Zasady wydawania i używania kart płatniczych BZ WBK SA dla firm

Zarządzenie Nr 213/2013/2014
Rektora Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu
z dnia 13 maja 2014 roku
w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu Uniwersytetu im. Adama
Mickiewicza, a także zasad rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu
Na podstawie art. 66 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z
2012 r., poz. 572 z późn. zm.), w związku z § 59 ust. 1 Statutu UAM z dnia 19 czerwca 2006 roku (z
późn. zm.)
zarządzam:
§1
Zarządzenie określa szczegółowe zasady i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart
płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w
Poznaniu, a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu.
§2
1. Decyzję w sprawie wydania karty płatniczej, określenia okresu jej użytkowania oraz limitu
wydatków dokonywanych przy użyciu karty płatniczej podejmuje Zastępca Kanclerza ds.
Ekonomicznych na podstawie wniosku kierowników jednostek organizacyjnych Uczelni.
2. Przyznanie służbowej karty płatniczej wynika każdorazowo z potrzeb uzasadnionych charakterem
obowiązków służbowych.
3. Służbowa karta płatnicza może być przyznawana tylko osobie będącej pracownikiem jednostki,
która nie pozostaje w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, zwanej dalej użytkownikiem.
4. Kartą może się posługiwać wyłącznie osoba, której imię i nazwisko znajduje się na karcie.
5. Na rzecz jednego użytkownika może być wydana tylko jedna karta.
6. Służbową kartę płatnicza przyznaje się na czas określony, nie dłuższy niż oznaczony na karcie.
7. Odwołanie z pełnionej funkcji, wypowiedzenie stosunku pracy lub przeniesienie na stanowisko
nieuprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powoduje obowiązek
niezwłocznego zwrotu karty.
§3
1. Wszelkie formalności związane z wydawaniem, wznawianiem i likwidacją kart nadzorowane są
przez Zastępca Kanclerza ds. Ekonomicznych.
2. Kierownik Działu Finansowego prowadzi ewidencję służbowych kart płatniczych zawierającą imię
i nazwisko użytkownika, ustalony limit.
3. Zwrotu karty dokonuje się za pokwitowaniem przez Kierownika Działu Finansowego.
§4
1. Służbową kartą płatniczą można dokonywać wyłącznie operacji finansowych związanych z
wydatkami służbowymi, w szczególności zapłatą za udział w konferencjach, wydatki związane z
wyjazdami zagranicznymi.
2. Nie jest dopuszczalne dokonywanie wydatków stanowiących prywatne wydatki użytkownika
karty za pomocą służbowej karty płatniczej. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji
nieprawidłowo wydatkowa kwota zostanie potrącona z wynagrodzenia za pracę posiadacza karty.
1
§5
1. Na każdym wydziale Dziekan wskazuje jedną osobę, która w ramach swoich obowiązków będzie
dokonywać płatności internetowych kartą za uzasadnione wydatki pracowników Wydziału. Karty
będą wydawane z limitem pojedynczej transakcji wynoszącym 4 tys zł.
2. Wskazani przez Kanclerza kierownicy jednostek administracji centralnej będą dokonywać w
ramach swoich obowiązków i zakresu odpowiedzialności płatności internetowych kartą na
potrzeby pozostałych pracowników UAM oraz jednostek innych niż Wydziały, gdy kwota
płatności będzie przekraczać 4 tys zł. weryfikując przy tym przestrzeganie wymogów Ustawy o
zamówieniach publicznych.
§6
1. Służbowa karta płatnicza jest przyznawana na podstawie:
1. Umowy zawartej między użytkownikiem, Uczelnią oraz Bankiem (wzór umowy stanowi
załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia), która określa prawa i obowiązki użytkownika
karty.
2. Oświadczenia użytkownika karty (załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia) o wyrażeniu
zgody na potrącenie z wynagrodzenia należności wynikających z kwot nierozliczonych oraz z
tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty płatniczej w myśl art. 91 § 1 Kodeksu Pracy. W
oświadczeniu użytkownik potwierdza także zapoznanie się z niniejszym regulamin i zawiera
jego zobowiązanie do przestrzegania opisanych w nim zasad. Umowa i oświadczenie są
przechowywane w aktach osobowych użytkownika karty.
§7
1. Służbową kartą płatnicza mogą być regulowane wydatki bezpośrednio związane z wykonywaniem
obowiązków służbowych w sytuacji, kiedy nie można dokonać płatności w formie przelewu.
2. Służbowa karta płatnicza może być wykorzystywana tylko do regulowania wydatków
uzgodnionych z dysponentem środków oraz w ramach zatwierdzonego planu finansowego
jednostki.
3. Wypłata gotówki z bankomatu przy pomocy karty jest niedozwolona.
4. Wydatki powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny zgodnie z przepisami ustawy o
finansach publicznych.
§8
1. Każdą operacje finansową dokonywaną za pomocą służbowej karty płatniczej użytkownik
dokumentuje fakturą VAT, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym.
2. Dokumenty opłacone kartą płatniczą powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym i
formalno-rachunkowym, zgodnie z zasadami określonymi w wewnętrznej instrukcji o
sporządzaniu, obiegu i kontroli dokumentów księgowo - finansowych.
3. Dokumenty opłacone kartą płatniczą winny na odwrocie zawierać wyraźne informację o
opłaceniu ich kartą służbową (poprzez złożenie adnotacji „opłacono służbową kartą płatniczą nr
….................................)” oraz zawierać informację o imieniu i nazwisku użytkownika karty oraz
dokładny opis wydatku.
4. Użytkownik karty zobowiązany jest niezwłocznego dostarczenia kompletu zatwierdzonych
dokumentów księgowych potwierdzających dokonanie transakcji opłaconych kartą płatniczą
osobie odpowiedzialnej za ich gromadzenie.
2
§9
1. W przypadku, gdy dokonanie wydatku nie zostało potwierdzone za pomocą dowodów
księgowych określonych w § 8, lub gdy związek dokonanej operacji finansowej z wykonywaniem
obowiązków służbowych nie zostanie udowodniony, użytkownik karty zobowiązany jest do
zwrotu równowartości kwoty wydatku wraz z wszystkimi kosztami i prowizjami bankowymi.
2. W przypadku nie dokonania zwrotu wskazanego w punkcie 1 lub dokonania go w nieprawidłowej
wysokości, należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę.
§ 10
1. Użytkownicy posiadający służbowe karty płatnicze zobowiązani są do :
1.1. przechowywania kart płatniczych i ochrony jej oraz numeru PIN z maksymalną starannością,
zwłaszcza przed utratą lub zniszczeniem,
1.2. nie przechowywania kart płatniczych razem z numerem PIN,
1.3. nie udostępniania kart płatniczych i numeru PIN osobom trzecim,
1.4. przestrzegania zasad korzystania ze służbowych kart płatniczych określonym niniejszym
Zarządzeniem oraz w umowie zawartej z bankiem,
2. niezwłocznego zgłoszenia do Banku utraty karty płatniczej, spowodowanie jej blokady oraz
powiadomienie swojego przełożonego i kierownika Działu Finansowego o okolicznościach jej
utraty.
3. W razie utraty przez użytkownika karty płatniczej i zaniechania jej blokady we właściwym
terminie, wszelkie koszty związane z utratą środków i użyciem jej przez osoby do tego
nieupoważnione, obciążać będą pracownika – posiadacza karty płatniczej.
§ 11
Wykonanie Zarządzenia powierza się Zastępcy Kanclerza ds. Ekonomicznych.
§ 12
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
Prof. dr hab. Bronisław Marciniak
3
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Rektora UAM Nr 213/2013/2014
z dnia 13 maja 2014 roku
WZÓR
Umowa o Kartę płatniczą
W dniu ........................................ w .................................................... pomiędzy Bankiem Zachodnim WBK S.A. z
siedzibą we Wrocławiu, ul. Rynek 9/11, 50-950 Wrocław, zarejestrowanym w Sądzie Rejonowym dla
Wrocławia – Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 000008723, REGON
93004134, NIP 896 000 56 73, kapitał zakładowy i wpłacony 935 450 890 zł, zwanym dalej „Bankiem”,
a firmą:
Uniwersytet im. Adama Mickiewicza z siedzibą Poznaniu ul. Wieniawskiego 1, będący uczelnią publiczną
działającą na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. z 2012 r Nr
572 – j.t. z późn. zm.) oraz przepisów wykonawczych do ustawy i na podstawie Statutu Uniwersytetu im. Adama
Mickiewicza (Obwieszczenie Senatu z dnia 30 stycznia 2012 roku). NIP: 777-00-06-350
reprezentowaną przez:
…………….
…………….
zwana dalej „Posiadaczem”,
a
imię, nazwisko Użytkownika ………………………………..…………........................
PESEL oraz data urodzenia.......................................................................................
seria i numer dowodu.................................................................................................
adres stałego zameldowania: ....................................................................................
adres do korespondencji: ..........................................................................................
zwanym dalej „Użytkownikiem”
zawarta została umowa o następującej treści:
Przedmiot umowy
§1
Na
mocy
niniejszej
umowy
Bank
wydaje
do
rachunku
Posiadacza
o
numerze.....................................................Użytkownikowi wskazanemu przez Posiadacza w niniejszej umowie
kartę płatniczą :

MasterCard Corporate Charge BZ WBK
zwaną dalej „Kartą” i zobowiązuje się wobec Posiadacza do rozliczania operacji dokonanych przy użyciu Karty.
1
Dane Identyfikacyjne Użytkownika
§2
Dane identyfikacyjne:
............................................................................................................................................................
imię / imiona i nazwisko do umieszczenia na Karcie-pierwsza linia (maks. 21 znaków)
UAM POZNAŃ
druga linia (maks. 19 znaków)
...............................................................................................................................................................................................
hasło albo nazwisko panieńskie matki– (maks. 25 znaków)
Pełnomocnictwo dla Użytkownika
§3
1.
Posiadacz ustanawia pełnomocnictwo dla Użytkownika Karty, którego dane identyfikacyjne są umieszczone
w § 2 Umowy.
2. Użytkownik dokonuje operacji przy użyciu Karty obciążających rachunek określony w § 1 Umowy na
podstawie niniejszego pełnomocnictwa, działając w imieniu i na rzecz Posiadacza .
3. Posiadacz zrzeka się uprawnień do odwołania niniejszego pełnomocnictwa do momentu zwrotu Karty
Bankowi lub jej zastrzeżenia.
4. Pełnomocnictwo traci moc z chwilą rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy.
Oświadczenia Posiadacza
§4
1. Posiadacz wyraża zgodę na obciążenie rachunku, o którym mowa w § 1 , kwotami zobowiązań z tytułu
operacji dokonanych przy użyciu Karty oraz z tytułu opłat i prowizji zgodnie z obowiązującą Taryfą opłat i
prowizji pobieranych przez Bank Zachodni WBK SA za czynności bankowe dla firm.
2. W przypadku braku na wyżej wskazanym rachunku środków wystarczających na pokrycie zobowiązań, o
których mowa w ust. 1, Posiadacz wyraża zgodę na obciążenie tymi kwotami innych rachunków Posiadacza
prowadzonych przez Bank, a Bank może z tego upoważnienia skorzystać.
Dodatkowe wnioski Posiadacza
§5
1. Posiadacz występuje o ekspresowe wydanie Karty: NIE
2. Posiadacz występuje o udostępnianie indywidualnych zestawień transakcji dokonanych przy użyciu Karty
generowanych w cyklu miesięcznym i wysyłanych w terminie 7 dni od sporządzenia ich przez Bank na adres
do korespondencji Użytkownika, określony w Umowie:**
TAK
□
NIE
□
3. Bank udostępnia Posiadaczowi zbiorcze zestawienia transakcji dokonanych przy użyciu Kart płatniczych w
usłudze bankowości elektronicznej posiadającej taką funkcjonalność i przesyła na adres Oddziału Banku
prowadzącego rachunek, do którego została wydana Karta płatnicza.
2
Limity i ograniczenia dokonywanych operacji
1.
2.
§6
Wysokość udzielonego limitu do autoryzacji określa § 7 Umowy.
Zakres i formy ograniczeń dokonywanych operacji oraz limitów określają „Zasady wydawania i używania
kart płatniczych BZ WBK S.A. dla firm”.
§7
1.
2.
3.
4.
5.
Bank udostępnia Posiadaczowi w okresie ważności wydanej Karty Posiadaczowi na jego wniosek limit do
autoryzacji umożliwiający dokonywanie transakcji przy użyciu Karty wymienionej w § 1 Umowy w
wysokości ……. zł (słownie: ………….. złotych).
Udzielony Limit do autoryzacji jest nieoprocentowany.
W ostatnim dniu cyklu rozliczeniowego Posiadacz zobowiązany jest utrzymywać na koncie, o którym mowa
w § 1 niniejszej Umowy, saldo w wysokości zapewniającej pokrycie zrealizowanych transakcji dokonanych
przy użyciu wszystkich Kart wydanych do jego konta i odpowiadającej sumie wykorzystanych limitów do
autoryzacji przypadających na poszczególne Karty a także na pokrycie opłat i prowizji należnych Bankowi,
w przeciwnym razie zastosowanie ma ust. 5 oraz odpowiednie zapisy „Zasad wydawania i używania kart
płatniczych BZ WBK S.A. dla firm”.
Posiadacz wyraża zgodę na jednostronne określenie w ust. 1 przez Bank wysokości przyznanego limitu do
autoryzacji, która nie może być wyższa niż wnioskowana przez Posiadacza.
OŚWIADCZENIE POSIADACZA O PODDANIU SIĘ EGZEKUCJI BANKOWEJ :
Na podstawie art. 97 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Prawo bankowe ,w związku z udzieleniem ww.
Limitu do autoryzacji na mocy Umowy o Kartę płatniczą zawartej w dniu ................ , zwanej dalej:
„Umową” oświadczam, iż Bank może wystawić bankowy tytuł egzekucyjny i poddaję się egzekucji na
podstawie tytułu egzekucyjnego:
1) świadczeń pieniężnych do wysokości kwoty udzielonego Limitu do autoryzacji wraz z odsetkami
umownymi, opłatami i prowizjami, odsetkami od zadłużenia przeterminowanego, kosztami dochodzenia
roszczeń Banku oraz innymi kosztami wynikającymi z niniejszej umowy, jednak maksymalnie do kwoty
................................... zł (słownie: ......................................) ,
Bank może wystąpić do sądu o nadanie w/w bankowemu tytułowi egzekucyjnemu klauzuli wykonalności
nie później niż do dnia przedawnienia roszczeń wynikających z niniejszej umowy (w tym przedłużenia
okresu kredytowania zgodnie z wolą Posiadacza) - nie później jednak niż do dnia .....................
Dodatkowe oświadczenia Posiadacza i Użytkownika
§8
1.
5.
Użytkownik przyjmuje do wiadomości poniższe postanowienia:
1) administratorem danych osobowych podanych w niniejszej Umowie jest Bank Zachodni
WBK SA, z siedzibą we Wrocławiu, ul. Rynek 9/11; dane osobowe są zbierane w związku z realizacją
niniejszej Umowy.
2) Użytkownik oświadcza, że został poinformowany o prawie wglądu do jego danych i prawie ich
poprawiania oraz, że dane te będą wykorzystywane dla celów marketingu produktów oferowanych
przez Bank.
2.
Ewentualny krąg odbiorców tych danych określa ustawa Prawo bankowe (art. 104 – 106).
3.
Użytkownik upoważnia Bank do udostępniania jego danych osobowych innym bankom i instytucjom
upoważnionym do ochrony bezpieczeństwa obrotu związanego z kartami płatniczymi w związku z
zarządzaniem ryzykiem, w celach informacyjnych oraz w celu ochrony przed nieprawidłowym
wykorzystaniem kart lub oszustwem.
4.
Posiadacz potwierdza odbiór wzoru „Oświadczenia o odstąpieniu od Umowy o kartę płatniczą”,
stanowiącego załącznik nr 1 do tej umowy. Warunki i tryb odstąpienia zawarte są w „Zasadach
wydawania i używania kart płatniczych BZ WBK S.A. dla firm”.
Posiadacz oświadcza, że przed zawarciem Umowy o kartę płatniczą zapoznał się z zasadami określonymi w
Warunkach ubezpieczenia Posiadaczy i Użytkowników Kart wydawanych przez Bank Zachodni WBK S.A. i
akceptuje jej brzmienie;
3
6.
W przypadku powstania i zgłoszenia szkody, w rozumieniu Warunków ubezpieczenia nieuczciwego
wykorzystania kart płatniczych wydawanych przez Bank Zachodni WBK S.A., Posiadacz upoważnia Bank do
przekazania Towarzystwu Ubezpieczeń wskazanemu w ww. Warunkach ubezpieczenia, danych osobowych
wskazanych w niniejszej umowie i danych objętych tajemnicą bankową takich jak data i wysokość
nieuprawnionej transakcji w celu rozpatrzenia roszczenia.
Okres Obowiązywania Umowy
§9
Niniejsza umowa zostaje zawarta na okres ważności Karty czyli na okres 4 lat, tj. do dnia ……………..
Postanowienia końcowe
§ 10
1. W związku z zawarciem niniejszej Umowy załączono do niej, jako jej integralne części, w sposób wskazany w
ust. 2:
- Zasady wydawania i używania kart płatniczych BZ WBK S.A. dla firm;
- Taryfę opłat i prowizji pobieranych przez Bank Zachodni WBK S.A. dla firm - która obowiązuje w zakresie opłat
i prowizji za czynności związane z niniejszą Umową.
2. Posiadacz oświadcza, że dokumenty o których mowa w ust. 1 zostały mu przekazane w odpowiednim czasie
przed zawarciem niniejszej Umowy, zapoznał się z nimi, akceptuje je i zobowiązuj się do ich przestrzegania.
3. Integralną częścią Umowy o kartę płatniczą jest numer Karty zapisany na awersie Karty. Na wniosek
Posiadacza Bank wyda Posiadaczowi zaświadczenie o numerze Karty.
4. Użytkownik oświadcza, że otrzymał Zasady wydawania i używania kart płatniczych BZ WBK S.A. dla firm w
odpowiednim czasie przed zawarciem niniejszej Umowy, zapoznał się z nimi, akceptuje je i zobowiązuje się do
ich przestrzegania., .
5. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Umową, oraz w dokumentach wskazanych w ust. 1 zastosowanie ma
Regulamin kont dla firm oraz odpowiednie powszechnie obowiązujące przepisy prawa a w szczególności: Prawo
bankowe, ustawa o usługach płatniczych, ustawa o elektronicznych instrumentach płatniczych i Kodeks
Cywilny.
6. Wszelkie spory wynikłe z niniejszej Umowy rozstrzygać będą sądy powszechne właściwe dla siedziby Banku.
7. Niniejsza Umowa została sporządzona w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
…………………..
…………………..
…………………..
BANK
POSIADACZ
UŻYTKOWNIK
pieczęć firmowa i
podpis/podpisy za Bank pod
pieczątką imienną
stempel firmowy i podpis/
podpisy za Posiadacza
podpis Użytkownika
* niepotrzebne skreślić
** zakreślić właściwe pola
4
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Rektora UAM Nr 213/2013/2014
z dnia 13 maja 2014 roku
...............................................................
Nazwisko i imię
..............................................................
Stanowisko
Oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej
W związku z powierzeniem mi karty płatniczej na realizację wydatków służbowych oświadczam, że
zobowiązuję się do przestrzegania przepisów Zarządzenie Nr 213/2013/2014 Rektora Uniwersytetu
im. Adama Mickiewicza w Poznaniu z dnia 13 maja 2014 roku w sprawie określenia szczegółowych
zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu
wydatków z budżetu Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza, a także zasad rozliczania płatności
dokonywanych przy ich wykorzystaniu. Zobowiązuję się do ponoszenia odpowiedzialności za
naruszenie wskazanych przepisów.
W szczególności zobowiązuję się do:
a) bezpiecznego przechowywania otrzymanej z banku karty płatniczej wraz z numerem PIN, a w
razie jej utraty ponoszenia odpowiedzialności materialnej,
b) opłacania kartą płatniczą wyłącznie wydatków służbowych,
c) nieudostępniania kart płatniczych i numerów PIN osobom trzecim,
d) niezwłocznego dostarczenia kompletu zatwierdzonych dokumentów księgowych
potwierdzających dokonanie transakcji opłaconych kartą płatniczą osobie odpowiedzialnej za
ich gromadzenie,
e) niezwłocznego zwrócenia do Działu Finansowego karty płatniczej w przypadku rozwiązania
lub wygaśnięcia stosunku pracy, decyzji o cofnięciu uprawnień do dysponowania kartą lub
upływu terminu ważności karty.
Ponadto oświadczam, że w myśl przepisu art. 91 §1 Kodeksu Pracy wyrażam zgodę na potrącenie z
wynagrodzenia za pracę kwot nierozliczonych oraz z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty
płatniczej.
....................................................................
(data i podpis składającego oświadczenie)
Kartę płatniczą o nr ............................................................ otrzymałem ................................................
(czytelny podpis)
1