Wielkopolska Rada Koordynacyjna - Ministerstwo Rodziny, Pracy i

Poznań 29.02.2016
Sz.P.
Krzysztof Michałkiewicz
Sekretarz Stanu
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Szanowny Panie
Załączamy wykaz uwag, które zebraliśmy od organizacji pozarządowych w związku z konsultacjami Projektu
rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów
dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (z dnia 10 lutego 2016 r.).
1. UWAGA NR 1 DO ZAŁĄCZNIKA NR 1 OFERTA ORAZ OFERTA WSPÓLNA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO:
II Dane Oferenta (ów).
Punkt 1.
Proponujemy rozbicie punktu 1 na podpunkty określające poszczególne dane Oferenta do wpisania. Umieszczenie
wszystkich informacji z jednym ciągu może spowodować, że Oferent przypadkowo pominie i nie poda jakichś danych,
co skutkować może odrzuceniem oferty na etapie formalnym.
Proponowany zapis:
1. Nazwa oferenta (-ów)
1a. Forma prawna oferenta (-ów)
1b. Numer Krajowego Rejestru
Sądowego lub innej ewidencji
1c. Adres siedziby oferenta (-ów)
1d. adres do korespondencji
oferenta (-ów) (jeśli dotyczy)
2. UWAGA NR 2 DO ZAŁĄCZNIKA NR 1 OFERTA ORAZ OFERTA WSPÓLNA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO:
IV. Opis zadania publicznego proponowanego do realizacji:
2. Diagnoza potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania publicznego wraz z opisem odbiorców tego
zadania
Proponujemy wprowadzenie, tak jak w przypadku „Krótkiej charakterystyki zadania…” limitu słów do 1000. Diagnoza
potrzeb powinna być rzeczowa i konkretna. Czasami jednak zdarza się, że jest ona dłuższa niż sam opis działań i
niekoniecznie nawiązuje do samej treści projektu. Lepiej żeby diagnoza była krótsza, ale bardziej nawiązywała do
planowanych działań.
Proponowany zapis:
2. Diagnoza potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania publicznego wraz z opisem odbiorców tego
zadania (opis diagnozy nie powinien być dłuższy niż 1000 słów)
3. UWAGA NR 3 DO ZAŁĄCZNIKA NR 1 OFERTA ORAZ OFERTA WSPÓLNA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO:
IV. Opis zadania publicznego proponowanego do realizacji: 5 Harmonogram
Proponujemy zrezygnowanie z załącznika nr 1. Harmonogram na kolejne lata mógłby być rozpisywany w tej samej
tabeli jako jej kontynuacja. Nie ma potrzeby wówczas dołączania do oferty oddzielnego załącznika.
Proponowana struktura tabeli zawartej w ofercie:
5. Harmonogram
Zadanie publiczne realizowane w okresie od ……………. do ……………….
(należy podać terminy rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych działań wraz ze wskazaniem oferenta lub inny podmiot
realizujący dane działanie)
L.p.
Nazwa działania
Oferent (-ci) lub inny podmiot11)
odpowiedzialny (-ni) za działanie
Planowany termin realizacji
4. UWAGA NR 4 DO ZAŁĄCZNIKA NR 1 OFERTA ORAZ OFERTA WSPÓLNA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO:
IV. Opis zadania publicznego proponowanego do realizacji: 6. Planowany kosztorys ze względu na rodzaj
kosztów…
Proponujemy zrezygnowanie z załącznika nr 2. Kosztorys na kolejne lata mógłby być rozpisywany w tej samej tabeli
jako jej kontynuacja z zaznaczeniem w ostatniej kolumnie roku, którego koszt dotyczy. Nie ma potrzeby wówczas
dołączania do oferty oddzielnego załącznika. Każdy załącznik do oferty niesie ze sobą ryzyko błędu, dlatego
uważamy, że wszystkie dane powinny być zawarte w proponowanym wzorze oferty.
Dodatkowo uważamy, że szczegółowe rozbicie finansowego wkładu własnego w kosztorysie idzie w kierunku
nadmiernej formalizacji działań organizacji oraz usztywnienia kosztorysu. Bardzo często na etapie pisania oferty
prognozujemy potencjalny wkład własny. Np. zakładamy, że otrzymamy jakąś dotację a wyniki konkursu mogą
okazać się dla nas niepomyślne. Zgodnie z aktualnie zaproponowaną strukturą kosztorysu, należy zmienić wówczas
ofertę (aneksować umowę) i np. przesunąć ciężar wkładu własnego na środki własne. Lepiej byłoby, gdyby
organizacja globalnie deklarowała wysokość finansowego wkładu własnego w kosztorysie i sama na etapie realizacji
projektu mogła zadecydować o proporcji pomiędzy wkładem finansowym własnym, pozyskanym z innych źródeł czy z
opłat od uczestników. Aktualny kształt kosztorysu w odniesieniu do finansowego wkładu własnego idzie w stronę
coraz silniejszego uszczegóławiania oferty i usztywniania budżetu przy czym sama logika konkursów ofert z założenia
jest bardzo nieprzewidywalna z czego wnioskujemy, że propozycja usztywnienia kosztorysu nie odpowiada realiom
zarządzania finansami projektu.
Proponowana struktura tabeli zawartej w ofercie:
6. Planowany kosztorys ze względu na rodzaj kosztów
Zadanie publiczne realizowane w okresie od ……………. do ……………….
Lp.
Rodzaj kosztów
(należy uwzględnić
wszystkie planowane
koszty, w szczególności
zakupu usług, zakupu
rzeczy, wynagrodzeń)
I
Koszty merytoryczne8)
Ilość
jednostek
Koszt
jednostkowy
(w zł)
Koszt
całkowity
(w zł)
z
wniosko
wanej
dotacji
(w zł)
z tego z
finansowych
środków
własnych,
środków z
innych
źródeł , w
tym wpłat i
opłat
adresatów
zadania
publicznego
(w zł)
z wkładu
osobowego6)
(w zł)
z
wkładu
rzeczowego7)
(w zł)
Numer(-y)
lub nazwa
(-y)
działania
(-ań) i rok
zgodnie z
harmonogramem
%
%
%
%
1) ……………………………
2) ……………………………
3) ……………………………
II
Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne9)
1) ……………………………
2) ……………………………
3) ……………………………
III
Ogółem:
Planowane koszty
poszczególnych
oferentów10)
Procentowy udział
źródeł w całkowitym
koszcie związany z
realizacją zadania
100% %
%
%
5. UWAGA NR 5 DO ZAŁĄCZNIKA NR 1 OFERTA ORAZ OFERTA WSPÓLNA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO:
IV. Opis zadania publicznego proponowanego do realizacji:
7. Informacja o zamiarze odpłatnego wykonania zadania
8. Wkład osobowy i rzeczowy przewidziany do wykorzystania przy realizacji zadania publicznego.
Proponujemy, by wycena dotycząca odpłatnego wykonania zadania oraz wycena wkładu osobowego i rzeczowego
mogła być wyceną szacunkową. Uzasadnienie j/w.
Proponowany zapis:
7. Informacja o zamiarze odpłatnego wykonania zadania (jeżeli oferent (-ci) przewiduje (-ą) pobieranie świadczeń
pieniężnych od adresatów zadania należy opisać, jakie będą warunki pobierania tych świadczeń, jaka będzie
szacunkowa wysokość świadczenia poniesiona przez pojedynczego adresata oraz jaka będzie szacunkowa łączna
wartość świadczeń)
8. Wkład osobowy i rzeczowy przewidziany do wykorzystania przy realizacji zadania publicznego.
1) Należy dokonać szacunkowej wyceny wkładu osobowego 6), który zostanie wykorzystany przy realizacji zadania.
Proszę szczegółowo opisać zasady zaangażowania wkładu osobowego w realizację poszczególnych działań
2) Należy dokonać szacunkowej wyceny wkładu rzeczowego7), który zostanie wykorzystany przy realizacji zadania.
Proszę szczegółowo opisać zasady zaangażowania wkładu rzeczowego w realizację poszczególnych działań
6. UWAGA NR 1 DO ZAŁĄCZNIKA NR 5 - SPRAWOZDANIE ZWYKŁE:
Proponujemy by Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków dostosować analogicznie do uwag dotyczących
oferty. Chodzi w szczególności o punkty: Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów oraz 6. Zestawienie faktur –
zsumowanie finansowego wkładu własnego w jednej kolumnie oraz określenie roku realizacji zadania w kolumnie
dotyczącej nazwy zadania.
7. UWAGA NR 1 DO ZAŁĄCZNIKA NR 3 - RAMOWY WZÓR UMOWY
Proponujemy by treść umowy dostosować do wyżej wskazanych uwag.
Ponadto proponujemy szczegółowe określenie terminu jaki organizacja ma na odpowiedź udzielaną w przypadku
kontroli oraz w przypadku uwag do sprawozdania:
a/ paragraf 9 ust. 2:
Proponowany zapis:
2. W ramach kontroli, o której mowa w ust. 1, osoby upoważnione przez Zleceniodawcę mogą badać dokumenty i
inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania
publicznego, oraz żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania zadania publicznego.
Zleceniobiorca (-y) na żądanie kontrolującego zobowiązuje (-ą) się dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne
nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego jednak nie
krótszym niż 5 dni roboczych licząc od następnego dnia roboczego po dniu dostarczenia.
b/ paragraf 10, ust. 4:
Proponowany zapis:
4. Zleceniodawca ma prawo żądać, aby Zleceniobiorca (-y), w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni
roboczych licząc od następnego dnia roboczego po dniu dostarczenia, przedstawił (-li) dodatkowe informacje,
wyjaśnienia oraz dowody do sprawozdań, o których mowa w ust. 1–3. Żądanie to jest wiążące dla Zleceniobiorcy (ów).
Mamy nadzieję na uwzględnienie naszych uwag do Projektu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki
Społecznej w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz
wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (z dnia 10 lutego 2016 r.) oraz jego załączników.
Z poważaniem
Justyna K. Ochędzan
Prezes Federacji WRK