Departament Organizacji - Samorząd Województwa Mazowieckiego
advertisement
Opis zadań realizowanych w danej komórce organizacyjnej Departament/Kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Zarządu Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Do zakresu działania Wydziału Zarządu należy w szczególności przygotowywanie i obsługa posiedzeń Zarządu Województwa oraz prowadzenie spraw i dokumentacji związanych z pracą Zarządu Województwa (w tym m.in. sporządzanie protokołów z posiedzeń oraz przekazywanie zainteresowanym przyjętych ustaleń). Departament/Kancelaria/ delegatura: Wydział/biuro: Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Departament Organizacji 1.Biuro Spraw Obronnych i Zarządzania Kryzysowego 2.Biuro Bezpieczeństwa Publicznego 1. Zadania obronne i z zakresu zarzadzania kryzysowego przypisane do realizacji Samorządowi Województwa, w tym m. in.: - opracowywanie dokumentacji związanej z funkcjonowaniem Samorządu Województwa w stanach podwyższonej gotowości obronnej państwa, w tym m.in. tworzenie struktury i zasad funkcjonowania Stałego Dyżuru Marszałka Województwa, - przygotowywanie dokumentacji planistycznej z zakresu spraw obronnych, - przygotowanie i prowadzenie kontroli realizacji zadań obronnych w podległych wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych, - organizowanie, uczestnictwo i prowadzenie szkoleń z zakresu spraw obronnych dla kierowników i pracowników realizujących zadania obronne w Urzędzie i w Wojewódzkich Samorządowych Jednostkach Organizacyjnych, - reklamowanie pracowników realizujących zadania obronne w Urzędzie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny, - realizacja zadań wynikających z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie zakresu przedsięwzięć wykonywanych w poszczególnych stopniach alarmowych i stopniach alarmowych CRP. 2. Zadania z zakresu bezpieczeństwa realizowane przez Samorząd Województwa, w tym m. in.: - organizowanie i udział w Konkursie dotyczącym bezpieczeństwa dzieci poruszających się do i ze szkoły rowerami, - organizowanie kampanii społecznej podnoszącej bezpieczeństwo dzieci i dorosłych poruszających się po drodze w okresie jesienno-zimowym w miejscach niezabudowanych i nieoświetlonych, - pomoc gminom/miastom w zakupie sprzętu przeciwpożarowego dla jednostek OSP, - organizowanie konkursu na doposażenie WOPR w sprzęt specjalistyczny, - organizowanie konkursu dla stowarzyszeń na organizację różnego rodzaju przedsięwzięć z zakresu bezpieczeństwa. Departament/kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Biuro ds. ADR i Praw Jazdy dla Korpusu Dyplomatycznego Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Biuro wykonuje czynności związane z wydawaniem uprawnień do kierowania pojazdem szefom, cudzoziemskiemu personelowi przedstawicielstw dyplomatycznych, urzędów konsularnych i misji specjalnych innych państw oraz organizacji międzynarodowych, korzystających z przywilejów i immunitetów dyplomatycznych i konsularnych. Inne zadania wykonywane przez biuro związane są z prowadzeniem kursów dokształcających dla kierowców przewożących towary niebezpieczne; wydawaniem zaświadczeń ADR. Departament/Kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Zamówień Publicznych Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z zasadami i trybami określonymi w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, w tym: przygotowywanie dokumentacji przetargowej (specyfikacja istotnych warunków zamówienia, ogłoszenia, protokół postępowania, pisma związane z prowadzonym postępowaniem przetargowym), udział w pracach komisji przetargowych. Ponadto Wydział Zamówień Publicznych opracowuje plan postępowań na dany rok budżetowy, przygotowuje sprawozdania z udzielonych w ciągu roku zamówień publicznych, udziela wyjaśnień dotyczących procedur udzielania zamówień publicznych, prowadzi rejestr zamówień publicznych oraz udziela informacji w ramach dostępu do informacji publicznej w zakresie prowadzonych postępowań. Departament/Kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział ds. Wydatków i Majątku Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Wydział prowadzi ewidencję majątku Urzędu, dokonuje zmian miejsca jego użytkowania jak i osób go użytkujących. Zajmuje się sporządzaniem planu finansowego Departamentu Organizacji, współpracuje z komórkami Departamentu OR przy jego realizacji. Współpracuje z Departamentem Budżetu i Finansów przy planowaniu, wydatkowaniu i sprawozdawczości z realizacji budżetu. Departament/kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Zakupów Wspólnych Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Wydział Zakupów Wspólnych odpowiedzialny jest za prowadzenie spraw w zakresie realizacji zakupów wspólnych (m.in. artykuły biurowe, paliwo, tonery, meble) oraz zakupów inwestycyjnych na potrzeby Wojewódzkich Samorządowych Jednostek Organizacyjnych. Do głównych zadań należy zaliczyć ustalenie potrzeb zakupowych poszczególnych jednostek, ustalenie szacunkowej wartości zamówienia, przygotowanie projektu umowy z wykonawcami, udział w postępowaniach w sprawie udzielenia zamówień publicznych, prowadzenie spraw związanych z przygotowanie i realizacją umów, monitorowanie prawidłowości wykonania zawartych umów. Departament/kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wieloosobowe Stanowisko ds. BHP Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów i zasad bhp w urzędzie, prowadzenie spraw związanych z wypadkami przy pracy i w drodze do/z pracy, działania profilaktyczne – redukcja ryzyka w pracy. Departament/kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Kadr Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Administrowanie kadrami: - Zatrudnianie i zwalnianie pracowników; - Ewidencjonowanie absencji; - Prowadzenie akt osobowych; - Organizowanie i przeprowadzanie naborów; - Przygotowywanie umów cywilnoprawnych. Departament/kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Szkoleń i Rozwoju Kompetencji Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: W ramach wydziału realizowane są m in. zadania związane z organizacją podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie (szkolenia grupowe, indywidualne, studia podyplomowe, kursy, konferencje), współpraca z firmami szkoleniowymi, monitorowanie przebiegu okresowych ocen pracowniczych oraz Indywidualnego Programu Mentoringu i programu „Praktyki u Marszałka”. Departament/kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Techniczno-Eksploatacyjny 1. 2. Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: 3. 4. 5. 6. Departament/kancelaria/ delegatura: Wydział/biuro: Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Departament/Kancelaria/ delegatura: Wydział/biuro Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań Współpraca z administratorami budynków w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego obiektów oraz realizacji zasad przebywania na terenie Urzędu. Wnioskowanie wykonania prac okresowych, konserwacyjnych oraz nadzór nad ich realizacją. Udział w procesie planowania i realizacji remontów bieżących oraz przedsięwzięć o charakterze inwestycyjnym oraz sporządzania kosztorysów inwestorskich. Przygotowywanie zamówień oraz realizacja zakupów sprzętu technicznego oraz artykułów eksploatacyjnych. Zabezpieczenie i tworzenie właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej Urzędu. Gospodarowanie mieniem Urzędu. Departament Organizacji Wydział Transportu - planowanie czasu pracy kierowców: tworzenie harmonogramów, rozliczanie kart czasu pracy, wprowadzanie do systemu, - rozliczanie kart drogowych oraz paliwa, - współpraca z pracownikami departamentów w temacie planowania wyjazdów samochodów służbowych Urzędu – tworzenie grafików, rejestracja zapotrzebowani oraz rejestracja delegacji, - przygotowywanie zamówień oraz realizacja: napraw i przeglądów samochodów służbowych, zakupów niezbędnych do eksploatacji, - przygotowywanie przetargów m.in. na ubezpieczenia, zakup samochodów, - gospodarowanie mieniem Urzędu. Departament Organizacji 1. Wydział Struktur i Organizacji - 10 dni/m-c Do zakresu działania Wydziału Struktur i Organizacji należy w szczególności: - prowadzenie spraw związanych ze strukturą organizacyjną Urzędu, - prowadzenie spraw związanych z opiniowaniem projektów statutów i regulaminów Wojewódzkich Samorządowych Jednostek Organizacyjnych we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, - prowadzenie spraw związanych z zarządzeniami Marszałka Województwa, - opiniowanie projektów upoważnień i pełnomocnictw Marszałka Województwa, - identyfikowanie we współpracy z departamentami Urzędu zadań zleconych z zakresu administracji rządowej powierzonych do realizacji województwu, a realizowanych przez Urząd, - koordynowanie spraw z zakresu załatwiania petycji w rozumieniu ustawy o petycjach, - przygotowywanie, we współpracy z departamentami/kancelariami Urzędu właściwymi merytorycznie, projektów uchwał Sejmiku Województwa w sprawach dotyczących podziału terytorialnego województwa, - koordynowanie spraw związanych z dostępem do informacji publicznej, w przypadkach gdy wniosek o udostępnienie informacji publicznej dotyczy informacji z zakresu działania więcej niż jednego departamentu/kancelarii; - koordynowanie spraw związanych z wydawaniem decyzji o odmowie dostępu do informacji publicznej, - prowadzenie spraw związanych z organizacyjnym zabezpieczeniem sprawnego funkcjonowania Urzędu, - proponowanie rozwiązań organizacyjnych związanych z wejściem w życie przepisów nakładających na województwo obowiązek realizacji nowych zadań, - prowadzenie spraw z zakresu realizacji przez Marszałka Województwa zadań i kompetencji przewidzianych dla fundatora w statutach fundacji, o których mowa w art. 69 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r.- Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną, - koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg dotyczących funkcjonowania Urzędu i współpraca w tym zakresie z Departamentem Kontroli; - prowadzenie spraw związanych z poleceniami służbowymi, - prowadzenie spraw związanych z działalnością Archiwum Zakładowego. Wydział/biuro Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań Wydział/biuro Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań Wydział/biuro Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań 2. Biuro Bezpieczeństwa Informacji – 5 dni/m-c Zadaniem Biura Bezpieczeństwa Informacji jest prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych będących integralną częścią wdrożonego w Urzędzie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, a także realizacja zadań w obszarze zarządzania ciągłością działania Urzędu. Biurem Bezpieczeństwa Informacji kieruje Administrator bezpieczeństwa informacji, który realizuje zadania wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922). Do zadań ABI należy zapewnianie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przez: - sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowywanie w tym zakresie sprawozdań dla administratora danych; - nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji, o której mowa w art. 36 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, oraz przestrzegania zasad w niej określonych; - zapewnianie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym inicjowanie organizowania szkoleń dla pracowników zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych; - prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych. 3. Biuro Zintegrowanego Systemu Zarządzania - ZSZ – 1 dzień/m-c Do zadań realizowanych przez Biuro ZSZ należy w szczególności: - prowadzenie spraw z zakresu e-usług w Urzędzie, - prowadzenie ewidencji pleceń służbowych Sekretarza Województwa – Dyrektora Urzędu, - prowadzenie wykazów: e-usług, kart niezgodności, kart działań zapobiegawczych, kart działań korygujących - prowadzenie spraw z zakresu audytów Zintegrowanego Systemu Zarządzania, audytów nadzoru, - prowadzenie spraw z zakresu kontroli zarządczej w Urzędzie, - prowadzenie spraw z zakresu badania satysfakcji klienta. 4. Biuro ds. Koordynacji Współpracy i Pomocy Technicznej – 2 dni/m-c Do zakresu działania Biura ds. Koordynacji Współpracy i Pomocy Technicznej należy koordynowanie współpracy komórek organizacyjnych Urzędu, w szczególności: - koordynowanie spraw związanych z organizacją przez departamenty i kancelarie spotkań lub narad z Wojewódzkimi Samorządowymi Jednostkami Organizacyjnymi, - koordynowanie spraw związanych z przygotowywaniem i udzieleniem odpowiedzi na zapytania organów ścigania, w sytuacji kiedy zakres działania dotyczy więcej niż jednego departamentu/ kancelarii, w tym prowadzenie rejestru zawiadomień, - współpraca z departamentami i kancelariami Urzędu przy opracowywaniu rocznych informacji nt. realizacji uchwał Sejmiku Województwa, - współpraca z Kancelarią Sejmiku w zakresie powiadamiania o posiedzeniach właściwych komisji Sejmiku Województwa, - monitorowanie udzielania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz interwencje posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej, w tym prowadzenie rejestru oraz koordynowanie udzielenia przedmiotowych odpowiedzi w przypadku gdy zakres działania dotyczy więcej niż jednego departamentu/kancelarii, - przekazywanie uchwał Sejmiku Województwa organom nadzoru do kontroli ich legalności, Wydział/biuro Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań - informowanie delegatur Urzędu w zakresie podejmowanych przez Sekretarza Województwa-Dyrektora Urzędu decyzji w sprawach dotyczących działania delegatur Urzędu, - koordynowanie spraw z zakresu Pomocy Technicznej Programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, dla których czynności beneficjenta wykonuje Urząd, - współpraca z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Urzędu, w zakresie przygotowywania wniosków w ramach Pomocy Technicznej Programów Operacyjnych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, - przygotowywanie niezbędnych informacji związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, w tym identyfikowanie kosztów, - prowadzenie spraw z zakresu załatwiania pism niebędących skargami i wnioskami w rozumieniu Działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23, 868 i 996), nienależących do właściwości organów województwa. 5. Kancelaria Ogólna – 2 dni/m-c Do zakresu działania Kancelarii Ogólnej należy w szczególności: - rejestrowanie przesyłek wpływających do Urzędu oraz wysyłanie przesyłek wychodzących z Urzędu, w tym prowadzenie rejestru: przesyłek wpływających, pism wewnętrznych i przesyłek wychodzących, - zapewnienie obsługi skrzynki odbiorczej ePUAP, adresu poczty elektronicznej (e-mail): [email protected], infolinii oraz głównego faksu Urzędu - współpraca z sekretariatami departamentów i kancelarii w zakresie wymiany korespondencji; - dystrybucja czasopism według rozdzielnika; - udzielanie klientom informacji o właściwych do załatwienia sprawy komórkach organizacyjnych Urzędu. Departament/kancelaria/ delegatura: Departament Organizacji Wydział/biuro: Wydział Prawno - Legislacyjny Do zakresu działania Wydziału Prawno – Legislacyjnego należy świadczenie pomocy prawnej dla organów Województwa oraz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w szczególności: wydawanie opinii prawnych oraz udzielanie porad prawnych, zastępstwo prawne, w tym występowanie przed sądami i organami w imieniu Województwa w zakresie reprezentowania jego interesów oraz prowadzenie korespondencji z organami wymiaru sprawiedliwości i administracji publicznej w zakresie prowadzonych postępowań sądowych, sądowo-administracyjnych i administracyjnych. Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Ponadto, Wydział uczestniczy w tworzeniu aktów prawnych uchwalanych przez organy Województwa, opiniuje pod względem prawno–legislacyjnym projekty uchwał Sejmiku Województwa i Zarządu Województwa oraz projekty zarządzeń Marszałka Województwa. Radcowie prawni zatrudnieni w Wydziale opiniują pod względem prawnym umowy i porozumienia, których stroną jest Województwo. W Wydziale przygotowuje się informacje dla Sekretarza Województwa - Dyrektora Urzędu i Zarządu Województwa oraz dla departamentów/kancelarii Urzędu właściwych merytorycznie o zmianach zadań Województwa wynikających ze zmian w przepisach prawa. We współpracy z właściwymi departamentami/kancelariami, przygotowuje się także opinie do projektów aktów prawnych, w tym do projektów aktów prawnych naczelnych organów administracji państwowej i organów administracji rządowej oraz do projektów stanowisk Konwentu Marszałków Województw RP Departament/kancelaria/ delegatura: Wydział/biuro: Kilkuzdaniowy opis realizowanych zadań: Departament Organizacji Wydział ds. Kandydatów i Kierujących Pojazdami Wydział wykonuje czynności z zakresu sprawowanego przez Marszałka Województwa nadzoru nad przeprowadzaniem egzaminów państwowych na prawo jazdy. W wydziale prowadzona jest ewidencja egzaminatorów. Wydział wykonuje również czynności wynikające ze sprawowanego przez Zarząd Województwa nadzoru nad działalnością WORD. Jednym z zadań realizowanych przez wydział jest kontrola prawidłowości zastosowania, wykonania, funkcjonowania i utrzymania wszystkich znaków drogowych, urządzeń sygnalizacji świetlnej, urządzeń sygnalizacji dźwiękowej oraz urządzeń bezpieczeństwa ruchu drogowego umieszczonych na drogach wojewódzkich na obszarze Województwa.
