Rozdział 4 JAK KORESPONDOWAĆ I SPORZĄDZAĆ PISMA
advertisement
Rozdział 4 JAK KORESPONDOWAĆ I SPORZĄDZAĆ PISMA DYPLOMATYCZNE I SŁUŻBOWE? Podstawowe rodzaje pism dyplomatycznych – nota werbalna, nota podpisana i pro memoria. Jak pisać – technika z zasady sporządzania pism służbowych. Notatka służbowa. Notatka informacyjna. Notatka analityczna. Depesza-szyfrogram. Claris. Umiejętność sporządzania pism i prowadzenia korespondencji odgrywa wiodącą rolę w życiu urzędowym, a szczególną i specyficzną w relacjach międzynarodowych. Metody prowadzenia oficjalnej korespondencji są znane, studiowane i nauczane, zaś Protokół Dyplomatyczny jednoznacznie określa formalne wymogi pism stosowanych w korespondencji dyplomatycznej i oficjalnej. Najczęściej spotykane rodzaje pism dyplomatycznych Nota werbalna Nota podpisana deklaracja Pro memoria komunikat oświadczenie Apel Manifest Odezwa Rozdział 4. Jak korespondować i sporządzić pisma ... 85 Poznanie tych podstawowych form korespondencji oficjalnej jest niezbędne dla sprawnego funkcjonowania w środowisku międzynarodowym. Jak wspomniano na wstępie, zadaniem niniejszej książki nie jest jednak powtarzanie, czy systematyzowanie informacji ze znanych dziedzin Protokołu Dyplomatycznego. Niemniej jednak warto wskazać na trzy pisma dyplomatyczne, które – choć stosowane wyłącznie w tzw. obrocie dyplomatycznym – mają bądź szczególne znaczenie praktyczne (i z tego względu warto znać zasady ich sporządzania i funkcjonowania), bądź też mogą również znaleźć ważne analogie w pracy urzędniczej czy biznesowej. Z tego też względu z całej palety pism dyplomatycznych przyjrzymy się bliżej: — nocie werbalnej — nocie podpisanej — i dokumentowi zwanemu aide memoire lub pro memoria Þ Dla osób szczególnie zainteresowanych zasadami prowadzenia korespondencji dyplomatycznej i sporządzania pism dyplomatycznych warta polecenia jest książka doświadczonego dyplomaty, Juliana Sutora – Korespondencja dyplomatyczna (wydawana od 1992 r.), zawierająca również liczne przykłady takich pism. 86 Część I. Struktura noty werbalnej Ministerstwo Spraw Zagranicznych Nr ................................................... Nota werbalna Ministerstwo Spraw Zagranicznych przesyła wyrazy szacunku Ambasadzie ... i pozwala sobie powiadomić ... . (...) Ministerstwo Spraw Zagranicznych korzysta z okazji, by ponowić Ambasadzie ... wyrazy najwyższego poważania. JB Warszawa, dnia 23 sierpnia 2005 roku Ambasada ......................... w Warszawie Nota werbalna jest najczęściej używanym pismem dyplomatycznym, zarówno w sprawach bieżących, jak i w sprawach o zasadniczej wadze. Na przykład nota werbalna informująca o zakończeniu procedury wiązania się umową międzynarodową w danym państwie będzie decydować (data jej przekazania) o momencie wejścia umowy w życie. Noty werbalne – jak wspomniano – są pismem stricte dyplomatycznym: stosowane są do korespondencji między ministerstwami spraw Rozdział 4. Jak korespondować i sporządzić pisma ... 87 zagranicznych różnych państw, między ministerstwem spraw zagranicznych a placówkami dyplomatycznymi akredytowanymi w danym państwie, z drugiej strony między takimi placówkami a ministerstwem spraw zagranicznych, w końcu – między placówkami zagranicznymi. Generalne zasady sporządzania noty werbalnej: — pisana jest w trzeciej osobie liczby pojedynczej; — rozpoczynają ją i kończą specjalne formuły grzecznościowe – rozpoczynająca i kończąca (por. struktura); — pisana jest na specjalnym papierze notowym – polski papier notowy jest nieco grubszym (lepszej jakości niż normalny papier maszynowy) białym papierem z tłoczonym orzełkiem i napisem „Rzeczpospolita Polska” (na górze); kopie natomiast sporządzane są na normalnym papierze maszynowym; — sporządzana jest na arkuszach formatu A-4, przy czym zwyczajowo margines z lewej stronie powinien wynosić 1/3 szerokości strony; obecnie coraz częściej odchodzi się – niestety – od tej praktyki; w każdym razie margines z lewej strony powinien być zdecydowanie szerszy w porównaniu z marginesem z prawej strony; — tekst powinien rozpoczynać się nieco powyżej połowy pierwszego arkusza; jeżeli tekst noty jest dłuższy i „przechodzi” na kolejną stronę (strony), to na ostatniej stronie pozostawia się co najmniej trzy akapity; — nota werbalna pieczętowana jest dużą pieczęcią okrągła (ministerstwa, ambasady), zasadniczo w taki sposób, aby część pieczęci zachodziła na wiersz z datą; — nota werbalna nie jest podpisywana lecz parafowana (pierwszą literą imienia i nazwiska osoby upoważnionej); parafa powinna być postawiona w taki sposób, aby początek parafy rozpoczynał się na ostatnim znaku graficznym zamykającej formuły grzecznościowej; — adres (ambasady, ministerstwa spraw zagranicznych) umieszczany jest w lewym, dolnym rogu; jeżeli nota liczny więcej niż jedną stronę – zawsze na pierwszej stronie; stosuje się w tym przypadku formy skrócone – tak co do nazwy państwa, jak i adresu (zwykle tylko nazwa miasta); chodzi wszak o obrót urzędowy, a noty zwykle dostarczane są przez posłańca;
