Załącznik

Załącznik
do zarządzenia nr 35/2008
z dnia 25 lipca 2008 r.
Regulamin ubiegania się jednostek organizacyjnych Uczelni o dofinansowanie
projektów inwestycyjnych, szkoleniowych, doradczych oraz projektów badawczych
w ramach środków europejskich i międzynarodowych
§1
Definicje
Ilekroć w niniejszym Zarządzeniu jest mowa o:
1) „UMCS” – należy przez to rozumieć Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie;
2) „Funduszach” – należy przez to rozumieć wszelkie środki finansowe pochodzące
z funduszy strukturalnych UE oraz innych środków europejskich i międzynarodowych;
3) „Jednostkach organizacyjnych UMCS” – należy przez to rozumieć jednostki podstawowe
– wydziały, jednostki ogólnouczelniane oraz inne jednostki organizacyjne uczelni;
4) „Jednostkach uprawnionych UMCS” – należy przez to rozumieć jednostki posiadające
zdolność do realizacji Projektu. Są nimi wydziały, jednostki ogólnouczelniane oraz inne
jednostki organizacyjne uczelni po otrzymaniu akceptacji od właściwego prorektora
oraz jednostki specjalne powołane w celu pozyskania środków z Funduszy;
5) „Pełnomocniku ds. projektu” – należy przez to rozumieć osobę upoważnioną przez
Rektora UMCS, na wniosek prorektora właściwego ds. rozwoju i Kierownika projektu,
za zgodą Kierownika jednostki uprawnionej UMCS, do reprezentowania uczelni
wobec instytucji i osób na czas realizacji Projektu i w zakresie wynikającym
z realizacji Projektu;
6) „Kierowniku Projektu” – należy przez to rozumieć osobę wskazaną przez Rektora
UMCS, której zadaniem jest właściwa, zgodna z obowiązującymi przepisami prawnymi
i finansowymi Polski i UE realizacja Projektu;
7) „Kierowniku Merytorycznym” – należy przez to rozumieć osobę wskazaną przez Rektora
na wniosek kierownika jednostki uprawnionej UMCS, której zadaniem jest koordynacja
wykonania merytorycznych zadań Projektu;
8) „Kosztach kwalifikowanych” – należy przez to rozumieć wszelkie koszty poniesione
w ramach realizacji Projektu, które zgodnie z wytycznymi dokumentów
programowych, kwalifikują się do refundacji ze środków Funduszy;
9) „Okresie realizacji projektu” – należy przez to rozumieć czas od momentu
podpisania umowy na dofinansowanie Projektu finansowanego z Funduszy,
do chwili całkowitego rozliczenia rzeczowego i finansowego Projektu oraz złożenia
sprawozdań i raportów końcowych;
10) „Organie kolegialnym” – należy przez to rozumieć Senat UMCS;
11) „Prefinansowaniu” – należy przez to rozumieć konieczność przejściowego sfinansowania
całości lub części wydatków na realizację Projektu ze środków własnych beneficjenta
bądź środków pozyskanych z kredytu lub pożyczki, wynikającą z zasady okresowej
refundacji wydatków, obowiązującej w ramach niektórych Funduszy;
12) „Projekcie” – należy przez to rozumieć przedsięwzięcia UMCS współfinansowane
ze źródeł określonych powyżej, realizowane w oparciu o niniejsze zarządzenie
zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniach, dokumentach programowych
oraz instrukcjach właściwych organów Unii Europejskiej i instytucji krajowych
odpowiedzialnych za ich wdrażanie;
13) „Projekcie partnerskim” – należy przez to rozumieć wspólny Projekt jednostek
organizacyjnych
UMCS i innych podmiotów prawnych tworzących partnerstwo
powołane w celu opracowania i realizacji określonego Projektu zgłaszanego
do finansowania z Funduszy;
14) „Wkładzie własnym” – należy przez to rozumieć nakłady finansowo-rzeczowe będące
w dyspozycji lub przyznane na ten cel jednostce organizacyjnej, których zgodnie
ze szczegółowymi zasadami Funduszy beneficjent jest zobowiązany zaangażować
w realizowany Projekt;
15) „Zespole projektowym” – należy przez to rozumieć grupę osób wyznaczonych
przez Kierownika jednostki uprawnionej UMCS, na wniosek Kierownika Projektu, w celu
należytego zarządzania Projektem;
16) „Procedurze” – należy przez to rozumieć procedurę postępowania określoną
w niniejszym regulaminie;
17) „Dziale Projektów i Funduszy Zewnętrznych” (DPiFZ) – należy przez to rozumieć
jednostkę administracyjną, której zadaniem jest nadzór nad przygotowaniem,
tworzeniem, realizacją i rozliczeniem Projektów finansowanych z Funduszy;
18) „Instytucji” – należy przez to rozumieć instytucję przyznającą dofinansowanie
na realizację projektu.
§2
Wstęp
1. Rektor powierza nadzór nad wykonywaniem czynności, związanych z Projektami,
właściwemu prorektorowi.
2. Umowy i wszelkie dokumenty dotyczące Projektów podpisuje Rektor UMCS
lub właściwy prorektor na mocy pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo wymaga formy aktu
notarialnego lub notarialnego uwierzytelnienia podpisu – jeśli taki wymóg zawierają
wytyczne Instytucji.
3. Wszystkie projekty finansowane z Funduszy, wykonywane w Uczelni, podlegają
rejestracji w Dziale Projektów i Funduszy Zewnętrznych, pl. Marii Curie-Skłodowskiej 5,
pokój 1212-1217, 20-031 Lublin, tel./fax (081) 537 52 07.
4. Przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej wniosku o dofinansowanie z Funduszy,
realizacja i rozliczenie Projektu odbywa się zgodnie z Procedurą.
5. Kierownika Projektu wskazuje Rektor UMCS. Kierownika Merytorycznego Projektu
wskazuje Rektor na wniosek kierownika jednostki uprawnionej UMCS, a decyzja
jest przekazywana do wiadomości:
 Kierownika jednostki uprawnionej UMCS,
 Kwestora,
 Kierownika Działu Projektów i Funduszy Zewnętrznych.
6. Na wniosek Kierownika Projektu, Kierownik jednostki uprawnionej UMCS powołuje
Zespół Projektowy, czyli grupę osób wyznaczonych do opracowania, realizacji
i rozliczenia projektu, w skład którego wchodzą:
 Kierownik Projektu,
 Kierownik Merytoryczny,
 osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań w Projekcie.
7. Szczegółowy zakres obowiązków osób wymienionych w ust. 6 musi zostać określony
przez Kierownika Projektu zgodnie ze specyfikacją zawartą w Projekcie. Wymienione
wyżej osoby powinny złożyć deklarację uczestnictwa w Projekcie. Oba dokumenty muszą
zostać złożone w DPiFZ niezwłocznie po ich podpisaniu.
8. Zespół projektowy współpracuje z innymi jednostkami organizacyjnymi UMCS, w celu
prawidłowej realizacji Projektu.
§3
Wniosek
1. Wniosek projektowy o dofinansowanie powinien być zgodny z przepisami krajowymi,
wspólnotowymi oraz z zasadą racjonalnego gospodarowania.
2. W ramach sporządzenia wniosku projektowego do obowiązków Kierownika Projektu
należy przedstawienie wstępnej kalkulacji kosztów obejmującej wszystkie źródła
finansowania, harmonogram oraz spis stanowisk pracy, które będą utworzone w ramach
Projektu. Przed przystąpieniem do podpisania umowy na realizację Projektu należy
przedstawić ostateczną kalkulację kosztów uwzględniając wszystkie źródła finansowania.
3. Dokumenty, o których mowa w ust. 2, należy załączyć do wniosku projektowego
składanego w DPiFZ.
4. Dziekan/Kierownik jednostki uprawnionej UMCS oraz Kwestor potwierdza
posiadanie lub przyznanie wystarczających środków finansowych w celu pokrycia:
a) wkładu własnego, w przypadku Projektu, w którym zgodnie z zasadami Funduszy
konieczne jest zagwarantowanie pokrycia części kosztów kwalifikowanych Projektu,
b) kosztów prefinansowania Projektu, w sytuacji, w której zgodnie z zasadami Funduszy
poniesione przez Projektodawcę wydatki są refundowane,
c) kosztów niekwalifikowalnych.
5. W przypadku, gdy jednostka uprawniona UMCS nie dysponuje środkami finansowymi
wystarczającymi do pokrycia wkładu własnego i prefinansowania Projektu może
ubiegać się o uzupełnienie ze środków własnych UMCS lub pomoc właściwych jednostek
organizacyjnych w pozyskaniu środków finansowych niezbędnych do realizacji Projektu
z innych źródeł.
6. Jednostka uprawniona jest wspierana przez DPiFZ oraz inne jednostki organizacyjne
UMCS przy przygotowaniu dokumentacji aplikacyjnej.
7. W przypadku Projektów, w których wymagane jest potwierdzenie przez organ kolegialny
UMCS dysponowania i przeznaczenia środków finansowych wystarczających
do zapewnienia płynności finansowej Projektu Senat UMCS, na wniosek prorektora
właściwego ds. rozwoju, podejmuje uchwałę intencyjną określającą wysokość wkładu
własnego i źródła jego finansowania.
8. Nie później niż 7 dni przed złożeniem wniosku do Instytucji wymagane jest uzyskanie
jego akceptacji przez Kwestora, Głównego Specjalistę ds. Zamówień Publicznych
oraz właściwego pracownika DPiFZ.
§4
Umowa
1. Podpisanie umów w sprawie dofinansowania Projektów wymaga uprzedniej akceptacji
umowy przez radcę prawnego pod względem formalno-prawnym.
2. Na wniosek prorektora właściwego ds. rozwoju przygotowane są, przez DPiFZ,
obligatoryjne dokumenty gwarantujące prawidłową realizację Umowy o dofinansowanie
Projektu.
3. Koszt przygotowania i sporządzenia dokumentów wymaganych do prawidłowej realizacji
Projektu kwalifikowany jest do kosztów ogólnych.
4. Podpisaną umowę wraz z pełną dokumentacją projektu DPiFZ przekazuje do realizacji
Kierownikowi Projektu.
5. Kopię podpisanej umowy wraz z załącznikami DPiFZ przekazuje Kwestorowi.
§5
Realizacja
1. Wykonywanie związanych z projektami czynności po podpisaniu umowy przez osoby nie
wymienione w § 2 następuje na podstawie pełnomocnictwa Rektora udzielonego
na wniosek Kierownika Projektu za zgodą Kierownika jednostki uprawnionej UMCS.
2. Realizacja Projektów musi być zgodna z zasadami programów opisanych w dokumentach
programowych. Przepis § 3 ust. 6 stosuje się odpowiednio.
3. W realizację Projektów angażowani są pracownicy UMCS. Na wniosek Kierownika
Projektu i za zgodą Rektor mogą być zatrudniane osoby spoza Uczelni.
4. Jeśli Projekt wymaga rejestracji czasu pracy w formie kart czasu pracy i nie zobowiązuje
uczestników Projektu do wypełniania określonego wzoru kart czasu pracy, zastosowanie
mają wzory kart czasu pracy opracowane przez Kierownika Projektu.
5. Wszystkie umowy z wykonawcami podpisywane w ramach Projektu wymagają
kontrasygnaty DPiFZ oraz Kwestora, a także uprzedniej akceptacji radcy prawnego.
6. Obsługa finansowa odbywa się na wyodrębnionym na potrzeby Projektu rachunku
bankowym.
7. DPiFZ potwierdza kwalifikowalność poniesionych w ramach Projektu w formie
akceptacji wszystkich faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych dotyczących
danego projektu. Koszty uznane za niekwalifikowane są sfinansowane ze środków
Jednostki uprawnionej UMCS, wskazanych przez Kierownika Projektu za zgodą
jej kierownika.
8. Rachunek bankowy przypisany danemu Projektowi jest zasilany do wysokości
poszczególnych wydatków do czasu wpłynięcia odpowiednich środków zewnętrznych
związanych z jego realizacją.
9. Pełnomocnik ds. projektu jednostki realizującej Projekt zatwierdza podpisem wszelkie
dokumenty, co oznacza gotowość jednostki do wykonania zadań i posiadanie niezbędnych
środków, w tym środków na sfinansowanie kosztów niekwalifikowanych.
10. Jednostka organizacyjna realizująca Projekt ma obowiązek niezwłocznego powiadomienia
Kwestora o terminie kontroli w zakresie oceny rzeczowej, operacji finansowych
oraz systemów zarządzania i kontroli Projektu.
§6
Rozliczenie i zakończenie projektu
1. W przypadku cofnięcia bądź nie zrefundowania przewidzianych środków z funduszy
strukturalnych oraz wystąpienia kosztów niekwalifikowanych, odpowiedzialność
finansową ponosi jednostka uprawniona UMCS, w której realizowany jest Projekt.
2. Kierownik projektu, po uzyskaniu z Instytucji
dokumentu potwierdzającego
całkowite rozliczenie Projektu przekazuje niezbędną dokumentację
do DPiFZ
oraz występuje z wnioskiem do Kwestury o zamknięcie rachunku bankowego Projektu.
§7
Obieg dokumentów
1. Ustala się następujący obieg i sposób przechowania dokumentacji Projektu:
a) oryginały dokumentacji finansowej przechowuje się w Kwesturze na zasadzie
wyodrębnionej księgowości,
b) oryginały dokumentacji technicznej przechowuje się w jednostce realizującej Projekt
do czasu zakończenia projektu,
c) oryginały dokumentacji przetargowej przechowuje się w jednostkach realizujących
zamówienia publiczne zgodnie z ich zakresem obowiązków,
d) oryginały innych dokumentów przechowuje się w jednostce realizującej Projekt
do czasu zakończenia projektu,
e) dokumentacja związana z właściwą realizacją Projektu (zabezpieczenie umówweksle, gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe, akty notarialne o dobrowolnym
poddaniu się egzekucji, itp.) ewidencjonuje i przechowuje Kwestura,
f) jednostka realizująca Projekt zobowiązana jest przekazywać do DPiFZ kopie
dokumentów sprawozdawczych przygotowywanych dla właściwych instytucji, w tym
także korespondencji istotnej dla przebiegu realizacji Projektu.
2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi
zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz w umowie w sprawie
finansowania danego Projektu.
3. Jeżeli umowa w sprawie dofinansowania Projektu przewiduje inne warunki obiegu
i przechowywania dokumentacji Projektu, jednostka organizacyjna realizująca Projekt
zobowiązana jest je wypełnić.
4. Po zakończeniu projektu kompletna dokumentacja dotycząca jego realizacji wraz z jej
pisemnym wykazem, podpisanym przez Kierownika Projektu, z wyłączeniem
dokumentacji finansowej oraz dokumentacji dotyczącej spraw pracowniczych, musi być
przekazana do DPiFZ. Dokumentacja dotycząca wykorzystania Funduszy powinna być
przechowywana zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie Projektu.
5. Jednostki realizujące zamówienia publiczne przekazują dokumentację dotyczącą
projektu do DPiFZ po 4 latach od zakończenia postępowań związanych z projektem
celem jej archiwizacji przez kolejnych sześć lat w DPiFZ.
6. Dokumentacja finansowa dostarczana jest w miarę jej wytwarzania do kwestury
a po zakończeniu projektu przechowywana przez minimum 10 lat. Dokumentacja
dotycząca spraw pracowniczych dostarczana jest do Działu Spraw Osobowych
a po zakończeniu Projektu przechowywana zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie
Projektu.