Załącznik nr 6 - Zapytanie ofertowe BA

„Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”,
Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju
Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020.
Biuro Administracyjno- Gospodarcze
Białystok, 26.10.2016 r.
BA-I.2634.24.2016
Zapytanie ofertowe
Zapraszam do złożenia oferty na świadczenie usługi dzierżawy i serwisu urządzeń
służących do realizacji połączeń i obsługi telefonii stacjonarnej na potrzeby Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.
Kod CPV – 64214200-1 (usługi centrali telefonicznych).
Charakterystyka zamówienia:
I. Okres świadczenia usługi: 01.12.2016 r. – 30.11.2018 r.
II. Miejsce świadczenia usługi:
Białystok
ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1
ul. Poleska 89
ul. Gen. Franciszka Kleeberga 20
ul. J. Kilińskiego16
ul.Św. Rocha 13/15 lok. 321
III. Opis przedmiotu zamówienia:
Wg Załacznika nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
IV. Inne ustalenia:
1. Wszelkie uwagi i zastrzeżenia do zapytania ofertowego powinny być zgłoszone przez
Wykonawcę w fazie postępowania o udzielenie zamówienia.
2. Urządzenia powinny być dopuszczone do obrotu i stosowania na terenie kraju, posiadać
niezbędne certyfikaty i atesty oraz spełniać warunki techniczne wg obowiązujących w tym
zakresie przepisów.
3. Podczas wykonywania instalacji urządzeń Wykonawca odpowiada za bezpieczeństwo
i
higienę pracy swoje, swoich pracowników, pracowników Zamawiającego, a także za
ewentualne szkody spowodowane Zamawiającemu i osobom trzecim.
4. Instalacja urządzeń i uruchomienie oraz konfiguracja central nie powinna zakłócić pracy Urzędu.
5. Wykonawca powinień posiadać ubezpieczenie ogólne od prowadzonej działalności OC - na
kwotę minimum 200.000,00 zł.
6. Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w
oparciu o dane podane w formularzu ofertowym. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen
jednostkowych nie wymienionych w formularzu ofertowym oraz stosowania przeliczników przy
użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie skutkują nie przyjmowaniem faktur
jako wystawionych niezgodnie z umową i warunkami przetargowymi. Termin płatności faktur:
21 dni od daty dostarczenia lub 30 dni od daty wystawienia faktury VAT.
7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych dotyczących pełnienia usługi w
wybranych przez Oferenta lokalizacjach.
8. Przedmiot zamówienia finansowany będzie z budżetu województwa oraz z:
1) Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu województwa w ramach Pomocy
Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 20142020.
2) Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna na lata 2014–
2020.
3) Środki z budżetu państwa na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowalnych
ponoszonych na realizację operacji „Wsparcie realizacji zadań delegowanych w ramach
PROW”
w ramach działania Pomoc Techniczna objętego Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata
2014-2020.
V. Oferta i kryteria wyboru oferty:
1.
2.
3.
Kryterium wyboru oferty: cena.
Zamawiający oczekuje złożenia oferty w formie ryczałtowej, z podaniem miesięcznej łącznej
ceny brutto za dzierżawę i serwis urządzeń oraz podanie cen jednostkowych
w
poszczególnych lokalizacjach Urzędu, wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2
do niniejszego zapytania.
Kwota ryczałtowa proponowana za dzierżawę i serwis urządzeń obejmuje wszelkie czynności
związane z wykonaniem usługi.
Oferta Wykonawcy obejmuje całkowite koszty, jakie poniesie Wykonawca w związku z
realizacją dostawy i instalacji urządzeń oraz ich dzierżawy i serwisu, w tym m.in. koszty
transportu, koszty opakowań/pojemników, ubezpieczeń, opłat celnych i podatkowych, koszty
wykonywania przeglądów serwisowych w okresie trwania dzierżawy urządzeń, konfiguracji
zgodnie z wymaganiami Zamawiającego oraz wszelkie inne koszty wynikające z realizacji
usługi.
VI. Istotne postanowienia umowy:
Wykonawca podpisze z Zamawiającym umowę obowiązującą przez okres 24 miesięcy. Warunki
przedstawione w niniejszym Zapytaniu ofertowym oraz w Opisie przedmiotu zamówienia będą
stanowiły integralną część umowy.
VII. Termin i sposób złożenia oferty:
Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, w zamkniętej kopercie z oznaczeniem „Zapytanie ofertowe
- dzierżawa i serwis urządzeń - telefonii stacjonarnej” do dnia 07.11.2016 r. do godziny 10.00 w
formie pisemnej w siedzibie UMWP w Białymstoku przy ul. Kard. Stefana Wyszyńskiego 1, pok. nr
605 z podaniem łącznej miesięcznej kwoty brutto proponowanej za wykonanie usługi na formularzu
stanowiącym Załącznik nr 2.
Do Oferty należy dołaczyć:
a) oświadczenie o dysponowaniu potencjałem technicznym wg Załącznika nr 3
b) wykaz wykonanych usług wg Załącznika nr 4 wraz z referencjami, protokołami odbioru,
listami polecającymi,
c) oświadczenie o zatrudnieniu osoby na umowę o pracę wg Załącznika nr 5,
d) dane rejestrowe Wykonawcy,
e) kopię polisy ubezpieczeniowej,
f) karty techniczne, dokumenty potwierdzające parametry urządzeń,
g)
dokumenty potwierdzające, że urządzenia mogą być dopuszczone do obrotu i stosowania
na terenie kraju.
VIII. Warunki wzięcia udziału w Zapytaniu ofertowym:
1. Zamawiający wymaga, ażeby Oferent w okresie ostatnich trzech lat wykonał lub był w trakcie
wykonywania, przez okres minimum 12 miesięcy (w momencie złożenia oferty) co najmniej 1
usługi polegającej na dzierżawie i serwisie urządzeń telekomunikacyjnych – central
telefonicznych minimum 2 sztuk zsieciowanych w jednym systemie, aparatów systemowych o
wartości minimum 50 000,00 zł brutto liczonej w skali roku.
2. Przy realizacji usługi – spośród pracowników wykonujących usługę serwisu lub funkcję
dedykowanego opiekuna wymagane jest zatrudnienie przynajmniej jednego pracownika na
umowę o pracę i zapewnienie, że w okresie obowiązywania umowy stan ten zostanie
zachowany.
a) w przypadku rozwiązania stosunku pracy przez pracownika lub przez pracodawcę przed
zakończeniem umowy, Wykonawca będzie zobowiązany do zatrudnienia na to miejsce
innej osoby (umowa o pracę) w ciągu 30 dni licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy;
b) w terminie 10 dni od dnia zawarcia umowy Wykonawca zobowiązany jest przedstawić
dokumenty potwierdzające zatrudnienie wskazanej osoby na umowę o pracę;
c) Zamawiający jest uprawniony do kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań
dotyczących zatrudnienia ww. osoby;
d) w przypadku niezatrudnienia minimum 1 osoby, o której mowa w ust. 2 Zamawiający ma
prawo potraktować ten fakt, jako istotne naruszenie warunków umowy i z tego powodu
rozwiązać umowę z winy Wykonawcy ( z wyłączeniem przypadku, o którym mowa w lit.a).
IX. Informacje dodatkowe

W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie
podpisze umowy z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji
niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga)
na liście.

W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu wyjaśnienia treści oferty.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania
przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach,
gdy:
a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą
Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub
wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
Ewentualne zapytania proszę kierować do Pana Tomasza Greś, tel. 85 66 54 552 lub Pana
Andrzeja Pleszuk, tel. 85 66 54 120.
Załączniki do Zapytania ofertowego:
1. Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia
2. Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy
3. Załącznik nr 3 - Oświadczenie o dysponowaniu potencjałem technicznym
4. Załącznik nr 4 – Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług
5. Załącznik nr 5 – Oświadczenie o zatrudnieniu osoby na umowę o pracę