Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w

Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach PolskoLitewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 2.
Niniejsze wytyczne nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, w szczególności ustawy
o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej
i skarbowej;
Raport sporządzony niezgodnie z niniejszymi wytycznymi do raportu finansowego nie zostanie
zaakceptowany, beneficjent zostanie poproszony o jego poprawę w wyznaczonym czasie,
a bieg terminu, w jakim Narodowa Instytucja Zarządzająca winna dokonać rozliczenia, zostanie
wstrzymany do momentu przedłożenia poprawnego rozliczenia.
WYTYCZNE OGÓLNE
1. Raport finansowy zawiera ostateczną kalkulację przyznanego dofinansowania w oparciu o dane
projektu po jego zrealizowaniu (np. czas trwania działań, liczba uczestników).
2. Daty wystawienia dokumentów finansowych uwzględnionych w rozliczeniu oraz ich płatności
muszą zawierać się w okresie obowiązywania umowy (patrz: pkt. A.7 umowy finansowej)
3. Do raportu należy załączyć oświadczenie (zgodnie z załącznikiem nr 3 raportu finansowego)
o poniesieniu kosztów, właściwie wypełnione i podpisane przez osoby uprawnione zgodnie z KRS
lub innym dokumentem statutowym.
4. Wysokość zaakceptowanego budżetu może się zwiększyć jedynie w przypadku zrealizowania
(wykorzystania) 100% zatwierdzonego we wniosku budżetu będącego integralną częścią umowy.
5. Zwiększenie budżetu może nastąpić w wyniku zwiększania wkładu własnego.
6. Rzeczywisty procent dofinansowania określony w pozycji A.6 umowy finansowej nie może ulec
zwiększeniu.
7. Zrealizowany budżet przedstawiony w raporcie końcowym musi być odzwierciedleniem budżetu
zatwierdzonego we wniosku. Wszelkie zmiany wymagają odrębnej zgody Funduszu. Należy
uzasadnić konieczność zmian.
8. W przypadku gdy faktyczne koszty projektu będą niższe od obliczonego dofinansowania, różnicę
należy zwrócić na konto Funduszu po otrzymaniu pisemnego wezwania.
9. W sytuacjach wyjątkowych możliwe jest przesunięcie kwot pomiędzy kategoriami opartymi na
kosztach rzeczywistych (koszty podróży, koszty upowszechniania rezultatów projektów).
O potrzebie dokonania przesunięć kosztów rzeczywistych maksymalnie do 10% wartości
przyznanej kwoty w danej kategorii, należy powiadomić Fundusz.. Przesunięcia przekraczające
10% wartości przyznanej kwoty każdej z kategorii, której przesunięcie dotyczy wymagają
podpisania stosownego aneksu do umowy finansowej, podpisanego w terminie obowiązywania
umowy. Każdy przypadek rozpatrywany jest indywidualnie. Należy uzasadnić konieczność
dokonania przesunięć.
10. Należy załączyć kopie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów w ramach wszystkich
kategorii przedstawionych w budżecie (100% budżetu, w tym także wkład własny). UWAGA! Suma
rozpisanych kwot (podział na dofinansowanie ze środków finansowych otrzymanych od Funduszu
i wkład własny) musi stanowić kwotę brutto faktury.
i
Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach PolskoLitewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 2.
11. Wszystkie przedstawiane kopie dokumentów muszą zostać potwierdzone za zgodność
z oryginałem
przez
osobę
upoważnioną
do
reprezentowania
beneficjenta
wg
KRS
lub przez księgowego rozliczającego projekt. Potwierdzenie za zgodność z oryginałem należy
wykonać na wszystkich stronach dokumentu, jeżeli występuje na nich tekst. Kopia dokumentu musi
być wykonana tak, aby widoczny był jego opis.
12. W przypadku, gdy oryginał dokumentu znajduje się w partnerskiej organizacji za granicą, wówczas
w organizacji powinna znaleźć się kopia tego dokumentu potwierdzona za zgodność z oryginałem
przez uprawnioną osobę z organizacji partnerskiej.
13. Za dowody dokumentujące poniesione koszty (dowody księgowe) Polsko-Litewski Fundusz
Wymiany Młodzieży uznaje dokumenty, które wskazuje ustawa z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości z późniejszymi zmianami. Każdy z ww. dowodów poniesienia kosztów
sfinansowany z Funduszu należy opisać wg następującego wzoru: „Wydatek w wysokości
________(waluta dokumentu) sfinansowano z Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży z
dotacji MEN. Projekt nr___________ . Koszty sfinansowane z wkładu własnego/innych źródeł
powinny posiadać opis: „Wydatek w wysokości _______ (waluta rachunku) został sfinansowany
przez/z i stanowi wkład własny/z innych źródeł do projektu nr ______. „.
Suma rozpisanych kwot (podział na projekty oraz wkład własny) musi stanowić kwotę brutto
dokumentu. Powyższe opisy muzą być opatrzone datą oraz podpisem osoby opisującej dokument.
14. Dokumenty załączone w rozliczeniu należy ułożyć wg kategorii i w kolejności zgodnej
z zestawieniami kosztów poniesionych w ramach projektu.
15. Na potrzeby raportu końcowego kategorie budżetowe należy przeliczyć na EUR według kursu
podanego w pkt. 3.5 umowy finansowej.
PRZELICZANIE KOSZTÓW PONIESIONYCH W TRAKCIE PROJEKTU
16. Wszelkie koszty udokumentowane dowodami wystawionymi w walutach innych niż PLN należy
przeliczyć na PLN stosując miesięczne kursy obrachunkowe wymiany ustalone przez Komisję
Europejską i opublikowane na jej stronie internetowej http://ec.europa.eu/budget/inforeuro z
miesiąca wystawienia dokumentu. Wszystkie muszą być poniesione w datach obowiązywania
umowy, np. koszty biletów zakupionych przed okresem obowiązywania umowy zwrócone
uczestnikom w czasie trwania umowy nie będą uznane za koszty uprawnione. Ważne jest, aby
data wystawienia dokumentu finansowego, data sprzedaży oraz data uregulowania zobowiązania
mieściły się w okresie uprawnionym.
17. Przy przekazywaniu środków dla organizacji partnerskich z zagranicy należy zwrócić szczególną
uwagę na zachowanie przepisów polskiego prawa.
18. Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich powinny być udokumentowane w księgowości
organizacji za pomocą:

Umowy z partnerem (w przypadku grup nieformalnych nie musi być umowy, ale konieczne jest
oświadczenie/request for payment, w którym leader grupy przyjmuje środki na swoje konto
ii
Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach PolskoLitewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 2.
w imieniu konkretnej grupy partnerskiej w projekcie)

Wezwania do zapłaty (request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej
przez organizację partnerską

Wyciągu bankowego
KOSZTY PODRÓŻY
19. Dokumentem poświadczającym poniesienie kosztów podróży dla transportu liniowego (pociąg,
autobus, bus za okazaniem biletu) jest kopia biletu wystawionego dla uczestnika projektu wraz
z widoczną ceną. Jeżeli cena nie jest umieszczona na bilecie bądź umieszczona kwota różni się od
faktycznie zapłaconej, wymagane jest przedstawienie dodatkowo kopii faktury; dla transportu
wynajętego (autokar, bus itp.) należy załączyć fakturę.
20. Do rozliczenia kosztów podróży transportu liniowego jedynie na podstawie faktury konieczna jest
pisemna zgoda Narodowej Instytucji Zarządzającej, jednak musi na niej figurować nazwisko
uczestnika, dla którego zakupiony został bilet.
21. Zmiana środka transportu wskazanego we wniosku na samochód osobowy wymaga odrębnej
zgody Funduszu otrzymanej przed odbyciem podróży. Rozliczenie podróży prywatnym
samochodem osobowym należy sporządzić na podstawie stawek urzędowych ustalonych przez
Ministra Infrastruktury (ryczałt za kilometr) oraz oświadczenia o wykorzystaniu samochodu do
celów projektu. Jeżeli podróż odbywa się samochodem wynajmowanym, koszt naliczony w ramach
projektu należy ograniczyć do kwoty faktury lub do kwoty wyliczonej na podstawie stawek
określonych tak jak przy podróży prywatnym samochodem osobowym (w zależności od tego, który
wariant jest najtańszy). Do raportu końcowego należy przedstawić fakturę(-y) za wynajem oraz
kalkulację kosztów podróży przy zastosowaniu stawki za kilometr.
WSPÓŁFINANSOWANIE PROJEKTU
22. Wkład w projekt inny niż dofinansowanie z Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży
(współfinansowanie) może przybierać dwie formy: wkład finansowy i rzeczowy. Wkład rzeczowy
może stanowić maksymalnie 40% wkładu własnego.
23. Wkład finansowy to: własne środki finansowe Beneficjenta, środki finansowe przekazane przez
osoby trzecie.
24. Wkład rzeczowy to udostępnianie/przekazywanie dóbr przez osoby trzecie.
25. Wkładem finansowym i rzeczowym mogą być tylko koszty kwalifikowane.
26. Wkładem finansowym są środki pieniężne przeznaczone na realizację projektu. W trakcie realizacji
projektu należy deklarowaną kwotę przeznaczyć na wydatki związane z jego realizacją,
odpowiednio je dokumentując (faktury, rachunki, noty, dowody zapłaty).
27. Beneficjent musi posiadać dokumenty potwierdzające aktualną wartość i wycenę wkładu
rzeczowego.
28. Wartość obliczana w przypadku wkładu rzeczowego nie może przekroczyć:
iii
Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach PolskoLitewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 2.

kosztów faktycznie poniesionych i należycie potwierdzonych dowodami księgowymi osób
trzecich, które przekazały taki wkład beneficjentowi nieodpłatnie, ale ponoszą związane z tym
koszty,

kosztów powszechnie akceptowanych na danym rynku w przypadku danego rodzaju wkładu,
gdy nie ponosi się żadnych kosztów. Kwoty deklarowane jako wartość wkładu rzeczowego
musza być ustalane w oparciu o ceny rynkowe.
29. Dla udokumentowania wysokości wniesionego wkładu rzeczowego dla projektu wymaga się
następujących dokumentów:

umowy użyczenia (sprzętu itd.) lub

umowy darowizny, umowy sponsoringu lub

umowy o wolontariacie określającej zakres obowiązków, liczbę godzin pracy na rzecz
projektu, stawkę za godzinę pracy;
oraz przedstawienia sposobu kalkulacji do każdego z ww. dokumentów. Kalkulacja ta powinna
zawierać dowody księgowe osób trzecich, potwierdzających poniesienie kosztów lub w przypadku
braku ich poniesienia, podstawę wysokości ich naliczenia w oparciu o udokumentowane ceny
rynkowe.
30. Każdy z ww. dokumentów powinien wskazywać na określoną wartość wyrażoną w PLN.
UMOWY CYWILNO-PRAWNE
31. Umowy cywilno-prawne zawierane w ramach projektu muszą być podpisane w okresie
obowiązywania umowy finansowej. Wynikające z umów płatności muszą być dokonane w czasie
obowiązywania umowy finansowej.
32. Do dokumentów poświadczających poniesienie kosztów w ramach umów cywilno-prawnych muszą
zostać także załączone dokumenty potwierdzające odprowadzenie składek do ZUS oraz podatku
dochodowego od osób fizycznych do US. Kwoty naliczonych składek ZUS oraz wartości PDOF
powinny zostać uregulowane w okresie obowiązywania umowy.
UWAGA:
Należy pamiętać, że zgodnie z wymogami polskiego prawa, wszelkie dokumenty księgowe powinny
być przechowywane w archiwum organizacji przez okres pięciu lat od daty wygaśnięcia umowy
finansowej i w tym okresie mogą podlegać kontroli właściwych instytucji polskich i europejskich.
iv