Departament Organizacji - Samorząd Województwa Mazowieckiego
advertisement
Opis zadań realizowanych w Departamencie Organizacji Departament/kancelari a/delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Zarządu Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: przygotowywanie oraz obsługa posiedzeń Zarządu Województwa; prowadzenie spraw i dokumentacji związanych z pracą Zarządu Województwa; prowadzenie zbioru i centralnego rejestru uchwał Zarządu Województwa; przesyłanie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego uchwał Zarządu Województwa podlegających publikacji; 5) prowadzenie zbioru i ewidencji decyzji Zarządu Województwa wydawanych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej; 6) przygotowywanie, we współpracy z innymi departamentami i delegaturami, sprawozdań z pracy Zarządu Województwa; 7) przygotowywanie informacji o pracy Zarządu Województwa oraz informacji z posiedzeń Zarządu Województwa do czasopisma „Kronika Mazowiecka”. Departament/kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Biuro Zintegrowanego Systemu Zarządzania 1) 2) 3) 4) Do zadań realizowanych przez Biuro ZSZ należy: 1) 2) Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: 3) 4) 5) 6) 7) prowadzenie spraw z zakresu e-usług w Urzędzie, prowadzenie ewidencji pleceń służbowych Sekretarza Województwa – Dyrektora Urzędu, prowadzenie wykazów: e-usług, kart niezgodności, kart działań zapobiegawczych, kart działań korygujących prowadzenie spraw z zakresu audytów zsz, audytów nadzoru prowadzenie spraw z zakresu kontroli zarządczej w Urzędzie prowadzenie spraw z zakresu badania satysfakcji klienta, koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg dotyczących funkcjonowania Urzędu. Departament/kancelaria /delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Kadr Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Realizacja zadań dotyczących spraw związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunków pracy z pracownikami Urzędu oraz z kierownikami wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, w tym prowadzenie akt osobowych pracowników. Ponadto prowadzi sprawy związane z: naborem pracowników do pracy w Urzędzie, planowaniem etatów i funduszu płac w Urzędzie, umowy cywilnoprawne. Departament/kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Szkoleń i Rozwoju Kompetencji Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: W ramach wydziału realizowane są m in. zadania związane z organizacją podnoszenia kwalifikacji pracowników urzędu marszałkowskiego (szkolenia grupowe, indywidualne, studia podyplomowe, kursy konferencje), współpraca z firmami szkoleniowymi, monitorowanie przebiegu okresowych ocen pracowniczych oraz Indywidualnego Programu Mentoringu i programu „Praktyki u Marszałka”. Departament/kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Biuro Bezpieczeństwa Informacji Zasadniczym zadaniem Biura Bezpieczeństwa Informacji jest prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych będących integralną częścią wdrożonego w Urzędzie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, a także realizacja zadań w obszarze zarządzania ciągłością działania Urzędu. Biurem Bezpieczeństwa Informacji kieruje Administrator bezpieczeństwa informacji, który realizuje zadania wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1309). Do zadań ABI należy zapewnianie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przez: Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Departament/kancelari a/delegatura: 1) sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowywanie w tym zakresie sprawozdań dla administratora danych; 2) nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji, o której mowa w art. 36 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, oraz przestrzegania zasad w niej określonych; 3) zapewnianie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym inicjowanie organizowania szkoleń dla pracowników zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych; 4) prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych. Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Zakupów Wspólnych Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Wydział Zakupów Wspólnych odpowiedzialny jest prowadzenie spraw w zakresie realizacji zakupów wspólnych (m.in. artykuły biurowe, paliwo, tonery, meble) oraz zakupów inwestycyjnych na potrzeby wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych. Do głównych zadań należy zaliczyć ustalenie potrzeb zakupowych poszczególnych jednostek, ustalenie szacunkowej wartości zamówienia, przygotowanie projektu umowy z wykonawcami, udział w postępowaniach w sprawie udzielenia zamówień publicznych, prowadzenie spraw związanych z przygotowanie i realizacją umów, monitorowanie prawidłowości wykonania zawartych umów. Departament/kancelari a/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Transportu 1) 2) 3) 4) Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: 5) 6) 7) planowanie czasu pracy kierowców: tworzenie harmonogramów, rozliczanie kart czasu pracy, wprowadzanie do systemu, rozliczanie kart drogowych oraz paliwa, współpraca z pracownikami departamentów w temacie planowania wyjazdów samochodów służbowych Urzędu – tworzenie grafików, rejestracja zapotrzebowani oraz rejestracja delegacji, przygotowywanie zamówień oraz realizacja: napraw i przeglądów samochodów służbowych, zakupów niezbędnych do eksploatacji przygotowywanie przetargów m.in. na ubezpieczenia, zakup samochodów, gospodarowanie mieniem Urzędu. Departament/kancelari a/delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Techniczno-Eksploatacyjny 1) 2) 3) Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: 4) 5) 6) 7) Współpraca z administratorami budynków w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego obiektów oraz realizacji zasad przebywania na terenie Urzędu. Wnioskowanie wykonania prac okresowych, konserwacyjnych oraz nadzór nad ich realizacją. Udział w procesie planowania i realizacji remontów bieżących oraz przedsięwzięć o charakterze inwestycyjnym oraz sporządzania kosztorysów inwestorskich. Przygotowywanie zamówień oraz realizacja zakupów sprzętu technicznego oraz artykułów eksploatacyjnych. Zabezpieczenie i tworzenie właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej Urzędu. Gospodarowanie mieniem Urzędu. Departament/kancelari a/delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Obsługi Urzędu Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: 1) 2) 3) 4) Prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi oraz ich dystrybucja. Przygotowywanie projektów pism, umów oraz innych dokumentów i materiałów. Tworzenie dokumentacji zakupowej (zapotrzebowania, zlecenia). Pomoc przy przygotowywaniu zapytań ofertowych, analizy ofert oraz ich oceny. Departament/kancelari a/delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział ds. Wydatków i Majątku Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Wydział prowadzi ewidencję majątku Urzędu. Dokonuje zmian miejsca użytkowania jak i użytkowników. Zajmuje się również sporządzaniem planu finansowego Departamentu Organizacji. Współpracuje z komórkami Departamentu OR przy jego realizacji. Współpracuje z Departamentem Budżetu i Finansów przy planowaniu, wydatkowaniu i sprawozdawczości z realizacji Budżetu. Departament/kancelari a/delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Departament/kancelari a/ Wydział ds. Kandydatów i Kierujących Pojazdami Realizacja spraw z zakresu kontroli dróg wojewódzkich, spraw egzaminatorów, wydawania dokumentów uprawniających do kierowania pojazdami, spraw ADR, skarg oraz korespondencji przesłanych z WORD. Departament Organizacji delegatura: Wydział/biuro: Wieloosobowe Stanowisko ds. BHP Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów i zasad bhp w Urzędzie, współpraca w zakresie profilaktyki zdrowotnej, prowadzenie spraw związanych z wypadkami przy pracy i w drodze do/z pracy. Departament/kancelaria/ Organizacji delegatura: Wydział/biuro: Biuro Spraw Obronnych i Zarządzania Kryzysowego oraz Biuro Bezpieczeństwa Publicznego 1) zadania obronne i z zakresu zarzadzania kryzysowego przypisane do realizacji Samorządowi Województwa, w tym m. in.: a. opracowywanie dokumentacji związanej z funkcjonowaniem samorządu województwa w stanach podwyższonej gotowości obronnej państwa, w tym tworzenie struktury i zasad funkcjonowania stałego dyżuru Marszałka województwa oraz stanowiska kierowania Marszalka w stałej siedzibie i na Zapasowym Miejscu Pracy, b. przygotowywanie dokumentacji planistycznej (Plan Operacyjny Funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny); c. prowadzenie kontroli realizacji zadań obronnych w podległych wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych, d. organizowanie, uczestnictwo i prowadzenie szkoleń z zakresu spraw obronnych dla kierowników i pracowników realizujących zadania obronne w Urzędzie i w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych, e. reklamowanie pracowników realizujących zadania obronne w Urzędzie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny, f. realizacja zadań wynikających z zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wykazu przedsięwzięć i procedur systemu zarzadzania kryzysowego. 2) zadania z zakresu bezpieczeństwa realizowane przez Samorząd Województwa, w tym: a) organizowanie i udział w Konkursie dotyczącym bezpieczeństwa dzieci poruszających się do i ze szkoły rowerami. b) organizowanie kampanii społecznej podnoszącej bezpieczeństwo dzieci i dorosłych poruszających się po drodze w okresie jesiennozimowym w miejscach niezabudowanych i nieoświetlonych, c) pomoc gminom/miastom w zakupie sprzętu przeciwpożarowego dla jednostek OSP, d) konkurs na doposażenie WOPR w sprzęt specjalistyczny, e) konkursy dla stowarzyszeń na organizację różnego rodzaju przedsięwzięć z zakresu bezpieczeństwa. Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Departament/kancelari a/ delegatura: Wydział/biuro: Departament Organizacji Biuro Administracyjne Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Planowanie zakupów sprzętu biurowego, z wydzieleniem zakupów współfinansowanych z Pomocy Technicznej Programów Operacyjnych. Realizacja zakupów sprzętu biurowego oraz pozostałych zakupów i usług na rzecz Urzędu wykraczających poza zakupy realizowane przez Wydział Zakupów Wspólnych. Zapewnienie łączności w celu sprawnego funkcjonowania Urzędu oraz projektowanie i koordynowanie działań w tym zakresie. Gospodarowanie mieniem Urzędu. Zapewnienie właściwych warunków pracy w Urzędzie.
