Zasady udziału w targach
advertisement
ZASADY UCZESTNICTWA W TARGACH TURYSTYCZNYCH NA 2011 ROK POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regionalna Organizacja Turystyczna Województwa Świętokrzyskiego (ROTWŚ) w ramach swych zadań statutowych organizuje stoiska Regionu Świętokrzyskiego na targach krajowych oraz międzynarodowych targach turystycznych poza granicami kraju. 2. Na stoisku regionalnym ROTWŚ promuje bezpłatnie wszystkich swoich członków 3. Na stoisku regionalnym mogą uczestniczyć jedynie Członkowie Regionalnej Organizacji Turystycznej Województwa Świętokrzyskiego. POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE a. dla członków ROTWŚ będących podwystawcami (podmioty wykupujące dodatkową powierzchnię na stoisku regionalnym) 4. Na powierzchnię zakupioną od ROTW Ś składa się: → powierzchnia wystawiennicza (w m2) → zabudowa (w metrach) w zależności od targów → ścianka oraz lada zgodna z wizualizacją stoiska regionalnego (w ściance lub fryzie - napis oraz logo podmiotu zakupującego) 5. Minimalna wielkość powierzchni stoiska krajowego / tzw. modułu / jaką można wykupić na stoisku regionalnym wynosi – 3m2 oraz wielokrotność 3 m2 6. ROTWŚ zastrzega sobie prawo do korekty wielkości powierzchni poszczególnych modułów, jeśli układ całego stoiska lub liczba wystawców będzie tego wymagała, po wcześniejszych konsultacjach z wystawcami. Podziału powierzchni stoiska regionalnego dokonuje ROTWŚ, kierując się przede wszystkim warunkami techniczno –projektowymi, logicznym rozlokowaniem stoisk oraz wielkością zamawianych modułów. 7. Podmiot, który wykupuje od ROTWŚ powierzchnię targową, nie ma prawa odsprzedawania ani udostępniania tej powierzchni innemu podmiotowi. 8. Wystrój wykupionego stoiska, musi współgrać z wizualizacją stoiska regionalnego. 9. Warunkiem udziału w stoisku regionalnym jest opłacenie kosztu udziału w tragach nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem targów, po otrzymaniu faktury, w przeciwnym wypadku podwystawca traci prawo do udziału w stoisku regionalnym. b. dla członków ROTWŚ nie będących podwystawcami (nie wykupujących dodatkowej powierzchni na stoisku regionalnym) 10. Uczestnictwo w targach w stoisku regionalnym (bez wykupu powierzchni wystawienniczej), wiąże się z tym, iż promocja odbywa się poprzez: → kolportaż materiałów promocyjnych, będących w zasobach ROTWŚ oraz dostarczonych przez jej członków. → wyświetlanie filmów i prezentacji multimedialnych, będących w zasobach ROTWŚ oraz dostarczonych przez naszych członków , → zamieszczenie specjalnie przygotowanych zdjęć najatrakcyjniejszych obiektów regionu na ściankach stoiska (po szczegółowych konsultacjach z biurem ROT, p. Aniceta Adamczak-Łypacz, p. Anna Mandziuk). 11. Podmioty będące członkami ROTWŚ, a nie wykupujące powierzchni wystawienniczej na targach mają prawo przekazać bezpłatnie na stoisko regionalne do 10 kg własnych ogólnych materiałów promocyjnych (ulotek, folderów, filmów oraz prezentacji multimedialnych). W tym przypadku nie ma możliwości przekazania materiałów innych podmiotów, nie będących członkami ROTWŚ. 12. Materiały przekazane na stoisko będą kolportowane przez pracowników ROTWŚ lub oddelegowaną jedną osobę na stoisko regionalne. Oddelegowanie osoby na stoisko regionalne przez członka ROTWŚ zawsze musi być poprzedzone szczegółowymi uzgodnieniami z biurem ROTWŚ (p. Aniceta Adamczak-Łypacz, p. Anna Mandziuk). ZASADY ORGANIZACYJNE 13. Zamówienie na powierzchnię wystawienniczą należy składać do organizatora stoiska regionalnego – ROTWŚ, na specjalnie przygotowanym formularzu 14. Osoba oddelegowana na stoisko regionalne (bez wykupu powierzchni) ma prawo: → korzystać bezpłatnie ze wspólnego zaplecza na stoisku, → skorzystać odpłatnie ze wspólnego transportu osób i materiałów organizowanego przez ROTWŚ – w przypadku, gdy wspólny transport jest organizowany, po wcześniejszym uzgodnieniu z organizatorem. 15. Podwystawcy wysyłający na targi swego przedstawiciela pokrywają ze swych środków: → koszty osobowe przedstawiciela (noclegi, diety, karty wstępów), → koszt wpisu do katalogu → proporcjonalnie koszt transportu osób i materiałów, w przypadku korzystania z oferty ROTWŚ w tym zakresie. 16. Uczestnicy stoiska regionalnego korzystają z przyjętego przez ROTWŚ wystroju z zastrzeżeniem postanowień wskazanych w Zasadach. Umieszczanie na stoisku elementów wystroju nie przewidzianych w koncepcji plastycznej stoiska regionalnego nie uzgodnionych z ROTWŚ / np. napisy, plakaty, kalendarze, zdjęcia, banery, rolapy, potykacze, wystrój artystyczny, itd./ nie jest możliwe bez uzgodnienia z organizatorem. 17. Wszelkie ewentualne zmiany w wystroju poszczególnych stoisk będą dokonywane tylko w uzasadnionych przypadkach, na podstawie indywidualnych decyzji ROTWŚ. Wystrój i koncepcja stoiska za każdym razem będzie konsultowana z zainteresowanymi stronami z odpowiednim wyprzedzeniem. 18. Wystawcy są zobowiązani zapewnić fachową obsługę własnych stoisk przez cały okres trwania targów. Na ekspozycjach zagranicznych ROTWŚ, przygotowywanych we współpracy z POT obsługa stoiska winna władać biegle językiem kraju obowiązującym lub powszechnie znanym w danym kraju, w którym odbywa się dana impreza targowa. 19. Wystawcy są odpowiedzialni za zapewnienie wysokiego poziomu dystrybuowanych materiałów promocyjnych, w tym szczególnie w kwestii aktualności materiałów promocyjnych i ich dopasowania do charakteru imprezy targowej i rynku, na którym odbywa się ta impreza. 20. Wszystkie występy folklorystyczne, prezentacje twórców ludowych, konkursy itp. mogą mieć miejsce wyłącznie po uzgodnieniu z ROTWŚ. 21. Po konsultacjach i za zgodą ROTWŚ możliwe są odstępstwa od niniejszego Regulaminu. 22. W przypadku targów zagranicznych obowiązuje także na zasadach implementowania do niniejszego Regulaminu adekwatnych postanowień dodatkowych dokumentu: ZASADY UCZESTNICTWA W POLSKICH STOISKACH NARODOWYCH ORGANIZOWANYCH NA MIĘDZYNARODOWYCH TARGACH TURYSTYCZNYCH I PRZEMYSŁU KONGRESOWEGO z 12.11.2007 r. ustalone przez Polską Organizację Turystyczną. 23. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1.01.2009r. ZASADY FINANSOWANIA 24. Zakup powierzchni wystawienniczej od ROTWŚ w preferencyjnych cenach. 25. Koszt ścianki oraz lady w wizualizacji zgodnej z wizualizacją Stoiska Regionalnego ponosi ROTWŚ.
