04. Wyjaśnienia, zmiana treści SIWZ

ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
Sygn. akt 53/B/NA/2015
Gdańsk, dnia 04.12.2015r.
Do Wykonawców
ubiegających się o udzielenie
n/w zamówienia publicznego
dot.: wyjaśnienia oraz zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na: „Archiwizację, niszczenie,
przechowywanie i obsługę dokumentacji Zarządu Dróg i Zieleni w Gdańsku”.
Zarząd Dróg i Zieleni w Gdańsku na podstawie art. 38 ust. 2 i 4 ustawy z dnia
29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013. poz. 907 z późn. zm.), zwanej
dalej „ustawą”, informuje że w przedmiotowym postępowaniu zostały złożone zapytania
dotyczące treści SIWZ, które wraz z odpowiedziami Zamawiającego zostały zamieszczone
poniżej:
Pytanie nr 1
„Proszę o wskazanie szacowanej częstotliwości odbiorów bieżącej dokumentacji do
zarchiwizowania z siedziby Zamawiającego?”
Odpowiedź nr 1
Zamawiający przewiduje odbiór bieżącej dokumentacji do zarchiwizowania przez
Wykonawcę nie częściej niż 1 raz w miesiącu.
Pytanie nr 2
„Proszę o wskazanie szacowanej średniej ilości mb dokumentacji bieżącej przeznaczonej
do archiwizacji przy jednorazowym odbiorze?”
Odpowiedź nr 2
Zamawiający przewiduje, że średnia ilość mb dokumentacji bieżącej przeznaczonej do
archiwizacji przy jednorazowym odbiorze wyniesie ok. 20 mb.
Pytanie nr 3
„Proszę o wskazanie szacowanego miejsca przechowywania dokumentacji przeznaczona do
zniszczenia: w siedzibie Zamawiającego czy u obecnego przechowawcy dokumentacji?”
Odpowiedź nr 3
Zamawiający przewiduje niszczenie dokumentów z zasobów przechowywanych u
Wykonawcy, których termin już upłynął, bądź upłynie w ciągu trwania umowy. Jednakże
zastrzega sobie możliwość niszczenia dokumentów bezpośrednio przekazanych z siedziby
Zamawiającego.
Pytanie nr 4
„Proszę o wskazanie kiedy i z jaką częstotliwością Zamawiający przewiduje niszczenie
dokumentacji?”
Odpowiedź nr 4
Zamawiający przewiduje w trakcie realizacji umowy trzykrotne niszczenie dokumentacji
tj. I kwartał 2016 r., XII 2017 r. oraz XII 2019r.
Siedziba: ul. Partyzantów 36, 80-254 Gdańsk
tel.: 58 341 20 41, fax: 58 52 44 609,
e-mail: [email protected] ; www.zdiz.gda.pl
ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
Pytanie nr 5
„Mając na uwadze, że w § 11 wzoru umowy, stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ nie
zawarto wszystkich możliwości dokonania zmiany wynagrodzenia, brak również
postanowień o zasadach wprowadzania odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia
należnego wykonawcy, w przypadku zmiany: 1) wysokości minimalnego wynagrodzenia
za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r.
o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, 2) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym
lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne
lub zdrowotne - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez
wykonawcę, Wykonawca zwraca się z wnioskiem o dokonanie zmiany treści § 11 wzoru
umowy poprzez określenie zasad wprowadzania odpowiednich zmian wysokości
wynagrodzenia należnego wykonawcy w ww. przypadkach, w szczególności poprzez
określenie, że w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług, wynagrodzenie
za usługi świadczone od dnia wejścia w życie zmiany będzie uwzględniała stawkę podatku
od towarów i usług po zmianie.”
Odpowiedź nr 5
Zamawiający nie przewiduje zmiany wynagrodzenia Wykonawcy.
Pytanie nr 6
„Zamawiający w §5 ust. 1 wzoru umowy wskazał, że Zamawiający może w dowolnym
czasie zażądać od Wykonawcy zwrotu części lub wszystkich przechowywanych
dokumentów, a Wykonawca zobowiązany jest dokumenty te dostarczyć w miejsce
wskazane przez Zamawiającego.
Wykonawca nie neguje wprowadzenia żądania zwrotu przechowywanych dokumentów,
lecz podkreśla, iż należy dążyć do zachowania równowagi stron stosunku umownego, która
w jego ocenie nie stoi w sprzeczności z naturą stosunku prawnego, ustawą lub zasadami
współżycia społecznego. Ustanawianie przez Zamawiającego obowiązku realizowanego
w dowolnym czasie bez uprzedniego wskazania terminu oraz podania liczby zwracanych
dokumentów, bezwzględnie należy uznać, za naruszenie zasad zachowania uczciwej
konkurencji, które może być uzasadnioną podstawą do unieważnienia postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy prawo zamówień
publicznych z uwagi, iż postępowanie jest obarczone wadą uniemożliwiającą zawarcie
ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Zgodnie z zasadami obowiązującego porządku prawnego uprawnienie zamawiającego
do ustalenia warunków umowy nie ma charakteru absolutnego, gdyż zamawiający nie może
swego prawa podmiotowego nadużywać. Wynika to zarówno z ograniczeń zasady swobody
umów, jak i z innej podstawowej zasady prawa cywilnego, wyrażonej w art. 5 Kodeksu
cywilnego. Dla ustalenia granic swobody umów z punktu widzenia zasad współżycia
społecznego istotne znaczenie mają te zasady, które służą ochronie wolności.
W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z wnioskiem o dokonanie odpowiedniej
zmiany §5 ust. 1 wzoru umowy poprzez wskazanie, że Zamawiający może, po uprzednim
pisemnym wezwaniu, zażądać od Wykonawcy, w terminie nie krótszym niż 7 dni od ww.
wezwania, zwrotu części przechowywanych dokumentów, stanowiącej nie więcej niż 20%
wszystkich przechowywanych dokumentów, a Wykonawca zobowiązany jest dokumenty
te dostarczyć w miejsce wskazane przez Zamawiającego.”
Odpowiedź nr 6
Zamawiający doprecyzowuje zapis w § 5 ust. 1 wzoru umowy ,,Zamawiający może, po
uprzednim pisemnym wezwaniu, zażądać od Wykonawcy, w terminie 9 dni roboczych od
ww. wezwania, zwrotu części przechowywanych dokumentów, stanowiącej nie więcej niż
20% wszystkich przechowywanych dokumentów, a Wykonawca zobowiązany jest dokumenty
te dostarczyć w miejsce wskazane przez Zamawiającego.’’
ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
Pytanie nr 7
„A. Wykonawca nie neguje wprowadzenia kar umownych we wzorze umowy jako takich,
lecz podkreśla, iż należy dążyć do zachowania równowagi stron stosunku umownego,
która w jego ocenie nie stoi w sprzeczności z naturą stosunku prawnego, ustawą lub
zasadami współżycia społecznego. Podkreślić należy, że w doktrynie prawa zamówień
publicznych oraz w aktualnym orzecznictwie KIO ustanawianie przez Zamawiającego w
umowie rażąco wysokich kar umownych, bezwzględnie należy uznać, za naruszenie
zasad zachowania uczciwej konkurencji, które może być uzasadnioną podstawą do
unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art. 93 ust.
1 pkt 7 ustawy prawo zamówień publicznych z uwagi, iż postępowanie jest obarczone
wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Zgodnie z zasadami obowiązującego porządku prawnego uprawnienie zamawiającego
do ustalenia warunków umowy nie ma charakteru absolutnego, gdyż zamawiający nie
może swego prawa podmiotowego nadużywać. Wynika to zarówno z ograniczeń zasady
swobody umów, jak i z innej podstawowej zasady prawa cywilnego, wyrażonej w art. 5
Kodeksu cywilnego. Dla ustalenia granic swobody umów z punktu widzenia zasad
współżycia społecznego istotne znaczenie mają te zasady, które służą ochronie
wolności. Szczególnie ważną sferą zastosowania zasad współżycia społecznego, jako
granicy swobody umów, jest problematyka tzw. słuszności (sprawiedliwości)
kontraktowej, rozumianej jako równomierny rozkład uprawnień i obowiązków w
stosunku prawnym, czy też korzyści i ciężarów oraz szans i ryzyk związanych z
powstaniem i realizacją tego stosunku. Badaniu z punktu wiedzenia słuszności
kontraktowej podlega przede wszystkim stosunek wartości świadczeń w umowach
wzajemnych. O naruszeniu reguł sprawiedliwościowych można mówić wówczas, gdy
dysproporcja tych wartości jest rażąca. W grę wchodzi jednakże badanie rozkładu
innych niż długi i wierzytelności obowiązków i uprawnień stron, ustalanie, czy
równomiernie są one obciążone obowiązkami i wyposażone w uprawnienia różnych
postaci. Kary umowne przewidziane w § 8 wzoru umowy należy uznać za przekroczenie
przez Zamawiającego przysługującego mu, co do zasady, uprawnienia do kształtowania
postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z powyższym
Wykonawca zwraca się z wnioskiem o dokonanie odpowiedniej zmiany §8 ust. 1 wzoru
umowy poprzez zmniejszenie wysokości poszczególnych kar z 0,1% na 0,01% oraz z 10%
na 5%.
B. Dodatkowo, wnosimy o wykreślenie postanowień określonych w § 8 ust. 1 pkt 1 i 2
wzoru umowy, bowiem przewidziane kary odnoszą się do czynności niewskazanych w
umowie. Zamawiający nie może karać za nieterminowe wykonanie obowiązków
wynikających z niniejszej umowy określonych w § 2 ust. 10 za każdą rozpoczętą
godzinę opóźnienia, skoro nie przewidział w jakich godzinach należy udostępnić
upoważnionym pracownikom Zamawiającego dokumentów do wglądu w archiwum
Wykonawcy. Ponadto, Zamawiający nie może karać za nieterminowe wykonanie
obowiązków wynikających z § 4 ust. 1 za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, skoro nie
przewidział konkretnych terminów na poszczególne czynności.
C. Jeżeli Zamawiający pozostawiłby postanowienia określone w § 8 ust. 1 pkt 1 i 2 wzoru
umowy to wnosimy o ich zmianę poprzez zmianę sformułowań „opóźnienie"
na „zwłoka". Zapisy w dotychczasowej formule powodują, iż wykonawca zobowiązany
będzie do ewentualnego odszkodowania nawet w sytuacji, gdy nie będzie ponosił
odpowiedzialności za nieterminowe wykonanie obowiązków. Sprzeczne jest to z istotą
umów, w których wykonawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie umowy
z własnej winy. Jest to zatem zapis krzywdzący dla wykonawcy i stawiający go
w podporządkowanej pozycji w stosunku do zamawiającego niezależnie od przyczyn
ewentualnego niewykonania umowy w terminie. Dokonując wykładni przepisu art. 476
kc należy wskazać, iż prawo rozróżnia dwa przypadki nienależytego wykonania
zobowiązania, tj. opóźnienie oraz zwłokę. Z opóźnieniem mamy do czynienia wówczas,
gdy brak spełnienia świadczenia w określonym terminie przez dłużnika nastąpiło
ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
z przyczyn od niego niezależnych. Ze zwłoką mamy do czynienia wówczas, gdy dłużnik
nie wykonał swoich zobowiązań na skutek okoliczności, za które ponosi
odpowiedzialność. Jak wynika z poglądów judykatury wyrażonych chociażby w wyroku
Sądu Najwyższego wydanego w dniu 11 lutego 1999r., w sprawie o sygnaturze akt III
CKN 166/98 kara umowna należy się wierzycielowi tylko wtedy, gdy niewykonanie lub
nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności, za które dłużnik
ponosi odpowiedzialność (art. 471 kc), tj. niewykonanie lub nienależyte wykonanie
zobowiązania wynika z nie dołożenia przez dłużnika należytej staranności (art. 472
kc), czyli jego winy w postaci, (co najmniej), niedbalstwa. Oznacza to, że kara
umowna należy się jedynie w wypadku zwłoki dłużnika (476 kc) - nie można natomiast
żądać kary umownej, gdy dłużnik obalił wynikające z art. 471 kc domniemanie, że
opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik
ponosi odpowiedzialność. A zatem posłużenie się instytucją opóźnienia narazi Państwa
na ewentualne podniesienie zarzutu nieważności tegoż zapisu, w oparciu o przepis art.
58 kc, co do jego skutków.”
Odpowiedź nr 7
Zamawiający na podstawie art. 38 ust 4 ustawy Pzp dokonuje zmiany treści SIWZ w Zał. nr
2 – Wzór umowy § 8 w następującym zakresie:
jest:
§8
1.
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach
i wysokości:
1) za nieterminowe wykonanie obowiązków wynikających z niniejszej umowy
określonych w § 2 ust.10 - w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto, określonego
w § 6 ust. 1 pkt. 3) za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia,
2) za nieterminowe wykonanie obowiązków wynikających z niniejszej umowy
określonych w § 4 ust. 1 oraz § 4 ust. 6 - w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto,
określonego w § 6 ust. 1 pkt. 3) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,
3) za uszkodzenie dokumentów lub wydanie w stanie niekompletnym - w wysokości
0,1% wynagrodzenia brutto, określonego w § 6 ust. 1 pkt. 3) za każdy komplet
dokumentów,
4) za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę z winy Wykonawcy- w wysokości 10%
wartości wynagrodzenia brutto, określonego w § 6 ust. 1 umowy,
5) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie
Wykonawcy- w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, określonego w § 6 ust. 1
umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia od Wykonawcy na zasadach ogólnych
przewidzianych w kodeksie cywilnym odszkodowania uzupełniającego, za poniesione
szkody przewyższające wysokości zastrzeżonych kar umownych.
3. Kary umowne zostaną potrącone z należnego wynagrodzenia Wykonawcy.
winno być:
1.
§8
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach
i wysokości:
1) za nieterminowe wykonanie obowiązków wynikających z niniejszej umowy
określonych w § 2 ust.9 - w wysokości 0,01% wynagrodzenia brutto, określonego
w § 6 ust. 1 pkt. 3) za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia,
2) za nieterminowe wykonanie obowiązków wynikających z niniejszej umowy
określonych w § 4 ust. 6 - w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto, określonego
w § 6 ust. 1 pkt. 3) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,
ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
3) za uszkodzenie dokumentów lub wydanie w stanie niekompletnym - w wysokości
0,01% wynagrodzenia brutto, określonego w § 6 ust. 1 pkt. 3) za każdy komplet
dokumentów,
4) za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę z winy Wykonawcy- w wysokości 10%
wartości wynagrodzenia brutto, określonego w § 6 ust. 1 umowy,
5) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie
Wykonawcy- w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, określonego w § 6 ust. 1
umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia od Wykonawcy na zasadach ogólnych
przewidzianych w kodeksie cywilnym odszkodowania uzupełniającego, za poniesione
szkody przewyższające wysokości zastrzeżonych kar umownych.
3. Kary umowne zostaną potrącone z należnego wynagrodzenia Wykonawcy.
Pytanie nr 8
„Wykonawca informuje, iż faktury za usługi wystawiane są za pośrednictwem
scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak
termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności
będący w ścisłej zależności z terminami sporządzania faktury. Termin płatności faktury od
daty wystawienia z tytułu świadczonych usług został wprowadzony ze względu na
zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania wykonawcy. Takie
rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich
płatnościach. Wobec powyższego Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację warunków
określonych przez Zamawiającego w § 7 ust. 1 i 2 wzoru umowy na następujące: Należności
wynikające z faktur VAT, Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na
fakturze w terminie 21 dni od daty jej wystawienia.”
Odpowiedź nr 8
Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisu.
Pytanie nr 9
„Zamawiający w pkt IX SIWZ wskazał, że rozliczenie nastąpi na podstawie faktycznej ilości
wykonanych usług potwierdzonych „Protokołem odbioru’” podpisanym przez
przedstawicieli obu stron.
Wykonawca podkreśla, iż zgodnie z orzecznictwem Zamawiający może określić szacunkowe
ilości usług, zobowiązany jest jednakże zagwarantować minimalną ilość usług, a
dopuszczalny poziom różnicy pomiędzy ilościami szacunkowymi, a ilościami minimalnymi
wynosi ok. 10% do 20% (wyrok KIO z dnia 17 lipca 2009 r., sygn. akt KIO/UZP 843/09 oraz
wyrok KIO z dnia 1 marca 2011 r., sygn. akt KIO 298/11).
Mając na uwadze powyższe, Wykonawca wnosi o wyjaśnienie treści SIWZ poprzez
potwierdzenie, iż Zamawiający gwarantuje wykonanie 80% liczby usług wymienionych w
formularzu ofertowym, co w konsekwencji oznacza, że minimalna liczba dokumentów
będących przedmiotem świadczonych przez wykonawcę usług będzie wynosiła 80% liczby
dokumentów wymienionych w formularzu ofertowym. Jednocześnie Wykonawca zwraca się
z wnioskiem o dokonanie odpowiedniej zmiany pkt IX SIWZ.”
Odpowiedź nr 9
Zamawiający przewiduje wykonanie umowy min. w 80%.
Pytanie nr 10
„Zwracamy się z wnioskiem do Zamawiającego o przesunięcie terminu składania ofert do
dnia 09.12.2015 r. godz. 9.00. Zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy Pzp jeżeli wartość
zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11
ust. 8 zamawiający w ogłoszeniu wyznacza termin składania ofert, z uwzględnieniem czasu
niezbędnego do przygotowania i złożenia wymaganych dokumentów, z tym, że termin ten
nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w BZP. W przedmiotowym
ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
postępowaniu zamawiający wyznaczył co prawda 10 dni na przygotowanie i złożenie ofert,
jednakże istotnym jest fakt, iż okres, w którym wyznaczony został ww. termin jest
okresem obejmującym dwa weekendy, co w sposób obiektywny utrudnia uzyskanie
niezbędnych do złożenia oferty dokumentów. Wyznaczenie w tym okresie terminu do
składania ofert stanowi dla ww. podmiotów dodatkowe obciążenie i ogranicza możliwość
wykorzystania posiadanych dodatkowych zasobów w celu uzyskania informacji o
postępowaniu, przeanalizowanie zainteresowania udziałem w nim oraz przygotowania
dokładnego i kompletnej oferty. Zgodnie z treścią art. 7 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający
przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób
zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. W
przedmiotowym postępowaniu wyznaczenie krótkiego terminu składania ofert spowoduje,
iż podmioty, które nie posiadają w tym czasie dokumentów wymaganych przez
zamawiającego mają ograniczony dostęp do ich uzyskania w żądanym czasie, a w
konsekwencji ograniczony dostęp do udziału w postępowaniu przetargowym. Reasumując,
poprzez wyznaczenie w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczonym w BZP w dniu 27.11.2015
r. terminu składania ofert na dzień 7.12.2015 r. zamawiający naruszył art. 43 ust. 1 w zw.
z art. 7 ust. 1 ustawy Pzp.”
Odpowiedź nr 10
Termin składania ofert przypadający na dzień 07.12.2015 r. został wyznaczony zgodnie z
zasadami ustawy Pzp oraz sposobem liczenia wynikającym z Kodeksu Cywilnego.
Jednocześnie Zamawiający na podstawie art. 38 ust 4 ustawy Pzp dokonuje zmiany treści
SIWZ poprzez zmianę terminu składania i otwarcia ofert oraz terminu wniesienia
wadium
jest:
Termin wniesienia wadium i składania ofert upływa dnia 07.12.2015r. o godz. 9:30.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 07.12.2015r. o godz. 10:00, bud. ,,B’’ pok. nr 09.
winno być:
Termin wniesienia wadium i składania ofert upływa dnia 09.12.2015r. o godz. 9:30.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 09.12.2015r. o godz. 10:00, bud. ,,B’’ pok. nr 09.
Pytanie nr 11
„Na jaki okres należy wstawić gwarancję bankową – wadium 10.000,00 zł?”
Odpowiedź nr 11
Gwarancję bankową należy wystawić na okres 30 dni od daty upływu terminu składania
ofert.
Pytanie nr 12
„W dokumencie warunki techniczne zamówienia (cena przechowywania i obsługi
dokumentów) pkt. 3 określa pomieszczenie nie dalej niż 15 km od siedziby Zamawiającego
tj. do ul. Partyzantów 36. Czy inne firmy, których archiwum mieści się powyżej 15 km
mogą wziąć udział w ww. przetargu?”
Odpowiedź nr 12
W przedmiotowym postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy dysponują
miejscem przeznaczonym do archiwizacji dokumentów w odległości nie większej niż 15 km
od siedziby Zamawiającego tj. ul. Partyzantów 36. (odległość liczona wg wskazań licznika
samochodowego).
ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
Pytanie nr 13
„SIWZ punkt III. „Warunki udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu dokonywania
oceny spełniania warunków” podpunkt 2 – czy forma referencji (potwierdzonych za
zgodność z oryginałem) od obecnie obsługiwanych przez ,,Wykonawcę’’ Klientów spełnia
warunki udziału w postępowaniu ?”
Odpowiedź nr 13
Sposób oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu określony został w pkt III.1 SIWZ.
Formę składanych dokumentów określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19
lutego 2013r.
Pytanie nr 14
„SIWZ punkt III. SIWZ „Warunki udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu
dokonywania oceny spełniania warunków” podpunkt 4 – w sytuacji braku aktualizacji zmian
w KRS w zakresie Członków Zarząd ,,Wykonawcy’’ czy jako dokument potwierdzający i
wiążący może zostać użyta Uchwała Zgromadzenia Wspólników powołująca Członka
Zarządu ?”
Odpowiedź nr 14
Tak, jeżeli członek Zarządu podpisuje ofertę i oświadczenia.
Pytanie nr 15
„SIWZ punkt III. „Warunki udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu dokonywania
oceny spełniania warunków” podpunkt 6 – czy aktualny odpis KRS będzie wystarczającym
dla spełnienia warunku ?”
Odpowiedź nr 15
Nie będzie wystarczający. Wykonawca musi złożyć oświadczenie o przynależności lub nie
do grupy kapitałowej oraz wykaz firm powiązanych (jeżeli dotyczy).
Pytanie nr 16
„SIWZ punkt VII. „Sposób przygotowania oferty” podpunkt 1 – w sytuacji braku aktualizacji
zmian w KRS w zakresie nowych Członków Zarząd ,,Wykonawcy’’ czy jako dokument
potwierdzający i wiążący może zostać użyta z Uchwała Zarządu powołująca Członka
Zarządu?”
Odpowiedź nr 16
Odpowiedzi udzielono w pytaniu nr 14.
Pytanie nr 17
„SIWZ punkt IX. „Sposób wyliczenia ceny” – „W przypadku ustawowej zmiany stawki
podatku od towarów i usług dot. przedmiotu umowy stronom będzie przysługiwało prawo
zmiany wysokości wynagrodzenia umownego, odpowiednio do ustalonej przez ustawodawcę
zmiany wysokości podatku VAT. Zmiana wysokości wynagrodzenia zostanie wprowadzona
do umowy aneksem” – według opinii ,,Wykonawcy” ustawowa zmiana stawki podatku VAT
winna skutkować automatyczną zmianą wynagrodzenia. Alternatywnie proponowany zapis
mógłby otrzymać brzmienie: „Zmiana zostanie wprowadzona zgodnie z przepisami ustawy
o podatku od towarów i usług”. Prosimy o ustosunkowanie się do zaproponowanych form
zmiany treści dokumentu. Wskazujemy, że po ewentualnej zmianie stawek VAT,
Wykonawca będzie zobowiązana na gruncie przepisów ustawy VAT do automatycznego
zastosowania nowej stawki, pomimo takiego brzmienia umowy.”
Odpowiedź nr 17
Zapisy SIWZ pozostają bez zmian.
ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
Pytanie nr 18
„SIWZ punkt X. „Kryteria i sposób wyboru oferty” – Prosimy o dodatkowe wyjaśnienia:
- Czy chodzi o usługi wykonywane w ramach umowy czy też o usługi związane z samym
tylko wyborem oferty ? oraz
- Czy za obowiązek podatkowy Zamawiającego będą uważane kwoty podatku VAT naliczone
za usługi wykonane przez Wykonawcę w ramach umowy zawieranej na skutek
rozstrzygnięcia przetargu ?”
Odpowiedź nr 18
Wobec braku ściśle sprecyzowanego pytania Wykonawcy, Zamawiający nie udziela
odpowiedzi.
Pytanie nr 19
„SIWZ - Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zgłaszania zastrzeżeń co do treści umowy
oraz zmiany jej warunków na dogodne dla obu stron z zachowaniem odpowiedniego
poziomu bezpieczeństwa po stronie Zamawiającego jak i poziomu świadczonych usług
przez Wykonawcę ?”
Odpowiedź nr 19
Zamawiający nie wyraża zgody.
Pytanie nr 20
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 2 pkt. 3 – prosimy o zdefiniowanie
pojęcia spisu elektronicznego dokumentów/pudeł, z uwzględnieniem poziomu
szczegółowości takiego spisu;”
Odpowiedź nr 20
Elektroniczny spis pudeł powinien zawierać numer ewidencyjny kartonu wraz z posiadaną
zawartością tj. nazwą każdej przechowywanej w nim teczki. Dodatkowo nazwę działu
przekazującego dokumentację, sygnaturę, datę sporządzonej dokumentacji, kategorię
archiwalną, liczbę tomów i przewidywany rok niszczenia.
Pytanie nr 21
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 2 pkt. 4 – czy odbiory nowych
dokumentów będą odbywać się w ściśle określonych terminach lub interwałach czasu tj.
dla przykładu raz miesięcznie, raz na trzy miesiące itd. ?”
Odpowiedź nr 21
Zamawiający przewiduje odbiór bieżącej dokumentacji do zarchiwizowania przez
Wykonawcę nie częściej niż 1 raz w miesiącu.
Pytanie nr 22
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 2 pkt. 2 oraz 5 – prosimy o podanie
definicji oraz zdefiniowanie zakresu czynności dla usług archiwizowania
oraz
porządkowania nowych dokumentów przejmowanych przez Wykonawcę do archiwum. Kto
lub co będzie decydowało o tym, iż dana partia dokumentów powinna zostać
uporządkowana ? Jakie kategorie dokumentów oprócz wymienionych (BE, B5, BC) będzie
obejmowała usługa archiwizacji oraz czy Zamawiający posiada tzw. Rzeczowy Wykaz Akt ?
W jakich cyklach miało by się odbywać porządkowanie, czy zawsze zgodnie z odbiorami
nowych dokumentów od Zamawiającego czy też w innych interwałach czasu np. raz do
roku, raz w okresie trwania umowy itd. ?”
Odpowiedź nr 22
Archiwizowanie dokumentacji polega na odbiorze dokumentów od Zamawiającego i
umieszczenie odpowiednio w kartonowych pudłach opisując czego dotyczą dane
dokumenty oraz ich sygnaturę wraz z odpowiednim działem ZDiZ. Zamawiający posiada
ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
rzeczowy wykaz akt, dlatego też porządkowanie archiwizowanej dokumentacji winno się
odbywać zawsze zgodnie z odbiorami nowych dokumentów od Zamawiającego.
Pytanie nr 23
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 4 pkt. 1.1) – Według opinii
,,Wykonawcy’’ oczywistym jest, iż z upływem czasu dokumenty niszczeją. W związku z
tym Wykonawca nie jest w stanie dostarczyć dóbr w stanie „nieuszkodzonym” (takim
samym jak je odbierał). W związku z powyższym poprosimy o doprecyzowanie lub
przyjęcie, że za uszkodzenie nie poczytuje się normalnego zużycia dokumentów
następującego na skutek upływu czasu. ;”
Odpowiedź nr 23
Zamawiający doprecyzowuje zapis w § 4 ust. 1 pkt. 1) wzoru umowy ,,odbioru i
przechowywanie dokumentów z należytym staraniem i zwrócenia ich w stanie
nieuszkodzonym w miejsce wskazane przez Zamawiającego, przy czym za uszkodzenie nie
poczytuje się normalnego zużycia dokumentów następującego na skutek upływu czasu,’’
Pytanie nr 24
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 4 pkt. 1.2) – Prosimy o
doprecyzowanie jakie procedury zabezpieczające Zamawiający prosi o udostępnianie
informacji oraz w jakiej formie ? Proponujemy również rozszerzenie zapisu § 4 pkt. 1.2) do
następującej postaci: „powiadomienia Zamawiającego o wszelkich procedurach
zabezpieczających ustalonych przez Wykonawcę realizowanych na potrzeby i w zakresie
usług świadczonych przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego” ;”
Odpowiedź nr 24
Zamawiający rozszerza zapis w § 4 ust. 1 pkt. 2) wzoru umowy ,,powiadomienia
Zamawiającego o wszelkich procedurach zabezpieczających ustalonych przez Wykonawcę
realizowanych na potrzeby i w zakresie usług świadczonych przez Wykonawcę na rzecz
Zamawiającego,’’
Pytanie nr 25
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 4 pkt. 1.6) – W jaki sposób
przedstawiciele Zamawiającego będą upoważniani do zamawiania usług ?”
Odpowiedź nr 25
Na podstawie upoważnień imiennych wskazanych pisemnie przez Zamawiającego.
Pytanie nr 26
„Umowa (Sygn. akt
53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 4 pkt. 2
–
Prosimy o
doprecyzowanie, która ze stron (Zamawiający czy Wykonawca) będzie każdorazowo w
przypadku odbioru nowych dokumentów dokonywał spisu powierzanych dóbr. Jeżeli takie
spisy ma wykonywać Zamawiający wówczas ,,Wykonawca” nie może wziąć
odpowiedzialność za elementy zawarte w pudłach archiwizacyjnych chyba, że zostaną one
dodatkowe zweryfikowane przez pracownika ,,Wykonawcy’’ na etapie odbioru lub cały
proces przejęcia wraz z dokonaniem spisów oraz rejestracją będzie wykonywało właśnie
,,Wykonawca’’.”
Odpowiedź nr 26
Zamawiający informuje, że w przypadku przekazywania Wykonawcy nowych dokumentów
do zarchiwizowania, dokonywanie spisu powierzanych dóbr leży po stronie Wykonawcy.
Pytanie nr 27
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 4 pkt. 5 – Czy dostęp do tzw.
pomieszczenia audytowego w lokalizacjach ,,Wykonawcy’’ wraz z udostępnieniem w nim
ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
wskazanych materiałów przechowywanych przez Iron Mountain będzie spełniać wymogi § 4
pkt. 5 ?”
Odpowiedź nr 27
Przed rozpoczęciem przewożenia dokumentów Zamawiający dokona wizji lokalnej
pomieszczenia.
Pytanie nr 28
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 4 pkt. 6 – Czy Zamawiający
dopuszcza możliwość wydłużenie terminu odbioru dokumentów ? Jak należy rozumieć
definicję odbioru dokumentów w kontekście § 4 pkt. 6 – prosimy o uszczegółowienie.”
Odpowiedź nr 28
Nowy Wykonawca wyłoniony na podstawie przetargu nieograniczonego o sygn. akt
53/B/NA/2015 zobowiązany jest do odebrania całej dokumentacji archiwalnej ZDiZ z
lokalizacji przy ul. Targ Rakowy 7/8 w Gdańsku do dn. 31.12.2015 r. Zamawiający nie
dopuszcza możliwości przedłużenia terminu odbioru dokumentów.
Pytanie nr 29
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 4 pkt. 7 – Jaki będzie poziom
szczegółowości opisu na protokole (per pudło, per teczka, per dokument) ? Która ze stron
(Zamawiający czy Wykonawca) dokonuje spisu do protokołu odbieranych dokumentów ? W
przypadku gdy będzie to Zamawiający to czy zadaniem ,,Wykonawcy’’ będzie weryfikacja
zawartości z treścią protokołu ?”
Odpowiedź nr 29
Spisu przekazywanych dokumentów dokonuje obecny Wykonawca w momencie przekazania
całej dokumentacji nowemu Wykonawcy wyłonionemu na podstawie przetargu
nieograniczonego o sygn. akt 53/B/NA/2015. Protokół przekazania winien zawierać datę
przekazania dokumentacji, ilość przekazywanych pudeł i numer archiwalny każdego pudła.
Pytanie nr 30
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 5 pkt. 1 – Czy Zamawiający
dopuszcza możliwość zmiany treści § 5 pkt. 1 ? Jeśli tak to w jakim zakresie ?”
Odpowiedź nr 30
Zamawiający dokonał zmiany treści § 5 pkt. 1 Wzoru umowy w odpowiedzi nr 6.
Pytanie nr 31
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 5 pkt. 3 – Czy Zamawiający
dopuszcza możliwość uzależnienia terminu zwrotu dóbr w zależności i proporcjonalnie do
wolumenu przechowywanego u Wykonawcy ?”
Odpowiedź nr 31
Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości.
Pytanie nr 32
„Umowa (Sygn. akt
53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 5 pkt. 4 - Takie
oświadczenie,,Wykonawca’’ może wystawić jeżeli zweryfikował zawartość pudeł. Jeżeli
zawartość nie była weryfikowana, wówczas na jakiej podstawie ,,Wykonawca’’ ma brać
odpowiedzialność za zawartość pudeł ? Czy intencją Zamawiającego było założenie, że to
Właśnie wykonawca dokonuje spisów i pełnego odbioru dokumentów wraz protokólarnym
potwierdzeniem ?”
Odpowiedź nr 32
Nowy Wykonawca winien być obecny podczas przekazywania dokumentacji od
poprzedniego Wykonawcy. Przekazywanie dokumentacji potwierdzone zostanie
,,protokołem przekazania’’ podpisanym przez obie strony.
ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
Pytanie nr 33
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 6 pkt. 1 – Co nastąpi w przypadku
przekroczenia kwoty ogólnej lub dla poszczególnych rodzajów usług wskazanych w umowie
? Czy w całkowite koszty powinna zostać wliczona również kwota związana z zakończeniem
współpracy a związana z wydaniem zasobu dokumentów Zamawiającemu ?”
Odpowiedź nr 33
Zamawiający nie przewiduje przekroczenia kwoty ogólnej. W przypadku konieczności
rozszerzenia poszczególnych rodzajów usług, Zamawiający posiada możliwość skorzystania
z zamówień uzupełniających. Kwota umowa winna zawierać również wszystkie koszty
związane z zakończeniem współpracy.
Pytanie nr 34
„Umowa (Sygn. akt 53/B/NA/2015; Zał. nr 2 SIWZ) § 6 pkt. 2 – Czy możliwość naliczenia
wynagrodzenia jest uzależniona tylko i wyłącznie od podpisania protokołu przez obie strony
? Czy Zamawiający wyrazi zgodę na dopisanie postanowienia, że w razie niepodpisania
protokołu przez Zamawiającego w terminie np. 5 dni od momentu wykonania usług przez
Wykonawcę , Wykonawca ma prawo do jednostronnego podpisania protokołu ?”
Odpowiedź nr 34
Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości.
Pytanie nr 35
„Ile wynoszą szacowane przez Zamawiającego ilości wyszukiwania pudeł dokumentów w
okresie trwania umowy ? Liczba transportów została określona dla poszczególnych jej
trybów natomiast z punktu widzenia Zamawiającego istotnym elementem kosztów jest
również wspomniana liczba wyszukań. Prosimy o doprecyzowanie.”
Odpowiedź nr 35
Zamawiający przewiduje, że usługa polegająca na wyszukiwaniu kartonów w ciągu jednego
miesiąca nie powinna przekroczyć ok. 100 pudeł.
Pytanie nr 36
„W treści Umowy brakuje postanowień dotyczących powierzenia danych osobowych.
Według opinii ,,Wykonawcy’’ konieczne jest wprowadzenie zapisu jak poniżej lub
podobnego:
„Zamawiający niniejszym upoważnia Wykonawcę, jak i (podwykonawcę), zgodnie z art. 31
Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r., do przetwarzania danych
osobowych w zakresie wynikającym z Umowy, do których Wykonawca może uzyskać dostęp
podczas realizacji zobowiązań wynikających z Umowy w celu należytej realizacji usług
wskazanych w Umowie”.
W ramach współpracy ,,Wykonawca’’ będzie przetwarzała dane osobowe zawarte w
dokumentach Zamawiającego.”
Odpowiedź nr 36
Z Wykonawcą wyłonionym w ramach niniejszego postępowania, zostanie zawarta umowa
powierzenia danych osobowych.
Pytanie nr 37
„Archiwizowanie dokumentów 1000 mb. Jakie to kategorie dokumentów oraz w jakich
proporcjach (%)?”
Odpowiedź nr 37
Na obecną chwilę Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć jakie kategorie dokumentów i
w jakich proporcjach (%) będą przekazywane Wykonawcy do zarchiwizowania.
ZARZĄD DRÓG I ZIELENI W GDAŃSKU
Pytanie nr 38
„Czy posiadają Państwo własne JRWA?”
Odpowiedź nr 38
Zamawiający posiada JRWA.
Pytanie nr 39
„W jakim stanie jest dokumentacja aktualnie przechowywana oraz jak jest aktualnie
przechowywana? Czy zasób ma zostać przepakowany do pudeł nowego Wykonawcy? Jeżeli
tak to czy ma zostać zapakowany do kartoników archiwizacyjnych czy też wystarczy
umieszczenie dokumentów w pudłach zbiorczych?”
Odpowiedź nr 39
Obecnie dokumentacja ZDiZ przechowywana jest w należytym stanie, w pudłach
kartonowych obecnego Wykonawcy. Przekazywany zasób dokumentacji winien zostać
przepakowany do pudeł nowego Wykonawcy, tj. można umieścić w pudłach zbiorczych.
Pytanie nr 40
„Czy posiadają Państwo elektroniczny spis dokumentów do przechowywania (1476,55
mb)?”
Odpowiedź nr 40
Zamawiający posiada elektroniczny spis dokumentów do przechowywania 1476,55 mb.
Pytanie nr 41
„W jakim czasie nastąpi zwrot wadium w wysokości 10.000zł?”
Odpowiedź nr 41
Zwrot wadium nastąpi zgodnie z art. 46 ust 1 ustawy Pzp.
Pytanie nr 42
„Jakie dokumenty mają być niszczone? Czy dotyczy to dokumentów z zasobów
przechowywanych czy też osobnego zasobu?”
Odpowiedź nr 42
Zamawiający przewiduje niszczenie dokumentów z zasobów przechowywanych u
Wykonawcy, których termin już upłynął, bądź upłynie w ciągu trwania umowy. Jednakże
zastrzega sobie możliwość niszczenia dokumentów bezpośrednio przekazanych z siedziby
Zamawiającego.
Pytanie nr 43
„Czy podanej dokumentacji do zniszczenia (1000 mb) musimy uwzględniać także
brakowanie?”
Odpowiedź nr 43
W podanej ilości 1000 mb dokumentacji do zniszczenia przez Zamawiającego, Wykonawca
winien uwzględnić również brakowanie dokumentacji.
Pozostałe zapisy SIWZ pozostają bez zmian.
Powyższe należy uwzględnić przygotowując ofertę.
W załączeniu:
1. Wzór umowy
DYREKTOR
Mieczysław Kotłowski