1-planowanie-zatrudnienia
advertisement
Planowanie zatrudnienia jest stałym procesem obejmującym: - określenie potrzeb personalnych w wymiarze ilościowym i jakościowym, - analizowanie istniejącego stanu i struktury personelu, - tworzenie planów minimalizujących lukę między podażą a popytem na zewnętrznym rynku pracy, - monitorowanie procesu wdrażania planów zatrudnienia w życie. Planowanie zatrudnienia wymaga wcześniejszego przewidywania w następujących kwestiach: - Ilu i jakich pracowników będziemy potrzebować, - Jaką cześć zatrudnienia powinni stanowić pracownicy, a jaką podmioty zewnętrzne, - Jakie formy zatrudnienia będą najbardziej adekwatne do potrzeb firmy, - W jaki sposób można zwiększyć bądź zmniejszy stan zatrudniania, - Jak najlepiej jest inwestować w rozwój kapitału ludzkiego, - jak można minimalizować koszty i maksymalizować produktywność pracy, - Jak można skutecznie oddziaływać na zachowania poszczególnych osób i grup świadczących pracę dla danej firmy, - Czy i w jakim okresie będzie potrzebne przeprowadzenie restrukturyzacji zatrudnienia. Planowanie zatrudnienie jest integralną część funkcji personalnej przedsiębiorstwa można ujmować szeroko i wąsko. Planowanie potrzeb personalnych, Planowanie wyposażenia personalnego, Planowanie obsad personalnych. Metoda planowania potrzeb personalnych w wymiarze jakościowym obejmują: - ustalenie programu działania firmy w przyszłości, - koniecznych zadań do realizacji programu, - określenie wymogów odnoszących się do wiedzy, umiejętności, zdolności oraz zachowań zatrudnionych osób. Metoda planowania potrzeb personalnych w wymiarze ilościowym obejmuje: - ustalenie liczby pracowników w wyodrębnionych kategoriach stanowisk pracy, - zakresu prac w określonych punkcie przyszłości niezbędnych do wykonania założonego działania firmy. Celem jakościowego planowania wyposażenia personalnego jest: - ustalenie i klasyfikacja struktury zatrudnienia na początek okresu planowania, - prognoza zmian w przyjętym okresie, - ustalenie pożądanego stanu i struktury w danym punkcie przyszłości. Ilościowe planowanie wyposażenia personalnego ma na celu: - ustalenie liczby pracowników w poszczególnych kategoriach personelu na początku okresu planowania, - sformułowanie prognozy na koniec planowania. Przydatność pracownika określa się przez porównanie profilu wymagań stanowiska pracy z profilem kwalifikacyjnym pracownika. Do optymalizacji obsad personalnych mogą by wykorzystywane metody liściowe i hierarchiczne. Celem planowania obsady personalnej jest rozdysponowanie zadań do wykonania między pracowników i innych zatrudnionych w danej organizacji. Ilościowa metoda planowania obsad personalnych wymaga bardzo ściśle przestrzegania warunków organizacyjnych. Heurystyczne metody planowania obsad personalnych zmierzają do optymalizacji przyporządkowania pracowników i stanowisk pracy na podstawie stopnia przydatności pracowników do zatrudnienia na określonych stanowiskach pracy. - czynności wykonywane na poszczególnym stanowisku występujące warunki pracy sposób wykonywania pracy powiązania z innymi stanowiskami pracy - wymagania kwalifikacyjne na danym stanowisku - • OKREŚLENIE WYMAGANYCH PROFILI KOMPETENCYJNYCH • PROFILI CECH OSOBOWYCH • USTALENIE KRYTERIÓW OCENY PRACOWNIKÓW • WYZNACZENIE ZADAŃ W PROCESIE ZARZĄDZANIA • PLANOWANIE SZKOLEŃ PROCES PRACY ( zadania do wykonania, wielkości wejściowe i wyjściowe, wyposażenie, przebieg czynności) DOKUMENTACJA STANOWISKA PRACY (instrukcje techniczne, instrukcje obsługi, zakresy czynności) WIEDZA OSÓB UCZESTNICZĄCYCH W PROCESIE PRACY (pracownik, kierownik, współpracownicy). ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZADANIA, UPRAWNIENIA ZACHOWANIE RÓWNOWAGI !!! Co robi pracownik? W jaki sposób wykonuje swoją pracę? Dlaczego wykonuje takie właśnie czynności? Jakich kwalifikacji wymaga wykonywanie tej pracy? identyfikacja (określenie) stanowiska pracy - ogólna charakterystyka wykonywanej pracy ( cel wykonywanej pracy) - zależności służbowe - zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności - wymagania kwalifikacyjne - warunki pracy - relacja do innych stanowiska pracy - uwagi dodatkowe - Opis stanowiska pracy Opis roli Jest przykładem schematu tworzenia profili. Jest gotową listą cech potrzebnych do stworzenia takich profili Obejmuje następujące cechy: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cechy fizyczne Wiedza Ogólna inteligencja Specjalne uzdolnienia Zainteresowania Cechy osobowości Czynniki zewnętrzne Aby ustalony raz profil traktować elastycznie i umieć go dostosować do zmiany warunków pracy. ogół trwałych właściwości człowieka, tworzących związek przyczynowoskutkowy z osiąganymi przez niego wysokimi lub/i ponad przeciętnymi efektami pracy, które mają swój mierzalny wymiar Motywy Cechy Postawy i wartości Wiedza i umiejętności POSTAWY I WARTOŚCI MOTYWY I CECHY WIEDZA I UMIEJĘTNOŚCI 1. Podstawowe 2. Wyróżniające 1. Kompetencje związane z procesem myślenia (rozumowania) 2. Kompetencje związane z procesem odczuwania 3. Kompetencje związane z procesem działania KOMPETENCJE PODSTAWOWE KOMPETENCJE WYRÓŻNIAJĄCE Wiedza fachowa Przywództwo Rozwiązywanie problemów Empatia Komunikowanie się Gotowość uczenia się Kształtowanie relacji Tolerancja dla niejednoznaczności Korzystanie z usług doradców Nastawienie na klienta Kreatywność Orientacja na przyszłość świadomość wartości Dyrektor hotelu ds.Gastronomii ds.Hotelowych ds.Marketingu ds.Handlowych ds.Technicznych ds.Osobowych i rozwoju zawodowego Streszczenie • prowadzi planowane i przemyślane działania, mające na celu wytworzenie i podtrzymanie wzajemnego zrozumienia między organizacją, a jej klientami. Obowiązki i zakres odpowiedzialności budowanie zaufania do firmy jako elementu strategii rynkowej dbałość o reputację firmy stworzenie jednolitego wizerunku firmy (druki firmowe, foldery, wizytówki, pocztówki itp.) dbałość o wygląd zewnętrzny hotelu i dobre wrażenie gości hotelowych rozpowszechnianie informacji o firmie, organizowanie konferencji prasowych badanie opinii klientów hotelu pod względem jakości obsługi i postrzegania wizerunków hotelu dobre kontakty z władzami lokalnymi, organizacjami społecznymi organizowanie imprez hotelowych (dni kuchni, dni otwarte, imprezy branżowe) Wymagania kwalifikacyjne Wykształcenie • specjalista: wyższe i 4 lata pracy w zawodzie lub średnie zawodowe i 8 lat pracy w zawodzie • wskazane wykształcenie wyższe z zakresu marketingu. Potrzeba znajomości podstaw wiedzy o kulturze, historii, filozofii i psychologii społecznej, znajomość 2 języków obcych. Predyspozycje otwartość umiejętność komunikowania się z otoczeniem zdolność identyfikowania się z firmą i zawodem, zdolności organizacyjne Relacje z innymi stanowiskami podległy bezpośrednio dyrektorowi hotelu Warunki pracy - praca zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz hotelu Kierownik recepcji Recepcjoniści Telefonistka Concierge Streszczenie zajmuje się bezpośrednią obsługą gości w zakresie udzielania informacji turystycznej, udzielaniem informacji i załatwianie spraw gości Obowiązki i zakres odpowiedzialności obsługa korespondencji i przesyłek gości osobiście zajmuje się spełnianiem prośby gościa zna i poleca gością korzystanie ze wszystkich usług oferowanych przez hotel w razie potrzeby kontaktuje się z jego imieniu z innymi działami hotelu lub organizacjami poza hotelem na życzenie gościa dokonuje rezerwacji hotelowej restauracji lub poza hotelem prowadzi inf. Turystyczną, posiada aktualne materiały informacyjne na temat usług biznesowych, lekarzy domowych, dyżurów aptek, wycieczek po mieście, usług przewodnickich, usług rekreacyjnych, inf. O imprezach w hotelu i mieście załątwia przy pomocy pracowników służby parterowej drobnych zleceń gości, jak wysyłka korespondencji, kupno biletów pełni dyżur zgonie z harmonogramem pracy w przepisowym umundurowaniu Wymagania kwalifikacyjne Wykształcenie i doświadczenie ->ższe lub średnie zawodowe hotelarskie znajomość 2 języków obcych-preferowany j.angielski staż pracy 2-6 lat w recepcji jako starszy recepcjonista Predyspozycje, cechy osobowości dobra prezencja opanowanie łatwość nawiązania kantaktów z ludźmi zdolność i gotowość do niesienia pomocy innym ludziom w rozwiązywaniu ich problemów znajomość zasad savoir-vivre’u Relacje z innymi stanowiskami podlega bezpośrednio kierownikowi recepcji Warunki pracy praca stojąca, wykorzystanie sprzętu komputerowego w pracy oraz wszelkich dostępnych materiałów informacyjnych Kierownik pięter Inspektor pięter Pokojowa Kierownik pralni Magazynier bielizny Struktura biura podróży jest podporządkowana celom jakie ma osiągnąć jednostka organizacyjna. Komórki organizacyjne –zespoły pracownicze mają przydzielone określone zadania. Posiadają własne kierownictwo Jest to organ 1 osobowy Kieruje i nadzoruje pracę podwładnych Regulamin organizacyjny- to zakres obowiązków, podstawowe instrukcje, ramowe procedury Schemat organizacyjny- graficzny obraz ukazujący poszczególne części organizacji w sposób hierarchiczny i układ między nimi Ze względu na ilość szczebli zarządzania, rozmieszczenie uprawnień decyzyjnych: 1. Smukłe 2. Płaskie Ze względu na stopień centralizacji zarządzania 1. Scentralizowane 2. zdecentralizowane Sprzedaż biletów lotniczych, promowych, autokarowych, rezerwacja hoteli zagranicznych i wynajem samochodów Bieżące rozliczanie wpływów za sprzedane bilety za pomocą każdorazowo sporządzonej specyfikacji Terminowe sporządzanie sprawozdawczości do poszczególnych kontrahentów i sprawdzenia ogólnego do księgowości z uwzględnieniem wypisywania not i faktur dla kontrahentów Windykacja należności zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami Zabezpieczenie po zakończonym dyżurze wszelkich materiałów; biletów, druków ścisłej rejestracji, kluczy itp Dokonywanie na bieżąco poprawek wg wprowadzonych zmian w cennikach i przepisów przewoźników Przestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego Przyjmowanie i wystawianie i podpisywanie faktur Podejmowanie działań zmierzających do pozyskania nowych klientów Dokładanie starań w celu realizacji zadań planowych biura Prawidłowe prowadzenie dokumentacji, terminowe sporządzanie sprawozdań i zgodnych rozliczeń finansowych Odpowiedzialność materialna za powierzone druki, bilety, wpływy gotówkowe straty finansowe powstałe w wyniku nieprawidłowych rozliczeń Przestrzeganie obowiązujących zarządzeń instrukcji Planowanie, organizowanie imprez wyjazdowych Współpraca z zagranicznymi kontrahentami w zakresie zamawiania realizacji i rozliczania świadczeń Sporządzanie kalkulacji imprez wyjazdowych Opracowywanie programów sporządzanie komunikatów oraz wprowadzanie gotowego produktu do sprzedaży w całej sieci Odprawa i rozliczanie pilotów Organizacja i sprzedaż wczasów i wycieczek krajowych Sporządzanie terminowych rozliczeń finansowych Przestrzeganie przepisów bhp Wystawianie i podpisywanie faktur Przyjmowanie not i faktur Podejmowanie działań w celu pozyskania nowych klientów Podejmowanie inicjatyw zwiększających sprzedaż Prawidłowe prowadzenie dokumentacji Dokonywanie terminowych i zgodnych rozliczeń Terminowe sporządzanie sprawozdań Dokładanie starań w celu realizacji zadań planowanych przez biura Przestrzeganie obowiązujących zarządzeń i instrukcji GASTRONOMIA Zadaniem każdej bazy gastronomicznej jest zapewnienie turystom niezbędnych warunków egzystencji w miejscu pobytu czy na szlaku turystycznym. Rozróżnia się następujące zakłady gastronomiczne: •Restauracje, •Bary szybkiej obsługi •Bary uniwersalne •Baty mleczne •Bistra •Jadłodajnie •Bary restauracyjne •Karczmy •Gospody •Zajazdy Cechy łączące wyżej wymienione obiekty oferują gorące w różnych porach dnia dostępne dla szerokiego grona odbiorców. Inne uzupełniające zakłady gastronomiczne: •Kawiarnie •Cukiernie •Winiarnie •Piwiarnie etc. A także „mała gastronomia”: •Bufety •Smażalnie •Pijalnie •Lodziarnie etc. Rodzaje zakładów gastronomicznych: Podział ze względu na specyfikę świadczonych usług: 1.Placówki gastronomiczne w obiektach hotelarskich 2.Inne placówki żywieniowe usytuowane w miejscach odwiedzanych przez turystów 3.Pozostałe placówki, obsługujące przeważnie stałych mieszkańców i sporadycznie artystów. Podział ze względu na dostępność: 1.Baza gastronomiczna otwarta – ogólnodostępna 2.Baza gastronomiczna zamknięta (np. pkt gastronomiczne w szpitalach, sanatoriach) Organizacja pracy w gastronomii Każdy zakład gastronomiczny działa zgodnie z pewnym planem produkcji. Co uwzględnia plan produkcji? •charakter pracy konsumentów •ich wiek •wartość odżywczą przygotowywanych potraw •ich właściwości smakowe oraz zestawienia kolorystyczne i urozmaicone techniki ich przygotowywania W praktyce plan tego typu stanowią zazwyczaj rodzaje posiłków, jadłospisy, receptury przygotowywania potraw oraz średnia ilość obsługiwanych w zakładzie osób. Uwzględnia on na podstawie obserwacji oraz praktyki średnią liczbę porcji dla klientów indywidualnych oraz niezbędne do ich przygotowania produkty spożywcze. Tak stworzony plan ogólny dzielony jest na plany szczegółowe dla poszczególnych działów produkcyjnych, na przykład obróbki mięs, kuchni zimnej, deserowni itd. Są one podstawą do stworzenia listy niezbędnych produktów do każdego z działów. Tak przygotowany plan produkcji stanowi podstawę do stworzenia szczegółowego harmonogramu pracy dla wszystkich pracowników danego zakładu gastronomicznego. Do poszczególnych czynności przypisuje się odpowiednich pracowników, uwzględniając czas na ich odpoczynek oraz spożycie posiłku. Organizacja pracy może odbywać się na dwóch zasadach: •pionowej (częściej spotykana) – wykonywanie przez jednego pracownika wszystkich czynności zmierzających do przygotowania danej potrawy, •poziomej (rzadziej spotykana) – wykonywanie ściśle określonych czynności przez poszczególnych pracowników. Bardzo pomocny w planowaniu pracy oraz podziale obowiązków jest również harmonogram pracy w kuchni. Zazwyczaj przedstawia się go w sposób graficzny, co daje możliwość łatwiejszego uzmysłowienia sobie czasu potrzebnego na przygotowanie danego posiłku, czy zakończenie konkretnego etapu prac. Pracownicy w zakładzie gastronomicznym Osoby zatrudnione dzieli się je na trzy różne grupy działań: działanie administracyjne – czynności administracyjne należą do kierownika zakładu, magazyniera oraz technologa żywienia. działanie produkcyjne – wykonują kucharze (w grupie tej wyróżniamy – starszych kucharzy, kucharzy, młodszych kucharzy, oraz osoby odpowiedzialne za dany dział produkcji – cukierników, piekarników, garmażerów). działanie usługowe – wykonują je – kelnerzy (starszy kelner, młodszy kelner, praktykant kelnerski), barman/bufetowy, portier, szatniarz. W zakładach gastronomicznych zatrudnionych jest wiele osób, dbających o jakość i bezpieczeństwo produkcji żywieniowej. Najważniejsze z nich to: kierownik zakładu gastronomicznego magazynier technolog żywienia szef kuchni (kierownik produkcji kuchennej kucharz wykwalifikowana pomoc kuchenna pomoc kuchenna kierownik sali kelner Typowe pomieszczenia w obiekcie gastronomicznym Zakład gastronomiczny składa się z dwóch obszarów funkcjonalnych: •działu konsumenckiego •zaplecza gastronomicznego(dział magazynowy (zawiera magazyny żywieniowe – zarówno chłodzone i niechłodzone i nieżywieniowe),dział produkcyjny (miejsca przygotowań posiłków i kuchnia),dział ekspedycyjny (ekspedycja oraz zmywalnia naczyń stołowych), dział administracyjno-socjalny (biura, sanitariaty, jadalnie dla personelu, szatnie, miejsce do przebrania, szafki) Dział produktu: odpowiedzialny za: •przelotów oraz usług w poszczególnych destynacjach •zakup miejsc w hotelach, Do zadań pracowników należy: •nieustanny kontakt z zagranicznymi kontrahentami, •negocjowanie cen produktów oraz korzystnych warunków umów sprzedażowych • odpowiedzialni są za wprowadzanie nowych produktów oraz udoskonalanie i modyfikowanie istniejących, •przewidywanie wad produktu i wypracowanie rozwiązań dla problemów. Dział rezerwacji i sprzedaży : odpowiedzialny jest za: •bieżące prowadzenie rezerwacji, •sprzedaż produktów touroperatora(Sprzedaż obejmuje kontakty z klientami bezpośrednimi, telefonicznymi oraz internetowymi) • zajmuje się także wszelkimi zmianami w dokonanych wcześniej rezerwacjach •do obowiązków tego działu należy telefoniczna obsługa agentów. Dział księgowości odpowiada za: • kontrolę przepływu gotówki, przebiegu transakcji bezgotówkowych, oraz monitoring ogólnej sytuacji finansowej Dział marketingu odpowiada za: • promocję i rozwój produktu touroperatora. W tym celu organizuje kampanie reklamowe oraz imprezy promocyjne, imprezy integracyjne. Do imprez tworzonych przez ten dział zaliczają się także study toury . • Pracownicy działu marketingu zarówno opracowują katalogi reklamujące całość oferty, jak i odpowiedzialni są za ich wysyłkę. • Dział ten odpowiedzialny jest także za zatrudnianie przedstawicieli handlowych, których praca polega na odwiedzaniu agencji turystycznych i wpieraniu ich w problemach pojawiających się przy sprzedaży. Dział jakości: • Tutaj są ustalane zasady panującej polityki jakości, która wpływa na pozytywny odbiór działalności firmy przez klientów, pracowników oraz otoczenie społeczne. • Główne zadania tego działu to efektywne zarządzanie organizacją, nieustanne dążenie do optymalizacji pracy, a także dbałość o zapewnienie najwyższej jakości produktów oraz usług. Dział operacyjny zajmuje się: • drukowaniem dokumentów podróży, przygotowywaniem ich do wydania klientom, a także dostarczaniem owych dokumentów na regionalne lotniska i wysyłaniem list pasażerów do linii lotniczych. W zakresie obowiązków pracowników tego działu leży koordynacja przebiegu odpraw na wszystkich portach lotniczych w Polsce. Tu także zapadają decyzje co do działań podejmowanych w sytuacjach nadzwyczajnych, problemowych. Dział relacji z klientem • odnosi się do klientów, którzy już skorzystali z imprezy oferowanej przez biuro, bądź właśnie w niej uczestniczą. • Pracownicy tego działu zajmują się przyjmowaniem oraz rozpatrywaniem reklamacji zgłaszanych przez klientów po powrocie z wakacji, a także udzielaniem pomocy i informacji klientom, którzy w trakcie pobytu napotkali problemy takie jak zagubienie bagażu lub brak możliwości kontaktu z rezydentem. Opis stanowiska pracy barmana w firmie Lopez s.c. w restauracji Taco Mexicano: •Wydawanie napojów zimnych, gorących, drinków i koktajli na podstawie zamówień kelnerów •Zaopatrywanie baru w potrzebne towary •Przyjmowanie rezerwacji •Inwentaryzowanie baru •Prowadzenie rachunków klientów •Operacje kasowe •Raporty fiskalne •Bezpośrednia obsługa klienta •Wystawianie faktur VAT •Konserwacja sprzętu browarniczego, ekspresu ciśnieniowego, sprzętu komputerowego, lodówek •Bezpośrednie rozliczanie codziennych zarobków obsługi kelnerskiej
