez refleksję i uczenie się zaczyna utożsamiać się ze zmianą. Typowe dla tej postawy stwierdzenie to: „Świat się zmienia, trzeba za nim nadążać”. Model Lewina Opis 3 faz Analiza pola sił Opis 4 etapów Pojęcie zarządzania zmianą Definicja Zarządzanie zmianą jest procesem. Nie przebiega według gotowych schematów i prowadzi do rezultatów, które nie są do końca określone, ponieważ zachodzą w zespole ludzkim. Podstawowym warunkiem zmiany jest dobra diagnoza. Etapy zarządzania zmianą Definicja etapów Ustalenie ogólnego celu organizacyjnego, Rozważanie ważności i wielkości zmiany, Zidentyfikowanie kultury organizacyjnej, Określenie ograniczeń krytycznych, Aktywne włączenie pracowników w proces zmian. Wprowadzanie zmian Wprowadzanie zmian może spowodować u pracowników m.in.: przeciążenia, utrudnienia, przeszkody i konflikty. Aby pracownicy zaakceptowali zmiany, trzeba ich przekonać, że nowe rozwiązanie przyniesie im więcej korzyści niż strat. Przed rozpoczęciem procesu wprowadzania zmian znajdź odpowiedź na pytanie: • Co oferuje sytuacja, którą powodujesz? Wprowadzanie zmian – stadia 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Skrystalizowanie się w danej organizacji faktycznej potrzeby Pojawienie się inicjatorów Sformułowanie problemów Rozpatrzenie różnych sposobów wprowadzenia innowacji Wprowadzenie innowacji Osiągniecie trwałych efektów Przejęcie przez system wszelkich funkcji spełnianych dotąd przez inicjatorów Wprowadzanie zmian – ludzie Z jakimi typami ludzkimi spotykamy się w obliczu zmian Wprowadzenie zmian – jak twórcy zmian muszą sami odpowiadać za ich wprowadzenie, projekt wprowadzenia zmian powinien zostać przedstawiony publicznie przez kierownictwo cieszące się wśród podwładnych autorytetem, członkowie organizacji (firmy) powinni uważać, iż zmiany przyczynią się raczej do zmniejszenia przez nich wysiłku związanego z wykonywaniem pracy niż do jego zwiększenia, zmiana nie może naruszać wartości, jakie od dawna uznają członkowie organizacji, związane ze zmianą nowe informacje i doświadczenia powinny być zgodne z dotychczasowymi zainteresowaniami członków organizacji, dobrze aby uczestnicy organizacji nabrali przekonania, że ich dotychczasowa autonomia nie zostanie naruszona, należy zachęcać ludzi do włączenia się w proces diagnozowania stanu instytucji, dzięki czemu sami przyczynią się do ustalenia tak zwanej luki sprawnościowej ( zobaczą co jest robione obecnie, a co można zrobić w przyszłości ), zmiana powinna zostać zaakceptowana przez większość grupy, a ponadto znajdą się jednostki zdolne do zrozumienia przyczyn oporów niektórych członków grupy, należy stosować systematyczne informowanie zwrotne oraz wyjaśniać konieczność wprowadzania zmiany ( stworzenie możliwości identyfikowania się pracownika z wprowadzoną zmianą ), należy brać pod uwagę możliwość dokonania ewentualnej rewizji projektowanej zmiany, jeśli możliwe będzie wycofanie się z niej w momencie ujawnienia wad innowacji. Przykład 1. Definicja organizacji Definicja modelu zarządzania Definicja celu Definicja przyjętego sposobu realizacji Przebieg Analiza kosztów Przykład podbnej zmiany powodującej inne efekty kosztowe dzieki wykorzystaniu nauki wyciągniętej z przkładu pierwszego Dziękujemy zauwagę