współpraca ze środkami masowego przekazu

Burmistrz
Brzegu Dolnego
Zarządzenie Nr 0050.21.2015
z dnia 27 lutego 2015 roku
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Brzegu Dolnym
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 08 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U z 2013 r.,
poz. 594 z późn. zm.)
zarządzam, co następuje:
§1
Nadaję Regulamin Organizacyjny Urzędowi Miejskiemu w Brzegu Dolnym.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§2
Regulamin Organizacyjny określa organizację i zasady działania Urzędu Miejskiego w Brzegu Dolnym
oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne.
§3
Użyte w regulaminie wyrażenia oznaczają:
1)
BIP - Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu,
2)
Burmistrz - Burmistrz Brzegu Dolnego,
3)
Gmina - Gmina Brzeg Dolny,
4)
jednostki organizacyjne – gminne jednostki organizacyjne,
5)
komórka organizacyjna – wyodrębniony w strukturze organizacyjnej Urzędu pracownik lub
zespół pracowników realizujący zadania określone regulaminem i zakresem czynności,
6)
Rada - Rada Miejska w Brzegu Dolnym,
7)
regulamin – regulamin organizacyjny Urzędu,
8)
Sekretarz - Sekretarz Gminy Brzeg Dolny,
9)
SIP – system informacji przestrzennej,
10)
Skarbnik - Skarbnik Gminy Brzeg Dolny, Główny Księgowy Budżetu,
11)
Urząd - Urząd Miejski w Brzegu Dolnym,
12)
Zastępca Burmistrza - Zastępca Burmistrza Brzegu Dolnego,
1
§4
Urząd jest jednostką budżetową gminy powołaną do wykonywania zadań publicznych o znaczeniu
lokalnym określonych przepisami prawa oraz wynikających z zawartych umów i porozumień.
§5
Siedziba Urzędu znajduje się w Brzegu Dolnym przy ul. Kolejowej 29.
§6
1.
2.
Urząd działa w oparciu o zasady:
1)
praworządności,
2)
służebności wobec społeczności lokalnej i klientów Urzędu,
3)
racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4)
jednoosobowego kierownictwa,
5)
kontroli wewnętrznej,
6)
podziału kompetencji,
7)
wzajemnego współdziałania,
8)
racjonalnego doboru kadry pracowniczej,
9)
podnoszenia jakości świadczonych usług.
Pracownicy Urzędu przy realizacji zadań kierują się:
1)
zasadami etyki określonymi w Kodeksie etycznym pracowników Urzędu,
2)
służebną rolą Urzędu wobec społeczności lokalnej i klientów Urzędu,
3)
efektywnym gospodarowaniem środkami publicznymi.
§7
1.
Pracą urzędu kieruje Burmistrz przy pomocy Sekretarza.
2.
Burmistrz realizuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu
oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
3.
W skład najwyższego kierownictwa Urzędu wchodzą: Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Skarbnik
i Sekretarz.
4.
Pracami komórek organizacyjnych Urzędu kierują naczelnicy, kierownicy lub ich zastępcy
wyznaczeni przez Burmistrza, zgodnie z kompetencjami wynikającymi z regulaminu i zakresu
czynności.
5.
Nadzór nad pracą wydziału sprawuje naczelnik, a nad pozostałymi komórkami organizacyjnymi kierownik.
6.
Burmistrz może tworzyć doraźne zespoły zadaniowe, określając ich zakres i cele działania.
§8
W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:
1.
Pion Burmistrza:
1)
Wydział Rolnictwa i Zasobów Gminnych – symbol „RZG”, w tym:
a)
Referat Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa – symbol „GR”
2
b)
2)
Biuro Kontroli Wewnętrznej i Audytu – symbol „KA”
3)
Urząd Stanu Cywilnego – symbol „USC”
4)
Biuro Bezpieczeństwa – symbol ,,BB”
5)
Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych – symbol „OIN, w tym:
a)
2.
Radca Prawny – symbol „RP”
7)
Rzecznik Gminy - symbol „RG”
Pion Zastępcy Burmistrza:
2)
3)
4.
Wydział Gospodarki Komunalnej i Przestrzennej – symbol „GKP”, w tym:
a)
Referat Infrastruktury Technicznej – symbol „IT”
b)
Referat Gospodarki Komunalnej – symbol „GK”
c)
Referat Architektury i Urbanistyki – symbol „AU”
d)
Referat ds. Funduszy Europejskich – symbol „FE”
e)
Stanowisko ds. Zamówień Publicznych – symbol „ZP
f)
Stanowisko ds. Ochrony Środowiska – symbol „OŚ”
Wydział Oświaty, Kultury i Sportu – symbol „OKiS”
a)
Referat ds. Oświaty, Kultury i Sportu – symbol „OK”
b)
Referat Promocji i Informacji – symbol „PIN”
Stanowisko ds. Pożytku Publicznego i Współpracy Międzynarodowej – symbol „WM”
Pion Skarbnika gminy:
1)
Zastępca Skarbnika Gminy,
2)
Wydział Finansowy i Budżetu – symbol „FIN”, w tym:
a)
Referat Księgowości – symbol „Ks”
b)
Referat Księgowości Oświaty, Kultury i Sportu - symbol „K0S”
c)
Referat Podatków Lokalnych – symbol „PL”
Pion Sekretarza gminy:
1)
5.
Kancelaria Niejawna – symbol „KN”,
6)
1)
3.
Referat Zasobów Mieszkaniowych – symbol „ZM”
Wydział Spraw Obywatelskich i Administracyjnych – symbol „SOA”, w tym:
1)
Referat ds. Dowodów Osobistych i Ewidencji Ludności – symbol „SO”,
2)
Referat ds. Obsługi Kancelaryjnej – symbol „KK”
2)
Biuro Rady Miejskiej – symbol „BRM”’
3)
Referat ds. Informatyzacji – symbol „In”,
4)
Stanowisko ds. Kadr – symbol „Kd”,
5)
Stanowisko ds. Działalności Gospodarczej – symbol „DG”
6)
Stanowisko ds. Archiwum Zakładowego – symbol „AZ”
Strukturę organizacyjną Urzędu określa załącznik do zarządzenia.
3
ZADANIA WSPÓLNE KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
§9
Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych należy w szczególności:
1)
zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań,
2)
przestrzeganie zgodności prowadzonych spraw z obowiązującymi przepisami prawa,
procedurami oraz wytycznymi i poleceniami przełożonych,
3)
efektywne gospodarowanie środkami publicznymi i powierzonym mieniem,
4)
współdziałanie z innymi komórkami i jednostkami organizacyjnymi, organami administracji
publicznej oraz organizacjami społeczno-politycznymi,
5)
przestrzeganie przepisów dotyczących: ochrony danych osobowych, ochrony informacji
niejawnych oraz innych tajemnic ustawowo chronionych, finansów publicznych i
zamówień publicznych,
6)
przestrzeganie regulaminu pracy, dyscypliny pracy, przepisów bhp i przeciw pożarowych,
7)
przygotowywanie projektów aktów prawa miejscowego,
8)
przestrzeganie i doskonalenie zintegrowanego systemu zarządzania jakością,
9)
opracowywanie propozycji do projektu budżetu w zakresie kompetencji danej komórki,
10)
opracowywanie prognoz, analiz i sprawozdawczości z zakresu prowadzonych spraw,
11)
prowadzenie i przechowywanie akt zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
12)
znajomość przepisów z zakresu prawa samorządowego, kodeksu postępowania
administracyjnego i stosowanych przepisów prawa materialnego,
13)
merytoryczny nadzór i aktualizacja SIP oraz BIP w zakresie działań danej komórki
organizacyjnej,
14)
wykonywanie na polecenie przełożonego innych zadań w sprawach nie objętych
zakresem działania danej komórki,
15)
współdziałanie z właściwą komórką organizacyjną w zakresie spraw obronnych i
reagowania kryzysowego,
16)
współpraca z Archiwum Zakładowym w zakresie archiwizacji dokumentów,
17)
wykonywanie zaleceń pokontrolnych.
ZAKRES DZIAŁANIA KIEROWNICTWA URZĘDU
§ 10
1.
Do zadań Burmistrza należy:
1)
wykonywanie zadań określonych w ustawie o samorządzie gminnym oraz w innych
przepisach ustawowych,
2)
kierowanie bieżącymi sprawami i reprezentowanie gminy na zewnątrz,
3)
gospodarowanie mieniem publicznym oraz koordynowanie spraw dotyczących gospodarki
finansowej gminy,
4)
ogłaszanie, wykonywanie oraz nadzór nad realizacją budżetu gminy,
4
5)
inicjowanie działań związanych z pozyskiwaniem funduszy zewnętrznych oraz inwestorów
zewnętrznych,
6)
wykonywanie uchwał Rady, współdziałanie z Radą i jej komisjami, udzielanie odpowiedzi
na interpelacje i zapytania radnych,
7)
wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej oraz zarządzanie gminą w sytuacjach
kryzysowych,
8)
nadzór nad audytem oraz przeprowadzaniem kontroli wewnętrznych w komórkach i
jednostkach organizacyjnych,
9)
nadzór
nad
przestrzeganiem
przepisów
bezpieczeństwa
i
higieny
pracy
praz
przeciwpożarowych w Urzędzie,
10)
koordynowanie działalności komórek i jednostek organizacyjnych oraz organizowanie ich
współpracy,
11)
rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy jednostkami organizacyjnymi,
12)
formułowanie i realizacja strategii rozwoju gminy,
13)
inicjowanie działań doskonalących oraz nadzór nad rozwijaniem systemu zarządzania
jakością.
2.
Burmistrz wydaje:
1)
zarządzenia – dotyczące organizacji Urzędu i funkcjonowania gminy,
2)
przepisy porządkowe w formie zarządzenia - zawierające przepisy powszechnie
obowiązujące w sprawach nie cierpiących zwłoki, które podlegają zatwierdzeniu przez
Radę na najbliższej sesji,
3.
3)
obwieszczenia,
4)
decyzje i postanowienia,
5)
polecenia służbowe.
Ustala się następującą kolejność zastępowania Burmistrza w razie jego nieobecności:
1)
Zastępca Burmistrza,
2)
Sekretarz,
3)
Skarbnik,
4)
wyznaczony przez Burmistrza pracownik.
§ 11
Do zadań Zastępcy Burmistrza należy:
1)
podejmowanie czynności kierownika Urzędu w czasie nieobecności Burmistrza lub
niemożności pełnienia przez niego obowiązków,
2)
nadzorowanie pracy podległych komórek i jednostek organizacyjnych,
3)
zapewnienie ochrony mienia i bezpieczeństwa budynku Urzędu,
4)
reprezentowanie gminy podczas uroczystości państwowych i lokalnych.
§ 12
Do zadań Sekretarza należy:
1)
organizacja pracy i nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem Urzędu,
5
2)
rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu,
3)
koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami, referendami i spisami,
4)
inicjowanie i wdrażanie rozwiązań informatycznych w Urzędzie oraz nowych metod
usprawniających pracę Urzędu,
5)
nadzór nad zgodnością działania Urzędu z przepisami prawa
i wewnętrznymi
procedurami,
6)
planowanie, analizowanie i kontrola kosztów funkcjonowania Urzędu,
7)
nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków,
8)
nadzór nad obiegiem i archiwizacją dokumentów,
9)
nadzór nad utrzymaniem i doskonaleniem systemem zarządzania jakością,
10)
analiza realizacji zaleceń pokontrolnych w zakresie dotyczącym działalności Urzędu,
11)
nadzorowanie procedur związanych z inwentaryzacją oraz gospodarowaniem lokalami w
budynku Urzędu i mieniem ruchomym w jego siedzibie,
12)
zapewnienie prawidłowej gospodarki etatami w Urzędzie oraz nadzór nad dyscypliną
pracy,
13)
prowadzenie spraw związanych z bieżącymi remontami i nadzór nad konserwacją sprzętu
biurowego,
14)
nadzór nad zapewnieniem bezpieczeństwa, porządku i czystości w siedzibie Urzędu.
15)
nadzorowanie pracy podległych komórek i jednostek organizacyjnych.
§ 13
1.
Do zadań Skarbnika należy:
1)
pełnienie funkcji Głównego Księgowego Budżetu,
2)
prowadzenie rachunkowości jednostki,
3)
koordynowanie i nadzorowanie działań związanych z opracowaniem i realizacją budżetu
gminy,
4)
nadzór nad egzekucją należności wobec gminy,
5)
kontrasygnata czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych
gminy,
6)
nadzór nad wystawianiem oraz obiegiem dokumentów finansowych,
7)
nadzór nad prawidłową gospodarką finansową,
8)
wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
9)
zapewnienie właściwego przebiegu procesów związanych z pozyskiwaniem środków z
kredytów, obligacji, pożyczek i dotacji.
2.
3.
Ustala się następującą kolejność zastępowania Skarbnika w razie jego nieobecności:
1)
Zastępca Skarbnika,
2)
wyznaczony przez Skarbnika pracownik.
Do zadań zastępcy Skarbnika należy wykonywanie zadań, o których mowa w ust. 1 pkt 2-9.
6
§ 14
Do zadań kierowników komórek organizacyjnych należy:
organizowanie i nadzór pracy podległych komórek organizacyjnych oraz zapewnienie
1)
terminowej i zgodnej z przepisami prawa realizacji zadań,
dokonywanie podziału zadań, wydawanie poleceń służbowych i kontrolowanie ich
2)
wykonania przez podległych pracowników,
3)
ocena podległych pracowników,
4)
wnioskowanie w sprawach związanych z awansowaniem, nagradzaniem oraz udzielaniem
kar porządkowych wobec podległych pracowników,
5)
zapewnienie odpowiednich warunków pracy podległym pracownikom,
6)
nadzorowanie
przestrzegania
przez
pracowników
przepisów
o
ochronie
danych
osobowych, tajemnicy państwowej i służbowej, regulaminu organizacyjnego, regulaminu
pracy, przepisów bhp i p-poż,
7)
nadzór nad przygotowaniem projektów aktów prawa miejscowego i innych dokumentów w
zakresie dotyczącym pracy podległych komórek organizacyjnych,
8)
kontrola wykonania budżetu w zakresie dotyczącym podległych komórek,
9)
zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy podległymi komórkami.
ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU
§ 15
1.
Wydział Rolnictwa i Zasobów Gminnych:
1) Referat Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa, do którego zadań należy w
szczególności:
a) prowadzenie spraw związanych z nabywaniem, utrzymaniem i zbywaniem gminnego
zasobu nieruchomości zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami,
b) nadawanie numerów porządkowych nieruchomości, prowadzenie ewidencji nazw ulic i
placów,
c) przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,
d) wydawanie zaświadczeń potwierdzających fakt istnienia gospodarstwa rolnego,
e) prowadzenie spraw związanych z komunalizacją mienia Skarbu Państwa,
f)
ewidencjonowanie gminnego zasobu nieruchomości,
g) prowadzenie spraw związanych z gospodarką rolną i weterynaryjną,
h) sporządzanie opinii dotyczących wydzierżawienia obwodu łowieckiego i rocznych planów
łowieckich,
i)
przygotowywanie zezwoleń na uprawę maku i konopi,
j)
udzielanie pomocy rolnikom w zakresie korzystania z dotacji przeznaczonych na
wapniowanie i rekultywację,
k) szacowanie strat spowodowanych klęskami żywiołowymi,
l)
współpraca z odpowiednią komórką organizacyjną w zakresie
pozyskiwania środków
zewnętrznych dla obszarów wiejskich,
m) współdziałanie z Radami Sołeckimi w zakresie rozwoju obszarów wiejskich,
7
n) działania na rzecz aktywizacji społeczności wiejskich,
o) organizowanie szkoleń i wyjazdów o tematyce rolniczej.
2) Referat Zasobów Mieszkaniowych, do którego zadań należy w szczególności:
a) prowadzenie spraw dotyczących przydziału mieszkań oraz ewidencji pustostanów,
b) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem, kontrolą płatności oraz prowadzeniem
ewidencji ugód w sprawach zapłaty zaległych i bieżących należności czynszowych za
lokale komunalne,
c) prowadzenie spraw związanych z najmem lokali użytkowych,
d) prowadzenie ewidencji lokali komunalnych we wspólnotach mieszkaniowych,
e) prowadzenie spraw z zakresu dodatków mieszkaniowych i dodatków energetycznych.
2.
Biuro Bezpieczeństwa, do którego zadań należy w szczególności:
1) wykonywanie zadań z zakresu obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,
2) wykonywanie zadań związanych z zabezpieczeniem funkcjonowania gminnego centrum
zarządzania kryzysowego,
3) wykonywanie zadań z zakresu ochrony przeciwpowodziowej, przeciwpożarowej oraz
prowadzenie spraw Ochotniczej Straży Pożarnej,
4) współpraca z instytucjami rządowymi i samorządowymi oraz innymi jednostkami
organizacyjnymi przy planowaniu oraz realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem
gminnego centrum zarządzania kryzowego,
5) informowanie mieszkańców i instytucji o zagrożeniach i sytuacjach kryzysowych,
6) prowadzenie spraw związanych z poborem wojskowym,
7) planowanie i realizacja świadczeń osobistych i rzeczowych na potrzeby sił zbrojnych i
innych organów,
8) planowanie, organizacja i nadzór nad realizacją akcji kurierskiej na terenie gminy,
9) upowszechnianie wiedzy związanej z obroną cywilną.
3.
Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych, do zadań którego w szczególności należy:
1) prowadzenie spraw związanych z ochroną informacji niejawnych, w tym opracowywanie
planu ochrony informacji niejawnych oraz nadzór nad jego realizacją,
2) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
4.
Kancelaria Niejawna, do zadań której w szczególności należy:
1) rejestracja oraz nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie,
2) udostępnianie i wydawanie dokumentów oznaczonych klauzulami tajności osobom
posiadającym poświadczenie bezpieczeństwa.
5.
Urząd Stanu Cywilnego, do którego zadań należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw z zakresu zawierania związków małżeńskich,
2) sporządzanie aktów stanu cywilnego, wydawanie odpisów, decyzji, zaświadczeń i
postanowień z zakresu aktów stanu cywilnego,
3) przyjmowanie oświadczeń dotyczących zmian w aktach stanu cywilnego,
4) prowadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie i konserwacja akt stanu cywilnego,
5) organizowanie uroczystości jubileuszowych,
6) przekazywanie odpisów aktów zgodnie z przepisami o aktach stanu cywilnego.
8
6.
Biuro Kontroli Wewnętrznej i Audytu, do którego zadań należy w szczególności:
1) analiza obszarów ryzyka w zakresie działania komórek i jednostek organizacyjnych,
2) opracowywanie projektów planów audytów komórek i jednostek organizacyjnych oraz
podmiotów uzyskujących dotacje z budżetu gminy,
3) prowadzenie oceny systemu gromadzenia i dysponowania środkami oraz
mieniem
publicznym,
4) prowadzenie oceny efektywności i gospodarności w zarządzaniu finansowym w jednostkach
organizacyjnych gminy,
5) prowadzenie czynności doradczych, wykonywanie audytów dodatkowych i doraźnych na
polecenie przełożonych oraz rekontroli wynikających z wniosków poaudytowych,
6) sporządzanie harmonogramów kontroli i sprawozdań z ich realizacji,
7) prowadzenie kontroli działań pracowników Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych
pod kątem legalności, celowości, racjonalności i gospodarności,
8) kontrola realizacji przez komórki i jednostki organizacyjne wniosków pokontrolnych.
7.
Radca Prawny, do którego zadań należy w szczególności:
1) opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych oraz umów i
porozumień,
2) wykonywanie zastępstwa procesowego przed sądami oraz innymi organami,
3) udzielanie wyjaśnień i sporządzanie opinii prawnych dla potrzeb Urzędu,
4) opiniowanie pod względem prawnym projektów decyzji administracyjnych,
5) współudział w przygotowywaniu projektów aktów prawa miejscowego,
6) obsługa prawna i doradztwo na rzecz Burmistrza, Rady i pozostałych komórek
organizacyjnych Urzędu.
8.
Rzecznik Gminy do którego zadań należy w szczególności:
1) współpraca ze środkami masowego przekazu,
2) redagowanie i umieszczanie informacji na stronie internetowej,
3) przygotowywanie materiałów prasowych,
4) koordynowanie
przepływu
informacji
między
urzędem
a
osobami
redagującymi
samorządowy biuletyn informacyjny,
5) redagowanie uzupełnień, sprostowań, polemik i wyjaśnień.
9.
Wydział Gospodarki Komunalnej i Przestrzennej:
1)
Referat Infrastruktury Technicznej, do którego zadań należy w szczególności:
b) prowadzenie spraw związanych z planowaniem, budową, modernizacją, utrzymaniem,
ochroną i kontrolą stanu dróg gminnych i drogowych obiektów mostowych,
c) koordynowanie wykonawstwa inwestycji i remontów kapitalnych o znaczeniu lokalnym
oraz zapewnienie prawidłowego przebiegu realizacji zadań w tym zakresie,
d) sprawowanie kontroli przebiegu inwestycji w zakresie niezbędnym do zabezpieczenia
interesów inwestora oraz przyszłych użytkowników.
2)
Referat Gospodarki Komunalnej, do którego zadań należy w szczególności:
a) nadzór nad cmentarzem komunalnym,
9
b) wykonywanie zadań dotyczących oczyszczania miasta i wysypiska odpadów
komunalnych,
c) wykonywanie zadań w zakresie utrzymywania porządku i czystości na terenie gminy,
d) tworzenie warunków selektywnej zbiórki, segregacji i składowania odpadów,
e) dbałość o prawidłowy stan techniczny komunalnych obiektów użyteczności publicznej,
f)
utrzymywanie i konserwacja zieleni oraz elementów małej architektury na terenach
zielonych,
g) nadzór oraz koordynacja działalności jednostek organizacyjnych i firm wykonujących
usługi komunalne w zakresie odpadów,
h) podejmowanie działań związanych z likwidacją dzikich wysypisk śmieci.
3)
Referat Architektury i Urbanistyki, do którego zadań należy w szczególności:
a) współudział w ustalaniu przeznaczenia i zasad zagospodarowania terenu,
b) koordynacja i obsługa działań związanych z opracowaniem studium uwarunkowań i
kierunków zagospodarowania gminy oraz opracowaniem miejscowych planów
zagospodarowania przestrzennego oraz ocena ich funkcjonowania,
c) prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz
gromadzenie wniosków o ich sporządzenie lub zmianę,
d) wydawanie wypisów i wyrysów z planów miejscowych,
e) prowadzenie spraw związanych z prowadzeniem działań w obrębie pasa drogowego
drogi gminnej,
f)
opiniowanie wstępnych projektów podziału nieruchomości,
g) wydawanie opinii związanych z lokalizacją i formą plastyczną reklam umieszczonych
na terenie miasta,
h) opiniowanie planów zagospodarowania przestrzennego województwa,
i)
naliczanie opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w wyniku zmian w
miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego.
4)
Referat ds. Funduszy Europejskich, do którego zadań należy w szczególności:
a) inicjowanie działań w zakresie pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowych,
b) przygotowywanie i składanie wniosków celem pozyskiwania zewnętrznych źródeł
finansowania na realizowane przez gminę inwestycje i przedsięwzięcia,
c) współpraca z instytucjami – dysponentami środków finansowych,
d) monitoring realizacji projektów współfinansowanych z funduszy pomocowych,
e) sprawozdawczość i rozliczanie środków pomocowych otrzymanych na realizację
inwestycji i przedsięwzięć prowadzonych w zakresie działania referatu,
f)
5)
prowadzenie bazy projektów gminnych realizowanych ze środków zewnętrznych.
Stanowisko ds. Zamówień Publicznych, do którego zadań należy w szczególności:
a) przygotowywanie dokumentacji oraz przeprowadzanie postępowań o udzielenie
zamówień publicznych,
b) przygotowanie projektów umów w zakresie zamówień publicznych.
6)
Stanowisko ds. Ochrony Środowiska, do którego zadań należy w szczególności:
10
a)
prowadzenie spraw zawiązanych z wydawaniem zezwoleń na usunięcie drzew lub
krzewów oraz naliczanie opłat i kar z tego tytułu,
b)
inicjowanie i wspieranie działań w zakresie edukacji ekologicznej,
c)
prowadzenie spraw związanych z parkami oraz lasami,
d)
prowadzenie spraw z zakresu geologii,
e)
wykonywanie działań administracyjnych dotyczących zwalczania chorób zakaźnych
zwierząt,
f)
ochrona i rekultywacja gruntów zdewastowanych i zdegradowanych,
g)
prowadzenie spraw związanych z hodowlą i utrzymaniem psa rasy uznanej za
agresywną,
h)
wydawanie decyzji o odebraniu zwierzęcia właścicielowi,
i)
prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o uwarunkowaniach
środowiskowych,
j)
10.
wydawanie opinii w sprawach usuwania, transportu i unieszkodliwiania odpadów.
Wydział Oświaty, Kultury i Sportu:
1) Referat ds. Oświaty, Kultury i Sportu, do którego zadań należy w szczególności:
a) wykonywanie zadań związanych z zakładaniem oraz prowadzeniem placówek
oświatowych gminy,
b) realizacja zadań oświatowych w zakresie zapewnienia kształcenia, wychowania i
opieki w placówkach oświatowych gminy,
c) zatwierdzanie arkuszy organizacyjnych podległych jednostek systemu oświaty,
d) organizowanie konkursów na stanowiska dyrektorów placówek oświatowych gminy
oraz organizowanie egzaminów na stopień awansu zawodowego nauczyciela
mianowanego,
e) planowanie i nadzór nad remontami placówek oświatowych gminy,
f)
sprawowanie nadzoru w zakresie spraw finansowych i administracyjnych placówek
oświatowych,
g) prowadzenie spraw związanych z zakładaniem szkół i placówek niepublicznych przez
osoby prawne i fizyczne,
h) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem wypoczynku dla dzieci i młodzieży
z placówek oświatowych,
i)
realizacja zadań związanych z upowszechnianiem kultury fizycznej, turystyki i
wypoczynku,
j)
prowadzenie spraw związanych z samorządowymi instytucjami kultury,
k) prowadzenie spraw związanych z organizacją bezpłatnego transportu dla uczniów.
2) Referat Promocji i Informacji, do którego zadań należy w szczególności:
a)
podejmowanie działań w celu promocji gminy poza jej granicami,
b)
przygotowywanie materiałów promocyjnych i informacyjnych o gminie,
c)
produkcja programu lokalnego Telewizji Miejskiej Brzeg Dolny,
d)
obsługa strony internetowej gminy,
e)
dokumentowanie wydarzeń dotyczących gminy,
11
11.
f)
tworzenie archiwum i bazy informacyjnej o gminie,
g)
upowszechnianie idei samorządności.”
Stanowisko ds. Pożytku Publicznego i Współpracy Międzynarodowej:
1) opracowywanie
planów
i
realizacja
wytycznych
współpracy
oraz
kontaktów
międzynarodowych Urzędu,
2) koordynacja realizacji ustaleń podejmowanych podczas spotkań przedstawicieli Urzędu z
partnerami zagranicznymi,
3) prowadzenie
krajowej
i
zagranicznej
korespondencji
w
zakresie
współpracy
międzynarodowej,
4) współuczestniczenie w poszukiwaniu i podtrzymywaniu kontaktów partnerskich placówek
oświatowych gminy,
5) przygotowywanie projektu programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz
projektu rocznych wykazów zadań publicznych zlecanych do realizacji przez organizacje
pozarządowe,
6) przygotowywanie i przeprowadzanie konkursów ofert na zlecenie realizacji zadania
publicznego przez organizacje pozarządowe,
7) kontrola realizacji umów oraz rozliczanie zadań zleconych organizacjom pozarządowym.
12.
Wydział Finansowy i Budżetu:
1)
Referat Księgowości, do którego zadań należy w szczególności:
a) gromadzenie materiałów i opracowywanie projektu budżetu gminy oraz objaśnień do
tego budżetu,
b) koordynowanie i obsługa działań związanych ze zmianą i realizacją budżetu gminy,
c) opracowywanie sprawozdań i informacji z wykonania budżetu oraz działalności
finansowej gminy,
d) prowadzenie pełnej rachunkowości związanej z bieżącą realizacją budżetu gminy,
e) dokonywanie
kontroli
wewnętrznej
operacji
gospodarczych
oraz
kontrola
wydatkowania środków finansowych przez jednostki organizacyjne,
f)
2)
prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej składników mienia komunalnego.
Referat Podatków Lokalnych, do którego zadań należy w szczególności:
a) gromadzenie materiałów niezbędnych do dokonania wymiaru podatków i opłat,
b) wymiar oraz pobór podatków i opłat,
c) prowadzenie spraw z zakresu udzielanych ulg podatkowych,
d) przeprowadzanie kontroli płatników podatków i opłat w zakresie prawidłowości
opodatkowania,
e) prowadzenie księgowości podatków i opłat lokalnych oraz inny opłat stanowiących
należność gminy,
f)
windykacja zaległych należności wobec gminy,
g) prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem podatku od towarów i usług.
3)
Referat Księgowości Oświaty, Kultury i Sportu, do którego zadań należy w szczególności:
a) zbieranie materiałów i opracowanie projektu budżetu jednostek obsługiwanych w
ramach zawartych porozumień, jego zmiana i realizacja,
12
b) prowadzenie rachunkowości syntetycznej i analitycznej związanej z bieżącą realizacją
budżetu obsługiwanych jednostek,
c) dokonywanie
kontroli
wewnętrznej
operacji
gospodarczych
oraz
kontrola
wydatkowania środków finansowych przez obsługiwane jednostki,
d) prowadzenie obsługi kasowej jednostek,
e) naliczanie wynagrodzeń oraz świadczeń płatnych ze środków ZUS dla pracowników
Urzędu, obsługiwanych jednostek oraz zatrudnionych w ramach umów z Urzędem
Pracy,
f)
sporządzanie dokumentów rozliczeniowych z Urzędem Skarbowym w zakresie
podatków od osób fizycznych oraz dokumentów rozliczeniowych wymaganych przez
Fundusz Ubezpieczeń Społecznych i Fundusz Pracy,
g) prowadzenie dokumentacji finansowo – księgowej majątku trwałego obsługiwanych
jednostek,
h) prowadzenie spraw związanych z
dofinansowywaniem kosztów kształcenia
młodocianego pracownika oraz udzielania pomocy materialnej uczniom,
i)
prowadzenie całości spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń
Socjalnych.
13.
Wydział Spraw Obywatelskich i Administracyjnych:
1)
Referat ds. Dowodów Osobistych i Ewidencji Ludności, do którego zadań należy w
szczególności:
a) prowadzenie rejestru mieszkańców zameldowanych na terenie gminy,
b) udzielanie informacji adresowej zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych,
c) prowadzenie spraw z zakresu dyscypliny meldunkowej mieszkańców,
d) współpraca z innymi komórkami i organami w zakresie aktualizacji zapisów w
dokumentach ewidencyjnych ludności oraz sporządzanie wypisów z ewidencji,
e) organizowanie, koordynowanie oraz udział w przeprowadzaniu wyborów do organów
przedstawicielskich,
f)
współpraca z innymi organami w zakresie przekazywania zmian osobowoadresowych oraz baz danych,
g) wydawanie zaświadczeń w zakresie prowadzonych spraw.
2)
Referat ds. Obsługi Kancelaryjnej, do którego zadań należy w szczególności:
a) obsługa organizacyjna i kancelaryjna Burmistrza i Sekretarza,
b) obsługa spotkań i zebrań służbowych,
c) przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków,
d) obsługa tablicy ogłoszeń Urzędu,
e) wydawanie i rejestracja delegacji służbowych,
f)
prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
g) prowadzenie rejestru umów i porozumień zawieranych przez Urząd i Gminę,
h) sporządzanie sprawozdań z pracy Burmistrza,
i)
udzielanie informacji o zakresie działalności Urzędu i sposobie załatwiania spraw,
pomoc przy wypełnianiu wniosków oraz ich kontrola formalna,
13
j)
obsługa korespondencji Urzędu, w tym przyjmowanie, rejestracja, rozdział do
właściwych komórek i wysyłka w formie tradycyjnej i elektronicznej.
14.
Biuro Rady Miejskiej, do którego zadań należy w szczególności:
1) obsługa organizacyjna i kancelaryjna Rady i jej komisji,
2) prowadzenie wykazu aktów prawa miejscowego,
3) prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków radnych,
4) koordynowanie działań związanych ze skargami kierowanymi do Rady,
5) wykonywanie zadań związanych z wyborami ławników oraz do organów pomocniczych
samorządu,
6) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem diet radnych i sołtysów.
15.
Referat ds. Informatyzacji, do którego zadań należy w szczególności:
1) prowadzenie
obsługi
informatycznej
Urzędu
oraz
wdrażanie
nowych
rozwiązań
informatycznych,
2) administrowanie i pełnienie nadzoru oraz zabezpieczanie ciągłości funkcjonowania
infrastruktury informatycznej Urzędu,
3) prowadzenie działań zapewniających bezpieczeństwo i ochronę danych zawartych w
oprogramowaniach Urzędu,
4) planowanie i zarządzanie zasobami sprzętu i oprogramowania komputerowego Urzędu,
5) przygotowywanie dokumentacji do udzielania zamówień na realizację dostaw sprzętu,
oprogramowania i materiałów eksploatacyjnych oraz konserwację sprzętu komputerowego,
6) nadzór nad realizacją umów dotyczących eksploatacji systemów komputerowych,
7) szkolenie
pracowników Urzędu
z zakresu obsługi aplikacji biurowych
i sprzętu
komputerowego.
16.
Stanowisko ds. Kadr, do którego zadań należy w szczególności:
1) prowadzenie pełnej dokumentacji kadrowej pracowników Urzędu,
2) prowadzenie
akt
osobowych
kierowników
gminnych
jednostek
organizacyjnych,
pracowników Gminnego Biura Promocji i Informacji oraz przedszkoli,
3) przygotowywanie dokumentów, prowadzenie rejestrów oraz wydawanie zaświadczeń w
sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
4) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników
Urzędu,
5) prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz nadzór nad jego przestrzeganiem przez
pracowników Urzędu,
6) organizowanie i koordynowanie finansowanych przez Urząd Pracy form zatrudnienia oraz
praktyk zawodowych,
7) prowadzenie rejestru kontroli przeprowadzanych w Urzędzie oraz rejestru upoważnień
wydawanych przez Burmistrza,
8) wydawanie legitymacji służbowych i ubezpieczeniowych,
9) współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w zakresie
10) dokonywanych zgłoszeń i wyrejestrowań z ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych.
14
17.
Stanowisko ds. Działalności Gospodarczej, do którego zadań należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem, wygaszaniem i cofaniem zezwoleń na
sprzedaż napojów alkoholowych,
2) prowadzenie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej,
3) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji w sprawach imprez masowych oraz
zgromadzeń,
4) prowadzenie spraw związanych z transportem drogowym,
5) prowadzenie ewidencji pól biwakowych i innych usług hotelarskich,
6) prowadzenie spraw związanych z działalnością handlową poza targowiskiem.
18. Stanowisko ds. Archiwum Zakładowego do którego zadań należy w szczególności:
1) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym
właściwego doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw
i prowadzenia akt spraw,
2) prowadzenie spraw związanych z organizacją i wykonywaniem zadań Archiwum
Zakładowego.
OPRACOWYWANIE ORAZ OBIEG DOKUMENTÓW
§ 16
1.
Projekty aktów prawnych określonych w § 10 ust. 2 oraz projekty uchwał, umów i porozumień
sporządza komórka lub jednostka organizacyjna, właściwa merytorycznie w sprawie
regulowanej przez dany akt.
2.
Projekty aktów określonych w ust. 1
parafuje pracownik sporządzający projekt, jego
bezpośredni przełożony oraz radca prawny z zastrzeżeniem ust. 3 i 4.
3.
Projekty decyzji i postanowień nie budzące zastrzeżeń pod względem prawnym, nie wymagają
opinii radcy prawnego.
4.
Projekty uchwał parafuje kierownik komórki lub jednostki organizacyjnej sporządzającej projekt
oraz radca prawny.
5.
Akty prawne określone w § 10 ust. 2 pkt 1-3 podpisuje Burmistrz, a pozostałe dokumenty
Burmistrz lub pracownicy Urzędu na podstawie udzielonych upoważnień.
6.
Zasady podpisywania i obiegu dokumentów księgowo-finansowych określa zatwierdzona przez
Burmistrza instrukcja w sprawie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów.
7.
Kopie dokumentów, które powodują powstanie zobowiązań i należności dla Gminy, przekazuje
się do Wydziału Finansowego i Budżetu.
8.
Komórka organizacyjna przygotowująca dokument określony w ust. 1 odpowiada za jego
rejestrację oraz przekazanie kopii dokutemu do komórek lub jednostek organizacyjnych, dla
których tworzy on obowiązki i uprawnienia.
9.
Przy oznaczaniu dokumentacji tworzącej akta sprawy stosuje się znak sprawy zawierający:
symbol komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację sprawy, oddzielony kropką od
symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt, oddzielony kropką od kolejnego
numeru sprawy wynikającego ze spisu spraw, oddzielony kropką od czterech cyfr roku
kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
15
10.
Przekazanie dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu potwierdza się przez
zaparafowanie.
11.
Komórki i jednostki organizacyjne uczestniczące w obiegu danego dokumentu ponoszą wspólną
odpowiedzialność za terminowe i należyte jego załatwienie.
12.
W komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej Urzędu wykorzystuje się drogę elektroniczną
przekazywania informacji oraz dokumentów.
13.
Korespondencja
poufna
i
zastrzeżona
nie
podlegająca
otwarciu,
niezwłocznie
po
zarejestrowaniu przesyłki przekazywana jest osobie upoważnionej w sprawie.
14.
Korespondencja wychodząca z Urzędu przygotowywana jest do wysyłki przez pracownika
odpowiedzialnego merytorycznie za prowadzenie danej sprawy.
PRZYJMOWANIE ORAZ ROZPATRYWANIE SKARG I WNIOSKÓW
1.
§ 17
Burmistrz przyjmuje skargi i wnioski klientów w ustalonych dniach i godzinach.
2.
Szczegółowy
tryb
rozpatrywania
skarg
i
wniosków
określają
przepisy
powszechnie
obowiązujące.
KONTROLA ZARZĄDCZA
1.
§ 18
Kontrola zarządcza obejmuje ogół działań wykonywanych przez pracowników Urzędu dla
zapewnienia, że działania jednostki skierowane na wypełnienie jej misji poprzez wyznaczone cele
i zadania zapewnią prowadzenie uporządkowanej, etycznej, gospodarnej, skutecznej i wydajnej
działalności gminy.
2.
Realizacja zadań i celów Urzędu odbywa się w sposób:
1) zgodny z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi obowiązującymi w Urzędzie,
2) zgodny z przydzielonymi pracownikowi zadaniami stosownymi do jego wiedzy,
umiejętności, doświadczenia i zajmowanego stanowiska pracy,
3) zapewniający wiarygodność sprawozdań,
4) skuteczny, oszczędny i terminowy,
5) zapewniający ochronę zasobów oraz stosowanie fizycznych i organizacyjnych środków
kontroli nad majątkiem,
6) zapewniający przestrzegane i promowanie zasad etycznego postępowania,
7) zapewniający efektywność i skuteczność przepływu informacji między poszczególnymi
komórkami Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi gminy,
8) zapewniający ich monitorowanie,
9) zapewniający identyfikację, ocenę i przeciwdziałanie ryzyku przy ich realizacji.
3.
Na system kontroli zarządczej składają się:
1) kontrola funkcjonalna obejmująca bieżące merytoryczne kontrolowanie przez naczelników
i
kierowników
prawidłowości
realizacji
wyznaczonych
dla
komórki
zadań
oraz
wykonywania przez pracowników poleceń służbowych,
2) kontrola finansowa oraz obieg dokumentacji finansowo-księgowej zgodnie z przyjętymi w
Urzędzie zasadami polityki rachunkowości,
16
3) kontrola instytucjonalna obejmująca sposób i celowość gromadzenia i dysponowania
środkami publicznymi przez komórki Urzędu i jednostki organizacyjne gminy oraz
gospodarowanie mieniem,
4) audyt wewnętrzny obejmujący niezależną i obiektywną ocenę działalności Urzędu i
czynności doradcze,
5) audit wewnętrzny na zgodność systemu zarządzania z normą PN-EN ISO
9001-2009,
6) samokontrola wykonywania przez pracowników Urzędu powierzonych im zadań.
4.
Dokumentacja systemu kontroli zarządczej Urzędu obejmuje: procedury wewnętrzne, uchwały,
zarządzenia, instrukcje, wytyczne, zakresy czynności, polecenia służbowe, inne dokumenty
urzędowe oraz przyjęty kodeks etyki.
5.
Burmistrz sprawuje ogólny nadzór nad kontrolą zarządczą w Urzędzie i podejmuje decyzje o
wykorzystaniu wyników kontroli.
6.
Naczelnicy wydziałów, a w przypadku ich braku kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu
zobowiązani są do:
1) zapewnienia i przestrzegania kontroli zarządczej w podległych komórkach,
2) bieżącego monitorowania stanu kontroli zarządczej w podległych komórkach,
3) informowania Burmistrza o nieprawidłowościach w funkcjonowaniu kontroli zarządczej w
podległych komórkach,
4) poinformowania Burmistrza w terminie do 31 stycznia każdego roku o stanie kontroli
zarządczej w roku poprzednim w podległych komórkach.
7.
Pracownicy Urzędu zobowiązani są do przestrzegania zasad kontroli zarządczej przy
wykonywaniu obowiązków służbowych.
WSPÓŁPRACA ZE ŚRODKAMI MASOWEGO PRZEKAZU
1.
§ 19
Informacji o działalności Urzędu udzielają Burmistrz oraz osoby przez niego upoważnione.
2.
W przypadku publikacji o charakterze negatywnym nt. działalności komórki organizacyjnej
Urzędu, wskazany przez Sekretarza pracownik ustosunkowuje się pisemnie na przedstawione
zarzuty.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 20
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi oraz kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu.
§ 21
Traci moc zarządzenie nr 0152/58/08 Burmistrza Brzegu Dolnego z dnia 30 lipca 2008 r. w sprawie
regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Brzegu Dolnym oraz akty zmieniające.
§ 22
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
(-) Burmistrz
Stanisław Jastrzębski
17
Załącznik do Zarządzenia Burmistrza Brzegu Dolnego Nr 0050.21.2015 z dnia 27 lutego 2015 w sprawie Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w
Brzegu Dolnym
BURMISTRZ
B
Skarbnik
Gminy
SK
Z-ca Skarbnika
Gminy
ZSK
Wydział Finansowy i Budżetu
FIN
Referat
Księgowości
Ks
Zastępca
Burmistrza
ZB
Wydział Oświaty,
Kultury i Sportu
OKiS
Sekretarz Gminy
SE
Wydział Gospodarki Komunalnej
i Przestrzennej
GKP
Wydział Rolnictwa
i Zasobów Gminnych
RZG
Wydział Spraw
Obywatelskich i
Administracyjnych
SOA
Referat Geodezji,
Gospodarki
Nieruchomościami i
Rolnictwa
Referat ds. Dowodów
Osobistych i
Ewidencji Ludności
Referat ds.
Oświaty,
Kultury i Sportu
OK
Referat
Infrastruktury
Technicznej
Referat
Promocji i
Informacji
PIN
Referat Gospodarki Komunalnej
Referat Zasobów
Mieszkaniowych
GK
ZM
IT
SO
Rzecznik Gminy
RG
Biuro Kontroli
Wewnętrznej i Audytu
KA
Urząd Stanu Cywilnego
USC
GR
Referat ds. Obsługi
Kancelaryjnej
KK
Biuro Bezpieczeństwa
BB
Referat
Podatków
lokalnych
PL
Referat
Architektury
i Urbanistyki
Referat
Księgowości
Oświaty,
Kultury i Sportu
Stanowisko ds.
Pożytku
Publicznego i
Współpracy
Międzynarodowej
KOS
WM
Biuro Rady Miejskiej
BRM
AU
Referat ds.
Funduszy
Europejskich
Radca Prawny
Referat ds.
Informatyzacji
In
FE
Stanowisko ds. Kadr
Stanowisko ds.
Zamówień
Publicznych
Kd
ZP
Stanowisko ds.
Działalności
Gospodarczej
Stanowisko ds.
Ochrony
Środowiska
RP
Pełnomocnik ds.
Ochrony Informacji
Niejawnych
OIN
Kancelaria
Niejawna
KN
DG
OŚ
Stanowisko ds.
Archiwum
Zakładowego
AZ
18