system funkcji, procesów i przedsi*wzi** w organizacji.

SYSTEM FUNKCJI,
PROCESÓW I PRZEDSIĘWZIĘĆ
W ORGANIZACJI
FUNKCJE
 GENEZA - powtarzanie jednakowych czynności i
sposobów działania;
 Jest zbiorem działań;
 Wykonawcze – produkcyjne (wytwarzanie i zbyt) i
pozaprodukcyjne (usługi na rzecz pracowników);
 Zarządcze – planowanie, organizowanie,
motywowanie, kontrolowanie.
PROCESY - GENEZA
 Najwięcej problemów na styku między służbami –
struktura funkcjonalna;
 Organizacja funkcjonalna udoskonala się w ramach
poszczególnych funkcji, specjalności, a nie z punktu
widzenia wartości dostarczanej klientowi
 Nie wiadomo gdzie błąd skoro wszystko działa
FUNKCJE A PROCES
funkcja
proces
SZEF
K
L
I
E
N
T
KLIENT
FUNKCJE A PROCES
SZEF
kontakt
kontakt
wykładowcy
wykładowcy
sprzęt
sprzęt
Szukanie
klientów
Szukanie
klientów
tłumaczenie
tłumaczenie
kursy
kursy
Janda
związki
przysięgli
tłumacze
FUNKCJE A PROCES
SZEF
hotel
przejazd
schronisko
przewodnicy
kwatery
animatorzy
program
sprzęt
catering
Kenia
wspinaczka
młodzież
PROCES - CECHY
wszystko to, co się dzieje w organizacji od
momentu zaopatrzenia do dostarczenia
klientowi wartości dodanej.
 Komunikacja pozioma;
 Koordynacja wzdłuż procesów dostawca klient;
 Koncentracja na rezultatach a nie doskonalenie
wewnątrz danej funkcji;
 Autonomia zespołów zadaniowych a nie
komórek funkcjonalnych;
PROCES – CECHY c.d.
 Inni pracownicy, inne funkcje w organizacji – to są




klienci wewnętrzni;
Zespoły wielodyscyplinarne;
Mniej szczebli hierarchicznych;
Przecinają strukturę funkcjonalną i hierarchiczną;
Oceniane na podstawie wartości dostarczonej
klientowi.
RODZAJE PROCESÓW
1.
2.
Operacyjne – wytwarzanie wartości dla klienta i
innych zainteresowanych stron;
Pomocnicze – tworzą warunki do realizacji
procesów operacyjnych.
PROCESY
POMOCNICZE I
ZARZĄDZAJĄCE
PROCESY OPERACYJNE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Rozumienie rynków i
klientów;
Opracowanie wizji i
strategii;
Wytwarzanie produktów
i usług;
Marketing i sprzedaż
Produkcja i dostawy
Fakturowanie i obsługa
klientów.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Zarządzanie zasobami
ludzkimi;
Zarządzanie systemami
informacyjnymi;
Zarządzanie zasobami
finansowymi;
Wdrażanie programów
środowiskowych;
Zarządzanie relacjami
zewnętrznymi;
Zarządzanie zmianami.
OD FUNKCJI DO PROCESU
Struktura funkcjonalna;
2. Reforma z punktu widzenia klienta przerzucanie zadań między funkcjami, pojawiają
się zespoły wielodyscyplinarne;
3. Struktura macierzowa – odpowiedzialność wiąże
się z realizacją procesów. Problem – nakładanie
się szefów funkcjonalnych i procesowych.
1.
4. Pozioma struktura procesów:
 Pracownicy przypisani do procesów;
 Odpowiedzialność za procesy;
 Kierownicy pionów funkcjonalnych zmieniają się w
trenerów.
ZARZĄDZANIE PROCESAMI
 Ocena ich efektów;
 Podtrzymywanie ich funkcjonowania;
 Wprowadzanie korekt;
 Przeformułowanie procesów;
 Wszystko pod kątem dostarczania klientowi
wartości.
DOBRY PROCES
 Elastyczny;
 Działa według systemu „zero defektów” (nawet
minimalne odchylenie od normy daje
nieproporcjonalnie duży spadek zadowolenia
klienta);
 Jak najkrótszy czas cykli – oszczędza czas, ogranicza
defekty (!).
 W jakiej branży działa firma?
 W jaki sposób sprzedaje?
 Jak wygląda jej struktura i czym jest to
uwarunkowane?
 Co nie działa w tej strukturze?
PRZEDSIĘWZIĘCIA
Organizacja jest zbiorem projektów realizowanych
jednocześnie;
Cechy przedsięwzięć:
 Tymczasowość;
 Niepowtarzalność;
 Złożoność;
 Dość duża autonomia.
PROJEKT A PROCES
 Przekrojowy charakter;
 Efekty dla klientów wewnętrznych i zewnętrznych;
 Zorientowanie na cel;
 Złożoność działań;
 Różnica: tymczasowość, niepowtarzalność,
procesami łatwiej zarządzać.
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI
 Czas – harmonogramy, programy komputerowe




(PERT);
Koszty – dokładne budżetowanie;
Jakość – określanie wymagań technicznych
produktu;
Można spełnić dobrze tylko 2 z tych kryteriów.
Pomaga ustalanie zadań priorytetowych.
https://www.youtube.com/watch?v=8x7msPfjASo
INTERESARIUSZE PROJEKTU
Osoby związane z przedsięwzięciem:
 klient;
 zespół projektowy;
 kierownik projektu;
 komitet sterujący.
FAZY PROJEKTU
 Sformułowanie;
 Planowanie – precyzowane, aktualizowane,




korygowane;
Realizacja;
Kontrola - na bieżąco;
Ocena – w określonych momentach;
Zakończenie – przekazanie projektu odbiorcy i jego
akceptacja.