Modelowanie procesów biznesowych

advertisement
Rola analizy biznesowej
w przygotowaniu wymogów dla wdrożenia
systemów BPM.
.
Piotr Biernacki – MGX Infoservice
• Jeden obraz wart więcej niż tysiąc słów
– chińskie
• Jeśli czegoś chcesz, to zapewne to osiągniesz, dlatego lepiej
żebyś wiedział do czego dążysz
– Peter Drucker
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
2
Czym jest proces biznesowy?
• Proces biznesowy to uporządkowany ciąg czynności
• Służący zaspokojeniu potrzeby klienta procesu
Proces jest realizowany zgodnie z określonymi mechanizmami
Aby zrozumieć proces biznesowy należy zbudować jego model
Do realizacji procesów potrzebne są różnego rodzaju zasoby
ICOM (Input, Control, Output, Mechanism)
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
3
Zarządzanie procesami
biznesowymi (BPM)
• BPM – Business Process Management –
Zarządzanie procesami biznesowymi. Termin
pojemny jak balon. Często utożsamiany z
narzędziami temu służącymi.
• Czym jest Business Process Management (BPM)?
–
–
–
–
Procesem zarządzania procesami biznesowymi
Dyscypliną zarządzania
Technologią lub zestawem technologii
Ramą do szybkiego rozwoju aplikacji
2013-11-26
(c) MGX Infoservice
4
Czym jest BPM? (1)
• Wikipedia (En)
– Business Process Management (BPM) jest dziedziną
zarządzania skoncentrowaną na dostosowaniu organizacji z
oczekiwaniami i potrzebami klientów. Jest to holistyczne
podejście do zarządzania, które promuje efektywność i
wydajność, przy zachowaniu dążenia do innowacyjności,
elastyczności i integracji z technologią. Business Process
Management służy ciągłej poprawie procesów. Można więc
BPM określić jako „proces optymalizacji procesów”
• BPM to:
– nie narzędzia informatyczne
– a metody zarządzania procesami
2013-11-26
(c) MGX Infoservice
5
BPM jednoczy
Zarządzanie
strategiczne
Zarządzanie
projektami
2013-11-26
Zarządzanie
procesami
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
6
BPM - narzędzia
• BPMS – narzędzia do zarządzania i uruchamiania
procesów
• BPA – narzędzia do całościowej analizy i
monitorowania procesów
2013-11-26
(c) MGX Infoservice
7
Dylemat
• Czy najpierw kupić oprogramowanie
– Klasy BPA
– klasy BPMS
a potem modelować w nim procesy?
• Czy najpierw przeanalizować potrzeby i procesy a
potem dopiero kupić system BPA/BPMS?
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
8
Dlaczego należy analizować
procesy PRZED wdrożeniem?
• Często wydaje się, że analiza procesów
biznesowych to zbyteczny koszt. Dlaczego?
– Firma przecież wie jak działa.
– Są regulacje określające sposób postępowania.
– Analizę można zrobić podczas wdrożenia systemu
wspierającego BPM.
• Czy aby na pewno?
– Wybór narzędzia wspierającego BPM
jest pewną deklaracją sposobu działania
– Trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie:
• BPA – wiedza o procesach i monitorowanie
czy
• BPMS – automatyzacja procesów i monitorowanie ?
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
9
Dlaczego należy analizować
procesy?
• Procesy MUSZĄ wspierać strategię firmy
– Jeśli nie wspierają to są realizowane nieefektywnie
• Procesy trzeba doskonalić bo „kto nie idzie do przodu
ten (w porównaniu do innych) się cofa”.
• Systemy IT wspierające realizację procesów MUSZĄ:
– Służyć ich usprawnieniu.
– Opłacać się.
– Wynikać z realnych potrzeb
• Klientów
• Procesów
• Nie „informatyzujemy” (automatyzujemy)
procesów by było „nowocześniej”
– Analiza biznesowa może wykazać bezcelowość automatyzacji
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
10
Dlaczego rozpoczynać od analizy
procesów?
• Skąd wiemy, że wprowadzenie narzędzia do zarządzania
procesami przyniesie korzyści?
– „Wszyscy tak robią”
– Jeśli coś „robi się samo” (np. automatyzacja) to musi być taniej
• A może?
• Wiemy, co chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu
• Wiemy, jakie funkcjonalności są dla nas kluczowe
• Mamy wytyczony kierunek rozwoju firmy i wiemy co będzie dla nas istotne
w dalszej perspektywie
• Wiemy, jakie zagrożenia występują w procesie wdrażania
• Wiemy, jakie są oczekiwania od systemu i jak będziemy
badać czy potencjalny system wspierający rzeczywiście
je usprawni
• Wiemy, jaki będzie koszt wdrożenia
• Nim przystąpimy do wyboru narzędzia musimy
dojrzeć do jego wdrożenia.
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
11
Dlaczego rozpoczynać od analizy
procesów?
• Tylko rozpoznanie procesów, ich uwarunkowań
i wymagań PRZED rozpoczęciem ich automatyzowania
pozwala nam odpowiedzieć na pytania:
– Jakie informacje mamy pozyskiwać?
– Jak przekładać te informacje na poprawę procesów?
• Od dostawcy systemów IT oczekujemy zaspokojenia naszych
potrzeb, a nie dostawy „worka” często zbytecznych
funkcjonalności. Oferowane funkcjonalności mogą być:
– Niezbędne (system bez nich jest nieprzydatny)
– Pożądane (wycenimy na ile nam się opłacają)
– Niepożądane (pozostawienie ich generuje nam stratę)
• Tylko przeprowadzona analiza pozwala nam sformułować
rzeczywiste wymagania w stosunku do:
– Realizatorów procesów
– Narzędzi wspierających ich realizację
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
12
Co powinna obejmować analiza?
• Identyfikację procesów w organizacji
– Rzadziej potwierdzenie poprzednich identyfikacji
• Wybór procesów do automatyzacji
–
–
–
–
Rozwojowe (strategia)
Powtarzalne
Wymagające usprawnienia (analiza mierników i ryzyka)
Wymagające współdziałania z innymi zautomatyzowanymi
procesami
– Wymagające efektywniejszego nadzoru
• Analizę otoczenia procesów
– Uwarunkowania
– Komunikacja z procesami innych organizacji
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
13
Co powinna obejmować analiza?
• Zamodelowanie procesów wg stanu aktualnego
– Analiza przebiegu
•
•
•
•
•
•
•
Potencjalne miejsca usprawnienia / automatyzacji
Istotne dane w procesie
Powiązania pomiędzy procesami
Komunikacja z innymi organizacjami
Istniejące mierniki
Ryzyko
Odpowiedzialności (RACI)
– Analiza wymagań – proponowane modele
procesów docelowych
– Analiza kosztów procesu przed i po zmianach
• Pełna analiza wymaga symulacji
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
14
Na czym oprzeć informacje o
organizacji?
• Na całościowej analizie zidentyfikowanych procesów
• Elementem tej identyfikacji są:
– Mapowanie i
– Modelowanie
Procesów Biznesowych
Same mapy i modele nie wystarczą, ale stanowią
solidną podstawę do rozpoczęcia gromadzenia
informacji. Informacje te muszą być powiązane z
konkretnymi obiektami map/modeli gdyż dotyczą
procesów.
2013-11-26
(c) MGX Infoservice
15
Czym jest model procesu
a czym mapa procesów?
… i jakie są konsekwencje mylenia tych pojęć?
• Mapa procesu służy pokazaniu zależności pomiędzy
elementami procesu / procesami
– Mapa nie opisuje jak potrzeba jest przekształcana w jej
zaspokojenie, nie nadaje się do badania sprawności
• Model służy pokazaniu funkcjonowania procesu
– pełne, sparametryzowane modele procesów mogą służyć do
ich symulacji / wykonania w narzędziach wspierających
realizację procesów, nie nadaje się do analizy przestrzeni
• Mylenie pojęcia mapy i modelu powoduje:
– Błędy w zrozumieniu istoty procesów
– Niespójność modeli
– Braki w identyfikacji obszarów
2013-11-26
(c) MGX Infoservice
16
Jak modelować?
• Wybór notacji modelowania:
–
–
–
–
–
–
BPMN
UML
EPC
Swimlane/Cross functional
„Własna” notacja
Zwykły diagram przepływu
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
17
Jak modelować?
• Czego oczekujemy od notacji:
– Będzie zrozumiała dla odbiorcy biznesowego
i dla programisty
– Nie będzie limitować modelującego
– Pozwoli przekazać wystarczającą ilość informacji
– Pozwoli na precyzyjną definicję logiki przepływu
– Będzie zrozumiała dla dostawców
– Będzie zrozumiała dla partnerów z którymi musimy omawiać
współpracę
– Będzie się nadawała również do innych zadań biznesowych
• Innymi słowami notacja powinna być
zgodna z jakimś standardem
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
18
Jak modelować?
• BPMN
– Precyzyjny, powszechny standard dedykowany do modelowania
procesów biznesowych nie związany z żadnym z producentów
• UML
– Standard „programistów”, dobry na etapie wdrożenia, gorszy – analizy.
Narzędzia symulacyjne nie wykorzystują UML.
• EPC
– „Standard” jednego producenta, nieefektywny w dużych modelach
• Swimlane/Cross functional
– Powszechny, ale niedoprecyzowany
• „Własna” notacja
– Ryzyko nieporozumień z innymi organizacjami
• Zwykły diagram przepływu
– Bardzo niedoprecyzowany
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
19
Jak modelować?
• Dlaczego BPMN?
– Stabilny standard
– Silne wsparcie – ponad 75 producentów oprogramowania oficjalnie wspierających ten
standard w tym:
•
•
•
•
•
BizAgi
• BOC (Adonis)
• Borland
• Casewise
HandySoft (BizFlow)
• IBM (Business Process Manager)
iGrafx
• Oracle
• Software AG (Aris)
• Sparx (Enterprise Architect)
i wiele innych … wspierających mniej oficjalnie np. Microsoft (Visio) czy polskie firmy takie jak
Tecna,
• Dysant,
• Rodan,
• Stylex
– Mocno reprezentowany w :
• Administracji Publicznej
• Na uczelniach
– Wspierający inne powszechne standardy:
• WS-BPEL
• XPDL
– Kompletny:
• Modelowanie przebiegu procesu w organizacji (orkiestracja)
• Modelowanie współpracy pomiędzy organizacjami (choreografia)
• Analiza komunikacji (konwersacja)
• Standard przeznaczony JEDYNIE
do modelowania procesów biznesowych
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
20
Jak modelować?
• Czego oczekiwać od narzędzi do modelowania:
– Zgodność ze standardem
• Czy pozwala modelować np. w BPMN 2.0?
– Łatwość i szybkość obsługi
• Modelowanie to koszt – nieefektywne narzędzia to strata.
– Łatwość dekompozycji
• Podprocesy, łącza do innych procesów.
– Możliwość uzupełniania dokumentacji o dokumenty tekstowe
i arkusze
• Wsparcie dla dokumentów Office, zewnętrznych linków
– Sterowanie zakresem informacji pokazywanych /
ukrywanych na diagramie
– Wsparcie dla pracy grupowej (repozytoria)
• Wspólna praca, publikacja on-line , zarządzanie wersjami
i dokumentami
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
21
Jak modelować?
• Czego jeszcze warto oczekiwać od narzędzi do
modelowania:
– Wsparcia dla RACIs,
• Role, Stanowiska, Infrastruktura, Oprogramowanie
– Wsparcie dla innych elementów Architektury
Przedsiębiorstwa a w szczególności :
•
•
•
•
Mierniki
Ryzyko
Wymagania
Reguły biznesowe
– Możliwości symulacji procesów celem:
• Weryfikacji poprawności zamodelowania
• Weryfikacji zasadności proponowanych zmian
• Obliczenia korzyści z automatyzacji
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
22
Jak modelować?
• Jak dobierać narzędzie:
– Incydentalne modelowanie
• „Papier pakowy”
– Pojedyncze rysunki
• Narzędzia darmowe
– Ich niska produktywność jest rekompensowana brakiem kosztów
– Małe projekty
• Komercyjne narzędzia do modelowania o podwyższonej efektywności
– Cena ich szybko jest rekompensowana wyższą wydajnością
– Model jako komunikacja procesów w organizacjach
• Narzędzia bazujące na repozytoriach z dostępem
webowym
– Zarządzanie dokumentacją i dostępem redukuje koszty
wynikające z niepanowania nad wersjami procesów
i ich niespójności
– Takie narzędzia znajdują się w systemach klasy BPA
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
23
Jak modelować?
• Kto powinien modelować?
– Zespół wewnętrzny
• Często brak doświadczenia
• Inne „ważne” zadania
– Konsultanci zewnętrzni
• Nastawienie na oddanie pracy
• Brak wewnętrznych (u odbiorcy) kompetencji na wyznaczenie im zadań i
prawidłowego odbioru
– Firmy wdrażające oprogramowanie
• Tłumaczenie, że dostarczany produkt
„jest właśnie waszą potrzebą”
• Analiza „po łebkach” bo za to im nie płacą
• Moim zdaniem jednak:
– Przeszkolony zespół wewnętrzny wspierany przez
zewnętrznego konsultanta – eksperta.
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
24
Czym jest BPMN?
• Business Process Model and Notation (BPMN) jest:
– stabilną graficzną notacją
• (aktualna wersja 2.0 – 01.2011)
– opisującą kroki w procesie biznesowym.
– zaprojektowana tak, aby odzwierciedlić:
• przepływ procesu i
• informacji (komunikatów)
• pomiędzy różnymi procesami.
– Jednoznaczność modeli BPMN umożliwia ich symulacje, jeśli narzędzie
do modelowania potrafi ją wykonać.
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
25
Kto powinien zainteresować się
BPMN?
• BPMN jest kierowany przede wszystkim do szeroko
pojętych analityków biznesowych.
–
–
–
–
szefowie różnych szczebli zarządzania,
piony pełnomocników ds. Systemów Zarządzania Jakością
konsultanci zewnętrzni i wewnętrzni,
analitycy procesów biznesowych (np. Six Sigma Black Belts i
Six Sigma Green Belts, Lean Manufacturing),
– analitycy Rachunku Kosztów Działań (ABC),
– grupy wdrożeniowe rozwiązań działających w architekturze
SOA.
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
26
Kto powinien zainteresować się
BPMN?
• Łatwość tworzenia i zrozumiałość modeli predysponuje je do
wykorzystywania we współpracy nawet z ludźmi o bardzo
niskiej świadomości modelowania procesów (komunikowanie
funkcjonowania procesu dla jego uczestników)
• Zdolności symulacyjne oprogramowania
(np. iGrafx) dają dodatkową wartość grafom zbudowanym w
BPMN gdyż pozwalają ocenić:
– prawidłowość zaproponowanej logiki
• zwłaszcza w kontekście działań współbieżnych i komunikacji
– wydajności proponowanych metod obiegu pracy
– potrzebne zasoby, aby móc zrealizować założone cele
– skutki finansowe proponowanych rozwiązań.
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
27
Diagram procesu biznesowego –
podstawowe obiekty
• Typy obiektów wykorzystane do modelowania przepływu:
– Zdarzenia
• Elementy łączenia obiektów
• Okręgi
• Linie
– Czynności
(z określonym początkiem i końcem)
• Zaokrąglone
prostokąty
– Bramki
• Romby
• Inne elementy graficzne
–
–
–
–
Dane
Adnotacje
Grupy
Komunikaty
2013-11-26
– Przepływ procesu
(Przepływ sekwencyjny)
– Przepływ komunikatów
– Powiązania
– (Konwersacje)
• Miejsca realizacji procesu
• Prostokąty
– Partnerzy (Uczestnicy, baseny)
– Role Biznesowe (Partycje, Tory)
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
28
Typy diagramów procesów
w BPMN
Proces wewnętrzny –
orkiestracja
Procesy kooperacji
Proces skrócony
Choreografia
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
Konwersacja
29
Procesy w BPMN
Przepływ normalny
Wyjątki
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
30
Zamiast podsumowania
• Korzyści z rozrysowania procesów
– Lepsze zrozumienie logiki realizacji procesów
• Analiza
– Lepsze zapamiętywanie tej logiki
• Uczenie się procesów
– Łatwiejsza identyfikacja miejsc „problematycznych”
• Doskonalenie
– Lepsza weryfikacja stanu procesu
• Wizualizacja mierników, ryzyka.
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
31
Zamiast podsumowania
• Korzyści z zastosowania BPMN
– Powszechny standard
• Łatwość komunikacji modeli z innymi uczestnikami (partnerzy,
dostawcy, analitycy)
– Kompletność standardu
• Nie ma ryzyka, że nie da się precyzyjnie odwzorować sytuacji
biznesowej
– Dostępność narzędzi - różnorodne narzędzia wspierające
• Darmowe – dobre na rozpoczęcie „zabawy” z modelowaniem
• Komercyjne – wyższa efektywność i w rezultacie tańsze
stosowanie (niższy koszt przygotowania modelu)
– Uniwersalność
• Nadaj się zarówno do prostych prezentacji jak i złożonych analiz.
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
32
Zamiast podsumowania
• Korzyści ze szkoleń BPMN
–
–
–
–
Skrócenie czasu (i kosztu) opanowania notacji
Pozyskanie dobrych praktyk modelowania
Poznanie notacji i przykładów użycia
Poznanie technik służących:
• optymalizacji procesów
– Jakościowa
– Ilościowa
• przygotowaniu dokumentacji na potrzeby wdrożeń systemów IT
wspierających pracę przedsiębiorstw
• Zapraszamy na szkolenia z BPMN
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
33
Organizacja nie ucząca się
• Przypadek z życia nie stosowania zasad BPM
– Duża organizacja zaimplementowała system wspomagający jej
pracę i
… uzyskała pogorszenie WSZYSTKICH parametrów pracy:
• zadania wykonywano dłużej,
• osobami o wyższych kompetencjach,
• nie uzyskano pożądanych parametrów procesów.
– Przyczyną tego był brak jasno sprecyzowanych wymagań dla
zamawianego systemu wynikający ze szczątkowej analizy procesów
w organizacji
– Niezadawalające wyniki wdrożenia spowodowały decyzję o zmianie
systemu „na lepszy”. Nie przeprowadzono analizy procesów bo
przecież analiza została po poprzednim nieudanym wdrożeniu.
• Czy to kolejne wdrożenie może się udać?
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
34
Pytania i odpowiedzi
Piotr Biernacki
MGX Infoservice
Wilanowska 14a / 1ab
00-422 Warszawa
GSM
tel.
+48 601 24 26 35
+48 22 71 111 71
[email protected]
www.mgx.com.pl, www.igrafx.com, www.bpmn.org
• Wszystkie modele BPMN
wykorzystywane w tej prezentacji
były wykonane za pomocą
narzędzi iGrafx
2013-11-26
(c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw
35
Download