Tabela nr 3: Komunikacja w aspekcie organizacyjnym (zarządzanie
advertisement
ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego BP.0114.03.2014 z dnia 2 stycznia 2014 r.oraz do wzoru umowy Szczegółowy opis przedmiotu umowy I. Realizacja zadań w ramach III cyklu testowego projektu, z jednoczesną analizą rzeczywistych efektów innowacji. 1. Prowadzenie warsztatów z zakresu wsparcia kompetencyjnego dla kadry odpowiedzialnej za wdrażanie benchmarkingu w jednostkach. 1.1. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca przeprowadzi w 2014 roku warsztaty wsparcia kompetencyjnego dla kadry odpowiedzialnej za wdrażanie benchmarkingu w jednostkach: a) nowoczesne podejście do zarządzania organizacją — praktyczne zastosowania strategii benchmarkingowej, b) etyka pracowników samorządowych - znaczenie zachowań etycznych dla sukcesu wdrożenia projektu benchmarkingowego, c) komunikacja w aspekcie organizacyjnym (zarządzanie komunikacją w organizacji) oraz w aspekcie interpersonalnym (indywidualne typy zachowania i komunikowania). Szczegółowy zakres tematyczny warsztatów wskazano w tabeli nr 1, tabeli nr 2 i tabeli nr 3. 1.2. Wykonawca jest zobowiązany zapoznać się ze szkoleniami przeprowadzonymi w 2012 i 2013 roku, a szczegółowo opisanymi w strategii wdrażania projektu innowacyjnego – załącznik nr 2. Szkolenia w 2014 roku muszą, z jednej strony stanowić wprowadzenie dla nowych uczestników a dla 19 urzędów uczestniczących w projekcie od początku jego realizacji, kontynuację – dalsze podnoszenie kompetencji uczestników projektu. 1.3. Każdy zakres tematyczny zostanie omówiony w co najmniej 6 godzinnym wymiarze, w terminach wskazanych w punkcie 1.4. Tabela nr 1: Nowoczesne podejście do zarządzania organizacją — praktyczne zastosowania strategii benchmarkingowej 2012* 2013 2014 o Zarządzanie organizacją z perspektywy historycznej: tradycyjne i nowoczesne podejścia. Istota współczesnych zmian w praktyce zarządzania oraz element diagnozy: do którego podejścia nam bliżej? o Przypomnienie istoty nowoczesnego podejścia do zarządzania. Refleksja nad doświadczeniami z poprzedniego roku. o Benchmarking jako element dojrzałego systemu zarządzania organizacją (codzienność pracy urzędu). o Benchmarking a koncepcja „organizacji uczącej się” wg Petera Senge: sztuka kultywowania pięciu dyscyplin – przełożenie na realia pracy urzędu (zestaw ćwiczeń wspomagających realizację idei organizacji uczącej się). o Benchmarking a systemowe (ekologiczne) podejście do zarządzania. Metody doskonalenia tendencji samorozwojowych w organizacji (seria ćwiczeń). o Stosowanie benchmarkingu w ramach „zarządzania integralnego”. Poziomy funkcjonowania organizacji według Roberta Diltsa oraz metody ich harmonizowania (koncepcja + zestaw ćwiczeń). BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 1 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego o Benchmarking w praktyce organizacyjnej: rodzaje i skala benchmarkingu (m.in. gra symulacyjna „Benchmarking”). o Studia przypadków z praktyki Uczestników: praca w „zespołach eksperckich” nad zdiagnozowanymi problemami (zestaw ćwiczeń: według podanego schematu analizy). o Studia przypadków z praktyki Uczestników (seria 2): praca w „zespołach eksperckich” nad odniesionymi sukcesami oraz zauważonymi problemami. o Studia przypadków: najbardziej spektakularne sukcesy strategii benchmarkingowych oraz ich uwarunkowania. Analiza możliwości zastosowania określonych podejść w benchmarkingu pracy urzędów. o Benchmarking jako motywacja do zmiany; wizualizacja zmian, wymiary zmian, panowanie nad zmianą. o Benchmarking a zarządzanie wiedzą; od prostego przekazywania informacji po samodzielne konstruowanie baz danych najlepszych praktyk — koncepcja oraz ćwiczenia wspomagające. o Praktyczne dylematy benchmarkingu pracy urzędu i sposoby ich przezwyciężania: ścisłości (matematyczna precyzja) a rzetelność wierność faktom uniwersalność a uwzględnianie specyfiki sytuacji wymierność a „ludzka” strona i in. o Techniki wzmacniania innowacyjności w organizacji: budowanie proinnowacyjnej kultury organizacyjnej. o Wnioski na przyszłość: benchmarking jako sposób życia organizacji (urzędu).. o Benchmarking jako metoda doskonalenia organizacji oraz organizacja jako źródło doskonalenia praktyk benchmarkingowych: wnioski na przyszłość. o Wnioski na przyszłość: udoskonalanie benchmarkingu. Tabela nr 2: Etyka pracowników samorządowych - znaczenie zachowań etycznych dla sukcesu wdrożenia projektu benchmarkingowego 2012* 2013 2014 o Wprowadzenie do zagadnień etyki zawodowej: zalecenia etyczne a przepisy prawa i praktyka funkcjonowania urzędu. o Przypomnienie znaczenia zasad etycznych dla praktyki benchmarkingowej, z odniesieniem do doświadczeń z zeszłego roku (panel dyskusyjny: teoria a praktyka). o Zasady etyczne w benchmarkingu (przypomnienie i pogłębione rozumienie w oparciu o zebrane doświadczenia); doskonalenie etyczności organizacji (urzędu) i jej pracowników. o Podstawowe zasady kodeksu postępowania benchmarkingowego i ich znaczenie dla skuteczności strategii benchmarkingowej. o Etyka benchmarkingu a etyka urzędnika — wzajemne uzupełnianie się czy napięcie? o Istota rozwoju moralnego człowieka i organizacji (stadia rozwoju moralnego według Lawrence’a Kohlberga) – techniki wspierania rozwoju etyczności ku wyższym poziomom. o Zasada legalności: analiza oraz studium przypadku. o Trudne przypadki: wypracowanie case’ów zaczerpniętych z całorocznej praktyki benchmarkingu. o Etyka benchmarkingu a prawa psychologii społecznej — niebezpieczeństwa wysublimowanych (i nieuświadamianych) technik manipulacyjnych oraz sposoby ich neutralizowania. o Zasada wzajemności i jej znaczenie dla sukcesu benchmarkingu. Wprowadzenie do teorii gier oraz jej odniesienie do benchmarkingu. „Gra w dylemat więźnia” a benchmarking. o Analiza case’ów z odniesieniem do poszczególnych zasad: źródła trudności w praktycznej realizacji ogólnych reguł etyki benchmarkingowej. o Analiza praktyki benchmarkingowej z ubiegłego roku — z uwzględnieniem poznanych zasad; próba wyodrębnienia obszarów potencjalnie podatnych na zniekształcenia i manipulacje. BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 2 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego o Zasada poufności — jej znaczenie oraz mini-case’y ilustracyjne. o Wykorzystanie wielkich systemów etycznych myśli Zachodu w rozstrzyganiu dylematów etycznych: imperatyw kategoryczny Immanuela Kanta. o Gry interesów w organizacjach i między organizacjami oraz w szerszym kontekście społecznym: uniwersalizm i partykularyzm w rozstrzyganiu problemów etycznych. o Zasada właściwego wykorzystywania — znaczenie i analiza przypadku. o Etyka deontologiczna a etyka teleologiczna w rozstrzyganiu problemów etycznych w zarządzaniu urzędem i w procesie benchmarkingu. o Etyka w zarządzaniu a przyszłość benchmarkingu – dyskusja moderowana. o Zasada ustalonych osób kontaktowych — znaczenie i analiza przypadku. o Podsumowanie warsztatu i wnioski na przyszłość. o Podsumowanie warsztatu i wnioski na przyszłość. o Zasada kontaktu ze stroną trzecią — znaczenie i analiza przypadku. o Zasada przygotowania — znaczenie i analiza przypadku. o W kierunku własnego kodeksu: Podsumowanie warsztatu. Tabela nr 3: Komunikacja w aspekcie organizacyjnym (zarządzanie komunikacją w organizacji) oraz w aspekcie interpersonalnym (indywidualne typy zachowania i komunikowania) 2012 2013 2014 o Centralne miejsce komunikacji w systemie zarządzania organizacją – wykład. o Przypomnienie istoty skutecznej komunikacji. o Przypomnienie istoty skutecznej komunikacji. o Istota skutecznej komunikacji — seria ćwiczeń i wnioski praktyczne. o Koło skutecznej komunikacji — ćwiczenie z elementem autodiagnostycznym (czego nam brakuje?) o Organizacja jako system obiegu emocji: komunikacja emocjonalna. o Komunikacja w urzędzie X — analiza trójstopniowego case’u ilustrującego psychologiczne skutki przyjęcia określonych (systemowych) rozwiązań z zarządzaniu komunikacją w jednostce. o Trudne sytuacje komunikacyjne — analiza przypadków z doświadczeń Uczestników oraz wypracowanie opinii „eksperckich”: optymalnych strategii działania w opisanych sytuacjach. o Indywidualne style zachowania i komunikowania: zróżnicowanie indywidualnych systemów percepcji i hierarchii wartości. o Komunikacja rutynowa a komunikacja spontaniczna — dwa sposoby komunikowania i ich znaczenie dla zarządzania. o Dyrektywny i niedyrektywny schemat komunikowania — wykorzystanie w określonych sytuacjach. Trening komunikowania niedyrektywnego. o Zaawansowana komunikacja interpersonalna: kwadrat von Thuna i jego wykorzystanie jako narzędzia doskonalenia komunikacji w organizacji (dobra praktyka). o Kluczowe bariery komunikacyjne oraz sposoby ich przezwyciężania: seria ćwiczeń. o Techniki udzielania informacji zwrotnej: technika DEEP i jej wykorzystanie w zarządzaniu. o Komunikacja w organizacji: wykorzystanie technik negocjacyjnych. „Efekt pomarańczy” i dążenie do wyniku win-win w komunikacji. BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 3 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego o Komunikacja w organizacji a komunikacja na poziomie interpersonalnym — w poszukiwaniu dobrych praktyk komunikacyjnych. o Profile komunikacyjne a budowanie kultury organizacji (wykład). Mój profil komunikacji: test diagnostyczny — analiza preferowanych stylów komunikacyjnych. o Trudni współpracownicy i klienci — radzenie sobie z komunikacyjnie trudnymi zachowaniami i typami osobowościowymi. o Techniki udzielania informacji zwrotnych (1): technika Feedback Grid i jej zastosowanie w procesie benchmarkingu. o Podsumowanie warsztatu i wnioski na przyszłość. o Podsumowanie warsztatu i wnioski na przyszłość. o Podsumowanie warsztatu i wnioski na przyszłość. 1.4. Terminy przeprowadzenia warsztatów Data Miejsce 3-4-5 luty 2014 r. 12-13-14 luty 2014 r. 17-18-19 luty 2014 r. Grupa Zakres 1. Nowoczesne podejście do zarządzania 2.Etyka pracowników samorządowych 3. Komunikacja w aspekcie organizacyjnym oraz w aspekcie interpersonalnym Koordynatorzy i Beskid Śląski Zastępcy Koordynatorów Pierwsza i druga grupa to warsztaty wprowadzające, trzecia grupa, to poziom III 1.5. Warsztaty będą zorganizowane dla grup: a) pierwszy termin (3-5.02.2014r.), dla nowych uczestników projektu, około 20 osób b) drugi termin (12-14.02.2014r.), dla nowych uczestników projektu, około 20 osób c) trzeci termin (17-19.02.2014r.), dla przedstawicieli 19 jednostek uczestniczących w projekcie, około 40 osób, przy czym jest to już grupa pracująca w tym składzie od kilku spotkań. Jednakże Wykonawca winien zabezpieczyć dodatkową obsługę trenerską, wspierającą Wykonawcę, a nie go zastępującą. Przed warsztatami Wykonawca przedstawi Zamawiającemu skład zespołu do akceptacji. 2. Opracowanie ankiety badania satysfakcji klientów z usług świadczonych przez jednostki sektora finansów publicznych biorących udział w projekcie. 2.1. Wykonawca opracuje wzór ankiety badającej poziom satysfakcji klientów co najmniej 40 jednostek biorących udział w projekcie, która zostanie wykorzystana przez Biuro Projektu do zlecenia badań przez zewnętrzną firmę prowadzącą badania opinii publicznej. W tym celu Wykonawca: a) ustali z Biurem Projektu założenia ogólne badań, przy czym wstępnie zakłada się, że badania zostaną przeprowadzone: dla każdej z 40 jednostek odrębnie, każde badanie przeprowadzone zostanie w oparciu o wypracowane mierzalne wskaźniki jakości usług (każdorazowo na próbie co najmniej 1068 osób). b) ustali z Biurem Projektu mierzalne wskaźniki jakości usług i oczekiwaną informację zwrotną z badania, BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 4 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2.2. Wykonawca przygotuje opis wymagań prowadzenia badań: a) szczegółową specyfikację formy badania, b) zalecenia w zakresie grupy badawczej, c) oczekiwaną formę raportów szczegółowych dla poszczególnych jednostek biorących udział w projekcie oraz raportu ogólnego z badań. 2.3. Wykonawca będzie pełnił nadzór nad prawidłowością prowadzonych badań opinii publicznej w 40 jednostkach objętych badaniami: a) o wszelkich nieprawidłowościach będzie na bieżąco informował zarówno Wykonawcę badań jak i Zamawiającego, b) w razie potrzeby przekaże informację Wykonawcy o konieczności przerwania prowadzenia badań. 2.4. Po zakończeniu badań w terenie Wykonawca: a) zweryfikuje otrzymane raporty od realizującego badania, b) opracuje raport zawierający podsumowanie badania wraz z rekomendacją zmian, c) będzie współpracował z pozostałymi ekspertami w projekcie w zakresie interpretacji osiągniętych wskaźników jakości usług mierzonych metodą badań satysfakcji klientów, d) wykorzysta wyniki badań wraz z wynikami analizy pozostałych wskaźników i identyfikacji najlepszych praktyk w trakcie bloku warsztatowego „Zaprojektowanie zmian i rekomendacja wdrożenia zmian w procesach poddanych benchmarkingowi”. 2.5. Terminy realizacji: a) Wykonawca opracuje kwestionariusz ankiety po wszystkich wymaganych ustaleniach do 21 stycznia 2014 roku, b) Wykonawca opracuje i przekaże raport o którym mowa w punkcie 2.4. b) do 30 czerwca 2014 roku, c) Wykonawca przekaże informację zwrotną w związku z działaniami, o których mowa w punkcie 2.4. c) w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania zapytania. 3. Prowadzenie warsztatów z zakresu zaprojektowania zmian i rekomendacji wdrożenia zmian w procesach poddanych benchmarkingowi 3.1. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca przeprowadzi warsztaty z niżej wymienionego zakresu: a) zarządzanie zmianą, b) ocena ryzyka dla działań innowacyjnych, c) automotywacja i motywacja w procesie zmian – aspekt psychologiczny. Szczegółowy zakres tematyczny warsztatów wskazano w tabeli nr 4, 5 oraz tabeli nr 6. 3.2. Wykonawca jest zobowiązany zapoznać się ze szkoleniami przeprowadzonymi w 2012 i 2013 roku, a szczegółowo opisanymi w strategii wdrażania projektu innowacyjnego. 3.3. Szkolenia w 2014 roku muszą, z jednej strony stanowić wprowadzenie dla nowych uczestników a dla 19 urzędów uczestniczących w projekcie, kontynuację – dalsze podnoszenie kompetencji uczestników projektu. 3.4. Każdy zakres tematyczny o którym mowa w pkt. 3.1. zostanie omówiony w co najmniej 6 godzinnym wymiarze w terminach wskazanych w punkcie 3.5. Tabela nr 4: Zarządzanie zmianą 2012 o Istota zmiany organizacyjnej. 2013 o 2014 Przypomnienie najważniejszych zasad zarządzania zmianą. o Zmiana organizacyjna a przemiany systemu wartości. BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 5 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego o Czynniki wymuszające zmiany. "Menedżer wobec nowych wyzwań" – problem motywacji do zmiany. Zarządzanie zmianą – przesłanki wg P.Druckera. o Przykładowe narzędzia analizy wykorzystywane w projektowaniu zmiany: Badanie luki kulturowej w organizacji. Analiza Orientacji na Zmianę. Analiza Pola Sił - bilans sił napędowych i wstrzymujących zmiany. Mapa procesu wprowadzania zmian. o Koncepcja wartości motywacyjnych – punkt wyjścia w zarządzaniu zmianą. Analiza realnego nastawienia pracowników wobec zmiany. Uzgadnianie wartości organizacyjnych, zespołowych i indywidualnych jako siła napędowa zmiany organizacyjnej. o Kwestionariusz wiedzy nt. wprowadzania zmian – materiał do dyskusji. o Postrzeganie zmiany: percepcja - zmiana sposobu myślenia i perspektywy; podatność percepcji na wpływy społeczne; typy wpływu społecznego uleganie, identyfikacja, internalizacja; zasada partycypacji – istotny czynnik akceptacji zmian. o Przywództwo w procesie zmiany. Znaczenie wizji. Zarządzanie innowacyjnością – klimat w zespole. Delegowanie w procesie zmiany. Patenty motywacyjne do zaangażowania i akceptacji zmian. Zarządzanie przez bycie przykładem. o "Góra lodowa" organizacji: formalne i nieformalne aspekty kultury organizacyjnej. Cykl życia organizacji a kwestia zmian – model Greinera. Dwa podejścia do zmian organizacyjnych: nurt systemowy i nurt behawioralny. o Szok zmiany – przebieg, reakcje, zapobieganie. o Reakcje na odchylenia i „sabotaż” zmian. Zarządzanie konfliktem podczas procesu zmiany. o „Dwa Światy” – skrajne typy struktur organizacyjnych. Cechy organizacji elastycznej. o Postawy wobec zmian: typy pracowników wobec przyswajania zmian i innowacji i sposoby oddziaływania na nich koncepcja Rogersa. o Modele wprowadzania zmian. 3-etapowy model wprowadzania zmian Lewina – Od „ciemnej nocy innowatora” do „zamrożenia”. Współczesne koncepcje wprowadzania zmian – model Bridgesa. „Twierdza zmiany” – utrwalenie nabytych sposobów postępowania i postaw jako norm nowej kultury organizacji. o Narzędzia planowania strategicznego w procesie przygotowywania i wprowadzania zmian. Kryteria selekcji przedmiotów zmiany – zasady: podatności, odrębności i potencjalnego rozwoju. o Zmiana jako specyficzny rodzaj celu zespołowego: Dynamika zespołu w procesie zmiany – przesłanki dla zarządzania. o Błędy popełniane w procesie wprowadzania zmian. Analiza przypadków. Odniesienie do specyfiki pracy urzędu. o Planowanie zmiany: budowanie założeń, formułowanie celów operacyjnych, konceptualizacja programu wprowadzania zmian, tempo zmiany i budowa harmonogramu, rozpisanie celów zespołowych i indywidualnych, monitorowanie przebiegu, zamknięcie procesu. Seria ćwiczeń. o Synchronizacja celów organizacyjnych, zespołowych i indywidualnych – wstęp do koncepcji zarządzania wartościami motywacyjnymi. o Marketing zmian w firmie. Psychologia plotki o zmianie. Strategia komunikacyjna w procesie zarządzania zmianą. Techniki narracyjne w procesie zmiany. Identyfikacja i eliminowanie barier. Formy komunikacji o zmianach. Zasada szybkiego reagowania. Perswazja i argumentacja na rzecz zmiany: język korzyści i strat. o MBO (Zarządzanie przez cele): elementy i etapy: przedstawienie zasad koncepcji oraz studium przypadku. o Znaczenie partycypacji – rozwinięcie. Zmiana zewnętrzna a zmiana wewnętrzna. Formy partycypacji. Wykorzystanie „agentów zmian”. Patologia partycypacji w procesie planowania i przebiegu zmiany. o Podsumowanie warsztatu. o Podsumowanie warsztatu. o Podsumowanie warsztatu. Tabela nr 5: Zarządzanie ryzykiem 2012 o Pojęcie ryzyka w zarządzaniu organizacją. 2013 o 2014 Ryzyko w zarządzaniu: przypomnienie podstawowych elementów o Ryzyko jako wyzwanie dla organizacji: problemy ewaluacji i kontroli zagrożeń BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 6 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego o Znaczenie innowacji i kreatywności dla funkcjonowania organizacji. o Funkcjonowanie obszarów ryzyka — doświadczenia Uczestników z ubiegłego roku (cz. 1); wypracowanie case’ów do analizy. o Funkcjonowanie obszarów ryzyka — doświadczenia Uczestników z ubiegłego roku (cz. 2); wypracowanie case’ów do analizy. o Związki ryzyka z postępem i zmianą. o Techniki minimalizacji ryzyka — rozwiązania oparte o case’y z poprzedniego punktu. o Techniki minimalizacji ryzyka — rozwiązania oparte o case’y z poprzedniego punktu. o Techniki szacowania ryzyka: ryzyko matematyczne (teoria prawdopodobieństwa), ryzyko techniczne (teoria niezawodności) a ryzyko społeczne (matematyka działania społecznego). Analiza przypadków. o Funkcjonowanie w warunkach ryzyka: „społeczeństwo ryzyka” i dystrybucja ryzyka. o Praca z ryzykiem: aspekty psychologiczne. Działanie w warunkach ryzyka jako źródło stresu. Techniki minimalizacji negatywnego stresu w organizacji oraz zapobiegania wypaleniu w pracy. o Zagrożenia realizacji potrzeb związane z wprowadzaniem innowacji: ekonomiczne, bezpieczeństwa, afiliacji, statusu, osiągnięć. o Szacowanie ryzyka a diagnozowanie potencjału organizacyjnego. o Budowanie równowagi (spójności) na różnych poziomach funkcjonowania organizacji — element zwiększania odporności na ryzyko. o Zachowania w sytuacjach ryzyka: psychologia i socjologia ryzyka oraz wnioski praktyczne. Seria ćwiczeń. o Destabilizacja w organizacji jako czynnik ryzyka („twórcza destrukcja”) oraz sposoby panowania nad obszarem niepewności. o Podsumowanie warsztatu. o Nasze najważniejsze obszary ryzyka: podsumowanie warsztatu. o Podsumowanie warsztatu. Szkolenia z zakresu zarządzania ryzkiem winny korelować z wytycznymi wynikającymi z Komunikatu nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem. Tabela nr 6: Automotywacja i motywacja w procesie zmian — aspekt psychologiczny 2012 2013 2014 o Problematyka automotywacji: wprowadzenie. o Automotywacja: przypomnienie i pogłębienie koncepcji. o Automotywacja: przypomnienie i pogłębienie koncepcji. o Dylematy automotywacji — quiz wiedzy z psychologii motywacji wewnętrznej. o Bieg z zamkniętymi oczami — ćwiczenie ukazujące . o Moja osobista zmiana — ćwiczenie z wykorzystaniem techniki projekcyjnej. o Istota coachingu — trenerskie podejście do współpracowników i podwładnych. o Źródła oporu wobec zmiany oraz sposoby ich przezwyciężania — analiza psychologiczna i poszukiwanie indywidualnych „patentów automotywacyjnych” do wykorzystania w motywowaniu innych do zmian. o Wykorzystanie „Przywództwa alfa” w motywowaniu do zmiany: antycypowanie, dopasowanie, działanie. Koncepcja + seria ćwiczeń. BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 7 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego o BHAG i zasada jeża — sztuka automotywacji poprzez wizualizację efektów. o Mordercy automotywacji — analiza zespołowa i indywidualna. o Cztery typy działania w zależności od stopnia samoświadomości i zaangażowania w czynności: biurokrata, filozof, zawodnik, mistrz. Analiza skutków dla organizacji występowania poszczególnych typów. Techniki stymulowania rozwoju w kierunku mistrzostwa osobistego. o Narzędzia coachingowe w pracy z oporem wobec zmiany (zestaw 1): góra lodowa R. Diltsa oraz technika „złotych pytań coachingowych” (powerful questions). Wprowadzenie i seria ćwiczeń. o Narzędzia coachingowe w pracy z oporem wobec zmiany (zestaw 2): praca z monologiem wewnętrznym oraz techniki neutralizacji „wewnętrznego gremlina”. Wprowadzenie i seria ćwiczeń. o Narzędzia coachingowe w pracy z oporem wobec zmiany (zestaw 3): wykorzystanie programowania neurolingwistycznego. Wprowadzenie i seria ćwiczeń. o Podsumowanie warsztatu. o Podsumowanie warsztatu. o Podsumowanie warsztatu. 3.5. Terminy przeprowadzenia warsztatów Data 3-4-5 września 2014 17-18-19 września 2014 22-24 września 2014 Miejsce Beskid Śląski Grupa Zakres Koordynatorzy i Zastępcy Koordynatorów 1. Zarządzanie zmianą 2. Zarządzanie ryzykiem 3. Automotywacja i motywacja w procesie zmian — aspekt psychologiczny 3.6. Warsztaty będą zorganizowane dla grup: d) pierwszy termin (3-5.09.2014r.), dla nowych uczestników projektu, około 20 osób e) drugi termin (17-19.09.2014r.), dla nowych uczestników projektu, około 20 osób f) trzeci termin (22-24.09.2014r.), dla przedstawicieli 19 jednostek uczestniczących w projekcie, około 40 osób, przy czym jest to już grupa pracująca w tym składzie od kilku spotkań. Jednakże Wykonawca winien zabezpieczyć dodatkową obsługę trenerską, wspierającą Wykonawcę, a nie go zastępującą. Przed warsztatami Wykonawca przedstawi Zamawiającemu skład zespołu do akceptacji. 4. Weryfikacja zawartości szkoleń na platformie e-learningowej 4.1. Wykonawca jest zobowiązany do weryfikacji wszystkich szkoleń dostępnych na platformie e-learningowej projektu i w sytuacji zaistniałej konieczności, dokona aktualizacji szkoleń. 4.2. Termin wykonania weryfikacji: 10 grudnia 2014r. 5. Rekomendacja zmian po trzecim cyklu testowym projektu – analiza rzeczywistych efektów innowacji 5.1. Wykonawca sporządzi Zamawiającemu informację po trzecim cyklu testowym z rekomendacją zmian w projekcie w formie analizy rzeczywistych efektów innowacji. 5.2. Wykonawca jest zobowiązany do ustalenia rekomendowanych zmian techniką według własnego wyboru – metodą obserwacji, badań focusowych w grupie reprezentantów BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 8 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego użytkowników lub ankiet ewaluacyjnych. W tym celu, może uczestniczyć we wszystkich istotnych etapach benchmarkingu w 2014 r. wskazanych w poniższej tabeli. 5.3. Forma przekazu informacji winna zostać ustalona z kierownikiem projektu. 5.4. Informacja musi zostać przekazana Zamawiającemu do dnia 25 września 2014 roku. Zestawienie istotnych terminów w projekcie w 2014 roku I. Ustalenie ostatecznego brzmienia pytań o dane i zestawu wskaźników Data Zakres Odpowiedzialni Ustalenie wstępnej wersji wskaźników dla nowych usług: Grudzień 2013 r. a) wydawanie decyzji zezwalających na usunięcie drzew i krzewów b) gospodarka odpadami Biuro projektu Do 6 stycznia 2014 r. Wprowadzenie zmian do zestawu wskaźników w oparciu o wnioski po II-gim cyklu testowym 16 stycznia 2014 r. Spotkanie organizacyjne mające na celu wypracowanie ostatecznej wersji wskaźników dla nowych procesów oraz wyjaśnienie pytań benchmarkingowych do 31 stycznia 2014 r. Przekazanie do biura projektu ostatecznej wersji wskaźników dla nowych procesów Ekspert ze specjalizacją w zakresie zarządzania procesami do 10 lutego 2014 r. Wprowadzenie ankiety do narzędzia informatycznego Biuro projektu Biuro projektu Biuro projektu Ekspert ze specjalizacją w zakresie zarządzania procesami II. Spotkania przygotowujące do benchmarkingu Data Miejsce spotkania Temat Uczestnicy Dwa terminy do wyboru dla nowych uczestników: Nowoczesne podejście do 3-4-5 lutego 2014 r. zarządzania w tym etyka lub 12-13-14 lutego 2014 r. Wisła lub Ustroń lub Szczyrk Poziom III szkolenia (dla dotychczasowych uczestników benchmarkingu) Koordynatorzy i ich zastępcy pracowników samorządowych oraz komunikacja w aspekcie 3 RÓŻNE GRUPY organizacyjnym i interpersonalnym 17-18-19 lutego 2014 r. 3 marca 2014 r. Katowice Szkolenie informatyczne z Dla nowych jednostek oraz BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 9 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego lub narzędzia do gromadzenia danych pracowników urzędów chętnych pogłębienia wiedzy z możliwości wykorzystania narzędzia 5 marca 2014 r. III. Zbieranie i analiza danych Data Zakres do 21 marca 2014 r. Odpowiedzialni Koordynatorzy benchmarkingu Termin wprowadzenia danych przez urzędy (marzec / kwiecień) Przeprowadzenie badań opinii publicznej do 30 kwietnia 2014 r. (do 6 maja 2014 r. dostarczenie raportów) Biuro projektu + koordynatorzy do 11 kwietnia 2014 r. Wstępna weryfikacja danych z urzędów Biuro projektu (kwiecień / maj / czerwiec 2014 r.) Analiza wyników wspólnie z wybranymi urzędami i identyfikacja dobrych praktyk Eksperci zatrudnieni w ramach projektu do 11 czerwca 2014 r. IV. Prezentacje dobrych praktyk (wymiana doświadczeń) Data Miejsce spotkania Ekspert prowadzący (w trakcie ustaleń) Temat Uczestnicy Pozwolenia na budowę Decyzje ustalające warunki zabudowy 10 czerwca 2014 Decyzje o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego Decyzje zezwalające na usunięcie drzew i krzewów Realizacja usług społecznych w drodze konkursów na działalność pożytku publicznego 16 czerwca 2014 Katowice 17 czerwca 2014 Zarzadzanie zasobami ludzkimi w urzędach Zarządzający poszczególnymi zakresami oraz koordynatorzy Organizacja pracy urzędu 23 czerwca 2014 Gospodarka odpadami 24 czerwca 2014 Oświetlenie Organizacja sieci szkół publicznych 30 czerwca 2014 Opieka nad dziećmi do lat 3 BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 10 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Monitorowanie zaległości podatkowych 1 lipca 2014 Egzekwowanie zaległości podatkowych V. Spotkania podsumowujące III cykl testowy Data Miejsce spotkania Dwa terminy do wyboru dla nowych uczestników: Temat Uczestnicy Podsumowanie III cyklu testowego 3-4-5 września 2014 lub 17-18-19 września 2014 Poziom III szkolenia (dla dotychczasowych uczestników benchmarkingu) Wisła lub Ustroń lub Szczyrk Zarządzanie zmianą, automotywacja i motywacja w procesie zmian – aspekt psychologiczny, zarządzanie ryzykiem Koordynatorzy i ich zastępcy 3 RÓŻNE GRUPY 22-23-24 września 2014 II. Opracowanie opisu produktu finalnego poprzez: 1. Sporządzenie rekomendacji zmian 1.1. Sporządzenie rekomendacji zmian, przed definiowaniem do opisu produktu finalnego winno wynikać z rekomendacji zdefiniowanych we wszystkich cyklach testowych przez ekspertów ds. pilotażowego wdrożenia i testowania innowacji ze specjalizacją w zakresie komunikacji społecznej. 1.2. Termin realizacji tego zakresu to 25 września 2014 roku. 2. Sporządzenie opisu produktu finalnego 2.1. Praca w ramach zespołu ekspertów ds. opracowania produktu finalnego innowacji, którego celem będzie wypracowanie opisu produktu finalnego, zgodnie z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dla projektów innowacyjnych testujących 2.2. Termin zakończenia prac to 10 października 2014 roku, przy czym zintensyfikowanie działań nastąpi w dniach od 25 września do 10 października 2014 i w tych dniach Wykonawca: a) musi zapewnić pełną dyspozycyjność i gotowość do pracy w biurze projektu, b) musi posiadać pełną wiedzę w zakresie zasad opracowania opisu produktu finalnego w projektach innowacyjnych testujących Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, c) musi posiadać pełną wiedzę na temat przebiegu projektu, wprowadzonych zmianach produktu oraz dokumentacji wytworzonej w ramach projektu. BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 11 ŚLĄSKI ZWIĄZEK GMIN I POWIATÓW Ul. Kościuszki 43/5 40-048 Katowice Tel. +4832/ 25 11 021, 25 11 241 Fax. +4832/ 25 10 985 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego III. Upowszechnianie i włączenie produktu finalnego do głównego nurtu polityki w 2015 roku poprzez: 1. Przygotowanie we wskazanym zakresie opisu do podręcznika będącego instrukcją stosowania innowacji 1.1. Zakres przygotowania podręcznika wynika wprost z obowiązków nakładanych w projekcie na ekspertów ds. pilotażowego wdrożenia i testowania innowacji ze specjalizacją w zakresie komunikacji społecznej. 1.2. Ponadto ekspert zobowiązany jest do zaopiniowania całości opracowania, w szczególności części przygotowanych przez pozostałych ekspertów w projekcie. 1.3. Termin realizacji: do 31 stycznia 2015 roku. 2. Opracowanie założeń przebiegu konferencji upowszechniającej projekt. 2.1. Zamawiający oczekuje przygotowania materiału: a) przedstawiającego osiągnięcia projektu w zakresie testowania innowacji i opracowania produktu finalnego, w szczególności w zakresie wsparcia kompetencyjnego, b) przedstawiającego proponowany przebieg konferencji wraz z wstępną wersją programu i założeniami organizacyjnymi, c) zakres opracowania winien być skorelowany z opisem opracowanym do podręcznika będącego instrukcją stosowania innowacji d) Termin realizacji: do 31 stycznia 2015 roku. 2.3. Wykonawca jest zobowiązany do zaprezentowania w trakcie konferencji tego zakresu oraz udzielenia odpowiedzi na pytania uczestników do tego zakresu. Termin konferencji to I kwartał 2015 roku. BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDACH MIAST NA PRAWACH POWIATU, URZĘDACH GMIN I STAROSTWACH POWIATOWYCH Biuro Projektu Budynek Infosystem – pok. 502 Ul. Kopernika 26 40-064 Katowice tel. 032 77 60 160 www.benchmarking.silesia.org.pl e-mail: benchmarking.silesia.org.pl 12
