Zarządzanie czasem-metody - Pedagogika czasu wolnego

Zarządzanie czasem-metody.doc
(125 KB) Pobierz
http://czas2003.webpark.pl/metody.htm
Zarządzanie czasem
Metody zarządzania czasem
1. Określanie celu
2. Planowanie

system planowania czasu

metoda ALPEN

książka planowania czasu

organizacja dnia

zalety planowania
3. Podejmowanie decyzji

formułowanie priorytetów

zasada Pareto

Analiza ABC

zasada Eisehowera

delegowanie zadań,
Określanie celu
Efektywne kierowanie przedsiębiorstwem możliwe jest tylko wówczas, gdy realizuje ono jasne
jednoznaczne cele i gdy istnieje kontrola stopnia ich realizacji. Cele stanowią wyzwanie dla wszystk
zaangażowanych i wyzwalają działania: człowiek wie czego chce i jaki wynik końcowy ma uzyskać.
są również miernikiem przy ocenianiu osiągnięć.
Określanie celów jest bardzo potężną techniką, która bardzo mocno odbija się na osiągnięciach w
każdej dziedzinie życia. Dzięki temu wiadomo na czym trzeba się skoncentrować, co usprawnić i jak
są przeszkody. Wyznaczenie celów umożliwia skoncentrowanie się na właściwych zadaniach, daje
długookresową wizję i krótkookresową motywację, pomaga również zorganizować zasoby.
Cele stają się wyzwaniem i uwalniają energię konieczną do podjęcia odpowiednich działań, są równ
miarą służącą do oceny wydajności.
Określanie celów to permanentny proces, nie można ich wytyczyć raz na zawsze, ponieważ ulegają
ciągłym przeobrażeniom.
Przy formułowaniu celów należy trzymać się następujących zasad:

muszą być one wyraźnie określone;

należy się upewnić, czy odnoszą się do konkretnych zadań;

musza być krótkie;

musza być realistyczne;
Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są cechy nazywane akronimem SMART,
pochodzącymi od angielskich słów:

Specific (dokładny)

Measurale (mierzalny)

Achievale (osiągalny)

Realistic (realny)

Time oriented (zorientowany w czasie).
Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson, Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywn
używają technik stawiania celów:

mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów

lepiej się koncentrują

przejawiają więcej zaufania do siebie

efektywniej działają

potrafią kontrolować postępy podczas wykonywania
Planowanie
Planowanie codziennej pracy , działań średnio- i długoterminowych oraz innych wydarzeń
oznacza zawsze zysk na czasie, sukces i więcej swobody w stosunku do zadań, stojących przed każdy
dniem.
Przez zwiększanie czasu na planowanie można zredukować czas niezbędny na wykonywanie zadań
i zyskać czas. W pewnym momencie proces planowania osiąga punkt optymalny, od którego czas
poświęcony na planowanie przestaje być efektywny ( przesadne planowanie)
Na każdy okres do zaplanowania należy przeznaczyć pewien czas na samo planowanie, nie więcej
jednak niż 1%.
System planowania czasu
Planowanie czasu jest ukierunkowane na osiągnięcie założonych strategicznych celów
długoterminowych, które stopniowo zostały podzielone na przejrzyste, operatywne cele cząstkowe.
W życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:

cele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) - plany wieloletnie

cele średnioterminowe (1 do 3lat) - plany roczne

cele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) - plany kwartalne

cele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) - plany miesięczne i plany tygodniowe
Zasady i reguły planowania czasu
1. Reguła podstawowa ( 60/40)
Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%.
Nieprzewidziane wydarzenia , zakłócenia ( pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potr
wymagają pozostawienia niewypełnionego , wolnego czasu. Rozkład czasu powinien składać
trzech bloków:
ok. 60% czynności zaplanowane
ok. 20% czynności nieoczekiwane ( rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanowa
ok. 20% na czynności spontaniczne (zadania kierownicze, czas aktywności twórczej)
Analiza czynności i czasu ich trwania. Arkusz zakłóceń w pracy
Należy dokumentować i sprawdzać na co wykorzystuje się czas. W ten sposób można uzyskać
stałą orientację w użytkowaniu zasobów czasu
doświadczenie konieczne do oceny potrzebnego czasu w przyszłości
punkt wyjścia do polepszenia osobistej metodyki pracy i rozkładu czasu.
2. Zbiór zadań - plan czynności
Należy wymienić wszystkie czynności do wykonania w ciągu planowanego czasu. W przypadk
pojawienia się wolnego czasu oraz przy sporządzaniu planu na następny okres punktem wyjśc
mogą być nie załatwione sprawy z tej listy.
3. Realistyczne planowanie
Należy planować tylko taką ilość zadań, która jest możliwa do zrealizowania.
4. Sprawy nie załatwione
Należy nanieść wszystkie nie załatwione zadania, z których nie rezygnujemy , na plan następn
Dzięki temu staną się one widoczne i zostaną uwzględnione w procesie dalszego planowania.
5. Terminy wykonania
Należy wyznaczyć ostateczne terminy załatwiania poszczególnych spraw. W ten sposób możn
uniknąć opóźnień wynikających z niezdecydowania i przesuwania czynności na inny termin.
6. Priorytety (hierarchia ważności)
Należy dokładnie wiedzieć co i według jakiej hierarchii ważności należy załatwić.
7. Delegacja
Od samego początku należy ustalić jakie sprawy musza być załatwione osobiście, a jakie moż
delegować pracownikom.
8. Pożeracze czasu i rezerwy czasu
Należy zachować pewien procent czasu jako rezerwę na nieoczekiwane wizyty lub rozmowy
telefoniczne, kryzysy lub zbyt nisko oszacowany czas wykonywania poszczególnych czynności
Należy spróbować zredukować zakłócenia.
9. Blokada czasu, czas bez zakłóceń
Należy rezerwować sobie dłuższy, niezakłócony czas na wykonywanie większych zadań (czas
zakłóceń, godziny blokady przyjęć pracowników klientów) i krótsze okresy na seryjne załatwi
większej ilości spraw drobniejszych na raz.
10. Czas na planowanie i aktywność twórczą
Należy rezerwować sobie określony czas na czynności związane z planowaniem i przygotowa
pracy, kreatywność oraz doskonalenie zawodowe.
Planowanie czasu za pomocą metody ALPEN
Zastosowanie metody ALPEN przy planowaniu przynosi przy niewielkim nakładzie czasu (10
minut dziennie) zwielokrotniony zysk.
Wyróżnia się pięć etapów metody ALPEN:
1. Zestawienie zadań
2. Ocena czasu trwania czynności
3. Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
4. Ustalanie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności
5. Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw nie załatwionych
Organizacja dnia
Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z jego
naturalnym rytmem. Mówi się zazwyczaj o „rannych ptaszkach” , „śpiochach” albo „nocnych
markach”
Ludzie określani przez naukowców o „wczesnym rytmie” szczególnie wydajnie mogą pracować ran
natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy.
Osoby o „późnym rytmie” dochodzą do siebie dopiero przed południem i pracują potem najchętniej
wieczora a nawet do późna w nocy.
Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej. Ich dzienna sprawn
osiąga wyże i niże o różnych porach.
Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci krz
REFA.
1 – Szczyt około południa: najlepszy czas na realizację zadań typu A
2 – Spadek energii po posiłku: najlepszy moment na zadania typu C
3 – Szczyt późny
popołudniem: czas na zadania typu B
Absolutna wartość najwyższej i najniższej sprawności jest indywidualnie zróżnicowana, jednak rzec
wspólną dla wszystkich ludzi są rytmiczne wahania sprawności.
Bezpośrednio po fazach najwyższej aktywności następują dwugodzinne fazy odpoczynku, podczas
których narządy ciała pracują na „zwolnionych obrotach” i nie powinny być nadmiernie przeciążan
Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem , kiedy żołądek, trzustka, śledziona i ser
aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu dnia o wiele niższy. Jest to najlepszy czas na
zadania typu A.
Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje znaczne obniżenie sprawności.. Spadek ene
po posiłku najlepszy jest na zadania typu C.
Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na zadania typu B.
W kształtowaniu dnia pracy powinno się uwzględnić wahania psychologicznej sprawności po to by m
planować zadania zgodnie z indywidualnym rozkładem wyżów i niżów wydajności.
Właściwe przerwy
Zbyt długa praca nie opłaca się, ponieważ zmniejsza się zarówno koncentracja, jak i wydajność, co
sprzyja popełnianiu błędów. Nie należy traktować przerw jak stratę czasu lecz jako możliwość
odpoczynku i zregenerowania utraconej energii.
Powinno się uwzględniać w swym planie dnia regularne, ale krótkie przerwy.
Aby przerwa rzeczywiście przyniosła oczekiwany odpoczynek, powinna nastąpić jeszcze w okresie
wysokiej wydajności, zanim zdolność koncentracji spadnie do zera.
Zdolność koncentracji w przeciągu 60 minut
Badania medyczne wykazały, że wypoczynek ma największą wartość po każdej godzinie pracy. Prze
powinna trwać najwyżej do 10 minut, ponieważ optymalny efekt następuje w tym czasie, potem ma o
tylko tendencję spadającą.
...
Plik z chomika:
GaaBii93
Inne pliki z tego folderu:




07.11.docx (18 KB)
10.01.docx (18 KB)
23.01.docx (20 KB)
 PROGRAM-Pedag. czasu w.-IIITZ.doc (44 KB)
Zagadnienia do egzaminu z PCW dla IIITZ.doc (32 KB)
Inne foldery tego chomika:

 Andragogika specjalna
Etyka w pracy pedagoga specjalnego
Pedagogika seksualności osób z niepełnosprawnością
Poradnictwo i aktywizacja zawodowa osób z głębszą niepełnospr. intelektualną
 Praca z rodziną os. niepełnosprawnej


Zgłoś jeśli naruszono regulamin





Strona główna
Aktualności
Kontakt
Dział Pomocy
Opinie


Regulamin serwisu
Polityka prywatności
Copyright © 2012 Chomikuj.pl