Dział Kadr

Dział Kadr
Solution Info
Bardziej wydajne procesy oznaczają lepsze wyniki działu
kadr
Życiorysy, umowy, przeniesienia, rekomendacje, wynagrodzenia, rozliczenia delegacji,
wnioski urlopowe – to tylko wierzchołek góry lodowej dokumentów zarządzanych przez dział
kadr. Wszystkie te kluczowe dokumenty muszą być edytowane, archiwizowane oraz
wyszukiwane w sposób szybki, niezawodny i z zachowaniem absolutnej poufności.
Gdy w firmie jest presja związana z optymalizacją kosztów i zwiększeniem wydajności personelu, nawet dział kadr (HR)
jest poddawany analizie.
Oznacza to rosnącą ilość zadań, które musi wykonać mniejsza ilość pracowników. Dodatkowym obowiązkiem jest
zachowanie zgodności z aktualnymi wymaganiami prawnymi. Sposobem na powodzenie w tej dziedzinie jest
wykonywanie rutynowych zadań tak szybko i skutecznie jak to możliwe. Kluczem do tego jest zintegrowany System
Zarządzania Dokumentami (DMS) oraz elektroniczne teczki pracowników.
Komunikacja w biurze
DocuWare umożliwia udzielenie bezzwłocznej odpowiedzi na pytania pracowników, kierownictwo oraz działu
księgowego. Czas potrzebny dotychczas na uzyskanie odpowiedzi oraz na telefony zwrotne został wyeliminowany.
Dział Kadr
Solution Info
1
Zwiększona wydajność
Od rekrutacji do mentoringu, od awansów do obliczania
wynagrodzeń – wzrasta wydajność wszystkich procesów,
którymi zajmuje się dział kadr. Pracownicy odczuwają
większe wsparcie, a kierownictwo, dzięki DMS, podejmuje
decyzje na podstawie lepszej informacji. Naturalnym
efektem jest zwiększenie zadowolenia z pracy.
Zalety DocuWare
Dostęp posiadają wyłącznie upoważnieni
pracownicy
Dokumenty nie gubią się
Szybkie wyszukiwanie dokumentów
Dodatkowe wsparcie dla pracowników i
kierownictwa
Zmniejszenie powierzchni magazynowej
Pewność i dyskrecja
Wrażliwe treści dokumentów oraz wymagania przepisów
dotyczących poufności wiążą się z obowiązkiem
zachowania szczególnej ostrożności przy posługiwaniu się
dokumentami papierowymi, plikami komputerowymi oraz
wiadomościami e-mail. Ze względu na rosnącą liczbę
dokumentów w formacie elektronicznym oraz na
różnorodność dostępnych nośników, zachowanie
zgodności z aktualnymi wymaganiami jest trudniejsze.
Możliwości konfiguracji praw dostępu, elektronicznej,
dyskretnej archiwizacji zapewniającej bezpieczeństwo
przed niepowołanym dostępem oraz integracji z systemem
IT stosowanym przez dział kadr czynią system DMS niemal
niezastąpionym. Przy prawidłowej konfiguracji, nawet
administrator systemu nie może uzyskać dostępu do
poufnych danych przechowywanych w dziale kadr.
Dział Kadr
Solution Info
2
Procesy
Zarządzanie pracownikami
Teczki pracowników zawierają dokumenty takie jak życiorysy, listy aplikacyjne, umowy, dokumenty dotyczące
przeniesień/awansów, oceny okresowe, , badania okresowe, zaświadczenia o odbyciu szkoleń oraz wiele innych.
Aby zapewnić pracownikom jak najlepsze wsparcie, najważniejsza jest możliwość uzyskania szybkiego dostępu
do wszystkich tych danych. Informacje te są krytyczne, niezależnie od tego czy służą celom związanym z
przeniesieniem, awansem, sporami prawnymi czy corocznym wyznaczaniem celów. W wielu firmach pracownicy
działu kadr przeznaczają większość czasu pracy na zarządzanie dokumentami. Praca z papierowymi
dokumentami jest nie tylko nieefektywna, ale przede wszystkim oznacza marnotrawstwo czasu.
Zalety DocuWare
Dzięki rozwiązaniu DocuWare, następuje znaczna poprawa wydajności: akta elektroniczne zapewniają wszystkim
pracownikom działu kadr oraz kierownictwu możliwość uzyskania centralnego dostępu do ważnych danych
pracowników oraz do ważnych dokumentów. Indywidualne prawa dostępu ograniczają dostęp do części „teczek
osobowych”, co zapewnia poufność. Rutynowe procesy przebiegają znacznie szybciej dzięki prostemu w
obsłudze elektronicznemu przepływowi pracy, takiemu jak autoryzacje wniosków urlopowych,
płatnych/bezpłatnych urlopów, nadliczbowych godzin pracy, itd. System dba o to, aby dokumenty były
automatycznie przenoszone z jednego stanowiska do drugiego, w celu przyspieszenia autoryzacji. Funkcje
raportowania pomagają kierownictwu zidentyfikować wszelkie wąskie gardła.
Dział Kadr
Solution Info
3
Uzyskiwanie dostępu do informacji krytycznych
Aby pracować wydajnie, pracownicy kadr muszą posiadać szybki i łatwy dostęp do najbardziej aktualnych
dokumentów, takich jak zakresy obowiązków, wytyczne, wymagania, przepisy, regulacje publiczne, umowy
związkowe, regulacje wewnętrzne obowiązujące w korporacji, itd. Często, aktualne dokumenty znajdują się w
różnych działach, w różnych miejscach. W wyniku tego, konieczne jest zarządzanie wieloma źródłami danych,
nużące rutynowe wyszukiwanie oraz wykonanie dwukrotnie większej ilości pracy.
Zalety DocuWare
Kiedy wszystkie dokumenty są zarchiwizowane w jednym centralnym zbiorze dokumentów, pracownicy mają
dostęp do wszystkich ogólnych informacji z działu kadr za jednym kliknięciem myszy. Pracownicy działu kadr
zostają zwolnieni z wykonywania rutynowych zadań i szybciej otrzymują lepszą informację. Wydajność oraz
poziom zadowolenia z pracy wzrastają.
Dostosowanie do wymagań przepisów prawa
Coraz więcej przepisów prawa obowiązujących krajowych i międzynarodowych wymaga długotrwałej,
bezpiecznej archiwizacji danych pracowników oraz ich dokumentów. Zarządzanie dokumentami w formacie
papierowym w oddzieleniu od plików komputerowych oraz wiadomości e-mail nie jest bezpieczne, oznacza
marnotrawienie przestrzeni oraz zwiększa koszty magazynowania. Wraz z upływem czasu, szybkie wyszukiwanie
informacji staje się coraz trudniejsze.
Zalety DocuWare
Korzystanie z DocuWare umożliwia łatwiejsze uzyskanie zgodności z wymaganiami przepisów prawa: wszystkie
dokumenty pracowników mogą być archiwizowane elektronicznie tak długo jak jest to konieczne i w sposób
zapewniający wymagany poziom bezpieczeństwa. Upoważnieni pracownicy mogą w każdej chwili wyszukać
dowolne informacje. W wersji papierowej przechowywane są tylko te dokumenty, które zgodnie z obowiązującymi
przepisami muszą mieć formę papierowe. Pozostałe dokumenty nie zajmują już miejsca w segregatorach i
szafach archiwizacyjnych, oszczędzana jest powierzchnia biurowa i magazynowa. Wiadomości e-mail są
archiwizowane automatycznie, dzięki czemu eliminowane są koszty związane z ich drukowaniem oraz ręczną
archiwizacją. Gwarantowana jest zgodność z planami blokowania i powiadamiania oraz usuwanie danych, które
zgodnie z planem nie wymagają dalszego przechowywania.
Dział Kadr
Solution Info
4
Zmotywowani pracownicy
Pracownicy oczekują szybkiej autoryzacji wniosków
urlopowych oraz zwrotu kosztów podróży. Proces ten
może często wymagać zaangażowania kilku
pracowników/kilku działów, powinien jednak zostać
przeprowadzony do końca w ciągu kilku godzin (lub
maksymalnie w ciągu kilku dni). Przeprowadzenie tych
procesów w sposób bezproblemowy, szybki oraz dobrze
udokumentowany jest bardzo ważne dla zapewnienia
zadowolenia pracowników. DocuWare łączy aplikacje
związane z przepływem pracy, które, będąc prostymi w
użyciu, jednocześnie umożliwiają znaczne przyspieszenie
wykonywania kluczowych zadań oraz procesów.
Przykładowo, system automatycznie kieruje dokumenty do
jednostek odpowiedzialnych za ich autoryzację, od
jednego stanowiska do drugiego.
Przejrzystość to podstawa: DocuWare zapewnia stałą
możliwość sprawdzenia gdzie dokładnie znajduje się
prośba o autoryzację i gdzie w systemie mogą znajdować
się wąskie gardła. Kiedy pracownik wraca z podróży,
zarówno autoryzacja jak i zapłata kosztów podróży oraz
kosztów reprezentacyjnych następuje błyskawicznie.
Dostęp do wszelkich materiałów znajdujących się w
zbiorze dokumentów DocuWare, takich jak aktualne wytyczne dotyczące kosztów podróży oraz kosztów
reprezentacyjnych, formularze, autoryzowane wnioski, pokwitowania, rekordy, oraz dostęp do wszelkich innych
dokumentów jest możliwy bezzwłocznie – wyłącznie dla uprawnionych użytkowników. Jeśli po dokonaniu zapłaty
pojawią się jakiekolwiek pytania, odpowiedź na nie może zostać udzielona bezzwłocznie, w trakcie trwającej rozmowy
telefonicznej. W ten sposób dział kadr oraz kierownictwo zostaje zwolnione z nużących rutynowych zadań, a zarówno
wydajność jak i poziom zadowolenia pracowników ulegają poprawie. Dzięki DocuWare następuje automatyzacja
procesów firmy, a zarządzanie nimi jest pod kontrolą.
Przykład z życia
Niezależny okręg szkolny nr 196
Dział kadr Niezależnego Okręgu Szkolnego nr 196 (Independent School District 196) dokonał optymalizacji funkcji
związanych z rekrutacją oraz innych funkcji pełnionych przez dział kadr – wszystko z pomocą DocuWare. Akta
pracowników zapisane są w formacie elektronicznym, a życiorysy osób ubiegających się o zatrudnienie są teraz
dostępne online dla dyrektorów ponad 30 różnych kampusów, do analizy oraz do wglądu, dzięki czemu na odpowiednie
stanowisko jest dobierany odpowiedni kandydat. Nowe usprawnienia umożliwiają przekierowanie źródeł do uczniów,
pomagając im w pełni rozwinąć swój potencjał.
Dotychczas, życiorysy były archiwizowane w biurze okręgowym oraz „wypożyczane” dyrektorom, którzy musieli zapełnić
wakat. Proces ten był czasochłonny ze względu na rozmiar okręgu oraz ilość aplikacji. Niestety, w tym samym czasie
tylko jeden dyrektor mógł przeglądać dany życiorys, który często tygodniami nie był zwracany do biura. Dzisiaj
życiorysy są skanowane, indeksowane oraz udostępniane online. Mogą być wyszukiwane i segregowane, co
przyspiesza proces zatrudniania oraz daje każdemu dyrektorowi więcej czasu, który może poświęcić uczniom.
Elektroniczne akta pracowników są lepiej zabezpieczone, a dział kadr może w łatwy sposób zapewnić zgodność z
treścią regulacji krajowych i wewnętrznych. Okręg zmniejsza koszty związane z rekrutacją oraz ogranicza ryzyko
prawne dzięki zatrudnianiu właściwych osób na odpowiednich stanowiskach – za pierwszym razem.
Dział Kadr
Solution Info
5
Zadanie
Optymalizacja praktyki zatrudniania
pozwalająca na jednoczesne wyszukiwanie
życiorysów, ich sortowanie oraz wgląd do nich
Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa i
poufności akt pracowników
Korzyści
Wydajne procesy działu kadr wiążą się z
zatrudnieniem wykwalifikowanych pracowników
na odpowiednich stanowiskach, jednocześnie
podnosząc poziom zgodności z przepisami oraz
bezpieczeństwa dokumentów
Dyrektorzy mogą poświęcić więcej czasu swoim
uczniom
Dział Kadr
Solution Info
6
“Dyrektorzy mają możliwość zapełnienia wakatu w
bardzo łatwy sposób. Nie muszą się udawać do
biura okręgowego i spędzać godzin na
przeszukiwaniu dokumentów. Wielu z nich posiada
dostęp do życiorysów we własnych domach.
Dzięki DocuWare mogą wyszukać nauczyciela z
licencją do nauczania w szkołach podstawowych
lub, bazując na wieloletnim doświadczeniu, szybko
przejrzeć życiorys w celu sprostania wymaganiom
budżetowym. DocuWare nie oszczędza czasu
wyłącznie na poziomie administracji okręgowej;
usprawnienia osiągnięte dzięki DocuWare mają
wpływ na każdą szkołę.“
Tom Voigt,
Koordynator Systemu Informatycznego
Niezależnego okręgu szkolnego nr 196
This document can also be found here:
http://pub.docuware.com/pl/dzial-kadr
For more information please visit our website at:
www.docuware.com
Dział Kadr
Solution Info
7