WSTĘP

Katarzyna Żwirek – praktykantka w ABK
ADAPTACJA ZAWODOWA
Adaptacja to proces przystosowania do nowych warunków. Angielski termin induction pochodzi od
łacińskiego słowa oznaczającego wprowadzenie, pokazywanie drogi. Adaptacja nowych pracowników jest
ostatnią fazą procesu selekcji i doboru pracowników i polega na wprowadzeniu pracownika do organizacji
i wdrożenia go do zadań. Podstawowym celem procesu adaptacji nowoprzyjętych pracowników jest możliwie
jak najszybsze i zarazem bezkonfliktowe włączenie pracownika do organizacji, polegające przede wszystkim na
przekazaniu wzorców zachowań wymaganych od pracownika w przyszłości. Aby uzyskać wspomniany efekt
prawidłowo przeprowadzony proces adaptacji powinien umożliwiać pracownikowi pełne poznanie organizacji:
jej celów, struktury, zasad funkcjonowania, kultury organizacyjnej, założeń systemu motywacyjnego, przybliżyć
zakres zadań i oczekiwań związanych z pracą na danym stanowisku, przedstawić wszystkim pracownikom, z
którymi będzie w przyszłości współpracował oraz zapoznać pracownika z typowymi metodami pracy
stosowanymi w organizacji do realizacji zadań itp. Proces adaptacyjny, który pozwoli osiągnąć przedstawione
cele nie tylko odbije się korzystnie na pozytywnym postrzeganiu organizacji przez pracownika prowadzącym do
zwiększenia motywacji do pracy, ale przede wszystkim pozwoli on osiągnąć pracownikowi pełną efektywność
na poziomie doświadczonych pracowników w znacznie krótszym czasie, co wiąże się z wymiernymi
korzyściami dla organizacji.
Adresatami procesu adaptacji mogą być:
- pracownicy rozpoczynający pierwszą pracę,
- nowo przyjmowani pracownicy,
- pracownicy przekwalifikowani,
- pracownicy zmieniający miejsce pracy.
ISTOTA PROCESU ADAPTACJI
Istota procesu adaptacji sprowadza się do przekazania nowemu pracownikowi wszystkich niezbędnych
informacji organizacyjnych pozwalających na efektywne realizowanie powierzonych zadań. Z tego powodu
rezultaty jakie osiągane są w ramach procesu adaptacyjnego w znacznej mierze zależą od ogólnego poziomu
komunikacji wewnętrznej jaki występuje w organizacji. Generalnie w organizacjach, w których system
komunikacji wewnętrznej dobrze funkcjonuje, proces adaptacji mimo niskiego stopnia sformalizowania może
przynieść zadowalające efekty. W organizacjach, w których system informacyjno-komunikacyjny charakteryzuje
się licznymi niedomaganiami proces adaptacyjny powinien przybrać postać w pełni sformalizowaną, z
dokładnym określeniem kanałów komunikacji i rodzajów informacji wspomagających analizowany proces.
Celem adaptacji jest możliwie bezkonfliktowe włączenie pracownika do organizacji, przyjęcie i przyswojenie
przez niego nowej roli. Proces adaptacji ma na celu zapewnienie sprawnego funkcjonowania danej organizacji.
Poprawnie przeprowadzony proces adaptacyjny nowego pracownika gwarantuje:
- ustabilizowanie załogi, zmniejszenie poziomu fluktuacji związanej z brakiem przystosowania,
- ukształtowanie pozytywnych postaw pracowniczych i wyeliminowanie negatywnych,
- poprawę poziomu integracji pracowniczej – zwiększenie poczucia przynależności do firmy,
- poprawę atmosfery pracy i stosunków międzyludzkich,
- zwiększenie poziomu zadowolenia i motywacji pracowników,
- uzyskanie pełnej efektywności nowo przyjętych pracowników w możliwie najkrótszym czasie,
- zmniejszenie napięcia i stresu związanego z podjęciem nowej pracy,
- podniesienie poziomu wydajności, jakości pracy i wyników ekonomicznych,
- sondowanie potencjału i aspiracji pracowników.
Informacje, które powinny zostać przekazane podczas procesu adaptacyjnego składają się na tzw. grupę
informacji współdziałania tworzonych w przedsiębiorstwie dla jego potrzeb. Ich podstawową funkcją w
przedsiębiorstwie jest tłumaczenie pracownikom sensu pracy i życia w pracy. Chodzi tu o wyjaśnienie każdemu,
czemu służy to, co wykonuje i jak jest usytuowany w stosunku do innych członków załogi przedsiębiorstwa. W
ten sposób można wpływać na zachowania indywidualne i ułatwiać synergię wysiłków indywidualnych. Ale
przedsiębiorstwa z reguły nie doceniają roli tego rodzaju informacji i nie uświadamiają sobie ich wpływu na
wyniki ekonomiczne.
Upowszechnianie informacji z zakresu wymienionych obszarów tematycznych, składających się na
proces adaptacji, może dokonywać się przy wykorzystaniu różnorodnych kanałów i metod, takich jak np.:
broszury o firmie, zapoznanie z regulaminem organizacyjnym, przydzielenie specjalnego opiekuna
sprawującego opiekę nad wdrożeniem do pracy (tzw. mentora), zaznajomienie z ludźmi, z którymi nowy
pracownik będzie współpracował, prezentacja filmów o firmie itp. Szczegółowo zidentyfikowane informacje w
ramach poszczególnych grup tematycznych wraz z podaniem możliwych do wykorzystania na poszczególnych
etapach metod i kanałów upowszechniania informacji zostaną zaprezentowane w ramach proponowanego
modelu infomacyjno-komunikacyjnego wspomagania adaptacji do pracy. Celem adaptacji zawodowej jest
zapoznanie pracownika z organizacją i przygotowanie go do właściwego pełnienia roli zawodowej oraz
ułatwienie i skrócenie okresu przystosowania się do pracy (startu zawodowego). Adaptacja może odbywać się
wraz ze specjalnym szkoleniem towarzyszącym, bądź bez niego. Może mieć wymiar grupowy lub indywidualny
(dotyczyć poszczególnych pracowników). W tym ostatnim przypadku rozróżnia się :
• przegrupowanie (przeszeregowanie) zawodowe, powodujące ponowne zatrudnienie na stanowisku pracy o
treści zbliżonej do dotychczas wykonywanej przez pracownika;
• rekonwersję zawodową, powodującą ponowne zatrudnienie na stanowisku pracy o treści w istotny sposób
różniącej się od dotychczas wykonywanej przez pracownika;
• przekwalifikowanie, powodujące przekształcenia profilu kompetencji (tzn. wiedzy, umiejętności,
doświadczenia i postaw) znaczącej części pracowników w przedsiębiorstwie.
Efektem procesu adaptacji jest przystosowanie zawodowe, które może mieć cztery formy:
•przystosowanie pełne – gdy pracownik jest przydatny i czerpie satysfakcję z pracy;
•przystosowanie zewnętrzne – gdy pracownik jest przydatny, ale praca nie dostarcza mu satysfakcji;
•przystosowanie wewnętrzne – gdy przydatność pracownika jest znikoma, ale praca dostarcza mu satysfakcji;
•brak przystosowania – gdy pracownik nie jest przydatny i praca nie dostarcza mu satysfakcji.
Prawidłowa realizacja tego procesu wymagałaby zatem uwzględnienia dwóch elementów:
1. Czasu wprowadzania, który można podzielić na dwa okresy:
• od pierwszego kontaktu do zawarcia stosunku pracy (w tym przypadku 1 tydzień);
• od momentu rozpoczęcia pracy do momentu zaadoptowania się pracownika, przy czy, długość adaptacji jest
zależna od indywidualnych predyspozycji pracownika, stosowanych przez organizację procedur, kwalifikacji i
umiejętności osób dokonujących wprowadzenia (2 – 3 tygodnie).
2. Czynniki wpływające na sposób wprowadzenia, wśród których można wymienić:
• czynniki instytucjonalne, tj.:
- opiekun – długoletni, doświadczony pracownik, cieszący się autorytetem, potrafiący pomagać w
przezwyciężaniu trudności, w organizowaniu i wykonywaniu pracy, z uprawnieniami do wnioskowania o
przeszkolenie pracownika, o udzielenie pochwały, o przyznanie wyróżnienia lub nagrody, o podwyższenie
wynagrodzenia, o udzielenie kary;
- bezpośredni przełożony – który dokonuje wprowadzenia merytorycznego;
- dział (komórka) personalny – który powinien nadzorować przestrzeganie trybu wprowadzania do pracy
(ustalonego w organizacji programu adaptacji społeczno – zawodowej), wnioskować w sprawie powołania
opiekuna, włączyć problematykę adaptacji społeczno – zawodowej do systemu szkolenia i doskonalenia;
• czynniki techniczne, określające metody wprowadzania do pracy, w tym metody informacyjne:
formalne – zwiedzanie organizacji, biuletyny informacyjne, informatory, regulaminy, instrukcje, prelekcje,
filmy szkoleniowe; merytoryczne – formułowanie zadań, pokaz sposobu wykonywania pracy, wyposażenie w
środki pracy i w środki ochrony.
Proces adaptacji społeczno – zawodowej w przypadku np.: office managera wyglądałby następująco:
I. Okres 1 tygodnia:
• to czas zawarcia stosunku pracy, pisemnego ustalenia zakresu obowiązków, zapoznanie się z zasadami
wynagrodzeń i podstawowymi uprawnieniami pracowniczymi.
II. Okres 1 tygodnia:
• to czas przeznaczony na zwiedzanie organizacji, zapoznanie się z jej regulaminem i pracownikami;
przeglądanie biuletynów informacyjnych o firmie.
III. Okres 1 miesiąca:
• wstępne szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, otrzymanie właściwych instrukcji co do sposobu
wykonywania
obowiązków
pracowniczych;
• rozpoczęcie pracy w wydziałowych komórkach planistycznych – dział kreatywny (realizacja projektów reklam,
obróbka komputerowa).
IV.Okres 2 miesięcy:
• rozpoczęcie pracy w dziale obsługi klienta (utrzymywanie kontaktów z klientami, zabieganie o nowych
klientów, rozwijanie owocującej w pozytywne skutki współpracy z klientami).
V.Okres 4 miesięcy:
• rozpoczęcie pracy na stanowisku media plannera, w dziale mediów (czuwanie nad odpowiednim doborem
środków przekazu, które będą służyły zareklamowaniu danego produktu).
VI.Okres 6 miesięcy:
• rozpoczęcie pracy w dziale public relations (PR) (praca związana z marketingiem i realizacją treningów dla
kadry, utrzymywanie kontaktów z dziennikarzami).
VII.Spotkanie oceniające 13 – miesięczny staż pracy:
• po otrzymaniu pozytywnej opinii opiekunów poszczególnych szczebli stażu rozpoczęcie pracy na stanowisku
office managera.
W psychologii pracy wyróżnia się trzy podstawowe działy:
 Przystosowanie pracy do człowieka - polega na stworzeniu warunków pracy (np. wygląd hal
fabrycznych, oświetlenie, kolor ścian, organizacja stanowisk) dostosowanych do możliwości
psychofizycznych ludzi. Czynniki te oprócz oddziaływania na stan fizyczny, warunkują także
funkcjonowanie psychiczne człowieka tj. spostrzeganie, uwagę, myślenie, pamięć, co tym samym
przekłada się na wyniki pracy.
 Przystosowanie człowieka do pracy – obejmuje racjonalny dobór kadr, rozmieszczenie,
przygotowanie do pracy. Każdy powinien wykonywać taką pracę, która odpowiada jego
uzdolnieniem i zainteresowaniom (stąd potrzeba poznania i zdiagnozowania właściwości
psychicznych: inteligencji, zręczności, pamięci, zainteresowań i in.).
 Przystosowanie człowieka do pracy z innymi ludźmi – wzajemny stosunek między jednostką a
grupą, kierownikami a pracownikami wyrażające się konkretnie we wzajemnym traktowaniu się w
płacach, przydziałach czynności, awansach itp., wykorzystywaniu i prześladowaniu (mobbing).
Stosunki tego rodzaju wpływają na wytworzenie się określonej atmosfery współpracy.
RODZAJE PRZEKAZYWANYCH INFORMACJI
Przekazanie ogólnych informacji na temat firmy
1. Historia firmy
2. Misja firmy
3. Cele i strategie
4. Podstawowe dane ekonomiczno-organizacyjne- charakterystyka działalności,- pozycja na rynku,- struktura
własnościowa,- główni klienci, partnerzy, kontrahenci,- organizacja przedsiębiorstwa, struktura i powiązania z
filiami.
Szczegółowe zapoznanie z zasadami funkcjonowania firmy
5. zasady wynagradzania:- taryfikator płacowy,- premie,- podwyżki,- potrącenia,- zwroty poniesionych kosztów,
6. Organizacja czasu pracy:- godziny pracy,- przerwy,- dni wolne od pracy,- nadgodziny,- urlopy.
7. Motywacja materialna- płace, zasady wynagradzania, porozumienia płacowe,- premie – zasady tworzeniainne formy pozapłacowe (samochód służbowy, dopłaty do wczasów itp.)
8. Motywacja pozamaterialna:- program rozwoju pracowniczego (szkolenia, księga sukcesji),- efekty oceny
pracowniczej.
9. Zabezpieczenie socjalne pracownika:- opieka lekarska,- system emerytalny,- ubezpieczenia,- związki
zawodowe i organizacje związkowe,- poradnictwo prawne.
10. System zarządzania
Określenie zadań, odpowiedzialności i oczekiwań związanych z pracą na stanowisku
11. Określenie miejsca stanowiska w strukturze organizacyjnej
12. Szczegółowy opis zadań, zakresu odpowiedzialności.
13. Instrukcje dotyczące sposobów realizacji przyszłych zadań.
14. Określenie możliwych trudności w realizacji zadań oraz przedstawienie sposobów zapobiegania im.
15. Wyposażenie stanowiska pracy.
Zapoznanie z współpracownikami
16. Współpraca między stanowiskami w dziale.
17. Powiązania i współpraca z innymi działami.
18. Zapoznanie z przyszłymi współpracownikami.
19. Poinformowanie o pełnionych funkcjach i zakresie zadań realizowanych przez współpracowników.
20. Określenie osób pomagających we wdrożeniu do pracy nowego pracownika.
W celu przekazania informacji w ramach poszczególnych faz można wykorzystywać różnorodne sposoby i
narzędzia pracownicze. Realizując pierwszą z wymienionych faz należy skorzystać z broszur informacyjnych,
folderów reklamowych, filmów promujących firmę, statutu i schematu organizacyjnego, publikacji
wewnętrznych. Podstawowy zbiór informacji dla realizacji drugiej fazy zawiera regulamin organizacyjny i
regulamin pracy. Trzecia faza polegająca na zapoznaniu z pracą opierać się powinna o wykorzystanie
następujących sposobów i narzędzi informowania: kart zakresów czynności, instrukcji organizacyjnych, szkoleń
dotyczących realizacji powierzanych zadań, kart wyposażenia stanowisk pracy. Ostatnia z wymienionych faz
sprowadza się do bezpośredniego kontaktu, w ramach którego przedstawiani są przyszli współpracownicy.
Dodatkowo bardzo ważnym jest przygotowanie przez kierowników firmy specjalnego przewodnika po firmie
zawierającego takie informacje jak nazwiska wszystkich pracowników, pełnione funkcje, numery pokoi i
telefonów, zakresy spraw i zadań jakimi się zajmują. Bardzo często w ramach analizowanej fazy
wykorzystywane są także nieformalne metody, takie jak np.: organizowanie imprez zapoznawczych, wycieczki
integracyjne itp.
NARZĘDZIA ADAPTACJI PRACOWNICZEJ
Uogólniając przedstawione powyżej narzędzia wykorzystywane w poszczególnych fazach komunikacyjnego
wspomagania adaptacji do pracy można wymienić następujące narzędzia:
1) broszury, przewodniki – firmowy informator do celów adaptacji,
2) list powitalny (lub telefon) od dyrektora jednostki,
3) zaproszenie na rozmowę do dyrektora jednostki,
4) banner na ekranie komputera witający nowego pracownika w imieniu załogi,
5) e-mail z notką biograficzną nowego pracownika rozesłana do reszty załogi,
6) Intranet – informacja o branży, firmie, strukturze organizacyjnej, podstawowych procedurach obowiązujących
w firmie, informacje dotyczące systemu wynagrodzeń, szkoleń, udzielania świadczeń socjalnych,
7) pokazy – prezentowanie sposobu realizacji powierzonych zadań,
8) szkolenia:
- wstępne (informacyjne, takie same dla wszystkich pracowników, grup pracowniczych),
- uzupełniające (we własnej komórce organizacyjnej, bardziej związane z zajmowanym stanowiskiem),
- on the job training (właściwe wykonywanie zadań na zajmowanym stanowisku),
9) wyjazdy integracyjne – wspólne dla komórek, jednostek organizacyjnych,
10) spotkania nieformalne,
11) staże zawodowe:
- w innej jednostce organizacyjnej, na tym samym stanowisku,
w komórkach Centrali koordynujących dany obszar funkcjonalny
12) indywidualne programy adaptacyjne – w zależności od zajmowanego miejsca w hierarchii organizacyjnej.
COACHING
Coaching inaczej Mentoring to metoda doskonalenia aktualnych lub przyszłych kierowników (zaangażowanie
doświadczonych kierowników lub zewnętrznych konsultantów, doradzanie w rozwiązywaniu kierowniczych
problemów) – partnerskie metody: obserwacja, analiza, dyskusja, zastosowanie.Sprawny coaching skraca czas i
ilość popełnianych przez pracownika błędów. Brak opiekuna jest częstym błędów procesu adaptacji. Każdy
pracownik powinien mieć coacha-opiekuna, do którego będzie mógł się zawsze zwrócić z pytaniami i
wątpliwościami, i który odpowiedzialny byłby za nawiązanie dobrej współpracy nowego z innymi
pracownikami. Jeżeli nowo zatrudnionemu nie zostanie przydzielony nikt konkretny, zostaną mu pozostawieni
do dyspozycji wszyscy, nowicjusz poczuje się pozostawiony samemu sobie. Coaching uznawany jest za jedną
najlepszych metod wprowadzania do przedsiębiorstwa.
FEEDBACK - PODSUMOWANIE PROCESU ADAPTACJI
Otrzymanie feedbacku jest szczególnie ważne dla osoby nowej w firmie. Ważne jest bowiem, aby utrwalić
zachowania pozytywne i wskazać na obszary wymagające korekty. Nie chodzi jedynie o pochwały, ale o
systematyczną ocenę pracy podwładnego. Rozmowa ta powinna się odbyć po zakończeniu okresu próbnego.
Przeprowadzona przed podjęciem decyzji może spowodować nieszczerość odpowiedzi nowego pracownika.
Musi być ona przeprowadzona z pozycji troski i wspólnego rozwiązywania problemów. Rozmowa powinna
zawierać element stawiania celów , określenia obszarów do poprawy, sposobów realizacji i terminów kontroli.
Nade wszystko zaś przełożony powinien zadeklarować otwartość i zaoferować pomoc w ewentualnych
problemach:
1) wypełnienie ankiety adaptacyjnej – bezpośredni przełożony,
2) przeprowadzenie rozmowy podsumowującej – bezpośredni przełożony przy ewentualnym udziale opiekuna
procesu adaptacji:
- sprawy, które sprawiają pracownikowi największe trudności,
- analiza i ocena wydajności pracy,
- sposób zachowania pracownika (kultura osobista, kontakty międzyludzkie),
- szczególne obszary zainteresowań w działalności firmy,
- wiedza o poszczególnych elementach organizacji i regułach funkcjonowania,
- ocena przebiegu procesu adaptacji przez pracownika (mocne i słabe strony),
- wnioski i pomysły powstałe w okresie zatrudnienia,
- wstępna ocena możliwości rozwoju pracownika,
- stopień integracji z zespołem,
- dalsze plany zawodowe i edukacyjne pracownika.
SKUTKI BRAKU PROCESU ADAPTACJI W FIRMIE
Rezygnacja ze stosowania lub niewłaściwe stosowanie przez firmy procesu adaptacji może powodować wiele
niekorzystnych zjawisk i postaw pracowniczych decydujących o ogólnej niskiej efektywności pracy i w
rezultacie wpływających na osiągane wyniki finansowe. Najczęściej występującymi skutkami braku lub
niewłaściwej adaptacji jest:
- znaczne wydłużenie okresu osiągania pełnej efektywności pracy,
- niski poziom motywacji do pracy,
- trudności z akceptacją stylu zarządzania,
- poczucie zawiedzenia związane z oczekiwaniami ukształtowanymi w trakcie rekrutacji,
- alienacja nowych pracowników,
- tworzenie niewłaściwego klimatu organizacyjnego.
Błędem związanym z wprowadzaniem do firmy jest również brak jasnego przedstawienia zakresu obowiązków.
Niestety, jeszcze dzisiaj, zwłaszcza w małych firmach prywatnych, nowym pracownikom nie przedstawia się na
piśmie zakresu obowiązków. Konsekwencją tego jest to, że pierwsze tygodnie pracy są dla nowicjusza „fazą
ruchów chaotycznych”. Zmuszony jest on sam wyznaczać sobie zadania do realizacji, marnując czas i energię, a
także pieniądze pracodawcy.
W rezultacie wystąpienia przedstawionych powyżej zjawisk najczęściej dochodzi do rezygnacji z pracy. Jak
wykazują ogólnoświatowe badania pracownicy najczęściej zmieniają pracę podczas pierwszych 12 miesięcy
zatrudnienia. Pokazuje to jak ważne jest dobrze przygotowane i troskliwe wprowadzenie na stanowisko pracy.