Planowana wysokość środków wynosi

Zasady składania ofert
w otwartych konkursach ofert na
realizację zadań publicznych
w gminie Śrem oraz rozliczania
i składania sprawozdań
końcowych z
realizacji tych zadań
9 grudnia 2009 r.
Zasady składania ofert
w otwartym konkursie ofert na
realizację zadań publicznych
w gminie Śrem
Rodzaje zadań
Upowszechnianie kultury fizycznej i sportu, również wśród osób
niepełnosprawnych, z wyłączeniem sportu kwalifikowanego
w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie
kwalifikowanym
(Dz. U. Nr 155, poz. 1298 z późn. zm.).
• Zadanie Nr 1
Prowadzenie zajęć sportowych w różnych dyscyplinach dla
mieszkańców gminy Śrem, w szczególności szkoleń sportowych,
zajęć sportowo-rekreacyjnych oraz obozów sportowych.
Planowana wysokość środków wynosi: 250.000 zł.
Termin realizacji zadania: od 1 marca 2010 r. do 31 grudnia
2010 r.
• Zadanie Nr 2
Organizacja i udział w imprezach sportowych, w szczególności
organizacja turniejów, mistrzostw miasta i gminy w sportach
indywidualnych i grach zespołowych, spartakiad, mistrzostw
województwa i Polski, imprez sportowo-rekreacyjnych oraz udział
zawodników w regionalnych, ogólnopolskich i
międzynarodowych zawodach sportowych i rozgrywkach.
Planowana wysokość środków wynosi: 95.000 zł.
Termin realizacji zadania: od 1 marca 2010 r. do 31 grudnia
2010 r.
Porządek i bezpieczeństwo publiczne
• Zadanie Nr 3
Zapewnienie bezpieczeństwa osobom wypoczywającym nad
Jeziorem Grzymysławskim i rzeką Wartą – ratownictwo wodne;
Planowana wysokość środków wynosi: 5.000 zł.
Termin realizacji zadania: od 1 czerwca
2010 r. do 30 września 2010 r.
Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i tradycji
• Zadanie Nr 4
Organizacja, w formie imprez plenerowych konkursów, wystaw,
spotkań, festiwali oraz przeglądów, imprez kulturalnych
i oświatowych w gminie Śrem, mających na celu realizację
i kultywowanie tradycji regionalnych, historycznych, muzycznych
i teatralnych ziemi śremskiej oraz promocję regionu śremskiego.
Planowana wysokość środków wynosi: 30.0000 zł.
Termin realizacji zadania: od 1 marca 2010 r. do 30 listopada
2010 r.
• Zadanie Nr 5
Realizacja zadań edukacyjnych – szkolenia muzyczne w zakresie
gry na instrumentach, śpiewu oraz tańca.
Planowana wysokość środków wynosi: 40.000 zł
Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 31 grudnia 2010 r.
Pomoc społeczna, w tym pomoc rodzinom i osobom
w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin
i osób.
•
•
•
•
Zadanie Nr 6
Organizacja Dnia Dziecka dla dzieci z gminy Śrem, w szczególności zaś z rodzin wymagających wsparcia
społecznego.
Imprezę należy zorganizować na Rynku w Śremie dla dzieci uczęszczających do klas od I do III szkół
podstawowych prowadzonych na terenie gminy Śrem.
Planowana wysokość środków wynosi: 15.000 zł.
Termin realizacji zadania: 1 czerwca 2010 r.
Zadanie Nr 7
Organizacja mikołajek dla dzieci z gminy Śrem, w szczególności zaś z rodzin wymagających wsparcia
społecznego.
Imprezę należy zorganizować na Rynku w Śremie dla dzieci uczęszczających do klas od I do III szkół
podstawowych prowadzonych na terenie gminy Śrem.
Planowana wysokość środków wynosi: 15.000 zł.
Termin realizacji zadania: 3 grudnia 2010 r.
Zadanie Nr 8
Organizacja wypoczynku letniego dla dzieci z gminy Śrem, w szczególności zaś z rodzin wymagających wsparcia
społecznego.
Planowana wysokość środków wynosi: 55.000 zł.
Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 31 sierpnia 2010 r.
Zadanie Nr 9
Tworzenie warunków dla rozwoju aktywności i samodzielności osób starszych i niepełnosprawnych, w
szczególności organizacja zajęć, wycieczek mających na celu usprawnianie oraz przygotowywanie do
samodzielnego i aktywnego życia społecznego.
Planowana wysokość środków wynosi: 15.000 zł
Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 31 grudnia 2010 r.
Promocja oraz organizacja wolontariatu
• Zadanie Nr 10
Organizacja szkoleń dla wolontariuszy.
Planowana wysokość środków wynosi: 7.000 zł
Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 30 listopada 2010 r.
• Zadanie Nr 11
Organizacja imprez promujących wolontariat oraz działalność
wolontariacką.
Planowana wysokość środków wynosi: 10.000 zł
Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 30 listopada 2010 r.
Ochrona i promocja zdrowia
• Zadanie Nr 12
Organizacja, w formie festynów, imprez plenerowych, konkursów,
seminariów, wykładów, konferencji, przedsięwzięć popularyzujących
wiedzę na temat chorób cywilizacyjnych i zagrożeń zdrowotnych
oraz przeciwdziałania im.
Planowana wysokość środków wynosi: 50.000 zł.
Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 r. do 30 listopada 2010 r.
Ekologia i ochrona zwierząt oraz ochrona
dziedzictwa
przyrodniczego
• Zadanie Nr 13
Przedsięwzięcia w zakresie czynnej ochrony przyrody,
w szczególności akcje zadrzewieniowe, zwiększanie
bioróżnorodności, ratowanie zagrożonych siedlisk,
gatunków i obiektów przyrodniczych.
Planowana wysokość środków wynosi: 3.000 zł
Termin realizacji zadania: 1 marca 2010 do 31 grudnia
2010 r.
Planowane kwoty na realizację
poszczególnych zadań mogą ulec zmianie
w związku podjęciem uchwały
w sprawie budżetu gminy Śrem na 2010 r.
Zadania zlecone do realizacji podmiotom,
które mogą brać udział w konkursie będą
wspierane przez
Urząd Miejski w Śremie
Kto może uczestniczyć w otwartym
konkursie ofert:
• organizacje pozarządowe,
• osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie
przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w
Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów
i związków wyznaniowych
oraz gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele
statutowe obejmują prowadzenie pożytku publicznego,
• stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego,
• jednostki organizacyjne podległe organom administracji publicznej
lub przez nie nadzorowane
Podmiot ubiegający się o dotację na realizację danego zadania
musi prowadzić działalność statutową w dziedzinie objętej
zaproponowanym zadaniem.
Termin i warunki składania ofert:
• Oferty należy złożyć osobiście lub nadesłać pocztą do dnia
4 stycznia 2010 r. (dla ofert nadesłanych pocztą decyduje data
stempla pocztowego).
• Oferty winny być sporządzone na druku zgodnym ze wzorem
zawartym w rozporządzeniu Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty
realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o
wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania
tego zadania (Dz. U. z 2005r. Nr 264, poz. 2207).
• Do każdego zadania należy złożyć odrębną ofertę wraz
z kompletem załączników.
• Oferta winna być złożona w zamkniętej kopercie opatrzonej
numerem i nazwą zadania, w ramach którego oferent zamierza
realizować swoją ofertę.
• W jednej opisanej kopercie może być umieszczona tylko jedna
oferta.
Jak poprawnie wypełnić ofertę:
• ofertę należy wypełnić czytelnie tzn. maszynowo,
komputerowo lub pisemnie,
• w ofercie należy udzielić odpowiedzi na wszystkie
pytania. Jeśli pytanie nie dotyczy oferenta lub składanej
oferty należy wpisać „nie dotyczy” lub „0”(zero), w
miejscach, w których należy podać wartości liczbowe,
• data realizacji zadania musi być zgodna z datą realizacji
zadania określoną w zarządzeniu konkursowym,
• W ofercie i na załącznikach podpisują się osoby
uprawnione do składania oświadczeń woli tzn. wskazane
w statucie oraz odpisie KRS lub uchwale
• w ofercie należy określić szczegółowo wszystkie rodzaje
kosztów związanych z realizacją zadania,
• w kalkulacji kosztów nie można wyceniać pracy
wolontariuszy, bezpłatnego użyczenia obiektów,
sprzętów materiałów lub innych pozafinansowych
kosztów projektu. Koszty te należy wpisać w pkt IV. 3
oferty podając orientacyjną wycenę ,
• dotacja nie może być wykorzystana na:
zadania i zakupy inwestycyjne,
remonty,
zakup gruntów,
pokrycie kosztów utrzymania biura organizacji
pozarządowej w tym także wydatków na
wynagrodzenie pracowników, poza zakresem
realizacji zadania,
działalność religijną i polityczną.
Do oferty należy dołączyć:
• aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (ważny
do 3 miesięcy od daty wystawienia)
lub
• w przypadku stowarzyszeń zwykłych: wyciąg z
rejestru stowarzyszeń zwykłych prowadzonego przez
starostę (ważny do 3 miesięcy od daty wystawienia) oraz
uchwałę lub inny dokument potwierdzający skład
osobowy władz stowarzyszenia
lub
• w przypadku organizacji działających na podstawie
przepisów o stosunku Państwa do Kościoła
Katolickiego: zaświadczenie o osobowości prawnej
oraz upoważnienie dla proboszcza do reprezentowania
parafii i zaciągania zobowiązań finansowych lub dekret
powołujący kościelną osobę prawną,
• w przypadku oddziału terenowego organizacji:
pełnomocnictwo zarządu głównego dla przedstawicieli
oddziału terenowego do składania w imieniu tej
organizacji oświadczeń woli w zakresie nabywania praw
i zaciągania zobowiązań finansowych oraz
dysponowania środkami przeznaczonymi na realizację
zadania, o którego dofinansowanie stara się jednostka
organizacyjna,
• sprawozdanie merytoryczne za 2008 rok, a w przypadku
krótszej działalności – za okres dotychczasowej
działalności,
• sprawozdanie finansowe za 2008 r. (składające się z
trzech elementów: bilansu, rachunku wyników lub
rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej), a w
przypadku krótszej działalności – za okres
dotychczasowej działalności,
• aktualny statut organizacji,
• umowę partnerską lub oświadczenie partnera – w
przypadku wskazania partnera w pkt V.1 oferty.
Kopie wymaganych załączników powinny być
potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby
upoważnione do składania oświadczeń w imieniu
oferenta.
Przykładowy kosztorys realizacji
zadania
Lp.
Rodzaj kosztów (koszty
merytoryczne i administracyjne
związane z realizacja zadania)
Ilość
jednostek
Koszt
jednostkowy
Rodzaj
miary
Koszt
całkowity
(w zł)
Z tego z
wnioskowanej
dotacji (w zł)
Z tego z
finansowych
środków
własnych,
środków z
innych źródeł
oraz z wpłat i
opat adresatów
(w zł)
I
WYNAGRODZENIE
0
0
0
2400,00
1400,00
1000,00
1.
Wynagrodzenie trenera
30
50 zł
Godz.
1500,00
800,00
700,00
2.
Wynagrodzenie koordynatora
60
15 zł
Dni
900,00
600,00
300,00
II
KOSZTY
ADMINISTRACYJNE
0
0
0
290,00
200,00
90,00
1.
Wynajem sali
3
80 zł
Dni
240,00
200,00
40,00
2.
Obsługa księgowa
5
10 zł
Godz.
50,00
0,00
50,00
III
MATERIAŁY
SZKOLENIOWE
0
0
0
1800,00
900,00
900,00
1.
Zakup
papieru,
długopisów
90
20 zł
Szt.
1800,00
900,00
900,00
IV
PROMOCJA PROJEKTU
0
0
0
110,00
60,00
50,00
1.
Druk plakatów
50
1,20 zł
Szt.
60,00
60,00
0,00
2.
Druk ulotek
100
0,50 zł
Szt.
50,00
0,00
50,00
V
WYŻYWIENIE
0
0
0
910,00
900,00
10,00
1.
Catering
91
10,00 zł
osób
910,00
900,00
10,00
5510,00
3460,00
2050,00
O
ogół
em
teczek,
W konkursie nie będą brały
udziału oferty, które:
• zostały złożone po terminie,
• zostały złożone w niewłaściwy sposób (np. przesłane
faksem lub drogą elektroniczną, złożone bez koperty),
• zostały złożone na niewłaściwym formularzu,
• zostały złożone niekompletnie wypełnione lub
wypełnione w sposób nieczytelny,
• zostały złożone przez podmiot nieuprawniony do
ubiegania się o dotację,
• zostały złożone bez podpisów osób upoważnionych,
• zostały złożone bez wymaganych załączników lub
załączniki nie zostały podpisane przez osoby
upoważnione,
• zostały złożone z niepotwierdzonymi za zgodność z
oryginałem kopiami dokumentów,
• zostały złożone przez organizację, która według statutu
nie prowadzi działalności w dziedzinie objętej
zaproponowanym zadaniem,
• zawierają błędną kalkulację przewidywanych kosztów
realizacji zadania,
• nie zawierają kosztorysu, w którym szczegółowo
określono wszystkie rodzaje kosztów związanych z
realizacją zadania,
• zawierają kosztorys, w którym wyceniono pracę
wolontariuszy, bezpłatne użyczenie obiektów, sprzętów,
materiałów lub innych pozafinansowych kosztów
projektu.
• zostały złożone bez umowy partnerskiej lub
oświadczenia partnera
w przypadku wskazania w pkt V.1 oferty partnera przy
realizacji zadania,
• nie są zgodne z warunkami udziału w konkursie (np.
proponowane działania nie wchodzą w zakres konkursu,
realizacja projektu wykracza poza wyznaczony limit
środków finansowych).
Termin, tryb i kryteria stosowane
przy dokonywaniu wyboru oferty.
•
•
•
•
Komisja rozpatrzy oferty do dnia 1 lutego 2010 r.
Ostateczną decyzję o udzieleniu dotacji i jej wysokości
podejmuje Burmistrz Śremu w formie zarządzenia.
Od podjętej decyzji nie przysługuje odwołanie.
Wyniki konkursu zostaną podane do wiadomości
publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie
internetowej Urzędu (www.srem.pl) oraz na tablicy
ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miejskiego w Śremie.
Kryteria, które mają zastosowanie
przy rozpatrywaniu ofert:
• doświadczenie wnioskodawcy w realizacji tego typu
zadań,
• ocena kalkulacji kosztów w odniesieniu do zakresu
rzeczowego zadania (celowość, efektywność,
oszczędność),
• wysokość finansowych środków własnych organizacji
oraz pozyskanych od sponsorów i z innych źródeł, które
są przeznaczone na realizacją zdania,
• dysponowanie kadrą zdolną do realizacji zadania,
• ocena dotychczasowej realizacji zadań zleconych przez
gminę Śrem,
• planowane działania przy realizacji zadania (bogactwo
form i metod),
• dodatkowy wkład własny – zasoby rzeczowe oraz/lub
osobowe.
Umowa na realizację zadania zostanie
podpisana po dostarczeniu:
W przypadku organizacji, które otrzymają
niższą dotację niż wskazana w ofercie zaktualizowanego kosztorysu i harmonogramu
realizacji zadania
W przypadku wszystkich organizacji oświadczenia o zgodności odpisu z rejestru ze
stanem prawnym i faktycznym w dniu podpisania
umowy.
Zasady rozliczania
i sporządzania sprawozdań
końcowych z realizacji zadań
publicznych
w gminie Śrem
• Sprawozdanie końcowe składa się w terminie
określonym w umowie w Biurze Obsługi Klienta
Urzędu Miejskiego w Śremie. Obowiązuje data
wpływu do Urzędu.
• Sprawozdanie należy wypełnić czytelnie tzn.
maszynowo, komputerowo lub pisemnie.
Wszystkie pozycje formularza sprawozdania
muszą zostać wypełnione. W przypadku, gdy
dana pozycja sprawozdania nie będzie
wypełniana piszemy: „nie dotyczy” lub
wstawiamy: cyfrę „0” (zero) w miejscach, które
wymagają podania wartości liczbowych.
• Zabrania się samodzielnego nanoszenia
jakichkolwiek zmian we wzorze formularza
sprawozdania.
Poszczególne części sprawozdania
odpowiadają częściom oferty.
W związku z tym sporządzając sprawozdanie
należy w nim uwzględnić
i szczegółowo opisać wszystkie działania
zaplanowane w złożonej ofercie, zarówno
w części merytorycznej, jak również
w części dotyczącej nakładów finansowych
związanych z realizacją zadania.
Część II sprawozdania Sprawozdanie z wykonania
wydatków.
Urząd Miejski w Śremie sprawdzając
wydatki poniesione na realizację zadania
sprawdza poprawność i zgodność ze
złożoną ofertą oraz zawartą umową,
zarówno wydatków pokrytych z dotacji
z budżetu gminy Śrem, jak również
wydatków pokrytych ze środków własnych
organizacji lub ze środków pozyskanych
z innych źródeł
Tabela nr 1 „Rozliczenie ze względu na
rodzaj kosztów (zł)”
W kolumnie „Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i
administracyjne związane z realizacja zadania)” oraz
„Całość zadania (zgodnie z umową)”
należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów oraz
koszty, które znajdują się w złożonej ofercie lub korekcie
kosztorysu, jeśli była wymagana,
z podziałem na koszty finansowane z dotacji oraz z środków
własnych, natomiast w kolumnie „Bieżący okres
sprawozdawczy”
należy określić faktycznie poniesione wydatki związane z
realizacją całości zadania.
Lp
.
Rodzaj kosztów
(koszty
merytoryczne i
administracyjne
związane z
realizacją
zadania)
Całość zadania
(zgodnie z umową)
Poprzednie okresy sprawozdawcze
(narastająco)*
Bieżący okres sprawozdawczy – w
przypadku sprawozdania
końcowego – za okres realizacji
zadania
koszt
całkowity
z tego
z
dotacji
z tego z
finansowych
środków
własnych,
środków z
innych
źródeł oraz
wpłat i opłat
adresatów*
koszt
całkowity
z tego z
dotacji
z tego z
finansowy
ch
środków
własnych,
środków z
innych
źródeł
oraz wpłat
i opłat
adresató
w*
koszt
całkowity
z tego
z
dotacji
z tego z
finansowych
środków
własnych,
środków z
innych
źródeł oraz
wpłat i opłat
adresatów*
I.
WYNAGRODZE
NIE
2400 zł
1400
zł
1000 zł
0
0
0
2900 zł
1400
zł
1500 zł
1.
Wynagrodzenie
trenera
1500 zł
800 zł
700 zł
0
0
0
1800 zł
800 zł
1000 zł
2.
Wynagrodzenie
koordynatora
900 zł
600 zł
300 zł
0
0
0
1100 zł
600 zł
500 zł
Z dotacji mogą być jedynie pokrywane wydatki,
które zostały zaplanowane wcześniej w ofercie:
np. jeżeli w ofercie zaplanowano zakup papieru i
tonera to nie można pokrywać wydatków za prąd
oraz zakup znaczków.
Zgodnie z § 14 ust. 2 umowy zmiany terminów, jak
również wszelkie zmiany rzeczowe i finansowe, w
tym pozyskanie dodatkowych źródeł finansowania,
wymagają pisemnej informacji, najpóźniej na 14
dni przed dokonaniem zmian, na którą gmina
Śrem wyrazi zgodę
Zasada przesuwania o 10%
środków finansowych z dotacji
pomiędzy pozycjami kosztorysu
Zgodnie z § 4 ust. 1 umowy można zwiększyć
lub umniejszyć daną kwotę
o kwotę nie przekraczającą 10% kwoty,
z której oraz do której organizacja przesuwa
środki.
Źle dokonane przesunięcie o 10% środków
pomiędzy pozycjami
Lp.
Rodzaj kosztów (koszty
merytoryczne i
administracyjne
związane z realizacją
zadania)
Całość zadania
(zgodnie z umową)
koszt
całkowi
ty
z tego z
dotacji
Bieżący okres sprawozdawczy –
w przypadku sprawozdania
końcowego – za okres realizacji
zadania
Poprzednie okresy
sprawozdawcze
(narastająco)*
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
,
środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
koszt
całkowi
ty
z tego z
dotacji
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
,
środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
koszt
całkowi
ty
z tego z
dotacji
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
,
środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
1
Transport
5000 zł
3000 zł
2000 zł
0
0
0
4000 zł
2700 zł
1300 zł
2
Zakup napojów
1000 zł
500 zł
500 zł
0
0
0
2000 zł
800 zł
1200 zł
6000 zł
3500 ZŁ
2500 zł
0
0
0
6000 zł
3500 zł
2500 zł
Og
ółe
m
Poprawnie dokonane przesunięcie o 10% środków
pomiędzy pozycjami
Przykład 1
Lp.
Rodzaj kosztów (koszty
merytoryczne i
administracyjne
związane z realizacją
zadania)
Całość zadania
(zgodnie z umową)
koszt
całkow
ity
z tego z
dotacji
Bieżący okres sprawozdawczy –
w przypadku sprawozdania
końcowego – za okres realizacji
zadania
Poprzednie okresy
sprawozdawcze
(narastająco)*
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
,
środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
koszt
całkow
ity
z tego z
dotacji
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
,
środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
koszt
całkow
ity
z tego z
dotacji
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
,
środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
1
Transport
5000 zł
3000 zł
2000 zł
0
0
0
4000 zł
2400 zł
1600 zł
2
Zakup napojów
1000 zł
500 zł
500 zł
0
0
0
2000 zł
550 zł
1450 zł
6000 zł
3500 zł
2500 zł
0
0
0
6000 zł
2950 zł
3050 zł
Og
ółe
m
Przykład 2
Lp.
Rodzaj kosztów (koszty
merytoryczne i
administracyjne
związane z realizacją
zadania)
Całość zadania
(zgodnie z umową)
koszt
całkow
ity
z tego z
dotacji
Bieżący okres sprawozdawczy –
w przypadku sprawozdania
końcowego – za okres realizacji
zadania
Poprzednie okresy
sprawozdawcze
(narastająco)*
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
,
środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
koszt
całkow
ity
z tego z
dotacji
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
,
środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
koszt
całkow
ity
z tego z
dotacji
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
,
środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
1
Transport
5000 zł
3000 zł
2000 zł
0
0
0
6000zł
3180 zł
1600 zł
2
Zakup napojów
2000 zł
1800 zł
200 zł
0
0
0
1800 zł
1620 zł
180 zł
7000 zł
4800 zł
2200 zł
0
0
0
7800 zł
4800 zł
1780 zł
Og
ółe
m
Zasada umniejszania kosztów
zaplanowanych w ofercie na
realizację danej pozycji
Umniejszając wydatki na realizację danej
pozycji kosztorysu należy umniejszyć o taki
sam procent zarówno wydatki poniesione ze
środków własnych organizacji, jak również
z dotacji.
Przykład
Lp.
Rodzaj kosztów (koszty
merytoryczne i
administracyjne
związane z realizacją
zadania)
Całość zadania
(zgodnie z umową)
koszt
całkowi
ty
1
Transport
5000 zł
z tego z
dotacji
3000 zł
Bieżący okres sprawozdawczy –
w przypadku sprawozdania
końcowego – za okres realizacji
zadania
Poprzednie okresy
sprawozdawcze
(narastająco)*
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
, środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
koszt
całkowi
ty
2000 zł
0
z tego z
dotacji
0
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
, środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
koszt
całkowi
ty
0
4000 zł
z tego z
dotacji
2400 zł
z tego z
finansow
ych
środków
własnych
, środków
z innych
źródeł
oraz
wpłat i
opłat
adresató
w*
1600zł
Na realizację pozycji zaplanowano ogólną kwotę
5000 zł wydatkowano kwotę 4000 zł, w związku
z tym:
• 4000 zł stanowi 80% zaplanowanej kwoty
5000 zł
• 80% z kwoty zaplanowanej w ofercie, która
miała zostać pokryta z dotacji (3000 zł) wynosi
2400 zł,
• ze środków własnych organizacja winna pokryć
kwotę 1600 zł
Tabela nr 3 „Zestawienie faktur (rachunków)”
W tabeli tej należy spisać wszystkie faktury/rachunki, które związane były
z realizacją zadania, zarówno te, które opłacone zostały w całości lub w części ze
środków pochodzących z dotacji oraz tych, które opłacone były z innych środków).
W tabeli tej należy wpisać:
a) w kolumnie: numer dokumentu księgowego – należy podać nr
faktury/rachunek,
b) w kolumnie: numer pozycji kosztorysu – należy podać, do której pozycji
kosztorysu z oferty lub korekty kosztorysu jeśli była wymagana dany wydatek się
odnosi,
c) w kolumnie: data – należy podać datę wystawienia faktury/rachunku,
d) w kolumnie: nazwa wydatku – należy wpisać nazwę wydatku zawartą w treści
faktury,
e) w kolumnie: kwota – należy wpisać pełną kwotę faktury/rachunku,
f) w kolumnie: z tego ze środków pochodzących z dotacji – należy podać
wysokość kwoty z faktury/rachunku, która jest rozliczana z dotacji,
g) w kolumnie: z tego z finansowych środków własnych lub z innego źródła –
należy podać wysokość kwoty faktury/rachunku, która jest rozliczana ze środków
własnych lub z innych źródeł.
Przykład
L.p.
Numer
dokumentu
księgowego
Numer
pozycji
kosztorysu
1
FV/009977/2009
III/1
Data
31.08.2009
Nazwa wydatku
papier
Kwota
(zł)
300 zł
Z tego ze
środków
pochodząc
ych z
dotacji
(zł)
z tego z
finansowyc
h środków
własnych
lub z
innych
źródeł (zł)
200 zł
100 zł
Do sprawozdania należy dołączyć:
•
•
listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty,
wyniki sportowe, ulotki, plakaty, merytoryczne konspekty szkoleń lub
warsztatów, materiały szkoleniowe, dyplomy, zdjęcia itp., jak również
konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia
odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych).
Kserokopie wymienionych dokumentów winny być potwierdzone za
zgodność z oryginałem.
kserokopie faktur i rachunków dokumentujących poniesione koszty
pokryte z dotacji.
Dwustronne kserokopie opisanych faktur muszą być obustronnie
potwierdzone za zgodność z oryginałem z datą i podpisem osoby
uprawnionej. Beneficjent powinien przedstawić do wglądu oryginały
dowodów księgowych, które opłacone zostały w całości lub w części ze
środków pochodzących z dotacji.
Każda z faktur (rachunków) powinna być opatrzona na odwrocie
pieczęcią oferenta oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis
zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została
pokryta (nr umowy, data jej zawarcie) oraz jakie było przeznaczenie
zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności,
a także w jakiej części kwota ta została pokryta z otrzymanej dotacji.
Przykład poprawnie opisanej faktury:
Potwierdzam transport uczestników obozu w
Zakopanem w dniach 20-29.09.2009 r. zgodnie
z zawartą umową nr 209/PEU.PS/09 z dnia
29 maja. 2009 r.
Z dotacji wydatkowano kwotę: 2400 zł, ze
środków własnych: 1600 zł.
Pod opisem powinny znaleźć się pieczęcie
organizacji oraz pieczęcie i podpisy osób
upoważnionych do składania oświadczeń woli
w imieniu organizacji.
Środki finansowe na realizację zadania otrzymane
z Urzędu Miejskiego w Śremie winny być
wykorzystane, a dokumenty księgowe
potwierdzające te wydatki winny być wystawione
w terminie do 14 dni od daty zakończenia zadania
zgodnie z § 9 ust. 1 umowy.
Przykład:
Termin realizacji zadania: od 5 maja do 31 sierpnia
Środki należy wydatkować: do dnia 14 września
ostatnie dokumenty księgowe mogą być
wystawione z datą: 14 września
Środki finansowe z dotacji, które nie zostaną
wydatkowane do tego terminu, zgodnie z § 9 ust. 2
umowy winny być zwrócone wraz z odsetkami na
rachunek bankowy Urzędu Miejskiego
w Śremie w terminie 14 dni.
Przykład:
Środki, których nie wydano do dnia 14 września
należy zwrócić wraz z odsetkami do dnia
28 września
Wszystkie druki (druk oferty i sprawozdania) oraz
instrukcje wypełniania oferty i sprawozdania
końcowego zamieszczone są na stronie UM w
Śremie: www.srem.pl
w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP)
w zakładce: Współpraca
z organizacjami pozarządowymi