Modelowanie procesów biznesowych
advertisement
Rola analizy biznesowej w przygotowaniu wymogów dla wdrożenia systemów BPM. . Piotr Biernacki – MGX Infoservice • Jeden obraz wart więcej niż tysiąc słów – chińskie • Jeśli czegoś chcesz, to zapewne to osiągniesz, dlatego lepiej żebyś wiedział do czego dążysz – Peter Drucker 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 2 Czym jest proces biznesowy? • Proces biznesowy to uporządkowany ciąg czynności • Służący zaspokojeniu potrzeby klienta procesu Proces jest realizowany zgodnie z określonymi mechanizmami Aby zrozumieć proces biznesowy należy zbudować jego model Do realizacji procesów potrzebne są różnego rodzaju zasoby ICOM (Input, Control, Output, Mechanism) 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 3 Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) • BPM – Business Process Management – Zarządzanie procesami biznesowymi. Termin pojemny jak balon. Często utożsamiany z narzędziami temu służącymi. • Czym jest Business Process Management (BPM)? – – – – Procesem zarządzania procesami biznesowymi Dyscypliną zarządzania Technologią lub zestawem technologii Ramą do szybkiego rozwoju aplikacji 2013-11-26 (c) MGX Infoservice 4 Czym jest BPM? (1) • Wikipedia (En) – Business Process Management (BPM) jest dziedziną zarządzania skoncentrowaną na dostosowaniu organizacji z oczekiwaniami i potrzebami klientów. Jest to holistyczne podejście do zarządzania, które promuje efektywność i wydajność, przy zachowaniu dążenia do innowacyjności, elastyczności i integracji z technologią. Business Process Management służy ciągłej poprawie procesów. Można więc BPM określić jako „proces optymalizacji procesów” • BPM to: – nie narzędzia informatyczne – a metody zarządzania procesami 2013-11-26 (c) MGX Infoservice 5 BPM jednoczy Zarządzanie strategiczne Zarządzanie projektami 2013-11-26 Zarządzanie procesami (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 6 BPM - narzędzia • BPMS – narzędzia do zarządzania i uruchamiania procesów • BPA – narzędzia do całościowej analizy i monitorowania procesów 2013-11-26 (c) MGX Infoservice 7 Dylemat • Czy najpierw kupić oprogramowanie – Klasy BPA – klasy BPMS a potem modelować w nim procesy? • Czy najpierw przeanalizować potrzeby i procesy a potem dopiero kupić system BPA/BPMS? 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 8 Dlaczego należy analizować procesy PRZED wdrożeniem? • Często wydaje się, że analiza procesów biznesowych to zbyteczny koszt. Dlaczego? – Firma przecież wie jak działa. – Są regulacje określające sposób postępowania. – Analizę można zrobić podczas wdrożenia systemu wspierającego BPM. • Czy aby na pewno? – Wybór narzędzia wspierającego BPM jest pewną deklaracją sposobu działania – Trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie: • BPA – wiedza o procesach i monitorowanie czy • BPMS – automatyzacja procesów i monitorowanie ? 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 9 Dlaczego należy analizować procesy? • Procesy MUSZĄ wspierać strategię firmy – Jeśli nie wspierają to są realizowane nieefektywnie • Procesy trzeba doskonalić bo „kto nie idzie do przodu ten (w porównaniu do innych) się cofa”. • Systemy IT wspierające realizację procesów MUSZĄ: – Służyć ich usprawnieniu. – Opłacać się. – Wynikać z realnych potrzeb • Klientów • Procesów • Nie „informatyzujemy” (automatyzujemy) procesów by było „nowocześniej” – Analiza biznesowa może wykazać bezcelowość automatyzacji 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 10 Dlaczego rozpoczynać od analizy procesów? • Skąd wiemy, że wprowadzenie narzędzia do zarządzania procesami przyniesie korzyści? – „Wszyscy tak robią” – Jeśli coś „robi się samo” (np. automatyzacja) to musi być taniej • A może? • Wiemy, co chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu • Wiemy, jakie funkcjonalności są dla nas kluczowe • Mamy wytyczony kierunek rozwoju firmy i wiemy co będzie dla nas istotne w dalszej perspektywie • Wiemy, jakie zagrożenia występują w procesie wdrażania • Wiemy, jakie są oczekiwania od systemu i jak będziemy badać czy potencjalny system wspierający rzeczywiście je usprawni • Wiemy, jaki będzie koszt wdrożenia • Nim przystąpimy do wyboru narzędzia musimy dojrzeć do jego wdrożenia. 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 11 Dlaczego rozpoczynać od analizy procesów? • Tylko rozpoznanie procesów, ich uwarunkowań i wymagań PRZED rozpoczęciem ich automatyzowania pozwala nam odpowiedzieć na pytania: – Jakie informacje mamy pozyskiwać? – Jak przekładać te informacje na poprawę procesów? • Od dostawcy systemów IT oczekujemy zaspokojenia naszych potrzeb, a nie dostawy „worka” często zbytecznych funkcjonalności. Oferowane funkcjonalności mogą być: – Niezbędne (system bez nich jest nieprzydatny) – Pożądane (wycenimy na ile nam się opłacają) – Niepożądane (pozostawienie ich generuje nam stratę) • Tylko przeprowadzona analiza pozwala nam sformułować rzeczywiste wymagania w stosunku do: – Realizatorów procesów – Narzędzi wspierających ich realizację 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 12 Co powinna obejmować analiza? • Identyfikację procesów w organizacji – Rzadziej potwierdzenie poprzednich identyfikacji • Wybór procesów do automatyzacji – – – – Rozwojowe (strategia) Powtarzalne Wymagające usprawnienia (analiza mierników i ryzyka) Wymagające współdziałania z innymi zautomatyzowanymi procesami – Wymagające efektywniejszego nadzoru • Analizę otoczenia procesów – Uwarunkowania – Komunikacja z procesami innych organizacji 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 13 Co powinna obejmować analiza? • Zamodelowanie procesów wg stanu aktualnego – Analiza przebiegu • • • • • • • Potencjalne miejsca usprawnienia / automatyzacji Istotne dane w procesie Powiązania pomiędzy procesami Komunikacja z innymi organizacjami Istniejące mierniki Ryzyko Odpowiedzialności (RACI) – Analiza wymagań – proponowane modele procesów docelowych – Analiza kosztów procesu przed i po zmianach • Pełna analiza wymaga symulacji 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 14 Na czym oprzeć informacje o organizacji? • Na całościowej analizie zidentyfikowanych procesów • Elementem tej identyfikacji są: – Mapowanie i – Modelowanie Procesów Biznesowych Same mapy i modele nie wystarczą, ale stanowią solidną podstawę do rozpoczęcia gromadzenia informacji. Informacje te muszą być powiązane z konkretnymi obiektami map/modeli gdyż dotyczą procesów. 2013-11-26 (c) MGX Infoservice 15 Czym jest model procesu a czym mapa procesów? … i jakie są konsekwencje mylenia tych pojęć? • Mapa procesu służy pokazaniu zależności pomiędzy elementami procesu / procesami – Mapa nie opisuje jak potrzeba jest przekształcana w jej zaspokojenie, nie nadaje się do badania sprawności • Model służy pokazaniu funkcjonowania procesu – pełne, sparametryzowane modele procesów mogą służyć do ich symulacji / wykonania w narzędziach wspierających realizację procesów, nie nadaje się do analizy przestrzeni • Mylenie pojęcia mapy i modelu powoduje: – Błędy w zrozumieniu istoty procesów – Niespójność modeli – Braki w identyfikacji obszarów 2013-11-26 (c) MGX Infoservice 16 Jak modelować? • Wybór notacji modelowania: – – – – – – BPMN UML EPC Swimlane/Cross functional „Własna” notacja Zwykły diagram przepływu 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 17 Jak modelować? • Czego oczekujemy od notacji: – Będzie zrozumiała dla odbiorcy biznesowego i dla programisty – Nie będzie limitować modelującego – Pozwoli przekazać wystarczającą ilość informacji – Pozwoli na precyzyjną definicję logiki przepływu – Będzie zrozumiała dla dostawców – Będzie zrozumiała dla partnerów z którymi musimy omawiać współpracę – Będzie się nadawała również do innych zadań biznesowych • Innymi słowami notacja powinna być zgodna z jakimś standardem 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 18 Jak modelować? • BPMN – Precyzyjny, powszechny standard dedykowany do modelowania procesów biznesowych nie związany z żadnym z producentów • UML – Standard „programistów”, dobry na etapie wdrożenia, gorszy – analizy. Narzędzia symulacyjne nie wykorzystują UML. • EPC – „Standard” jednego producenta, nieefektywny w dużych modelach • Swimlane/Cross functional – Powszechny, ale niedoprecyzowany • „Własna” notacja – Ryzyko nieporozumień z innymi organizacjami • Zwykły diagram przepływu – Bardzo niedoprecyzowany 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 19 Jak modelować? • Dlaczego BPMN? – Stabilny standard – Silne wsparcie – ponad 75 producentów oprogramowania oficjalnie wspierających ten standard w tym: • • • • • BizAgi • BOC (Adonis) • Borland • Casewise HandySoft (BizFlow) • IBM (Business Process Manager) iGrafx • Oracle • Software AG (Aris) • Sparx (Enterprise Architect) i wiele innych … wspierających mniej oficjalnie np. Microsoft (Visio) czy polskie firmy takie jak Tecna, • Dysant, • Rodan, • Stylex – Mocno reprezentowany w : • Administracji Publicznej • Na uczelniach – Wspierający inne powszechne standardy: • WS-BPEL • XPDL – Kompletny: • Modelowanie przebiegu procesu w organizacji (orkiestracja) • Modelowanie współpracy pomiędzy organizacjami (choreografia) • Analiza komunikacji (konwersacja) • Standard przeznaczony JEDYNIE do modelowania procesów biznesowych 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 20 Jak modelować? • Czego oczekiwać od narzędzi do modelowania: – Zgodność ze standardem • Czy pozwala modelować np. w BPMN 2.0? – Łatwość i szybkość obsługi • Modelowanie to koszt – nieefektywne narzędzia to strata. – Łatwość dekompozycji • Podprocesy, łącza do innych procesów. – Możliwość uzupełniania dokumentacji o dokumenty tekstowe i arkusze • Wsparcie dla dokumentów Office, zewnętrznych linków – Sterowanie zakresem informacji pokazywanych / ukrywanych na diagramie – Wsparcie dla pracy grupowej (repozytoria) • Wspólna praca, publikacja on-line , zarządzanie wersjami i dokumentami 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 21 Jak modelować? • Czego jeszcze warto oczekiwać od narzędzi do modelowania: – Wsparcia dla RACIs, • Role, Stanowiska, Infrastruktura, Oprogramowanie – Wsparcie dla innych elementów Architektury Przedsiębiorstwa a w szczególności : • • • • Mierniki Ryzyko Wymagania Reguły biznesowe – Możliwości symulacji procesów celem: • Weryfikacji poprawności zamodelowania • Weryfikacji zasadności proponowanych zmian • Obliczenia korzyści z automatyzacji 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 22 Jak modelować? • Jak dobierać narzędzie: – Incydentalne modelowanie • „Papier pakowy” – Pojedyncze rysunki • Narzędzia darmowe – Ich niska produktywność jest rekompensowana brakiem kosztów – Małe projekty • Komercyjne narzędzia do modelowania o podwyższonej efektywności – Cena ich szybko jest rekompensowana wyższą wydajnością – Model jako komunikacja procesów w organizacjach • Narzędzia bazujące na repozytoriach z dostępem webowym – Zarządzanie dokumentacją i dostępem redukuje koszty wynikające z niepanowania nad wersjami procesów i ich niespójności – Takie narzędzia znajdują się w systemach klasy BPA 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 23 Jak modelować? • Kto powinien modelować? – Zespół wewnętrzny • Często brak doświadczenia • Inne „ważne” zadania – Konsultanci zewnętrzni • Nastawienie na oddanie pracy • Brak wewnętrznych (u odbiorcy) kompetencji na wyznaczenie im zadań i prawidłowego odbioru – Firmy wdrażające oprogramowanie • Tłumaczenie, że dostarczany produkt „jest właśnie waszą potrzebą” • Analiza „po łebkach” bo za to im nie płacą • Moim zdaniem jednak: – Przeszkolony zespół wewnętrzny wspierany przez zewnętrznego konsultanta – eksperta. 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 24 Czym jest BPMN? • Business Process Model and Notation (BPMN) jest: – stabilną graficzną notacją • (aktualna wersja 2.0 – 01.2011) – opisującą kroki w procesie biznesowym. – zaprojektowana tak, aby odzwierciedlić: • przepływ procesu i • informacji (komunikatów) • pomiędzy różnymi procesami. – Jednoznaczność modeli BPMN umożliwia ich symulacje, jeśli narzędzie do modelowania potrafi ją wykonać. 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 25 Kto powinien zainteresować się BPMN? • BPMN jest kierowany przede wszystkim do szeroko pojętych analityków biznesowych. – – – – szefowie różnych szczebli zarządzania, piony pełnomocników ds. Systemów Zarządzania Jakością konsultanci zewnętrzni i wewnętrzni, analitycy procesów biznesowych (np. Six Sigma Black Belts i Six Sigma Green Belts, Lean Manufacturing), – analitycy Rachunku Kosztów Działań (ABC), – grupy wdrożeniowe rozwiązań działających w architekturze SOA. 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 26 Kto powinien zainteresować się BPMN? • Łatwość tworzenia i zrozumiałość modeli predysponuje je do wykorzystywania we współpracy nawet z ludźmi o bardzo niskiej świadomości modelowania procesów (komunikowanie funkcjonowania procesu dla jego uczestników) • Zdolności symulacyjne oprogramowania (np. iGrafx) dają dodatkową wartość grafom zbudowanym w BPMN gdyż pozwalają ocenić: – prawidłowość zaproponowanej logiki • zwłaszcza w kontekście działań współbieżnych i komunikacji – wydajności proponowanych metod obiegu pracy – potrzebne zasoby, aby móc zrealizować założone cele – skutki finansowe proponowanych rozwiązań. 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 27 Diagram procesu biznesowego – podstawowe obiekty • Typy obiektów wykorzystane do modelowania przepływu: – Zdarzenia • Elementy łączenia obiektów • Okręgi • Linie – Czynności (z określonym początkiem i końcem) • Zaokrąglone prostokąty – Bramki • Romby • Inne elementy graficzne – – – – Dane Adnotacje Grupy Komunikaty 2013-11-26 – Przepływ procesu (Przepływ sekwencyjny) – Przepływ komunikatów – Powiązania – (Konwersacje) • Miejsca realizacji procesu • Prostokąty – Partnerzy (Uczestnicy, baseny) – Role Biznesowe (Partycje, Tory) (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 28 Typy diagramów procesów w BPMN Proces wewnętrzny – orkiestracja Procesy kooperacji Proces skrócony Choreografia 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw Konwersacja 29 Procesy w BPMN Przepływ normalny Wyjątki 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 30 Zamiast podsumowania • Korzyści z rozrysowania procesów – Lepsze zrozumienie logiki realizacji procesów • Analiza – Lepsze zapamiętywanie tej logiki • Uczenie się procesów – Łatwiejsza identyfikacja miejsc „problematycznych” • Doskonalenie – Lepsza weryfikacja stanu procesu • Wizualizacja mierników, ryzyka. 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 31 Zamiast podsumowania • Korzyści z zastosowania BPMN – Powszechny standard • Łatwość komunikacji modeli z innymi uczestnikami (partnerzy, dostawcy, analitycy) – Kompletność standardu • Nie ma ryzyka, że nie da się precyzyjnie odwzorować sytuacji biznesowej – Dostępność narzędzi - różnorodne narzędzia wspierające • Darmowe – dobre na rozpoczęcie „zabawy” z modelowaniem • Komercyjne – wyższa efektywność i w rezultacie tańsze stosowanie (niższy koszt przygotowania modelu) – Uniwersalność • Nadaj się zarówno do prostych prezentacji jak i złożonych analiz. 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 32 Zamiast podsumowania • Korzyści ze szkoleń BPMN – – – – Skrócenie czasu (i kosztu) opanowania notacji Pozyskanie dobrych praktyk modelowania Poznanie notacji i przykładów użycia Poznanie technik służących: • optymalizacji procesów – Jakościowa – Ilościowa • przygotowaniu dokumentacji na potrzeby wdrożeń systemów IT wspierających pracę przedsiębiorstw • Zapraszamy na szkolenia z BPMN 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 33 Organizacja nie ucząca się • Przypadek z życia nie stosowania zasad BPM – Duża organizacja zaimplementowała system wspomagający jej pracę i … uzyskała pogorszenie WSZYSTKICH parametrów pracy: • zadania wykonywano dłużej, • osobami o wyższych kompetencjach, • nie uzyskano pożądanych parametrów procesów. – Przyczyną tego był brak jasno sprecyzowanych wymagań dla zamawianego systemu wynikający ze szczątkowej analizy procesów w organizacji – Niezadawalające wyniki wdrożenia spowodowały decyzję o zmianie systemu „na lepszy”. Nie przeprowadzono analizy procesów bo przecież analiza została po poprzednim nieudanym wdrożeniu. • Czy to kolejne wdrożenie może się udać? 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 34 Pytania i odpowiedzi Piotr Biernacki MGX Infoservice Wilanowska 14a / 1ab 00-422 Warszawa GSM tel. +48 601 24 26 35 +48 22 71 111 71 [email protected] www.mgx.com.pl, www.igrafx.com, www.bpmn.org • Wszystkie modele BPMN wykorzystywane w tej prezentacji były wykonane za pomocą narzędzi iGrafx 2013-11-26 (c) MGX Infoservice - Systemy dla przedsiębiorstw 35
